Ga naar inhoud

Voorbeelden

Je wilt dataviews creëren, maar je weet niet waar te beginnen? Maak je geen zorgen, hieronder vind je enkele voorbeelden. Ga ook naar de online opleiding over [Voorbeelden dataviews][210] als je ze in actie wilt zien.

Tip

Je kan de filtervoorwaarden omzetten in parameters, wat het voor andere gebruikers makkelijker maakt om de gegevens te filteren.

Voor elk voorbeeld van een dataview vind je:

  • Waarvoor hij gebruikt kan worden
  • gedetailleerde informatie:

    • de scope
    • de kolommen (die velden weergeven)
    • de filter.

Let op

Sommige dataviews gebruiken customdatavelden en zijn gebaseerd op specifieke processen. Contacteer je Customer Success Manager als je hulp nodig hebt om processen te begrijpen en te implementeren.

Evenementen§

Lijst met enkel evenementen§

Deze dataview is een lijst van alle evenementen in bepaalde locaties, gedurende de gekozen periode, en van bepaalde profielen en statussen.

  • Scope: Evenementen
  • Kolommen:

    • Datum
    • Locatie
    • Naam
    • Bovenste evenementgroep
    • Getoonde starttijd
    • Getoonde eindtijd
    • Profiel
    • Status
    • Labels
  • Filter:

    • “Datum” op of later dan …
    • AND “Datum” op of vroeger dan …
    • AND
      • “Locatie” is “Theater”
      • OR “Locatie” is “Blackbox”
    • AND
      • “Status” is “Bevestigd”
      • OR “Status” is “Afgehandeld”
    • AND
      • “Profiel” is “Voorstelling”
      • OR “Profiel” is “Zaalhuur commercieel”

Tip

De filter bevat meerdere voorwaarden voor de locatie, status en het profiel. Voor deze kolommen kan je:

  • de filter verfijnen door een voorwaarde met “OR” toe te voegen op het juiste niveau
  • de filter vereenvoudigen door een voorwaarde met “OR” te verwijderen.

Geannuleerde evenementen§

Welke evenementen zijn geannuleerd en waarom? Gebruik deze dataview om dit na te gaan in een bepaalde periode.

  • Scope: Evenementen
  • Kolommen:

    • Naam
    • Datum
    • Getoonde starttijd
    • Locatie
    • Prijzen > Gepland nettototaal
    • Reden annulatie: customdataveld (“Invulveld”)
    • Status
    • Profiel
  • Filter:

    • Parameter: “Datum” op of later dan …
    • Parameter: AND “Datum” op of vroeger dan …
    • AND “Status” is “Geannuleerd”

Let op

Om deze dataview goed te gebruiken heb je het volgende nodig:

  • een evenementstatus “Geannuleerd”
  • een customdataveld voor de reden van de annulatie.

Evenementen zonder technische fiche§

De Technisch Directeur en de Productiemanager moeten ervoor zorgen dat elke bevestigde voorstelling een technische fiche (‘rider’) heeft. Deze dataview somt voor een bepaalde periode al de evenementen op zonder rider. De dataview toont ook de Productiemanager die verantwoordelijk is voor het evenement en de contactgegevens van de externe persoon die de rider kan bezorgen.

Tip

De dataview is zo opgezet dat je het infovenster voor evenementen kan openen vanuit de dataview en de ontbrekende rider kan toevoegen. Het evenement in kwestie zal verdwijnen uit de dataview als je het infovenster sluit. Met andere woorden: de dataview is eigenlijk een takenlijstje.

  • Scope: Evenementen
  • Kolommen:

    • Naam
    • Bovenste evenementgroep
    • Datum
    • Locatie
    • Technische rider: customdataveld (“Bijlageveld”)
    • Productiemanager: customdataveld (“Contactveld”)
    • Technisch contact: customdataveld (“Contactveld”)
    • Technisch contact > Contact > Telefoonnummers
    • Technisch contact > Contact > E-mailadressen
    • Status
    • Profiel
  • Filter:

    • Parameter: “Datum” op of later dan …
    • Parameter: AND “Datum” op of vroeger dan …
    • AND “Status” is “Bevestigd”
    • AND “Profiel” is “Voorstelling”
    • AND “Technische rider” is leeg

Let op

Voor deze dataview heb je het volgende nodig:

  • technische riders als custom data in Yesplan
  • de interne Productiemanager als custom data
  • de externe technische contactpersoon als custom data.

