Rechten

Deze handleiding geeft een overzicht van het beheren van rechten in Yesplan. We delen deze handleiding op in twee hoofdstukken:

Overzicht van de verschillende concepten en de algemene werking van rechten in Yesplan.
Een hoofdstuk waarin de verschillende configuratiemogelijkheden in detail besproken worden.

Tip

Ontdek in de gids voor het inrichten van rechten de concrete stappen om de rechten op een installatie in te stellen.

Let op

De algemene werking van rechten die hier beschreven wordt is niet van toepassing voor rapporten (sjablonen en gegenereerde documenten). Het rechtensysteem voor deze elementen wordt toegelicht in de handleiding van rapporten.

Concepten§

Het beheren van de rechten in Yesplan is onderverdeeld in enerzijds de verschillende handelingen die een gebruiker kan uitvoeren (zijn zogenaamde mogelijkheden), en anderzijds het beheren van welke gebruikers toegang hebben tot welke evenementen, resources, prijzen, contacten en taken.

Alvorens dieper in te gaan op hoe rechten beheerd worden lichten we kort enkele van de basisconcepten van de rechten in Yesplan toe.

Mogelijkheden voor een gebruiker§

Het is niet altijd wenselijk dat een gebruiker elke handeling kan uitvoeren of alle schermen kan zien. In Yesplan kan je voor de verschillende handelingen en bepaalde schermen instellen wie hiertoe de mogelijkheid krijgt en wie niet.

Dit wordt bepaald door middel van de mogelijkheden. Indien een gebruiker over een bepaalde mogelijkheid beschikt, kan de overeenkomstige handeling uitgevoerd worden.

Rechten uitdelen§

Elk element in Yesplan (zoals evenementen, resources, contacten enz.) heeft een eigenaar. Deze eigenaar is een gebruiker van Yesplan. Initieel zal de eigenaar van een element de gebruiker zijn die dit element heeft aangemaakt. De eigenaar van een element kan echter ook aangepast worden.

Elke gebruiker van Yesplan deelt rechten uit aan andere gebruikers omtrent wat er mag gebeuren met de elementen waarvan hij eigenaar is. Deze rechten bepalen wie dit element mag lezen, schrijven, wissen, gebruiken enz. Met andere woorden, in Yesplan hangt het af van de eigenaar van een bepaald element wat er mag gebeuren met dat element.

Opmerking

Geschorste gebruikers blijven eigenaars van elementen en blijven bijgevolg rechten uitdelen. Om dat te voorkomen kan je hun eigendom overdragen aan andere gebruikers. Zie Een gebruiker schorsen en Eigendom overdragen en verwijderen voor meer informatie.

Rechtensjablonen§

Een rechtensjabloon is een verzameling van mogelijkheden en een beschrijving van de uitgedeelde rechten.

Deze sjablonen worden gebruikt om de rechten van een bepaalde groep gebruikers (zoals ‘Beheerders’) of een bepaalde functie binnen een organisatie (zoals ‘Planner’) te beschrijven.

Men kan één of meerdere rechtensjablonen toekennen aan een gebruiker. Indien een gebruiker méérdere sjablonen toegekend werd, zullen zijn mogelijkheden de unie zijn van alle mogelijkheden van deze sjablonen, en zullen ook de uitgedeelde rechten (voor de elementen waarvan hij eigenaar is) de unie zijn van de rechten bepaald door deze sjablonen.

Beheren van rechten§

Rechtensjablonen beheren§

De rechtensjablonen worden beheerd in “Systeeminstellingen” > “Gebruikers” > “Rechtensjablonen”. Je kan er sjablonen aanmaken, verwijderen, kopiëren en hernoemen.

Door in dit scherm te klikken op “Toon rechten”, zal er een nieuw scherm geopend worden waar de mogelijkheden en rechten voor dit sjabloon beheerd kunnen worden.

Dit scherm bestaat uit twee delen:

Bovenaan het scherm bevindt zich een lijst van de mogelijkheden voor het sjabloon.
Onderaan zie je de rechten die uitgedeeld worden door de gebruikers die dit sjabloon toegewezen hebben gekregen.

