Inleiding§

Een dataview is een rapport waarin je gericht gegevens over evenementen, resources of contacten opvraagt en ze vervolgens organiseert in een tabel. Zo kan je bijvoorbeeld een lijst maken van alle evenementen in een bepaalde periode met hun naam, datum, eigenaar, aanvangsuur enzovoort. Dataviews zijn echter ook flexibel, want je bepaalt zelf:

• de velden die getoond worden (systeemvelden en customdatavelden)
• de volgorde van de velden als kolommen in de tabel
• de filters die toegepast worden op evenementen, resources of contacten
• de parameters waarop gebruikers kunnen zoeken in je dataview
• wie je dataview kan bekijken, wijzigen, verwijderen enzovoort.

Bovendien kan je dataviews exporteren als Excel-bestanden.

Deze pagina legt uit hoe je in Yesplan

• dataviews bereikt
• nieuwe dataviews maakt
• kolommen wijzigt in een dataview
• filters wijzigt in een dataview
• dataviews beheert
• dataviews deelt
• dataviews gebruikt.

Toegang tot dataviews§

Je kan de overzichtspagina voor dataviews bereiken via het menu-item “Dataviews” van het navigatiemenu-item “Rapporten”. Als je in de lijst met dataviews niet meteen vindt wat je zoekt, kan je de resultaten verfijnen door te filteren, te sorteren of een zoekopdracht in te geven.

Een nieuwe dataview maken§

Om een nieuwe dataview aan te maken klik je op de knop “Nieuw” en selecteer je de scope waarin je naar gegevens wilt zoeken. De volgende scopes zijn beschikbaar:

• Conflicten in de toekomst Nieuw in v26
• Contacten
• Evenementen
• Evenementen en evenementgroepen
• Evenementgroepen
• Resourceboekingen Nieuw in v26
• Resources

Het is ook mogelijk om een bestaande dataview te dupliceren:

• Klik op de knop met drie puntjes naast de naam van de dataview.
• Kies “Dupliceer” in het contextmenu.

Na het aanmaken van een dataview kan je die aanpassen volgens je behoeften. Selecteer eerst een aantal kolommen. Je kan immers enkel filteren op kolommen die deel uitmaken van de dataview.

Kolommen wijzigen§

Elke kolom in een dataview geeft een veld weer uit Yesplan. Dit kan een systeemveld of een customdataveld zijn. Je kan de kolommen aanpassen via de knop “Wijzig kolommen”.

Het selectievenster voor kolommen bevat twee delen: de geselecteerde velden (links) en de beschikbare velden (rechts).

Geselecteerde velden§

Het selectievenster bevat aan de linkerkant de lijst van velden die in de dataview reeds verschijnen als kolom. De lijst toont de naam van het veld en zijn plaats in de structuur van Yesplan. Bijvoorbeeld binnen de scope van evenementen verwijst

• “Naam” naar de naam van het evenement
• “Naam [Eigenaar > Naam]” naar de naam van de eigenaar van het evenement
• “Naam [Locatie > Naam]” naar de naam van de locatie van het evenement.

Je kan geselecteerde velden deselecteren, terugvinden, hernoemen, verplaatsen en groeperen.

Een veld deselecteren§

Deselecteer een veld om het uit de kolommen van de dataview te verwijderen:

• Beweeg de muisaanwijzer over de naam van het veld.
• Klik vervolgens op het ‘-’-icoontje.

Een veld terugvinden§

Soms wil je een veld snel terugvinden in de structuur van Yesplan, bijvoorbeeld om een gerelateerd veld te selecteren. Klik daarvoor op de naam van een geselecteerd veld. Yesplan navigeert in de lijst van beschikbare velden naar de exacte locatie. Op die manier vind je velden snel terug in de structuur van Yesplan.

Een veld hernoemen§

De namen van velden kunnen duidelijk zijn in de context van een evenement maar veel minder duidelijk als je ze als kolomtitel in een tabel weergeeft. Daarom kan je de namen van velden wijzigen:

• Dubbelklik op de naam van een veld.
• Geef de nieuwe naam in.
• Klik op “OK”.

De kolomtitel in de tabel zal de nieuwe naam weergeven. Yesplan toont in de lijst wel nog de oorspronkelijke naam tussen vierkante haken. Zo kan je makkelijk achterhalen over welk veld het oorspronkelijk ging.

Een veld verplaatsen§

Door velden hoger of lager in de lijst te plaatsen laat je ze als kolommen respectievelijk meer links of rechts in de tabel verschijnen:

• Klik op een veld en hou de linkermuisknop ingedrukt.
• Sleep het veld naar boven of beneden.
• Laat de muisknop los als een blauwe lijn verschijnt tussen twee velden.

