Ga naar inhoud

Mercurius Export

Je registreert in Yesplan prestaties in de vorm van resourceboekingen, maar je kan geen facturen maken in Yesplan. Dat kan echter wel met software zoals Mercurius, gemaakt door Cipal Schaubroeck.

Deze integratie laat je toe om:

  • In Yesplan resourceboekingen per evenement(groep) of per klant te exporteren naar een XML-bestand.
  • Dat XML-bestand te importeren in Mercurius.
  • De facturatie te verwerken in Mercurius op basis van de gegevens in het XML-bestand.

Je kan de gegevens op verschillende manieren structureren in je export:

  • Je kan exporteren op het niveau van resourceboekingen, resourcegroepen of evenementen. Dit bepaalt wat verschijnt in je factuurlijnen en het wordt vastgelegd in de systeeminstellingen.
  • Je kan per export vervolgens beslissen hoe je deze factuurlijnen groepeert:
    • Per evenement en evenementgroep: het exportbestand bevat een factuur per evenement en evenementgroep. Dat is handig als je bijvoorbeeld facturen wilt aanmaken voor afzonderlijke evenementen in een bepaalde periode.
    • Per klant: het exportbestand bevat een factuur per klant. Dat is handig als je één factuur wilt aanmaken voor alle evenementen van een klant in een bepaalde periode.

Concepten§

Mercurius en Yesplan gaan anders om met concepten. In de lijst hieronder vind je verschillende begrippen uit Mercurius en de manier waarop ze in Yesplan verschijnen:

  • Organisatienummer: Dit is een nummer waarmee je een klant binnen Mercurius identificeert. Registreer dit nummer in Yesplan manueel op contacten via een customdataveld (van het type “Invulveld”). Bij het exporteren en importeren van prestaties laat dit nummer je toe om contacten uit Yesplan te koppelen aan klanten in Mercurius.
  • Rijksregisternummer en ondernemingsnummer: In Mercurius kan je klanten ook identificeren aan de hand van hun rijksregisternummer (natuurlijke personen) of ondernemingsnummer (organisaties). Registreer deze nummers in Yesplan manueel op contacten via een customdataveld (van het type “Invulveld”). Bij het exporteren en importeren van prestaties laten deze nummers je toe om contacten uit Yesplan te koppelen aan klanten in Mercurius.
  • Prestatie: Prestaties zijn in Mercurius diensten of producten die je factureert aan een klant. In Yesplan komt dit overeen met geboekte resources op evenementen:
    • Voor deze resources moet de checkbox “Aan te rekenen” geselecteerd zijn.
    • Op het evenement moet de klant ingevuld zijn in een customdataveld van het type “Contactboeking”. Het organisatie-, rijksregister- of ondernemingsnummer op het geboekte contact zorgt vervolgens voor de juiste identificatie in Mercurius bij het exporteren en importeren van prestaties.
  • Budgetcode: Mercurius bevat diensten of producten die je kan aanrekenen, met één enkele prijs. Dit correspondeert met de prijsdefinitie van een resource in Yesplan. Je moet de waarde van het veld “Budgetcode extern” uit Mercurius overnemen in het veld “Boekhoudcode” van de corresponderende prijsdefinitie in Yesplan. Op die manier koppel je de producten/diensten uit Mercurius aan prijsdefinities uit Yesplan.
  • Themis: Themis is een softwareprogramma van Cipal Schaubroeck waarin contacten beheerd worden. Als jouw organisatie een integratie met Themis gebruikt, worden contacten uit Themis in Yesplan geïmporteerd. Als je deze contacten boekt als klant voor de facturatie in Mercurius, worden hun gegevens automatisch opgehaald uit Themis.

Configuratie§

Om de integratie in te stellen moet je de volgende stappen zetten:

  1. De integratie aanvragen bij je Customer Success Manager.
  2. Customdatavelden aanmaken voor het identificeren van de klant en deze invullen voor bestaande klanten:
    • Ofwel een veld voor het organisatienummer.
    • Ofwel velden voor het rijksregisternummer/ondernemingsnummer.
  3. Customdatavelden aanmaken op evenementen voor het boeken van de klant en het exporteren van de prestaties per evenement.
  4. Optioneel: customdatavelden aanmaken op evenementen voor het factuurnummer, de factuurdatum en het bestelbonnummer.
  5. Je human resources correct organiseren.
  6. De “Budgetcode extern” invullen op prijsdefinities.
  7. Je export instellen in de systeeminstellingen van Yesplan.

