Rapporten aanvragen

Bij het maken of het wijzigen van een rapport is het belangrijk dat we helder kunnen communiceren over de inhoud en de vormgeving. We moeten daarnaast elk rapport grondig kunnen testen om problemen te voorkomen. Als je de rapportaanvraag goed voorbereidt, zal het uiteindelijk ook minder (tijd) kosten om het rapport te maken.

Om je aanvraag zo vlot mogelijk te verwerken, vragen we je daarom om ons de volgende informatie te bezorgen:

Testgegevens: gebruik hiervoor een Yesplan evenement in het verleden.
Voorbeeld: hoe het eindresultaat eruitziet.
Mock-up: een technische beschrijving van het rapport met keywords, parameters enz.

We bespreken elk van deze punten hieronder in meer detail. We kunnen je verzoek pas inplannen als we alle gegevens ontvangen hebben.

Voor je aanvraag§

Controleer voor de aanvraag even of er al een standaard bestaat waarop je verder kunt bouwen. Neem hiervoor een kijkje bij de Algemene sjablonen en Evenementsjablonen.

Mogelijk kan je het rapport zelf al bouwen met een dataview? Meer informatie over dataviews.

Heb je vragen? Raadpleeg gerust je Customer Success Manager of contacteer support@yesplan.be zodat we je verder kunnen helpen.

Testgegevens§

Het aanmaken van testgegevens is noodzakelijk om tijdens het bouwen van het rapport te kunnen testen of alle data correct verschijnen. Zonder testgegevens krijgt onze reporting engineer bij het bouwen van het rapport een leeg blad: hij/zij kan dan niet controleren of het rapport werkt zoals gewenst.

Let op

De testgegevens moeten altijd blijven bestaan (ook na de oplevering van het rapport).
Gebruik daarom voor de testdata een evenement (of periode) in een ver verleden.

We gebruiken de testgegevens ook als er zich in de toekomst problemen voordoen met het rapport of als je later wijzigingen zou aanvragen. Als de testdata zijn verwijderd, kunnen we minder snel een probleem opsporen en zal je zelf de testgegevens opnieuw moeten aanmaken. Maak de testdata daarom aan in Yesplan in een ver verleden, zodat ze niet per ongeluk verwijderd kunnen worden en er geen conflict is met de huidige of toekomstige planning.

Evenementrapporten§

Vraag je een evenementrapport aan? Zorg dan voor onderstaande testdata in Yesplan:

Bij voorkeur een gegroepeerd evenement: controleer of de testgegevens op het juiste niveau staan.
Op dat evenement vul je alle customdatavelden in die je gebruikt in het rapport. Als velden leeg blijven, kunnen we het rapport niet testen.
Wil je resources in het rapport? Maak dan op dat evenement de nodige resourceboekingen in verschillende resourcegroepen.
Bevat het rapport contactboekingen? Boek dan contacten op dat evenement.
Vul het evenement aan met alle andere gegevens die gevraagd worden in het rapport (bijv. tijdschema’s, labels, prijzen enz.).
Zijn sommige customdatavelden enkel zichtbaar onder bepaalde voorwaarden (bijv. een bepaald profiel)? Zorg dan dat deze customdatavelden ook ingevuld zijn en dat de voorwaarden toegepast kunnen worden op de testdata.

Overzichtsrapporten§

Gaat het om overzichtsrapporten? Doe dan het volgende:

Vul in Yesplan op meerdere evenementen alle customdatavelden in die je gebruikt in het rapport. Als velden leeg blijven, kunnen we het rapport niet testen.
Zorg voor meerdere evenementen in verschillende locaties en met verschillende statussen en profielen.
Zijn sommige customdatavelden enkel zichtbaar onder bepaalde voorwaarden (bijv. een bepaald profiel)? Zorg dan dat deze customdatavelden ook ingevuld zijn en dat de voorwaarden toegepast kunnen worden op de testdata.

Afbeeldingen§

Bevat het rapport afbeeldingen? Hou dan rekening met het volgende:

Lever afbeeldingen altijd aan in het formaat PNG of JPG, in RGB kleuren.
De afbeeldingen moeten geschikt zijn voor het web en mogen dus niet groter zijn dan 300 kb per afbeelding.
Laad de afbeeldingen op in Yesplan. Je kan afbeeldingen op resources of contacten gebruiken in het rapport. Verwijs dan naar de URL van de afbeelding in kwestie.

