Boeken

Resources zijn middelen – zoals medewerkers, materiaal en services – die we toewijzen aan onze evenementen. In Yesplan spreken we over het boeken van resources op evenementen. Je kan resources boeken per evenement, maar ook voor een volledige evenementgroep. Het boeken van resources doe je voornamelijk in het infovenster van het evenement. De Teamplanner biedt bovendien bijkomende mogelijkheden voor het boeken van medewerkers.

Het infovenster van een evenement kan je openen vanuit de kalender door te klikken op het vergrootglas-icoontje in de rechterbovenhoek van de cel van het evenement, of door te dubbelklikken op een lege plaats in de cel van het evenement.

Het infovenster van een evenement is een overzicht van alle gegevens van het evenement en de evenementgroep waartoe het behoort. Het infovenster bestaat uit verschillende tabbladen, waaronder drie tabbladen specifiek voor resources (“Locatie”, “Team” en “Resources”). Links van het infovenster zie je de evenementenstructuur van de evenementgroep waartoe het evenement behoort. Voor de algemene werking van dit infovenster verwijzen we naar het hoofdstuk Infovenster van het evenement van de handleiding evenementen.

Resources in het infovenster van het evenement§

Het tabblad “Resources” toont een overzicht van alle geboekte resources. Je kan er ook resources boeken en deze boekingen en hun prijzen beheren. De tabbladen “Team” en “Locatie” zijn een gefilterde variant hiervan, waarbij respectievelijk enkel de geboekte medewerkers en enkel de geboekte locatie verschijnen. Op het tabblad “Team” kan je enkel medewerkers boeken, op het tabblad “Locatie” kan je niets bijkomend boeken.

We bespreken hier verder steeds het tabblad “Resources”. De andere tabbladen zijn gelijkaardig in gebruik.

De linkerkolom van het “Resources” tabblad toont de resources die geboekt zijn op het evenement dat de focus heeft. Indien de focus op één enkel evenement ligt, zien we de boekingen op dat evenement. Indien de focus op een evenementgroep ligt, zie je een overzicht van de boekingen van de volledige groep. Het overzicht van de evenementgroep bestaat uit de gemeenschappelijke boekingen voor de groep, gevolgd door een lijst van alle afzonderlijke boekingen per evenement in die groep.

De rechterkolom van het “Resources” tabblad is voorbehouden voor custom data.

Opmerking

Door te klikken op een evenement of evenementgroep in de evenementenstructuur (links), verplaats je zelf de focus van het infovenster. Op die manier kan je navigeren tussen de verschillende evenementen en evenementgroepen die tot dezelfde evenementenstructuur behoren. Voor meer informatie omtrent het navigeren tussen de verschillende niveaus en hoe de informatie daarbij getoond en samengevat wordt, kan je terecht in Infovenster van het evenement.

Boeken via het resourceveld§

Een resource toevoegen doe je door middel van het resourceveld dat onder de lijst van resources staat:

Om een resource ineens toe te voegen aan alle evenementen van een evenementgroep, verplaats je de focus naar de evenementgroep.
Om een resource enkel toe te voegen aan een evenement, kan je de focus verplaatsen naar dat evenement of kan je het evenement openklappen indien de evenmentgroep focus heeft.

Via het resourceveld kan je een bestaande resource boeken. Als je begint te typen in het invulveld van het resourceveld dan zal Yesplan de resources tonen die hieraan voldoen. Deze lijst wordt bijgewerkt terwijl je typt. Kies de gewenste resource uit de lijst om die te boeken op het evenement.

Je kan vanuit het resourceveld ook het zoekvenster voor resources openen door te klikken op de knop met het dubbele pijl-icoontje. In dit zoekvenster kan je uitgebreid zoeken en zie je meer informatie. Je kan er eventueel nieuwe resources aanmaken of bestaande resources wijzigen.

Opmerking

Om een resource te kunnen boeken op een evenement moet je onderstaande rechten hebben:

het recht “Wijzigen” op het evenement
het recht “Boek” op de resource

Boeken via het zoekvenster§

Om een resource te boeken vanuit het zoekvenster klik je op de naam van de resource. Je zal merken dat er een vinkje verschijnt links van de naam van de resource, en dat er een lijst van alle geboekte resources verschijnt aan de rechterkant. Je kan op deze manier resources blijven bijboeken tot je tevreden bent. In de lijst van de geboekte resources kan je de aantallen aanpassen door erop te dubbelklikken. Je kan een item verwijderen door met de muisaanwijzer over de rij met het item te gaan en het ‘–’-icoontje dat daarbij verschijnt aan de rechterkant, aan te klikken. Sluit het zoekvenster om terug te keren naar het infovenster van het evenement.

