Ga naar inhoud

Contactgegevens aanpassen in externe software

Het is vaak wenselijk om bepaalde gegevens van een ruime selectie van contacten samen aan te passen in een aparte lijst, zoals bijvoorbeeld in Excel. Dit kan handig zijn om adressen van een set mensen te veranderen, om custom data aan te vullen, om labels juist te zetten, enzovoort. Je kan de contacten hiervoor exporteren uit Yesplan, vervolgens het geëxporteerde bestand aanpassen in externe software (bijvoorbeeld in Excel), en ten slotte het aangepaste bestand terug importeren in Yesplan waarbij de gewijzigde contacten bijgewerkt worden.

Hoe je dit doet wordt hieronder beschreven.

Opmerking

Het is niet mogelijk om in éénzelfde bestand zowel personen, organisaties als links aan te passen. Indien je bijvoorbeeld zowel personen als organisaties wil aanpassen, dan zal je dit moeten doen aan de hand van twee bestanden, eentje voor de personen en eentje voor de organisaties.

Stap 1: Contacten exporteren uit Yesplan§

Per type van contact dat je wil aanpassen – personen, organisaties of links – zal je over een bestand moeten beschikken in het juiste formaat om dit later terug in Yesplan te kunnen invoeren. Een dergelijk bestand kan je produceren in het algemene zoekvenster in Yesplan waar je de resultaten van een zoekopdracht kunt exporteren.

Om contacten van een bepaald type op te vragen gebruik je een zoekopdracht die de contacten van dat bepaalde type teruggeeft.

Enkele voorbeelden:

  • om alle personen uit België te exporteren gebruiken we de zoekopdracht person:country:BE
  • om alle organisaties te exporteren gebruiken we de zoekopdracht organisation:*:*
  • om alle contactlinks van de organisatie Yesplan te exporteren gebruiken we de zoekopdracht contactlink:name:Yesplan

Lees meer over de mogelijkheden in de handleiding van de zoektaal).

Als je de gewenste resultaten hebt, selecteer je onderaan het zoekvenster een geschikte codering (UTF-8, MS-DOS of Mac, naargelang het platform waarop je werkt), klik je op “Exporteer…” en selecteer je vervolgens “Exporteer alle contacten”. Yesplan zal een CSV-bestand klaarstomen dat de gekozen contacten bevat; als dit klaar is (dit duurt enkele seconden) kan je het bestand downloaden.

Stap 2: Contacten aanpassen§

Het CSV-bestand dat je in stap 1 gedownload hebt, open je op je computer in een programma dat dit soort bestanden kan lezen. Dit kan bijvoorbeeld in Excel. Maak de gewenste wijzigingen of aanvullingen aan de contactgegevens en sla het gewijzigde bestand op.

Let op

De eerste rij van het CSV-bestand bevat de namen van de velden van het bestand, de kolomtitels. Het is belangrijk dat je deze kolomtitels niet aanpast, zoniet zal Yesplan het bestand niet meer kunnen interpreteren. Alle andere rijen van het bestand bevatten de gegevens van de contacten, telkens één rij per contact.

Het CSV-bestand uit stap 1 bevat ook velden met de kolomtitels per_id, org_id en lnk_id. Deze kolommen bevatten de identificatienummers van het contact in Yesplan. Het is belangrijk dat je de waarden van deze velden niet aanpast, zoniet zal Yesplan het bestand niet meer correct kunnen interpreteren.

Vooraleer je de contacten kunt bijwerken in Yesplan is het noodzakelijk dat je alle kolommen verwijdert die niet gerelateerd zijn aan het type van contact dat je aan het aanpassen bent.

Tip

Excel zal bij het openen van een CSV-bestand de gegevens automatisch proberen te interpreteren. Zo zal een veld met enkel cijfers beschouwd worden als een getal, en Excel verwijdert vervolgens nullen aan het begin van dat ‘getal’. Bij telefoonnummers bijvoorbeeld kan dat een probleem geven (‘0456…’ word bijvoorbeeld ‘456…’).

Je kan dit omzeilen door het CSV-bestand niet te ‘openen’ met Excel, maar door het te ‘importeren’ in Excel. Open een nieuw bestand in Excel en kies voor importeren uit het ‘Bestand’ menu. Volg de wizard, en bij de stap waar je het gegevenstype per kolom kunt instellen, kies je voor die bewuste kolommen voor het type ‘tekst’. Op die manier worden cijfercombinatie niet beschouwd als getallen en behouden ze eventuele nullen aan het begin.

Stap 3: Overbodige kolommen verwijderen§

Bij het exporteren van contactgegevens uit Yesplan worden een aantal bijkomende velden mee geëxporteerd om extra context te geven aan de informatie die je krijgt. Het is bijvoorbeeld bij contactlinks zeer nuttig om ook de informatie van de gelinkte persoon en organisatie te krijgen. Echter, dit wil zeggen dat je in het geëxporteerde CSV-bestand ook velden zal aantreffen die geen deel uitmaken van de basisinformatie van het type contact (personen, organisaties of links) die je opgevraagd hebt met de zoekopdracht.

