Boeken

Je kan contacten boeken op evenementen, bijvoorbeeld als contactpersoon of als coördinator van een voorstelling.

Contacten boeken op evenementen

Je kan contacten boeken op evenementen. Dit kan via het tabblad “Contact” van het evenement, of via customdatavelden van het type “Contact” (de contactvelden) die op een tabblad naar keuze geplaatst kunnen worden. De contacten die toegevoegd worden via het tabblad “Contact” worden getoond in een aparte lijst, en hebben enkele speciale mogelijkheden (zie [Contactentabblad van het evenement][251] verderop).

Opmerking

Boekingen van contacten omvatten geen tijden en ook geen prijzen, in tegenstelling tot boekingen van medewerkers.

Bij het boeken van contacten kan je een persoon, een organisatie of een link kiezen door te zoeken op naam. Je kan ook meteen een nieuwe persoon of organisatie aanmaken, indien gewenst.

Indien een contact toegevoegd werd die een of meerdere links heeft, dan krijg je een bijkomende optie “Wijzigen”. Dit laat je toe om snel een andere link te kiezen voor dit contact. Indien een contactlink geboekt werd kan je hiermee ook meteen switchen naar de persoon óf de organisatie zelf.

Rol van het contact

Je kan ook een rol toevoegen aan de contactboeking. Deze rollen zijn optioneel, puur informatief, en kunnen (naast de link) gebruikt worden om aan te geven wat deze persoon geacht wordt te doen. Er wordt geen lijst bijgehouden van de rollen van alle geboekte contacten en je kan er ook niet op zoeken. Deze rollen voor contactboekingen verschillen dus aanzienlijk van de rollen van resources. Rollen van resources hebben meer mogelijkheden, en ze kunnen beheerd en bevraagd worden.

Contactentabblad van het evenement

Contacten, die toegevoegd worden via het tabblad “Contacten” van het infovenster van een evenement, worden getoond in een aparte lijst. Deze lijst staat los van de contacten die geboekt worden via custom data aan dit evenement. De contacten die geboekt worden via custom data komen niet terug in de lijst op het tabblad “Contacten”.

Opmerking

De lijst van contacten die toegevoegd werden via het tabblad “Contacten” van het infovenster van een evenement, kan opgevraagd worden via de API, maar niet via de zoektaal. De lijst van contacten die geboekt werden via custom data aan een evenement kunnen zowel via de API als via de zoektaal opgevraagd worden.

Maar contacten die toegevoegd worden aan de lijst via het tabblad “Contacten” hebben nóg een bijzonderheid: je kan zien of een contact toegevoegd werd aan een evenementgroep, of aan het evenement zelf. Als de evenementgroep bekeken wordt, dan worden enkel de contacten van die groep getoond. Máár, als het evenement bekeken wordt, dan worden de contacten van het evenement getoond én van de bovenliggende evenementgroep.

Deze worden apart getoond zodat je steeds ziet waar het contact toegevoegd werd, aan het evenement zelf of aan de evenementgroep.

Contacten die toegevoegd worden via het tabblad “Contacten” van het infovenster van een evenement kunnen bovendien ook gesorteerd worden in een volgorde naar keuze. Het sorteren van contacten doe je door die te verslepen naar de gewenste positie. Echter, contacten kunnen enkel versleept worden binnen de eigen lijst. Een contact dat toegevoegd werd op een evenementgroep kan je niet tussen de contacten sorteren die toegevoegd werden op het evenement zelf. Deze volgorde wordt gerespecteerd als deze contacten opgevraagd worden via de web API (/event/{id}/contactbookings).

Contacten boeken op resources of contacten

Contacten kunnen ook geboekt worden op resources. Dit gebeurt op gelijkaardige wijze als het boeken op evenementen. De resource heeft ook een tabblad “Contacten” zoals een evenement, de resourceboekingen hebben dit niet. Beiden hebben echter de mogelijkheid om contactvelden te gebruiken als customdatavelden op aparte tabbladen.

Contacten kunnen bovendien geboekt worden op contacten en contactboekingen, zij het énkel via custom data. Dit gebeurt op gelijkaardige wijze als het boeken op evenementen of resources.

Je kan de contactboekingen ook opvragen via de zoektaal. In het hoofdstuk zoektaal vind je de beschrijving van de mogelijkheden van specifieke [zoekopdrachten voor de boekingen van contacten][252].

Opmerking

Bij het zoeken naar boekingen van contacten op een resource, contact of evenement worden ook de boekingen getoond die toegevoegd werden via custom data op die elementen.

Overzicht contactboekingen

Alle boekingen van een contact worden getoond in het infovenster van het contact, op het tabblad “Boekingen”. Bij het openen van het tabblad toont de lijst standaard enkel de boekingen van dat contact op evenementen. De boekingen staan ook standaard gesorteerd op de datum van het evenement (recentste bovenaan). Het zoeken kan ook beperkt worden in tijd (voor, na, of tussen bepaalde datums).

Je kan ook de contacten opvragen die geboekt zijn op resources of contacten (door de filter aan te passen). Je kan de resultaten bovendien sorteren op de naam of op de datum van aanmaak van de boeking. De boekingen op het evenement kan je sorteren op de datum van het evenement, of op de boekingsdatum van het contact (door “Sorteer evenementen op boekingsdatum van contact” te selecteren).

Opmerking

Om dit tabblad te kunnen zien, moet je daartoe de [mogelijkheid][18] hebben. Dit kan ingesteld worden door een Yesplan beheerder.

Je kan de contactboekingen ook opvragen via de zoektaal. In het hoofdstuk zoektaal vind je de beschrijving van de mogelijkheden van specifieke [zoekopdrachten voor de boekingen van contacten][252].

Opmerking

Bij het zoeken naar boekingen van contacten op een resource, contact of evenement worden ook de boekingen getoond die toegevoegd werden via custom data op die elementen.