Mercurius Export aanvragen§

Je Customer Success Manager kan de integratie met Mercurius activeren en je kan dat aanvragen met een e-mail naar support@yesplan.be. Je Customer Success Manager zal je dan verder helpen om de Mercurius Export te activeren.

Klanten identificeren§

Als je Mercurius reeds gebruikt bevat het veel klanten. Om de integratie goed te laten werken, moet je de relevante klanten uit Mercurius koppelen aan contacten in Yesplan:

  • Als je Themis gebruikt om contacten te importeren in Yesplan, moet je niets doen in deze stap. Alles gebeurt automatisch.
  • Als je in Mercurius het organisatienummer gebruikt om klanten te identificeren, moet je hiervoor een customdataveld aanmaken op alle contacten.
  • Als je in Mercurius het rijksregisternummer en ondernemingsnummer gebruikt om klanten te identificeren, moet je hiervoor customdatavelden aanmaken op alle contacten en die invullen voor respectievelijk personen en organisaties.

Opmerking

De klanten die als contact in Yesplan toegevoegd zijn moeten in Yesplan ook een volledig adres hebben. Indien niet, krijg je een waarschuwing bij het exporteren van het XML-bestand.

Organisatienummer toevoegen§

Gebruik je het organisatienummer om klanten te identificeren in Mercurius? Doe dan het volgende.

Maak eerst het customdataveld aan:

  1. Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Contacten” > “Custom data”.
  2. Maak een nieuwe groep aan voor Mercurius, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
  3. Maak het veld aan:
    • Kies het type “Invulveld”.
    • Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Organisatienummer Mercurius’.
    • Klik op “Voeg toe”.
    • Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘mercuriusexport_organisatienummer’.

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden nog verder aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.

Nu kan je het organisatienummer uit Mercurius toevoegen aan Yesplan:

  1. Zoek voor elke klant in Mercurius het contact op in Yesplan. Zorg dat je het juiste contact selecteert (bijv. de organisatie en niet de persoon of de link).
  2. Open het infovenster voor het contact en navigeer naar het customdataveld dat je net aangemaakt hebt.
  3. Vul het organisatienummer uit Mercurius in.

Tip

  • Je kan de klantgegevens ook exporteren uit Mercurius en omvormen naar een importbestand voor contacten in Yesplan. We raden wel aan om dit eerst te bespreken met je Customer Success Manager, aangezien dit een grote impact kan hebben. Zie Importeren van contacten voor meer informatie.
  • Eens je Mercurius en Yesplan naast elkaar gebruikt, moet je de contacten ook up to date houden. Zie Contacten beheren voor meer informatie.

Rijksregisternummer en ondernemingsnummer toevoegen§

Gebruik je het rijksregisternummer of ondernemingsnummer om klanten te identificeren in Mercurius? Doe dan het volgende.

Maak eerst het customdataveld voor het rijksregisternummer aan:

  1. Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Contacten” > “Custom data”.
  2. Maak een nieuwe groep aan voor Mercurius, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
  3. Maak het veld voor het rijksregisternummer aan:
    • Kies het type “Invulveld”.
    • Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Rijksregisternummer Mercurius’.
    • Klik op “Voeg toe”.
    • Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘mercuriusexport_rijksregisternummer’.
  4. Maak het veld voor het ondernemingsnummer aan:
    • Kies het type “Invulveld”.
    • Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Ondernemingsnummer Mercurius’.
    • Klik op “Voeg toe”.
    • Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘mercuriusexport_ondernemingsnummer’.

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden nog verder aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.

Nu kan je deze nummers uit Mercurius toevoegen aan Yesplan:

  1. Zoek voor elke klant in Mercurius het contact op in Yesplan. Zorg dat je het juiste contact selecteert (bijv. de organisatie en niet de persoon of de link).
  2. Open het infovenster voor het contact en navigeer naar het customdataveld dat je net aangemaakt hebt:
    • Vul voor een persoon het rijksregisternummer in.
    • Vul voor een organisatie het ondernemingsnummer in.

