Yesplan 1.12, mrt 2014

Custom data veld van het type Unique sequence§

Een unique sequence is een nieuw custom data veld dat een unieke waarde bevat. Je kan het toevoegen aan evenementen, resources, resource boekingen, contacten en contact boekingen.

Een unique sequence custom data veld is standaard leeg, en zal een unieke waarde krijgen op het moment dat er op de knop gedrukt wordt bij het evenement, de resource of het contact.

Je kan zoveel unique sequence custom data velden aanmaken als je wenst. Er kunnen dus meerdere reeksen naast elkaar bestaan. Het is steeds binnen zijn eigen reeks dat een waarde uniek is.

Een unique sequence kan bestaan uit meer dan een volgnummer. Je kan het opbouwen met de volgende elementen:

het volgnummer
stukken vaste tekst
de Yesplan ID van het evenement, de resource of het contact waarop het toegepast wordt
(delen van) de datum en/of de tijd waarop de knop ingedrukt wordt

Op het moment dat je op de knop drukt wordt de waarde van het sequence nummer gegenereerd voor dit evenement, deze resource of dit contact. Het volgende evenement, resource of contact waarbij er op de knop van dit custom data veld gedrukt wordt krijgt de volgende waarde (die op dat moment van toepassing is).

Het volgnummer binnen de unique sequence vermeerdert telkens met 1. Het vermindert echter nooit.

Je kan een unique sequence ook terug leegmaken. Het hiermee verwijderde volgnummer wordt echter niet meer opnieuw gebruikt. Een volgnummer binnen een reeks is dus steeds uniek, maar daarom niet per definitie aaneensluitend genummerd.

Bij het aanmaken van het custom data veld kan je instellen wat de beginwaarde is van het volgnummer. Later kan je ook zien wat de actuele waarde is van het volgnummer en dit, indien gewenst, verhogen voor de volgende gebruiken.

Opmerking: je kan de waarde van het volgnummer niet verlagen omdat het unieke karakter ervan hiermee verloren kan gaan.

Hoe stel je het patroon in van de unique sequence?§

Je kan voor een unique sequence gebruik maken van een combinatie van het volgnummer, de Yesplan ID, vrije tekst, datum en tijd. Met deze elementen kan je een patroon samenstellen.

Het volgnummer wordt in dit patroon voorgesteld door {sequence} en de Yesplan ID door {id}.

Bijvoorbeeld:

Als je een unique sequence wil laten bestaan uit de tekst ‘evenement’ gevolgd door een spatie en een volgnummer, dan geef je het patroon op als: evenement {sequence}.
Als je een unique sequence wil van boeking nr. 123 met Yesplan ID 12438-028283, die eruit ziet zoals ‘boeking-123/12438-028283’, dan geef je het patroon op als: boeking-{sequence}/{id}.

Om de schrijfwijze van datum en/of tijd uit te drukken maak je gebruik van {datetime:…} en een vaste datum, namelijk zaterdag 3 februari 2001 om 16:05:06.

Bijvoorbeeld:

Als de datum van het evenement 2 februari 2014 is en je wilt dit in de unique sequence zien als ‘2014-02-21’, dan geef je het patroon op als: {datetime:2001-02-03}.
Als de datum van het evenement 23 januari 2014 is en je wilt dit in de unique sequence zien als ‘do 23 jan 2014 om 20:22’, dan geef je het patroon op als: {datetime:za 3 feb 2001 om 16:05}.

Je kan al deze elementen uiteraard ook combineren.

Bijvoorbeeld:

Als je een unique sequence wenst zoals ‘event-123-jan-2014’ dan geef je het patroon op als: event-{sequence}-{datetime:feb-2001}.

De Yesplan ID verschijnt op elke inspector§

Alle evenementen, evenementgroepen, resources, contacten en taken hebben een unieke code – de Yesplan ID – die we vanaf nu ook tonen in de inspectors.

Evenementen kunnen ook producties zijn§

Evenementen (die al dan niet in een evenementgroep zitten) kunnen vanaf heden op zichzelf een productie zijn. Voorheen kon je enkel een evenementgroep aanduiden als een productie.

Je kan dit doen in het infovenster voor evenementen, of in het detailvenster in de kalender, door eerst het slotje te openen en vervolgens de checkbox te selecteren naast het evenement (net zoals je dat voor evenementgroepen doet).

De nieuwe systeeminstelling “Evenementen zijn standaard een productie” zorgt ervoor dat alle evenementen die nieuw aangemaakt worden ook automatisch een productie zijn (waarde is “true”). Dit is eigenlijk zoals het steeds was – alhoewel dat niet expliciet zichtbaar was – vandaar dat voor bestaande klanten deze instelling na de update standaard op true staat. Je kan dit kan manueel op “false” zetten als evenementen niet steeds producties hoeven te zijn.

Producties verschijnen vanaf nu overal met een eigen icoontje. Evenementgroepen kregen in de event inspector ook een icoontje om ze gemakkelijker te onderscheiden.