Een resource toevoegen aan een reeds geboekte resourceset doe je door middel van de actie “Voeg resource toe aan set…” uit het contextmenu. Dit opent eveneens het zoekvenster voor de resources. Zoek naar de gewenste resource, en klik vervolgens op de naam van de resource om die toe te voegen. Je kan uiteraard ook hier meerdere resources in één keer toevoegen. Sluit het zoekvenster om terug te keren naar het infovenster van het evenement. Nu verschijnt een sterretje naast de naam van de resourceset, om aan te geven dat de inhoud van deze geboekte set afwijkt ten opzichte van de normale inhoud van de set.

Plaatshouders boeken§

Als je installatie plaatshouders bevat, kan je ook die boeken via het resourceveld of het zoekvenster. Dit laat je toe om bijvoorbeeld al een generieke ‘Microfoon’ te boeken als plaatshouder en die later in te wisselen met een specifieke microfoon, bijvoorbeeld de ‘Sennheiser e 845’.

Als je evenement plaatshouders bevat die nog ingewisseld moeten worden, verschijnt er een vraagteken links bovenaan het evenement in de evenementenkalender. Als je de muis beweegt over het vraagteken, toont Yesplan een overzicht van plaatshouders die nog niet ingewisseld zijn.

Tip

Plaatshouders zijn makkelijk te herkennen aan hun icoontje, zie Iconen voor meer informatie.

Ad hoc boeken§

Met het resourceveld kan je ook een ad hoc resource boeken. Dit is een boeking van een resource voor eenmalig gebruik. Deze resource zal je niet terugvinden in het zoekvenster van resources. Een ad hoc resource heeft verder wel alle eigenschappen van een gewone resource (type, rollen, resourcegroep, prijzen enz.). Een ad hoc resource herken je aan het symbool dat ervoor verschijnt in de lijst: een witte A in een groen cirkeltje.

Boeken via custom data§

Je kan resources ook boeken via custom data. Een dergelijk customdataveld gebruikt hetzelfde resourceveld dat hierboven beschreven wordt. Een resource die je via een customdataveld boekt, verschijnt op de plaats waar het customdataveld staat, maar ook in de lijst van de geboekte resources voor dat evenement.

Kopiëren§

Het is mogelijk om binnen een evenementgroep resourceboekingen te kopiëren van het ene evenement naar het andere. Stel dat je de resourceboekingen ‘Microfoon’ en ‘Volgspot’ wilt kopiëren van ‘Hamlet’ naar ‘Othello’, die deel uitmaken van de evenementgroep ‘Shakespeare Festival’:

Open het infovenster en navigeer naar het evenement ‘Hamlet’.
Selecteer via de checkboxes in het tabblad “Resources” de boekingen die je wilt kopiëren: ‘Microfoon’ en ‘Volgspot’.
Klik rechts op de lijst met boekingen en kies “Kopieer”.
Navigeer naar het tabblad “Resources” van ‘Othello’.
Klik rechts op de lijst met boekingen en kies “Plak”.

Let op

Je kan geen boekingen van locaties kopiëren en plakken.

Het is ook mogelijk om resourceboekingen te plakken op het niveau van de evenementgroep, bijv. ‘Shakespeare Festival’. In dat geval boek je de resources op elk evenement in de groep.

Tip

Via de checkbox naast een resourcegroep selecteer je al de boekingen in die groep.
In het tabblad “Resources” kan ook de melding verschijnen dat het evenement nog geen resourceboekingen bevat. Klik rechts op deze melding en kies “Plak” om gekopieerde resources te plakken.

Tijden van resourceboekingen§

Standaard wordt een resource geboekt voor de hele duur van het evenement:

Als het evenement nog geen tijdschema bevat, wordt de resource de hele dag geboekt.
Is er wel een tijdschema, dan wordt de resource automatisch geboekt van de start van het eerste tijdstip tot het einde van het laatste tijdstip:
- Het gaat hier om de starttijd en eindtijd van het gehele evenement, en niet om de getoonde starttijd en eindtijd (de rode bolletjes). Zie Starttijden en eindtijden voor meer informatie.
- Hou er rekening mee dat tijdschema’s kunnen veranderen na de boeking van de resource. Zo kan bij het boeken van de piano het sluiten van de deuren om middernacht het laatste tijdstip zijn, maar komt daar later nog ‘Schoonmaak’ bij tot 02:00 uur ‘s nachts. De resource zal dan automatisch geboekt worden tot 02:00 uur ‘s nachts.

