Ga naar inhoud

Prijzen

In Yesplan worden resources geboekt op evenementen. Bij het boeken van deze resources kunnen we kosten en opbrengsten in kaart brengen.

Prijsdefinities§

De prijzen die in rekening gebracht moeten worden bij een bepaald evenement hangen af van veel voorwaarden. Daarom kan elke resource in Yesplan een of meerdere prijsdefinities hebben die afhankelijk van die voorwaarden gekozen worden bij het boeken. Bovendien kunnen prijzen van de boeking ook overschreven worden, los van de prijsdefinities die gelden voor de resource. Je kan met andere woorden steeds de gewenste prijs toepassen, ook onder uitzonderlijke voorwaarden.

Een prijsdefinitie bestaat uit:

Je kan aangeven of de prijzen standaard aangerekend moeten worden. Een prijsdefinitie kan je ook koppelen aan een profiel van een evenement waardoor de prijsdefinitie gekozen zal worden indien het geboekt wordt op een evenement van dat profiel.

Elke resource krijgt een standaard prijsdefinitie bij het aanmaken, met de naam “default”. Je kan de naam aanpassen door erop te dubbelklikken.

Opmerking

Afhankelijk van de instellingen kunnen de namen voor de prijsdefinities gekozen worden uit de suggestielijst en/of zelf ingetypt worden in het invulveld dat verschijnt. De mogelijkheden van de namen voor de prijsdefinities kunnen worden ingesteld door een Yesplan-beheerder bij labels en beschrijvingen.

Een prijsdefinitie toevoegen doe je door te klikken op “Voeg een prijsdefinitie toe” op het tabblad “Prijzen” in het infovenster van de resource. Wijzig de naam door erop te dubbelklikken, en vul de gewenste waardes in.

Tip

Geef dezelfde naam aan prijsdefinities van een plaatshouder en van resources met die rol. Bij het inwisselen van de plaatshouder met een resource zal die laatste dan de prijsdefinitie krijgen met dezelfde naam. Bijvoorbeeld:

  • Je hebt een plaatshouder “Geluidstechnieker” en vier human resources met de rol “Geluidstechnieker”.
  • Geef zowel de plaatshouder als de human resources prijsdefinities met de namen “Commerciële verhuur” en “Intern”.
  • Als je dan een plaatshouder met de prijsdefinitie “Commerciële verhuur” inwisselt met een human resource, dan zal voor die laatste automatisch de prijsdefinitie gekozen worden met de naam “Commerciële verhuur”.
  • Yesplan kiest de prijsdefinitie met dezelfde naam, maar de prijsdefinities kunnen onderling wel verschillen wat betreft verkoopprijs, btw-tarief enz.

Zie Plaatshouders inwisselen voor een uitgebreide beschrijving en een voorbeeld.

Tarieven§

Het meest eenvoudige tarief is een vast bedrag. Het tarief van een resource kan daarentegen ook berekend worden aan de hand van een prijs per uur, dag, week, maand, of per dagdeel waarbij Yesplan het aantal aan te rekenen eenheden zal afleiden op basis van de duur van de boeking.

Je kan de prijzen invoeren exclusief of inclusief btw. Klik hiervoor op de knop “Excl.” / “Incl.” (naargelang de huidige toestand) naast het invulveld om aan te geven wat het ingevulde bedrag voorstelt. Het omgerekende inclusief/exclusief bedrag (naargelang) wordt – ter info – ernaast getoond.

Standaard zal Yesplan elke begonnen eenheid volledig in rekening brengen. Bijvoorbeeld, indien een resource geboekt is van 10 tot 12:30 uur, en de eenheid is ‘per uur’, dan zal Yesplan automatisch drie uren aanrekenen en niet 2,5 uur.

Je kan ook instellen met welke nauwkeurigheid Yesplan het resultaat moet berekenen, zoals op basis van elk gestart kwartier bij een prijseenheid ‘per uur’. Je kan bovendien bepalen wat er minimaal in rekening gebracht moet worden, bijvoorbeeld minstens 30 minuten.