Testgegevens communiceren§

Geef bij je aanvraag de periode mee waarin we de evenementen met testgegevens kunnen vinden. Gaat het om een enkel evenement? Geef dan de Yesplan ID mee, die vind je onderaan het tabblad “Info” van het infovenster van dat evenement.

Voorbeeld en mock-up§

Het voorbeeld en de mock-up kan je beschouwen als de afspraak tussen jou en Yesplan over wat er gemaakt zal worden. Hoe concreter en preciezer je het voorbeeld en de mock-up maakt, hoe sneller (en goedkoper) het rapport opgeleverd kan worden. Aandachtspunten zullen sneller opgespoord worden en het is ook makkelijker om te communiceren over concrete visuele zaken.

Voorbeeld§

Het voorbeelddocument is een realistische weergave van hoe het rapport er uiteindelijk uit zal zien:

Maak minstens één volledig uitgewerkt voorbeeld. Het bevat dan de juiste kleuren, correcte tekst, het echte logo, realistische data, het correcte datumformaat enz.
Je kan in rapporten gebruikmaken van bepaalde voorwaarden. Zo kan bijvoorbeeld de kleur van een element veranderen afhankelijk van het profiel. Zorg dat je voorbeeld de verschillende voorwaarden goed weergeeft, of maak desnoods enkele relevante voorbeelden die variëren.
De reporting engineer kan het voorbeeld dan gebruiken om te kijken of zijn ontwerp voldoet aan jouw wensen.
Gebruik je intern een stijlgids voor de vormgeving van je communicatie? Stuur die dan mee. We kunnen dan bijvoorbeeld de correcte kleurencodes gebruiken.

Let op

Hou er rekening mee dat we in het rapport de witruimte niet tot op de millimeter kunnen overnemen uit jouw voorbeelddocument. We kunnen voor de layout dus niet altijd een exacte kopie maken.

Mock-up§

De mock-up is een conceptuele doorslag van het voorbeelddocument. Voor elk stukje tekst of beeld uit het voorbeelddocument bevat de mock-up meer informatie over de herkomst, wanneer het moet verschijnen, het type enz. Op die manier bevat de mock-up een beschrijving van de gegevens die gebruikt worden in het rapport.

Dat helpt de reporting engineer om de juiste informatie in het rapport te zetten, op de juiste plaats en in het correcte formaat. Hoewel bepaalde zaken voor jou evident kunnen lijken, zijn ze dat niet altijd voor iemand die de interne werking van je organisatie niet kent.

De Customer Success Manager zal deze mock-up samen met jou opstellen. Hieronder vind je alvast een leidraad die kan helpen bij de voorbereiding:

Probeer eerst al eens enkele standaardrapporten uit op je installatie, zodat je weet hoe ze werken en wat de invloed is van bijvoorbeeld parameters. Zie Algemene sjablonen, Evenementsjablonen en Rapporten gebruiken voor meer informatie.
Maak het ontwerp van het voorbeelddocument na in Microsoft Excel.
Beschrijf in dit Exceldocument voor elk visueel element in het voorbeelddocument wat het is en waar het vandaan komt:
- Beschrijf elk element, ook al zullen bepaalde elementen niet samen verschijnen. Voor een offerte is het bijvoorbeeld mogelijk dat twee ruimtes nooit samen verhuurd zullen worden. Toch moet de mock-up de secties beschrijven van allebei de ruimtes, anders weet onze reporting engineer niet hoe hij/zij ze vorm moet geven.
- Is het element vaste tekst die nooit zal veranderen en altijd in het rapport zal staan? Geef dit dan duidelijk aan.
- Is het element custom data? Zet dan – zonder spaties – in één enkele cel het keyword van die custom data, zodat onze reporting engineer die eenvoudig kan kopiëren. Zet in een cel ernaast meer informatie: waar is de custom data te vinden (evenement, evenementgroep, contactboeking op evenement enz.), welk type heeft het (“Ja/Nee-veld”, “Datumveld”, “Tekst”, “Organisatie” versus “Persoon” enz.), in welk formaat moet het verschijnen als het een datum of een uur is…
- Is het een afbeelding uit Yesplan? Waar is de afbeelding te vinden? We raden aan om je logo als bijlage vast te hangen aan het contact van je organisatie.
- Zijn er bepaalde voorwaarden verbonden aan de inhoud van een rapport, bijvoorbeeld een andere kleur voor elk profiel? Beschrijf deze dan correct in de mock-up.
- Wat gebeurt in het rapport als een bepaald veld leeg is, bijvoorbeeld als je het adres van een klant wilt gebruiken in het rapport, maar deze klant niet geboekt is op het evenement?
- Bij het genereren van rapporten kan je parameters ingeven. Geef aan welke gegevens in je rapport beïnvloed worden door die parameters.
- Hou rekening met de groei van gegevens. Je voorbeelddocument bevat bijvoorbeeld slechts twee tijdschema’s, maar wat gebeurt er als het er vijftien zijn?

