Tessitura

Tessitura is software voor ticketverkoop. Meer informatie vind je op:

Met deze integratie kan je de volgende acties uitvoeren:

Vanuit Yesplan de informatie van evenementen versturen naar Tessitura om daar de ticketverkoop te organiseren.
Gegevens uit Tessitura (bijv. aantal verkochte tickets) tonen op het evenement in Yesplan.

Configuratie§

Let op

De configuratie van de integratie vereist het opzetten van de “Venue Management API” op de installatie van Tessitura. Gelieve contact op te nemen met Tessitura om een ticket te openen met de vraag om de “Venue Management API” te activeren.

Om de integratie in te stellen moet je de volgende stappen zetten:

Verplichte customdatavelden aanmaken.
Optionele customdatavelden aanmaken.
Customdatavelden aanmaken voor gegevens uit Tessitura.
De integratie instellen.

Verplichte customdatavelden aanmaken§

Om evenementen te kunnen versturen naar Tessitura, moet je onderstaande customdatavelden aanmaken in Yesplan:

een publicatieknop om het evenement door te sturen
een invulveld voor de “Performance code” in Tessitura
een keuzelijst voor de producties in Tessitura
velden voor integratiegegevens van gegevenstype “Tekst (één regel)”, voor de “Performance ID” en de “Production season ID” in Tessitura

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.
We raden aan om al de customdatavelden voor Tessitura samen te brengen op één tabblad in het infovenster voor evenementen, bijvoorbeeld met de naam ‘Ticketing’.

Ga naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data” en maak een nieuwe groep aan voor Tessitura, of je kan ervoor kiezen om de velden toe te voegen aan een bestaande groep. Voeg vervolgens onderstaande customdatavelden toe aan de groep, en wijs ze toe aan een tabblad:

Type customdataveld	Label	Keyword
Publicatieknop	Versturen naar Tessitura	tessitura_publicatieknop
Invulveld	Performance code	tessitura_performance_code
Keuzelijst	Productie	tessitura_production
Integratiegegevens – Tekst (één regel)	Performance ID	tessitura_performance_id
Integratiegegevens – Tekst (één regel)	Production season ID	tessitura_production_season_id

Tip

De keuzelijst voor de productie zal automatisch gevuld worden met gegevens uit Tessitura. Zie Verplichte velden koppelen voor meer informatie.
Je kan de waarde voor het label en het keyword zelf kiezen, maar in het vervolg van deze handleiding verwijzen we naar de waardes in bovenstaande tabel.

Optionele customdatavelden aanmaken§

Als je een evenement verstuurt naar Tessitura, dan stuurt Yesplan standaard onderstaande waardes op:

Veld in Tessitura	Standaardwaarde verstuurd door Yesplan
PerfDt	De starttijd van het evenement.
ProdSeasonDesc	De naam van het evenement dat als productie ingesteld is of van de evenementgroep die als productie ingesteld is.

Je kan voor deze velden een customdataveld aanmaken:

Als dat customdataveld een waarde bevat, dan stuurt Yesplan deze waarde naar Tessitura.
Als het customdataveld leeg is, dan stuurt Yesplan de standaardwaarde naar Tessitura.

Tip

Yesplan volgt een bepaalde logica bij het bepalen van de starttijd. Zie Tijdstippen versturen voor meer informatie.

Als je beslist om customdatavelden aan te maken, ga dan naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data” en maak een nieuwe groep aan voor Tessitura, of je kan ervoor kiezen om de velden toe te voegen aan een bestaande groep. Voeg vervolgens onderstaande customdatavelden toe aan de groep:

Type customdataveld	Label	Keyword
Datum-tijdveld	Starttijd	tessitura_starttime
Invulveld	Productienaam	tessitura_production_name

Tip

We raden aan om de getoonde starttijd van het tijdschema te gebruiken voor het bepalen van de tijdstippen in Tessitura. Zie Tijdstippen versturen voor meer informatie.
Je kan de waarde voor het label en het keyword zelf kiezen, maar in het vervolg van deze handleiding verwijzen we naar de waardes in bovenstaande tabel.
Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.
We raden aan om al de customdatavelden voor Tessitura samen te brengen op één tabblad in het infovenster voor evenementen, bijvoorbeeld met de naam ‘Ticketing’.

