Ga naar inhoud

Evenementen

Evenementen spelen een centrale rol in Yesplan. Hieronder vind je een overzicht van de mogelijkheden om evenementen te configureren in de systeeminstellingen.

Custom data§

Tabbladen§

Statussen§

De statussen voor evenementen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Evenementen”, bij het onderdeel “Statussen”.

Tip

Zie Status en profiel voor een definitie van statussen.

Dit scherm toont een lijst met de statussen die in gebruik zijn in Yesplan. Een nieuwe status wordt toegevoegd door de velden in de laatste rij van de tabel in te vullen en op “Voeg toe” te klikken.

Voor elk status zijn de volgende velden in te stellen:

  • Naam: De vrij te kiezen naam van de status. Deze naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken.

  • Type: Types zijn optioneel, en zorgen ervoor dat een status een bepaalde betekenis krijgt in Yesplan. Een status kan een of meerdere types hebben.

    Dit zijn de verschillende types in Yesplan:

    • Optie: Dit type beïnvloedt de wijze waarop evenementen, die op dezelfde dag en dezelfde locatie geboekt zijn, weergegeven worden in de kalender. Evenementen die een status van het type optie hebben, worden genummerd en gesorteerd getoond in de kalender, zodat je weet welke optie eerst in de kalender kwam.

      De sorteervolgorde van evenementen met het statustype ‘optie’ wordt bepaald op basis van het moment waarop het evenement werd aangemaakt óf op basis van het het moment waarop het evenement geboekt werd in de locatie. Dit is in te stellen bij de systeemvoorkeuren.

    • Toestaan werkelijke waardes: aan evenementen met een status van dit type kan je werkelijke aantallen en werkelijke tijden aan boekingen toevoegen. Zo kan je, bijvoorbeeld, nacalculatie mogelijk maken of gepresteerde uren van medewerkers toevoegen.

    • Vergrendeld: Een status van dit type zorgt ervoor dat de datum, de locatie, de naam van het evenement en de naam van de evenementgroep niet zomaar aangepast kunnen worden, en dat het evenement niet verwijderd kan worden. Dit zal je typisch willen gebruiken voor evenementen die bevestigd zijn. Hiervoor wordt er een grijs slotje toegevoegd aan deze evenementen.

      Er is een mogelijkheid die toelaat om evenementen van het type vergrendeld tijdelijk te ontgrendelen. Gebruikers met deze mogelijkheid kunnen vooralsnog de naam, locatie of datum van deze evenementen aanpassen door het slotje open te klikken. Deze gebruikers kunnen het evenement ook terug verwijderen na het ontgrendelen áls ze daar bijkomend de rechten toe gekregen hebben.

      Evenementgroepen die een of meerdere evenementen bevatten die een status hebben van het type vergrendeld worden ook beschermd. Zo zal een groep die een of meerdere evenementen bevat van dit type niet in zijn geheel kunnen verwijderd worden. De evenementen binnen deze groep die géén vergrendelde status hebben kunnen wel gewoon verplaatst of verwijderd worden.

  • Achtergrondkleur: bepaalt voor evenementen met deze status de achtergrondkleur van de cellen in de kalender. Klik op het kleurvakje om aan te passen.

  • Tekstkleur: bepaalt voor evenementen met deze status de tekstkleur van de naam van het evenement in de kalender. Klik op het kleurvakje om aan te passen.

Verder heb je deze mogelijkheden:

  • Stel in als standaard: Dit is de status die automatisch wordt toegekend aan nieuwe evenementen.

  • Verwijder: Een status verwijderen is enkel mogelijk indien deze nergens in gebruik is als voorwaarde voor het bepalen van de zichtbaarheid van custom data én indien de status niet de standaardstatus is. Merk op dat er steeds een standaardstatus móét zijn.

  • Omhoog/Omlaag: om de volgorde van de statussen in te stellen. Merk op dat de volgorde van statussen van belang is bij het toekennen van rechten op die statussen. Zie Gebruik van statussen in de handleiding omtrent het beheren van rechten in Yesplan.

Profielen§

De profielen voor evenementen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Evenementen”, bij het onderdeel “Profielen”.

Tip

Zie Status en profiel voor een definitie van profielen.