Let wel: het aantal eenheden die minimaal in rekening gebracht moeten worden

  • kan niet kleiner zijn dan de basis waarop de berekening gebaseerd is
  • kan niet groter zijn dan de gekozen basiseenheid

Het is met andere woorden niet mogelijk om te definiëren dat een prijs per uur berekend moet worden op basis van elk gestart kwartier, met een minimum aan te rekenen eenheid van 10 minuten. Evenmin kan je in dat geval definiëren dat de minimum aan te rekenen eenheid 2 uur is; een uur is de basiseenheid.

Opmerking

De toegevoegde tijden worden altijd meegeteld bij de duur van de boeking voor het berekenen van de prijs ervan.

Het aantal aan te rekenen eenheden kan manueel overschreven worden indien je wenst af te wijken van de automatisch berekende eenheden.

De prijs van de resourceset is standaard de som van de prijzen van al de resources die deel uitmaken van deze set. Een resourceset kan echter ook zijn eigen prijsdefinities hebben, los van de inhoud van de set. Hiertoe voeg je een prijsdefinitie toe aan de resourceset. Dit doe je, net als bij een resource, door te klikken op “Voeg een prijsdefinitie toe” op het tabblad “Prijzen” in het infovenster van de resourceset.

Dagdelen§

De prijzen kunnen ook verschillen naargelang het moment van de dag waarop ze geboekt zijn. Bijvoorbeeld, een bepaalde zaal wordt aan 100 euro verhuurd in de voormiddag, aan 150 euro in de namiddag en aan 200 euro ’s avonds. Deze momenten van de dag noemen we in Yesplan dagdelen.

Een dagdelendefinitie is een verzameling van verschillende dagdelen. Bijvoorbeeld, dagdeel ‘voormiddag’ van 9 tot 12 uur, ‘namiddag’ van 13 tot 18 uur en ‘avond’ van 19 tot 23 uur. Deze drie dagdelen geef je dan een overkoepelende naam, bijvoorbeeld ‘Openingsuren vergaderlokalen’. Je kan meerdere dagdelendefinities aanmaken indien je organisatie gebruik maakt van verschillende dagindelingen. Dagdelendefinities worden aangemaakt door een beheerder.

Deze dagdelendefinities kunnen vervolgens gebruikt worden bij de prijsdefinitie van een resource om op elk afzonderlijk dagdeel een prijs te plakken. Eenzelfde dagdelendefinitie kan meerdere keren hergebruikt worden voor verschillende prijsdefinities, om zo verschillende tarieven aan te maken voor eenzelfde resource.

Als je voor een bepaalde resource de ene keer een dagprijs wenst te hanteren, én de andere keer een prijs afhankelijk van het dagdeel, dan zal je voor die resources twee prijsdefinities moeten aanmaken, eentje met een prijs per dag, en eentje met een set van prijzen per dagdeel.

Bijvoorbeeld:

  • Prijsdefinitie 1: prijs per dag 250 euro
  • Prijsdefinitie 2: dagdeel ‘voormiddag’ à 100 euro, dagdeel ‘namiddag’ à 100 euro en dagdeel ‘avond’ à 100 euro.

Om een prijs te definiëren per dagdeel klik je op de knop met het grijze driehoekje naast het invulveld (standaard staat er in die knop “Vast”, maar dit kan variëren, vermits hier de optie getoond wordt die actief is). Vul vervolgens de bedragen in per dagdeel.

Standaard zal Yesplan elk begonnen dagdeel volledig in rekening brengen. Bij boekingen die over méérdere dagdelen lopen worden de prijzen van die dagdelen samengeteld, ook als de boeking slechts gedeeltelijk overlapt met een bepaald dagdeel.

Let op

We raden af om te werken met dagdelen die elkaar overlappen, bijvoorbeeld een dagdeel ‘voormiddag’ van 9 tot 13 uur en een dagdeel ‘middag’ van 12 tot 17 uur, met een overlapping tussen 12 en 13 uur. Meer informatie hierover vind je in de pagina over het beheer van dagdelen.