Customdatavelden aanmaken voor gegevens uit Tessitura§

Het is mogelijk om gegevens uit Tessitura te tonen in Yesplan, in customdatavelden van het type “Externe gegevens”. Als je beslist om dit te doen, ga dan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”. Maak vervolgens een nieuwe groep aan voor Tessitura, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep. Maak ten slotte customdatavelden aan van het juiste type:

Veld in Tessitura	Type customdataveld in Yesplan
Tickets sold	Externe gegevens – Getal
Complimentary tickets	Externe gegevens – Getal
Number of attendees	Externe gegevens – Getal
Total ticket sales amount	Externe gegevens – Getal

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.
We raden aan om al de customdatavelden voor Tessitura samen te brengen op één tabblad in het infovenster voor evenementen, bijvoorbeeld met de naam ‘Ticketing’.

Integratie instellen§

Om de integratie in te stellen, moet je onderstaande stappen zetten:

integratie aanmaken
verplichte velden koppelen
locaties koppelen
optionele velden koppelen
externe gegevens instellen

Integratie aanmaken§

Je maakt de integratie aan op de volgende manier:

Ga als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Integraties”.
Klik op het ‘+’-icoontje en geef een naam aan de integratie, bijv. ‘Tessitura’.
Selecteer “Tessitura” in de keuzelijst naast “Type integratie”.

Vervolgens verschijnen velden die je moet invullen om te verbinden met Tessitura:

Je ontvangt de waardes voor “URL” en “Access ID” van Tessitura.
Vul deze waardes in en klik op “Verifieer authenticatie” om de integratie te testen.

Verplichte velden koppelen§

Om de evenementen vanuit Yesplan op te sturen naar Tessitura, moet je een publicatieknop koppelen aan de integratie:

Ga als beheerder naar de pagina van “Tessitura” in “Systeeminstellingen” > “Integraties”. Je kan de publicatieknop instellen in de tabel onder “Acties”.
Selecteer naast de actie “Publiceer” het keyword van de publicatieknop die je aangemaakt hebt onder Verplichte customdatavelden aanmaken. In ons voorbeeld was dat ‘tessitura_publicatieknop’.

Eens de publicatieknop aangemaakt is, kan je de verplichte velden instellen.

Onder “Relaties van de gegevens bij publicatie van evenement”:
- Kies in de keuzelijst naast “PerfCode” het keyword van het customdataveld dat je hiervoor aangemaakt hebt. In ons voorbeeld was dat ‘tessitura_performance_code’.
Onder “Relaties van de gegevens bij publicatie van productie”:
- Kies in de keuzelijst naast “ProdNo” het keyword van het customdataveld dat je hiervoor aangemaakt hebt. In ons voorbeeld was dat ‘tessitura_production’.
Onder “Integratiegegevens – Gegevensstroom van ticketingsysteem naar Yesplan”:
- Kies in de keuzelijst naast “Tessitura performance ID” het keyword van het customdataveld dat je hiervoor aangemaakt hebt. In ons voorbeeld was dat ‘tessitura_performance_id’.
- Kies in de keuzelijst naast “Tessitura production season ID” het keyword van het customdataveld dat je hiervoor aangemaakt hebt. In ons voorbeeld was dat ‘tessitura_production_season_id’.
Onder “Algemene instellingen”:
- Klik naast “Producties” op “Bijwerken” om de keuzelijst voor producties te vullen met gegevens uit Tessitura.

Tip

Verplichte customdatavelden aanmaken legt uit hoe je deze verplichte velden kan aanmaken.

Locaties koppelen§

In deze stap koppel je locaties uit Yesplan aan facilities in Tessitura:

Ga als beheerder naar de pagina van “Tessitura” in “Systeeminstellingen” > “Integraties”.
Klik onder “Locaties” op de actie “Haal facilities op uit Tessitura” (onder de tabel). De tabel bevat nu de lijst met facilities uit Tessitura.
Kies vervolgens voor facilities uit Tessitura de overeenkomstige locaties uit Yesplan.
Bij het publiceren van een evenement zal de geselecteerde locatie uit Yesplan gekoppeld worden aan de facility in Tessitura.

