Ga naar inhoud

Systeemvoorkeuren

Het tabblad “Systeemvoorkeuren” bevat twee onderdelen:

  • De echte systeemvoorkeuren, met opties om Yesplan in te stellen naar je voorkeur.
  • Verouderde functionaliteit die in de toekomst verwijderd zal worden maar die je tijdelijk nog even kan inschakelen.

Let op

Klik op de knop “Bewaar” (onderaan de lijst) om de aanpassingen op te slaan.

Systeemvoorkeuren§

In “Systeeminstellingen” > “Systeemvoorkeuren” vind je een aantal opties om het werken met Yesplan naar je voorkeur in te stellen:

  • Taal: De taal waarin Yesplan getoond wordt.

  • Datumformaat: De manier waarop datums getoond en ingevoerd worden in Yesplan:

    • Dag Maand Jaar: De meeste Europese landen gebruiken dit formaat. Bijvoorbeeld ‘27-02-2023’, ‘27 feb 2023’ of ‘ma 27 feb 2023’.
    • Maand Dag Jaar: Dit formaat wordt onder andere in de Verenigde Staten gebruikt. Bijvoorbeeld ‘02/27/2023’, ‘feb 27, 2023’ of ‘ma feb 27, 2023’.
    • Jaar Maand Dag: Dit formaat wordt in Zweden gebruikt en beïnvloedt enkel het numerieke datumformaat. Bijvoorbeeld ‘2023-02-27’, ‘27 feb 2023’ of ‘ma 27 feb 2023’.

    Let op

    De zoektaal en queries via de API verwachten altijd het formaat dd-mm-jjjj, dus ‘27-02-2023’.

  • Tijdnotatie: De manier waarop de tijd getoond en ingevoerd wordt in Yesplan:

    • 24-uursnotatie: Bijvoorbeeld ‘08:30’ of ‘22:15’. Middernacht is ‘00:00’ en middag is ‘12:00’.
    • 12-uursnotatie: Bijvoorbeeld ‘8:30 AM’ of ‘10:15 PM’. Middernacht is ‘12:00 AM’ en middag is ‘12:00 PM’.
  • Valutateken: Het valutateken dat in Yesplan getoond wordt.

  • E-mailadres voor meldingen: Het e-mailadres waarnaar er een mail zal gestuurd worden (met de meest recente informatie omtrent het geselecteerde evenement) indien je op de knop “Mail een update” klikt in het infovenster van het evenement. Indien er hier niets ingevuld is zal op de knop drukken geen effect hebben.

  • Daglijn: In Yesplan is het mogelijk om een dag niet om middernacht te laten starten, maar op een uur naar keuze. Standaard staat deze waarde ingesteld op zeven uur ‘s morgens (“07:00”).

    Let wel, het wijzigen van deze instelling kán tijdens het configureren van Yesplan. Maar, vermits het wijzigen van de daglijn een grote impact heeft (bijvoorbeeld op de kostberekeningen en de conflicten), zal je deze instelling niet langer kunnen aanpassen eens je met je organisatie aan de slag gaat met Yesplan. Om accidentele aanpassingen te vermijden kan deze waarde bovendien niet door een beheerder gewijzigd worden. Neem hiervoor contact op met de Yesplan Customer Success Manager of support.

  • Limiet voor roosterpublicatie: Deze instelling bepaalt wat de uiterste datum is die je kan kiezen in het veld “Tot” als je een rooster publiceert. Standaard is deze datum drie maanden vooruit in de toekomst, vanaf vandaag. Als het vandaag 3 mei is, dan is 2 augustus de uiterste datum die je kan kiezen bij het publiceren van roosters.

    Neem contact op met je Customer Succes Manager of support om deze waarde te wijzigen. Een hogere limiet kan de snelheid van je Yesplan-installatie immers beïnvloeden en moet daarom eerst geëvalueerd worden.