Nauwkeurigheid§

Je kan bij dagdelen instellen met welke nauwkeurigheid Yesplan het resultaat moet berekenen. Zo kan je bijvoorbeeld binnen een dagdeel het resultaat berekenen op basis van elk gestart uur.

Het is op deze manier mogelijk om een variabele uurprijs te definiëren in functie van het dagdeel.

Voorbeeld:

  • In de voormiddag geldt een prijs van 2 euro, in de namiddag 2,50 euro en ’s avonds 4 euro.
  • We gebruiken in onze organisatie een dagdelendefinitie met als dagdelen ‘voormiddag’ van 7 tot 12 uur, ‘namiddag’ van 12 tot 18 uur en ‘avond’ van 18 tot 23 uur. Het dagdeel voormiddag duurt 5 uur. Als we willen dat dit berekend wordt à 2 euro per uur, dan komt dat neer op een prijs voor het gehele dagdeel van 10 euro (2 euro × 5 uur). Het dagdeel namiddag duurt 6 uur, maal 2,50 euro per uur, betekent dat het volledige dagdeel dus een prijs moet krijgen van 15 euro. Het dagdeel avond duurt 5 uur à 4 euro per uur = 20 euro.
  • Als we de prijzen per dagdeel invoeren (voormiddag 10 euro, namiddag 15 euro, avond 20 euro) én definiëren dat we het tarief wensen te berekenen op basis van elk gestart uur, dan realiseren we een variabele uurprijs in functie van het dagdeel.

Minimale prijs§

Je kan bij dagdelen ook instellen hoeveel tijd er minimaal in rekening gebracht moet worden. Als een boeking over meerdere dagdelen loopt, berekent Yesplan voor elk afzonderlijk dagdeel die minimale tijd opnieuw. Daardoor kan een boeking duurder uitvallen dan initieel gedacht. In dat geval kan je de prijs manueel aanpassen (zie Verkoopprijs overschrijven voor meer informatie).

Voorbeeld:

  • In het bovenstaande scenario definiëren we bijkomend dat een minimum van 3 uur in rekening gebracht moet worden.
  • Een boeking van 10 tot 14 uur valt binnen twee dagdelen (voormiddag en namiddag) én voor elk dagdeel zal minstens 3 uur in rekening gebracht worden aan het voor dat dagdeel geldende tarief:
    • voormiddag: 2 uur geboekt, maar minstens 3 uur aanrekenen aan 2 euro = 6 euro
    • namiddag: 2 uur geboekt, maar minstens 3 uur aanrekenen aan 2,50 euro = 7,50 euro

Kortingen§

Aan de prijsdefinitie kunnen regels toegevoegd worden voor kortingen en toeslagen. Zo kan je aangeven dat je voor een piano die geboekt wordt bij een evenement de eerste twee dagen de volledige prijs betaalt, en daarna een korting krijgt van 10%.

De prijsdefinitie bevat twee invulvelden voor kortingsformules: eentje voor korting op duur en eentje voor korting op aantal.

Opmerking

Deze korting zal zichtbaar zijn op de boekingen in Yesplan zelf. Het standaardrapport voor de offerte toont de prijs van de resource inclusief de korting, maar de korting zelf kan daar niet afzonderlijk getoond worden.

Korting op duur§

Het veld “Korting op duur” is pas actief als de eenheid bij “Verkoopprijs” één van de volgende waarden bevat:

  • “Per Uur”
  • “Per Dag”
  • “Per Week”
  • “Per Maand”
  • Per dagdeel.

Op basis van de formule in dit veld zal Yesplan automatisch de korting berekenen. Een formule heeft telkens dezelfde structuur:

  • De tijdseenheid: h (“hour”, uur), d (“day”, dag), w (“week”, week), m (“month”, maand) of p (“part”, dagdeel).
  • De rangorde: een natuurlijk getal dat bepaalt over welke tijdseenheid het gaat. d3 gaat over de derde dag, h12 gaat over het twaalfde uur enz.
  • Een dubbelepunt :.
  • De korting: die is standaard uitgedrukt met een + of een -. +20% kent een toeslag toe van 20%, terwijl -25% een korting geeft van 25%.
  • Een kommapunt ; om de verschillende onderdelen van de formule van elkaar te scheiden.

