Yesplan 1.22, jun 2017

Rapporten delen§

De manier waarop je rechten voor rapporten bepaalt is gewijzigd. Voortaan deel je de rapporten rechtstreeks met een of meerdere gebruikers. De eigenaar van een rapport bepaalt met wie het rapport gedeeld wordt, en wat die gebruikers ermee kunnen doen: bekijken, wijzigen of verwijderen.

De rechten voor de rapporten worden dus niet langer ingesteld en uitgedeeld zoals voor evenementen, resources, prijzen, contacten en taken. Het beheer van de rechten voor rapporten is volledig verdwenen uit de systeeminstellingen. Voortaan worden ze beheerd door de eigenaar van het rapport, bij de rapporten zelf.

Je kan rapporten delen met gebruikers, maar ook met gebruikersgroepen (ook nieuw!). Een gebruiker zal steeds de rechten erven van de gebruikersgroep waarin die zit.

Bijvoorbeeld, indien Jan het recht krijgt om te bekijken, maar behoort ook tot de gebruikersgroep ‘Techniekers’ die kan wijzigen en verwijderen, dan zal Jan het bestand kunnen wijzigen en verwijderen. Hij verwerft die rechten via de gebruikersgroep waar hij deel van uitmaakt.

Het delen van rapporten stel je in via het infovenster van de sjablonen en via het infovenster van de gegenereerde documenten. In het infovenster van de rapportsjablonen kan de eigenaar bepalen met wie het sjabloon gedeeld wordt, maar ook bepalen met wie het gegenereerde document initieel zal gedeeld worden. Het gegenereerde document wordt dus per standaard gedeeld met de gebruikers zoals dit in het infovenster van de sjabloon ingesteld is, máár de eigenaar van het gegenereerde rapport kan de standaard rechten aanpassen én het document delen met bijkomende gebruikers. Merk op: de gebruiker die het document genereert wordt de eigenaar van dat specifieke gegenereerde document.

Een beheerder heeft overigens dezelfde mogelijkheden als een eigenaar.

Je leest er alles over in de handleiding van de rapporten

Tip

Het rechtensysteem dat je voor alle andere Yesplan elementen gebruikt, werd vóór deze versies van Yesplan ook gebruikt voor rapportsjablonen en gegenereerde documenten. Bij de overgang naar deze versie zijn de rechten voor rapportsjablonen omgezet naar het nieuwe systeem van delen, maar voor de bestaande gegenereerde documenten blijven de rechten volgens het voorgaande systeem behouden.

Je kan per gegenereerd document beslissen om over te stappen naar het nieuwe systeem van delen (bijvoorbeeld, nadat je geverifieerd hebt dat dit geen nadelige gevolgen heeft). Je kan dit overigens ook in één keer doen voor álle oude gegenereerde documenten, via het infovenster van het rapportsjabloon.

Hoe je dit doet, lees je in de handleiding van de rapporten, bij het hoofdstuk Documenten die gegenereerd werden voor de introductie van “Delen”

Teams voor medewerkers, gebruikersgroepen voor rechten§

Teams en rechten zijn uit elkaar gegaan: het was geen goed huwelijk, en – uiteindelijk – is deze nieuwe situatie beter voor beide partijen.

Voorheen werd gepoogd de complexe structuur van de organisatie te vatten in één definitie waarbij zowel gebruikers ondergebracht werden in functie van de rechten én medewerkers ondergebracht werden in functie van het groeperen in teams.

Na deze update zijn teams en rechten aparte concepten: medewerkers worden gegroepeerd in teams, rechten worden uitgedeeld aan gebruikersgroepen.

Teams zijn voortaan uitsluitend een verzameling van medewerkers (human resources). Je kan teams gebruiken in de Teamplanner om snel een groep van medewerkers op te roepen en bij het toewijzen van taken.

