Ga naar inhoud

Concepten

Voor je met resources aan de slag gaat, is het niet slecht om de belangrijkste concepten te overlopen. Je vindt hieronder een overzicht.

Type resource§

Resources zijn middelen die we toewijzen aan onze evenementen. In Yesplan spreken we over het boeken van resources op evenementen. Het soort middelen, of types, kan zeer divers zijn. In Yesplan onderscheiden we de volgende types:

  • materiaal
  • medewerkers, resources van het type persoon
  • services, zoals bijvoorbeeld een parkeerplaats of catering
  • financieel, zoals bijvoorbeeld een waarborg of een verzekering
  • locatie

Een type zal je eenmalig kiezen bij het aanmaken van de resource.

Resourcegroepen§

Resources kunnen georganiseerd worden in resourcegroepen. Dit zijn categorieën, zoals ‘podiumtechniek’ of ‘catering’, waarmee je gerelateerde resources groepeert. Een microfoon, luidspreker, lamp en lichttafel zijn bijvoorbeeld resources die in de resourcegroep ‘podiumtechniek’ thuis horen.

Resourcesets§

Resources kunnen ook samengebracht worden in een set. Dit zijn verzamelingen van verschillende resources die samen in één keer geboekt kunnen worden. Zo kan bijvoorbeeld een resourceset ‘klankset’ aangemaakt worden om daarna op eenvoudig wijze de microfoons, de luidsprekers en de kabels in één actie te boeken.

Rollen en plaatshouders§

Een resource kan meerdere rollen hebben, en kan geboekt worden op een evenement in één van die rollen. Nico bijvoorbeeld, kan meerdere rollen hebben binnen de organisatie, zoals geluidstechnieker of stage hand, en je kan hem in de ene of de andere rol boeken op een evenement.

Je kan echter ook de rol zélf boeken op een evenement, zoals bijvoorbeeld een stage hand. Dit noemen we in Yesplan een plaatshouder. Een plaatshouder is een anonieme boeking, die later in het planningsproces vervangen zal worden door een persoon die deze rol kan uitoefenen. Bijvoorbeeld door Nico of Tine die beiden de rol stage hand hebben.

Prijzen en prijsdefinities§

Bij het boeken van resources kunnen kosten en opbrengsten in kaart gebracht worden omdat je aan alle resources prijzen kan toewijzen. Een geheel van prijzen (de kostprijs (of inhuurprijs) en de verkoopprijs (of verhuurprijs) en dergelijke) noemen we een prijsdefinitie. Een resource kan een of meerdere verschillende prijsdefinities hebben. Bij het boeken kan de juiste prijsdefinitie gekozen worden in functie van het soort evenement, afspraken, bijkomende voorwaarden, enzovoort.

Custom data§

Naast de standaardgegevens die ingevoerd kunnen worden voor resources is het mogelijk om zelf bijkomende velden te definiëren in Yesplan. Dit noemen wij custom data. Customdatavelden worden aangemaakt door een beheerder, en ze worden getoond op een tabblad naar keuze van het infovenster van de resource. Extra tabbladen hiervoor worden eveneens aangemaakt door een beheerder.

Soms wil je een customdataveld enkel onder bepaalde voorwaarden laten zien. De mogelijke voorwaarden voor resources zijn resourcetype en resourcerol. Zo kan je andere customdatavelden gebruiken voor een mederwerker dan voor materiaal.

Naast deze bijkomende velden die je zelf kunt toevoegen aan een resource, bestaat er ook een speciaal type custom data: het resourceveld. Dit is een customdataveld dat gebruikt kan worden voor het boeken van een resource, en dat beschikbaar is voor evenementen.

Alle details omtrent de mogelijkheden en het beheren van custom data vind je in de handleiding van de systeeminstellingen.

Tip

Nieuw in v27 Wil je in een infovenster het keyword van customdatavelden makkelijk achterhalen? Druk dan de toetsen CTRL-ALT (Windows) of CTRL-Option (macOS) in: het label van het veld verandert in het keyword. Wil je het keyword kopiëren? Klik het label dan aan terwijl je diezelfde toetsen ingedrukt houdt.