Tip

Je kan de korting ook invoeren zonder een + of een -, maar Yesplan zal die dan automatisch omzetten naar een formule met deze tekens:

  • 120% wordt +20%
  • 75% wordt -25%.

Yesplan volgt nog enkele regels bij het toekennen van kortingen:

  • Een onderdeel van de formule geldt ook voor de periode die erop volgt. Zo geeft de formule h1:100%;h2:-25% een korting van 25% in het tweede uur, maar ook in het derde, vierde enz. De formule h1:100%;h4:-25% geeft geen korting in het eerste, tweede en derde uur, en een korting van 25% vanaf het vierde uur.
  • Yesplan telt niet de tijdseenheden in een reeks, maar in de tijd. Als je bij de formule h1:100%;h3:-25% de resource boekt van 12:00 tot 13:00 en van 14:00 tot 15:00, dan zal er toch een korting van 25% toegekend worden voor die laatste periode, want dat is het derde uur geteld van 12:00. Er moet dus geen aaneensluitende boeking zijn om de korting toe te kennen.
  • Yesplan telt het aantal van afzonderlijke boekingen niet op. Laten we uitgaan van de formule h1:100%;h2:-50%:
    • Als je twee microfoons boekt in het eerste uur (“Microfoon x 2”) dan moet je in het tweede uur net hetzelfde boeken (“Microfoon x 2”) voor een korting. Twee keer één microfoon (“Microfoon x 1” en “Microfoon x 1”) zal geen korting opleveren.
    • Als je twee microfoons boekt in het eerste uur (“Microfoon x 2”) en je boekt in het tweede uur zes microfoons (“Microfoon x 6”), dan zal toch een korting toegekend worden voor de zes microfoons, niet alleen voor de eerste twee.

Hieronder vind je nog enkele voorbeelden van kortingen:

  • d1:100%;d2:-20%;d3:-40%:d6:-50%:

    • De eerste dag betaal je de volle daghuurprijs (100%).
    • De tweede dag krijg je 20% korting.
    • Dag drie tot dag vijf geldt er 40% korting.
    • Daarna is er 50% korting.
  • h1:100%;h3:90%;h8:75% wordt omgezet naar h1:100%;h3:-10%;h8:-25%:

    • De eerste twee uren betaal je de volle prijs.
    • Vanaf het derde uur krijg je 10% korting.
    • Vanaf het achtste uur krijg je 25% korting.

Opmerking

Als de korting op duur al een formule bevat en je de tijdseenheid bij de verkoopprijs verandert, dan zal Yesplan automatisch de tijdseenheid in de formule aanpassen. Bijvoorbeeld:

  • De tijdseenheid bij de verkoopprijs is “Per Uur” en de formule voor de korting is h1:100%;h4:-25%.
  • Je past de tijdseenheid bij de verkoopprijs aan naar “Per Dag”.
  • Yesplan past de formule voor de korting automatisch aan naar d1:100%;d4:-25%.

Korting op aantal§

Je kan ook een korting instellen voor het aantal geboekte resources door een formule in te voeren in het veld “Korting op aantal”. Deze formule heeft onderstaande structuur:

  • De afkorting voor de hoeveelheid: a (“amount”, hoeveelheid).
  • De rangorde: een natuurlijk getal dat bepaalt over welke hoeveelheid het gaat. a3 gaat over drie exemplaren, a12 gaat over twaalf exemplaren enz.
  • Een dubbelepunt :.
  • De korting: die is standaard uitgedrukt met een + of een -. +20% kent een toeslag toe van 20%, terwijl -25% een korting geeft van 25%.
  • Een kommapunt ; om de verschillende onderdelen van de formule van elkaar te scheiden.

Stel dat je de formule a1:100%;a25:-15%;a50:-25% instelt:

  • Tot 24 exemplaren betaal je de volle prijs.
  • Vanaf 25 exemplaren wordt 15% korting toegekend op al de exemplaren.
  • Vanaf 50 exemplaren wordt 25% korting toegekend op al de exemplaren.

