Beheren

Voor je contacten kan boeken moet je ze vanzelfsprekend kunnen aanmaken en beheren. Je vindt hieronder een overzicht van al de mogelijkheden.

Iconen§

Contacten worden gemarkeerd met icoontjes in het zoekvenster voor contacten en het infovenster van het contact:

Contacten die gekoppeld zijn met een gebruiker (en dus ook met een medewerker) verschijnen met een zwart icoontje dat een gebruiker voorstelt.
Contacten die gekoppeld zijn met een geschorste gebruiker verschijnen met het zwarte icoontje van de gebruiker en een rood verbodsteken.
Contacten die enkel met een medewerker gekoppeld zijn verschijnen met een groen cirkeltje met daarin de letter “H” (van human resource).
Contacten met mogelijke duplicaten verschijnen met een rood cirkeltje met daarin de letter “D” (van ‘duplicaat’).
Contacten van het type “Link” verschijnen met twee zwarte schakels van een ketting.
Contacten van het type “Organisatie” verschijnen met een zwart kantoorgebouw.

Icoon	Betekenis
	Contact gekoppeld met een actieve gebruiker en een medewerker.
	Contact gekoppeld met een geschorste gebruiker, zie Een gebruiker schorsen voor meer informatie.
	Contact gekoppeld met een medewerker.
	Contact met mogelijke duplicaten.
	Contact van het type “Link”.
	Contact van het type “Organisatie”.

Aanmaken persoon§

Maak een nieuwe persoon aan door te klikken op het menu-item “Nieuwe persoon…” van het navigatiemenu-item “Contacten”.

Op het tabblad “Contact” van het infovenster dat opent, kan je meteen de basisgegevens van de persoon invullen. Dit zijn de persoonlijke gegevens van deze persoon: zijn naam, aanspreekvorm, adres, taal en bijhorende contactinformatie (zoals e-mailadres, telefoonnummer enz.) enz. Je kan ook een afbeelding toevoegen aan deze persoon.

Opmerking

In Yesplan kan een beheerder de aanspreekvormen voor personen (zoals Mevrouw, Mijnheer, Juffrouw enz.) beheren in “Systeeminstellingen” > “Gebruikers”.

Een beheerder kan een aanspreekvorm ook aanduiden als standaard. Op deze manier zal deze keuze automatisch ingevuld zijn bij het aanmaken van een nieuwe persoon. Het kiezen van een standaard is overigens optioneel. Indien er geen standaard aangeduid is zal het veld “Aanspreekvorm” bij het aanmaken van een nieuwe persoon gewoon leeg zijn.

Bij het aanmaken van een persoon kan je ook meteen een gekoppelde medewerker (een resource) mee aanmaken.

Je kan ook kiezen om de persoon te koppelen aan een reeds bestaande medewerker, op voorwaarde dat de naam overeenkomt. Indien je koppelt met een bestaande medewerker die op zijn beurt reeds aan een contact gekoppeld was, dan zal je de koppeling met dat laatste contact hierdoor verbreken.

Let op

Als je deze nieuwe koppeling met de medewerker opnieuw verbreekt, zal het oude contact niet opnieuw gekoppeld worden. Je zal dit manueel moeten herstellen.

Indien je een contact koppelt met een medewerker die op zijn beurt aan een gebruiker gekoppeld is, dan wordt deze koppeling doorgezet en is het contact dus ook gekoppeld aan de gebruiker (via de medewerker). Bij het verwijderen van een contact dat aan een gebruiker gekoppeld is zal de koppeling tussen de medewerker en de gebruiker nog steeds blijven bestaan.

Opmerking

Yesplan-beheerders kunnen een aantal bijkomende zaken omtrent contacten instellen. Zo kunnen ze instellen of er – naast voornaam en achternaam – ook gebruik gemaakt wordt van initialen (of voorletters) en tussenvoegsels (zoals gebruikelijk is in Nederland). Meer informatie vind je in Voorkeuren voor contacten.

Aanmaken organisatie§

Je kan een nieuwe organisatie aanmaken door te klikken op het menu-item “Voeg nieuwe organisatie toe” van het navigatiemenu-item “Contacten”.

Op het tabblad “Contact” van het infovenster dat opent, kan je meteen de basisgegevens van de organisatie invullen. Dit zijn de gegevens van de organisatie zelf: de naam, rechtsvorm, adres, btw-nummer en bijhorende algemene contactinformatie (zoals e-mailadres, telefoonnummer enz.) enz. Je kan ook een afbeelding toevoegen aan deze organisatie.

Opmerking

Yesplan-beheerders kunnen de rechtsvormen voor organisaties (zoals NV, BVBA, VZW enz.) beheren in “Systeeminstellingen” > “Contacten”.

Een beheerder kan een rechtsvorm aanduiden als standaard. Op deze manier zal deze keuze automatisch ingevuld zijn bij het aanmaken van een nieuwe organisatie. Het kiezen van een standaard is overigens optioneel. Indien er geen standaard aangeduid is zal het veld “Rechtsvorm” bij het aanmaken van een nieuwe organisatie gewoon leeg zijn.

