Ga naar inhoud

Beheren

Voor je resources kan boeken of hun prijzen kan bepalen, moet je ze vanzelfsprekend kunnen aanmaken en beheren. Je vindt hieronder een overzicht van al de mogelijkheden.

Resources aanmaken§

Een nieuwe persoon kan aangemaakt worden door te klikken op het menu-item “Nieuwe resource…” van het navigatiemenu-item “Resources”.

Type§

Op het tabblad “Resource” van het infovenster dat geopend wordt kunnen meteen de basisgegevens van de resource ingevuld worden. Geef de resource een naam en kies het juiste type. In Yesplan onderscheiden we de volgende types:

  • materiaal
  • persoon
  • services
  • financieel
  • locatie.

Het type van resource bepaalt ook de mogelijkheden van de resource. Zo is een medewerker bijvoorbeeld de enige resource met een (mogelijke) link met een contact of een gebruiker, en heeft een financiële resource bijvoorbeeld geen aantal en geen toegevoegde tijden.

Let op

Locaties zijn speciale gevallen, deze kunnen enkel door een beheerder aangemaakt te worden.

Resourcegroep§

Resources behoren steeds tot een resourcegroep. Indien je zelf géén resourcegroep toekent aan een resource dan behoort deze automatisch tot de groep “Diversen”.

Tip

Het is aan te bevelen om de resource onder te brengen bij de juiste resourcegroep, dit helpt om de prijzen overzichtelijk ik kaart te brengen.

Rol§

Indien er voor het gekozen type resource ook rollen gedefinieerd werden, dan kan je naast het label “Rollen” klikken op “Voeg een rol toe” en zo de juiste rol voor de resource toevoegen. In het andere geval staat er “n.v.t.” (niet van toepassing).

Het gebruik van rollen (en de bijhorende plaatshouders) laat je toe om gefaseerd te werk te gaan:

  • Een planner kan bij het boeken van een evenement aangeven dat er 3 microfoons nodig zullen zijn, zonder verder detail, door drie plaatshouders ‘Microfoon’ te boeken.
  • Dit kan dan later ingevuld worden door een specifieke resource, zoals bijvoorbeeld een ‘Shure SM58’ of een ‘Sennheiser e 835’, resources die deze rol hebben.
  • Bij evenementen waar nog niet alle plaatshouders ingevuld werden, worden conflicten getoond.

Opmerking

  • De resourcegroepen en de rollen worden door een Yesplan-beheerder aangemaakt bij de systeeminstellingen.
  • Rollen en plaatshouders hebben steeds een bepaald type en horen steeds thuis in een bepaalde resourcegroep.
  • Het type van de rol bepaalt aan welk type van resources die rol kan toegekend worden. Zo zal de rol ‘Microfoon’ die het type materiaal heeft, niet kunnen toegekend worden aan een resource van het type persoon. Merk op dat de naam van de rol uniek dient te zijn binnen álle rollen, niet enkel binnen de rollen van hetzelfde type.

De rol van de resource kan enerzijds gebruikt worden voor het typeren van de resource (bijvoorbeeld, ‘Shure SM58’ heeft de rol ‘Microfoon’) en anderzijds voor het het inwisselen van een plaatshouder met een resource (bijvoorbeeld, de plaatshouder ‘Microfoon’ kan later ingewisseld worden door ‘Shure SM58’ of ‘Sennheiser e 835’ of elke andere resource met de rol ‘Microfoon’)

Een medewerker kan typisch meerdere rollen vervullen, zoals geluidstechnieker en lichttechnieker en portier. Dit zijn de capaciteiten van een medewerker. Een geboekte medewerker wordt daarom in het infovenster van het evenement getoond bij de resourcegroep van de geboekte rol; de geluidstechnieker wil je vaak in een andere groep zien staan dan de portier.

Andere resources (niet van het type persoon) worden steeds getoond bij hun eigen resourcegroep; deze hebben geen geboekte rol. De rol wordt voor die resources enkel gebruikt voor het typeren van de resource, en het faciliteren van het correct inwisselen.

