Ga naar inhoud

Infovenster

Vanuit de kalender kan je het infovenster van een evenement openen door te dubbelklikken op een lege plaats in de cel van het evenement, of door te klikken op het info-icoontje (de “i”) in de rechterbovenhoek van de cel van het evenement.

Het infovenster van een evenement is een overzicht van alle gegevens van het evenement en de evenementgroep waartoe het behoort.

  • Het infovenster bestaat uit verschillende tabbladen.
  • Links in het infovenster wordt de evenementenstructuur getoond van de evenementgroep waartoe het evenement behoort.
  • De naam van het evenement (of de evenementgroep) dat de focus heeft wordt getoond in de hoofding van elk tabblad, samen met de datum(s), de locaties(s), de status en het profiel.

    • Je kan de naam van het evenement of de evenementgroep aanpassen door erop te dubbelklikken.
    • De datum en de locaties pas je aan door dubbel te klikken, maar dit kan enkel bij evenementen.
    • De status en het profiel kan je wijzigen door erop te klikken en vervolgens een andere optie te kiezen uit het keuzemenu.

Opmerking

  • Om deze gegevens aan te passen moet je ook de juiste rechten hebben om het evenement te wijzigen.
  • Er staat ‘n.v.t.’ (niet van toepassing) bij de status of het profiel van een evenementgroep indien niet alle evenementen binnen de groep dezelfde status of hetzelfde profiel hebben.

Het evenement waarvan de gegevens getoond worden op de tabbladen van het infovenster, is het evenement waarvan de tekst rood gekleurd is in de evenementenstructuur links. We zeggen dat dit evenement de focus is van het infovenster.

De focus van het infovenster kan ook een evenementgroep zijn. Op die manier kan je gegevens voor alle evenementen van de volledige evenementgroep tegelijk invullen (zie verder).

Bij het openen van het infovenster van een evenement die tot een productie behoort zal de focus standaard de productie zijn. Indien het evenement dat geopend wordt niet tot een productie behoort, zal de focus bij het openen het evenement zelf zijn. Een Yesplan-beheerder kan wel instellen dat de focus bij het openen van het infovenster steeds het evenement zelf is, ongeacht of het evenement tot een productie behoort of niet. Deze parameter “Infovenster van het evenement opent steeds met focus op” kan ingesteld worden bij de systeeminstellingen, op het tabblad Systeemvoorkeuren.

Door te klikken op een evenement of evenementgroep in de evenementenstructuur links, verplaats je zelf de focus van het infovenster. Op die manier kan je navigeren tussen de verschillende evenementen en evenementgroepen die tot dezelfde evenementenstructuur behoren.

Tabbladen§

Naast de systeem-tabbladen (“Info”, “Tijdschema’s”, “Locatie”, “Team”, “Resources”, “Taken”, “Prijzen”, “Contacten”, “Bijlagen”, “Historiek”, “Rapporten” en “Rechten”) kunnen er tabbladen voor custom data toegevoegd worden door een Yesplan-beheerder. De customdatavelden (die ook door een beheerder worden ingesteld) worden op deze tabbladen getoond. Customdatavelden kunnen echter ook in de rechterkolom van een aantal systeem-tabbladen getoond worden. Merk ook op dat een beheerder een of meerdere tabbladen kan verbergen voor bepaalde gebruikers. Het is dus mogelijk dat niet alle tabbladen die vermeld worden zichtbaar zijn.

Tip

Nieuw in v27 In de gebruikersinstellingen kan je aanduiden welk tabblad automatisch verschijnt als je het infovenster opent. Ga naar “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersvoorkeuren” en je kan het tabblad selecteren in het keuzemenu voor “Open infovenster van het evenement steeds op tabblad”.

In de volgende hoofdstukken beschrijven we kort de inhoud en de werking van elk van de systeem-tabbladen. De werking van custom data wordt daarna beschreven.