Dit scherm toont een lijst met de profielen die in gebruik zijn in Yesplan, in alfabetische volgorde. Een nieuw profiel wordt toegevoegd door de velden in de laatste rij van de tabel in te vullen en op “Voeg toe” te klikken.

Voor elk profiel zijn de volgende velden in te stellen:

  • Naam: de vrij te kiezen naam van het profiel status. Deze naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken.

  • Randkleur: bepaalt voor evenementen met dit profiel de randkleur van de cellen in de kalender. Klik op het kleurvakje om aan te passen.

Verder heb je deze mogelijkheden:

  • Stel in als standaard voor nieuwe gebruikers: dit profiel wordt automatisch toegekend aan nieuwe evenementen bij nieuwe gebruikers. Ze kunnen dit zelf aanpassen: zie Profiel en status toewijzen voor meer informatie.

  • Verwijder: Een profiel verwijderen is enkel mogelijk indien deze nergens in gebruik is als voorwaarde voor het bepalen van de zichtbaarheid van custom data én indien het profiel niet het standaardprofiel is.

Labels§

Beschrijvingen tijdschema§

Datumdecoraties§

Datumdecoraties worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Evenementen”, bij het onderdeel “Datumdecoraties”.

Tip

Zie de Evenementenkalender voor meer informatie over het gebruik van datumdecoraties.

Dit scherm toont een lijst met de datumdecoraties die ingesteld zijn in Yesplan, in alfabetische volgorde. Een nieuwe datumdecoratie wordt toegevoegd door de velden in de laatste rij van de tabel in te vullen en op “Voeg toe” te klikken.

Opmerking

Het is noodzakelijk om je af te melden en terug aan te melden in Yesplan vooraleer veranderingen aan de datumdecoraties zichtbaar worden in de kalender.

Voor elke datumdecoratie zijn de volgende velden in te stellen:

  • Naam: de vrij te kiezen naam van de datumdecoratie. Deze naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken.

  • Tekstkleur: bepaalt de tekstkleur van een datum met deze datumdecoratie in de kalender. Klik op het kleurvakje om aan te passen.

  • Randkleur: bepaalt de randkleur van een datum met deze datumdecoratie in de kalender. Klik op het kleurvakje om aan te passen.

  • iCalendar: Naast het manueel instellen van een datumdecoratie, datum per datum is het ook mogelijk om een datumdecoratie te koppelen aan een iCalendar-bestand. Al de datums in de toekomst die in het iCalendar-bestand verschijnen krijgen daardoor automatisch een datumdecoratie in Yesplan. Dit is bijvoorbeeld handig om alle feestdagen te laten zien in de kalender, zonder hiervoor manueel voor elk van deze dagen de datumdecoratie juist te hoeven zetten in de kalender.

    Er zijn twee mogelijkheden om een iCalendar-bestand te koppelen aan een datumdecoratie:

    • Via een URL: Klik op de optie “Importeer via URL”, voer de URL in naar het iCalendar-bestand en klik op “Ok”. De URL van het bestand zal getoond worden, samen met het tijdstip waarop de koppeling voor het laatst werd bijgewerkt in Yesplan. Het bijwerken gebeurt niet automatisch; een beheerder kan de koppeling manueel verversen door op “Opnieuw laden” te klikken. Let wel dat hierbij de datums in het verleden echter niet bijgewerkt zullen worden.

    • Via een bestand: Klik op de optie “Bestand versturen”, vervolgens op “Bestand kiezen” om het bestand te zoeken op je computer. Als het bestand correct verwerkt is, zal je het tijdstip zien verschijnen waarop het bestand werd verstuurd. Het bestand kan later terug gedownload worden indien gewenst (door op “Download” te klikken).

    Een koppeling met het iCalendar-bestand kan terug ongedaan worden gemaakt. Klik hiervoor op “Wijzigen” naast de naam of de URL van het bestand. Kies vervolgens voor “Verwijder iCalendar (en alle bijhorende datumdecoraties)” en de koppeling zal verwijderd worden, alsook de datumdecoraties van alle datums die voorkwamen in het iCalendar-bestand. Als je daarentegen kiest voor de optie “Verwijder iCalendar, maar behoudt de datumdecoraties in het verleden” zullen enkel de datumdecoraties van de datums in de toekomst verwijderd worden.