Inleiding§

Een dataview is een rapport waarin je gericht gegevens over evenementen, resources of contacten opvraagt en ze vervolgens organiseert in een tabel. Zo kan je bijvoorbeeld een lijst maken van alle evenementen in een bepaalde periode met hun naam, datum, eigenaar, aanvangsuur enzovoort. Dataviews zijn echter ook flexibel, want je bepaalt zelf:

Bovendien kan je dataviews exporteren als Excel-bestanden.

Deze pagina legt uit hoe je in Yesplan

Tip

Publiceer snel tickets voor tientallen evenementen met een dataview: lees onze blog.

Toegang tot dataviews§

Je kan de overzichtspagina voor dataviews bereiken via het menu-item “Dataviews” van het navigatiemenu-item “Rapporten”. Als je in de lijst met dataviews niet meteen vindt wat je zoekt, kan je de resultaten verfijnen door te filteren, te sorteren of een zoekopdracht in te geven.

Opmerking

De pagina met dataviews wordt niet geopend in een nieuw venster. Om de pagina te verlaten klik je op een item in het navigatiemenu.

Een nieuwe dataview maken§

Om een nieuwe dataview aan te maken klik je op de knop “Nieuw” en selecteer je de scope waarin je naar gegevens wilt zoeken. De volgende scopes zijn beschikbaar:

Het is ook mogelijk om een bestaande dataview te dupliceren:

Na het aanmaken van een dataview kan je die aanpassen volgens je behoeften. Selecteer eerst een aantal kolommen. Je kan immers enkel filteren op kolommen die deel uitmaken van de dataview.

Kolommen wijzigen§

Elke kolom in een dataview geeft een veld weer uit Yesplan. Dit kan een systeemveld of een customdataveld zijn. Je kan de kolommen aanpassen via de knop “Wijzig kolommen”.

Het selectievenster voor kolommen bevat twee delen: de geselecteerde velden (links) en de beschikbare velden (rechts).

Geselecteerde velden§

Het selectievenster bevat aan de linkerkant de lijst van velden die in de dataview reeds verschijnen als kolom. De lijst toont de naam van het veld en zijn plaats in de structuur van Yesplan. Bijvoorbeeld binnen de scope van evenementen verwijst

Je kan geselecteerde velden deselecteren, terugvinden, hernoemen, verplaatsen en groeperen.

Een veld deselecteren§

Deselecteer een veld om het uit de kolommen van de dataview te verwijderen:

Een veld terugvinden§

Soms wil je een veld snel terugvinden in de structuur van Yesplan, bijvoorbeeld om een gerelateerd veld te selecteren. Klik daarvoor op de naam van een geselecteerd veld. Yesplan navigeert in de lijst van beschikbare velden naar de exacte locatie. Op die manier vind je velden snel terug in de structuur van Yesplan.

Een veld hernoemen§

De namen van velden kunnen duidelijk zijn in de context van een evenement maar veel minder duidelijk als je ze als kolomtitel in een tabel weergeeft. Daarom kan je de namen van velden wijzigen:

De kolomtitel in de tabel zal de nieuwe naam weergeven. Yesplan toont in de lijst wel nog de oorspronkelijke naam tussen vierkante haken. Zo kan je makkelijk achterhalen over welk veld het oorspronkelijk ging.

Een veld verplaatsen§

Door velden hoger of lager in de lijst te plaatsen laat je ze als kolommen respectievelijk meer links of rechts in de tabel verschijnen:

Het veld zal verplaatst worden naar de positie van de blauwe lijn.

Velden groeperen§

Het kan handig zijn om gerelateerde velden samen te brengen onder één kolomtitel in de tabel. Zo kan je bijvoorbeeld de velden “Naam” en “Emailadres” van de eigenaar van een evenement samenbrengen onder de kolom “Eigenaar”.

Yesplan creëert automatisch een veldengroep met de kolomtitel “Nieuwe groep”, waarvan je de naam meteen kan aanpassen. De groep kan later hernoemd worden door er dubbel op te klikken. Om nog een veld aan de groep toe te voegen, verplaats je het naar een positie binnen de groep. Om een veld uit de groep te verwijderen, verplaats je het naar een positie buiten de groep.

Let op

Yesplan laat slechts één niveau van groepen toe. Je kan geen groep aanmaken binnen een groep.