Het veld zal verplaatst worden naar de positie van de blauwe lijn.

Velden groeperen§

Het kan handig zijn om gerelateerde velden samen te brengen onder één kolomtitel in de tabel. Zo kan je bijvoorbeeld de velden “Naam” en “Emailadres” van de eigenaar van een evenement samenbrengen onder de kolom “Eigenaar”.

• Klik op een veld en hou de linkermuisknop ingedrukt.
• Sleep het veld bovenop een ander veld.
• Laat de muisknop los.

Yesplan creëert automatisch een veldengroep met de kolomtitel “Nieuwe groep”, waarvan je de naam meteen kan aanpassen. De groep kan later hernoemd worden door er dubbel op te klikken. Om nog een veld aan de groep toe te voegen, verplaats je het naar een positie binnen de groep. Om een veld uit de groep te verwijderen, verplaats je het naar een positie buiten de groep.

Beschikbare velden§

Het selectievenster bevat aan de rechterkant de lijst van velden uit Yesplan die je kan toevoegen aan je dataview. Als het veld rechts een driehoekje bevat, dan heeft het nog een onderliggende structuur en kan je dieper navigeren:

• Customdatavelden: de structuur weerspiegelt de organisatie van je custom data, i.e. groep – blok – veld (zie Structuur van custom data).
• Systeemvelden: de structuur weerspiegelt de interne structuur van Yesplan. Zo kan de eigenaar van een evenement gekoppeld zijn aan een (human) resource, die op zijn beurt een eigenaar heeft.

Door op velden te klikken navigeer je dieper in de structuur. Je kan velden op twee manieren selecteren:

1. door te klikken op het ‘+’-icoontje
2. door te slepen.

Velden selecteren via het ‘+’-icoontje§

Je kan velden selecteren door op het ‘+’-icoontje te klikken.

• Als het icoontje een donkere kleur heeft, is het veld al geselecteerd. Je kan velden meerdere keren selecteren zodat ze verschillende keren in je dataview voorkomen.
• Velden geselecteerd via het ‘+’-icoontje verschijnen onderaan de lijst met geselecteerde velden. Als ze deel uitmaken van een structuur (bijvoorbeeld “Locatie > Naam”) zal een veldgroep gemaakt worden. Het veld “Naam” zal dan deel uitmaken van de veldengroep “Locatie” (zie Velden groeperen).

Velden selecteren door te slepen§

Je kan velden ook selecteren door ze naar de lijst van geselecteerde velden te slepen:

• Klik op een veld en hou de linkermuisknop ingedrukt.
• Sleep het veld naar de lijst van de geselecteerde velden.
• Laat de muisknop los als een blauwe lijn verschijnt tussen twee velden.
• Het veld verschijnt op de positie van de blauwe lijn.

Als je een veld op deze manier selecteert, zal enkel het veld toegevoegd worden. Yesplan zal geen veldengroep maken op basis van de bovenliggende structuur.

Filters wijzigen§

De filters bepalen welke rijen in de tabel van de dataview verschijnen. Je kan enkel filteren op velden die al toegevoegd zijn als kolom.

• Als je geen enkele filter aanmaakt zullen de rijen alle objecten tonen die in Yesplan zitten voor de gekozen scope, bijvoorbeeld alle evenementen of contacten.
• Als geen gegevens voldoen aan je filters, zal de tabel geen rijen bevatten.

Je kan de filters aanpassen door te klikken op “Filter wijzigen” of “Filter aanmaken”.

Structuur§

Elke filter bestaat uit een veld, een vergelijking en een waarde:

• Het veld bepaalt de eigenschap die je wilt vergelijken, bijvoorbeeld de datum van een evenement, de naam van een contact, het type van een resource enzovoort. Het komt overeen met de kolommen die je gekozen hebt.
• De vergelijking bepaalt de manier waarop je de eigenschap en de waarde vergelijkt, bijvoorbeeld ‘is groter dan of gelijk aan’, ‘is’, ‘bevat’ enzovoort.
• De waarde bepaalt de maatstaf om de eigenschap mee te vergelijken, bijvoorbeeld ‘1 januari 2018’, ‘Janssen’, ‘human’.

Mogelijke filters zijn dan:

• Evenement: datum is op of later dan ‘1 januari 2018’
• Contact: Naam is exact ‘Janssen’
• Resource: Resource type is ‘human’.

Voor elk object in je scope gaat de filter na of de inhoud van het veld voldoet aan de voorwaarde. Het object verschijnt enkel als dat het geval is.