Commerciële verhuur: offerte en financiële inschatting§

Het Salesteam heeft soms voor een bepaalde periode een overzicht nodig van alle evenementen met commerciële zaalhuur. Deze dataview somt deze evenementen op, samen met ondertekende offertes, een bewijs van het voorschot en geplande prijzen.

  • Scope: Evenementen
  • Kolommen:

    • Naam
    • Datum
    • Offerte: customdataveld (“Bijlageveld”)
    • Voorschot: customdataveld (“Bijlageveld”)
    • Prijzen > Geplande kostprijs
    • Prijzen > Gepland brutototaal
    • Prijzen > Geplande winstmarge
    • Status
    • Profiel
  • Filter:

    • Parameter: “Datum” op of later dan …
    • Parameter: AND “Datum” op of vroeger dan …
    • AND “Status” is “Bevestigd”
    • AND “Profiel” is “Commerciële zaalhuur”

Let op

Voor deze dataview heb je het volgende nodig:

  • ondertekende offerte als customdataveld
  • bewijs van voorschot als customdataveld.

Verslag evenementen§

Deze dataview geeft een overzicht van alle evenementen en hun verslagen. Sommige huizen vragen aan hun medewerkers om incidenten in te vullen in een verslag om op die manier eventuele problemen op te volgen voor de technische medewerkers, de bar, de kassa enz.

  • Scope: Evenementen
  • Kolommen:

    • Naam
    • Datum
    • Getoonde starttijd
    • Locatie
    • Verslag techniek: customdataveld (“Tekstveld”)
    • Verslag kassa: customdataveld (“Tekstveld”)
    • Verslag horeca: customdataveld (“Tekstveld”)
  • Filter:

    • Parameter: “Datum” op of later dan …
    • Parameter: AND “Datum” op of vroeger dan …
    • AND
      • “Verslag techniek” heeft een waarde
      • OR “Verslag kassa” heeft een waarde
      • OR “Verslag catering” heeft een waarde

Let op

Voor deze dataview heb je customdatavelden nodig voor de verschillende verslagen. Je kan indien gewenst ook filteren op een bepaalde status zodat enkel evenementen verschijnen die afgehandeld zijn.

Tickets publiceren§

In sommige landen (bijv. Nederland), worden tickets voor het volgende seizoen vaak bekendgemaakt op een bepaalde datum. Dit is heel veel werk en deze dataview probeert de taak wat eenvoudiger te maken. De dataview somt al de bevestigde evenementen op die klaar zijn om naar de ticketingintegratie verstuurd te worden, maar nog niet verzonden zijn. Je kan dan het infovenster voor het evenement openen, het naar de integratie sturen en het evenement zal dan automatisch uit de dataview verdwijnen als je het infovenster sluit.

Tip

Dit proces wordt nog eenvoudiger als je het infovenster laat openen op het correcte tabblad (bijv. “Ticketing”). Dat kan door de volgende instelling te gebruiken: “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersvoorkeuren” > “Open infovenster van het evenement steeds op tabblad”.

  • Scope: Evenementen
  • Kolommen:

    • Naam
    • Datum
    • Getoonde starttijd
    • Locatie
    • Gepubliceerd: dit customdataveld (“Publicatieknop”) vind je vaak terug in:

      • Integraties > Ticketing > Publish
      • Integraties > Publiceren > Publish
      • Integraties > Stuur naar kaartverkoop > Publish
    • Klaar voor publicatie: customdataveld (“Ja/nee-veld”)

    • Status
  • Filter:

    • Parameter: “Datum” op of later dan …
    • Parameter: AND “Datum” op of vroeger dan …
    • AND “Klaar voor publicatie” is “Ja”
    • AND “Gepubliceerd” bevat “Uit”
    • AND “Status” is “Bevestigd”

Tip

Als je een overzicht wilt van al de evenementen die al naar de ticketingintegratie verstuurd zijn, kan je de waarde voor “Gepubliceerd” veranderen naar “Actief”.

