Yesplan 1.21, nov 2016

Tijden van resourceboekingen§

Boekingen koppelen aan elementen uit het tijdschema§

Via het detailvenster van de boeking kan je de tijden van de boeking aanpassen. Voortaan kan je voor de start- of eindtijd van de boeking ook een tijdstip uit het tijdschema van het evenement kiezen. De boeking zal op die manier automatisch meevolgen met een of meerdere tijdstippen uit het tijdschema van het evenement.

Toegevoegde tijden§

Een resource kan toegevoegde tijden hebben. Je kan dit bijvoorbeeld gebruiken om de tijd aan te geven die nodig is om een resource klaar te zetten of om een resource terug weg te halen. De toegevoegde tijden worden automatisch bijgeteld bij het boeken van de resource. Je kan de toegevoegde tijd per boeking eveneens afzonderlijk aanpassen.

Voortaan is het zo dat je ook expliciet kan aangeven dat een resource géén toegevoegde tijden heeft. Voorheen hadden resources steeds toegevoegde tijden (standaard met een duur gelijk aan 0).

Indien er geen toegevoegde tijden gedefineerd zijn op een resource, dan zullen er géén toegevoegde tijden toegepast worden bij het boeken ervan.

Het verwijderen of aanpassen van toegevoegde tijden op een resource heeft geen effect op de toegevoegde tijden van reeds bestáánde boekingen van die resource. Van zodra je echter toegevoegde tijden activeert bij een resource (ook al is de duur gelijk aan 0) kan je alle boekingen van die resource toegevoegde tijden geven, ook de boekingen uit het verleden.

De voorbereidingstijden en afwerkingstijden – indien er zijn – worden voortaan ook explicieter getoond.

Belangrijke wijziging: de toegevoegde tijden tellen voortaan steeds mee voor het berekenen van de totale prijs per tijdseenheid van een boeking. Voorheen was dit enkel zo wanneer je de prijs per uur aanrekent, nu dus ook voor de prijzen per dag, week en maand.

Duur invoeren als minuten§

Voortaan kan je de duur ook invoeren in minuten. In plaats van 00:45 te typen vul je gewoonweg 45' in, gebruik makend van ' voor minuten, of 145' in plaats van 2:25. Je kan dit uiteraard enkel bij invulvelden die een duur aangeven (1 uur of 60 minuten) en niet voor gewone tijdvelden (om 12:00 uur).

Zoekvenster contacten§

Contacten exporteren§

Je kan vanaf heden de zoekresultaten in het zoekvenster voor contacten exporteren naar een Excel-bestand (xlsx). De export zal dezelfde kolommen overnemen in de volgorde zoals ze in het zoekvenster staan op het moment van exporteren. Uiteraard exporteer je enkel de contacten die voldoen aan de zoekopdracht. De volgorde van de rijen in de export is op basis van de sortering die je koos in het zoekvenster.

De eerste drie speciale kolommen (die met de checkbox, het pijltje voor contactlinks, en de icoontjes) worden niet geëxporteerd. Indien je het type van het contact (persoon, organisatie of link) in de export wenst, dan dien je de kolom “Type” op te nemen in het zoekvenster.

Bijkomende velden§

Je kan een aantal speciale velden – zoals bijlagen of customdatavelden van het type “Contactboeking” – nu ook toevoegen als kolom aan het overzicht.

Teamplanner§

Extra 52-wekentellers§

In de vorige versie van Yesplan werden de 52-wekentellers geïntroduceerd. De 52-wekentellers zijn jaartellers die steeds volledige weken in rekening brengen. In een klassiek jaar (van 365 of 366 dagen) zullen de start van het jaar en de start van de week niet noodzakelijk samenvallen, in een weekjaar wel. Een weekjaar zal meestal 52 volle weken duren maar kan ook 53 volle weken duren.

Met deze versie voegen we extra 52-wekentellers toe voor (automatisch berekende) contracttijd, verschil werktijd en contracttijd, verschil werktijd en gemiddelde werktijd, verschil geplande tijd en werkelijke tijd, en de totale tijd inclusief overuren.

Je leest alles over de 52-wekentellers in de handleiding van de Teamplanner.

Merk ook op dat vanaf deze versie van Yesplan de oude tellers niet langer bestaan. Vanaf nu zullen alle gebruikers die nog niet op eigen tempo overgeschakeld zijn, automatisch geüpdatet worden naar de tellers op maat.

Conflicten Geboekt buiten dienst§

Indien je medewerkers boekt – voor evenementen of voor andere taken – buiten hun geplande dienst, dan zal Yesplan je dit melden aan de hand van een conflict.

Je kan vanaf deze versie bij de definitie van een contract (dus per medewerker) aangeven of je de conflicten “Geboekt buiten dienst” wenst te zien.

Let wel, indien je gebruik maakt van contractregels in een bepaald contract, dan zal je steeds de “Geboekt buiten dienst” conflicten te zien krijgen. Het is immers aan de hand van de diensten en pauzes dat het respecteren van de werk- en rusttijden geverifieerd worden.

In de Teamplanner kan je vanuit het detailvenster van het conflict de dienst uitbreiden om het conflict snel op te lossen.

Trouwens, de conflicten verschijnen voortaan netjes opgedeeld per type met een vaste volgorde: evenement-conflicten (indien het tijdschema van het evenement buiten de daglijn gaat), resource-conflicten (voor bijvoorbeeld dubbele boekingen en zaalconflicten), contract-conflicten (voor bijvoorbeeld medewerkers die geboekt worden buiten hun dienst) en ten slotte meldingen voor nog niet ingevulde plaatshouders.