Een filter opbouwen§

Bouw een filter op van links naar rechts:

• Kies eerst het veld. De inhoud van het veld bepaalt welke vergelijkingen beschikbaar zijn.
• Kies vervolgens de vergelijking. Die bepaalt welke waarde je kan invullen.
• Vul ten slotte de waarde in.

Een filter verwijderen§

Een filter kan eenvoudig verwijderd worden:

• Beweeg de muisaanwijzer over de filter.
• Klik op het ‘-’-icoontje dat rechts in de filter verschijnt.

Filters combineren§

Door filters te combineren kan je de resultaten preciezer maken. Zo kan je bijvoorbeeld zoeken naar alle evenementen die plaatsvinden tussen 1 januari 2018 en 31 december 2018. Of alle contactpersonen tonen met de naam ‘Janssen’ of ‘Jansen’. Het combineren van filters gebeurt met zogenaamde booleaanse operatoren: AND en OR.

AND en OR§

Wat doen deze AND en OR precies? Stel dat je drie filters combineert:

• met AND zoek je enkel de objecten die voldoen aan alledrie de filters
• met OR zoek je de objecten die voldoen aan één van de filters of eender welke combinatie van de drie.

Je zou bijvoorbeeld kunnen filteren op profielen van evenementen: concert, film of workshop. Als je deze filters combineert met AND, kijkt Yesplan voor elk evenement of het deze drie profielen bevat. Kortom, je zoekt de doorsnede van de drie verzamelingen en het resultaat is een lijst van evenementen die zowel een concert, filmvoorstelling als een workshop zijn.

Als je de filters echter combineert met OR, kijkt Yesplan voor elk evenement of het minstens één van deze profielen bevat. Je zoekt in dit geval de unie van de verzamelingen en het resultaat is een lijst van evenementen met minstens één van de profielen en eender welke combinatie.

In Yesplan§

Het combineren van AND en OR kan snel verwarrend worden. Daarom kan je in Yesplan enkel combinaties maken met dezelfde operator:

• Filter1 OR Filter2 OR Filter3 of Filter1 AND Filter2 AND Filter3
• Maar niet Filter1 AND Filter2 OR Filter3.

Een combinatie van filters met dezelfde operator noemen we een ketting. Je kan een ketting wel combineren met een andere ketting:

• (Filter1 OR Filter2 OR Filter3) AND (Filter5 OR Filter6)

De grondregel bij het combineren van filters kan als volgt samengevat worden:

• Selecteer je de operator van de ketting, dan voeg je er gewoon een filter aan toe.
• Selecteer je de andere operator, dan start je een nieuwe ketting met de andere operator.

Laten we een concreet voorbeeld bekijken. In onderstaande afbeelding zie je een ketting met AND en twee filters. Je kan deze ketting weergeven als Filter1 AND Filter2.

• Klik je op de AND naast het ‘+’-icoontje, dan voeg je een filter Filter3 toe op het einde van de ketting. Je krijgt dan de combinatie Filter1 AND Filter2 AND Filter3.
• Klik je op de OR naast het ‘+’-icoontje, dan start je een nieuwe ketting met Filter3. Het resultaat is (Filter1 AND Filter2) OR Filter3.

Je kan ook filters invoegen op eender welke plek in de ketting. Daarvoor moet je de muis over een filter bewegen. Rechts verschijnt een ‘+’-icoontje met AND en OR.

• Als je op AND klikt naast Filter1, voeg je een nieuwe filter in op deze plek: Filter1 AND Filter3 AND Filter2.
• Als je op OR klikt naast Filter1, voeg je een nieuwe ketting met OR in op deze plek: (Filter1 OR Filter3) AND Filter2.

Merk op dat de orginele ketting enkel AND bevat: elke selectie van AND voegt daardoor een filter toe en elke selectie van OR start een nieuwe ketting.

Parameters wijzigen§

Een dataview wordt pas echt handig voor gebruikers als ze de waarde van bepaalde filters zelf kunnen bepalen. Op die manier kunnen zij bijvoorbeeld zelf beslissen voor welke periode ze evenementen willen bekijken. Dit kan je bereiken door een filter om te zetten naar een parameter: paramaters zijn toegankelijk voor alle gebruikers, zelfs als ze de dataview zelf niet kunnen aanpassen. Een parameter wordt op de volgende manier aangemaakt:

• Klik in de dataview op de knop “Filters wijzigen”.
• Beweeg je muisaanwijzer over de filter waarvan je een parameter wilt maken.
• Klik op de knop met de twee accolades { }. Deze staat rechts van het veld om de waarde van een filter in te vullen.
• Voer indien gewenst een nieuwe naam en een standaardwaarde in voor de parameter.