Beschikbare velden§

Het selectievenster bevat aan de rechterkant de lijst van velden uit Yesplan die je kan toevoegen aan je dataview. Als het veld rechts een driehoekje bevat, dan heeft het nog een onderliggende structuur en kan je dieper navigeren:

Door op velden te klikken navigeer je dieper in de structuur. Je kan velden op twee manieren selecteren:

  1. door te klikken op het ‘+’-icoontje
  2. door te slepen.

Let op

Groepen en blokken voor custom data kunnen niet toegevoegd worden omdat ze eigenlijk geen waarde bevatten. Ze kunnen bijgevolg nooit getoond worden in de dataview.

Velden selecteren via het ‘+’-icoontje§

Je kan velden selecteren door op het ‘+’-icoontje te klikken.

Velden selecteren door te slepen§

Je kan velden ook selecteren door ze naar de lijst van geselecteerde velden te slepen:

Als je een veld op deze manier selecteert, zal enkel het veld toegevoegd worden. Yesplan zal geen veldengroep maken op basis van de bovenliggende structuur.

Filters wijzigen§

De filters bepalen welke rijen in de tabel van de dataview verschijnen. Je kan enkel filteren op velden die al toegevoegd zijn als kolom.

Je kan de filters aanpassen door te klikken op “Filter wijzigen” of “Filter aanmaken”.

Structuur§

Elke filter bestaat uit een veld, een vergelijking en een waarde:

Mogelijke filters zijn dan:

Voor elk object in je scope gaat de filter na of de inhoud van het veld voldoet aan de voorwaarde. Het object verschijnt enkel als dat het geval is.

Een filter opbouwen§

Bouw een filter op van links naar rechts:

Let op

Je kan enkel velden kiezen die als kolom geslecteerd zijn voor de dataview. Wil je bijvoorbeeld filteren op de naam van de eigenaar van een evenement, dan moet je dat veld eerst toevoegen als kolom van de dataview (zie Kolommen wijzigen).

Een filter verwijderen§

Een filter kan eenvoudig verwijderd worden:

Filters combineren§

Door filters te combineren kan je de resultaten preciezer maken. Zo kan je bijvoorbeeld zoeken naar alle evenementen die plaatsvinden tussen 1 januari 2018 en 31 december 2018. Of alle contactpersonen tonen met de naam ‘Janssen’ of ‘Jansen’. Het combineren van filters gebeurt met zogenaamde booleaanse operatoren: AND en OR.

AND en OR§

Wat doen deze AND en OR precies? Stel dat je drie filters combineert:

Je zou bijvoorbeeld kunnen filteren op profielen van evenementen: concert, film of workshop. Als je deze filters combineert met AND, kijkt Yesplan voor elk evenement of het deze drie profielen bevat. Kortom, je zoekt de doorsnede van de drie verzamelingen en het resultaat is een lijst van evenementen die zowel een concert, filmvoorstelling als een workshop zijn.

Als je de filters echter combineert met OR, kijkt Yesplan voor elk evenement of het minstens één van deze profielen bevat. Je zoekt in dit geval de unie van de verzamelingen en het resultaat is een lijst van evenementen met minstens één van de profielen en eender welke combinatie.

In Yesplan§

Het combineren van AND en OR kan snel verwarrend worden. Daarom kan je in Yesplan enkel combinaties maken met dezelfde operator:

Een combinatie van filters met dezelfde operator noemen we een ketting. Je kan een ketting wel combineren met een andere ketting:

De grondregel bij het combineren van filters kan als volgt samengevat worden:

Laten we een concreet voorbeeld bekijken. In onderstaande afbeelding zie je een ketting met AND en twee filters. Je kan deze ketting weergeven als Filter1 AND Filter2.

Je kan ook filters invoegen op eender welke plek in de ketting. Daarvoor moet je de muis over een filter bewegen. Rechts verschijnt een ‘+’-icoontje met AND en OR.

Merk op dat de orginele ketting enkel AND bevat: elke selectie van AND voegt daardoor een filter toe en elke selectie van OR start een nieuwe ketting.

Parameters wijzigen§

Een dataview wordt pas echt handig voor gebruikers als ze de waarde van bepaalde filters zelf kunnen bepalen. Op die manier kunnen zij bijvoorbeeld zelf beslissen voor welke periode ze evenementen willen bekijken. Dit kan je bereiken door een filter om te zetten naar een parameter: paramaters zijn toegankelijk voor alle gebruikers, zelfs als ze de dataview zelf niet kunnen aanpassen. Een parameter wordt op de volgende manier aangemaakt:

Eens de parameter gecreëerd is, kan je die nog aanpassen of verwijderen door er op te klikken en in het menu de gewenste actie te kiezen.

