Ga naar inhoud

Prijsdefinities in bulk bijwerken

De prijsdefinities van resources kunnen bijgewerkt worden door middel van een CSV-bestand. In combinatie met de mogelijkheid om gegevens uit Yesplan te exporteren, laat dit je toe om de prijsdefinities aan te passen via een ander programma, zoals Excel, en die vervolgens terug te importeren in Yesplan.

Het is ook mogelijk om het bijwerken van prijsdefinities in te plannen op een datum in de toekomst.

Standaard zal het in bulk bijwerken van prijsdefinities geen impact hebben op de prijzen die gebruikt worden op bestaande evenementen. De nieuwe prijzen zullen enkel van toepassing zijn op boekingen die je maakt nadat de prijzen zijn bijgewerkt. Wens je ook de prijzen aan te passen van resources die al geboekt zijn op een evenement in de toekomst, dan kan dat door gebruik te maken van de optie “Boekingen op evenementen op of na datum in de toekomst ook bijwerken”.

Aanmaken van het importbestand§

Het importbestand dient een CSV-bestand te zijn die een rij bevat voor elke prijsdefinitie die je wenst bij te werken. Dus, indien je bijvoorbeeld drie prijsdefinities voor eenzelfde resource wenst aan te passen, dan dien je drie rijen te hebben in het bestand, eentje voor elke prijsdefinitie.

Het CSV-bestand moet de volgende kolommen hebben:

  • resource_id: de Yesplan ID van de resource

  • resource_name: de naam van de resource

    De naam is informatief; bij het bijwerken zal er gewaarschuwd worden wanneer de resource met de gegeven Yesplan ID een andere naam heeft, maar verder wordt dit veld genegeerd.

  • costmodel_name: de naam van de prijsdefinitie, exact zoals die voorkomt in Yesplan

  • costmodel_sellingprice_amount: het nieuwe bedrag van de verkoopprijs van de prijsdefinitie, bijvoorbeeld “99” of “99.00” of “99,00”

  • costmodel_sellingprice_vat: ofwel “Incl. VAT” (indien het nieuwe bedrag van de verkoopprijs inclusief btw is opgegeven), ofwel “Excl. VAT” (indien het nieuwe bedrag van de verkoopprijs exclusief btw is opgegeven)

  • costmodel_cost_amount: het nieuwe bedrag van de kostprijs van de prijsdefinitie, bijvoorbeeld “99” of “99.00” of “99,00”

  • costmodel_cost_vat: ofwel “Incl. VAT” (indien het nieuwe bedrag van de kostprijs inclusief btw is opgegeven), ofwel “Excl. VAT” (indien het nieuwe bedrag van de kostprijs exclusief btw is opgegeven)

  • costmodel_vat: het nieuwe btw-percentage voor de prijsdefinitie, bijvoorbeeld “21” of “21.00” of “21,00”

Daarnaast mogen de volgende kolommen ook voorkomen in het CSV-bestand; indien ze ontbreken zullen de overeenkomstige velden niet aangepast worden:

  • costmodel_sellingprice_customcalculationquantity: Het aantal van de eenheden die als basis genomen wordt voor de aangepaste berekening van de verkoopprijs. Bij een prijs uitgedrukt ‘per uur’ is de eenheid minuten, bij een prijs uitgedrukt ‘per dag’ is de eenheid uren, bij een prijs uitgedrukt ‘per week’ of ‘per maand’ is de eenheid dagen.

    Bijvoorbeeld: je kan bij een prijs die uitgedrukt wordt ‘per uur’, aangeven dat die berekend dient te worden op basis van elk gestart kwartier (in plaats van de standaard: op basis van elk gestart uur). Daarvoor dien je hier “15” in te vullen, het aantal minuten.

  • costmodel_sellingprice_customcalculationminimum: Het minimum aantal eenheden die we in rekening zullen brengen bij het bepalen van de verkoopprijs.

    Bijvoorbeeld: je kan bij een prijs die uitgedrukt wordt ‘per dag’, aangeven dat die berekend dient te worden op basis van elk gestart uur, maar met een minumum van 3 uren. Daarvoor dien je hier “3” in te vullen, het minimum aantal uren. Let wel: het aantal eenheden die minimaal in rekening gebracht moeten worden, mag niet kleiner zijn dan de basis waarop de berekening gebaseerd is (costmodel_sellingprice_customcalculationquantity).

  • costmodel_cost_customcalculationquantity: Het aantal van de eenheden die als basis genomen wordt voor de aangepaste berekening van de kostprijs. Bij een prijs uitgedrukt ‘per uur’ is de eenheid minuten, bij een prijs uitgedrukt ‘per dag’ is de eenheid uren, bij een prijs uitgedrukt ‘per week’ of ‘per maand’ is de eenheid dagen.

    Bijvoorbeeld: je kan bij een prijs die uitgedrukt wordt ‘per uur’, aangeven dat die berekend dient te worden op basis van elk gestart kwartier (in plaats van de standaard: op basis van elk gestart uur). Daarvoor dien je hier “15” in te vullen, het aantal minuten.

