Ga naar inhoud

Beheren

Voor je contacten kan boeken moet je ze vanzelfsprekend kunnen aanmaken en beheren. Je vindt hieronder een overzicht van al de mogelijkheden.

Aanmaken persoon§

Een nieuwe persoon kan aangemaakt worden door te klikken op het menu-item “Nieuwe persoon…” van het navigatiemenu-item “Contacten”.

Op het tabblad “Contact” van het infovenster dat geopend wordt kunnen meteen de basisgegevens van de persoon ingevuld worden. Dit zijn de persoonlijke gegevens van deze persoon; zijn naam, aanspreekvorm, adres, taal en bijhorende contactinformatie (zoals e-mailadres, telefoonnummer, enz.), enzovoort. Je kan ook een afbeelding toegevoegen aan deze persoon.

Opmerking

In Yesplan kunnen de aanspreekvormen voor de personen (zoals Mevrouw, Mijnheer, Juffrouw, enzovoort) vrij aangemaakt en aangevuld worden door een Yesplan beheerder, bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Contacten”.

Een willekeurige aanspreekvorm kan aangeduid worden als standaard. Op deze manier zal deze keuze automatisch ingevuld worden bij het aanmaken van een nieuwe persoon. Het kiezen van een standaard is overigens optioneel. Indien er geen standaard aangeduid werd zal het veld aanspreekvorm bij het aanmaken van een nieuwe persoon gewoon leeg zijn.

Bij het aanmaken van een persoon kan ook meteen een gekoppelde medewerker, een resource, mee aangemaakt worden.

Optioneel kan ook gekozen worden om de persoon te koppelen aan een reeds bestaande medewerker, op voorwaarde dat de naam overeenkomt. Indien gekoppeld wordt met een bestaande medewerker die op zijn beurt reeds aan een contact gekoppeld was, dan zal de koppeling met het oude contact hierdoor verbroken worden.

Let op

Als deze nieuwe koppeling met de medewerker terug verbroken wordt, zal het oude contact niet terug gekoppeld worden. Dit zal manueel hersteld moeten worden.

Indien een contact gekoppeld wordt met een medewerker die op zijn beurt aan een gebruiker gekoppeld is, dan wordt deze koppeling doorgezet en is het contact dus ook gekoppeld aan de gebruiker (via de medewerker). Bij het verwijderen van een contact die aan een gebruiker gekoppeld is zal de koppeling tussen de medewerker en de gebruiker nog steeds blijven bestaan.

Gekoppelde contacten worden ook gemarkeerd met een icoontje in het zoekvenster voor contacten en het infovenster van het contact. Contacten die gekoppeld zijn met een gebruiker (en dus ook met een medewerker) krijgen een zwart icoontje dat een gebruiker voorstelt, contacten die enkel met een medewerker gekoppeld zijn worden aangeduid door een groen cirkeltje met daarin de letter H (van ‘human resource’).

Opmerking

Een aantal bijkomende zaken omtrent contacten kunnen naar voorkeur ingesteld worden door een Yesplan beheerder. Zo kan ingesteld worden of er - naast voornaam en achternaam - ook gebruik gemaakt wordt van initialen (voorletters) en tussenvoegsels (zoals gebruikelijk is in Nederland). In de handleiding van de systeeminstellingen vind je meer informatie omtrent de diverse voorkeursinstellingen.

Aanmaken organisatie§

Een nieuwe organisatie kan aangemaakt worden door te klikken op het menu-item “Voeg nieuwe organisatie toe” van het navigatiemenu-item “Contacten”.

Op het tabblad “Contact” van het infovenster dat geopend wordt kunnen meteen de basisgegevens van de organisatie ingevuld worden. Dit zijn de gegevens van de organisatie zelf; de naam, rechtsvorm, adres, BTW-nummer en bijhorende algemene contactinformatie (zoals e-mailadres, telefoonnummer, enz.), enzovoort. Je kan ook een afbeelding toegevoegen aan deze organisatie.

Opmerking

In Yesplan kunnen de rechtsvormen voor de organisaties (zoals NV, BVBA, VZW, enzovoort) vrij aangemaakt en aangevuld worden door een Yesplan beheerder, bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Contacten”.

Een willekeurige rechtsvorm kan aangeduid worden als standaard. Op deze manier zal deze keuze automatisch ingevuld worden bij het aanmaken van een nieuwe organisatie. Het kiezen van een standaard is overigens optioneel. Indien er geen standaard aangeduid werd zal het veld rechtsvorm bij het aanmaken van een nieuwe organisatie gewoon leeg zijn.

Meerdere adressen voor contacten§

Bij een contact - een persoon of organisatie - kan je meerdere adressen bijhouden. Elk adres is van een bepaald adrestype, bijvoorbeeld “Postbus” of “Facturatieadres”. Een Yesplan beheerder bepaalt welke adrestypes beschikbaar zijn (zie handleiding van de systeeminstellingen, bij het hoofdstuk Adrestypes beheren).

Elk contact heeft minstens één adres (van een adrestype naar keuze). Er kan van elk adrestype (exact) één adres toegevoegd worden aan een contact, maar dat hoeft niet.

