Concepten
Voor je met evenementen aan de slag gaat, is het niet slecht om de belangrijkste concepten te overlopen. Je vindt hieronder een overzicht.
Evenementen§
Een evenement in Yesplan is een geplande en georganiseerde gelegenheid in één locatie en op één datum. Elk evenement heeft een eigen tijdschema, resourceboekingen, taken, contacten, bijlagen (documenten, afbeeldingen enz.) en extra gegevens (de zogenaamde custom data, zie verder). Een evenement dat over meerdere dagen georganiseerd wordt of in meerdere locaties doorgaat, bouw je in Yesplan op als een evenementgroep.
Een evenement met een leeg tijdschema duurt steeds een volledige dag (24 uur). Een evenement met een ingevuld tijdschema loopt van het eerste tijdstip in het schema tot het laatste.
Evenementgroepen§
Een evenementgroep maakt één geheel van afzonderlijke evenementen. Deze groepering laat toe om een activiteit in te plannen die over meer dan één locatie of dag loopt en de samenhang duidelijk te maken. Bijvoorbeeld, een festival op diverse locaties en op meerdere dagen, of een theatervoorstelling die zich over een heel seizoen elke week herhaalt. Dit soort zaken zaken bouw je in Yesplan op als een evenementgroep.
Een evenementgroep heeft eigen bijlagen, contacten en custom data die automatisch zichtbaar zijn op de evenementen die tot de evenementgroep behoren. Daarnaast kan je in het infovenster van de evenementgroep de gemeenschappelijke tijdschemas en resourceboekingen van de afzonderlijke evenementen in de evenementgroep toevoegen en consulteren.
Evenementenstructuren§
Je kan verschillende evenementgroepen op hun beurt weer groeperen in andere evenementgroepen. Je kan evenementgroepen op die manier helemaal uitbouwen tot uitgebreide samenstellingen in de vorm van een boomstructuur (denk aan een stamboom). Dit is vooral handig voor het structureren van grotere evenementen.
Custom data§
Je kan evenementen en evenementgroepen (maar ook resources, contacten, resourceboekingen en contactboekingen) uitbreiden met velden die door een Yesplan-beheerder ingesteld zijn. Tekstvelden, numerieke invulvelden, datumvelden, keuzelijsten, checkboxen, contactvelden en resourcevelden zijn maar enkele van de mogelijke types van velden die toegevoegd kunnen worden. Deze velden verschijnen op afzonderlijke tabbladen van het infovenster van het evenement. Deze tabbladen worden door een Yesplan-beheerder ingesteld.
Tip
- Als je in een infovenster het keyword van customdatavelden makkelijk wilt achterhalen, druk dan de toetsen Ctrl+Alt (Windows) of Ctrl+Option (macOS) in. Het label van het veld verandert dan in het keyword.
- Als je het keyword wilt kopiëren, klik het label dan aan terwijl je diezelfde toetsen ingedrukt houdt.
De customdatavelden die je invult op een evenementgroep verschijnen automatisch op de evenementen (of evenementgroepen) die deel uitmaken van die evenementgroep. De evenementen erven de customdatagegevens van de evenementgroep:
- Wanneer je een evenement verwijdert uit de evenementgroep, zal dat evenement deze gegevens niet meer erven en zullen deze dus verdwijnen van het evenement.
- Je kan de geërfde customdatavelden bij een evenement wél steeds overschrijven, waardoor de geërfde gegevens van de evenementgroep genegeerd worden voor dat evenement.
- Op die manier kan je gemeenschappelijke gegevens voor een hele evenementgroep invullen en uitzonderingen per evenement noteren.
Productie§
Je kan een evenement of een evenementgroep markeren als een productie. Dit is een manier om een evenement of een hele evenementgroep duidelijker voor te stellen als één conceptueel geheel binnen een grotere evenementenstructuur:
- Bij het doorsturen van een productie naar je ticketingsoftware kan die laatste alle evenementen in die productie interpreteren als voorstellingen in een reeks. Je ticketingintegratie moet dit vanzelfsprekend ondersteunen. Zie Integraties voor meer informatie.
- Het instellen van producties heeft ook invloed op de prijsberekening. De kortingsformules van de resourceboekingen worden toegepast voor de gehele productie waarbinnen ze vallen en niet voor de individuele evenementen. Zie Invloed van productie voor meer informatie.