Info§

Dit tabblad bevat slechts één vast veld met het Yesplan ID van het evenement of de evenementgroep die de focus heeft. Alle andere velden zijn customdatavelden en worden door een beheerder aangemaakt.

Tijdschema’s§

De linkerkolom van dit tabblad toont het tijdschema van het evenement of de evenementgroep die de focus heeft. Indien de focus op één enkel evenement ligt, is de inhoud en werking van dit tabblad identiek aan het detailvenster van het tijdschema in de kalender.

Tip

Zie Tijdschema evenement voor meer informatie over de inhoud en werking van het detailvenster voor tijdschema’s.

Indien de focus op een evenementgroep ligt wordt er een overzicht van de tijdschema’s van de volledige evenementgroep getoond. Dit overzicht bestaat uit een gemeenschappelijk tijdschema (de elementen die voor de gehele groep identiek zijn) en een lijst van de afzonderlijke tijdschema’s van alle evenement in de groep.

  • In het gemeenschappelijk tijdschema worden enkel de tijdstippen getoond die voorkomen in de tijdschema’s van alle onderliggende evenementen.
    • Tijdstippen zijn gemeenschappelijk indien ze hetzelfde uur én beschrijving hebben.
    • Indien er naast de gemeenschappelijke tijdstippen nog andere tijdstippen voorkomen op bepaalde evenementen, dan wordt dit aangeduid met de actie “Toon de evenementen binnen deze evenementgroep die nog andere tijdstippen bevatten”. Door hierop te klikken zullen de evenementen met niet-gemeenschappelijke tijdstippen opengeklapt worden.
  • In de tijdschema’s van de afzonderlijke evenementen wordt bij elk tijdstip een cirkelvormig icoontje getoond dat aangeeft in welke mate dat tijdstip voorkomt bij de andere evenementen van de evenementgroep die de focus heeft:

    • De tijdstippen die volledig gemeenschappelijk zijn (en dus ook voorkomen in het gemeenschappelijk tijdschema) worden in het grijs getoond en hebben een cirkelvormig icoontje dat volledig vol is (de binnenkant is ingekleurd).
    • De tijdstippen die volledig uniek zijn voor het evenement hebben een cirkelvormig icoontje dat volledig ‘leeg’ is (de binnenkant is transparant).
    • De tijdstippen die gemeenschappelijk zijn voor een aantal evenementen hebben een cirkelvormig icoontje dat deels gevuld is.
    • In het detailvenster dat verschijnt wanneer je de muisaanwijzer over het cirkelvormig icoontje houdt, zie je een lijst van de evenementen waarbij dit tijdstip ook voorkomt.

Tijdstippen kunnen toegevoegd en aangepast worden op dezelfde manier als beschreven voor het detailvenster van het tijdschema in de kalender. Wanneer je tijdstippen toevoegt terwijl de focus op een evenementgroep ligt, dan voeg je dit tijdstip toe aan alle onderliggende evenementen. Je maakt dus een nieuw gemeenschappelijk tijdstip aan.

Bij het kopiëren en plakken kan je een volledig tijdschema van een evenement toepassen op een ander evenement in dezelfde groep.

Let op

  • Je verwijdert bij het plakken de bestaande tijdstippen van het evenement waarop je plakt. Indien je plakt op een groepsniveau (de focus ligt op een evenementgroep), dan komt dit op hetzelfde neer als het plakken op alle onderliggende evenementen.
  • Indien het niet mogelijk is om bepaalde tijdstippen te verwijderen bij een evenement (omdat er nog resources geboekt zijn op dat tijdstip), dan kan je ook geen tijdschema plakken op het evenement en zal deze actie niet actief zijn.

Door meerdere tijdstippen te selecteren (door middel van de checkboxen aan de linkerkant in de lijst), kan je via het contextmenu meerdere tijdstippen tegelijk verwijderen.