Meerdere adressen voor contacten§

Bij een contact – een persoon of organisatie – kan je meerdere adressen bijhouden. Elk adres is van een bepaald adrestype, bijvoorbeeld ‘Postbus’ of ‘Facturatieadres’. Een Yesplan beheerder bepaalt welke adrestypes beschikbaar zijn (zie handleiding van de systeeminstellingen, bij het hoofdstuk Adrestypes beheren).

Elk contact heeft minstens één adres (van een adrestype naar keuze). Er kan van elk adrestype (exact) één adres toegevoegd worden aan een contact, maar dat hoeft niet.

Je kan per contact ook steeds één adres als standaard markeren, het zogenaamde standaardadres van dat contact. Indien een contact slechts één adres heeft, dan is dat automatisch het standaardadres.

De zoektaal voorziet, naast het bevragen van het standaardadres van een contact, ook specifieke keywords voor alle verschillende types van adressen die bij een contact kunnen voorkomen. Je leest er alles over in de handleiding van de zoektaal bij het hoofdstuk Bevragen van adressen van contacten.

Links toevoegen§

De contactlink stelt de functie voor van een persoon bij een organisatie.

Je kan links toevoegen bij de persoon of de organisatie. Het maakt niet uit waar je dit toevoegt, want deze links zijn steeds symmetrisch: als Violet Technieker is bij RockIt, dan zal dit te zien zijn bij de links van Violet en bij de links van RockIt.

Je kan een persoon enkel linken met een organisatie, en omgekeerd. Je kan geen persoon linken met een andere persoon, of een organisatie met een andere organisatie.

Maak een link aan door “Voeg een link toe” aan te klikken op het tabblad “Links” van de persoon (of de organisatie) onderaan de lijst. Zoek vervolgens naar de organisatie (of de persoon) waarmee je het contact wilt koppelen. Indien gevonden, kan je een bestaande kiezen uit de suggestielijst. Indien deze nog niet zou bestaan kan je die meteen aanmaken.

Vervolgens kan je de contactgegevens aanvullen voor de functie in kwestie: wat is binnen de organisatie de naam van de functie, de afdeling, de contactgegevens (bijvoorbeeld e-mailadres of telefoonnummer) enz.

Je kan links ook toevoegen aan personen en organisaties in het zoekvenster voor contacten.

Opmerking

Je kan één van de contactlinks ook instellen als standaardlink voor die persoon of organisatie. Deze standaardlink wordt vooral gebruikt bij sommige rapporten, zoals de offerte, en het exporteren van contacten vanuit het globaal zoekvenster. Voor elke persoon en organisatie worden er kolommen met de gegevens van de standaardlink mee geëxporteerd.

Labels toevoegen§

Je kan één of meerdere labels rechtstreeks toevoegen aan de persoon, of aan de organisatie via het tabblad “Contact” van het infovenster van het contact.

Afhankelijk van de instellingen kan je labels kiezen uit de suggestielijst en/of zelf intypen in het invulveld dat verschijnt. Door te beginnen typen verfijn je ook de lijst die eventueel verschijnt.

Opmerking

Een Yesplan-beheerder kan de mogelijkheden van suggestielijsten voor labels instellen in “Systeeminstellingen” > “Contacten” > “Labels”.

Je kan labels ook specifiek toevoegen aan de link, dus aan de functie van een persoon binnen de organisatie. Je doet dit via het tabblad “Links” van het infovenster van het contact, bij de desbetreffende link, op dezelfde manier als voor personen en organisaties.

Indien het label toegevoegd werd op de juiste plaats (de persoon, de organisatie of de link), dan laat dit toe om specifiek te zoeken naar de juiste contactinformatie.

In het hoofdstuk zoektaal vind je een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten naar personen, organisaties, de links tussen beide, de boekingen van contacten, of combinaties van dit alles.

Duplicaten§

Bij het aanmaken of wijzigen van een persoon of organisatie wordt er nagegaan of die mogelijk voorheen al is ingevoerd, op basis van de mate van overeenkomst met bestaande contacten. Indien de gelijkenis treffend is, dan worden beide contacten als potentiële duplicaten aangeduid. Op het tabblad “Contact” verschijnt dan een melding. Duplicaten krijgen ook een rood cirkeltje met de letter D naast hun naam in het zoekvenster voor contacten en in de suggestielijsten van de contactvelden.

Alle potentiële duplicaten verschijnen op het tabblad “Duplicaten” waar je beide duplicaten kunt samenvoegen of aanduiden dat dit geen duplicaten zijn.

Na het klikken op “Samenvoegen” krijg je een venster met daarin twee kolommen die de verschillen tussen beide aangeven:

Voor elk veld kan je selecteren welke waarde je wenst over te houden na het samenvoegen.
Na het samenvoegen van de gegevens, worden de boekingen van beide contacten ook samengevoegd.
Na het samenvoegen zullen alle contactlinks van beide contacten behouden blijven.

Het samenvoegen van customdatavelden gaat als volgt:

Alle ingevulde customdatavelden van het contact waarvan je vertrokken bent (via het tabblad “Duplicaten”) blijven behouden.
Niet-ingevulde customdatavelden van het contact waarvan je vertrokken bent worden vervangen door de ingevulde customdatavelden van het duplicaat.