Er is per contact ook steeds één adres die als “standaard” gemarkeerd wordt, het zogenaamde standaardadres van dat contact. Indien een contact slechts één adres heeft, dan is dat automatisch het standaardadres.

De zoektaal voorziet, naast het bevragen van het standaardadres van een contact, ook specifieke keywords voor alle verschillende types van adressen die bij een contact kunnen voorkomen. Je leest er alles over in de handleiding van de zoektaal bij het hoofdstuk Bevragen van adressen van contacten.

De contactlink stelt de functie voor van een persoon bij een organisatie.

Links kunnen toegevoegd worden bij de persoon of de organisatie. Waar dit toegevoegd wordt maakt niet uit want deze links zijn steeds symmetrisch; als Bart Verkoper is bij De Theaterlampenshop, dan zal dit te zien zien bij de links van Bart alsook bij de links van De Theaterlampenshop.

Merk op dat een persoon enkel gelinkt kan worden met een organisatie, en omgekeerd. Een persoon linken met een andere persoon, of een organisatie met een andere organisatie, kan niet.

Maak een link aan door “Voeg een link toe” aan te klikken op het tabblad “Links” van de persoon (of de organisatie) onderaan de lijst. Zoek vervolgens naar de organisatie (of de persoon) waarmee het contact gelinkt moet worden. Indien deze nog niet zou bestaan kan die meteen aangemaakt worden. Indien gevonden, kan een bestaande gekozen worden uit de suggestielijst.

Vervolgens kunnen de contactgegevens van de persoon bij de organisatie aangevuld worden; zijn functie bij de organisatie, zijn afdeling, de contactgegevens in functie van de organisatie (bijvoorbeeld e-mailadres of telefoonnummer), enzovoort.

Je kan links ook toevoegen aan personen en organisaties in het zoekvenster voor contacten.

Opmerking

Je kan één van de contactlinks ook instellen als standaardlink voor die persoon of organisatie. Deze standaardlink wordt vooral gebruikt bij sommige rapporten, zoals de offerte, en het exporteren van contacten vanuit het globaal zoekvenster. Voor elke persoon en organisatie worden er kolommen met de gegevens van de standaardlink mee geëxporteerd.

Labels toevoegen§

Een of meerdere labels kunnen rechtstreeks toegevoegd worden aan de persoon, of aan de organisatie. Dit wordt gedaan op het “Contact” tabblad van het infovenster van het contact.

Afhankelijk van de instellingen kunnen de labels gekozen worden uit de suggestielijst en/of zelf ingetypt worden in het invulveld dat verschijnt. Door te beginnen typen ga je de lijst die eventueel getoond wordt ook verfijnen.

Opmerking

De mogelijkheden van labels kunnen worden ingesteld door een Yesplan beheerder bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Contacten”.

Labels kunnen ook specifiek toegevoegd worden aan de link, dus aan de persoon binnen de organisatie. Dit wordt gedaan op het “Links” tabblad van het infovenster van het contact, bij de desbetreffende link, op dezelfde manier als voor personen en organisaties.

Indien het label toegevoegd werd op de juiste plaats (de persoon, de organisatie of de link), dan laat dit toe om specifiek te zoeken naar de juiste contactinformatie.

Bijvoorbeeld:

  • Persoon Jan heeft het label ‘vrijwilliger’.
  • Jan in de functie van Boekhouder bij organisatie Acme heeft het label ‘consultant’.
  • De organisatie Acme heeft het label ‘partner’.

In het hoofdstuk zoektaal vind je een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten naar personen, organisaties, de links tussen beide, de boekingen van contacten, of combinaties van dit alles.

Duplicaten§

Bij het aanmaken of wijzigen van een persoon of organisatie wordt er nagegaan of die mogelijk voorheen al werd ingevoerd. Op basis van een berekening wordt gekeken naar de mate van gelijkheid met bestaande contacten. Indien de gelijkenis treffend is, dan worden beide contacten als potentiële duplicaten aangeduid; op het “Contact” tabblad verschijnt dan een melding. Duplicaten worden ook gemarkeerd met een icoontje in het zoekvenster voor contacten en in de suggestielijsten van de contactvelden; ze krijgen een rood cirkeltje met de letter D naast hun naam.

Alle potentiële duplicaten verschijnen op het tabblad “Duplicaten” waar je beide duplicaten kunt samenvoegen of aanduiden dat dit geen duplicaten zijn.

Na het klikken op “Samenvoegen” krijg je een venster met daarin twee kolommen die de verschillen tussen beide aangeven.

  • Voor elk veld kan je aanvinken welke waarde je wenst over te houden na het samenvoegen.
  • Na het samenvoegen van de gegevens, worden de boekingen van beide contacten ook samengevoegd.
  • Na het samenvoegen zullen alle contactlinks van beide contacten behouden worden.

Het samenvoegen van customdatavelden gaat als volgt:

  • alle ingevulde customdatavelden van het contact waarvan je vertrokken bent (via het tabblad “Duplicaten”) worden behouden
  • niet-ingevulde customdatavelden van het contact waarvan je vertrokken bent worden vervangen door de ingevulde customdatavelden van het duplicaat.