Als gebruikers de dataview openen, kunnen ze de parameters invullen door te klikken op de blauwe knop “Parameters invullen”.

Dataviews beheren§

In deze sectie leer je meer over het beheren van dataviews: bewaren, beschrijven, delen en dupliceren.

Dataviews bewaren§

Dataviews gedragen zich wat ongewoon binnen Yesplan omdat ze niet automatisch opgeslagen worden: eens je er één aangemaakt hebt, moet je de wijzigingen altijd expliciet bewaren door te klikken op “Bewaar”. Dit heeft als voordeel dat je kan experimenteren in een dataview en dat Yesplan je wijzingen dan niet automatisch opslaat in de achtergrond.

Je kan steeds een kopie van de dataview bewaren door op “Bewaar als…” te klikken en een naam te kiezen. Je kan dataviews ook dupliceren op de overzichtspagina (zie Een nieuwe dataview maken).

Dataviews beschrijven§

Het doel van een dataview is niet altijd makkelijk in een naam samen te vatten. Je kan daarom ook een beschrijving toevoegen.

Op de overzichtspagina:

In de dataview zelf:

Bij een zoekopdracht in de overzichtspagina van dataviews worden zowel de titel, eigenaar als de beschrijving doorzocht. Een beschrijving gebruiken helpt dus om makkelijk de juiste dataview terug te vinden.

Dataviews delen§

Dataviews zijn in eerste instantie enkel zichtbaar voor jezelf en beheerders. Om ze zichtbaar te maken voor andere gebruikers of gebruikersgroepen, moet je ze delen.

Op de overzichtspagina:

In de dataview zelf:

In het infovenster kan je de dataview delen met een andere gebruiker of gebruikersgroep:

Volgende opties zijn beschikbaar bij het delen van een dataview:

Kan bekijken

Kan wijzigen

Kan wijzigen en verwijderen

Eigenaar maken

Dataviews gebruiken§

Eens een dataview voldoet aan je wensen, kan je er gegevens mee opvragen en ze inspecteren. Met de knop “Exporteer” bewaar je ze lokaal als een Excel-bestand.

Gegevens opvragen§

Als de dataview parameters bevat, kan je die invullen door te klikken op “Parameters invullen”. Je kan dan de gewenste waarden invoeren in de blauwe velden en klikken op “Toon resultaten”. De tabel zal al de gegevens bevatten die voldoen aan de filters.

Sorteer de tabel volgens de inhoud van een kolom door op de driehoekjes in de kolomtitel te klikken. Klik op de linker- of rechterrand van een kolomtitel en sleep de muisaanwijzer om de kolom breder of smaller te maken.

Gegevens inspecteren§

Er zijn verschillende manieren om gegevens in de tabel te inspecteren:

Rapporten vervangen§

Dataviews kunnen verschillende standaardrapporten vervangen. In de lijst hieronder beschrijven we de scope, de kolommen en de filter voor deze dataviews.

Tip

Je kan de filtervoorwaarden omzetten in parameters, wat het voor andere gebruikers makkelijker maakt om de gegevens te filteren.

Lijst met enkel evenementen§

Deze dataview is een lijst van alle evenementen in bepaalde locaties, gedurende de gekozen periode, en van bepaalde profielen en statussen.

Tip

De filter bevat meerdere voorwaarden voor de locatie, status en het profiel. Voor deze kolommen kan je:

  • de filter verfijnen door een voorwaarde met “OR” toe te voegen op het juiste niveau
  • de filter vereenvoudigen door een voorwaarde met “OR” te verwijderen.

Lijst met evenementgroepen§

Deze dataview is een lijst van alle evenementen in bepaalde locaties, gedurende de gekozen periode, en van bepaalde profielen en statussen. Deze variant toont alle bovenste evenementgroepen en niet-gegroepeerde evenementen.

Tip

De filter bevat meerdere voorwaarden voor de locatie, status en het profiel. Voor deze kolommen kan je:

  • de filter verfijnen door een voorwaarde met “OR” toe te voegen op het juiste niveau
  • de filter vereenvoudigen door een voorwaarde met “OR” te verwijderen.

Resources van een resourcegroep§

Deze dataview is een lijst van prijzen en kortingen voor alle resources van een gekozen resourcegroep.

Opmerking

Je kan de voorwaarde met “Resourcegroep > Naam” omzetten in een parameter, maar hou er rekening mee dat de waarde ingevuld moet worden en niet geselecteerd kan worden uit een keuzelijst.