Tip

  • Je kan de klantgegevens ook exporteren uit Mercurius en omvormen naar een importbestand voor contacten in Yesplan. We raden wel aan om dit eerst te bespreken met je Customer Success Manager, aangezien dit een grote impact kan hebben. Zie Importeren van contacten voor meer informatie.
  • Eens je Mercurius en Yesplan naast elkaar gebruikt, moet je de contacten ook up to date houden. Zie Contacten beheren voor meer informatie.

Klantboeking en exportknop toevoegen§

Als je in Yesplan een evenement organiseert, moet je daar ook kunnen invullen aan wie je het uiteindelijk wilt factureren in Mercurius. Dat doen we via een customdataveld op het evenement.

Je kan daarnaast op het evenement een knop toevoegen om enkel de resourceboekingen van dat evenement te exporteren:

  1. Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”.
  2. Maak een nieuwe groep aan voor Mercurius, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
  3. Maak het contactveld aan:
    • Kies het type “Contactveld”.
    • Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Factureren aan klant’.
    • Klik op “Voeg toe”.
    • Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘mercuriusexport_klant’.
  4. Maak de knop aan:
    • Kies het type “Mercurius Exportknop”.
    • Kies zelf een duidelijke label, bijv. ‘Exporteren’.
    • Klik op “Voeg toe”.

Tip

Je kan de zichtbaarheid van customdatavelden nog verder aanpassen en bepalen waar ze moeten verschijnen. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.

Bij een export van de prestaties zal Yesplan kijken naar de contactboeking op het evenement:

  • Als dat contact een Themis-ID, organisatienummer, rijksregisternummer of ondernemingsnummer heeft, zal dat in het exportbestand verschijnen, zodat je in Mercurius de prestaties kan koppelen aan de juiste klant.
  • Als dat contact een contactlink is, zal Yesplan de klant identificeren aan de hand van het nummer in de gekoppelde organisatie.

Optionele velden toevoegen§

Je kan optioneel ook aan evenementen customdatavelden toevoegen voor het ingeven van het factuurnummer en de factuurdatum. Deze kan je dan op elk evenement invullen. Als ze ingevuld zijn, worden ze opgenomen in het exportbestand voor Mercurius:

  1. Ga in Yesplan als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Evenementen” > “Custom data”.
  2. Maak een nieuwe groep aan voor Mercurius, of je kan er ook voor kiezen om het veld toe te voegen aan een bestaande groep.
  3. Maak het veld voor de factuurdatum aan:
    • Kies het type “Datumveld”.
    • Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Factuurdatum Mercurius’.
    • Klik op “Voeg toe”.
    • Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘mercuriusexport_factuurdatum’.
  4. Maak het veld voor het factuurnummer aan:
    • Kies het type “Invulveld” of “Uniekereeksveld”.
    • Kies zelf een duidelijk label, bijv. ‘Factuurnummer Mercurius’.
    • Klik op “Voeg toe”.
    • Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘mercuriusexport_factuurnummer’.
  5. Maak het veld voor het bestelbonnummer aan:
    • Type: “Invulveld” of “Uniekereeksveld”
    • Label: kies een duidelijke naam, bijv. ‘Bestelbonnummer Mercurius’
    • Klik op “Voeg toe”
    • Dubbelklik op het keyword van het veld en geef het een heldere naam die duidelijk weergeeft wat het doet, bijv. ‘mercuriusexport_bestelbonnummer’.

Let op

Deze velden worden niet automatisch gesynchroniseerd met Mercurius: ze worden simpelweg opgenomen in het exportbestand voor Mercurius.

Human resources organiseren§

Je kan instellen op welke manier resources verschijnen in het exportbestand (en dus in Mercurius). Zie Mercurius Export instellen voor meer informatie.

Je zal hiervoor bijna altijd de naam van de resource gebruiken. Voor human resources is dit echter niet zo handig: dan verschijnt immers de naam van de human resource (bijv. ‘Violet Trudeau’) en dat wil je waarschijnlijk niet. Daarom raden we je aan om de human resources op onderstaande manier te organiseren.