Opmerking

Het samenvoegen van contacten waarbij een van de twee contacten een gekoppelde medewerker (of gebruiker) heeft, kan maar in één richting. Je dient steeds te vertrekken vanuit het contact met de koppeling. De koppeling wordt na het samenvoegen behouden.

Contacten die aangeduid werden als “geen duplicaat” worden nog steeds bijgehouden; je kan deze later terug opvragen door te klikken op “Toon contacten aangeduid als ‘geen duplicaat’” en de vervolgens vooralsnog gaan samenvoegen.

Tip

  • Potentiële duplicaten kunnen ook verdwijnen door de gelijkenis tussen beide contacten weg te nemen. Als je bijvoorbeeld de naam wijzigt zodat de gelijkenis niet meer treffend is, zal de duplicatenbereking dit voortaan niet meer als een potentiëel duplicaat gaan beschouwen.
  • Je kan de duplicaten ook opvragen via de zoektaal. In het hoofdstuk zoektaal vind je de beschrijving van de mogelijkheden van specifieke zoekopdrachten voor de duplicaten van contacten.

Contacten verwijderen§

Een contact kan verwijderd worden. Hierdoor zal het contact niet langer in zoekresultaten en suggestielijsten verschijnen. De eventuele boekingen van dit contact blijven intact, bijvoorbeeld op evenementen. Op een boeking van een verwijderd contact kan je nog steeds doorklikken naar het contact. De gegevens van dit contact kan je evenwel enkel bekijken, je kan ze niet niet meer aanpassen.

Je kan een contact ook definitief wissen.

Contacten verwijderen doe je vanuit het zoekvenster voor contacten. Zoek het desbetreffende contact en kies vervolgens in het contextmenu (het menu dat geopend wordt door te rechtsklikken) voor “Verwijderen”. Merk op dat je meerdere items kunt selecteren door erop te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt.

Contacten definitief wissen§

Een contact kan definitief gewist worden. Hierbij worden alle persoonsgegevens van het contact en van alle boekingen ervan definitief weggegooid. De referenties naar het desbetreffende contact worden eveneens uit de lijst van updates – die je vanuit het navigatiemenu kunt raadplegen – verwijderd. Je kan enkel personen definitief wissen, geen organisaties. Bij het verwijderen van de persoon, worden ook alle bijhorende links verwijderd. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.

Dit laat je toe om bijvoorbeeld op verzoek van een klant, haar gegevens definitief uit je Yesplan databank te verwijderen.

Een contact definitief wissen doe je vanuit het zoekvenster voor contacten. Zoek de desbetreffende persoon en kies vervolgens in het contextmenu (het menu dat geopend wordt door te rechtsklikken) voor “Definitief wissen”. Merk op dat je meerdere items kunt selecteren door erop te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt. Er wordt een extra bevestiging gevraagd vermits deze actie niet kan ongedaan gemaakt worden, de verwijderde gegevens zijn daarna niet meer te recupereren.

Een contact dat reeds verwijderd werd, zal niet meer in het zoekvenster voor contacten verschijnen. Het contact kan echter nog steeds voorkomen in de databank als deze geboekt werd op bijvoorbeeld een evenement. Je kan de persoon vooralsnog definitief wissen via een van zijn boekingen.

  • Zoek naar boekingen van de persoon die je definitief wenst te wissen via het algemene zoekvenster door middel van de zoekopdracht contactbooking:ofcontact:{naam van de persoon}.
  • Vanuit de lijst met resultaten open je de boeking van het contact, van waaruit je vervolgens het contact zelf kan openen (helemaal onderaan in het venster).
  • In het infovenster van het verwijderde contact verschijnt op het eerste tabblad een rode knop “Definitief wissen”.

Contacten exporteren§

Contacten kunnen op twee manieren geëxporteerd worden:

  • In het zoekvenster voor contacten kan je een Excel-bestand downloaden met de inhoud van de zoekresultaten. Het bestand zal dezelfde kolommen overnemen in de volgorde zoals ze in het zoekvenster staan op het moment van exporteren. Uiteraard worden enkel de contacten die voldoen aan de zoekopdracht geëxporteerd. De volgorde van de rijen in de export is bovendien op basis van de sortering die gekozen werd in het zoekvenster. Deze optie is bijgevolg het meest geschikt om een contactenlijst te verkrijgen van de door jou gewenste velden.

    Merk op dat de eerste drie speciale kolommen (die met de checkbox, het pijltje voor contactlinks, en de icoontjes) niet geëxporteerd worden. Indien je het type van het contact (persoon, organisatie of link) in de export wenst, dan dien je de kolom “Contact Type” op te nemen in het zoekvenster.

  • Via het algemene zoekvenster kan je een CSV-bestand downloaden in een vast formaat, geschikt om contacten in Yesplan bij te werken of te importeren.

Contacten importeren§

Contacten kunnen geïmporteerd worden door een Yesplan beheerder. In het hoofdstuk systeeminstellingen vind je een uitgebreide beschrijving omtrent het importeren van contacten.