Ga naar inhoud

Concepten

Voor je met contacten aan de slag gaat, is het niet slecht om de belangrijkste concepten te overlopen. Je vindt hieronder een overzicht.

Een contact kan een persoon zijn, of een organisatie. Beide worden verbonden door de contactlink, de functie van de persoon bij een organisatie. Deze link is zowel te zien bij de persoon als bij de organisatie, maar het betreft dezelfde link. Anne is bijvoorbeeld choreograaf bij Rosas, en dat is te zien bij de links van Anne en bij de links van Rosas.

Een persoon of organisatie kan meerdere links hebben. Violet is bijvoorbeeld technieker bij RockIt, maar ook vrijwilliger bij Shakespeare Company.

Personen, organisaties en links noemen we types van contacten.

Contacten, medewerkers en gebruikers§

Je verzameling contacten bevat vooral personen en organisaties die geen deel uitmaken van je eigen organisatie: klanten, artiesten, leveranciers enz. De personeelsleden van je eigen organisatie kunnen echter ook contacten zijn, en worden bovendien meestal gekoppeld met een medewerker (“human resource”) en een gebruiker van Yesplan.

Kortom, een personeelslid van je organisatie kan op drie manieren in Yesplan verschijnen:

  • Gebruiker: omvat alles wat te maken heeft met het aanmelden in Yesplan (gebruikersnaam, wachtwoord) en het gebruik van Yesplan (gebruikersgroep, rechten, voorkeuren).
  • Medewerker: zorgt ervoor dat iemand als resource geboekt kan worden op evenementen, en omvat daarbij ook een prijsdefinitie, toegewezen teams, onbeschikbaarheden, diensten en pauzes in de Teamplanner enz. Een medewerker bevat echter geen contactgegevens.
  • Contact: van het type “Persoon”. Het bevat al de contactgegevens, en eventuele contactlinks met de organisatie.

Deze drie aspecten zijn in Yesplan meestal gekoppeld om ze naar één enkele persoon te laten verwijzen:

  • Gebruiker 🔗 Medewerker (🔗 Contact)
    • Een gebruiker is altijd gekoppeld met een medewerker. Je kan deze koppeling enkel verbreken door een gebruiker te verwijderen.
    • Een medewerker kan gekoppeld zijn met een contact, maar dit is niet verplicht. We raden het wel aan, omdat je dan ook bijv. het telefoonnummer of het e-mailadres van een geboekte medewerker kan opzoeken.
  • Als je een contact inspecteert zal Yesplan de eventuele koppelingen met een gebruiker en/of medewerker weergeven (en vice versa).
  • Als je de naam en de voornaam van een contact aanpast, dan zal dit ook aangepast worden op de medewerker en de gebruiker (en vice versa).

Opmerking

Een gebruiker is altijd gekoppeld met een medewerker, maar niet elke medewerker moet per se gekoppeld zijn met een gebruiker. Je kan met andere woorden medewerkers aanmaken die geen toegang hebben tot Yesplan: vrijwilligers, freelance techniekers enz.

Labels§

Labels kunnen gebruikt worden voor alles wat helpt om de contacten verder te beschrijven of te segmenteren, zoals ‘klant’, ‘vrijwilliger’, of ‘partner’ enz.

Een of meerdere labels kunnen rechtstreeks toegevoegd worden aan de persoon, of aan de organisatie. Labels kunnen echter ook specifiek toegevoegd worden aan de link, dus aan de persoon binnen de organisatie.

De labels kunnen gebruikt worden om contacten op te zoeken en die vervolgens eventueel ook te exporteren.

Gewijzigde functionaliteit

Sinds Yesplan 28 worden labels voor contacten en evenementen overal alfabetisch gesorteerd. Zie Verouderde en verwijderde functionaliteit voor meer informatie over de oude en nieuwe werkwijze.

Boekingen§

Contacten kunnen geboekt worden bij evenementen. Je kan ze ook toevoegen aan resources, geboekte resources, en zelfs aan contacten en geboekte contacten.

Boekingen van contacten omvatten, in tegenstelling tot boekingen van medewerkers, geen tijden en ook geen prijzen.

Custom data§

Aan contacten kan custom data toegevoegd worden. Dit zijn bijkomende velden die naast de standaardgegevens toegevoegd kunnen worden op een apart tabblad van het infovenster van contacten en contactboekingen.

Daarenboven bestaan er ook customdatavelden van het type contact, de contactvelden. Dit zijn specifieke invulvelden die je toelaten om contacten toe te voegen aan evenementen, resources of contacten.

In het hoofdstuk “Systeeminstellingen” vind je een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden van custom data.

Tip

Wil je in een infovenster het keyword van customdatavelden makkelijk achterhalen? Druk dan de toetsen Ctrl+Alt (Windows) of Ctrl+Option (macOS) in: het label van het veld verandert in het keyword. Wil je het keyword kopiëren? Klik het label dan aan terwijl je diezelfde toetsen ingedrukt houdt.