Ga naar inhoud

Concepten

Voor je met evenementen aan de slag gaat, is het niet slecht om de belangrijkste concepten te overlopen. Je vindt hieronder een overzicht.

Evenementen§

Een evenement in Yesplan is een boeking van één locatie op één datum. Elk evenement heeft een eigen tijdschema, resourceboekingen, taken, contacten, bijlagen (documenten, afbeeldingen, enz.) en extra gegevens (de zogenaamde ‘custom data’, zie verder). Een evenement dat over meerdere dagen georganiseerd wordt of in meerdere locaties doorgaat, wordt in Yesplan opgebouwd als een evenementgroep.

Een evenement met een leeg tijdschema duurt steeds een volledige dag (24 uur). Een evenement met een ingevuld tijdschema loopt van het eerste tijdstip in het schema tot het laatste.

Evenementgroepen§

Een evenementgroep maakt één geheel van afzonderlijke evenementen. Deze groepering laat toe om een activiteit in te plannen die over meer dan één locatie of dag loopt en de samenhang duidelijk te maken. Bijvoorbeeld, een festival op diverse locaties en op meerdere dagen, of een theatervoorstelling die over een heel seizoen elke week herhaald wordt. Dit soort zaken worden in Yesplan opgebouwd als een evenementgroep.

Een evenementgroep heeft eigen bijlagen, contacten en custom data die automatisch zichtbaar worden op de evenementen die tot de evenementgroep behoren. Daarnaast kan je in het infovenster van de evenementgroep de gemeenschappelijke tijdschemas en resourceboekingen van de afzonderlijke evenementen in de evenementgroep toevoegen en consulteren.

Evenementenstructuren§

Verschillende evenementgroepen kunnen op hun beurt weer gegroepeerd worden in andere evenementgroepen. Je kan evenementgroepen op die manier helemaal uitbouwen tot uitgebreide samenstellingen in de vorm van een boomstructuur (denk aan een stamboom). Dit is vooral handig voor het structureren van grotere evenementen.

Custom data§

Evenementen en evenementgroepen (maar ook resources, contacten, resourceboekingen en contactboekingen) kunnen uitgebreid worden met velden die door een Yesplan-beheerder worden ingesteld. Tekstvelden, numerieke invulvelden, datumvelden, keuzelijsten, checkboxen, contactvelden en resourcevelden zijn maar enkele van de mogelijke types van velden die toegevoegd kunnen worden. Deze velden worden geordend en getoond op afzonderlijke tabbladen van het infovenster van het evenement. Deze tabbladen worden door een beheerder ingesteld.

Tip

Nieuw in v27 Wil je in een infovenster het keyword van customdatavelden makkelijk achterhalen? Druk dan de toetsen CTRL-ALT (Windows) of CTRL-Option (macOS) in: het label van het veld verandert in het keyword. Wil je het keyword kopiëren? Klik het label dan aan terwijl je diezelfde toetsen ingedrukt houdt.

De customdatavelden die je invult op een evenementgroep worden automatisch zichtbaar gemaakt op de evenementen (of evenementgroepen) die deel uitmaken van die evenementgroep. De evenementen erven de customdatagegevens van de evenementgroep:

  • Wanneer een evenement wordt verwijderd uit de evenementgroep, zal dat evenement deze gegevens niet meer erven en zullen deze dus verdwijnen van het evenement.
  • Je kan de geërfde customdatavelden bij een evenement wél steeds overschrijven, waardoor de geërfde gegevens van de evenementgroep genegeerd worden voor dat evenement.
  • Op die manier kan je gemeenschappelijke gegevens voor een hele evenementgroep invullen en uitzonderingen per evenement noteren.

Productie§

Een evenement of een evenementgroep kan gemarkeerd worden als een productie. Dit is een manier om een evenement of een hele evenementgroep duidelijker voor te stellen als één conceptueel geheel binnen een grotere evenementenstructuur.

Het instellen van producties heeft ook invloed op de prijsberekening. De kortingsformules van de resourceboekingen worden toegepast voor de gehele productie waarbinnen ze vallen (zie resources).