Opmerking

Yesplan past de korting op aantal steeds toe op het volledige aantal, niet op het aantal boven de rangorde vermeld in de formule.

Korting op hoeveelheid en aantal§

Als je een formule invult in zowel “Korting op duur” als “Korting op aantal” zal Yesplan beide kortingen toepassen. Deze manier van werken kan vanzelfsprekend wel erg ingewikkeld worden. Laten we even een voorbeeld bekijken:

  • De verkoopprijs van de resource is 10 euro per uur. De korting op duur is h1:100%;h2:50% en de korting op aantal is a1:100%;a2:-90%.
  • De resource wordt vier uur geboekt.
  • Als je één exemplaar boekt, geldt enkel de korting op duur en zal de prijs 25 euro zijn: 10 euro voor het eerste uur en 15 euro voor de drie uren erna (3 x 5 euro).
  • Als je twee exemplaren boekt, wordt eerst de korting op aantal (10%) toegepast en kost één resource standaard 1 euro per uur. Je betaalt per exemplaar dus 2,5 euro voor vier uur: 1 euro voor het eerste uur en 1,5 euro voor de drie uren erna (3 x 0,5 euro). Aangezien er twee exemplaren geboekt zijn, brengt dat de totaalprijs op 5 euro.

Invloed van productie§

Als een evenement deel uitmaakt van een evenementgroep geldt een korting standaard slechts voor één dag: Yesplan begint voor het berekenen van de korting vanaf nul bij de start van een nieuwe dag. Bijvoorbeeld:

  • Ik heb een evenementgroep aangemaakt met drie evenementen die elk op een andere dag plaatsvinden: “Concert Maandag”, “Concert Dinsdag” en “Concert Woensdag”. De microfoon is telkens drie uur geboekt. De korting op duur is h1:100%;h2:-50% en de prijs per uur is 10 euro.
  • De prijs voor de microfoon zal elke dag 20 euro zijn: 10 euro voor het eerste uur en 10 euro voor de twee uren erna (2 x 5 euro). Yesplan berekent dus de korting voor elke afzonderlijke dag.

Als je de evenementgroep echter instelt als productie, zal Yesplan blijven doortellen, ook al vinden de evenementen plaats op een andere dag:

  • We gebruiken het voorbeeld van hierboven, maar de evenementgroep is nu ingesteld als productie.
  • De prijs voor de microfoon zal voor “Concert Maandag” 20 euro zijn: 10 euro voor het eerste uur en 10 euro voor de twee uren erna (2 x 5 euro).
  • Op “Concert Dinsdag” en “Concert Woensdag” kost de resource telkens 15 euro omdat de korting blijft gelden (3 x 5 euro).

Let op

Ja kan de kortingen “Per Dag”, “Per Week” of “Per Maand” bijgevolg enkel gebruiken als de evenementen waarop je resources boekt deel uitmaken van dezelfde productie.

Koppelen aan profiel§

Je kan elke prijsdefinitie instellen als de standaard prijsdefinitie (door te klikken op “Stel in als standaard”). De standaard prijsdefinitie van de resource op het moment van het boeken is de definitie die initieel zal toegekend worden aan de resourceboeking.

Een prijsdefinitie kan bovendien gekoppeld worden aan het profiel van een evenement. Elk profiel kan hierbij slechts aan één prijsdefinitie van de resource toegekend worden. De koppeling heeft als gevolg dat, indien het evenement waarop de resource geboekt wordt van dit profiel is, deze prijsdefinitie gekozen zal worden. De gekoppelde definitie zal dus voorrang krijgen op de standaard definitie.

Indien een evenement wijzigt van profiel zullen voor alle resources automatisch die prijsdefinities gekozen worden die gekoppeld zijn aan dit profiel. Let wel, dit zal enkel gebeuren voor die resources die een dergelijke prijsdefinitie hebben op het moment van het wijzigen van het profiel. Indien er voor het evenementenprofiel geen bijhorende gekoppelde prijsdefinitie bestaat voor een resource op dat moment, dan wijzigt de toegepaste prijsdefinitie dus niet automatisch.