Tip

We raden ten sterkste aan om onze leidraad te gebruiken voor het opbouwen van rechten via sjablonen. In dat geval zal een sjabloon ofwel mogelijkheden bepalen, ofwel rechten uitdelen, maar nooit allebei.

Zie de Gids voor rechten voor meer informatie.

Mogelijkheden beheren§

De mogelijkheden worden opgedeeld in drie groepen:

De soorten elementen die een gebruiker mag aanmaken, en de acties die op bepaalde elementen uitgevoerd kunnen worden.
De tabbladen van de verschillende infovensters en modules die zichtbaar zijn.
De statussen die door een gebruiker toegewezen kunnen worden aan een evenement.

De mogelijkheden kunnen eenvoudig aangepast worden door ze te selecteren of deselecteren. Hieronder bespreken we elk van deze drie groepen in detail.

Aanmaken van elementen§

De linkse kolom toont de mogelijkheden die een gebruiker krijgt om elementen aan te maken of om bepaalde acties uit te voeren. Concreet kunnen hier de volgende mogelijkheden ingesteld worden:

Evenementen: het aanmaken van evenementen.
Resources: het aanmaken van resources.
Contacten: het aanmaken van contacten.
Taken: het aanmaken van taken.
Rapportsjablonen: het aanmaken van rapportsjablonen.
Prijzen: het aanmaken van prijsdefinities voor resources.
Verberg conflicten: mogelijkheid om conflicten te verbergen in de evenementenkalender en in de Teamplanner.
Evenementen ontgrendelen: mogelijkheid om evenementen van het type “Vergrendeld” te ontgrendelen.

Opmerking

In Yesplan kunnen bepaalde statussen aangeduid worden als “Vergrendeld”. Dit betekent dat, van zodra een evenement die status heeft, dit evenement niet meer zomaar van naam, datum of locatie veranderd kan worden, om accidentele wijzingen te voorkomen. Wijzigingen zijn enkel nog mogelijk door op het slotje naast het evenement te klikken. Echter, om dit slotje te kunnen openen moet de gebruiker over de mogelijkheid “Evenementen ontgrendelen” beschikken.

Zichtbaarheid van tabbladen en Teamplanner§

De middelste kolom toont een lijst van tabbladen opgedeeld per infovenster. Door te klikken op “Open” naast de naam van het infovenster worden alle tabbladen van dit infovenster getoond.

Per tabblad kan er, door middel van een checkbox, bepaald worden of het tabblad al dan niet zichtbaar is voor de gebruiker. Indien gewenst kan men de zichtbaarheid van álle tabbladen van een infovenster ineens aanpassen door te klikken op de checkbox naast de naam van het infovenster.

Je kan in deze kolom ook bepalen of de Teamplanner zichtbaar is in het navigatiemenu.

Let op

Wanneer men nieuwe tabbladen toevoegt aan Yesplan dan zijn deze standaard niet zichtbaar voor gebruikers. Het is noodzakelijk om deze tabbladen te selecteren bij de mogelijkheden van de sjablonen die van toepassing zijn voor de gebruikers die deze tabbladen moeten kunnen zien.

Gebruik van statussen§

De rechtse kolom toont een lijst van de statussen die in Yesplan aangemaakt zijn voor evenementen. Indien een status niet is geselecteerd, zal een gebruiker die status niet kunnen toekennen aan een evenement.

Let op

De volgorde van de statussen heeft een betekenis. Een evenement zal vaak evolueren van bijvoorbeeld een optie-aanvraag tot een volledig ingepland en afgerond evenement. De volgorde van statussen kan bepaald worden via de systeeminstellingen.

Om naar een volgende status te kunnen gaan (een status die zich lager in de lijst bevindt) volstaat het dat een gebruiker de mogelijkheid heeft om die status te gebruiken. Echter, om terug te kunnen keren naar een vorige status moet de gebruiker de mogelijkheid hebben om die vorige status te gebruiken, én om álle tussenliggende statussen te gebruiken.