Een evenementgroep kan meerdere producties bevatten. Echter, elk evenement of evenementgroep kan slechts tot één productie behoren.

Status en profiel§

Elk evenement heeft exact één status en één profiel. De status geeft aan in welke fase van het planningsproces het evenement zich bevindt (bijv. optie, bevestigd, afgesloten, afgelast, enz.). Het profiel geeft de soort van het evenement aan (bijv. cultureel, verhuur, concert, enz.). Status en profiel worden in de kalender met kleuren aangeduid (zie verder).

De mogelijke statussen en profielen, alsook de kleuren, zijn volledig configureerbaar door een Yesplan-beheerder.

De status en het profiel van een evenement hebben een invloed op gebruikersrechten, optiebehandeling en prijzen:

  • Gebruikersrechten kunnen verschillen per status waarin een evenement zich bevindt. Dit is afhankelijk van hoe dit werd ingesteld door een beheerder.
  • Voor elke status kan een beheerder instellen wie deze status mag toewijzen.
  • De status van een evenement bepaalt of werkelijke tijden en aantallen toegekend mogen worden aan de boekingen van resource.
  • Evenementen met een optiestatus worden gerangschikt op basis van de tijd van het boeken van het evenement (zie Optievolgorde).
  • Prijsdefinities van resources die geboekt worden op een evenement kunnen automatisch geselecteerd worden op basis van het profiel van het evenement.
  • Status en profiel kunnen bepalen welke customdatavelden van toepassing zijn voor het evenement.

Tijdschema§

Elk evenement heeft een tijdschema. Dit is een reeks tijdstippen, voorzien van korte beschrijvingen, die het verloop van het evenement weergeven. Bepaalde tijdstippen in het tijdschema kunnen afzonderlijke elementen zijn (bijv. openen deuren om 20 uur). Ze kunnen echter ook het begin én het einde van eenzelfde deelactiviteit aangeven (bijv. soundcheck van 16 tot 18 uur).

Uren binnen het tijdschema kunnen als een absolute tijd ingevoerd worden (bijv. afbouw om 22 uur) maar ook in relatie met elkaar gedefinieerd worden (bijv. afbouw begint één uur na het einde van de voorstelling).

De beschrijvingen in het tijdschema kunnen vrij ingevuld worden door de gebruikers of kunnen door een Yesplan-beheerder vastgelegd worden (zie Labels en beschrijvingen). In het tijdschema kunnen ook de getoonde start- en einduren (typisch de publieksuren) van het evenement aangeduid worden; deze worden dan getoond in de evenementenkalender.

Een evenement met een leeg tijdschema duurt steeds een volledige dag (24 uur). Een evenement met een ingevuld tijdschema loopt van het eerste tijdstip in het schema tot het laatste.

Verplaatste daglijn§

Een dag begint om 00:00 en eindigt om 24:00. In Yesplan kan je dit aanpassen. Evenementen kunnen starten vóór middernacht en duren tot ettelijke uren erna. Het zou onhandig zijn als dergelijke evenementen in kalenders steeds opgesplitst worden weergegeven over twee kalenderdagen. Daarom werkt Yesplan overal met een verplaatste daglijn. Dit betekent dat het moment waarop een evenement tot de volgende dag gerekend wordt niet vastligt op middernacht, maar op een later tijdstip.

Met een daglijn die verplaatst is naar 7 uur, bijvoorbeeld, zal Yesplan alle evenementen van 7 uur ’s ochtends tot 7 uur de daaropvolgende ochtend tot dezelfde dag rekenen en tonen. Een evenement dat om 20 uur begint en eindigt de volgende ochtend om 5 uur wordt dus binnen één dag weergegeven.

Merk op dat de daglijn niet zomaar aangepast kan worden bij een bestaande installatie. Deze instelling wordt juist gezet bij het inrichten van Yesplan; eens je Yesplan volop in gebruik genomen hebt is het niet aangewezen om de daglijn aan te passen. De systeeminstelling ‘daglijn’ wordt getoond, maar deze kan niet gewijzigd worden.