Ga naar inhoud

Teams

Teams zijn een verzameling van medewerkers (human resources). Ontdek hieronder hoe je ze kan configureren in de systeeminstellingen.

Let op

Als de module “Teamplanner” geactiveerd is op jouw installatie zal je in de navigatie van de systeeminstellingen niet “Teams” maar “Teamplanner” zien.

Teams§

Medewerkers (human resources) kunnen ingedeeld worden in teams. Teams komen typisch overeen met de diverse afdelingen die bestaan bij een organisatie. Teams staan volledig los van gebruikersgroepen en het rechtensysteem van Yesplan.

Teams worden enerzijds gebruikt in de Teamplanner om snel een groep van medewerkers op te roepen. Ze worden ook gebruikt bij het toewijzen van taken.

Je kan teams beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Teams”.

Yesplan laat toe om een hiërarchie van teams te definiëren. Bovenaan de hiërarchie bevindt zich het globale team dat standaard “Yesplan” heet. Je kan dit team niet verwijderen, maar wel hernoemen. Alle andere teams die aangemaakt worden zijn rechtstreeks of onrechtstreeks een subteam van dit globale team.

De leden van een team§

Indien een team leden bevat, staat er een driehoekje naast de naam van het team. Door op dit driehoekje te klikken worden de leden van het team getoond. Een medewerker die gekoppeld is aan een gebruiker verschijnt met een zwart gebruikers-icoontje. Door op de naam van de medewerker te klikken open je het infovenster van de medewerker.

Teams toevoegen§

Je kan teams op twee manieren toevoegen:

  1. Klik op de knop “Voeg een team toe” (helemaal onderaan de lijst). Het nieuwe team zal toegevoegd worden als subteam van het globale team (“Yesplan”).
  2. Beweeg de muisaanwijzer over een team, en een aantal opties verschijnen vervolgens naast de naam van het team. Klik op “Voeg team toe” om een subteam toe te voegen aan het team in kwestie.

De naam van een team wijzigen§

Je kan de naam van een team wijzigen door erop te dubbelklikken. Je kan het globale team ook hernoemen, bijvoorbeeld naar de naam van de organisatie.

Teams verwijderen§

Je kan teams verwijderen via de acties die verschijnen als je de muisaanwijzer over het team beweegt:

  • Verwijder: Deze optie zal het team verwijderen. Eventuele subteams worden hierbij niet verwijderd, maar worden hierna onderdeel van het team dat boven het verwijderde team lag.
  • Verwijder team en subteams: Dit is enkel beschikbaar als er subteams zijn. Deze optie zal het geselecteerde team samen met alle subteams verwijderen.

Indien het team dat verwijderd wordt nog medewerkers bevat, dan zal je een waarschuwing krijgen om het verwijderen van het team te bevestigen. Het verwijderen van het team resulteert niet in het verwijderen van de medewerkers. Deze medewerkers zullen eenvoudigweg geen deel meer uitmaken van het team nadat het verwijderd is (ze zullen ook niet verhuizen naar het bovenliggende team).

Teams herschikken§

Het is mogelijk om de hiërarchie van teams te wijzigen door een team te verslepen. Je kan een team kan op een ander team slepen, en je kan het ook tussen twee andere teams plaatsen. Indien je een team versleept dat subteams bevat, dan zullen zowel het team als de subteams verplaatst worden. Indien je enkel het geselecteerde team zónder de subteams wenst te verplaatsen, druk dan de toets Alt (Windows) of Option (macOS) in bij het slepen.

Teamleden§

In het infovenster van de medewerker kan je instellen tot welk teams die medewerker behoort (op het “Info” tabblad).

Voor medewerkers die gekoppeld zijn aan Yesplan-gebruikers kan je dit ook beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Teamleden”. Je krijgt er een alfabetisch gesorteerd overzicht van alle medewerkers die gekoppeld zijn aan een gebruiker. In de rechterkolom kan je voor die medewerkers teams toevoegen of verwijderen.

Roosterpublicatie§

Roosterplanners beslissen of en wanneer roosters gepubliceerd worden, waardoor deze verschijnen in de Yesplan App en de iCalendar feed.