Evenementgroepen en evenementen§

Lijst met evenementgroepen§

Deze dataview is een lijst van alle evenementen in bepaalde locaties, gedurende de gekozen periode, en van bepaalde profielen en statussen. Deze variant toont alle bovenste evenementgroepen en niet-gegroepeerde evenementen.

  • Scope: Evenementen en groepen
  • Kolommen:

    • Type
    • Datum
    • Locaties
    • Naam
    • Getoonde starttijd
    • Getoonde eindtijd
    • Profiel
    • Status
    • Labels
    • Bovenste evenementgroep
  • Filter:

    • “Datum” op of later dan …
    • AND “Datum” op of vroeger dan …
    • AND “Bovenste evenementgroep” is leeg
    • AND
      • “Status” is “Bevestigd”
      • OR “Status” is “Afgehandeld”
    • AND
      • “Profiel” is “Zaalhuur Commercieel”
      • OR “Profiel” is “Voorstelling”
    • AND “Locaties” bevat precies “Theater”
    • AND “Locaties” bevat precies “Foyer”

Tip

De filter bevat meerdere voorwaarden voor de locatie, status en het profiel. Voor deze kolommen kan je:

  • de filter verfijnen door een voorwaarde met “OR” toe te voegen op het juiste niveau
  • de filter vereenvoudigen door een voorwaarde met “OR” te verwijderen.

Financiële cijfers zomer§

Het Salesteam of de boekhouder willen mogelijk een overzicht van de financiële resultaten voor een bepaalde periode (een kwartaal, het zomerseizoen enz.). Deze dataview somt al de evenementen op, met hun geplande/echte kost, gepland/echt nettototaal en geplande/echte winstmarge, en prijzen per resourcegroep.

  • Scope: Evenementen en groepen
  • Kolommen:

    • Type
    • Naam
    • Datum
    • Prijzen > Geplande kost
    • Prijzen > Kost
    • Prijzen > Gepland nettototaal
    • Prijzen > Nettototaal
    • Prijzen > Geplande winstmarge
    • Prijzen > Winstmarge
    • Prijzen per resourcegroep > Locatie
    • Prijzen per resourcegroep > Catering
    • Bovenste evenementgroep
  • Filter:

    • Parameter: “Datum” op of later dan …
    • Parameter: AND “Datum” op of vroeger dan …
    • AND “Bovenste evenementgroep” is leeg

Let op

Op sommige installaties van Yesplan zijn evenementen afzonderlijke voorstellingen van hetzelfde stuk, bijv. tien voorstellingen van “King Lear”. Deze evenementen zijn samengebracht in één enkele evenementgroep. De dataview toont enkel de financiële resultaten van de bovenste evenementgroep (dus voor de tien voorstellingen samen), en voor evenementen die geen deel uitmaken van een groep.

Daarom bepaalt de filter dat enkel de bovenste evenementgroepen getoond moeten worden: die groepen en evenementen die geen groep boven zich hebben.

Resources§

Resources van een resourcegroep§

Deze dataview is een lijst van prijzen en kortingen voor alle resources van een gekozen resourcegroep.

  • Scope: Resources
  • Kolommen:

    • Type
    • Resourcegroep > Naam
    • Naam
    • Beschrijving
    • Aantal resources
    • Standaard prijsdefinitie > Verkoopprijs > Basisprijs
    • Standaard prijsdefinitie > Kostprijs > Basisprijs
    • Standaard prijsdefinitie > Aankoopprijs
    • Standaard prijsdefinitie > Korting op duur
    • Standaard prijsdefinitie > Korting op aantal
    • Gehuurd
    • Standaard prijsdefinitie > Aan te rekenen?
  • Filter:

    • “Resourcegroep > Naam” bevat …

Opmerking

Je kan de voorwaarde met “Resourcegroep > Naam” omzetten in een parameter, maar hou er rekening mee dat de waarde ingevuld moet worden en niet geselecteerd kan worden uit een keuzelijst.

Resourceboekingen§

Overzicht geboekte resources§

Deze dataview is een overzicht van alle resources die geboekt zijn gedurende een bepaalde periode, met hun tijden. Er zijn varianten van deze dataview waarbij enkel medewerkers of plaatshouders getoond worden. Dit kan je instellen via de filter.