Tip

Deze werkwijze maakt gebruik van plaatshouders/rollen. Je vindt meer informatie hierover in de handleiding:

Zet de volgende stappen:

  1. Maak op elke relevante plaatshouder (bijv. met de naam ‘Geluidstechnieker’) een prijsdefinitie aan met de naam van de plaatshouder (dus: ‘Geluidstechnieker’). Zie Prijsdefinities voor meer informatie.
  2. Voor elke human resource die je inwisselt met die plaatshouder, zet je de volgende stappen:
    • Open het infovenster van de human resource (bijv. ‘Violet Trudeau’).
    • Voeg de rol van de plaatshouder toe in het tabblad “Info” als dat nog niet gebeurd zou zijn. In dit geval zou dat dan ‘Geluidstechnieker’ zijn.
    • Voeg in het tabblad “Prijzen” een prijsdefinitie toe met de naam van de rol/plaatshouder (dus: ‘Geluidstechnieker’).

Het selecteren van de naam gebeurt als volgt:

  • Als je Violet Trudeau inwisselt bij een boeking, dan verschijnt de naam van de rol in de export (dus ‘Geluidstechnieker’).
  • Als er geen rol ingevuld is op de human resource, gebruikt Yesplan de waarde “Personeel”.

Budgetcode extern§

Mercurius bevat voor elke dienst en elk product een identificatiecode: de “Budgetcode extern”. Deze diensten en producten hebben slechts één prijs, en ze corresponderen bijgevolg met prijsdefinities in Yesplan. Daarom moet je hun budgetcode manueel koppelen aan de prijsdefinities van resources in Yesplan:

  1. Zoek voor elk product en elke dienst in Mercurius de corresponderende prijsdefinitie in Yesplan.
  2. Neem de “Budgetcode extern” uit Mercurius over in het veld “Boekhoudcode”.

Bij een export zal Yesplan voor elke resourceboeking de boekhoudcode van de geselecteerde prijsdefinitie in het exportbestand vermelden, zodat je in Mercurius via de “Budgetcode extern” de resourceboeking kan koppelen aan de juiste dienst of het juiste product.

Mercurius Export instellen§

Eens de Mercurius Export geactiveerd is en je de stappen hierboven uitgevoerd hebt, kan je de export instellen.

Let op

Als je voor “Exporteer op het niveau van” kiest voor “evenementen” of “resourcegroepen”, zullen de boekingen samengeteld en samengevat worden op één lijn in het exportbestand, met name voor het evenement en de resourcegroep. Dat betekent wel dat al de resources op het evenement of in de resourcegroep hetzelfde btw-tarief moeten hebben: je kan immers niet meer dan één btw-tarief weergeven op één lijn.

Daarom raden we ten sterkste aan om voor de Mercurius Export te kiezen voor exports op het niveau van boekingen.

Ga als beheerder naar “Systeeminstellingen” > “Integraties” > “Mercurius Export” en vul de verschillende velden in.

Algemene instellingen§

Deze instellingen zijn altijd van toepassing, ongeacht hoe je de export groepeert:

  • Exporteer op het niveau van: Kies hier op welk niveau Yesplan boekingen moet exporteren:

    • Evenementen: Alle boekingen op één evenement worden samengeteld en in één lijn weergegeven in het exportbestand.
    • Resourcegroepen: De boekingen worden samengeteld per resourcegroep. Het exportbestand bevat dan een lijn per resourcegroep.
    • Resoureboekingen: Het exportbestand bevat een lijn per resourceboeking. We raden aan om deze optie te kiezen.

  • Klant op evenement: Selecteer hier het keyword dat je gebruikt hebt in de stap Klantboeking en exportknop toevoegen). In ons voorbeeld was ‘mercuriusexport_klant’.

  • Rijksregisternummer/Ondernemingsnummer gebruiken in plaats van organisatienummer?: Selecteer deze checkbox aan als je in Mercurius klanten identificeert aan de hand van hun rijksregister- en ondernemingsnummer. Er verschijnen dan twee extra opties:

  • Organisatienummer op contact: Kies een waarde als je het organisatienummer gebruikt in Mercurius om klanten te identificeren. Kies dan het keyword dat je gebruikt hebt voor het organisatienummer in de stap Organisatienummer toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘mercuriusexport_organisatienummer’. Als je Themis gebruikt voor het beheer van contacten in Yesplan, mag je deze keuzelijst leeg laten.