- Je kan Yesplan zo instellen dat het infovenster van een evenement automatisch opent met focus op de productie waar het deel van uitmaakt. Zie Navigeren door de evenementgroep voor meer informatie.
Een evenementgroep kan meerdere producties bevatten, maar een evenement of evenementgroep kan tot slechts één productie behoren.
Status en profiel§
Elk evenement heeft exact één status en één profiel. De status geeft aan in welke fase van het planningsproces het evenement zich bevindt (bijv. optie, bevestigd, afgesloten, afgelast enz.). Het profiel geeft de soort van het evenement aan (bijv. cultureel, verhuur, concert enz.). Status en profiel worden in de kalender met kleuren aangeduid (zie verder).
De mogelijke statussen en profielen, alsook de kleuren, zijn volledig configureerbaar door een Yesplan-beheerder.
De status en het profiel van een evenement hebben een invloed op gebruikersrechten, optiebehandeling en prijzen:
- Gebruikersrechten kunnen verschillen per status waarin een evenement zich bevindt. Dit is afhankelijk van hoe dit is ingesteld door een beheerder.
- Voor elke status kan een beheerder instellen wie deze status mag toewijzen.
- De status van een evenement bepaalt of de resourceboekingen ervan werkelijke tijden en werkelijke aantallen kunnen bevatten.
- Evenementen met een optiestatus worden gerangschikt op basis van de tijd van het boeken van het evenement (zie Optievolgorde).
- Als je een resource boekt op een evemement, dan kan de prijsdefinitie automatisch toegewezen worden op basis van het profiel van het evenement.
- Status en profiel kunnen bepalen welke customdatavelden zichtbaar zijn op het evenement.
Tijdschema§
Elk evenement heeft een tijdschema. Dit is een reeks tijdstippen, voorzien van korte beschrijvingen, die het verloop van het evenement weergeven. Bepaalde tijdstippen in het tijdschema kunnen afzonderlijke elementen zijn (bijv. ‘Openen deuren om 20:00 uur’). Ze kunnen echter ook de start én het einde van eenzelfde deelactiviteit aangeven (bijv. ‘Soundcheck van 16:00 tot 18:00’).
Je kan uren binnen het tijdschema invoeren als een absolute tijd (bijv. ‘Afbouw om 22:00 uur’) maar ook in relatie met elkaar (bijv. ‘Afbouw begint één uur na het einde van de voorstelling’).
Je kan de beschrijvingen in het tijdschema vrij invullen of ze kunnen door een Yesplan-beheerder vastgelegd zijn (zie Labels en beschrijvingen). In het tijdschema kan je ook de getoonde start- en einduren (typisch de publieksuren) van het evenement selecteren. Deze verschijnen dan in de evenementenkalender.
Een evenement met een leeg tijdschema duurt steeds een volledige dag (24 uur). Een evenement met een ingevuld tijdschema loopt van het eerste tijdstip in het schema tot het laatste.
Verplaatste daglijn§
Een dag begint om 00:00 uur en eindigt om 24:00 uur. In Yesplan kan je dit aanpassen. Evenementen kunnen starten vóór middernacht en duren tot ettelijke uren erna. Het zou onhandig zijn als dergelijke evenementen in kalenders steeds opgesplitst worden weergegeven over twee kalenderdagen. Daarom werkt Yesplan overal met een verplaatste daglijn. Dit betekent dat het moment waarop een evenement tot de volgende dag gerekend wordt niet vastligt op middernacht, maar op een later tijdstip.
Met een daglijn die verplaatst is naar 07:00 uur, bijvoorbeeld, zal Yesplan alle evenementen van 07:00 uur ‘s ochtends tot 07:00 uur de daaropvolgende ochtend tot dezelfde dag rekenen en tonen. Een evenement dat om 20:00 uur begint en eindigt de volgende ochtend om 05:00 uur verschijnt dus binnen één dag.
Opmerking
Je kan de daglijn kan niet zomaar aanpassen bij een bestaande installatie. De daglijn wordt ingesteld bij het inrichten van Yesplan. Eens je Yesplan volop in gebruik genomen hebt is het niet aangewezen om de daglijn aan te passen. De “Daglijn” is zichtbaar in de systeemvoorkeuren, maar je kan deze niet wijzigen.