  • Limiet herhalingen: Dit specificeert het maximum aantal herhalingen van een evenement, dienst, onbeschikbaarheid enz. bij het instellen van de herhaling. Standaard staat deze waarde op 100. Deze waarde moet tussen 1 en 365 liggen.

  • Vroegste jaar dat getoond wordt in de datumkiezer: Het vroegst mogelijke jaar dat in datumkiezers verschijnt in de keuzelijst voor het jaar:

    • Standaard staat deze instelling op “2005”.
    • De instelling is niet van toepassing als je de datumkiezer opent voor een invulveld dat al een datum bevat waarvan het jaartal vroeger valt dan de instelling. Als de instelling bijv. op ‘2020’ staat, en je opent de datumkiezer voor een veld dat al de datum ‘23-08-2013’ bevat, dan zal ‘2013’ het vroegst mogelijke jaar zijn in de keuzelijst van de datumkiezer.
  • Evenementen zijn standaard een productie: Als je deze instelling op “Ja” zet, zullen alle evenementen die nieuw aangemaakt worden ook automatisch een productie zijn. Standaard staat deze parameter op “Nee”. Zie de definitie van productie en Productie instellen voor meer informatie.

  • Infovenster van het evenement opent steeds met focus op: Of het infovenster opent met focus op het evenement in kwestie, of op zijn productie binnen de evenementgroep (als er één is).

  • Sorteervolgorde van evenement met het statustype “optie”: Evenementen die een status hebben van het type “Optie” worden genummerd en gesorteerd getoond in de kalender, zodat je later nog weet welke optie eerst in de kalender toegevoegd is. Indien deze instelling op “Op tijd van aanmaken evenement” staat, dan zal gesorteerd worden op het moment waarop het evenement voor de eerste keer in de kalender verscheen. Indien deze instelling op “Op tijd van boeken locatie” staat, dan zal gesorteerd worden op het moment waarop het evenement in de locatie geboekt is.

    Bijvoorbeeld:

    • Optie A werd eergisteren geboekt in de Grote Zaal.
    • Optie B werd gisteren geboekt in de Kleine Zaal.
    • Optie A wordt vandaag verplaatst van de Grote Zaal naar de Kleine Zaal.

    Bij sorteervolgorde “Op tijd van aanmaken evenement” zal optie A vóór optie B komen in de Kleine Zaal: deze is immers eerder aangemaakt dan optie B. Bij sorteervolgorde “Op tijd van boeken locatie” zal optie A ná optie B komen in de Kleine Zaal: deze is immers later dan optie B in de zaal geboekt.

    Opmerking

    Opties worden dus niet gesorteerd volgens het aanvangsuur van de voorstelling. Ze verschijnen bovendien in een aparte sectie, onder de evenementen op die dag die geen status van het type “Optie” hebben.

  • Standaard tarief-eenheid voor nieuwe prijsdefinities: De standaard eenheid die gekozen zal worden bij het aanmaken van een nieuwe prijsdefinitie en bij het boeken van een ad hoc resource. Deze waarde heeft als opties “Vast”, “Uur”, “Dag”, “Week” en “Maand”.

  • Standaard btw-tarief voor resources: Het standaard btw-tarief dat ingesteld wordt bij het aanmaken van prijsdefinities voor resources. Gebruikers kunnen het btw-tarief uiteraard ook wijzigen op de resource, bij het definiëren van de prijzen. Deze instelling staat standaard op 21 % (“21.0”) en kan elke waarde tussen 0 % en 100 % bevatten.

  • Instelling filter zoekvenster: Bepaalt óf en hoe de filter verschijnt in het algemene zoekvenster (waar je door alle Yesplan elementen heen kunt zoeken):

    • Uitschakelen: De filterknoppen zullen niet actief zijn. De gebruiker zal steeds alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard alles tonen: De filterknoppen zullen actief zijn in het algemene zoekvenster en de initiële waarde van de filter staat op “Van alle groepen”. De gebruiker zal initieel dus alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard enkel de items tonen waarvan iemand van de hoofdgebruikersgroep de eigenaar is: De filterknoppen zullen actief zijn in het algemene zoekvenster en de initiële waarde van de filter staat op “Enkel van mijn groep”. De gebruiker zal initieel dus enkel díé elementen te zien krijgen waarvan de eigenaar lid is van diens hoofdgebruikersgroep.