Opmerking

Het samenvoegen van contacten waarbij één van de twee contacten een gekoppelde medewerker (of gebruiker) heeft, kan maar in één richting. Je dient steeds te vertrekken vanuit het contact met de koppeling. De koppeling blijft na het samenvoegen behouden.

Contacten die je aanduidt als “Geen duplicaat” worden nog steeds bijgehouden. Je kan deze later terug opvragen door te klikken op “Toon contacten aangeduid als ‘geen duplicaat’” en ze vervolgens samenvoegen.

Tip

Potentiële duplicaten kunnen ook verdwijnen door de gelijkenis tussen beide contacten weg te nemen. Als je bijvoorbeeld de naam wijzigt zodat de gelijkenis niet meer treffend is, zal de duplicatenbereking dit voortaan niet meer als een potentiëel duplicaat gaan beschouwen.
Je kan de duplicaten ook opvragen via de zoektaal. In het hoofdstuk zoektaal vind je de beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten voor de duplicaten van contacten.

Contacten verwijderen§

Als je een contact verwijdert zal het niet langer in zoekresultaten en suggestielijsten verschijnen. De eventuele boekingen van dit contact blijven intact, bijvoorbeeld op evenementen. Op een boeking van een verwijderd contact kan je nog steeds doorklikken naar het contact. De gegevens van dit contact kan je evenwel enkel bekijken, je kan ze niet meer aanpassen.

Je kan een contact ook definitief wissen.

Contacten verwijderen doe je vanuit het zoekvenster voor contacten. Zoek het desbetreffende contact en kies vervolgens in het contextmenu (het menu dat je opent door rechts te klikken) voor “Verwijderen”. Je kan meerdere contacten selecteren door erop te klikken terwijl je de Ctrl-toets (op Windows) of Cmd-toets (op macOS) ingedrukt houdt.

Contacten definitief wissen§

Je kan een contact definitief wissen. Hierbij worden alle persoonsgegevens van het contact en van alle boekingen ervan definitief verwijderd. De referenties naar het desbetreffende contact worden eveneens uit de lijst van updates – die je vanuit het navigatiemenu kunt raadplegen – verwijderd. Je kan enkel personen definitief wissen, geen organisaties. Bij het verwijderen van de persoon, worden ook alle bijhorende links verwijderd. Je kan dit niet ongedaan maken.

Dit laat je toe om bijvoorbeeld op verzoek van een klant, haar gegevens definitief uit je Yesplan databank te verwijderen.

Een contact definitief wissen doe je vanuit het zoekvenster voor contacten:

Zoek de persoon in kwestie en kies vervolgens in het contextmenu (het menu dat je opent door rechts te klikken) voor “Definitief wissen”.
Je kan meerdere contacten selecteren door erop te klikken terwijl je de Ctrl-toets (op Windows) of Cmd-toets (op macOS) ingedrukt houdt.
Er wordt een extra bevestiging gevraagd vermits je deze actie niet ongedaan kan maken: de verwijderde gegevens zijn daarna niet meer te recupereren.

Een contact dat reeds verwijderd is, zal niet meer in het zoekvenster voor contacten verschijnen. Het contact kan echter nog steeds voorkomen in de databank als het geboekt is op bijvoorbeeld een evenement. Je kan de persoon definitief wissen via een van zijn boekingen:

Zoek naar boekingen van de persoon die je definitief wenst te wissen via het algemene zoekvenster door middel van de zoekopdracht contactbooking:ofcontact:{naam van de persoon}.
Vanuit de lijst met resultaten open je de boeking van het contact, van waaruit je vervolgens het contact zelf kan openen (helemaal onderaan in het venster).
In het infovenster van het verwijderde contact verschijnt op het eerste tabblad een rode knop “Definitief wissen”.

Contacten exporteren§

Je kan contacten op twee manieren exporteren:

In het zoekvenster voor contacten kan je een Excel-bestand downloaden met de inhoud van de zoekresultaten. Het bestand zal dezelfde kolommen overnemen in de volgorde zoals ze in het zoekvenster staan op het moment van exporteren. Uiteraard worden enkel de contacten die voldoen aan de zoekopdracht geëxporteerd. De volgorde van de rijen in de export is bovendien op basis van de sortering die je koos in het zoekvenster. Deze optie is bijgevolg het meest geschikt om een contactenlijst te verkrijgen van de door jou gewenste velden.

De eerste drie speciale kolommen (die met de checkbox, het pijltje voor contactlinks, en de icoontjes) worden niet geëxporteerd. Indien je het type van het contact (persoon, organisatie of link) in de export wenst, dan dien je de kolom “Contact Type” op te nemen in het zoekvenster.
Via het algemene zoekvenster kan je een CSV-bestand downloaden in een vast formaat, geschikt om contacten in Yesplan bij te werken of te importeren.

Contacten importeren§

Een Yesplan-beheerder kan contacten importeren. Lees meer hierover in Contacten importeren.