Eens de parameter gecreëerd is, kan je die nog aanpassen of verwijderen door er op te klikken en in het menu de gewenste actie te kiezen.

Als gebruikers de dataview openen, kunnen ze de parameters invullen door te klikken op de blauwe knop “Parameters invullen”.

Dataviews beheren§

In deze sectie leer je meer over het beheren van dataviews: bewaren, beschrijven, delen en dupliceren.

Dataviews bewaren§

Dataviews gedragen zich wat ongewoon binnen Yesplan omdat ze niet automatisch opgeslagen worden: eens je er één aangemaakt hebt, moet je de wijzigingen altijd expliciet bewaren door te klikken op “Bewaar”. Dit heeft als voordeel dat je kan experimenteren in een dataview en dat Yesplan je wijzingen dan niet automatisch opslaat in de achtergrond.

Je kan steeds een kopie van de dataview bewaren door op “Bewaar als…” te klikken en een naam te kiezen. Je kan dataviews ook dupliceren op de overzichtspagina (zie Een nieuwe dataview maken).

Dataviews beschrijven§

Het doel van een dataview is niet altijd makkelijk in een naam samen te vatten. Je kan daarom ook een beschrijving toevoegen.

Op de overzichtspagina:

• Klik op de knop met drie puntjes naast de naam van de dataview.
• Kies “Wijzig beschrijving” in het contextmenu.
• Pas de beschrijving aan en klik op “OK”.

In de dataview zelf:

• Klik op het informatie-icoontje naast de naam van de dataview om het detailvenster te openen.
• Vul de beschrijving in.
• Sluit het detailvenster.

Bij een zoekopdracht in de overzichtspagina van dataviews worden zowel de titel, eigenaar als de beschrijving doorzocht. Een beschrijving gebruiken helpt dus om makkelijk de juiste dataview terug te vinden.

Dataviews delen§

Dataviews zijn in eerste instantie enkel zichtbaar voor jezelf en beheerders. Om ze zichtbaar te maken voor andere gebruikers of gebruikersgroepen, moet je ze delen.

Op de overzichtspagina:

• Klik op de knop met drie puntjes naast de naam van de dataview.
• Kies “Deel” in het contextmenu.

In de dataview zelf:

• Klik op de de tekst “Niet gedeeld” of “Gedeeld met n gebruikers” naast de naam van de eigenaar.

In het infovenster kan je de dataview delen met een andere gebruiker of gebruikersgroep:

• Klik op “Voeg gebruikersgroep of gebruiker toe”.
• Vul in het zoekveld de naam van de gebruiker of groep in.
• Klik op de gewenste gebruiker of groep in de suggesties.
• Kies wat de gebruiker kan doen met de dataview.

Volgende opties zijn beschikbaar bij het delen van een dataview:

Kan bekijken

• de dataview bekijken
• parameters invullen
• als de gebruiker iets anders wijzigt, moet de dataview gedupliceerd worden (bijvoorbeeld via “Bewaar als”).

Kan wijzigen

• alle acties onder ‘Kan bekijken’
• de dataview wijzigen en bewaren zonder dupliceren: filters, kolommen, parameters, naam en beschrijving.

Kan wijzigen en verwijderen

• alle acties onder ‘Kan wijzigen’
• de dataview verwijderen.

Eigenaar maken

• alle acties onder ‘Kan wijzigen en verwijderen’
• de dataview delen.

Dataviews gebruiken§

Eens een dataview voldoet aan je wensen, kan je er gegevens mee opvragen en ze inspecteren. Met de knop “Exporteer” bewaar je ze lokaal als een Excel-bestand.

Gegevens opvragen§

Als de dataview parameters bevat, kan je die invullen door te klikken op “Parameters invullen”. Je kan dan de gewenste waarden invoeren in de blauwe velden en klikken op “Toon resultaten”. De tabel zal al de gegevens bevatten die voldoen aan de filters.

Sorteer de tabel volgens de inhoud van een kolom door op de driehoekjes in de kolomtitel te klikken. Klik op de linker- of rechterrand van een kolomtitel en sleep de muisaanwijzer om de kolom breder of smaller te maken.

Gegevens inspecteren§

Er zijn verschillende manieren om gegevens in de tabel te inspecteren:

• Klik dubbel op een rij om het infovenster voor het object van die rij te openen of klik rechts op een rij en kies “Toon Info”
• Als een waarde in een kolom in het blauw verschijnt, dan kan je erop klikken om een infovenster te openen.