Ga naar inhoud

Basisacties

In de evenementenkalender kan je via het contextmenu en via verslepen evenementen en evenementgroepen aanmaken, statussen en profielen toewijzen, evenementen verplaatsen en kopiëren, enzovoort.

Evenementen aanmaken§

Een nieuw evenement aanmaken in Yesplan kan op verschillende manieren:

  • Via het contextmenu van de cel op de gewenste datum en locatie kies je “Nieuw evenement”.
  • Door te dubbelklikken in een lege cel op de gewenste datum en locatie.
  • Door het kopiëren en plakken van een bestaand evenement. Hiermee maak je een nieuw evenement aan dat een kopie van een bestaand evenement is. Hierbij worden alle gegevens (inclusief resourceboekingen, custom data, contacten, enz.) gekopiëerd. Kopiëren en plakken doe je via het contextmenu.

Evenementen groeperen§

Om een nieuwe evenementgroep aan te maken moet je eerst de evenementen aanmaken die deel zullen uitmaken van de groep. Daarna kan je de evenementgroep aanmaken als volgt:

  • Selecteer de evenementen.
  • Kies “Groepeer” in het contextmenu dat je opent op één van de evenementen van de selectie.
  • Dubbelklik op de naam van de nieuwe groep (“Nieuwe groep”) in de cel van één van de evenementen om de nieuwe groep te benoemen.

Indien je een groep wil maken met slechts één onderliggend evenement, hoef je geen selectie uit te voeren. Open gewoon het contextmenu op het evenement.

Tip

Een evenementgroep met één evenement aanmaken en benoemen kan je sneller doen door in het contextmenu van het evenement de optie “Voeg toe aan groep” te kiezen en de naam van een onbestaande evenementgroep in te typen. Yesplan zal een nieuwe evenementgroep aanmaken met de opgegeven naam en het evenement erin plaatsen.

Evenementgroepen groeperen§

In de kalender kan je ook evenementgroepen groeperen om complexere evenementenstructuren op te bouwen. Hiervoor moet je éérst de evenementgroepen selecteren alvorens je “Groepeer” toepast. Een evenementgroep selecteren doe je door een van de evenementen van de evenementgroep aan te klikken terwijl je de ALT-toets ingedrukt houdt. Je kan dit ook doen via het contextmenu, door middel van de optie “Selecteer” (zie Evenementen selecteren), maar dit kan niet door de afzonderlijke evenementen een voor een te selecteren.

Tip

Een complexe evenementenstructuur opbouwen kan eenvoudiger via de boomweergave.

Evenementen toevoegen aan bestaande evenementgroep§

Je kan een evenement of een evenementgroep toevoegen aan een bestaande evenementgroep. Dit doe je door in het contextmenu van het evenement de optie “Voeg toe aan groep” te kiezen, vervolgens de naam van een bestaande evenementgroep in te typen, en de juiste suggestie uit de lijst te kiezen. Het evenement zal dan toegevoegd worden aan de gekozen evenementgroep.

Let op: indien het evenement reeds tot een evenementgroep behoorde, dan wordt deze eerst uit deze evenementgroep verwijderd alvorens tot de gekozen evenementgroep toegevoegd te worden.

Tip

De suggestielijst heeft een filterknop met als opties ‘in mijn locaties’ en ‘in alle locaties’. Indien deze filterknop op ‘in mijn locaties’ staat, dan zullen alle evenementgroepen die (enkel) doorgaan in de locaties die niet zichtbaar zijn in je huidige kalenderweergave, niet getoond worden in de suggestielijst. Indien de filterknop op ‘in alle locaties’ staat, dan zal je steeds álle evenementgroepen te zien krijgen.

Evenementen verwijderen uit een evenementgroep§

Selecteer het evenement of de evenementen (zie Evenementen selecteren). Open het contextmenu en kies vervolgens voor “Groepering opheffen”. De geselecteerde evenementen worden dan uit de evenementgroep gehaald.