    Indien de filter actief is, dan bepaal je met deze instelling de initiële waarde van de filter, voor de eerste keer dat de gebruiker deze filter te zien krijgt. Een gebruiker kan de filter echter steeds zelf instellen zoals gewenst. De instelling wordt onthouden per gebruiker. De laatst gebruikte instelling blijft gelden als de gebruiker een volgende keer aanmeldt.

  • Instelling filter evenementen: Bepaalt óf en hoe de filter verschijnt in het zoekvenster voor evenementen:

    • Uitschakelen: De filterknoppen zullen niet actief zijn. De gebruiker zal steeds alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard alles tonen: De filterknoppen zullen actief zijn in het zoekvenster voor evenementen en de initiële waarde van de filter staat op “Van alle groepen”. De gebruiker zal initieel dus alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard enkel de items tonen waarvan iemand van de hoofdgebruikersgroep de eigenaar is: De filterknoppen zullen actief zijn in het zoekvenster voor evenementen en de initiële waarde van de filter staat op “Enkel van mijn groep”. De gebruiker zal initieel dus enkel díé elementen te zien krijgen waarvan de eigenaar lid is van diens hoofdgebruikersgroep.

    Indien de filter actief is, dan bepaal je met deze instelling de initiële waarde van de filter, voor de eerste keer dat de gebruiker deze filter te zien krijgt. Een gebruiker kan de filter echter steeds zelf instellen zoals gewenst. De instelling wordt onthouden per gebruiker. De laatst gebruikte instelling blijft gelden als de gebruiker een volgende keer aanmeldt.

  • Instelling filter resources: Bepaalt óf en hoe de filter verschijnt in het zoekvenster voor resources en in het zoekveld om resources toe te voegen (aan evenementen of als custom data):

    • Uitschakelen: De filterknoppen zullen niet actief zijn. De gebruiker zal steeds alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard alles tonen: De filterknoppen zullen actief zijn in het zoekvenster voor resources en in het zoekveld om resources toe te voegen, en de initiële waarde van de filter staat op “Van alle groepen”. De gebruiker zal initieel dus alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard enkel de items tonen waarvan iemand van de hoofdgebruikersgroep de eigenaar is: De filterknoppen zullen actief zijn in het zoekvenster voor resources en in het zoekveld om resources toe te voegen, en de initiële waarde van de filter staat op “Enkel van mijn groep”. De gebruiker zal initieel dus enkel díé elementen te zien krijgen waarvan de eigenaar lid is van diens hoofdgebruikersgroep.

    Indien de filter actief is, dan bepaal je met deze instelling de initiële waarde van de filter, voor de eerste keer dat de gebruiker deze filter te zien krijgt. Een gebruiker kan de filter echter steeds zelf instellen zoals gewenst. De instelling wordt onthouden per gebruiker. De laatst gebruikte instelling blijft gelden als de gebruiker een volgende keer aanmeldt.

  • Instelling van de filter voor contacten: Bepaalt óf en hoe de filter verschijnt in het zoekvenster voor contacten en in het zoekveld om contacten toe te voegen (aan evenementen, resources of als custom data):

    • Uitschakelen: De filterknoppen zullen niet actief zijn. De gebruiker zal steeds alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard alles tonen: De filterknoppen zullen actief zijn in het zoekvenster voor contacten en in het zoekveld om contacten toe te voegen, en de initiële waarde van de filter staat op “Van alle groepen”. De gebruiker zal initieel dus alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard enkel de items tonen waarvan iemand van de hoofdgebruikersgroep de eigenaar is: De filterknoppen zullen actief zijn in het zoekvenster voor contacten en in het zoekveld om contacten toe te voegen, en de initiële waarde van de filter staat op “Enkel van mijn groep”. De gebruiker zal initieel dus enkel díé elementen te zien krijgen waarvan de eigenaar lid is van diens hoofdgebruikersgroep.

