Ga naar inhoud

Rechten

Yesplan biedt een rijk model aan om rechten in te stellen. Gezien de complexiteit worden deze best geconfigureerd samen met een Yesplan Customer Success Manager. Echter, eenvoudige configuraties liggen binnen ieders bereik. Wat volgt is een richtlijn om op een eenvoudige manier Yesplan gebruikers aan te maken en hiervoor rechten in te stellen.

Stap 1: gebruikersgroepen aanmaken§

Het is de bedoeling dat alle Yesplan gebruikers ingedeeld worden in gebruikersgroepen. Later zullen we aan elke gebruiker die we aanmaken één gebruikersgroep toewijzen.

De gebruikersgroep wordt gebruikt om éénmalig rechten in te stellen voor álle gebruikers met eenzelfde functie of rol in de organisatie.

Als eerste stap identificeer je alle verschillende functies in je organisatie, en maak je voor elke functie een gebruikersgroep aan. Voor meer informatie over hoe gebruikersgroepen kunnen aangemaakt worden verwijzen we naar de handleiding van de systeeminstellingen.

Stap 2: aanmaken van de gemeenschappelijke rechtensjabloon§

De gemeenschappelijke rechtensjabloon die we hier gaan aanmaken bevat de mogelijkheden en uitgedeelde rechten die van toepassing zijn op elke gebruiker in Yesplan. Later zullen we dit gemeenschappelijk rechtensjabloon aan alle gebruikers toewijzen.

Maak in het scherm om rechtensjablonen te beheren een nieuw sjabloon genaamd ‘Common’ aan en klik daarna op “Toon rechten” om alles in te stellen.

In de ‘Common’ sjabloon vullen we geen mogelijkheden in. In stap 3 zullen we aparte sjablonen aanmaken voor de mogelijkheden, per gebruikersgroep in de organisatie.

In de ‘Common’ sjabloon zullen we enkel de uitgedeelde rechten instellen, en dat voor elke gebruikersgroep.

We voegen alle gebruikersgroepen toe aan de ‘Common’ sjabloon, en geven daarbij, per gebruikersgroep, aan wat die al dan niet mogen doen.

Stap 3: aanmaken van de mogelijkheden-sjablonen§

Voor elke gebruikersgroep in de organisatie maken we een rechtensjabloon aan voor diens mogelijkheden. Bij dit mogelijkheden-sjabloon vullen we enkel het onderdeel in met de mogelijkheden (bovenaan). In stap 4 zullen we bij elke gebruiker aangeven welk mogelijkheden-sjabloon van toepassing is.

De volgende zaken worden bij de mogelijkheden ingesteld:

  • De elementen die de gebruiker kan creëren.
  • Of een gebruiker conflict mag verbergen.
  • Of een gebruiker evenementen met een status van het type vergrendeld mag ontgrendelen.
  • De zichtbaarheid van de tabbladen van de infovensters voor die gebruiker.
  • De statussen die een gebruiker kan toekennen aan evenementen.

Stap 4: gebruikers aanmaken§

In deze laatste stap worden alle gebruikers van de organisatie aangemaakt via het tabblad binnen de systeeminstellingen om gebruikers te beheren. We gaan we volgende zaken invullen:

  • Naam: de volledige naam van de gebruiker.
  • E-mail: het e-mailadres van de gebruiker.
  • Gebruikersnaam: de gebruikersnaam van de gebruiker (hoofdlettergevoelig).
  • Wachtwoord: het wachtwoord voor de gebruiker (hoofdlettergevoelig), kan later door de gebruiker zelf worden aangepast. Veranderd in v27 Yesplan aanvaardt het wachtwoord enkel als het sterk genoeg is. Als je toch een zwak wachtwoord invult, krijg je tips om de sterkte ervan te verhogen.
  • Gebruikersgroepen: voeg hier de overeenkomstige gebruikersgroep voor de gebruiker toe.
  • Hoofdgroep: kies de naam van de organisatie (“Mijn organisatie” in het voorbeeld).
  • Rechtensjablonen: hier worden bij elke gebruiker twee sjablonen toegevoegd; ‘Common’ en de mogelijkheden-sjabloon die overeenstemt met de functie van de gebruiker binnen je organisatie.
  • Beheerder: vink enkel aan als de gebruiker instaat voor het beheer van Yesplan.
  • Beheerder van gebruikersgroep: niet invullen.