Toegevoegde tijden§

Een resource kan toegevoegde tijden hebben (behalve resources van het type financieel). Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de tijd aan te geven die nodig is om een resource klaar te zetten (de voorbereidingstijd) of om een resource terug weg te halen (de afwerkingstijd). De toegevoegde tijden worden automatisch bijgeteld bij het boeken van de resource. Je kan de toegevoegde tijd per boeking eveneens afzonderlijk aanpassen.

Indien er geen toegevoegde tijden gedefineerd zijn op een resource, dan zullen er géén toegevoegde tijden toegepast worden bij het boeken ervan.

Opmerking

  • Het verwijderen of aanpassen van toegevoegde tijden op een resource geen effect heeft op de toegevoegde tijden van reeds bestáánde boekingen van die resource.
  • Maar van zodra je toegevoegde tijden ‘aanzet’ bij een resource (ook al is de duur gelijk aan 0), kan je alle boekingen van die resource toegevoegde tijden geven, ook de boekingen uit het verleden.

Diverse instellingen§

Een resource kan ook extern zijn aan de organisatie, of steeds ingehuurd worden. Dit kan je aanduiden door middel van de checkboxen “Extern” en “Gehuurd”. Indien je “Gehuurd” aanvinkt, dan wordt “Extern” automatisch mee aangevinkt, maar niet omgekeerd.

Je kan optioneel ook een beschrijving en een afbeelding toevoegen aan de resource. Resources van het type materiaal of service hebben ook invulvelden voor productcode, serienummer en datum.

Een resource kan ook inactief zijn, bijvoorbeeld omdat een toestel hersteld dient te worden. Dit doe je door de checkbox naast “Actief” af te vinken. Een geboekte resource die inactief is zal resulteren in een conflict.

Tip

Bij elke resource verschijnt een iCalendar-link. Dit laat je toe om je te abonneren op alle boekingen van deze resource in je agenda-applicatie naar keuze. Bij medewerkers (resources van het type ‘persoon’) verschijnen er twee links:

  1. De link om je te abonneren op de boekingen
  2. Een link om je te abonneren op de diensten en pauzes van de medewerker.

Specifieke instellingen voor medewerkers§

Bij het aanmaken van een medewerker (een resource van het type ‘persoon’) kan automatisch een gekoppeld contact mee aangemaakt worden. Optioneel kan ook gekozen worden om de medewerker te koppelen aan een reeds bestaand contact, op voorwaarde dat de naam overeenkomt. Indien gekoppeld wordt met een bestaand contact dat op zijn beurt reeds aan een medewerker gekoppeld was, dan zal de koppeling met de oude medewerker hierdoor verbroken worden.

Let op

Als vervolgens deze nieuwe koppeling met het contact terug verbroken wordt, dan zal de oude medewerker niet terug gekoppeld worden. Dit zal manueel hersteld moeten worden.

Een resource van het type ‘persoon’ kan ook toegevoegd worden aan een team. Het onderbrengen van medewerkers in teams vereenvoudigt het werken met grote groepen medewerkers. Meer hierover in de handleiding van de Teamplanner.

Opmerking

Bij het boeken van een medewerker zal de rol waarin deze medewerker geboekt wordt bepalend zijn voor de resourcegroep waarin deze medewerker getoond wordt.

Aantal beschikbare resources§

Standaard zijn er een onbeperkt aantal exemplaren beschikbaar van een nieuwe resource. Uitzonderingen zijn medewerkers (zo is er telkens maar één) en financiële resources (die hebben geen aantal). Je kan echter ook aangeven dat er een vast aantal resources beschikbaar zijn. Dit doe je door de checkbox “Onbeperkt” naast “Aantal resources” af te vinken. Vervolgens kan je een aantal opgeven (standaard wordt er “1” ingevuld).

Resources waarvan er een vast aantal beschikbaar zijn, zullen resulteren in conflicten indien er onvoldoende beschikbaar zijn op een gegeven moment in de planning.