De nieuw geïntroduceerde gebruikersgroepen zijn verzamelingen van Yesplan-gebruikers. Gebruikersgroepen dienen voortaan exclusief voor het uitdelen van rechten aan een groep van gebruikers.

Teams staan vanaf nu dus volledig los van gebruikers, gebruikersgroepen en het rechtensysteem van Yesplan.

Bij de overgang naar deze versie werd een exacte kopie gemaakt van de oude teams voor zowel de teams (voor medewerkers) als de gebruikersgroepen (voor rechten). Er wijzigt dus niets in de praktijk wat betreft rechten en samenstelling van teams.

Door het opdelen naar teams voor medewerkers en gebruikersgroepen voor rechten, kan je wel – op eigen tempo – schoon schip houden. Je kan uit de lijst van teams de zaken verwijderen die voorheen voor de rechten gebruikt werden (zodat bijvoorbeeld de keuzelijsten voor het kiezen van het juiste team, enkel die teams bevat die zinvol zijn in de context van medewerkers). Gelijkaardig kan je uit de lijst van gebruikersgroepen de zaken verwijderen die voorheen voor het groeperen van de medewerkers gebruikt werden (en misschien al eens tot verkeerd ingestelde rechten leidden).

Diverse verbeteringen§

Algemeen§

Voortaan kan je de zoomfunctionaliteit van de browser gebruiken om tekst kleiner of groter te maken zonder dat de evenementenkalender in de soep draait.
Je kan de tijden van onbeschikbaarheden vanaf heden snel aanpassen in de evenementenkalender door te klikken op het icoontje van een klok en gebruik te maken van het detailvenster dat daarbij opent (zoals we dat reeds gewoon zijn voor het aanpassen van de tijden van een evenement).
Je kan ervoor kiezen om je gegevens te onthouden bij het aanmelden, zodat je je automatisch opnieuw aanmeldt bij het opnieuw openen van Yesplan (binnen een bepaalde tijd en zolang je je niet expliciet afmeldt, én indien deze mogelijkheid niet uitgeschakeld is door een beheerder).
Je kan voortaan ook gebruik maken van je e-mailadres om aan te melden (in plaats van de gebruikersnaam). Merk echter op dat dit niet zal kunnen indien éénzelfde e-mailadres meerdere keren in gebruik is, en dus niet uniek verbonden is aan één gebruiker. In dergelijke gevallen zal je enkel kunnen aanmelden door gebruik te maken van de gebruikersnaam.
Bij het gebruiken van de datumnavigatie in de weekweergave van de Teamplanner om naar de vorige of volgende dag te gaan, worden de datums die op het scherm verschijnen voortaan automatisch uitgebreid indien je voorbij de periode navigeert die reeds op het scherm getoond is.
Voortaan wordt er in álle suggestielijsten gezocht doorheen de volledige tekst, en niet enkel in het begin van de tekst (voorheen was dit niet zo bij het zoeken naar labels of beschrijvingen van het tijdschema, bij de andere suggestielijsten wel). De resultaten die beginnen met de karakters die overeenkomen met de zoekopdracht verschijnen evenwel nog steeds eerst.
Voorheen kon je – door de URL te delen – gedurende een zeer korte tijd je eigen sessie delen met anderen. Uit veiligheidsoverwegingen is dit niet langer mogelijk.

Beheer§

Je kan de filter voor de zoekvensters (voorheen: “Mijn team / Alle teams”, voortaan: “Enkel van mijn groep / Van alle groepen”) volledig uitschakelen bij de systeemvoorkeuren. De gebruiker zal dan steeds álle resultaten zal zien waarvoor die de rechten heeft om ze te bekijken.
Bij de API-sleutels zijn de onnodige waardes van het attribuut “client” verwijderd. In de praktijk dien je dit attribuut enkel nog aan te passen voor koppelingen met ticketmatic v2. Voor alle andere gevallen laat je de waarde staan op “Geen enkele”.