Je kan zelf handmatig de tijden van resourceboekingen voor een evenement aanpassen. Stel dat we de Steinway geboekt hebben op het evenement ‘Solo Toetsen’ en we willen de tijden aanpassen:

Open het infovenster voor de resource in kwestie door te klikken op de geboekte resource ‘Steinway’ in het tabblad “Resources” van het infovenster voor ‘Solo Toetsen’.
Open het tabblad “Boekingen”.
Je krijgt een overzicht van de boekingen voor de Steinway op die dag. De tijdlijn met de blauwe balk verwijst naar de boeking in kwestie en de balk geeft de periode aan waarin de Steinway geboekt is.
Klik op de blauwe balk. Een detailvenster opent.
Klik op het keuzemenu links in het detailvenster om een nieuwe starttijd te selecteren. Yesplan biedt verschillende opties aan:
- Vul tijd in: Voer zelf het uur in waarop de boeking start.
- Start evenement: De starttijd van het eerste tijdstip in het tijdschema. Deze optie is standaard geselecteerd.
- De andere opties zijn tijdstippen uit het tijdschema. Kies één van de tijdstippen om er de start van de boeking mee samen te laten vallen.
Klik op het keuzemenu rechts om een nieuwe eindtijd te kiezen:
- Vul tijd in: Voer zelf het uur in waarop de boeking eindigt.
- Einde evenement: De eindtijd van het laatste tijdstip in het tijdschema. Deze optie is standaard geselecteerd.
- De andere opties zijn tijdstippen uit het tijdschema. Kies één van de tijdstippen om er het einde van de boeking mee samen te laten vallen.

Tip

Voor meer informatie over het bekijken van boekingen kan je terecht in de sectie Beschikbaarheid van resources.

Plaatshouders inwisselen§

Je kan plaatshouders en resources inwisselen met andere resources of plaatshouders via het infovenster van het evenement. Dit doe je in het tabblad “Resources”, door het contextmenu te openen op een rij van een plaatshouder en de muis te bewegen over de optie “Inwisselen met…”:

Je ziet meteen de resources die de plaatshouder als rol hebben.
Je kan er ook zoeken naar andere plaatshouders of resources waarmee je wilt inwisselen.
Dit werkt ook bij een resource. Daar krijg je meteen de plaatshouders te zien voor alle rollen van de resource en je kan op zoek gaan naar andere plaatshouders of resources om mee in te wisselen.
Zijn meerdere aantallen van een resource of plaatshouder geboekt?
- Dan kan je ze allemaal in één keer inwisselen via “Inwisselen met…”.
- Je kan ook slechts één exemplaar per keer inwisselen met een resource via “Wissel één in met…”.

Bij het inwisselen van een plaatshouder met een resource worden een aantal waarden overgenomen van de resource:

Naam, type, gekoppeld contact, teams, roosterplanner, beschrijving, extern, gehuurd, actief, datum, productcode en serienummer worden gewoon overgenomen van de resource.
Het toewijzen van de prijsdefinitie hangt van verschilllende factoren af (de naam van de prijsdefinitie op de plaatshouder, het profiel van het evenement en de standaard prijsdefinitie), zoals verderop beschreven.
Toegevoegde tijden worden ook overgenomen van de resource. Als de resource géén toegevoegde tijden bevat, zal de boeking ook geen toegevoegde tijden krijgen.

Onderstaande gegevens worden overgenomen van de plaatshouder:

het commentaarveld
de rol (enkel voor human resources)
waarden van customdatavelden
eventuele overschreven prijzen
de waarde van de checkbox “Aan te rekenen”
de naam van de prijsdefinitie, als die bestaat op de plaatshouder én de resource

Tip

Dit laat je toe om al veel informatie toe te voegen aan de boeking van de plaatshouder en deze pas later in te wisselen. Deze informatie wordt immers overgezet bij het inwisselen.
Wil je de naam van prijsdefinities automatisch overzetten bij het inwisselen? Lees dan meer over het correct instellen van de naam van prijsdefinities.