Unieke resources§

Resources waarvan er meerdere exemplaren bestaan zijn allemaal identiek voor Yesplan. De ene “Shure SM58” is niet anders dan die 24 andere, en alle 500 stoelen zijn gelijk.

Je kan een resource echter ook ‘uniek’ maken. Als je 3 Neumann U87 microfoons hebt, en je wenst die deels individueel te beheren, dan kan je er een unieke resource van maken. Het voordeel is dat alle exemplaren samen worden beschouwd als een beschikbare set van drie, maar je kan elk exemplaar wel apart monitoren of individueel uit dienst nemen. De gemeenschappelijke velden van deze unieke resources hoeven niet voor elk exemplaar apart aangemaakt te worden, maar worden voor alle unieke exemplaren tegelijk beheerd.

Alle exemplaren van een unieke resource hebben hun eigen boekingen, bijlagen en historiek, je kan ze dus apart monitoren. Ze hebben ook hun eigen unieke details; dit zijn de invulvelden productcode, serienummer en datum. Je kan elke unieke resource ook individueel inactief zetten.

Yesplan zal bij het boeken van unieke resources, indien mogelijk, steeds kiezen voor een exemplaar dat nog niet geboekt is.

Een exemplaar van een unieke resource kan ook ‘vastgehecht’ worden aan een resourceset. Door een exemplaar vast te hechten, kan men aangeven dat steeds dit exemplaar gebruikt moet worden bij het boeken van de resourceset. Yesplan zal bij het boeken van unieke resources buiten een resourceset, ook steeds prioriteit geven aan exemplaren die niet vastgehecht zijn (indien beschikbaar). Indien een vastgehecht exemplaar van de resource toch buiten zijn set geboekt moet worden, dan zal dit aangegeven worden bij de boeking. Let wel, dit is louter indicatief en zal geen conflict opleveren.

Opmerking

Een unieke resource niet terug gewijzigd kan worden in een gewone resource indien die ergens in gebruik is (in de toekomst of in het verleden).

Locaties§

Locaties zijn speciale resources en worden aangemaakt door een Yesplan-beheerder bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Resources” bij het onderdeel “Locaties”. Dit wordt beschreven in de handleiding van de systeeminstellingen.

Het infovenster van de locatie kan echter ook geopend worden door te klikken op de naam van de locatie in de evenementenkalender (in de kolomtitel).

Je kan aan locaties een afkorting toekennen via:

  • het veld “Afkorting” in het infovenster van de locatie
  • de kolom “Afkorting” in “Systeeminstellingen” > “Resources” > “Locaties”.

Als een afkorting toegekend is, dan zal die verschijnen in de diverse boomweergaves – vóór de naam van het evenement. Als het veld leeg is, dan zal er voor die bepaalde locatie geen locatienaam getoond worden naast de naam van het evenement in de boomweergaves. Je kan er eveneens voor kiezen om de afkorting van de locatie helemaal niet te laten zien in de boomweergaves, bij de systeemvoorkeuren.

Een locatie kan aangeduid worden als onbeschikbaar voor een of meerdere dagen in de evenementenkalender (kies hiervoor de optie “Instellen als onbeschikbaar” uit het contextmenu). Je kan er in de kalender bovendien een beschrijving van maken, om bijvoorbeeld de reden op te geven waarom de locatie op die dag niet beschikbaar is. Dit doe je door te dubbelklikken op de naam (standaard is die naam “Onbeschikbaar”).

Via het infovenster van de locatie kan je de uren van de onbeschikbaarheid in meer detail aanpassen (zie Beschikbaarheid van resources).

Let op

Om de onbeschikbaarheid van een locatie aan te maken of te wijzigen dient een gebruiker rechten te hebben om te boeken op die locatie.

Het zoekvenster voor resources§

Het zoekvenster voor de resources laat je toe om alle resources te doorzoeken en te beheren.

Zoeken kan eenvoudig, door een woord in het zoekveld te typen. Op die manier worden de velden naam, type, resourcegroep, rollen, serienummer, productcode en datum doorzocht op overeenkomst met dit woord.