Overzicht geboekte resources§

Deze dataview is een overzicht van alle resources die geboekt zijn gedurende een bepaalde periode, met hun tijden. Er zijn varianten van deze dataview waarbij enkel medewerkers of plaatshouders getoond worden. Dit kan je instellen via de filter.

Tip

De filter bevat de parameters van het originele rapport, maar hou er rekening mee dat de waarde voor “Resourcegroep > Naam” ingevuld moet worden en niet geselecteerd kan worden uit een keuzelijst.

Overzicht geboekte resources met evenement§

Deze dataview is een overzicht van de resourceboekingen in een bepaalde rol of groep (optioneel), voor een gekozen periode. Deze informatie wordt uitgebreid met de basisinformatie van het evenement waarop ze geboekt zijn.

Tip

De filter bevat de parameters van het originele rapport, maar hou er rekening mee dat de waarde voor “Resourcegroep > Naam” ingevuld moet worden en niet geselecteerd kan worden uit een keuzelijst.

Contact per label§

In Yesplan kan elk contact een of meerdere labels hebben.

Tip

De filter bevat meerdere voorwaarden voor de labels. Voor deze kolom kan je:

  • de filter verfijnen door een voorwaarde met “OR” toe te voegen op het juiste niveau
  • de filter vereenvoudigen door een voorwaarde met “OR” te verwijderen.

Contacten van organisaties per label§

In Yesplan kan je labels toekennen aan zowel organisaties als de contacten van een organisatie. Deze dataview haalt alle organisaties op met een bepaald label, samen met de bijhorende contacten. Deze worden naast elkaar weergegeven in een tabel, zodat je snel een overzicht hebt van alle contacten bij een organisatie.

Tip

De filter bevat meerdere voorwaarden voor de labels. Voor deze kolom kan je:

  • de filter verfijnen door een voorwaarde met “OR” toe te voegen op het juiste niveau
  • de filter vereenvoudigen door een voorwaarde met “OR” te verwijderen.

Voorbeelden§

Je wilt dataviews creëren, maar je weet niet waar te beginnen? Maak je geen zorgen, hieronder vind je enkele voorbeelden. Ga ook naar de online opleiding over Voorbeelden dataviews als je ze in actie wilt zien.

Voor elk voorbeeld van een dataview vind je:

Let op

Sommige dataviews gebruiken customdatavelden en zijn gebaseerd op specifieke processen. Contacteer je Customer Success Manager als je hulp nodig hebt om processen te begrijpen en te implementeren.

Evenementen§

Geannuleerde evenementen§

Welke evenementen zijn geannuleerd en waarom? Gebruik deze dataview om dit na te gaan in een bepaalde periode.

Let op

Om deze dataview goed te gebruiken heb je het volgende nodig:

  • een evenementstatus “Geannuleerd”
  • een customdataveld voor de reden van de annulatie.

Evenementen zonder technische fiche§

De Technisch Directeur en de Productiemanager moeten ervoor zorgen dat elke bevestigde voorstelling een technische fiche (‘rider’) heeft. Deze dataview somt voor een bepaalde periode al de evenementen op zonder rider. De dataview toont ook de Productiemanager die verantwoordelijk is voor het evenement en de contactgegevens van de externe persoon die de rider kan bezorgen.

Tip

De dataview is zo opgezet dat je het infovenster voor evenementen kan openen vanuit de dataview en de ontbrekende rider kan toevoegen. Het evenement in kwestie zal verdwijnen uit de dataview als je het infovenster sluit. Met andere woorden: de dataview is eigenlijk een takenlijstje.

Let op

Voor deze dataview heb je het volgende nodig:

  • technische riders als custom data in Yesplan
  • de interne Productiemanager als custom data
  • de externe technische contactpersoon als custom data.

Commerciële verhuur: offerte en financiële inschatting§

Het Salesteam heeft soms voor een bepaalde periode een overzicht nodig van alle evenementen met commerciële zaalhuur. Deze dataview somt deze evenementen op, samen met ondertekende offertes, een bewijs van het voorschot en geplande prijzen.

Let op

Voor deze dataview heb je het volgende nodig:

  • ondertekende offerte als customdataveld
  • bewijs van voorschot als customdataveld.

Verslag evenementen§

Deze dataview geeft een overzicht van alle evenementen en hun verslagen. Sommige huizen vragen aan hun medewerkers om incidenten in te vullen in een verslag om op die manier eventuele problemen op te volgen voor de technische medewerkers, de bar, de kassa enz.

Let op

Voor deze dataview heb je customdatavelden nodig voor de verschillende verslagen. Je kan indien gewenst ook filteren op een bepaalde status zodat enkel evenementen verschijnen die afgehandeld zijn.