Opmerking

“Zero facility” uit Tessitura is automatisch gekoppeld aan “Zonder locatie” in Yesplan.

Optionele velden koppelen§

Naast deze verplichte velden kan je optioneel ook de waardes van customdatavelden versturen naar Tessitura in plaats van de standaardwaardes:

Ga als beheerder naar de pagina van “Tessitura” in “Systeeminstellingen” > “Integraties”.
Selecteer in de keuzelijst naast het veld in kwestie het keyword van het customdataveld dat je wilt gebruiken. Optionele customdatavelden aanmaken legt uit hoe je deze velden kan aanmaken.
Als je een customdataveld selecteert in de keuzelijst, dan bewaart Yesplan je selectie meteen. Als je toch opnieuw altijd de standaardwaarde wilt gebruiken, kies dan “Standaard” in de keuzelijst.

Tip

Als een optioneel customdataveld een waarde bevat, dan stuurt Yesplan deze waarde door bij de publicatie van een evenement.
Als het customdataveld geen waarde bevat, dan stuurt Yesplan de standaardwaarde door.

Externe gegevens instellen§

Je kan in Yesplan ook de waardes tonen van velden in Tessitura:

Ga als beheerder naar de pagina van “Tessitura” in “Systeeminstellingen” > “Integraties”. Je kan customdatavelden instellen in de tabel onder “Externe gegevens – Gegevensstroom van ticketingsysteem naar Yesplan”.
Selecteer in de keuzelijst naast het veld in kwestie het keyword van het customdataveld dat je wilt gebruiken. Customdatavelden aanmaken voor gegevens uit Tessitura legt uit hoe je deze velden kan aanmaken.

Gebruik§

Eens alles correct ingesteld is, kan je de integratie gebruiken om evenementgegevens door te sturen naar Tessitura.

Een alleenstaand evenement publiceren§

Als je een alleenstaand evenement publiceert naar Tessitura, dan moet je de customdatavelden voor de “Performance code” en de “Production” invullen. We raden aan om ook minstens de onderstaande velden in te vullen:

Naam van het evenement
Tijdschema

Let op

De “Performance code” mag niet langer zijn dan 10 tekens. Vul je toch een langere code in, dan wordt die automatisch ingekort.

Om het evenement te publiceren moet je op de publicatieknop (“Evenement publiceren…”) klikken:

Yesplan haalt de beschikbare waardes op voor “Season” en “Campaign”. Selecteer de juiste waardes voor deze velden in de keuzelijsten.
Klik op “Publiceer” om het evenement door te sturen naar Tessitura.

Tip

Ontdek welke tijdstippen Yesplan verstuurt naar Tessitura.

Meerdere evenementen publiceren in één keer§

Je kan ook meerdere evenementen publiceren in één keer door ze samen te brengen in een evenementgroep en er een productie van te maken:

Maak eerst de verschillende evenementen aan. We raden aan om onderstaande gegevens in te vullen:
- De customdatavelden voor de “Performance code” en de “Production”. Dit zijn verplichte velden in Tessitura.
- Naam van het evenement
- Tijdschema’s
Groepeer vervolgens de evenementen of voeg ze toe aan een bestaande groep. Zie Evenementen groeperen voor meer informatie.
Open een infovenster en klik onderaan links op “Stel productie in”. Selecteer de checkbox van de evenementgroep die je als productie wilt doorsturen.
Publiceer de evenementen door op de publicatiekop (“Alle evenementen publiceren…”) te klikken op het niveau van de productie.
Selecteer de correcte waardes in de keuzelijsten voor “Season” en “Campaign”.
Klik op “Publiceer”.

Tip

Zie Verplichte customdatavelden aanmaken voor meer informatie over het label en de plaats van de publicatieknop.
Ontdek welke tijdstippen Yesplan verstuurt naar Tessitura.

Evenementen wijzigen§

Als er wijzigingen nodig zijn aan gekoppelde velden, dan moet je die in Yesplan aanbrengen, want in de integratie is Yesplan leidend voor deze gegevens. Onderstaande velden moet je altijd aanpassen in Yesplan:

de starttijd van het evenement
de productienaam

Let op

Pas gekoppelde velden van gekoppelde evenementen niet aan in Tessitura. Als je dat toch doet, zullen deze waardes overschreven worden bij de volgende aanpassing in Yesplan.