Het overzetten van informatie laat je ook toe om de prijsdefinitie al vroeg te bepalen. Als op de plaatshouder én de resource een prijsdefinitie bestaat met dezelfde naam, dan zal de resource bij het inwisselen de prijsdefinitie krijgen met dezelfde naam als de prijsdefinitie van de plaatshouder.

Let op

Bij het inwisselen van plaatshouders en resources zal Yesplan de prijsdefinitie met overeenkomstige naam toepassen. De prijsdefinities van de plaatshouder en de resource kunnen nog altijd inhoudelijk verschillen en dus een andere verkoopprijs, btw-tarief enz. hebben:

Boek de plaatshouder ‘Geluidstechnieker’ en geef die de prijsdefinitie ‘Commerciële verhuur’, met een verkoopprijs van 150 euro.
De human resource ‘Violet Trudeau’ heeft de rol ‘Geluidstechnieker’ en twee prijsdefinities:
- ‘Commerciële verhuur’ met een verkoopprijs van 120 euro
- Een standaard prijsdefinitie ‘Intern’ met een verkoopprijs van 100 euro.
Als je de plaatshouder ‘Geluidstechnieker’ inwisselt met ‘Violet Trudeau’, dan zal Violet de prijsdefinitie ‘Commerciële verhuur’ krijgen. De verkoopprijs zal dan 120 euro zijn en niet 150 euro.
Als je ‘Violet Trudeau’ gewoon boekt, zal de standaard prijsdefinitie ‘Intern’ geselecteerd zijn. De verkoopprijs is dan 100 euro.

De resource ‘Violet Trudeau’ heeft bij het inwisselen de prijsdefinitie gekregen met de naam ‘Commerciële verhuur’, aangezien op de plaatshouder een prijsdefinitie geselecteerd is met dezelfde naam. De verkoopprijs in deze prijsdefinities verschilt echter: Yesplan kijkt bij het overzetten enkel naar de naam van de prijsdefinitie, en niet naar de inhoud ervan. Hou er rekening mee dat overschreven prijzen en de waarde van de checkbox “Aan te rekenen” ook mee overgezet worden. Dit kan de uiteindelijke prijs nog beïnvloeden, los van de gekozen prijsdefinitie.

Conflicten§

Yesplan verhindert je niet méér resources te boeken dan beschikbaar. Yesplan zal dit wél melden via een conflict bij het evenement en in de lijst van resources. Een conflict vermeldt steeds de nodige informatie omtrent het mogelijke planningsprobleem, zodat je als planner kunt beslissen hoe je dit conflict wenst op te lossen. Je kan er voor kiezen om een conflict te negeren en te verbergen (door te klikken op “Verberg” bij het betreffende conflict), of je kan de oorzaak van het conflict wegnemen.

Het is pas bij het boeken dat Yesplan de beschikbaarheid zal nagaan, en indien nodig een conflict zal geven. Resources waarvan er een vast aantal beschikbaar zijn, zullen resulteren in conflicten indien er onvoldoende beschikbaar zijn op een gegeven moment in de planning. Ook een resource die niet actief is zal resulteren in een conflict. Dergelijke conflicten verschijnen met een zwart uitroepteken in een geel cirkeltje.

Opmerking

Vanuit het navigatiemenu onderaan het scherm kan je een venster openen met een lijst van alle conflicten voor alle evenementen in de toekomst (door te klikken op het navigatiemenu-item “Conflicten”). Je kan in dit venster ook alle verborgen conflicten bekijken (door te klikken op de knop “Toon verborgen conflicten”), en, indien gewenst, een verborgen conflict terug zichtbaar maken (door op het bolletje te klikken aan de rechterkant van de rij van een conflict).

Overzicht geboekte resources§

Naast het overzicht van alle geboekte resources in het infovenster van het evenement zijn er nog andere overzichten van boekingen beschikbaar.

Je kan de lijst met geboekte resources van een specifiek evenement opvragen door te klikken op de optie “Toon geboekte resources” in het contextmenu bij een evenement in de kalender. Dit opent een overzicht dat gelijkaardig is aan het zoekvenster voor resources waarbij je ook een overzicht krijgt van alle tijdschema’s van al de resources. Deze tijdschema’s kan je weergeven door te klikken op de knop “Tijdschema’s” in de kolomtitel.

Je kan in het infovenster van een resource ook al de boekingen bekijken van die resource, via het tabblad “Boekingen” (zie Beschikbaarheid van resources).

Je kan ook gebruik maken van de zoektaal om geboekte resources te vinden. Meer hierover lees je in de handleiding zoektaal.