Bijvoorbeeld, het resultaat van de zoekopdracht person:country:BE is een lijst met enkel de personen die aan die voorwaarden voldoen, maar het geëxporteerde CSV-bestand bevat voor elk van die personen ook velden met de informatie van de standaard link en de organisatie van deze link (indien er een standaard link bestaat).

Deze bijkomende velden (kolommen) zijn nuttig bij een exportbestand, maar ze zijn overbodig bij het terug importeren in Yesplan. Vooraleer we de contacten kunnen bijwerken in Yesplan zullen we die overbodige kolommen manueel dienen te verwijderen. Indien je dit niet doet, dan zal het bestand bij het invoeren in Yesplan geweigerd worden.

Per type zijn dit de velden die verwijderd dienen te worden:

  • Aanpassen van personen

    • Verwijder alle kolommen met een kolomtitel die begint met org_ of lnk_ (inclusief org_id en lnk_id)
    • Let op, laat de kolom HR staan
  • Aanpassen van organisaties

    • Verwijder alle kolommen met een kolomtitel die begint met per_ of lnk_ (inclusief per_id en lnk_id)
    • Verwijder de kolom HR
  • Aanpassen van contactlinks

    • Verwijder alle kolommen met een kolomtitel die begint met per_ of org_ (inclusief per_id en org_id)
    • Verwijder de kolom HR

Sla het bestand – met je aanpassingen en zonder de overbodige kolommen – op als CSV-bestand.

Let op

Yesplan verwacht een CSV-bestand bij het importeren en géén Excel-bestand. Je dient het werkblad dat de contacten bevat eerst te exporteren naar het CSV-formaat. In Excel doe je dit door in het menu “Bestand” de optie “Opslaan als…” te kiezen en vervolgens als formaat “CSV” te selecteren.

Stap 4: Contacten bijwerken in Yesplan§

Contacten bijwerken in Yesplan doe je bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Importeren”, bij het onderdeel “Contacten”. Je vindt er een formulier om het CSV-bestand te versturen. De volgende parameters kunnen er ingevuld worden:

  • Codering: De character encoding (tekencodering of tekstcodering) van het CSV-bestand dat als invoer dient. Yesplan ondersteunt drie coderingen: “CSV (UTF-8)”, “MS-DOS CSV (Latin1)”, en “Macintosh CSV (MacRoman)”. De juiste keuze van codering is belangrijk om ervoor te zorgen dat speciale karakters (zoals bijvoorbeeld é, è, ç, ø etc.) juist ingelezen worden. Indien deze karakters na het bijwerken foutief verschijnen in Yesplan probeer je best de import opnieuw met de juiste codering.
  • Importeer als gebruiker: De Yesplan gebruiker die de eigenaar zal zijn van de geïmporteerde contacten.
  • Selecteer bestand: Kies het CSV-bestand met de aangepaste contacten op je computer. Vervolgens kies je in het keuzemenu “Kies de soort import” voor de optie die overeenkomt met het type van contacten dat je probeert aan te passen – “Bijwerken personen”, “Bijwerken organisaties” of “Bijwerken links” – en klik je op “Voeg toe”. Merk op dat Yesplan het importeren van de contacten op de achtergrond zal uitvoeren. Je zal dus niet onmiddellijk het resultaat van het bijwerken te zien krijgen.

Als de contacten bijgewerkt zijn zal het resultaat verschijnen in een lijst (in de rechter kolom). Deze lijst heeft de volgende mogelijkheden:

  • Toon resultaten: bekijk de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.
  • Herstel: maak alle aanpassingen aan de contacten terug ongedaan. Enkel de aanpassingen die je aangebracht had in het CSV-bestand zullen hersteld worden naar de waarde die ze daarvoor hadden. Vermits dit een grote impact kan hebben, zal je de actie moeten bevestigen.
  • Verwijder uit historiek: verwijder de rij uit de lijst van imports. Dit kan enkel voor imports waarbij geen contacten werden toegevoegd. Merk ook op dat Yesplan op geregelde tijdststippen oude imports automatisch uit de lijst zal verwijderen.

Let op

Yesplan zal automatisch een duplicaten-detectie uitvoeren voor de contacten die geïmporteerd worden. Aangezien deze berekening vrij intensief kan zijn, zal deze ’s nachts uitgevoerd worden om de optimale werking van Yesplan niet te hinderen. Bij een import waarvoor de duplicaten nog gedetecteerd moeten worden zal er “Duplicaten zullen vannacht berekend worden” staan in de kolom “Resultaten”. Als de duplicaten gedetecteerd werden zal er niets staan.

Bij een geslaagde import wordt het aantal geïmporteerde contacten getoond, samen met eventueel wat waarschuwingen. De waarschuwingen tonen welke informatie niet geïmporteerd kon worden door een fout in het importbestand. Indien nodig pas je het bestand aan en importeer je het opnieuw. Let wel, zorg dat je in de historiek bij de mislukte import eerst op “Herstel” klikt zodat je met een schone lei kan herbeginnen.

Sommige fouten zorgen ervoor dat de import helemaal niet uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken). Consulteer de lijst van waarschuwingen en pas het bestand aan waar nodig.