In de info bubble in de kalender worden een evenement en de productie waartoe het behoort nu duidelijker opgesomd.

Kost en marge verschijnen in de infotab “Kost”§

Op de infotab “Kost” van de Event Inspector vind je nu ook de kostprijs en de winstmarge. De winstmarge is de brutowinst als percentage van de verkoopprijs of omzet.

Bijvoorbeeld:

kostprijs = 100
verkoopprijs (omzet) = 150
brutowinst = 50
winstmarge = (50/150)*100 = 33.33 %

Oplijsting van de boekingen van contacten§

Alle boekingen van een contact worden opgelijst in de Contact Inspector in een nieuw tabblad “Boekingen”. Je kan de boekingen ook opvragen via de zoektaal (zie verder bij Toevoegingen aan de zoektaal).

Je kan de contactboekingen filteren volgens geboekt op evenementen, resources en/of contacten, je kan ze sorteren op naam of op datum van aanmaak van de boeking, en je kan het zoeken beperken in tijd (voor, na of tussen bepaalde datums).

Om dit nieuwe tabblad te kunnen bekijken zal een beheerder daar rechten voor moeten geven. Dit kan in Algemene Instellingen bij de mogelijkheden van de persoon (“Allowed to view inspector tab”).

Wijziging bij het zoeken naar contactlinks§

Als je voorheen zocht door middel van de scope contact op informatie van de contactlink, kreeg je zowel de persoon als de organisatie terug (beide kanten van de contactlink). In de gewijzigde situatie wordt ook expliciet de contactlink teruggegeven.

Contactlinks worden vanaf nu dus beschouwd als volwaardige contactfiches. De resultaten zijn mogelijks specifieker.

Bijvoorbeeld:

Persoon ‘Jan’ heeft een label ‘consultant’.
Zijn link ‘Boekhouder’ met organisatie ‘Acme’ heeft label ‘werknemer’.
De organisatie ‘Acme’ heeft zelf geen label.

Oude situatie: contact:label:werknemer geeft als resultaat ‘persoon Jan’ én ‘organisatie Acme’. Nieuwe situatie: contact:label:werknemer geeft als resultaat ‘contactlink Jan, Boekhouder bij Acme’.

Bovendien is er een bijkomende scope contactlink die expliciet enkel zoekt naar contactlinks.

Bijvoorbeeld:

Persoon ‘Jan’ heeft een label ‘consultant’.
Zijn link ‘Boekhouder’ met organisatie ‘Acme’ heeft labels ‘consultant’ en ‘werknemer’.
De organisatie ‘Acme’ heeft label ‘consultant’.

Zoeken naar contactlink:label:consultant geeft als resultaat ‘contactlink Jan, Boekhouder bij Acme’.

Vergelijk dit met het zoeken naar contact:label daarentegen:

Oude situatie: contact:label:consultant geeft als resultaat ‘persoon Jan’ en ‘organisatie Acme’.
Nieuwe situatie: contact:label:consultant geeft als resultaat ‘persoon Jan’, ‘organisatie Acme’ en ‘contactlink Jan, Boekhouder bij Acme’.

Belangrijk voor beheerders§

De nieuwe systeeminstelling “The query evaluator should treat contact links as contacts” staat voorlopig voor alle klanten op “false”. Dit komt overeen met het bestaande/huidige gedrag in Yesplan.

Het is de bedoeling dat alle klanten deze parameter manueel omzetten naar “true” voor 1/6/2014. Daarna zal deze instelling verdwijnen uit de algemene instellingen.

Vermits dit een invloed heeft op het bestaande gedrag kan de omschakeling gebeuren op een door u zelf gekozen moment.

Waarop moet je letten vooraleer je de parameter wijzigt?§

In bepaalde gevallen kan het aanpassen van de parameter naar “true” een ander resultaat geven in de rapporten. Concreet gaat het over rapporten waarin er contacten verschijnen die opgevraagd worden door middel van een query via de contact scope. Als er daarbij verwacht wordt dat de persoon (of organisatie) verschijnt terwijl de query zoekt op attributen op de contactlink (bijvoorbeeld een label dat enkel op de link staat), dien je even te verifiëren of je de parameter zomaar op “true” kunt zetten.

Gelieve de Customer Success Manager te contacteren in geval van twijfel.

Toevoegingen aan de zoektaal (Query Language)§

1. Zoeken naar gebruiken van contacten§

contactbooking:ofcontact:jan: Zoek alle gebruiken van contact jan.
contactbooking:event:hamlet: Zoek alle contacten die gebruikt zijn op evenement(en) ‘Hamlet’.
contactbooking:resource:microfoon: Zoek alle contacten die gebruikt zijn op resource(s) microfoon.
contactbooking:contact:jan: Zoek alle contacten die gebruikt zijn op contact(en) jan.
contactbooking:contactrole:chauffeur: Zoek alle gebruiken van contact(en) met de rol chauffeur.