Indien je een volledige evenementgroep selecteert (door een van de evenementen van de evenementgroep aan te klikken terwijl je de ALT-toets ingedrukt houdt) die ook onderliggende evenementgroepen bevat, dan worden de onderliggende evenementgroepen behouden. Deze evenementen van de onderliggende evenementgroepen kunnen op hun beurt met een bijkomende “Groepering opheffen” uit de evenementgroep verwijderd worden.

Onbeschikbaarheid instellen§

Om aan te geven dat een locatie niet beschikbaar is op een bepaalde dag, en dus niet geboekt zou mogen worden, gebruik je de actie “Instellen als onbeschikbaar” (via het contexmenu). Een onbeschikbaarheid wordt in de kalender aangeduid met een rode cel.

Evenementen hernoemen§

Deze naam van een evenement of evenementgroep kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Wijzig de naam en druk op ENTER.

Wanneer een evenement beschermd wordt door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Merk op dat een gebruiker hiertoe over voldoende rechten dient te beschikken.

Evenementen selecteren§

Je kan een selectie maken van meerdere evenementen, waarna je een actie kan uitvoeren op al de geselecteerde evenementen. De geselecteerde evenementen worden in het donkerblauw gekleurd.

Selecteren van evenementen kan op verschillende manieren:

  • Één enkel evenement selecteren doe je met één enkele muisklik.
  • Een evenement toevoegen aan de selectie doe je met één enkele muisklik, terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt.
  • Verschillende evenementen tegelijk selecteren kan ook door een kader te trekken rond de evenementen. Klik eerst in de kalender buiten een evenement en sleep vervolgens een kader rond de evenementen die je wenst te selecteren.
  • Een evenementgroep selecteren doe je met één enkele muisklik op een van de evenementen in de groep, terwijl je de ALT-toets ingedrukt houdt. Merk op dat een evenementgroep niet geselecteerd wordt door de afzonderlijke evenementen binnen die groep een voor een te selecteren.
  • Via de optie “Selecteer” van het contextmenu van een evenement kan je elk evenement of elke evenementgroep selecteren die behoort tot de structuur waartoe dit evenement ook hoort.

De selectie ongedaan maken doe je door in een lege cel te klikken.

Tip

Wanneer je het contextmenu opent op een evenement wordt deze automatisch geselecteerd. Indien je het contextmenu opent op een bestaande selectie, dan blijft de selectie behouden.

Evenementen verwijderen§

Een evenement verwijderen doe je door de optie “Verwijder” te kiezen uit het contextmenu.

Wanneer een evenement beschermd wordt door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Merk op dat een gebruiker hiertoe over voldoende rechten dient te beschikken. Let op, het verwijderen van een evenement verwijdert alle boekingen en andere gegevens die deel uitmaken van het evenement.

Je kan meerdere evenementen in één keer verwijderen door ze eerst te selecteren en vervolgens te klikken op “Verwijder” in het contextmenu.

Evenementen verplaatsen§

Je kan evenementen en evenementgroepen verplaatsen van datum en locatie. Losse evenementen kan je eenvoudigweg verslepen van de ene cel naar een andere cel in de kalender. Wanneer een evenement beschermd wordt door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Merk op dat een gebruiker hiertoe over voldoende rechten dient te beschikken.

Om een volledige evenementgroep te verplaatsen moet je eerst de evenementengroep selecteren (zie Evenementen selecteren), en vervolgens moet je de ALT-toets blijven ingedrukt houden tijdens het verslepen. Let op, om een groep te kunnen verslepen, moeten alle evenementen in die groep in dezelfde locatie doorgaan.

Wanneer een evenement beschermd wordt door een slotje, moet je eerst op het slotje klikken om het evenement te ontgrendelen. Dit moet dus óók gebeuren voor alle evenementen in de groep alvorens je de groep kan verplaatsen.