Prijzen beheren van geboekte resources§

Bij het boeken van de resource wordt de standaard prijsdefinitie toegekend, tenzij er een specifieke prijsdefinitie bestaat die gekoppeld is aan het profiel van het evenement. Na het boeken kan je de prijs nog aanpassen indien gewenst. Je kan een andere prijsdefinitie kiezen, je kan de verkoopprijs van de boeking overschrijven of je kan ervoor kiezen om de prijs niet door te rekenen.

De prijzen die getoond worden kunnen zowel inclusief als exclusief btw weergegeven worden. Om te wisselen tussen de weergave met of zonder btw, kan je bovenaan de lijst de gewenste optie kiezen.

Toegepaste prijsdefinitie wijzigen§

Een andere prijsdefinitie kiezen in het infovenster van een evenement doe je op het “Resources” tabblad door de muisaanwijzer over de prijs te brengen en de gewenste prijsdefinitie te kiezen uit het keuzemenu dat verschijnt.

Je kan de prijsdefinitie per resource wijzigen, maar je kan de prijsdefinitie echter ook op andere niveaus doorvoeren: op de resourceset, op de resourcegroep of op het evenement. Indien de prijsdefinitie op een ‘hoger’ niveau doorgevoerd wordt zullen alle resources die eronder vallen dezelfde prijsdefinitie overnemen, als die bestaat voor die resource. Indien niet alle onderliggende items de prijsdefinitie hebben zal je een rode asterisk zien verschijnen naast de keuzelijst, én naast al de resources die uitzonderingen zijn. Bij de resources die de prijsdefinitie overnemen van een hoger niveau zal de prijsdefinitie niet meer te wijzigen zijn, de prijsdefinitie is immers bepaald op een ander niveau. Je herkent deze keuzemenu’s aan de licht grijze kleur. De doorgevoerde prijsdefinitie op een hoger niveau kan terug ongedaan gemaakt worden door te kiezen voor de optie “Prijsdefinitie terugzetten” in het keuzemenu.

De prijsdefinitie voor een individuele geboekte resource of resourceset kan ook aangepast worden via het tabblad “Prijzen” van het infovenster van de boeking van de resource of resourceset, door een andere optie te kiezen uit het keuzemenu bovenaan. Het infovenster van de boeking open je door te klikken op de naam van de resource in het infovenster van het evenement.

Opmerking

Het kan gebeuren dat een prijs niet getoond wordt, maar in de plaats daarvan --- verschijnt. Dit zijn prijzen waarvoor deze gebruiker geen rechten heeft om ze te zien.

Verkoopprijs overschrijven§

De verkoopprijs van de boeking overschrijven in het infovenster van een evenement doe je op het “Resources” tabblad door te dubbelklikken op de getoonde prijs. Je vult ofwel een nieuw bedrag in, of je kent een korting of toeslag toe (bijvoorbeeld -10% of +10%), waarna Yesplan het resultaat zal berekenen. Je zal merken dat een overschreven prijs in het vet aangegeven wordt.

Vul je een bedrag in, dan zal Yesplan het btw-tarief overnemen van de prijsdefinitie die op dat moment van toepassing is. Indien er meerdere btw-tarieven van toepassing zijn, bijvoorbeeld bij het overschrijven van de prijs op het niveau van een resourcegroep of evenement, dan zal je de keuze krijgen tussen deze btw-tarieven.

Deze manueel ingevoerde korting is beschikbaar:

  • in de dataview voor resourceboekingen als veld “Prijzen” > “Kortingspercentage” (zie Dataviews voor meer informatie)
  • voor rapporten
  • in de REST API als het attribuut discountpercentage bij het opvragen van de costings van een event, group of resourcebooking.

Je kan de prijs per resource overschrijven, maar je kan de prijs echter ook op andere niveaus overschrijven: op de resourceset, op de resourcegroep, op het evenement of op de evenementgroep. Indien de prijs op een ‘hoger’ niveau overschreven wordt zullen alle items die eronder vallen niet meer te wijzigen zijn, de prijs is immers bepaald op een ander niveau. Een dergelijke ‘vergrendelde’ prijs is te herkennen aan de licht grijze kleur. Je kan de overschreven prijs terug ongedaan maken door te klikken op “Prijs terugzetten” (dat verschijnt als je de muisaanwijzer over de prijs brengt).

