Ga naar inhoud

Concepten

Voor je met contacten aan de slag gaat, is het niet slecht om de belangrijkste concepten te overlopen. Je vindt hieronder een overzicht.

Een contact kan een persoon zijn, of een organisatie. Beide worden verbonden door de contactlink, de functie van de persoon bij een organisatie. Deze link is zowel te zien bij de persoon als bij de organisatie, maar het betreft dezelfde link. Anne is bijvoorbeeld choreograaf bij Rosas, en dat is te zien bij de links van Anne en bij de links van Rosas.

Een persoon of organisatie kan meerdere links hebben. Anne is bijvoorbeeld choreograaf bij Rosas, maar ook directeur van P.A.R.T.S. En bij P.A.R.T.S. doet Marieke de productie.

Personen, organisaties en links noemen we types van contacten.

Koppeling met medewerkers en gebruikers§

Mensen in Yesplan zijn in de eerste plaats een type resource; medewerkers (de ‘human resources’). Deze medewerkers kunnen gegroepeerd worden in een of meerdere teams, en je kan ook taken toewijzen aan medewerkers.

Gebruikers bestaan ook. Dit zijn mensen die een gebruikersnaam hebben om zich aan te melden bij Yesplan. Gebruikers krijgen bevoegdheden om bepaalde zaken binnen Yesplan te zien, of niet te zien, of aan te passen, of te verwijderen. Gebruikers zijn stééds gekoppeld aan een medewerker.

Contacten tenslotte, kunnen ook gekoppeld worden aan medewerkers, maar doorgaans zijn er een pak meer contacten die je moet bijhouden dan mensen waarmee je samenwerkt of die je inplant. Met andere woorden: niet alle contacten zullen een medewerker als tegenhanger hebben.

Labels§

Labels kunnen gebruikt worden voor alles wat helpt om de contacten verder te beschrijven of te segmenteren, zoals ‘klant’, ‘vrijwilliger’, of ‘partner’, enzovoort.

Een of meerdere labels kunnen rechtstreeks toegevoegd worden aan de persoon, of aan de organisatie. Labels kunnen echter ook specifiek toegevoegd worden aan de link, dus aan de persoon binnen de organisatie.

De labels kunnen gebruikt worden om contacten op te zoeken en die vervolgens eventueel ook te exporteren.

Boekingen§

Contacten kunnen geboekt worden bij evenementen. Je kan ze ook toevoegen aan resources, geboekte resources, en zelfs aan contacten en geboekte contacten.

Boekingen van contacten omvatten, in tegenstelling tot boekingen van medewerkers, geen tijden en ook geen prijzen.

Custom data§

Aan contacten kan custom data toegevoegd worden. Dit zijn bijkomende velden die naast de standaardgegevens toegevoegd kunnen worden op een apart tabblad van het infovenster van contacten en contactboekingen.

Daarenboven bestaan er ook customdatavelden van het type contact, de contactvelden. Dit zijn specifieke invulvelden die je toelaten om contacten toe te voegen aan evenementen, resources of contacten.

In het hoofdstuk systeeminstellingen vind je een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden van custom data.

Tip

Nieuw in v27 Wil je in een infovenster het keyword van customdatavelden makkelijk achterhalen? Druk dan de toetsen CTRL-ALT (Windows) of CTRL-Option (macOS) in: het label van het veld verandert in het keyword. Wil je het keyword kopiëren? Klik het label dan aan terwijl je diezelfde toetsen ingedrukt houdt.