Je kan uiteraard ook gebruik maken van de meer uitgebreide en specifieke mogelijkheden van de zoektaal in dit zoekvenster, zoals type:human, en vaak gebruikte zoekopdrachten bewaren.

Je kan resources overigens ook opzoeken via het algemene zoekvenster, dan gebruik je de scope resource (zie handleiding zoektaal).

Resources beheren in het zoekvenster§

Een nieuwe resource aanmaken doe je door te kiezen voor de optie “Nieuwe resource…”. Het infovenster van de nieuwe resource wordt geopend. Je kan er meteen de naam en de andere gegevens invullen. De naam van de resource kan ook gewijzigd worden in het zoekvenster door erop te dubbelklikken.

Opmerking

  • Je moet eerst het slotje rechtsboven in het zoekvenster openen om het volledige contextmenu te kunnen gebruiken of de naam aan te passen.
  • Het contextmenu kan bovendien alleen opgeroepen worden met de muisaanwijzer boven een rij met resultaten.

Je kan in het zoekvenster, naast resources aanmaken, ook resources kopiëren, verwijderen en het infovenster opvragen om de resource zo verder te beheren. Dit doe je eveneens door gebruik te maken van het contextmenu.

Het zoekvenster heeft een kolom voor de naam van de resource, het aantal, het type, de groep, de rollen, het serienummer, de productcode, de datum, de standaard kostprijs en de standaard verkoopprijs. De kolom met de naam is vast, de andere kolommen kan je tonen of verbergen naar keuze. Dit doe je door het contextmenu te openen op de titelrij en er de kolommen die je wenst te zien aan te vinken.

Je kan de resultaten sorteren op een bepaalde kolom naar keuze. Standaard wordt er alfabetisch gesorteerd op de naam. Klik op de gewenste kolomtitel om te sorteren op die kolom. Nogmaals klikken op diezelfde kolomtitel zal de sorteervolgorde omkeren. Op aantal kan je niet sorteren.

Je kan meerdere resources selecteren door een rij aan te klikken, en vervolgens een andere rij aan te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt. Een actie uit het contextmenu uitgevoerd bij een selectie van meerdere resources, zal toegepast worden op al de geselecteerde resources.

Opmerking

  • Indien je het infovenster opent van meerdere resources (“Toon info” kiezen in het contextmenu), dan zal Yesplan in dat infovenster een samenvatting maken. Enkel gemeenschappelijke velden zullen worden getoond.
  • Indien je dus een resources van het type persoon en een resource van het type materiaal geselecteerd hebt, dan zal je geen veld te zien krijgen voor team want dat veld bestaat niet voor resources van het type materiaal.

De velden waarvan de waarden identiek zijn voor alle geselecteerde resources zijn gewoon aan te passen. Indien je de waarde aanpast is dat voor álle geselecteerde resources ineens. De velden waarvan de waarden niet overeenkomen, zijn leeg, en beschermd door middel van een slotje. Je kan dit slotje ontgrendelen door erop te klikken, en de waarden van álle geselecteerde resources vervolgens vervangen door de waarde die je invult.

Opmerking

Indien een bepaalde waarde voor een van de geselecteerde resources niet editeerbaar is, dan zal dit veld voor alle geselecteerde resources niet aangepast kunnen worden. In dergelijke gevallen zie je een leeg invulveld, maar geen slotje.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het bekijken van een plaatshouder en een gewone resource: - De naam van een plaatshouder kan enkel door een Yesplan-beheerder aangepast worden via de systeeminstellingen. - Dit veld zal je hier dus niet kunnen aanpassen, ook niet voor de gewone resource.

Plaatshouders worden in de lijst gemarkeerd met een witte P in een rood cirkeltje. Externe resources worden gemarkeerd met een witte E in een oranje cirkeltje. Medewerkers die gelinkt zijn aan een Yesplan gebruiker worden gemarkeerd met een zwart gebruikers-icoontje.

