Demo van de nieuwe features§

Rapporten delen§

De manier waarop rechten voor rapporten bepaald worden is gewijzigd. Voortaan worden de rapporten rechtstreeks gedeeld met een of meerdere gebruikers. De eigenaar van een rapport bepaalt met wie het rapport gedeeld wordt, en wat die gebruikers ermee kunnen doen: bekijken, wijzigen of verwijderen.

De rechten voor de rapporten worden dus niet langer ingesteld en uitgedeeld zoals voor evenementen, resources, prijzen, contacten en taken. Het beheer van de rechten voor rapporten is volledig verdwenen uit de systeeminstellingen. Voortaan worden ze beheerd door de eigenaar van het rapport, bij de rapporten zelf.

Rapporten kunnen gedeeld worden met gebruikers, maar ook met gebruikersgroepen (ook nieuw!). Een gebruiker zal steeds de rechten erven van de gebruikersgroep waarin die zit.

Bijvoorbeeld, indien Jan het recht krijgt om te bekijken, maar behoort ook tot de gebruikersgroep Techniekers die kan wijzigen en verwijderen, dan zal Jan het bestand kunnen wijzigen en verwijderen. Hij verwerft die rechten via de gebruikersgroep waar hij deel van uitmaakt.

Het delen van rapporten stel je in via het infovenster van de sjablonen en via het infovenster van de gegenereerde documenten. In het infovenster van de rapportsjablonen kan de eigenaar bepalen met wie het sjabloon gedeeld wordt, maar ook bepalen met wie het gegenereerde document initieel zal gedeeld worden. Het gegenereerde document wordt dus per standaard gedeeld met de gebruikers zoals dit in het infovenster van de sjabloon ingesteld is, máár de eigenaar van het gegenereerde rapport kan de standaard rechten aanpassen én het document delen met bijkomende gebruikers. Merk op: het is de gebruiker die het document genereert die de eigenaar wordt van dat specifieke gegenereerde document.

Een beheerder heeft overigens dezelfde mogelijkheden als een eigenaar.

Je leest er alles over in de handleiding van de rapporten

De overstap

Het rechtensysteem dat voor alle andere Yesplan elementen wordt gebruikt, werd vóór deze versies van Yesplan ook gebruikt voor rapportsjablonen en gegenereerde documenten. Bij de overgang naar deze versie werden de rechten voor rapportsjablonen omgezet naar het nieuwe systeem van ‘delen’, maar voor de bestaande gegenereerde documenten werden de rechten volgens het voorgaande systeem behouden.

Je kan per gegenereerd document beslissen om over te stappen naar het nieuwe systeem van ‘delen’ (bijvoorbeeld, nadat je geverifieerd hebt dat dit geen nadelige gevolgen heeft). Je kan dit overigens ook in één keer doen voor álle ‘oude’ gegenereerde documenten, via het infovenster van het rapportsjabloon.

Hoe je dit doet, lees je in de handleiding van de rapporten, bij het hoofdstuk “Documenten die gegenereerd werden voor de introductie van ‘delen’

Teams voor medewerkers, gebruikersgroepen voor rechten§

Teams en rechten zijn uit elkaar gegaan: het was geen goed huwelijk, en – uiteindelijk – is deze nieuwe situatie beter voor beide partijen.

Voorheen werd gepoogd de complexe structuur van de organisatie te vatten in één definitie waarbij zowel gebruikers ondergebracht werden in functie van de rechten én medewerkers ondergebracht werden in functie van het groeperen in teams.

Na deze update worden ‘teams’ en ‘rechten’ als aparte concepten beschouwd: medewerkers worden gegroepeerd in teams, rechten worden uitgedeeld aan gebruikersgroepen.

Teams zijn voortaan uitsluitend een verzameling van medewerkers (human resources). Teams worden gebruikt in de Teamplanner om snel een groep van medewerkers op te roepen en bij het toewijzen van taken.

De nieuw geïntroduceerde ‘gebruikersgroepen’ zijn verzamelingen van Yesplan-gebruikers. Gebruikersgroepen dienen voortaan exclusief voor het uitdelen van rechten aan een groep van gebruikers.

‘Teams’ staan vanaf nu dus volledig los van gebruikers, gebruikersgroepen en het rechtensysteem van Yesplan.

Bij de overgang naar deze versie werd een exacte kopie gemaakt van de oude teams voor zowel de teams (voor medewerkers) als de gebruikersgroepen (voor rechten). Er wijzigt dus niets in de praktijk wat betreft rechten en samenstelling van teams.

Door het opdelen naar teams voor medewerkers en gebruikersgroepen voor rechten, wordt het wel mogelijk om – op eigen tempo – schoon schip te houden. Je kan uit de lijst van teams de zaken verwijderen die voorheen voor de rechten gebruikt werden (zodat bijvoorbeeld de keuzelijsten voor het kiezen van het juiste team, enkel die teams bevat die zinvol zijn in de context van medewerkers). Gelijkaardig kan je uit de lijst van gebruikersgroepen de zaken verwijderen die voorheen voor het groeperen van de medewerkers gebruikt werden (en misschien al eens tot verkeerd ingestelde rechten leidden).

Diverse verbeteringen§

Algemeen§

Beheer§