  • Scope: Resourceboekingen
  • Kolommen:

    • Geplande start
    • Gepland einde
    • Evenement
    • Aantal
    • Resource
    • Rol
    • Resourcegroep > Naam
    • Resource > Is een plaatshouder?
    • Resource > Extern
    • Resource > Type
  • Filter:

    • “Geplande start” op of later dan …
    • AND “Gepland einde” op of vroeger dan …
    • AND “Rol” is …
    • AND “Resourcegroep > Naam” bevat …
    • AND “Resource > Type” is …
    • AND “Resource > Is een plaatshouder?” is …

Tip

Hou er rekening mee dat de waarde voor “Resourcegroep > Naam” ingevuld moet worden en niet geselecteerd kan worden uit een keuzelijst.

Overzicht geboekte resources met evenement§

Deze dataview is een overzicht van de resourceboekingen in een bepaalde rol of groep (optioneel), voor een gekozen periode. Deze informatie wordt uitgebreid met de basisinformatie van het evenement waarop ze geboekt zijn.

  • Scope: Resourceboekingen
  • Kolommen:

    • Geplande start
    • Gepland einde
    • Evenement
    • Evenement > Locatie
    • Evenement > Status
    • Evenement > Profiel
    • Evenement > Labels
    • Aantal
    • Resourcegroep > Naam
    • Rol
    • Resource
    • Resource > Is een plaatshouder?
    • Resource > Extern
    • Resource > Type
  • Filter:

    • “Geplande start” op of later dan …
    • AND “Gepland einde” op of vroeger dan …
    • AND “Rol” is …
    • AND “Resourcegroep > Naam” bevat …
    • AND “Resource > Type” is …
    • AND “Resource > Is een plaatshouder?” is …

Tip

Hou er rekening mee dat de waarde voor “Resourcegroep > Naam” ingevuld moet worden en niet geselecteerd kan worden uit een keuzelijst.

Resourceboeking per groep§

Het kan handig zijn om een lijst te hebben van al de geboekte resources in een bepaalde periode. Het kan ook interessant zijn om ze te filteren en enkel de resources te zien uit een specifieke resourcegroep.

  • Scope: Resourceboekingen
  • Kolommen:

    • Resource
    • Resourcegroep > Naam
    • Evenement
    • Geplande start
    • Gepland einde
  • Filter:

    • Parameter: “Geplande start” op of later dan …
    • Parameter: AND “Gepland einde” op of vroeger dan …
    • Parameter: AND “Resourcegroep” bevat …

Let op

Voor de parameter “Resourcegroep” moet je de naam van de resourcegroep invullen in een tekstveld.

Riders Violet§

Violet Trudeau is een technieker. Deze dataview toont voor een bepaalde periode al de evenementen op waarop zij geboekt is, samen met haar rol (bijvoorbeeld Geluidstechnieker of Lichttechnieker). Voor elk evenement toont de dataview ook het lichtplan en de technische rider. Op die manier heeft Violet een handig overzicht van al haar evenementen in een bepaalde periode, gecombineerd met de technische specificaties.

  • Scope: Resourceboekingen
  • Kolommen:

    • Resource
    • Evenement
    • Evenement > Datum
    • Rol
    • Technische rider: customdataveld (“Bijlageveld”)
    • Lichtplan: customdataveld (“Bijlageveld”)
  • Filter:

    • “Resource” is “Violet Trudeau”
    • Parameter: AND “Evenement > Datum” op of later dan …
    • Parameter: AND “Evenement > Datum” op of vroeger dan …

Let op

Voor deze dataview moet je lichtplannen en technische riders toevoegen als custom data.

Open plaatshouders§

Als je een voorstelling organiseert, moet de Technisch Directeur al de plaatshouders inwisselen met technisch materiaal en echte resources. Evenementen met open plaatshouders staan in de kalender aangeduid met een vraag, maar je ziet ze makkelijk over het hoofd.

Deze dataview somt al de openstaande plaatshouders op in een bepaalde periode, samen met de evenementen waarop ze geboekt zijn. De dataview bevat ook de technische rider en het lichtplan om zaken snel op te kunnen zoeken. Eens een plaatshouder ingewisseld is, verdwijnt hij automatisch uit de dataview.