Compensatieverlof§

Onbeschikbaarheden van het type “Compensatieverlof” hebben voortaan geen invloed meer op de overwerktellers: compensatieverlof wordt niet beschouwd als werktijd. Als je in het verleden een onbeschikbaarheid van het type “Compensatieverlof” invoerde op momenten waarop de medewerker sowieso niet dient te werken, dan resulteerde dit in overwerk. Dit verwarrende resultaat is bij deze dus rechtgezet.

VIP-code veld voor contacten§

Bij deze update is het VIP-code veld voor contacten weggehaald.

Bij alle contacten stond een VIP-code veld (met de mogelijke waarden “AA”, “A”, “B” of leeg). Dit veld is een spook uit het verleden en daar willen we graag komaf mee maken – het is (ahum) niet zo heel erg zinvol voor de meeste organisaties, en je dit veld kan bovendien vervangen door een customdataveld van het type “Keuzelijst” (waarbij je de bijhorende waarden tenminste naar eigen goeddunken kan kiezen).

Dit VIP-code veld wordt ook niet meer meegestuurd bij een export en kan je niet meer gebruiken bij zoekopdrachten.

Belangrijk: dit veld wordt op dit moment enkel verborgen (automatisch, en voor iedereen), maar het zal bij een volgende release helemaal verwijderd worden. Indien je organisatie dit VIP-code veld wél gebruikt, dan kan je dit veld als beheerder voorlopig nog terug tevoorschijn halen. Dit doe je bij “Systeeminstellingen” > “Contacten” > “Voorkeuren”. Gedurende de overgangsperiode kan je dit gebruiken om het VIP-code veld te vervangen door een customdataveld.

Diverse verbeteringen§

Algemeen§

In alle suggestielijsten in Yesplan verschijnen de resultaten voortaan in een meer logische volgorde. De resultaten die beginnen met de karakters die overeenkomen met de zoekopdracht verschijnen nu steeds eerst.
Je kan voortaan meerdere datumdecoraties toevoegen aan een bepaalde datum. De tekst- en randkleur bij datums met meerdere datumdecoraties wordt bepaald door de bovenste datumdecoratie (de lijst wordt automatisch alfabetisch gesorteerd).
Een aantal bugfixes aan de zoektaal brengen wijzigingen met zich mee:
- contact:anycomment:"" en contact:comment:"": Vroeger werden de contacten zonder commentaar niet getoond, voortaan wel.
- contact:language:"": Vroeger werden de contacten zonder taal niet getoond, voortaan wel.
- person:title:"": Vroeger werden de personen zonder titel niet getoond, voortaan wel.
- person:vipcode:"": Vroeger werden de personen zonder VIP-code niet getoond, voortaan wel.
- organization:type:"": Vroeger werden de organisaties zonder rechtsvormen niet getoond, voortaan wel.
- task:date:"": Vroeger werden de taken zonder vervaldatum niet getoond, voortaan wel.
- resource:productcode:"", resource:serialnumber:"" en resource:date:"": Vroeger werden bij deze zoekopdrachten een lijst van alle resource sets getoond, voortaan verschijnen de resources waarbij er geen productcode/serienummer/datum ingevuld is (en komen de resource sets er niet meer bij).
- Zoekopdrachten die zoeken naar de afwezigheid ("") van een bepaalde waarde bij customdatavelden (bijvoorbeeld: contact:{customdatakeyword}:""): vroeger werden de elementen die het desbetreffende customdataveld niet hebben toch getoond (bijvoorbeeld het customdataveld ‘Expertise’ verschijnt enkel bij de contacten met label ‘Vrijwilliger’, maar Piet die het label ‘Vrijwilliger’ niet heeft werd toch getoond als resultaat van contact:expertise:""), voortaan niet meer.

Beheer§

Het label van een rapportparameter kan je voortaan zelf wijzigen. Dit doe je in het infovenster van het rapportsjabloon (dat je opent door in de lijst met sjablonen op “Inspecteer” te klikken). Bij elke parameter kan je bovendien een stukje commentaar toevoegen.

Het tonen of verbergen van een bepaalde parameter wordt aangegeven met een oogje (voorheen deed je dit met een slotje). Verplichte velden (te herkennen aan het rode sterretje) kan je enkel verbergen indien ze een standaardwaarde gekregen hebben.

Standaardrapporten kunnen voortaan ook optionele parameters hebben (zoals bijvoorbeeld locaties, statussen en profielen op een evenementenlijst-rapport). Deze parameters waren voorheen steeds allemaal verplicht in te vullen.

Ook de foutmeldingen bij het niet of foutief invullen van verplichte velden bij het genereren van rapporten, zijn aangepakt.
Tal van standaardrapporten zijn aangevuld, geüpdatet en verbeterd. Neem zeker een kijkje in het overzicht van standaardrapporten.
Bij de instellingen kan je het valutateken kiezen dat je in Yesplan gebruikt. Je kan kiezen uit euro, dollar, pond of Arubaanse florin.

Integraties§

Afas past de wijze van authenticatie aan voor koppelingen. Vanaf 1 januari 2017 wordt “NTML” niet langer ondersteund. Tot dan heeft iedereen nog tijd om over te schakelen naar authenticatie via de App Connector, die vanaf deze versie in Yesplan beschikbaar is. Indien jullie gebruik maken van de Afas koppeling, dan zullen jullie gecontacteerd worden om de overstap te begeleiden.
In Ticketmatic kan je evenementen afsluiten. Deze status wordt voortaan ook overgenomen in Yesplan (zie gebruikershandleiding koppeling Ticketmatic (NL)).
Voortaan heeft Yesplan ook een integratie met Ticketmatic v3. Hoera!
De contacten in Yesplan die uit de CIPAL Themis contactendatabase komen, worden voortaan ook nachtelijk helemaal up to date gebracht.