Een unieke resource met meerdere exemplaren herken je in het zoekvenster aan het kleine zwarte driehoekje rechts van het aantal (in de kolom “Aantal”). Klikken op het driehoekje zal de unieke resource openklappen zodat alle exemplaren verschijnen in een eigen rij eronder. Zo kunnen de specifieke kenmerken beheerd worden van dat ene exemplaar (zoals productcode, serienummer en datum). Dit doe je door het openen van het contextmenu op de rij van dat unieke exemplaar, en te kiezen voor de optie “Toon info”.

Beschikbaarheid van resources§

Het zoekvenster heeft nog een speciale kolom die de beschikbaarheid toont van de resources voor een bepaalde periode. Om deze zichtbaar te maken klik je op de knop “Beschikbaarheid” in de kolomtitel. De getoonde periode is standaard twee dagen, te beginnen vanaf vandaag. De datums zijn aan te passen in de kolomtitel. Er wordt per resource een groene balk getoond voor de periode waarop de resource beschikbaar is. Wanneer de resource niet beschikbaar is zie je een dun rood lijntje.

De beschikbaarheid van de resources kan je overigens ook bekijken via het infovenster van de resource, op het tabblad “Boekingen”. Je ziet er een gedetailleerd overzicht van al de boekingen en onbeschikbaarheden van de resource (of van meerdere resources indien je meerdere resources geselecteerd had).

Er is een rij voor elk evenement waarop de resource geboekt is gedurende die periode. Er is ook een rij die de onbeschikbaarheden toont voor die resource gedurende die periode. De bovenste rij is de samenvatting van de boekingen en onbeschikbaarheden die eronder getoond worden, inclusief conflicten als die er zijn. De boekingen worden getoond als een blauwe balk, de onbeschikbaarheden als een rode balk, de beschikbaarheden als een groene balk, en de conflicten als een gele balk.

Je krijgt in het infovenster standaard een periode te zien van twee weken, beginnend op de maandag van de huidige week. Je kan de periode telkens met een week verschuiven door middel van de pijltjes links en rechts van de datums. De startdatum van de getoonde periode kan ook aangepast worden door middel van het datumveld aan de linkerkant (de periode zal evenwel steeds op een maandag starten).

Naast de naam van de resource zie je voor elke dag de samenvatting van de beschikbaarheid (groen, blauw, rood of geel). Om de resource een ganse dag in te stellen als onbeschikbaar klik je op het knopje met de eerste letter van de dag in de rij “Onbeschikbaarheid”.

Je kan vanuit het standaard 2-weken overzicht ook inzoomen op een bepaalde dag door op een datum naar keuze te klikken, in de datumrij. In deze dagweergave kan je de resource aanduiden als onbeschikbaar voor telkens een periode van een uur. Dit doe je door op de desbetreffende knopjes te klikken in de rij “Onbeschikbaarheid”.

Ook de tijden van de boeking kunnen in deze dagweergave aangepast worden, door te klikken op het blauwe balkje. De geplande start- en eindtijd kan een expliciete tijd zijn (bijvoorbeeld 20:00), of je kan hiervoor een tijdstip uit het tijdschema van het evenement kiezen (bijvoorbeeld “Opbouw (start)”). Als je een tijdstip uit het tijdschema gebruikt, dan zal de boeking automatisch meevolgen als het tijdschema aangepast wordt. Als je een expliciete tijd gebruikt voor de starttijd, dan kan de boeking via de datumselectie ook op de dag voor of na het evenement geplaatst worden.

Als er toegevoegde tijden van toepassing zijn op de boeking, dan wordt de voorbereidingstijd getoond onder de starttijd en de afwerkingstijd onder de eindtijd. Je kan de toegevoegde tijden aanpassen door erop te dubbelklikken.

Resourcesets aanmaken§

Resourcesets zijn verzamelingen van verschillende resources die samen in één keer geboekt kunnen worden. Een resourceset heeft geen eigen historiek, geen eigen bijlagen, geen eigen contacten en geen eigen custom data.