Locatie, team en resources§

De tabbladen “Locatie”, “Team” en “Resources” hebben een gelijkaardige werking: het zijn de tabbladen waar de resources van het evenement worden beheerd. Het verschil is dat het tabblad “Locatie” enkel over de locatie(s) gaat, “Team” enkel over de medewerkers gaat, en “Resources” over álle resources gaat (inclusief locaties en medewerkers).

Net zoals bij het tabblad Tijdschema’s toont de linkerkolom van dit tabblad de resources die geboekt werden op het evenement dat de focus heeft. Indien de focus op één enkel evenement ligt, zien we de boekingen op dat evenement. Indien de focus op een evenementgroep ligt, wordt er een overzicht van de boekingen van de volledige groep getoond. Dit overzicht bestaat uit de gemeenschappelijke boekingen voor de groep, en een lijst van alle afzonderlijke boekingen per evenement in die groep.

  • Bij de gemeenschappelijk boekingen voor de groep worden enkel de boekingen getoond die voorkomen bij alle onderliggende evenementen. Boekingen zijn gemeenschappelijk indien ze dezelfde resource én hetzelfde aantal betreffen. Hier wordt ook het aantal keer getoond dat deze resources binnen de groep geboekt zijn, wat meteen weergeeft over hoeveel evenementen het gaat. Bijvoorbeeld, een evenementgroep met vijf evenementen waarbij telkens twee stage hands geboekt zijn zal weergegeven worden als “(5x) Stage Hand x 2”
  • Indien er naast de gemeenschappelijke boekingen nog afzonderlijke boekingen voorkomen op bepaalde evenementen, dan wordt dit aangeduid met de actie “Toon de evenementen binnen deze evenementgroep die nog andere resources bevatten”. Door hierop te klikken zullen de evenementen met niet-gemeenschappelijke boekingen opengeklapt worden. Bij de lijst van boekingen op de afzonderlijke evenementen wordt voor elke boeking een cirkelvormig icoontje getoond dat aangeeft in welke mate die resource voorkomt bij de andere evenementen van de evenementgroep die de focus heeft:

    • De resourceboekingen die volledig gemeenschappelijk zijn (en dus ook voorkomen in de gemeenschappelijk lijst) worden in het grijs getoond en hebben een cirkelvormig icoontje dat volledig vol is (de binnenkant is ingekleurd).
    • De resourceboekingen die volledig uniek zijn voor het evenement hebben een cirkelvormig icoontje dat volledig ‘leeg’ is (de binnenkant is transparant).
    • De resourceboekingen die gemeenschappelijk zijn voor een aantal evenementen hebben een cirkelvormig icoontje dat deels gevuld is.
    • In het detailvenster dat verschijnt wanneer je de muisaanwijzer over het cirkelvormig icoontje houdt, zie je een lijst van de evenementen waarbij die resourceboeking ook voorkomt.

De prijzen die getoond worden bij de resourceboekingen kunnen inclusief of exclusief btw weergegeven worden. Om te wisselen tussen de weergave met of zonder btw, kan je bovenaan het tabblad de gewenste optie kiezen.

Tip

Resources kunnen geboekt worden per evenement, maar ook voor een volledige evenementgroep. Het boeken en beheren van resources wordt uitvoerig beschreven in de handleiding van de resources.

Taken§

Op dit tabblad worden de taken getoond van het evenement dat de focus heeft. Je kan nieuwe taken toevoegen aan een evenement en bestaande taken verwijderen.

Je kan taken ook toewijzen aan een evenementgroep. Deze taken zijn eigen aan de evenementgroep en niet zichtbaar op de onderliggende evenementen in die groep.

Prijzen§

Op dit tabblad staat een overzicht van de kosten en opbrengsten van het evenement dat de focus heeft. De kostprijs, de verkoopprijs en de winstmarge van alle resourceboekingen wordt per resourcegroep samengeteld. Je ziet er ook de netto totalen, de bruto totalen en de diverse btw totalen.