    Indien de filter actief is, dan bepaal je met deze instelling de initiële waarde van de filter, voor de eerste keer dat de gebruiker deze filter te zien krijgt. Een gebruiker kan de filter echter steeds zelf instellen zoals gewenst. De instelling wordt onthouden per gebruiker. De laatst gebruikte instelling blijft gelden als de gebruiker een volgende keer aanmeldt.

  • Instelling filter taken: Bepaalt óf en hoe de filter verschijnt in het zoekvenster voor taken:

    • Uitschakelen: De filterknoppen zullen niet actief zijn. De gebruiker zal steeds alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard alles tonen: De filterknoppen zullen actief zijn in het zoekvenster voor taken en de initiële waarde van de filter staat op “Van alle groepen”. De gebruiker zal initieel dus alle resultaten zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
    • Activeren, en per standaard enkel de items tonen waarvan iemand van de hoofdgebruikersgroep de eigenaar is: De filterknoppen zullen actief zijn in het zoekvenster voor taken en de initiële waarde van de filter staat op “Enkel van mijn groep”. De gebruiker zal initieel dus enkel díé elementen te zien krijgen waarvan de eigenaar lid is van diens hoofdgebruikersgroep.

    Indien de filter actief is, dan bepaal je met deze instelling de initiële waarde van de filter, voor de eerste keer dat de gebruiker deze filter te zien krijgt. Een gebruiker kan de filter echter steeds zelf instellen zoals gewenst. De instelling wordt onthouden per gebruiker. De laatst gebruikte instelling blijft gelden als de gebruiker een volgende keer aanmeldt.

  • Toestaan dat de gegevens om aan te melden onthouden worden voor gebruikers: Bepaalt of gebruikers gebruik kunnen maken van “Mijn gegevens onthouden” bij het aanmelden, of niet.

  • Toon de afkorting van de locatie in de boomweergave: Bepaalt of de afkorting van de locatie getoond wordt in de boomweergave, of niet.

    Als het veld “Afkorting” ingevuld is in het infovenster van de locatie, dan zal deze afkorting verschijnen in de boomweergave – vóór de naam van het evenement – tenzij je deze voorkeur uitschakelt.

  • Gebruikers die datumdecoraties kunnen aanpassen: Bepaalt welke gebruikers datumdecoraties kunnen aanpassen in de kalender: enkel beheerders of alle gebruikers.

  • Scheidingsteken gebruikt bij het exporteren van CSV-bestanden: Bepaalt welk scheidingsteken gebruikt wordt bij het exporteren van CSV-bestanden: een komma of kommapunt.

  • Het recht om een resourceboeking te wijzigen wordt bepaald door: Zie Definitie van rechten voor meer informatie over deze instelling.

Let op

Klik op de knop “Bewaar” (onderaan de lijst) om de aanpassingen op te slaan.

Verouderde functionaliteit§

Om de werking van Yesplan te verbeteren is het soms nodig om onderdelen te verwijderen of te wijzigen. Als dat mogelijk processen bij klanten verstoort, plaatsen we dergelijke functionaliteit eerst bij “Gebruik verouderde functionaliteit”:

  • Je kan tijdelijk op de oude manier blijven werken door “Ja” te kiezen in de keuzelijst onder “Gebruik verouderde functionaliteit”
  • Hou er wel rekening mee dat deze functionaliteit uiteindelijk zal verdwijnen of wijzigen. Het is dus de bedoeling dat je spoedig je processen in Yesplan aanpast en in de keuzelijst voor “Nee” kiest.

Tip

Wil je meer te weten komen over wat er precies verandert? Raadpleeg dan onze lijst met Verouderde en verwijderde functionaliteit.