  • Betalingstermijn (in dagen): In Mercurius verschijnt deze waarde op de factuur voor de uiterste betalingstermijn (in dagen). Als je dit veld niet invult, bevat het exportbestand de waarde “0” voor de betalingstermijn.

  • Beschrijving boekingslijn: Je kan bepalen hoe een resourceboeking omschreven wordt en je kan daarbij – naast tekst – onderstaande variabelen gebruiken:

    • $amount: Het aantal van de resourceboeking, gevolgd door “x”, bijv. ‘3x’.
    • $resource: De naam van de resource.
    • $date: De datum van de boeking in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020’ of ‘van 28-05-2020 tot 30-05-2020’.
    • $time: De tijden van de boeking in het correcte formaat, bijv. ‘van 09:00 tot 22:00’.
    • $datetime: De datum en de tijden van de boeking in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020 van 09:00 tot 22:00’ of ‘van 28-05-2020 – 09:00 tot 30-05-2020 – 22:00’.
    • $keyword: Het keyword van een customdataveld op de resourceboeking. De inhoud van dat customdataveld zal weergegeven worden.

    De standaardwaarde is $resource maar je kan dit zelf aanpassen naar bijvoorbeeld $time: $amount $resource. Dat wordt dan ‘van 09:00 tot 11:00: 10x Koffie’.

  • Negeer boekingen met een aantal en prijs van 0: Je evenement zou boekingen kunnen bevatten met een aantal en prijs van 0, bijvoorbeeld als je een resourceset boekt voor catering maar niet alle boekingen in die set gebruikt zijn. Als je deze checkbox selecteert worden deze boekingen niet meegenomen in de export.

  • Exporteer correctielijnen: Yesplan toont voor elke resourceboeking een afgeronde prijs, maar gebruikt voor de berekening van totalen de werkelijke, niet-afgeronde prijs. Dit kan leiden tot een verschil in de berekening van de totalen.

    • Als je deze checkbox selecteert zal het XML-bestand een lijn bevatten die dit verschil expliciet maakt.
    • Als je de checkbox niet selecteert wordt deze lijn niet toegevoegd aan het XML-bestand en zal je het verschil kunnen oplossen in Mercurius zelf.

    Cipal Schaubroeck zelf raadt het gebruik van correctielijnen af. Zie Correctielijnen voor een voorbeeld.

Instellingen voor exports gegroepeerd per evenement en evenementgroep§

Deze instellingen zijn enkel van toepassing als je de export groepeert per evenement of evenementgroep.

  • Factuurnummer op evenement: Vul hier het keyword in dat je gebruikt hebt voor het factuurnummer in de stap Optionele velden toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘mercuriusexport_factuurnummer’. Als je dit veld niet gebruikt of het leeg laat zal Yesplan de Yesplan-ID van het evenement gebruiken.

  • Bestelbonnummer op evenement: Vul hier het keyword in dat je gebruikt hebt voor het bestelbonnummer in de stap Optionele velden toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘mercuriusexport_bestelbonnummer’. Als je dit veld niet gebruikt of het leeg laat zal Yesplan het bestelbonnummer niet opnemen in het exportbestand.

  • Factuurdatum op evenement: Vul hier het keyword in dat je gebruikt hebt voor de factuurdatum in de stap Optionele velden toevoegen. In ons voorbeeld was dat ‘mercuriusexport_factuurdatum’. Als je dit veld niet gebruikt of het leeg laat zal Yesplan de datum gebruiken waarop je het exportbestand aanmaakt.

  • Beschrijving factuur: Je kan de naam van de factuur bepalen en je kan daarbij – naast tekst – onderstaande variabelen gebruiken:

    • $event: de naam van het evenement
    • $date: de datum van het evenement in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020’ of ‘van 28-05-2020 tot 30-05-2020’
    • $time: de tijden van het evenement in het correcte formaat, bijv. ‘van 09:00 tot 22:00’
    • $datetime: de datum en de tijden van het evenement in het correcte formaat, bijv. ‘op 28-05-2020 van 09:00 tot 22:00’ of ‘van 28-05-2020 – 09:00 tot 30-05-2020 – 22:00’
    • $keyword: het keyword van een customdataveld op het evenement. De inhoud van dat customdataveld zal weergegeven worden.