De prijzen die getoond worden bij elke resourcegroep kunnen inclusief of exclusief btw weergegeven worden. Om te wisselen tussen de weergave met of zonder btw, kan je bovenaan het tabblad de gewenste optie kiezen.

Je kan via dit tabblad ook een ad hoc financiële resource boeken (enkel op een evenement). Klik hiervoor op “Voeg een bedrag toe”.

Tip

Het boeken en beheren van resources wordt uitvoerig beschreven in de handleiding van de resources.

Contacten§

In de linkerkolom van dit tabblad worden de contacten getoond die geboekt werden op het evenement dat de focus heeft. Je kan contacten zowel boeken op een evenement als op een evenementgroep. Contacten die geboekt worden op een evenementgroep zijn ook zichtbaar op de onderliggende evenementen van die groep.

De contacten die geboekt worden op een evenement kunnen gesorteerd worden in een volgorde naar keuze. Dit doe je door een contact te verslepen naar de gewenste positie.

Opmerking

Contacten kunnen enkel versleept worden binnen de eigen lijst; een contact dat toegevoegd werd aan een evenementgroep kan je niet tussen de contacten sorteren die toegevoegd werden op het evenement zelf.

Bijlagen§

Dit tabblad toont de bijlagen van het evenement dat de focus heeft. Je kan nieuwe bijlagen toevoegen aan een evenement en bestaande verwijderen. Je kan bijlagen ook toewijzen aan een evenementgroep; deze bijlagen zijn dan ook zichtbaar op de onderliggende evenementen in die groep.

Je kan de link naar een bijlage kopiëren naar het klembord, bijvoorbeeld om de link te delen met anderen

Let op

De maximum bestandsgrootte voor uploads in Yesplan is 15MB.

Bijlagen en andere bestanden die in Yesplan opgeslagen zijn, zijn standaard enkel toegankelijk voor mensen die beschikken over een gebruikersnaam en wachtwoord voor Yesplan. De bestanden kunnen echter ook extern toegankelijk gemaakt worden. Dit wil zeggen dat iedereen die beschikt over de link naar het bestand, het bestand kan openen zonder zich eerst aan te melden in Yesplan.

Historiek§

Dit tabblad toont een lijst van alle acties die werden uitgevoerd op het evenement dat de focus heeft. Wanneer je de historiek van een evenementgroep bekijkt, zal je er ook de acties terugzien van de onderliggende evenementen.

Opmerking

Veranderd in v27 Het tabblad zal een actie niet langer weergeven als

  • het evenement minstens twee jaar geleden plaatsvond
  • en de actie meer dan twee jaar geleden uitgevoerd is.

Deze acties zullen nooit meer zichtbaar zijn in het tabblad, zelfs als je het evenement achteraf verplaatst naar een meer recente datum. Je kan de volledige lijst met alle acties wel steeds per jaar downloaden in “Systeeminstellingen” > “Audit” > “Updates”.

Naast de systeemhistoriek, die automatisch aangemaakt wordt, kan je ook zelf items toevoegen aan de historiek van een evenement of een evenementgroep. De items die je toevoegt aan een evenementgroep zijn eigen aan de groep en niet zichtbaar op de onderliggende evenementen.

Rapporten§

Rapporten die gegenereerd worden bij een evenement zijn enkel zichtbaar bij dat evenement. Rapporten die gegenereerd worden bij een evenementgroep zijn enkel zichtbaar bij die evenementgroep.

Rechten§

Veranderd in v27

De rechten die van toepassing zijn voor een evenement worden getoond en zijn volledig aanpasbaar (voor de gebruikers die hiertoe rechten hebben). Elk evenement en elke evenementgroep heeft een eigenaar en bijhorende specifieke rechten die van toepassing zijn voor alle gebruikers. Voor een uitgebreid overzicht van de rechten verwijzen we naar de handleiding van de rechten.