Deze functionaliteit maakt het mogelijk om in te stellen dat een gebruiker een evenement wel in een latere status kan plaatsen (en hierbij mogelijk bepaalde statussen overslaat), maar dat het voor deze gebruiker níét mogelijk is om een evenement dat bijvoorbeeld reeds gepland is terug als een optie aan te duiden.

Uitdelen van rechten§

Onder “Rechten uitgedeeld door sjabloon” vind je de rechten die volgens dat sjabloon aan andere gebruikers(groepen) uitgedeeld worden.

Elke rij komt overeen met een gebruiker of een gebruikersgroep aan wie rechten uitgedeeld worden.
De kolommen van de tabel komen overeen met de elementen waarvoor rechten uitgedeeld worden.

Je kan de opbouw van de tabel veranderen:

Voeg gebruikers(groepen) toe door te klikken op “Voeg gebruikersgroep of gebruiker toe” onder de tabel.
Wil je wijzigen op wie de rechten in een bestaande rij van toepassing zijn? Klik in deze rij in de meest linkse kolom dubbel op de naam van de gebruiker of gebruikersgroep en kies de gewenste waarde uit de keuzelijst.
Je kan extra kolommen toevoegen voor evenementen om de rechten te beheren per status. Zie Rechten per status voor meer informatie.

Opmerking

De naam van een gebruiker verschijnt in het rood in de tabel als hij verwijderd is uit Yesplan. Dit geeft aan dat er rechten aan deze gebruiker uitgedeeld worden terwijl hij niet meer in het systeem zit.
De rechten voor locaties, plaatshouders en rapporten worden niet beheerd via een sjabloon, maar moeten per element (dus locatie, plaatshouder of rapport) ingesteld worden.

Bepalen van rechten§

Rechten worden toegekend op basis van de eigenaar van een element. Bijvoorbeeld:

We wijzen het sjabloon ‘Algemeen A’ hierboven toe aan Jean.
Jean is eigenaar van het evenement ‘Hamlet’.
Hij deelt voor dat evenement rechten uit aan andere gebruikers(groepen). In het screenshot hierboven zullen mensen van de administratie ‘Hamlet’ enkel kunnen bekijken en wijzigen, aangezien enkel die rechten geselecteerd zijn.

De rechten die je ziet in de tabel gaan dus telkens uit van:

de eigenaar, en dat is de gebruiker(sgroep) aan wie het sjabloon toegewezen is
die rechten uitdeelt aan zichzelf en/of andere gebruikers(groepen)
voor elementen (bijv. resources, evenementen) waarvan hij/zij eigenaar is.

Met andere woorden, in Yesplan hangt het af van de eigenaar van een bepaald element wat er mag gebeuren met dat element.

In de kolom uiterst rechts vind je nog acties die je kan uitvoeren op rijen:

Selecteer alles: selecteer alle rechten in een rij in één keer.
Maak selectie ongedaan: deselecteer alle rechten in een rij in één keer.
Verwijder: verwijder een rij definitief uit de tabel. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.

Rechten per status§

Voor evenementen is het mogelijk om de rechten te beheren per status. Om rechten toe te voegen specifiek voor een bepaalde status klik je op “Voeg status toe” in de hoofding van de kolom “Evenementen”.

Indien er géén specifieke rechten bepaald worden voor een status, dan gelden de algemene rechten voor dat evenement zoals gedefinieerd in de kolom “Evenementen”.

Definitie van rechten§

De volgende rechten kunnen ingesteld worden:

Bekijken: de gebruiker(sgroep) kan de elementen in kwestie zien.
Wijzigen: de gebruiker(sgroep) kan de elementen in kwestie aanpassen.
Verwijder: de gebruiker(sgroep) kan de elementen in kwestie verwijderen.
Rechten wijzigen: de gebruiker(sgroep) kan de rechten voor de elementen in kwestie aanpassen.
Boek (enkel voor resources): de gebruiker(sgroep) kan resources boeken.

Opmerking

Om een resource te mogen boeken op een evenement, moet een gebruiker:
- het recht “Wijzigen” hebben op het evenement in kwestie.
- het recht “Boek” hebben op de resource in kwestie.
Het recht “Boek” heeft ook invloed op de Teamplanner. Als een gebruiker een resource mag boeken, dan mag hij/zij:
- boekingen, diensten en pauzes aanmaken voor die resource in de Teamplanner
- bestaande boekingen, diensten en pauzes wijzigen en verwijderen voor die resource.