    De standaardwaarde is $event maar je kan dit zelf aanpassen naar bijvoorbeeld Factuur voor $event $date. Dat wordt dan ‘Factuur voor Hamlet op 01-10-2020’.

Instellingen voor exports gegroepeerd per klant§

Deze instellingen zijn enkel van toepassing als je de export groepeert per klant.

  • Factuurdatum: Selecteer de datum die gebruikt moet worden als factuurdatum:

    • Datum van export: De datum waarop je de evenementen exporteert.
    • Datum van laatste evenement: De datum van het laatste evenement in je export.

  • Beschrijving factuur: Je kan de naam van de factuur bepalen en je kan daarbij – naast tekst – verwijzen naar een customdataveld:

    • De beschrijving van de factuur krijgt automatisch de waarde van het customdataveld dat je gekozen hebt voor “Klant op evenement”. In ons geval was dat ‘$mercuriusexport_klant’.
    • Je kan ook de waarde van een ander customdataveld gebruiken door het keyword ervan in te vullen, voorafgegaan door een dollarteken.

Gebruik§

In deze integratie exporteer je een XML-bestand met de gewenste prestaties uit Yesplan, en importeer je dat bestand vervolgens in Mercurius. Je kan het bestand op twee manieren exporteren:

  • via het zoekvenster “Mercurius Export”
  • via het infovenster van het evenement

Opmerking

Hou er rekening mee dat enkel de resourceboekingen geëxporteerd worden waarvoor “Aan te rekenen” geselecteerd is.

Zoekvenster Mercurius Export§

Als je de prestaties voor meerdere evenementen wenst te exporteren is het zoekvenster “Mercurius Export” het meest aangewezen:

  1. Ga in het navigatiemenu naar “Rapporten” > “Mercurius Export”.
  2. Geef in de zoekbalk bovenaan een zoekopdracht in, bijvoorbeeld event:date:21-09-2020 voor al de evenementen die op 21 september 2020 plaatsvinden. Zie de Zoektaal voor meer informatie over zoekopdrachten.
  3. Je krijgt dan een tabel te zien van alle evenementen op die dag. Je kan op twee manieren evenementen exporteren:
    • Alles exporteren: klik op “Exporteer alles…”. De tabel mag dan geen enkel evenement met een fout bevatten.
    • Een selectie exporteren: selecteer links in de tabel de checkbox voor elk evenement dat je wilt exporteren en klik op “Exporteer selectie…”.
  4. In het volgende scherm kan je een overzicht bekijken van de velden die geëxporteerd zullen worden. Je kan deze lijst op twee manieren groeperen via het keuzemenu onderaan het scherm:
    • Groepeer per evenement en evenementgroep: Het overzicht toont facturen per evenement en evenementgroep. Dat is handig als je bijvoorbeeld afzonderlijke facturen wilt aanmaken voor evenementen.
    • Groepeer per klant: Het overzicht toont facturen per klant. Dat is handig als je bijvoorbeeld één factuur wilt aanmaken voor alle evenementen van een klant.
  5. Klik op “Exporteer” als alles correct is. Yesplan zal één XML-bestand aanmaken, met ofwel facturen per klant ofwel facturen per evenement of evenementgroep, afhankelijk van je keuze in het overzichtscherm.

Tip

  • We raden aan om in de filter links van de zoekbalk enkel “Evenementen” te selecteren. Zie Evenementen of evenementgroepen voor meer informatie.
  • Als je de resultaten in de tabel oplopend sorteert per klant, zullen de evenementen met fouten bovenaan verschijnen. Klik daarvoor op de hoofding voor de kolom “Klant”.
  • Als je nog evenementen wilt aanpassen vanuit deze tabel kan je het infovenster voor een evenement openen:
    • Klik dubbel op de rij voor dat evenement.
    • Of klik rechts op de rij en kies “Toon info” in het contextmenu.

