Ga naar inhoud

Zoeken

Als je contacten efficiënt wilt beheren is het handig als je ook overzichten kan maken via zoekopdrachten. Hieronder vind je een overzicht van de mogelijkheden.

Zoekvenster contacten§

Het zoekvenster voor de contacten wordt geopend door te klikken op het menu-item “Zoek contacten…” van het navigatiemenu-item “Contacten”.

Bovenaan het zoekvenster kan je een zoekopdracht invoeren en filters instellen. De gevonden contacten worden getoond in een tabel, waarbij je kan kiezen welke eigenschappen van de contacten te zien zijn door kolommen toe te voegen of te verwijderen.

Zoeken naar contacten§

In het zoekvenster voor contacten kan je eenvoudigweg zoeken door (een deel van) de naam in het zoekveld te typen (start het zoeken door middel van ENTER of door op het vergrootglas te klikken naast het zoekveld).

Wanneer een zoekopdracht veel resultaten oplevert, dan zal maar een beperkt deel van die resultaten tegelijkertijd getoond worden. Als je door de tabel met zoekresultaten scrolt, dan zal je bij een lange lijst op een schijnbaar leeg deel van de tabel terecht komen. Wanneer je stopt met scrollen echter, dan zal dat deel van de tabel automatisch gevuld worden met contacten.

Het infovenster van het contact kan je openen door te dubbelklikken op een rij in de tabel met resultaten of door “Toon info” te kiezen uit het contextmenu (het menu dat geopend wordt door te rechtsklikken op de rij).

Je kan ook specifieke zoekopdrachten gebruiken, zoals label:vrijwilliger.

Merk op dat het hier niet nodig is om de scope contact op te geven; deze is impliciet in dit zoekvenster. Echter, Naast de scope contact kan er hier ook gezocht worden binnen andere scopes, namelijk person_or_organization, person, organization, contactlink. Deze scopes dien je dan wél expliciet op te geven.

In het hoofdstuk zoektaal vind je een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten naar personen, organisaties, de links tussen beide, de boekingen van contacten, of combinaties van dit alles.

Filters in zoekvenster contacten§

Er zijn twee verschillende filters beschikbaar in het zoekvenster voor contacten waarmee je de zoekresultaten kan beperken: een filter voor het type van contact en een filter op basis van de eigenaar van het contact.

De filter voor het type van contact – personen, organisaties of links – is handig wanneer je alleen geïnteresseerd bent om bepaalde types van contacten te zien in je zoekresultaten (bijvoorbeeld enkel organisaties en links). Deze filter wordt ingesteld in het keuzemenu aan de linkerkant van het zoekveld. Door een type van contact aan of uit te vinken, zal dit type wel of niet opgenomen worden in de zoekresultaten.

De filter op basis van de eigenaar van het contact kan door een beheerder uitgezet worden, en verschijnt dus eventueel niet bij je installatie. Het staat rechts van het zoekveld en heeft als opties “Enkel van mijn groep” en “Van alle groepen”. Bij de optie “Enkel van mijn groep” worden de zoekresultaten beperkt tot de contacten waarvan de eigenaar lid is van jouw hoofdgebruikersgroep. Bij de optie “Van alle groepen” worden de zoekresultaten niet beperkt.

Werken met de zoekresultaten§

Personen, organisaties en links worden door elkaar getoond in de zoekresultaten. Je kan organisaties en links herkennen aan hun specifieke icoontjes (een kantoorgebouw voor organisaties en een schakel van een ketting voor links). Personen die tevens een medewerker (‘human resource’) of gebruiker zijn hebben ook elk een specifiek icoontje (een ‘H’ in een groen cirkeltje voor medewerkers en een silhouet van een persoon voor gebruikers).

Je kan de links van personen en organisaties ook zichtbaar maken door te klikken op het driehoekje in de 2de kolom; de links worden dan in een lijst getoond in een extra rij eronder.

De zoekresultaten kunnen gesorteerd worden op elke kolom naar keuze. Je kan kolommen toevoegen, verwijderen en van plaats verwisselen. Om meerdere kolommen gelijktijdig toe te voegen of te verwijderen, klik je op het +-knopje rechts boven de tabel. Dit opent een detailvenster waar de zichtbare kolommen aangevinkt zijn. De kolommen die je wil toevoegen kan je aanvinken en de kolommen die je wil verwijderen kan je uitvinken. Om snel een bepaald veld te vinden, kan je de naam ervan intypen in het zoekveld; de velden in de lijst zullen beperkt worden tot deze die overeenkomen met je zoekopdracht. Klik vervolgens op “Wijzigingen toepassen”.

Bewaarde zoekopdrachten§

Vaak gebruikte zoekopdrachten kunnen ook bewaard worden voor hergebruik. De bewaarde zoekopdrachten kunnen getoond worden door te klikken op “Bewaarde zoekopdrachten” aan de rechterkant van het zoekveld. Je kan hier zelf zoekopdrachten toevoegen, wijzigen en verwijderen. De bewaarde zoekopdrachten zijn persoonlijk.

Klikken op een bewaarde zoekopdracht zal de zoekopdracht meteen uitvoeren.

Opmerking

Een beheerder kan ook zoekopdrachten voordefiniëren, en die op die manier klaarzetten voor gebruikers die ze vervolgens (al dan niet bewerkt) kunnen bijhouden bij hun persoonlijke bewaarde zoekopdrachten. Zie handleiding systeeminstellingen.

Contacten beheren in het zoekvenster voor contacten§

In het zoekvenster voor contacten kunnen eveneens personen en organisaties aangemaakt worden, en bestaande contacten gedupliceerd en verwijderd worden. Dit doe je door het contextmenu te openen op de juiste rij in de tabel met resultaten.

Je kan een persoon ook linken met een bestaande organisatie door middel van de optie “Koppelen met persoon…” of “Koppelen met organisatie…”, naargelang je een persoon of organisatie hebt geselecteerd.