Een prijs die overschreven wordt heeft voorrang op het wijzigen van de prijsdefinitie op een hoger niveau.

De prijs voor een individuele geboekte resource of voor een resourceset kan ook overschreven worden via het tabblad “Prijzen” van het infovenster van de boeking van de resource of resourceset, door te klikken op “Prijs overschrijven” naast het invulveld “Totale verkoopprijs”. Het infovenster van de boeking open je door te klikken op de naam van de resource in het infovenster van het evenement.

Opmerking

Het kan gebeuren dat een prijs niet getoond wordt, maar in de plaats daarvan --- verschijnt. Dit zijn prijzen waarvoor deze gebruiker geen rechten heeft om ze te zien.

Kortingen op kortingen§

Het is in Yesplan mogelijk om kortingen toe te kennen bij het boeken van resources. Dit kan op meerdere niveaus: je kan een korting toekennen aan een individuele resource, aan de gehele resourcegroep, aan alles van het evenement, en zelfs aan alles van de gehele evenementgroep.

Naast een vaste korting is het ook mogelijk om een procentuele korting toe te passen op de verkoopprijs. Indien een procentuele korting op twee verschillende niveaus toegekend wordt, dan worden de kortingen gecumuleerd. Je kan bijvoorbeeld 10% korting geven op een bepaalde resource, en daarbovenop nog eens 20% korting op het volledige evenement.

Merk op dat bij cumulatieve kortingen in Yesplan, de kortingen één voor één toegepast worden, en niet samengeteld worden vooraleer toe te passen.

Bijvoorbeeld,

Prijs resource                     = 100
Korting op resource 3%             =   3
Nieuwe prijs resource              =  97
Extra korting op resourcegroep 5%  =   4,85 (5% van 97)
Nieuwe prijs op resourcegroep      =  92,15

Het effectief kortingspercentage   =   7,85% (en niet 8%)

Prijzen niet doorrekenen§

Je kan per resource aangeven of de verkoopprijs van de boeking doorgerekend dient te worden of niet. Dit doe je door middel van de checkbox “Aan te rekenen”. Indien de checkbox afgevinkt is zal de prijs niet meegerekend worden; de getoonde prijs zal “0.00” zijn.

In het infovenster van een evenement, op het “Resources” tabblad, verschijnt de checkbox “Aan te rekenen” door de muisaanwijzer over de prijs te brengen. In het infovenster van de boeking van de resource of resourceset vind je de checkbox “Aan te rekenen” op het “Prijzen” tabblad.

De waarde van de checkbox wordt bij het boeken overgenomen van de waarde die ingesteld staat bij de desbetreffende prijsdefinitie van de resource.

Aantal aan te rekenen eenheden overschrijven§

Als je een prijs voor een resource instelt per uur, dag, week of maand, dan zal Yesplan het aantal aan te rekenen eenheden automatisch bepalen op basis van de duur van de boeking. De aan te rekenen prijs voor de boeking zal hierop gebaseerd worden. Merk op dat de toegevoegde tijden altijd worden meegeteld bij het automatisch berekenen van de prijs van een boeking.

Het aantal aan te rekenen eenheden kan manueel overschreven worden indien je hiervan wenst af te wijken. Dit doe je op het tabblad “Prijzen” van het infovenster van de boeking van die resource. Bij het invulveld “Aan te rekenen uren” (of dagen, weken, maanden) klik je op “Aan te rekenen uren (…) overschrijven” en je vult een waarde in naar wens. Je kan steeds terugkeren naar de automatisch berekende duur, door te klikken op de link die verschijnt na het overschrijven (“Opnieuw instellen naar…”).

Merk op dat er ook werkelijk aantal aan te rekenen eenheden bestaan.

Let op

Zodra de prijs van een boeking overschreven is, is het niet meer mogelijk om het aantal aan te rekenen eenheden aan te passen; deze zijn op dat moment immers niet meer van toepassing.