Let op

Om conflicten te voorkomen raden we aan om de rechten voor een evenementgroep op dezelfde manier in te stellen als voor de onderliggende evenementen.

Je kan de eigenaar wijzigen van het evenement of de evenementgroep die de focus heeft.

Om de eigenaar te wijzigen klik je op “Verander eigenaar” en kies je een andere gebruiker uit de keuzelijst. Wanneer je de eigenaar van alle evenementen van een evenementgroep in één keer wilt aanpassen, moet je eerst de lijst van de evenementen openklappen, waarna je een nieuwe eigenaar kan kiezen voor al de evenementen.

Let op

Wanneer je de eigenaar wijzigt kunnen de rechten voor dat evenement wijzigen, aangezien deze bepaald worden door de eigenaar.

Yesplan toont automatisch de rechten voor de huidige status van het evenement. Als het evenement bijvoorbeeld de status “Bevestigd” heeft, dan zie je een tabel met de rechten voor de status “Bevestigd”. Je kan daarnaast

  • de rechten zichtbaar maken die standaard toegepast worden
  • specifiek voor dit evenement de rechten voor een andere status toevoegen, via de keuzelijst onderaan.

Je kan de rechten voor het evenement aanpassen door:

  • in de tabel voor een bepaalde gebruiker of groep de checkboxen te selecteren of te deselecteren
  • een gebruiker of gebruikersgroep toe te voegen en vervolgens de rechten aan te passen
  • een gebruiker of gebruikersgroep te verwijderen.

Opmerking

Om de rechten van een evenement aan te kunnen passen, moet je zelf voldoende rechten hebben. Het is dus best mogelijk dat je de rechten wel kan zien, maar niet kan aanpassen.

Werking van custom data§

Bij het toewijzen en aanpassen van custom data op een evenement of evenementgroep moet er worden rekening gehouden met de boomstructuur van een evenement. Custom data die wordt ingevuld op het niveau van een groep wordt namelijk automatisch zichtbaar bij alle onderliggende evenementen. Dit laat je toe om custom data in één keer toe te voegen aan een hele reeks evenementen. Je kan daarna ook nog uitzonderingen maken bij een of meerdere evenementen zelf.

We beschrijven aan de hand van een voorbeeld hoe dit werkt.

Voorbeeld§

We vertrekken van evenementengroep “Dylan concert” in de kalender. We openen het infovenster en zien de structuur van het evenement. De focus ligt in dit geval bij het openen op de groep “Dylan concert”. We kunnen de focus verleggen door een ander evenement of evenementgroep aan te klikken, bijv. “Dylan concert 1”.

In dit voorbeeld is er ook custom data toegevoegd op het tabblad “Info”. Als we nu het (custom data) contactveld “Permanentie” invullen met “Tim” dan geven we aan dat “Tim” de permanentie verzorgt tijdens “Dylan concert 1” op zaterdag. Door op “Dylan concert 2” te klikken kunnen we voor dat concert een andere permanentieverantwoordelijke ingeven.

We willen ook aangeven wie de verantwoordelijke programmeur is, namelijk “Koen”. Vermits dit dezelfde persoon is voor beide concerten verleggen we eerst de focus naar de evenementgroep “Dylan concert” en wijzen dan het contact toe. Op dezelfde manier geven we ook aan dat er voor beide concerten bloemen nodig zijn en de temperatuurregeling van de zaal op “auto” moet staan.

In het bovenstaande voorbeeld staat er bij “Permanentie” een slotje. Dit betekent dat er op een onderliggend niveau (“Dylan concert 1” en “Dylan concert 2”) verschillende permanentieverantwoordelijken ingevuld zijn. Je kan het slot openen door erop te klikken, en nu kan je een nieuwe permanentieverantwoordelijke ingeven die de twee verschillende personen die reeds ingevuld waren bij “Dylan concert 1” en “Dylan concert 2” vervangen door de nieuwe. De eerder gemaakte contactboekingen worden hierbij dus verwijderd en er wordt een nieuwe contactboeking aangemaakt op de evenementgroep “Dylan concert”.