Sinds Yesplan 28 kan je kiezen hoe de rechten van resourceboekingen bepaald worden. Dat gebeurt via “Systeeminstellingen” > “Systeemvoorkeuren”, met de optie “Het recht om een resourceboeking te wijzigen wordt bepaald door”:

De afzonderlijke rechten “Boeking wijzigen” en “Boeking verwijderen” op de resourceboeking:
- Deze rechten verschijnen in sjablonen (in de kolom voor resources) en in het tabblad “Rechten” van het infovenster voor resourceboekingen. Ze bepalen of de gebruiker(sgroep) in kwestie een resourceboeking kan wijzigen of verwijderen.
- Deze rechten worden uitgedeeld door de eigenaar van de boeking.
- De rechten “Wijzigen” en “Verwijder” in de kolom “Prijzen” bepalen of een gebruiker(sgroep) de prijzen van resources kan aanpassen of verwijderen, inclusief de prijzen van hun boekingen.
Het recht “Wijzigen” op het evenement:
- Als een gebruiker(sgroep) het recht heeft om een evenement te wijzigen, dan kan die ook de resourceboekingen op dat evenement aanpassen.
- Om de prijzen van resourceboekingen aan te passen heeft de gebruiker(sgroep) bovendien het recht “Wijzigen” nodig in de kolom “Prijzen” van de rechten.
- De rechten “Boeking wijzigen” en “Boeking verwijderen” verschijnen niet meer in Yesplan.

Opmerking

De eerste optie laat je toe om de rechten voor resourceboekingen gedetailleerd te bepalen, maar je hebt er wel minder controle over. Zo is het mogelijk dat een gebruiker een evenement niet kan wijzigen, maar wél de resourceboekingen en hun prijzen op dat evenement kan aanpassen. Dit is vanzelfsprekend niet altijd wenselijk.
De tweede optie is eenvoudiger: als een gebruiker een evenement niet kan wijzigen, dan kan hij/zij de resourceboekingen op dat evenement niet aanpassen. Dat komt goed van pas als je bijvoorbeeld een evenement financieel aan het afsluiten bent: dan wil je niet dat anderen nog iets wijzigen, inclusief boekingen en hun prijzen.

Rechten voor onbeschikbaarheden§

Het is mogelijk om via de evenementenkalender, de Teamplanner of het infovenster van de resource aan te geven dat een resource of locatie gedurende bepaalde periodes onbeschikbaar is. Onbeschikbaarheden hebben in Yesplan geen afzonderlijke rechten, maar volgen de rechten van die resource. Dus, als een gebruiker een bepaalde resource mag boeken, kan deze gebruiker de resource ook als onbeschikbaar aanduiden en onbeschikbaarheden verwijderen.

In de Teamplanner kan een gebruiker een medewerker aanduiden als onbeschikbaar, voor een bepaalde dag of periode, indien die rechten heeft om de medewerker te boeken.

In de evenementenkalender kan een gebruiker een locatie aanduiden als onbeschikbaar voor een bepaalde dag of periode, indien die rechten heeft om te boeken in die locatie.

Rechten toekennen aan diverse gebruikers§

Rechten kunnen toegekend worden aan verschillende gebruikers of gebruikersgroepen. We overlopen de mogelijkheden van meest algemeen naar meest specifiek:

Alle anderen: bij de rechten die uitgedeeld worden door een sjabloon of door een gebruiker komt deze rij overeen met de rechten voor alle gebruikers voor wie geen andere, meer specifieke, rij gedefinieerd is. Deze rij is steeds aanwezig en kan niet verwijderd worden.
Rechten voor een bepaalde gebruikersgroep: het is mogelijk om rechten uit te delen aan een bepaalde gebruikersgroep. Deze rechten zijn dan van toepassing op alle gebruikers die deel uitmaken van de gebruikersgroep. Indien een gebruiker toegevoegd wordt aan de groep, dan zal deze gebruiker dezelfde rechten verkrijgen. Indien een gebruiker uit de groep verwijderd wordt, dan zijn de rechten niet langer van toepassing op deze gebruiker.
Rechten voor een bepaalde gebruiker: het is mogelijk om rechten uit te delen aan een specifieke gebruiker.

