Aanpassen van actuele prijzen§

Actuele prijzen kunnen vanaf heden overschreven worden. Dit kan op gelijkaardige wijze als bij geplande prijzen. De actuele prijzen aanpassen gebeurt via het resources tabblad van het infovenster van het evenement óf via het kosten tabblad van het infovenster van de geboekte resource.

Standaard is de actuele prijs gelijk aan de geplande prijs. Voeg je echter een actueel aantal toe dan zal de actuele prijs deze wijziging in rekening brengen (bijvoorbeeld: er was één microfoon gepland maar er werden er uiteindelijk twee gebruikt). Ook als er een afwijkende gepresteerde tijd toegevoegd wordt aan een resource zal de actuele prijs hieraan aangepast worden (bijvoorbeeld: Jan was gepland van 14 tot 18 uur maar heeft gewerkt van 14 tot 19 uur).

Nieuw is dat deze berekende actuele prijzen nu ook overschreven kunnen worden.

Echter, ook zónder een afwijkend actueel aantal of gepresteerde tijd kan de actuele prijs aangepast worden. Nu kan dus expliciet een actuele prijs aangemaakt worden die afwijkt van de geplande prijs. Dit kan zowel door een bedrag in te vullen of door een procentuele korting of toeslag op te geven.

Het overschrijven van de actuele prijs kan op verschillende niveaus gebeuren: op de resource zelf, op de resourcegroep, op het evenement of op de evenementgroep (net zoals het overschrijven van geplande prijzen).

Merk op dat bij het overschrijven van de actuele prijs de eventuele overschreven geplande prijs genegeerd wordt. Zo zal een actuele korting van 20% niet gecumuleerd worden met een geplande korting van 10%. De actuele korting wordt dus toegepast op de berekende actuele prijs (rekening houdend met het actueel aantal en de eventuele gepresteerde tijden).

Statustype locked§

Er is een nieuw type toegevoegd voor de status van een evenement: locked. Een beheerder kan dit nieuwe type toevoegen aan elke status naar wens (in de algemene instellingen). Dit nieuwe type kan gecombineerd worden met de bestaande types option en allow actuals.

Een status van het type locked zorgt ervoor dat de datum, locatie en naam van het evenement niet zomaar aangepast kan worden en dat het evenement niet verwijderd kan worden. Dit zal je typisch willen gebruiken voor evenementen die bevestigd zijn.

Evenementen die een status hebben van het type locked worden aangeduid met een grijs slotje. In de kalender zal dit slotje verschijnen als met de muisaanwijzer over het desbetreffende evenement gegaan wordt. In het infovenster van het evenement verschijnt het slotje naast de naam, datum en locatie. Deze slotjes worden ook getoond in de boomweergaves van evenementgroepen.

Er is een nieuwe bevoegdheid die toelaat om evenementen van het type locked tijdelijk te ontgrendelen. Merk op dat deze bevoegdheid standaard voor niemand voorzien is en door een beheerder dient toegevoegd te worden.

Gebruikers met de bevoegdheid om te ontgrendelen kunnen vooralsnog de naam, locatie of datum van deze evenementen aanpassen door het slotje open te klikken. Deze gebruikers kunnen het evenement ook terug verwijderen na het ontgrendelen áls ze daar bijkomend de bevoegdheid voor gekregen hebben.

Evenementgroepen die een of meerdere evenementen bevatten die een status hebben van het type locked worden ook beschermd. Zo zal een groep die een of meerdere evenementen bevat van het type locked niet in zijn geheel kunnen verwijderd worden. De evenementen binnen deze groep die géén locked status hebben kunnen wel gewoon verplaatst of verwijderd worden.

Bescherming evenementen met gepresteerde tijden§

Indien een evenement resourceboekingen heeft waarop gepresteerde tijden ingevuld zijn, dan kan het evenement niet meer verplaatst worden van datum of locatie, en kan de naam niet gewijzigd worden. Het evenement kan dan ook niet meer verwijderd worden. Als je de datum, locatie of naam van zo’n evenement vooralsnog wilt wijzigen kan dit enkel door eerst de gepresteerde tijden terug te verwijderen.

Evenementen die een of meerdere resourceboekingen hebben met gepresteerde tijden worden aangeduid met een diep hemelsblauw slotje. Ze worden getoond op dezelfde plaatsen als het slotje voor evenementen met een status van het type locked (zoals hierboven beschreven). Deze slotjes kunnen dus niet ontgrendeld worden, de gepresteerde tijden moeten eerst terug verwijderd worden.

Onbeschikbaarheid van locaties§

Een locatie aanduiden als onbeschikbaar is eenduidiger geworden. Voorheen heette dit in de evenementenkalender een locatie vergrendelen, terwijl op andere plaatsen onbeschikbaarheid gebruikt wordt. Nu spreken we overal consistent over onbeschikbaarheid.