Evenementen herroepen§

Eens je een evenement gepubliceerd hebt, verandert de tekst op de publicatieknop in “Evenement herroepen”. Als je dan op de publicatieknop klikt, verbreek je de koppeling tussen Yesplan en Tessitura.

Evenementen kopiëren§

Je kan in Yesplan evenementen kopiëren die al gekoppeld zijn met Tessitura. Deze nieuwe evenementen zijn echter niet automatisch gekoppeld met Tessitura:

Kies na het kopiëren de juiste waardes voor de velden “Performance code” en “Production”.
Klik op de publicatieknop om het evenement door te sturen naar Tessitura.

Evenementen verwijderen§

We raden af om gekoppelde evenementen te verwijderen in Yesplan. Je kan ze beter een bepaalde status toekennen in Yesplan, bijv. ‘Geannuleerd’. Afhankelijk van je werkwijze kan je ook de koppeling tussen Yesplan en Tessitura verbreken voor het evenement in kwestie. Zie Evenementen herroepen voor meer informatie.

Gegevens uit Tessitura bekijken§

Je kan in Yesplan ook gegevens uit Tessitura zien (bijv. aantal verkochte tickets) als je er customdatavelden voor aangemaakt hebt. Zie Externe gegevens instellen.

De gegevens worden automatisch opgehaald als het langer dan een uur geleden is dat het tabblad met customdatavelden in kwestie geopend is door een gebruiker.
Je kan de gegevens ook manueel ophalen via de knop “Vernieuwen” rechts van het veld.

Veelgestelde vragen§

Tijdstippen versturen§

Yesplan volgt onderstaande logica bij het bepalen van de tijdstippen die naar Tessitura gestuurd worden:

Als je een customdataveld gekoppeld hebt voor de starttijd, dan zal Yesplan de waarde van dit veld versturen.
Als dit customdataveld leeg is, dan gebeurt het volgende:
- Als het evenement een tijdschema heeft met een getoonde starttijd (rood bolletje), dan stuurt Yesplan die getoonde starttijd naar Tessitura. We raden aan om op deze manier te werken.
- Als het evenement geen tijdschema bevat, dan stuurt Yesplan het tijdstip van de daglijn door.

Als Yesplan de daglijn verstuurt zijn de tijden afhankelijk van de instelling van de verplaatste daglijn in Yesplan. Bij een daglijn om 07:00 uur zal de starttijd 07:00 uur ‘s morgens zijn.

Tip

We raden aan om de getoonde starttijd van het tijdschema te gebruiken voor het bepalen van de tijdstippen in Tessitura.

Overzicht (on)gepubliceerde evenementen§

Je kan in Yesplan op twee manieren een overzicht maken van evenementen met hun publicatiestatus in Tessitura: via dataviews en via de zoektaal.

Via dataviews§

Het proces staat beschreven in de voorbeelden van dataviews: zie Tickets publiceren voor meer informatie.

Voor Tessitura moet je dan het volgende doen:

De publicatieknop voor Tessitura toevoegen als kolom.
Filteren op “{Publicatieknop} bevat uit” voor alle evenementen die niet gekoppeld zijn met Tessitura.
Filteren op “{Publicatieknop} bevat actief” voor alle evenementen die wel gekoppeld zijn met Tessitura.

Tip

Gebruik ook de datumfilter in je dataview. Als je veel evenementen opvraagt kan het immers even duren voor al de gegevens verschijnen.

Via de zoektaal§

Je kan met onderstaande zoekopdrachten een overzicht opvragen in het algemeen zoekvenster of in het zoekvenster voor evenementen:

event:{keyword-van-de-publicatieknop}:active: Toon al de evenementen die gekoppeld zijn met Tessitura.
event:{keyword-van-de-publicatieknop}:"": Geef al de evenementen die niet gekoppeld zijn met Tessitura.
event:{keyword-van-de-publicatieknop}:error: Zoek al de evenementen waar iets fout loopt in de koppeling met Tessitura.