Rechten dynamisch toekennen§

Naast deze expliciete gebruikers of groepen van gebruikers ondersteunt Yesplan ook nog dynamische rechten. Deze zijn nuttig om niet alle gebruikers of gebruikersgroepen binnen Yesplan bij elk van de sjablonen te moeten benoemen of herhalen. We raden echter aan om deze opties enkel te gebruiken in gevallen waar een complexe implementatie van rechten noodzakelijk is, gezien deze het moeilijker maken voor een beheerder om te achterhalen welke rechten precies van toepassing zijn.

Eigenaar: deze rechten zijn van toepassing op de eigenaar van een element.

Hiermee kunnen we uitdrukken dat een bepaalde gebruiker rechten krijgt op een element, van zodra deze gebruiker de eigenaar wordt van dat element (de gebruiker die een element aanmaakt, is per standaard de eigenaar).

Bijvoorbeeld:
- In het sjabloon ‘Algemeen’ voegen we een rij toe voor “Eigenaar”, waarbij die rechten krijgt om evenementen te bekijken, wijzigen en verwijderen. Bij “Alle anderen” zijn deze rechten niet geselecteerd.
- Jean en Rhea hebben beiden het sjabloon ‘Algemeen’ toegewezen gekregen.
- Jean zal alle evenementen kunnen bekijken, wijzigen en verwijderen die hij zelf aanmaakt, maar niet de evenementen waarvan Rhea eigenaar is.
- Rhea zal alle evenementen kunnen bekijken, wijzigen en verwijderen die zij zelf aanmaakt, maar niet de evenementen waarvan Jean eigenaar is.
Hoofdgroep van de eigenaar: op deze manier kan je rechten uitdelen aan gebruikers die lid zijn van de hoofdgroep van de eigenaar. Deze rechten worden doorgegeven aan onderliggende groepen, maar niet aan bovenliggende groepen.

Bijvoorbeeld:
- In het sjabloon ‘Algemeen’ voegen we een rij toe voor “Hoofdgroep van de eigenaar”, waarbij die rechten krijgt om evenementen te bekijken en te wijzigen. Bij “Alle anderen” zijn deze rechten niet geselecteerd.
- Jean heeft als hoofdgroep ‘Planning Theater’ maar is geen lid van de gebruikersgroep ‘Planning Dans’.
- Rhea heeft als hoofdgroep ‘Planning Dans’ en is ook lid van de gebruikersgroep ‘Planning Theater’.
- Thomas heeft als hoofdgroep de bovenliggende groep ‘Planning’, die zowel ‘Planning Theater’ als ‘Planning Dans’ bevat.
- Jean, Rhea en Thomas hebben het sjabloon ‘Algemeen’ toegewezen gekregen.
- Als Jean eigenaar is van een evenement, dan kan Rhea het bekijken en wijzigen, want ze is lid van Jeans hoofdgroep (Planning Theater). Thomas kan dat evenement niet bekijken en wijzigen, want de rechten worden niet doorgegeven aan de bovenliggende groep (Planning).
- Als Rhea eigenaar is van een evenement, dan kan Jean het niet bekijken of wijzigen, want hij is geen lid van Rhea’s hoofdgroep (Planning Dans). Thomas kan dit evenement ook niet bekijken of wijzigen, want de rechten worden niet doorgegeven aan de bovenliggende groep (Planning).
- Als Thomas eigenaar is van een evenement, dan kunnen zowel Jean als Rhea dat evenement bekijken of wijzigen, aangezien de rechten doorgegeven worden aan de onderliggende groepen (Planning Theater en Planning Dans).
Opmerking

Als we de hoofdgroep van een gebruiker aanpassen, heeft dit ook een invloed op de rechten.

