Ga naar inhoud

Roosters publiceren

Vanaf Yesplan versie 26 kan je vanuit de Teamplanner roosters publiceren. Hieronder vind je een overzicht van de voordelen en de stappen om deze functionaliteit te activeren.

Demonstratie§

Voordelen§

Voor de introductie van de publicatie van roosters kon je reeds een planning opmaken in de Teamplanner. Je medewerkers hadden echter steeds toegang tot de Teamplanner en ook via de iCalendar feed bleven ze op de hoogte van elke verandering, zelfs al was de planning nog niet definitief. Je kon wel roosters maken via rapporten, maar last-minute veranderingen aan roosters waren dan moeilijk te communiceren.

Het publiceren van roosters biedt daarom verschillende voordelen:

  • De werkplanning van een team wordt gemaakt als klad. De roosterplanner beslist of en wanneer een rooster gepubliceerd wordt. Dat betekent dat het rooster voor medewerkers zichtbaar is vanaf een bepaalde datum en niet eerder.
  • De roosters worden gecommuniceerd via de iCalendar feed en de nieuwe Yesplan App, die geoptimaliseerd is voor browsers op smartphones, tablets en laptops/desktops. Medewerkers kunnen daar hun gepubliceerde roosters raadplegen, evenementen in hun rooster bekijken en via meldingen op de hoogte blijven van veranderingen.
  • Je kan meldingen per e-mail instellen.
  • Je beslist zelf voor welke teams de roosters gepubliceerd worden.
  • De tellers in de Teamplanner zijn aangepast aan de nieuwe situatie: je kan ongepubliceerde roosters mee in rekening brengen of net niet.
  • Het icoon van de Teamplanner in het navigatiemenu kan verborgen worden via rechtensjablonen. Op die manier kan je bijvoorbeeld enkel de roosterplanners toegang geven tot de Teamplanner. Om de roosters te raadplegen kunnen andere medewerkers wel terecht in de iCalendar feed en de Yesplan App, die speciaal hiervoor ontwikkeld is.

Let op

Je kan voorlopig via de Yesplan App nog geen werkelijke tijden voor prestaties ingeven. Daarvoor heb je dus nog steeds de Teamplanner nodig.

Stap 1: teams (optioneel)§

We raden aan om teams aan te maken voor de Teamplanner. Teams komen typisch overeen met de diverse afdelingen in je organisatie. Op die manier kan je makkelijk roosterplanners toewijzen per team (techniekers, horeca enz.). Je kan ook teams structureren en werken met subteams.

Is dit te complex? Maak dan geen teams aan en wijs een roosterplanner toe aan de volledige organisatie. In dat geval zal die de roosters kunnen publiceren van elke medewerker in de Teamplanner.

Tip

  • Je kan teams aanmaken in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Teams”
  • Zie Teams beheren voor meer informatie.

Stap 2: roosterpublicatie activeren§

Activeer het publiceren van roosters in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Roosterpublicatie”. Eens geactiveerd, kan je

  • Nieuw in v27 per team beslissen of roosterpublicatie actief is
  • roosterplanners toewijzen.

Stap 3: roosterplanners§

Als je een roosterplanner toewijst aan een team, dan kan hij/zij de roosters publiceren van al de medewerkers in dat team én de subteams (als roosterpublicatie ingeschakeld is voor deze teams).

Heeft een team geen roosterplanner en is roosterpublicatie ingeschakeld voor dat team? Dan publiceert Yesplan op zondagavond automatisch hun rooster voor de komende zeven dagen.

Tip

  • Je kan roosterplanners toewijzen in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Roosterpublicatie”.
  • Zie Roosterplanners voor meer informatie.

Stap 4: de Yesplan App§

Ben je een roosterplanner? Dan kan je nu vanuit de Teamplanner roosters publiceren. Zie Roosters publiceren om te leren hoe je dat doet.

Eens je het onder de knie hebt, kan je aan je medewerkers communiceren dat de roosters beschikbaar zijn in de Yesplan App, die geoptimaliseerd is voor browsers op smartphones, tablets en laptops/desktops.

Tip

Zie De Yesplan App voor meer informatie.

Stap 5: zichtbaarheid van de Teamplanner (optioneel)§

De roosterplanner publiceert nu de roosters en de medewerkers bekijken die in de Yesplan App. Je kan nu beslissen om enkel de roosterplanners toegang te geven tot de Teamplanner:

  • Ga naar “Systeeminstellingen” > “Gebruikers” > “Rechtensjablonen”
  • Overloop elk van de sjablonen en vink in de kolom “Toelating om te bekijken” de checkbox naast “Teamplanner” weg indien gewenst.

Let op

  • De zichtbaarheid van de Teamplanner is toegevoegd aan elk rechtensjabloon en staat daar standaard ook aangevinkt. Overloop dus zeker al de sjablonen.
  • Een medewerker moet de Teamplanner kunnen zien om als roosterplanner toegewezen te worden.
  • Je kan voorlopig via de Yesplan App nog geen werkelijke tijden voor prestaties ingeven. Daarvoor heb je dus nog steeds de Teamplanner nodig.

Stap 6: integraties (optioneel)§

Gebruik je een integratie om de roosters van medewerkers te tonen? Hou er dan rekening mee dat die integratie het concept “gepubliceerd” nog niet kent. Om die integraties correct te laten werken, moet je boekingen bij het opvragen via de REST API dus filteren via het attribuut unpublished.