Gewijzigde prijsdefinities§

Bij het wijzigigen van een prijsdefinitie voor een bepaalde resource, worden deze wijziging standaard toegepast op alle boekingen van die resource in de toekomst. Je hebt echter ook de mogelijkheid om de wijziging van die prijsdefinitie voor bepaalde evenementen niet door te voeren.

Er verschijnt hiervoor bij het wijzigen van de prijsdefinitie een lijst van evenementen waarop de resource geboekt is in de toekomst. Je kan er per evenement aangeven dat je de boekingen voor dat evenement niet wenst bij te werken naar de nieuwe prijsdefinitie. Dit doe je door de checkbox af te vinken naast het desbetreffende evenement.

Een prijsdefinitie die gewijzigd is sinds de boeking, maar waarvan de wijziging niet doorgevoerd werd naar die boeking zal je herkennen aan een zwarte asterisk naast de naam van de prijsdefinitie bij die boeking. Je kan er vooralsnog voor kiezen om de gewijzigde prijsdefinitie te selecteren uit het keuzemenu. Op dat moment is de oude prijsdefinitie van de boeking definitief verdwenen.

Samenvatting prijzen van een evenement§

Op het tabblad “Prijzen” van het infovenster van een evenement vind je een overzicht van de kosten en opbrengsten van het evenement dat de focus heeft. De kostprijs, de verkoopprijs en de winstmarge van alle resourceboekingen wordt per resourcegroep samengeteld. Je ziet er ook de netto totalen, de bruto totalen, het totaalbedrag waarop de btw van toepassing is (per btw-tarief) en de diverse btw totalen.

Opmerking

De winstmarge is de brutowinst uitgedrukt als een percentage van de verkoopprijs. Bijvoorbeeld, bij een verkooprijs van 100 euro en een kostprijs van 80 euro is de brutowinst 20 euro, wat 20% is van de verkoopprijs. Indien de verkoopprijs nul is, wordt er geen winstmarge getoond.

Yesplan hanteert de volgende formule voor de winstmarge: ((verkoopprijs - kostprijs) ÷ |verkoopprijs|) × 100

Merk op dat de formule de absolute waarde van de verkoopprijs gebruikt, wat van belang is in het uitzonderlijke geval van een negatieve verkoopprijs. Dit komt soms voor bij het gebruik van een ad hoc resource om kortingen toe te kennen. Bijvoorbeeld, bij een verkoopprijs van -50 euro en een kostprijs van 0 euro is de “winst” -50 euro, wat -100% is van 50, de absolute waarde van de verkoopprijs. Een positieve winstmarge impliceert steeds een positieve winst, een negatieve winstmarge impliceert steeds een negatieve winst.

De prijzen die getoond worden bij elke resourcegroep kunnen zowel inclusief als exclusief btw weergegeven worden. Om te wisselen tussen de weergave met of zonder btw, kan je bovenaan het tabblad de gewenste optie kiezen.

Je kan via dit tabblad “Prijzen” ook een ad hoc financiële resource boeken. Een ad hoc boeking is een boeking van een resource voor eenmalig gebruik. Deze resource zal je niet terugvinden in het zoekvenster van resources. Een ad hoc resource heeft verder wel alle eigenschappen van een gewone resource (type, rollen, resourcegroep, prijzen, enz.). Een ad hoc resource van het type ‘financieel’ herken je aan het symbool dat ervoor verschijnt in de lijst: een wit dollarteken in een groen cirkeltje.

Toevoegen van een ad hoc financiële resource via het “Prijzen” tabblad, kan enkel op een evenement en niet op een evenementgroep. Klik hiervoor op “Voeg een bedrag toe”. Vul vervolgens een naam, een kostprijs en een verkoopprijs in, kies het btw-tarief en klik op “Voeg toe”. Deze ad hoc boeking hoort standaard thuis in de resourcegroep “Diversen”, maar je kan die uiteraard toevoegen aan een resourcegroep naar keuze. Open hiervoor het infovenster (door te klikken op de naam) en pas de groep aan op het tabblad “Info”.