Infovenster van het evenement§

Als je in de stap Klantboeking en exportknop toevoegen een knop aangemaakt hebt, zal die verschijnen in het infovenster van het evenement. Gebruik deze knop om de prestaties van individuele evenementen of evenementgroepen te exporteren:

  1. Open het infovenster voor het evenement of de evenementgroep en navigeer naar het tabblad waar de knop zich bevindt. Dit hangt af van de manier waarop je de zichtbaarheid van deze knop ingesteld hebt. Zie Zichtbaarheid van customdatavelden voor meer informatie.
  2. In het volgende scherm kan je een overzicht bekijken van de velden die geëxporteerd zullen worden. Je kan deze lijst op twee manieren groeperen via het keuzemenu onderaan het scherm:
    • Groepeer per evenement en evenementgroep: Het overzicht toont facturen per evenement en evenementgroep. Dat is handig als je bijvoorbeeld afzonderlijke facturen wilt aanmaken voor evenementen in een groep.
    • Groepeer per klant: Het overzicht toont facturen per klant. Dat is handig als je bijvoorbeeld één factuur wilt aanmaken voor alle evenementen van een klant.
  3. Klik op “Exporteer” als alles correct is. Yesplan zal één XML-bestand aanmaken, met ofwel facturen per klant ofwel facturen per evenement of evenementgroep, afhankelijk van je keuze in het overzichtscherm.

Veelgestelde vragen§

Hieronder beantwoorden we enkele vragen over het beheer en gebruik van de integratie.

Contacten beheren§

Contacten en klanten zijn geen statisch gegeven. Ze bestaan echter in Mercurius én Yesplan, hoe beheer je ze dan?

Nieuwe klanten§

Eens je de integratie ingesteld hebt, zullen er nieuwe klanten bijkomen. Hoe voeg je die toe?

  • Als je Themis gebruikt, moet je de klanten daar beheren. Ze worden dan automatisch geïmporteerd in Yesplan en Mercurius.
  • In de andere gevallen moet je de klant aanmaken in Mercurius én Yesplan. Neem het organisatienummer of het rijksregisternummer/ondernemingsnummer uit Mercurius over in het juiste veld in Yesplan.

Aanpassingen bestaande klanten§

Wat als het adres van een klant verandert? Waar moet je dit dan aanpassen?

  • Als je Themis gebruikt, moet je de klanten daar beheren. De aanpassingen worden dan automatisch geïmporteerd in Yesplan en Mercurius.
  • In de andere gevallen zal je deze gegevens manueel in Mercurius én Yesplan moeten aanpassen.

Resourcesets§

Stel dat je een resourceset geboekt hebt. Die bestaat uit verschillende resources, maar hoe zal die set dan geëxporteerd worden?

  • Als de prijs van de resourceset berekend wordt aan de hand van de onderliggende resources, zullen de individuele boekingen van de resources als prestaties doorgestuurd worden.
  • Als de resourceset zelf een prijsdefinitie bevat, zal deze prijs als prestatie doorgestuurd worden. De onderliggende resourceboekingen zullen niet doorgestuurd worden. Je kan dus prijsdefinities toevoegen aan een resourceset, en er ook de “Budgetcode extern” uit Mercurius aan koppelen.

Opmerking

Je kan de integratie zo instellen dat je resourceboekingen met een aantal en een prijs van 0 niet exporteert als prestaties. Zie Mercurius Export instellen voor meer informatie.

Evenementen of evenementgroepen§

Als je exporteert via het zoekvenster, kan je in de filter links van de zoekbalk bepalen of de resultaten evenementen of evenementgroepen mogen bevatten. We raden aan om hier enkel “Evenementen” te selecteren.

  • Je export bevat sowieso evenementen, en geen evenementgroepen. Dan is het een goed idee om enkel evenementen op te nemen in je tabel met resultaten.
  • Als je naar evenementgroepen zoekt in een bepaalde periode, dan verschijnt een evenementgroep als resultaat als die minstens één evenement bevat in die periode. Bijgevolg kunnen de resultaten ook evenementgroepen bevatten waarvan niet alle evenementen binnen die periode vallen. Je kan dit echter niet zien in de tabel met resultaten. Als je zo’n groep selecteert en exporteert, dan exporteer je alle evenementen in de groep, en kan je export evenementen bevatten die buiten de periode liggen waarvoor je initieel wenste te factureren.
  • Als je evenementen én evenementgroepen in je zoekopdracht opneemt, kan het gebeuren dat je een evenement twee keer selecteert voor export: één keer door de evenementgroep te selecteren en één keer door het evenement te selecteren. Yesplan zal deze duplicaten wel automatisch verwijderen omdat je anders hetzelfde evenement twee keer exporteert en dus factureert. Toch is het een situatie die je misschien liever vermijdt.