Tip

Je kan via de boomweergave een evenementgroep verplaatsen naar een datum in de verre toekomst. Zie Evenementen of evenementgroep wijzigen voor meer informatie.

Evenementen kopiëren§

Je kan evenementen kopiëren via het contextmenu. Nadat je een of meerdere evenementen hebt gekopieerd (kies “Kopieer” uit het contextmenu) kan je een kopie aanmaken door die ergens te plakken (kies “Plak” uit het contextmenu).

Kopiëren werkt op alle geselecteerde evenementen. Plakken kan verschillende keren herhaald worden om telkens een nieuwe kopie van het evenement aan te maken.

Wanneer je een evenement kopieert worden alle gegevens die deel uitmaken van dat evenement mee gekopieerd. Echter, bij het plakken wordt het evenement niet in de oorspronkelijke groep geplaatst. Indien je de kopie van het evenement in dezelfde groep wil plaatsen als het origineel gekopieerde evenement, gebruik je de optie “Plak in Groep” van het contextmenu.

Om volledige evenementgroepen te kopiëren moet je éérst de evenementgroep selecteren en dan pas kopiëren. Een evenementgroep selecteren doe je door een van de evenementen binnen de evenementgroep aan te klikken terwijl je de ALT-toets ingedrukt houdt. Een evenementgroep selecteren kan ook via de optie “Selecteer” van het contextmenu (zie Evenementen selecteren), maar dit kan niet door de afzonderlijke evenementen een voor een te selecteren.

Bij het plakken van een evenementgroep wordt rekening gehouden met de ‘focus’ bij het kopiëren. Het evenement waarop je de actie “Kopieer” uitvoert krijgt de focus. Het evenement dat de focus heeft zal gekopieerd worden op de datum waarop je de actie “Plak” uitvoert; de andere evenementen in de groep zullen vervolgens ten opzichte van deze focus gepositioneerd worden.

Evenementen herhalen§

Een evenement kan herhaald worden volgens bepaalde instellingen (elke dag, om de twee weken, de eerste van de maand, tot aan een bepaalde datum, enzovoort). Dit doe je via de optie “Herhaal” van het contextmenu.

Alle herhaalde evenementen zijn kopieën van het te herhalen evenement.

Tip

Als het evenement dat je herhaalt in een evenementgroep zit, zullen alle herhalingen van dat evenement binnen dezelfde evenementgroep geplaatst worden. Het is dus vaak handiger dat je een te herhalen evenement eerst in een evenementgroep plaatst, alvorens het evenement te herhalen.

Profiel en status toewijzen§

Bij het aanmaken van een evenement wordt er automatisch een standaard status en profiel toegekend, een evenement dient immers steeds een status en een profiel te hebben. Deze standaardkeuzes zijn in te stellen bij de systeeminstellingen. Het standaard profiel kan bovendien ingesteld worden per gebruiker (bij de “Gebruikersinstellingen”, onder het tabblad “Gebruikersvoorkeuren”).

Het wijzigen van het profiel en de status kan op verschillende manieren:

  • Via het contextmenu door middel van de optie “Wijs status toe” of “Wijs profiel toe”
  • Via het infovenster van het evenement
  • Via het detailvenster van het evenement

Merk op dat het niet mogelijk is om de status van evenementen waaraan werkelijke tijden toegevoegd werden, te wijzigen naar een status die niet van het type “Toestaan werkelijke waardes” is.

Evenementlabels toewijzen§

Je kan evenementen bijkomend typeren door het toewijzen van labels. De labels kunnen vrij ingevuld worden door de gebruikers of kunnen door een Yesplan-beheerder vastgelegd worden (zie Labels en beschrijvingen).

Er zijn twee manieren om event labels toe te kennen aan een evenement:

  • Via het infovenster van het evenement

    Het exacte tabblad en de plaats waar deze labels getoond worden in het infovenster varieert vermits deze ingesteld worden door een Yesplan-beheerder.

  • Via het detailvenster van het evenement