Meerdere rijen toepassen§

Vermits een gebruiker tot meerdere gebruikersgroepen kan behoren, en vermits Yesplan dynamische rechten voor de eigenaar en de hoofdgroep ondersteunt, is het mogelijk dat er binnen één rechtensjabloon meerdere rijen van toepassing zijn voor een bepaalde gebruiker. Bij het bepalen van de rechten voor een gebruiker op een bepaald element zal Yesplan kiezen voor de meest specifieke rechten die van toepassing zijn.

Hierbij worden de volgende regels gehanteerd:

Het meest specifieke niveau is dat van de gebruiker zelf. Dit betekent dat als er rechten voor de gebruiker zijn, deze van toepassing zullen zijn, en de rechten voor gebruikersgroepen en voor “Alle anderen” genegeerd zullen worden.

Bijvoorbeeld, zodra er voor een gebruiker expliciet een rij met rechten in het sjabloon werd opgegeven, dan is deze rij altijd van toepassing. Als de gebruiker bovendien ook nog de eigenaar van het element is, en er dynamische rechten voor eigenaar werden bepaald, dan is het de combinatie van deze eigenaarsrechten met eventuele expliciete rechten voor de gebruiker, die van toepassing zijn.
Indien er geen expliciete rechten voor de gebruiker werden opgegeven, en de eigenaarsrechten niet van toepassing zijn, wordt er naar het niveau van de gebruikersgroep gekeken. Hierbij is het de combinatie van de rechten voor élk van de gebruikersgroepen van de gebruiker, die van toepassing is. Indien er bovendien ook rechten voor de hoofdgroep ingesteld werden, en de gebruiker tot de hoofdgroep van de eigenaar van dit element behoort, zullen ook deze rechten van toepassing zijn, in combinatie met de andere gebruikersgroep-specifieke rechten die gelden.
Indien er noch rechten op het niveau van de gebruiker, noch op het niveau van de gebruikersgroepen van toepassing zijn, dan gelden de rechten voor “Alle anderen”.

Rechtensjablonen toekennen aan gebruikers§

Rechtensjablonen worden toegewezen aan gebruikers “Systeeminstellingen” > “Gebruikers” > “Gebruikers”. Hoe dit in zijn werk gaat wordt beschreven in de handleiding van de systeeminstellingen.

Het is mogelijk om meerdere rechtensjablonen toe te kennen aan een gebruiker. In dat geval zal de unie van de mogelijkheden en uitgedeelde rechten van alle toegewezen sjablonen van toepassing zijn. Met andere woorden, zodra één van de sjablonen een bepaalde mogelijkheid toekent of recht uitdeelt, zal dit van toepassing zijn. Bij het nemen van de unie worden dus de minst strikte rechten uitgedeeld.

De rechten van gebruikers aanpassen§

Naast het beheren van de rechten aan de hand van rechtensjablonen die uitgedeeld worden aan gebruikers, is het ook mogelijk om de mogelijkheden en rechten per gebruiker afzonderlijk in te stellen. Dit kan gedaan worden in “Systeeminstellingen” > “Gebruikers” > “Gebruikers”. Je klikt hiervoor op “Toon instellingen rechten” in de rij van een gebruiker.

Opmerking

Om het beheer van de rechten in Yesplan niet nodeloos complex te maken, raden we af om deze optie te gebruiken. Gebruik enkel sjablonen, dit maakt het eenvoudiger om na te gaan waar de rechten precies uitgedeeld worden. Een eenvoudig stappenplan voor het implementeren van rechten wordt verderop beschreven.

Na het klikken op “Toon instellingen rechten” verschijnt er een scherm dat zeer gelijkaardig is aan dat voor het beheren van de rechten bij een rechtensjabloon.

Bovenaan dit scherm worden de gebruikersgroepen en de rechtensjablonen getoond die van toepassing voor de gebruiker. Aan de hand van “Voeg toe” kunnen gebruikersgroepen of sjablonen toegevoegd worden aan de gebruiker. Bestaande gebruikersgroepen of sjablonen kunnen verwijderd worden door te klikken op de “−” naast zijn naam.