  • costmodel_cost_customcalculationminimum: Het minimum aantal eenheden die we in rekening zullen brengen bij het bepalen van de kostprijs.

    Bijvoorbeeld: je kan bij een prijs die uitgedrukt wordt ‘per dag’, aangeven dat die berekend dient te worden op basis van elk gestart uur, maar met een minumum van 3 uren. Daarvoor dien je hier “3” in te vullen, het minimum aantal uren. Let wel: het aantal eenheden die minimaal in rekening gebracht moeten worden, mag niet kleiner zijn dan de basis waarop de berekening gebaseerd is (costmodel_cost_customcalculationquantity).

Een CSV-export van resources uit Yesplan bevat ook de bovenstaande kolommen. Dit laat de volgende werkwijze toe: je exporteert de resources uit Yesplan als CSV-bestand, dit bestand bewerk je in een ander programma zoals Excel, en het aangepaste bestand gebruik je tenslotte om de prijsdefinities in Yesplan bij te werken. Let wel, een export van resources uit Yesplan bevat nog andere kolommen! Alvorens je het bestand kan gebruiken om de prijsdefinities bij te werken, dien je de overbodige kolommen te verwijderen. Deze werkwijze is gelijkaardig aan die om contacten bij te werken, en wordt in Contactgegevens aanpassen in externe software uitvoerig beschreven.

Let op

Alle prijsdefinities kunnen via het bestand worden bijgewerkt, behalve verkoopprijzen of kostprijzen die variëren volgens dagdelen. Het is bovendien enkel mogelijk om bestaande prijsdefinities bij te werken; het is niet mogelijk om prijsdefinities te verwijderen of nieuwe toe te voegen.

Bijwerken in Yesplan§

Het bijwerken van prijsdefinities in Yesplan – aan de hand van het CSV-bestand – doe je bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Importeren”, bij het onderdeel “Resources”. Kies voor “Prijsdefinities van resources bijwerken” in het keuzemenu bovenaan en kijk de volgende instellingen na:

  • Codering: De character encoding (tekencodering of tekstcodering) van het CSV-bestand. Yesplan ondersteunt drie coderingen: “CSV (UTF-8)”, “MS-DOS CSV (Latin1)”, en “Macintosh CSV (MacRoman)”. De juiste keuze van codering is belangrijk om ervoor te zorgen dat speciale tekens (zoals bijvoorbeeld é, è, ç, ø etc.) juist ingelezen worden. Indien deze karakters na het importeren foutief verschijnen in Yesplan probeer je best de import opnieuw met de juiste codering.
  • Selecteer bestand: Kies het CSV-bestand met de aangepaste prijsdefinities op je computer.

Zodra je een bestand kiest wordt dit automatisch geverifieerd waarbij wordt nagegaan of de nodige velden aanwezig zijn. Het icoon naast de bestandsnaam geeft aan of de controle nog aan de gang is en, wanneer deze klaar is, of het bestand kan gebruikt worden of niet. Indien het icoon rood is en een kruisje toont, dan kan het bestand niet gebruikt worden, bijvoorbeeld omdat er kolommen ontbreken. Indien het icoon groen is en een vinkje toont, dan kan het bestand gebruikt worden. Merk op dat er ondanks een groen icoon toch waarschuwingen kunnen zijn omtrent de inhoud, zoals wanneer sommige rijen niet overeenkomen met een bestaande resource. Deze waarschuwingen worden onder de instellingen getoond, bij het kopje “Resultaat van het verifiëren van het bestand”. Het is aan te raden deze resultaten na te kijken alvorens het bijwerken effectief door te voeren of in te plannen.

Je kan het bijwerken meteen doorvoeren of de uitvoering ervan plannen op een datum in de toekomst. Als je klikt op “Plannen voor later” zal je een datum kunnen kiezen waarop de prijsdefinities bijgewerkt zullen worden; dit gebeurt ’s nachts. Er kan slechts één update tegelijkertijd gepland zijn. Indien er een update gepland is, dan is het ook niet mogelijk om andere updates van prijsdefinities onmiddellijk door te voeren. Een geplande update kan evenwel ten allen tijde verwijderd worden. Je kan het CSV-bestand dat bij de geplande update hoort ook downloaden, bijvoorbeeld als back-up alvorens de geplande update uit Yesplan te verwijderen.

Standaard zal het in bulk bijwerken van prijsdefinities geen impact hebben op de prijzen die gebruikt worden op bestaande evenementen. De nieuwe prijzen zullen enkel van toepassing zijn op boekingen die je maakt nadat de prijzen zijn bijgewerkt.

Wens je ook de prijzen aan te passen van resources die al geboekt zijn op evenementen in de toekomst, dan kan dat door gebruik te maken van de optie “Boekingen op evenementen op of na datum in de toekomst ook bijwerken”. Als je deze optie aanvinkt, kan je een datum opgeven; de prijsaanpassingen zullen hierdoor ook doorgevoerd worden bij alle evenementen op of na de ingevoerde datum. Deze datum moet steeds in de toekomst liggen, en ná de datum waarop het bijwerken eventueel gepland is.