Ga naar inhoud

Teams

Teams zijn een verzameling van medewerkers (human resources). Ontdek hieronder hoe je ze kan configureren in de systeeminstellingen.

Let op

Als de module “Teamplanner” geactiveerd is op jouw installatie zal je in de navigatie van de systeeminstellingen niet “Teams” maar “Teamplanner” zien.

Teams§

Medewerkers (human resources) kunnen ingedeeld worden in teams. Teams komen typisch overeen met de diverse afdelingen die bestaan bij een organisatie. Teams staan volledig los van gebruikersgroepen en het rechtensysteem van Yesplan.

Teams worden enerzijds gebruikt in de Teamplanner om snel een groep van medewerkers op te roepen. Ze worden ook gebruikt bij het toewijzen van taken.

Teams worden beheerd in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Teams”.

Yesplan laat toe om een hiërarchie van teams te definiëren. Bovenaan de hiërarchie bevindt zich het globale team dat standaard “Yesplan” heet. Dit team kan niet verwijderd worden, maar wel hernoemd worden. Alle andere teams die aangemaakt worden zijn rechtstreeks of onrechtstreeks een subteam van dit globale team.

De leden van een team§

Indien een team leden bevat, staat er een driehoekje naast de naam van het team. Door op dit driehoekje te klikken worden de leden van het team getoond. Indien de medewerker die lid is van het team gekoppeld is aan een gebruiker, dan wordt dit gemarkeerd met een zwart gebruikers-icoontje. Door op de naam van de medewerker te klikken open je het infovenster van de medewerker.

Teams toevoegen§

Teams kunnen op twee manieren worden toegevoegd. Je kan een team toevoegen door middel van de knop “Voeg een team toe” (helemaal onderaan de lijst). Het nieuwe team zal toegevoegd worden als subteam van het globale team (“Yesplan”).

Daarnaast is het ook mogelijk om een subteam toe te voegen aan een specifiek team. Dit doe je bij het team waaraan je een subteam wil toevoegen. Het team zal blauw oplichten als je de muisaanwijzer erover brengt, en een aantal opties verschijnen vervolgens naast de naam van het team. Klik op “Voeg team toe” om een nieuw team toe te voegen als subteam.

De naam van een team wijzigen§

De naam van een team kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Het globale team kan ook hernoemd worden, bijvoorbeeld naar de naam van de organisatie.

Teams verwijderen§

Teams kunnen verwijderd worden via de acties die verschijnen als je de muisaanwijzer over het team beweegt.

  • Verwijder: deze optie zal het team verwijderen. Eventuele subteams worden hierbij niet verwijderd, maar worden hierna onderdeel van het team dat boven het verwijderde team lag.
  • Verwijder team en subteams (enkel beschikbaar indien er subteams zijn): deze optie zal het geselecteerde team samen met alle subteams verwijderen.

Indien het team dat verwijderd wordt nog medewerkers bevat, dan zal je een waarschuwing krijgen om het verwijderen van het team te bevestigen. Het verwijderen van het team resulteert niet in het verwijderen van de medewerkers. Deze medewerkers zullen eenvoudigweg geen deel meer uitmaken van het team nadat het verwijderd werd (ze zullen ook niet verhuizen naar het bovenliggende team).

Teams herschikken§

Het is mogelijk om de hiërarchie van teams te wijzigen door een team te verslepen. Een team kan op een ander team gesleept worden, en kan ook tussen twee andere teams geplaatst worden. Indien je een team versleept die subteams bevat, dan zullen zowel het team als de subteams verplaatst worden. Indien je enkel het geselecteerde team zónder de subteams wenst te verplaatsen, dan kan je dit doen door de toets Alt (Windows) of Option (macOS) ingedrukt te houden bij het slepen.

Teamleden§

In het infovenster van de medewerker kan je instellen tot welk teams die medewerker behoort (op het “Info” tabblad).

Voor medewerkers die gekoppeld zijn aan Yesplan-gebruikers kan je dit ook beheren in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Teamleden”. Je krijgt er een alfabetisch gesorteerd overzicht van alle medewerkers die gekoppeld zijn aan een gebruiker. In de rechterkolom kan je voor die medewerkers teams toevoegen of verwijderen.

Roosterpublicatie§

Roosterplanners beslissen of en wanneer roosters gepubliceerd worden, waardoor deze verschijnen in de Yesplan App en de iCalendar feed.