Hieronder zie je dat we voor “Dylan concert 1” een wijziging aanbrengen omdat er toch geen bloemen nodig zijn voor het eerste concert. Omdat we eerder op het bovenliggend niveau “Dylan concert” hadden aangegeven dat er voor beide concerten bloemen nodig waren verschijnt er een pijltje naast.

Als we op dit pijltje klikken keren we terug naar de oorspronkelijke waarde (“ja”) die toegekend werd op het hoger niveau, de evenementgroep “Dylan concert”. We maken met andere woorden de uitzondering ongedaan.

Samengevat§

Custom data kan zowel ingevuld worden op een evenementgroep als op afzonderlijke evenementen. Door een waarde op een evenementgroep in te vullen zorgen we ervoor dat deze automatisch doorsijpelt naar (of geërfd wordt door) de onderliggende evenementen.

Je kan op de onderliggende evenementen uitzonderingen maken door deze overgëerfde waarde te verwijderen en een nieuwe (eigen) waarde in te vullen. Je kan deze uitzondering terug ongedaan maken door op het pijltje te klikken die bij een dergelijke uitzondering getoond wordt.

Wanneer er een slotje staat bij een custom data veld op het niveau van een evenementgroep, dan betekent dit dat er verschillende waarden werden ingevuld bij de onderliggende evenementen. Door te klikken op het slotje kan je de waarde wijzigen waardoor alle bestaande waarden bij de onderliggende evenementen verwijderd worden, en de nieuw ingevulde waarde overgeërfd wordt door die evenementen.

Opgelet: Wanneer je een evenement uit een evenementgroep haalt, verliest deze alle gegevens van custom data die het van de evenementgroep overerfde. Wanneer je een evenement toevoegt aan de evenementgroep zal deze alle bestaande custom data van de evenementgroep automatisch overerven.

Opmerking

Customdatavelden kunnen wel of niet van toepassing zijn op een evenement. Dit is afhankelijk van de status of het profiel van het evenement. Deze condities worden ingesteld door een Yesplan beheerder. Het is dus mogelijk dat een bepaald customdataveld ‘verdwijnt’ wanneer het evenement van status of profiel verandert. Echter, deze gegevens worden op de achtergrond wel bijgehouden zodat ze netjes terug verschijnen indien het customdataveld wél terug van toepassing is, bijv. door terug van status of profiel te veranderen.

Producties instellen binnen een evenementgroep§

Bij een evenementgroep kan aangegeven worden welke evenementen tot eenzelfde productie behoren. Een evenement of evenementgroep kan slechts tot één productie behoren.

Alle evenementen die deel uitmaken van eenzelfde evenementgroep lichten samen op in de kalender als je met de muisaanwijzer over één van de evenementen komt. De gewone evenementgroepen lichten op in het licht blauw, producties daarentegen lichten op in het donker blauw.

Hieronder zie je een voorbeeld van evenementgroep “Shakespeare” in de kalender, met twee producties “Hamlet” en “Othello” met elk drie voorstellingen.

Het instellen van de producties binnen de evenementgroep kan via het detailvenster of via het infovenster van een evenement. In het detailvenster klik je op het potlood-icoontje en vervolgens kan je de producties aanvinken. In het infovenster van het evenement werkt dit op gelijkaardige manier, door te klikken op de knop “Stel productie in”.

Je kan de productie ook aanduiden in de boomweergave.

Onderstaand voorbeeld toont hoe je binnen de evenementgroep “Shakespeare” de productie “Othello” aanduidt en, in een tweede stap, hoe je de productie “Hamlet” aanduidt.

Een Yesplan beheerder kan instellen of nieuwe evenementen standaard als een productie worden aangeduid of niet (zie systeemvoorkeuren).