Bovendien worden in de kalender nu ook de tijden getoond waarop een locatie onbeschikbaar is. Indien de locatie meerdere niet-aaneensluitende periodes onbeschikbaar is, dan wordt dit nu ook netjes getoond.

De standaard naam ‘Onbeschikbaar’ kan - zoals voorheen - aangepast worden door in de kalender te dubbelklikken op de naam.

Bevoegdheden onbeschikbaarheid locaties§

Om de onbeschikbaarheid van een locatie aan te maken of te wijzigen dien je rechten te hebben om te boeken op die locatie. Voorheen had je voor het vergrendelen van een bepaalde locatie enkel rechten nodig om evenementen aan te maken. Dit is nu dus gecorrigeerd.

Oplijsten van contacten bij een evenement§

Contacten die toegevoegd worden via het tabblad ‘Contacten’ van het infovenster van een evenement hebben een verbeterde weergave gekregen. Het is nu duidelijk of een contact toegevoegd werd aan een evenementgroep, of aan het evenement zelf. Als de evenementgroep bekeken wordt, dan worden enkel de contacten van die groep getoond. Máár, als het evenement bekeken wordt, dan worden de contacten van het evenement getoond én van de bovenliggende evenementgroep.

Deze worden nu apart opgelijst zodat je steeds ziet waar het contact toegevoegd werd.

Contacten die toegevoegd worden via het tabblad ‘Contacten’ van het infovenster van een evenement kunnen nu ook gesorteerd worden in een volgorde naar keuze.

Het sorteren van contacten doe je door die te verslepen naar de gewenste positie. Echter, contacten kunnen enkel versleept worden binnen de eigen lijst. Een contact dat toegevoegd werd op een evenementgroep kan je niet tussen de contacten sorteren die toegevoegd werden op het evenement zelf.

Merk op dat dezelfde volgorde gehanteerd wordt als deze contacten opgevraagd worden via de web API.

Verbeterde weergave ad hoc financiële resource§

Op het kost info tabblad van het infovenster van het evenement wordt een ad hoc financiële resource nu opgeteld bij het totaal van de resourcegroep waartoe hij behoort. De ad hoc financiële resource wordt hier ook nog steeds apart opgelijst, als onderdeel van de desbetreffende resourcegroep.

De resourcegroep waartoe een ad hoc financiële resource behoort kan je wijzigen op het tabblad ‘Info’ van het infovenster van de resource.

Volgorde van evenementen in optie§

Evenementen die een status hebben van het type option worden genummerd en gesorteerd getoond in de kalender. Deze volgorde wordt getoond zodat je later nog weet welke optie eerst in de kalender kwam.

Momenteel wordt het moment van het aanmaken van het evenement gebruikt voor het vastleggen van de volgorde. Vanaf heden kan ook gekozen worden om te sorteren op het moment van de boeking in de locatie.

Bijvoorbeeld:

In de huidige situatie zal optie A vóór optie B komen in de Kleine Zaal. Met de nieuwe mogelijkheid zal optie A ná optie B komen in de Kleine Zaal. Deze werd immers later dan optie B in de zaal geboekt.

Deze instelling kan gewijzigd worden door een beheerder in de algemene instellingen. Indien gekozen wordt voor een bepaalde sorteervolgorde dan geldt dit steeds voor alle opties in de kalender, ook retroactief.

Verbeteringen AFAS Profit integratie§

De AFAS Profit integratie werd aangepast zodat bij het aanmaken van projecten vanuit Yesplan het contact en de verkooprelatie ervan apart bepaald kan worden.

Voorheen kon bij de AFAS integratie-instellingen slechts één customdataveld gebruikt worden voor de Profit velden Organisatie/persoon, Contactpersoon en Verkooprelatie. Dit was de instelling Debtor. Vanaf nu kunnen hiervoor twéé customdatavelden gekozen worden, voor de instelling Contact en de instelling Debtor. Contact wordt gebruikt om bij het project in Profit de velden Organisatie/persoon en Contactpersoon in te vullen. Debtor wordt gebruikt om bij het project in Profit het veld Verkooprelatie in te vullen.

De bestaande integratie-instellingen en events werden automatisch aangepast aan de nieuwe situatie. Dit gebeurde als volgt:

Bijkomend werd een instelling voorzien waarmee een standaardwaarde kan gekozen worden voor het veld Verkooprelatie. Dit is de instelling Default Debtor, waar een contact ingevuld kan worden.

Wanneer vanuit Yesplan een AFAS Profit project wordt aangemaakt voor een event waarbij het customdataveld dat hoort bij Debtor nog niet ingevuld is, zal hierin het Default Debtor contact automatisch worden ingevuld op het moment dat er op de publication trigger knop gedrukt wordt.