In “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Roosterpublicatie” kan je het publiceren van roosters activeren. Vervolgens kan je per team beslissen of roosterpublicatie ingeschakeld is en roosterplanners toewijzen:

  • Selecteer de checkbox in de kolom “Gebruik roosterpublicatie” als je roosterpublicatie voor dat team wilt activeren.
  • Klik vervolgens op “Voeg toe” om een medewerker te selecteren in de keuzelijst. Een team kan meer dan één roosterplanner hebben. Als je een gebruiker toewijst aan een team, dan is die roosterplanner voor al de leden van dat team én van de subteams (als roosterpublicatie ingeschakeld is voor deze teams).
  • Heeft een team geen roosterplanner en is roosterpublicatie ingeschakeld voor dat team? Dan publiceert Yesplan op zondagavond automatisch hun rooster voor de komende zeven dagen.
  • Enkel de gebruikers die de Teamplanner kunnen zien worden weergegeven in de keuzelijst voor roosterplanners. De zichtbaarheid van de Teamplanner wordt ingesteld in de rechtensjablonen. Zie Zichtbaarheid van tabbladen en Teamplanner voor meer informatie.

Tip

Lees meer over roosters:

Contracten§

Contracten worden beheerd in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Contracten”.

Het beheer van contracten staat uitvoerig beschreven in de handleiding van de Teamplanner.

Onbeschikbaarheid§

Medewerkers kunnen als onbeschikbaar aangeduid worden. Bij een onbeschikbaarheid kan er ook een reden opgegeven worden (bijv. vakantie, ziek enz.).

Onbeschikbaarheden worden beheerd in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Onbeschikbaarheden”.

Op dit scherm zie je een lijst met de onbeschikbaarheden die aangemaakt zijn in Yesplan. Nieuwe onbeschikbaarheden worden toegevoegd door een naam ervoor in te vullen in het veld onderaan de lijst en op “Voeg toe” te klikken. De naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Een onbeschikbaarheid kan ook verwijderd worden (door op “Verwijder” te klikken), waarna deze niet meer te gebruiken is. De bestaande onbeschikbaarheden worden hierbij echter niet gewijzigd.

Aan een onbeschikbaarheid kan een of meerdere types toegevoegd worden. Deze types zijn van belang om onbeschikbaarheden juist in rekening te brengen bij de verschillende tellers en bij het controleren van de contractregels.

Er worden drie types ondersteund:

  • Vakantie: de medewerker is onbeschikbaar wegens vakantie. De tijd wordt in rekening gebracht voor de vakantieteller.

  • Compensatieverlof: de medewerker is onbeschikbaar omdat hij verlof neemt ter compensatie van gepresteerde overuren. De tijd wordt in rekening gebracht voor de overurenteller.

  • Ziekteverlof: de medewerker is onbeschikbaar wegens ziekte. De tijd telt echter mee in de berekening van de werkelijke tijd en bij het controleren van de contractregels.

Werkuren§

Onregelmatige tijden en dagdelen worden beheerd in “Systeeminstellingen” > “Teamplanner” > “Werkuren”.

Dit scherm heeft twee onderdelen:

  • Onregelmatige tijden: Hier wordt de definitie van onregelmatige tijden beheerd. Voor elke dag van de week kan de beheerder aangeven welke uren als onregelmatig beschouwd moeten worden.

    De onregelmatige tijden worden getoond als blauwe balkjes. De naam en de uren ervan kunnen steeds aangepast worden door te klikken op deze blauwe balk. Via het detailvenster dat opent kunnen de onregelmatige tijden voor die dag verwijderd worden. Je kan de onregelmatige tijden voor een bepaalde dag ook verwijderen door te klikken op het cirkeltje met de eerste letter van de dag (helemaal links van de tijdslijn). Indien de onregelmatige tijden voor een bepaalde dag verwijderd werden zal er een mogelijkheid verschijnen om terug onregelmatige tijden voor die dag toe te voegen (“Voeg toe”, rechts van de tijdslijn).

    Daarnaast kunnen de uren die gepresteerd worden op speciale dagen volledig als onregelmatige werkuren geteld worden, denk bijvoorbeeld aan feestdagen. Speciale dagen worden in Yesplan aangeduid door middel van datumdecoraties. Om alle datums met een bepaalde datumdecoratie toe te voegen aan de definitie van onregelmatige tijden klik je op “Voeg toe” naast “Datumdecoraties” en kies je vervolgens de gewenste datumdecoratie uit de lijst.

  • Standaard dagdelen voor medewerkers: Dagdelen zijn een manier om snel diensten of boekingen in te plannen in vooraf gedefinieerde tijdspannes. Meer details omtrent deze dagdelen vind je in de handleiding van de Teamplanner.

    Deze waardes kunnen voor elke medewerker individueel aangepast worden. De waardes die hier ingevuld worden, zullen echter standaard overgenomen worden bij het aanmaken van een nieuwe medewerker. Je kan de dagdelen van een medewerker ook steeds terugzetten naar deze standaard waardes.