Tickets publiceren§

In sommige landen (bijv. Nederland), worden tickets voor het volgende seizoen vaak bekendgemaakt op een bepaalde datum. Dit is heel veel werk en deze dataview probeert de taak wat eenvoudiger te maken. De dataview somt al de bevestigde evenementen op die klaar zijn om naar de ticketingintegratie verstuurd te worden, maar nog niet verzonden zijn. Je kan dan het infovenster voor het evenement openen, het naar de integratie sturen en het evenement zal dan automatisch uit de dataview verdwijnen als je het infovenster sluit.

Tip

Dit proces wordt nog eenvoudiger als je het infovenster laat openen op het correcte tabblad (bijv. “Ticketing”). Dat kan door de volgende instelling te gebruiken: “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersvoorkeuren” > “Open infovenster van het evenement steeds op tabblad”.

Tip

Als je een overzicht wilt van al de evenementen die al naar de ticketingintegratie verstuurd zijn, kan je de waarde voor “Gepubliceerd” veranderen naar “Actief”.

Evenementgroepen en evenementen§

Financiële cijfers zomer§

Het Salesteam of de boekhouder willen mogelijk een overzicht van de financiële resultaten voor een bepaalde periode (een kwartaal, het zomerseizoen enz.). Deze dataview somt al de evenementen op, met hun geplande/echte kost, gepland/echt nettototaal en geplande/echte winstmarge, en prijzen per resourcegroep.

Let op

Op sommige installaties van Yesplan zijn evenementen afzonderlijke voorstellingen van hetzelfde stuk, bijv. tien voorstellingen van “King Lear”. Deze evenementen zijn samengebracht in één enkele evenementgroep. De dataview toont enkel de financiële resultaten van de bovenste evenementgroep (dus voor de tien voorstellingen samen), en voor evenementen die geen deel uitmaken van een groep.

Daarom bepaalt de filter dat enkel de bovenste evenementgroepen getoond moeten worden: die groepen en evenementen die geen groep boven zich hebben.

Resourceboekingen§

Resourceboeking per groep§

Het kan handig zijn om een lijst te hebben van al de geboekte resources in een bepaalde periode. Het kan ook interessant zijn om ze te filteren en enkel de resources te zien uit een specifieke resourcegroep.

Let op

Voor de parameter “Resourcegroep” moet je de naam van de resourcegroep invullen in een tekstveld.

Riders Violet§

Violet Trudeau is een technieker. Deze dataview toont voor een bepaalde periode al de evenementen op waarop zij geboekt is, samen met haar rol (bijvoorbeeld Geluidstechnieker of Lichttechnieker). Voor elk evenement toont de dataview ook het lichtplan en de technische rider. Op die manier heeft Violet een handig overzicht van al haar evenementen in een bepaalde periode, gecombineerd met de technische specificaties.

Let op

Voor deze dataview moet je lichtplannen en technische riders toevoegen als custom data.

Open plaatshouders§

Als je een voorstelling organiseert, moet de Technisch Directeur al de plaatshouders inwisselen met technisch materiaal en echte resources. Evenementen met open plaatshouders staan in de kalender aangeduid met een vraag, maar je ziet ze makkelijk over het hoofd.

Deze dataview somt al de openstaande plaatshouders op in een bepaalde periode, samen met de evenementen waarop ze geboekt zijn. De dataview bevat ook de technische rider en het lichtplan om zaken snel op te kunnen zoeken. Eens een plaatshouder ingewisseld is, verdwijnt hij automatisch uit de dataview.

Tip

Dit proces wordt nog eenvoudiger als je het infovenster laat openen op het correcte tabblad (bijv. “Resources”). Dat kan door de volgende instelling te gebruiken: “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersvoorkeuren” > “Open infovenster van het evenement steeds op tabblad”.

Let op

Voor deze dataview moet je lichtplannen en technische riders toevoegen als custom data.

Contacten§

Je wilt dat je contactgegevens in orde zijn. Deze dataview toon alle links die geen e-mailadres hebben.

Conflicten§

Conflicten in de toekomst§

We raden onze klanten vaak aan om conflicten in de toekomst te vermijden, aangezien ze kunnen leiden tot dubbele boekingen, onbeschikbare zalen enz. Deze dataview somt al de toekomstige conflicten op, met hun type en beschrijving. Je kan klikken op de evenementen, resources en resourceboekingen in de dataview om hun infovenster te openen en de conflicten op te lossen.