Als je de mock-up helder opbouwt, zal de reporting engineer snel kunnen werken. Maar jij zal later ook makkelijk kunnen inpikken op het ontwerp en je collega’s zullen de het rapport beter begrijpen als ze zelf een aanpassing aanvragen. Op die manier bespaar je ook tijd in de toekomst.

Tip

Heb je vragen? Spreek dan zeker je Customer Success Manager aan. Ze zullen je verder helpen.

Keywords§

De keywords van customdatavelden zijn uniek en laten je toe om de inhoud van deze velden in rapporten te laten verschijnen.

Tip

Als je in een infovenster het keyword van customdatavelden makkelijk wilt achterhalen, druk dan de toetsen Ctrl+Alt (Windows) of Ctrl+Option (macOS) in. Het label van het veld verandert dan in het keyword.
Als je het keyword wilt kopiëren, klik het label dan aan terwijl je diezelfde toetsen ingedrukt houdt.

Keywords worden bij het aanmaken van een customdataveld automatisch ingesteld, maar je kan ze wel overschrijven en zelf een keyword kiezen: zie Keywords voor meer informatie.

Let op

Eens je een keyword gebruikt in rapporten, mag je dat keyword niet meer overschrijven in de systeeminstellingen. Doe je dat toch, dan zal het customdataveld in kwestie niet meer verschijnen in deze rapporten.

Kortom: maak intern heldere afspraken over het beheer van keywords om problemen in rapporten te voorkomen.

Aanvraag§

Heb je al de informatie verzameld? Dan kan je je aanvraag indienen bij support@yesplan.be. We kijken vervolgens of je aanvraag volledig is en vragen misschien om nog wat zaken te verduidelijken. Je aanvraag komt in de wachtrij terecht als ze al de nodige informatie bevat en we geen verdere vragen hebben:

We overlopen deze wachtrij één keer per week en plannen dan rapportaanvragen in.
Als je aanvraag ingepland wordt, ontvang je een bericht met een inschatting. Concreet laten we je weten in welke week we het rapport denken te kunnen leveren.
Hou er wel rekening mee dat de oplevering niet altijd exact overeenkomt met de planning. We doen ons best om de geschatte datum te halen. Indien de oplevering erg afwijkt van de geplande datum, zullen we je daar ook tijdig over inlichten.

Bij de oplevering zal gevraagd worden om het rapport te controleren. Eventuele feedback kan je bezorgen als antwoord op dit bericht.

Let op

Zorg ervoor dat bij wijzigingen alle informatie aanwezig is (testgegevens, relevante Yesplan ID, mock-up, voorbeeld).
We beschouwen het rapport als opgeleverd na drie weken zonder feedback.

Wat als het rapport niet voldoet na oplevering?§

Werkt een rapport niet zoals gewenst, ziet het er anders uit dan je verwachtte, of lukt het je niet om het aan de praat te krijgen? Ook dan is het belangrijk om je feedback te bezorgen via support@yesplan.be:

Gebruik daarvoor de e-mailconversatie waarmee je het rapport initieel aanvroeg. Gebruik dus de conversatie met daarin het ticketnummer van Zendesk. Op die manier vinden wij snel de context van de aanvraag terug en kunnen we je sneller helpen.
Geef zo helder mogelijk aan waarom iets niet voldoet aan je verwachtingen. Gebruik daarbij voorbeelden.
Gebruik geen e-mails met Yesplan over andere rapporten of andere onderwerpen als je feedback wenst te geven.

Indien het rapport niet is gebouwd zoals aangegeven in de mock-up en beschrijving, zullen we dit met prioriteit aanpassen en opnieuw opleveren. Indien je nieuwe vereisten hebt die niet waren opgenomen in de oorspronkelijke mock-up, zullen we deze vereisten opnieuw inplannen volgens bovenstaand proces voor aanvragen. Daarom is het belangrijk dat je mock-up zo correct en gedetailleerd mogelijk is.

Je kan uiteraard later nog wijzigingen vragen aan bestaande rapporten. Volg daarbij steeds de werkwijze hierboven.