Onder de lijst van gebruikersgroepen en sjablonen zien we de mogelijkheden en de uitgedeelde rechten van de gebruiker. Deze mogelijkheden en rechten zijn het resultaat van het samenvoegen van de mogelijkheden en rechten die de gebruiker via de rechtensjablonen toegewezen krijgt.

Het is mogelijk om de mogelijkheden en rechten op het niveau van de gebruiker verder aan te passen. Aanpassingen die afwijken worden aangegeven door een sterretje achter de mogelijkheid of de aangepaste uitgedeelde rechten. Zo zien we in bovenstaande afbeelding dat de gebruiker Planner geen contacten of taken kan aanmaken. Deze twee mogelijkheden waren wel actief op de sjablonen die van toepassing zijn op deze gebruiker en worden dus aangeduid als afwijkend, met een sterretje. Afwijkingen ten opzichte van de sjablonen kunnen ongedaan gemaakt worden door te klikken op “Terugzetten”.

De rechten die uitgedeeld worden door de gebruiker kunnen op een gelijkaardige manier aangepast worden. Ook hierbij zullen afwijkingen ten opzichte van de sjablonen met een sterretje aangeduid worden. Door te klikken op “Terugzetten” worden deze afwijkingen terug ongedaan gemaakt.

De rechten bekijken die uitgedeeld werden aan een gebruiker§

De rechten in Yesplan zijn gebaseerd op het concept dat een gebruiker, ofwel expliciet ofwel via rechtensjablonen, rechten uitdeelt aan andere gebruikers. Om te weten welke rechten er nu precies werden uitgedeeld aan een specifieke gebruiker – wat zijn verworven rechten zijn – kan je klikken op “Toon instellingen rechten” in de meest rechtse kolom in de lijst van gebruikers (te vinden in “Systeeminstellingen” > “Gebruikers” > “Gebruikers”).

Onderaan het scherm dat vervolgens getoond wordt, wordt een lijst getoond met de rechten die aan die gebruiker uitgedeeld werden.

Elke rij toont een specifiek recht en de kolommen tonen de verschillende soorten elementen van Yesplan. Elke cel binnen deze tabel bevat een lijst van de gebruikers die het overeenkomstige recht uitdelen voor het overeenkomstige element. Zo zien we bijvoorbeeld dat Planner de evenementen mag bekijken waarvan hijzelf of Administrator eigenaar is, en enkel prijzen mag verwijderen waarvan Administrator de eigenaar is.

Rechten op elementen aanpassen§

Het is mogelijk om de rechten op de elementen zelf aan te passen. Deze rechten komen dan in de plaats van de rechten die uitgedeeld werden door de eigenaar van het element. De rechten van een element worden aangepast via het tabblad “Rechten” van het infovenster van dat element. Dit kan voor evenementen, resources, locaties, contacten en taken.

Opmerking

Locaties en plaatshouders krijgen geen rechten via een rechtensjabloon: hun rechten worden altijd beheerd via het infovenster.
Je kan rapporten delen met andere gebruikers, en bij het delen wordt bepaald wat die andere gebruikers ermee kunnen doen (bekijken, wijzigen of verwijderen). Dit wordt toegelicht in de handleiding van rapporten.
Een beheerder ziet altijd alle elementen, ook al heeft hij niet het recht om ze te bekijken.

De rechten van een individueel element worden als volgt beheerd:

Bovenaan zie je de eigenaar van het element. Je kan deze eigenaar wijzigen door te klikken op “Verander eigenaar”. Dat kan handig zijn als de eigenaar verandert van functie binnen de organisatie of als hij/zij de organisatie verlaat.
Onder de eigenaar zie je een tabel met de verschillende gebruikersgroepen en gebruikers die rechten gekregen hebben op dit element. Aan de hand van de checkboxen kunnen de rechten van de verschillende gebruikers voor dit element aangepast worden.
Deze tabel zal altijd een rij “Ik” bevatten. Dit zijn de rechten van de gebruiker die aangemeld is. Om onopzettelijke aanpassingen aan deze rij te vermijden moet je op het slotje klikken vooraleer je veranderingen kunt aanbrengen.
Je kan specifieke rechten toevoegen voor andere gebruikersgroepen of gebruikers door te klikken op “Voeg gebruikersgroep of gebruiker toe” onder de tabel.
Je kan toegevoegde rijen opnieuw verwijderen. Het is niet mogelijk om de bestaande rijen met rechten voor een bepaalde gebruikersgroep of gebruiker te verwijderen, maar je kan wel hun rechten aanpassen als je voldoende rechten hebt.