Prijzen overschrijven§

In Yesplan kan je prijzen overschrijven op verschillende niveaus. In dat geval zal je voor deze prijs wel een “Budgetcode extern” moeten meegeven. Die is echter niet altijd voorhanden. Wat wordt dan meegestuurd in het exportbestand?

Overschrijven op evenement§

Je kan de prijs van resources in Yesplan overschrijven op het niveau van het evenement, maar evenementen hebben geen prijsdefinities en ook geen veld voor “Boekhoudcode”.

Yesplan zal dan de naam van het evenement meegeven als waarde voor “Budgetcode extern”. Dat betekent dat je in Mercurius een product/dienst moet aanmaken met deze budgetcode.

Overschrijven op resourcegroep§

Je kan de prijs van resources in Yesplan overschrijven op het niveau van de resourcegroep, maar resourcegroepen hebben geen prijsdefinities en ook geen veld voor “Boekhoudcode”.

Yesplan zal dan de naam van de resourcegroep meegeven als waarde voor “Budgetcode extern”. Dat betekent dat je in Mercurius een product/dienst moet aanmaken met deze budgetcode.

Overschrijven op resourceset§

Als een resourceset geen eigen prijsdefinitie heeft en je overschrijft de prijs op het niveau van de set, dan zal er geen veld zijn voor “Boekhoudcode”.

Yesplan zal dan geen enkele waarde meegeven voor “Budgetcode extern”.

Opmerking

We raden deze manier van werken af. Het is een goed idee om:

  • Ofwel resourcesets een prijsdefinitie toe te kennen (met een “Budgetcode extern”) en dan de prijs te overschrijven indien gewenst.
  • Ofwel resourcesets géén prijsdefinitie toe te kennen. De onderliggende resources in de set bepalen dan de prijs. In dit geval overschrijf je de prijs beter niet op het niveau van de resourceset.

Kortingen§

In Yesplan kan je kortingen toevoegen voor het aantal en de duur van een resourceboeking. Zie Kortingen voor meer informatie. Hoe wordt deze korting echter geëxporteerd?

Yesplan zal de kortingen op een resourceboeking steeds correct berekenen. De korting zal evenwel niet zichtbaar zijn op de uiteindelijke prijs. Dit betekent dat je de korting niet kan exporteren naar Mercurius en ze niet op de factuur zal verschijnen.

We raden daarom aan om een keuze te maken:

  • Ofwel gebruik je de kortingen op resourceboekingen. Deze zullen dan niet zichtbaar zijn in Mercurius.
  • Ofwel gebruik je de kortingen op resourceboekingen niet. Je kan dan wel bijvoorbeeld de prijs overschrijven op de resourceboeking zelf, of een resourceboeking toevoegen met een negatieve prijs (i.e. de korting). Dit zal wel verschijnen in Mercurius.

Let op

We raden ten sterkste af om deze twee methodes te combineren, aangezien ze tot verwarring en fouten kunnen leiden in de facturatie.

Correctielijnen§

De instellingen van de integratie laten je toe om correctielijnen toe te voegen (zie Mercurius export instellen voor meer informatie). Maar wat is een correctielijn precies?

Stel dat twee resources op een evenement geboekt zijn:

Naam Prijs Afgeronde prijs
Microfoon 1 119.775 119.78
Microfoon 2 110.215 110.22
Totaal 229.99 230

Yesplan gebruikt de volgende logica in de berekeningen:

  • Voor de prijzen van individuele resources verschijnt steeds de afgeronde prijs.
  • Voor de berekening van de totale prijs van alle resources samen wordt echter de niet-afgeronde prijs gebruikt.
  • Dit kan zorgen voor een verschil tussen het totaal van enerzijds de afgeronde prijs en anderzijds de niet-afgeronde prijs. In het voorbeeld hierboven is dat verschil 0.01.

Yesplan kan in de export een correctielijn toevoegen om dit verschil expliciet te maken: de correctielijn zal in dit voorbeeld “–0.01” bevatten. Als je beslist om geen correctielijnen toe te voegen aan het exportbestand, zal je dit verschil op kunnen lossen in Mercurius zelf, waar het automatisch gedetecteerd zal worden.