Opmerking

Bij het zoeken naar gebruiken op een resource, contact of evenement verschijnen ook de gebruiken die toegevoegd zijn via custom data op die elementen.

2. Zoeken naar mensen in een team§

Bijvoorbeeld resource:team:podiumtechniek.

3. Zoeken aan de hand van Yesplan ID§

Je kan de Yesplan ID gebruiken om te zoeken naar evenementen, resources, contacten en taken. Bijvoorbeeld event:id:90490490-12912 of contact:id:12438-028283.

4. Uitbreiding zoeken naar status of profielen§

Er zijn bijkomende mogelijkheden om te zoeken naar evenementgroepen die een bepaald profiel of status bevatten:

group:status:optie: (Bestaand) Zoek alle evenementgroepen waarvan de status gelijk is aan ‘optie’. Dit wil zeggen dat alle evenementen in die groep dezelfde status hebben.
group:statusses:optie: (Nieuw) Zoek alle evenementgroepen waarvan de status ‘optie’ bevat. Dit wil zeggen dat minstens één evenement in die groep deze status heeft.
group:profile:project: (Bestaand) Zoek alle evenementgroepen waarvan het profiel gelijk is aan ‘project’. Dit wil zeggen dat alle evenementen in die groep hetzelfde profiel hebben.
group:profiles:project: (Nieuw) Zoek alle evenementgroepen waarvan het profiel ‘project’ bevat. Dit wil zeggen dat minstens één evenement in die groep dit profiel heeft.

Meerdere profielen of statussen op de groep bekijken§

In de Event Inspector vind je op het niveau van de evenementgroep een oplijsting van de onderliggende proﬁelen of statussen indien je de muisaanwijzer boven het veld ‘status’ of ‘profiel’ beweegt.

Toevoegingen aan de Teamplanner§

1. Jaartellers§

In de Teamplanner is er onderaan bij de tellers een extra rij toegevoegd die de totale werkuren toont per persoon over de duur van 1 jaar.

Deze jaartellers werken op gelijkaardige manier als de bestaande dag-, week- en maandtellers. Er is voor de jaartellers een extra parameter die opgeeft op welke dag de jaarteller start voor die persoon (de looptijd is altijd voor 1 volledig jaar).

2. Standaardwaardes voor te presteren werkuren§

In de Algemene Instellingen kan je nu ook een waarde opgeven voor de gemiddeld te presteren uren per dag, week, maand en jaar (alsook de start van de jaarteller).

Bij het aanmaken van een nieuwe human resource worden deze standaardwaardes overgenomen. Zo moet je deze waarde niet langer één voor één per persoon invullen, als die niet afwijkt van het meest gebruikelijke.

3. Visualisatie van de gepresteerde uren§

De schedules met gepresteerde uren verschijnen nu steeds in diep hemelsblauw, zodat je snel een overzicht krijgt van de schedules waarvan de gepresteerde uren ingevuld zijn.

Het bijhorende slotje heeft nu ook de diep hemelsblauwe kleur, zodat je het gemakkelijk kan onderscheiden van een slotje dat aangeeft dat er een link bestaat tussen de schedule en een event schedule (dit is grijs).

Ter herinnering:

Indien de gepresteerde uren van een persoon ingevuld zijn, verschijnen díe in de Teamplanner (en niet de geplande uren).
Je kan schedules waaraan gepresteerde uren toegevoegd zijn niet meer verplaatsen (er verschijnt een slotje).
Bij de tellers worden de gepresteerde uren meteen in rekening gebracht (en het verschil met de geplande uren getoond).

4. Herhalen van schedules en afwezigheden in de Teamplanner§

In de Teamplanner kan je een schedule of een afwezigheid herhalen. Hiervoor kan je gebruik maken van de gekende dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse patronen die je ook voor evenementen kan gebruiken.

Verbeteringen§

Een evenement of een Teamplanner schedule in een herhaalpatroon wordt nu duidelijker en consistenter weergegeven.

Het infovenster voor een herhaalpatroon toont nu ook explicieter wanneer je een evenement (of Teamplanner schedule) bekijkt die reeds in een herhaalpatroon zit.

In de schedules tab van de resource inspector worden meerdere boekingen van eenzelfde resource (op een of meerdere evenementen) nu verbeterd opgelijst, zodat steeds duidelijk is welke boeking je bekijkt.

Als een gebruiker een kopie maakt van een bestaand evenement dat een status heeft waarvoor die gebruiker niet de nodige rechten heeft, dan wordt het gekopieerde evenement aangemaakt met de default status, niet met de status van het oorspronkelijke evenement.
De systeeminstelling “Daglijn” (day line) is beschermd zodat die niet accidenteel gewijzigd kan worden.
Je kan custom data van het type “Invulveld” in de Algemene Instellingen wijzigen naar type “text field”, en omgekeerd.

De export naar CSV van evenementgroepen (via het zoekvenster) bevat nu ook alle customdatavelden. De waarde van het customdataveld wordt meegestuurd indien dat ingevuld is op die evenementgroep (en niet op een onderliggend evenement).