Tip

Dit proces wordt nog eenvoudiger als je het infovenster laat openen op het correcte tabblad (bijv. “Resources”). Dat kan door de volgende instelling te gebruiken: “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersvoorkeuren” > “Open infovenster van het evenement steeds op tabblad”.

  • Scope: Resourceboekingen
  • Kolommen:

    • Resource
    • Evenement
    • Geplande start
    • Gepland einde
    • Resource > Is een plaatshouder?
    • Technische rider: customdataveld (“Bijlageveld”)
    • Lichtplan: customdataveld (“Bijlageveld”)
    • Evenement > Profiel
  • Filter:

    • Parameter: “Geplande start” op of later dan …
    • Parameter: AND “Gepland einde” op of vroeger dan …
    • AND “Evenement > Profiel” is “Voorstelling”
    • AND “Resource > Is plaatshouder?” is “Ja”

Let op

Voor deze dataview moet je lichtplannen en technische riders toevoegen als custom data.

Contacten§

Contact per label§

In Yesplan kan elk contact een of meerdere labels hebben.

  • Scope: Contacten
  • Kolommen:

    • Naam
    • Straat (standaardadres)
    • Postcode (standaardadres)
    • Woonplaats (standaardadres)
    • Land (standaardadres)
    • E-mailadressen
    • Telefoonnummers
    • Mobiele nummers
    • Labels
    • Type
  • Filter:

    • “Type” is …
    • AND
      • “Labels” bevat precies …
      • OR “Labels” bevat precies …

Tip

De filter bevat meerdere voorwaarden voor de labels. Voor deze kolom kan je:

  • de filter verfijnen door een voorwaarde met “OR” toe te voegen op het juiste niveau
  • de filter vereenvoudigen door een voorwaarde met “OR” te verwijderen.

Contacten van organisaties per label§

In Yesplan kan je labels toekennen aan zowel organisaties als de contacten van een organisatie. Deze dataview haalt alle organisaties op met een bepaald label, samen met de bijhorende contacten. Deze worden naast elkaar weergegeven in een tabel, zodat je snel een overzicht hebt van alle contacten bij een organisatie.

  • Scope: Contacten

  • Kolommen:

    • Organisatie
    • Organisatie > E-mailadressen
    • Organisatie > Telefoonnummers
    • Organisatie > Website adressen
    • Organisatie > Postcode (standaardadres)
    • Organisatie > Woonplaats (standaardadres)
    • Organisatie > Land (standaardadres)
    • Organisatie > Taalcode
    • Organisatie > Labels
    • Voornaam
    • Achternaam
    • Naam
    • Taalcode
    • E-mailadressen
    • Telefoonnummers
    • Mobiele nummers
    • Labels
    • Type
  • Filter:

    • “Type” is “Link”
    • AND
      • “Organisatie > Labels” bevat precies …
      • OR “Organisatie > Labels” bevat precies …
    • AND
      • “Labels” bevat precies …
      • OR “Labels” bevat precies …

Tip

De filter bevat meerdere voorwaarden voor de labels. Voor deze kolom kan je:

  • de filter verfijnen door een voorwaarde met “OR” toe te voegen op het juiste niveau
  • de filter vereenvoudigen door een voorwaarde met “OR” te verwijderen.

Je wilt dat je contactgegevens in orde zijn. Deze dataview toon alle links die geen e-mailadres hebben.

  • Scope: Contacten
  • Kolommen:

    • Type
    • Naam
    • E-mailadressen
  • Filter

    • “E-mailadressen” is leeg
    • AND “Type” is “Link”

Conflicten§

Conflicten in de toekomst§

We raden onze klanten vaak aan om conflicten in de toekomst te vermijden, aangezien ze kunnen leiden tot dubbele boekingen, onbeschikbare zalen enz. Deze dataview somt al de toekomstige conflicten op, met hun type en beschrijving. Je kan klikken op de evenementen, resources en resourceboekingen in de dataview om hun infovenster te openen en de conflicten op te lossen.

  • Scope: Conflicten in de toekomst
  • Kolommen:

    • Datum
    • Type
    • Is verborgen?
    • Beschrijving
    • Evenement
    • Resource
    • Resourceboeking