In “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Roosterpublicatie” kan je het publiceren van roosters activeren. Vervolgens kan je per team beslissen of roosterpublicatie ingeschakeld is en roosterplanners toewijzen:

  • Selecteer de checkbox in de kolom “Gebruik roosterpublicatie” als je roosterpublicatie voor dat team wilt activeren.
  • Klik vervolgens op “Voeg toe” om een medewerker te selecteren in de keuzelijst. Een team kan meer dan één roosterplanner hebben. Als je een gebruiker toewijst aan een team, dan is die roosterplanner voor al de leden van dat team én van de subteams (als je roosterpublicatie ingeschakeld hebt voor deze teams).
  • Heeft een team geen roosterplanner en heb je roosterpublicatie ingeschakeld voor dat team? Dan publiceert Yesplan op zondagavond automatisch hun rooster voor de komende zeven dagen.
  • Enkel de gebruikers die de Teamplanner kunnen zien worden weergegeven in de keuzelijst voor roosterplanners. Je kan de zichtbaarheid van de Teamplanner instellen in de rechtensjablonen. Zie Zichtbaarheid van tabbladen en Teamplanner voor meer informatie.

Tip

Lees meer over roosters:

Contracten§

Je kan contracten beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Contracten”.

Het beheer van contracten staat uitvoerig beschreven in de handleiding van de Teamplanner.

Onbeschikbaarheid§

Medewerkers kunnen als onbeschikbaar aangeduid worden, met daarbij een reden (bijv. vakantie, ziek enz.).

Je kan onbeschikbaarheden beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Onbeschikbaarheden”.

Op dit scherm zie je een lijst met de onbeschikbaarheden die aangemaakt zijn in Yesplan. Je kan nieuwe onbeschikbaarheden toevoegen door een naam ervoor in te vullen in het veld onderaan de lijst en op “Voeg toe” te klikken. Wijzig de naam door erop te dubbelklikken. Je kan een onbeschikbaarheid ook verwijderen (door op “Verwijder” te klikken), waarna deze niet meer te gebruiken is. De bestaande onbeschikbaarheden veranderen hierbij echter niet.

Aan een onbeschikbaarheid kan je een of meerdere types toevoegen. Deze types zijn van belang om onbeschikbaarheden juist in rekening te brengen bij de verschillende tellers en bij het controleren van de contractregels.

Je kan kiezen uit drie types:

  • Vakantie: De medewerker is onbeschikbaar wegens vakantie. De tijd wordt in rekening gebracht voor de vakantieteller.

  • Compensatieverlof: De medewerker is onbeschikbaar omdat hij verlof neemt ter compensatie van gepresteerde overuren. De tijd wordt in rekening gebracht voor de overurenteller.

  • Ziekteverlof: De medewerker is onbeschikbaar wegens ziekte. De tijd telt echter mee in de berekening van de werkelijke tijd en bij het controleren van de contractregels.

Werkuren§

Je kan onregelmatige tijden en dagdelen beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Werkuren”.

Dit scherm heeft twee onderdelen:

  • Onregelmatige tijden: Hier beheer je de definitie van onregelmatige tijden. Voor elke dag van de week kan de beheerder aangeven welke uren als onregelmatig beschouwd moeten worden.

    De onregelmatige tijden verschijnen als blauwe balkjes. Je kan de naam en de uren ervan steeds aanpassen door te klikken op deze blauwe balk. In het detailvenster dat opent kan je de onregelmatige tijden voor die dag verwijderen. Je kan de onregelmatige tijden voor een bepaalde dag ook verwijderen door te klikken op het cirkeltje met de eerste letter van de dag (helemaal links van de tijdslijn). Indien je de onregelmatige tijden voor een bepaalde dag verwijdert, zal er een mogelijkheid verschijnen om terug onregelmatige tijden voor die dag toe te voegen (“Voeg toe”, rechts van de tijdslijn).

    Daarnaast kunnen de uren die gepresteerd worden op speciale dagen volledig als onregelmatige werkuren geteld worden, denk bijvoorbeeld aan feestdagen. Speciale dagen worden in Yesplan aangeduid door middel van datumdecoraties. Om alle datums met een bepaalde datumdecoratie toe te voegen aan de definitie van onregelmatige tijden klik je op “Voeg toe” naast “Datumdecoraties” en kies je vervolgens de gewenste datumdecoratie uit de lijst.

  • Standaard dagdelen voor medewerkers: Dagdelen zijn een manier om snel diensten of boekingen in te plannen in vooraf gedefinieerde tijdspannes. Meer details omtrent deze dagdelen vind je in de handleiding van de Teamplanner.

    Deze waardes kunnen voor elke medewerker individueel aangepast worden. De waardes die je hier invult, zullen echter automatisch ingevuld zijn bij het aanmaken van een nieuwe medewerker. Je kan de dagdelen van een medewerker ook steeds terugzetten naar deze standaardwaardes.