Het zoekvenster voor de resources is de enige plaats waar je resourcesets kunt aanmaken, en resources aan sets kunt toevoegen.

Een nieuwe set aanmaken doe je in het zoekvenster door gebruik te maken van het contextmenu (kies de optie “Nieuwe set…”). Het infovenster van de nieuwe set wordt geopend. Je kan er meteen de naam en de andere gegevens invullen.

In het zoekvenster herken je een resourceset aan het zwarte driehoekje links van de naam. De naam van de set kan gewijzigd worden in het zoekvenster door erop te dubbelklikken. Klikken op het driehoekje zal de set openklappen; als er iets in de set zit, dan zal de inhoud ervan verschijnen in de rijen eronder.

Opmerking

  • Je moet eerst het slotje rechtsboven in het zoekvenster openen om het volledige contextmenu te kunnen gebruiken of om de naam aan te passen.
  • Het contextmenu kan bovendien alleen opgeroepen worden met de muisaanwijzer boven een rij met resultaten.

Een resource (of een andere resourceset) toevoegen aan een resourceset doe je in het zoekvenster door middel van de optie “Toevoegen aan set…” uit het contextmenu. Typ vervolgens de naam van de set waaraan je de resource wilt toevoegen in het zoekveld dat verschijnt, en kies de juiste set uit de suggestielijst. Om een resource terug te verwijderen uit een set, dien je eerst de set open te klappen (door middel van het driehoekje links van de naam van de set). Open vervolgens het contextmenu boven de rij van de resource die je wilt verwijderen uit deze set, en kies voor de optie “Verwijder uit set”.

Ook het aantal van een bepaalde resource die aanwezig is in een set, kan je enkel aanpassen in het zoekvenster. Hiervoor dien je eerst de set open te klappen (door middel van het driehoekje links van de naam van de set). Je kan vervolgens dubbelkikken op het aantal (in de kolom “Aantal”) om dit aan te passen. Zorg ervoor dat het slotje rechtsboven in het zoekvenster open is, om dit te kunnen doen.

Let op

Het aantal van een resource in een set wordt niet gecontroleerd ten opzichte van het totaal aantal beschikbare items van die resource. Je kan alle tien de beschikbare 5kW spots in de kleine lichtset én in de grote lichtset voorzien. Het is pas bij het boeken dat Yesplan de beschikbaarheid zal nagaan, en indien nodig een conflict zal geven indien er op een bepaald moment onvoldoende beschikbaar zijn.

Een exemplaar van een unieke resource kan ‘vastgehecht’ worden aan een resourceset. Dit zal aangegeven worden bij het boeken van dat exemplaar van die resource buiten die set. Een exemplaar vasthechten kan enkel bij het toevoegen aan de set. Dit doe je door middel van het openen van het contextmenu boven de rij van het unieke exemplaar dat je wilt vasthechten, en te kiezen voor de optie “Vasthechten aan set…”. Typ vervolgens de naam van de set waaraan je de resource wilt vasthechten in het zoekveld dat verschijnt, en kies de juiste set uit de suggestielijst.

De resourcegroep van een resourceset wordt automatisch afgeleid aan de hand van de resources die deze set bevat. Echter, soms wil je die resourcegroep manueel kunnen wijzigen naar iets anders dan wat Yesplan automatisch kon afleiden. Dit doe je in het infovenster van de resource op het “Resource” tabblad. Klik op “Resourcegroep overschrijven”, en selecteer vervolgens de gewenste optie uit de keuzelijst. Merk op dat je steeds kunt terugkeren naar het automatisch afleiden van de groep voor een set door te klikken op “Terugzetten naar het automatisch afleiden van de groep” (dit verschijnt nadat je de groep overschreven hebt).

Via het “Resource” tabblad kan je ook een beschrijving toevoegen aan de resourceset.

De prijs van de resourceset is standaard de som van de prijzen van de resources die deze set bevat. Een resourceset kan echter ook zijn eigen prijsdefinities hebben, los van de inhoud van de set (zie verder, bij Prijzen).