Rechten voor evenementen en evenementgroepen§

Evenementen en evenementgroepen hebben een centrale rol in Yesplan. Hou echter wel een paar zaken in het achterhoofd bij het beheren van hun rechten via het infovenster:

De rechten van evenementen en evenementgroepen worden voor elk element afzonderlijk beheerd, aangezien elk evenement een andere eigenaar kan hebben.
Als je iemands rechten voor “Bekijken” deselecteert op een evenement, dan zal die het evenement wel kunnen zien in de evenementenkalender, maar het zal verschijnen met de naam “[niet vrijgegeven]”. De tabbladen voor dat evenement zullen leeg verschijnen voor deze gebruiker.
Als je iemands rechten voor “Bekijken” deselecteert op een evenementgroep, dan zal voor die gebruiker de groep verschijnen met de naam “[niet vrijgegeven]”. In het infovenster zullen de tabbladen leeg verschijnen op het niveau van de evenementgroep in kwestie. De evenementen in die groep blijven echter wel zichtbaar in de kalender en alle tabbladen in het infovenster zijn toegankelijk voor die evenementen.

Let op

Het erven van custom data is een belangrijk principe in evenementgroepen, maar het geldt dus niet voor het beheer van hun rechten. Als je bijvoorbeeld de rechten verandert in het tabblad “Rechten” van een evenementgroep, dan zullen de evenementen in die groep de aanpassingen niet automatisch overnemen: je moet bijgevolg de rechten afzonderlijk aanpassen voor elk evenement.

Rechten voor locaties en plaatshouders§

Bij de rechtensjablonen en bij de rechten die uitgedeeld worden door gebruikers, is het niet mogelijk om de rechten op locaties en plaatshouders te beheren. Zowel locaties als plaatshouders worden beschouwd als een speciale resource: de rechten voor locaties en plaatshouders worden per element bepaald.

Rechten voor locaties§

De rechten van locaties worden beheerd in “Systeeminstellingen” > “Resources” > “Locaties”. Vervolgens open je het infovenster van de locatie door te klikken op “Inspecteer” in de kolom “Wijzigen”. De rechten kan je beheren in het tabblad “Rechten” van dit infovenster. Het beheren van de rechten voor een locatie verloopt gelijkaardig aan het beheren van de rechten op een element, met die uitzondering dat een locatie geen gebruiker als eigenaar heeft maar een gebruikersgroep. Zo is het gemakkelijker om locaties te koppelen aan bepaalde gebruikersgroepen.

Opmerking

Je kan het infovenster van de locatie ook openen vanuit de evenementenkalender door te klikken op de naam van de locatie (in de hoofding van de kolom).

Rechten voor plaatshouders§

Plaatshouders hebben geen eigenaar en kunnen door elke gebruiker van Yesplan gelezen én geboekt worden. Echter, enkel beheerders kunnen de plaatshouder wijzigen.

Vermits het vaak niet wenselijk is dat elke gebruiker van Yesplan de prijzen van een plaatshouder kan aanpassen, worden de rechten op deze prijzen beheerd. De rechten van plaatshouders worden beheerd in “Systeeminstellingen” > “Resources” > “Groepen & Rollen”. Vervolgens open je het infovenster van de plaatshouder door te klikken op “Inspecteer” in de rij van een bepaalde rol. De rechten kan je beheren op het tabblad “Rechten op prijzen” van dit infovenster.

Opmerking

Je kan het infovenster van een plaatshouder ook openen vanuit het infovenster van een evenement als het een boeking heeft van die plaatshouder. Open hiervoor eerst het infovenster van de boeking van de plaatshouder (door op de naam te klikken), en vervolgens het infovenster van de plaatshouder (door te klikken op de knop onderaan het infovenster van de boeking).