Ga naar inhoud

Gebruikers

In het scherm “Gebruikers” kan een beheerder de identificatiegegevens van een gebruiker aanpassen, bepalen tot welke gebruikersgroepen een gebruiker behoort, en welke rechten en privileges van toepassing zijn op de gebruiker.

Identificatie gebruiker§

De eerste vijf kolommen van de lijst van gebruikers tonen de gegevens die de gebruiker identificeren in Yesplan. Door te dubbelklikken op de waardes kunnen deze gegevens aangepast worden.

  • Naam: de volledige naam van de gebruiker zoals die in Yesplan zal getoond worden.

  • E-mail: het e-mailadres van de gebruiker. Dit adres zal door Yesplan gebruikt worden voor het versturen van meldingen en als identificatie voor de helpdesk. Gebruikers kunnen ook aanmelden door gebruik te maken van het e-mailadres.

  • Gebruikersnaam: de gebruikersnaam voor de gebruiker, die kan gebruikt worden om aan te melden bij Yesplan. Merk op dat deze naam uniek moet zijn binnen Yesplan.

  • Wachtwoord: het wachtwoord van de gebruiker, nodig om aan te melden bij Yesplan. Merk op dat een gebruiker - na zijn eerste aanmelding - ook zelf zijn wachtwoord kan instellen (bij de gebruikersinstellingen). Via een link op de inlogpagina van Yesplan kunnen gebruikers een nieuw wachtwoord instellen als ze het oude vergeten zijn.

  • Wachtwoordsterkte: indicatie van de sterkte van het wachtwoord van de gebruiker, aan de hand van de complexiteit van het wachtwoord, en de geschatte tijd die het zou vergen om het wachtwoord te kraken. Veranderd in v27 Yesplan aanvaardt het wachtwoord enkel als het sterk genoeg is. Als je toch een zwak wachtwoord invult, krijg je tips om de sterkte ervan te verhogen.

Opmerking

Yesplan bepaalt de wachtwoordsterkte aan de hand van de tool “zxcvbn”:

Let op

Gebruikers kunnen aanmelden door gebruik te maken van de gebruikersnaam of het e-mailadres, in combinatie met het wachtwoord.

Echter, indien éénzelfde e-mailadres meerdere keren in gebruik is, en dus niet uniek verbonden is aan één gebruiker, dan zullen deze gebruikers niet kunnen aanmelden met het e-mailadres; deze gebruikers zullen enkel kunnen aanmelden door gebruik te maken van de gebruikersnaam. Zij kunnen bovendien hun wachtwoord enkel resetten vanop het inlogscherm door hun gebruikersnaam in te geven. Als ze het e-mailadres ingeven, zullen ze geen e-mail ontvangen om het wachtwoord aan te passen.

Dubbel gebruik van eenzelfde e-mailadres wordt aangeduid in de lijst door middel van een uitroepteken bij de desbetreffende e-mailadressen.

Toekennen gebruikersgroepen en rechten§

De rechten van een gebruiker worden in Yesplan bepaald aan de hand van de gebruikersgroepen waartoe de gebruiker behoort en de rechtensjablonen die van toepassing zijn voor de gebruiker. Je vindt alle details hieromtrent in de handleiding van rechten.

In de lijst van gebruikers kan bepaald worden welke gebruikersgroepen en sjablonen van toepassing zijn voor een gebruiker:

  • Gebruikersgroepen: in deze kolom wordt een gebruiker toegewezen aan een of meerdere gebruikersgroepen. Het aanmaken en wijzigen van de gebruikersgroepen wordt verderop beschreven.

  • Hoofdgroep: dit is de gebruikersgroep waartoe de gebruiker in hoofdzaak behoort. Binnen Yesplan is dit concept van belang voor het bepalen van de rechten, en voor het filteren van elementen die tot deze hoofdgroep van de gebruiker behoren.

    Er kan bijvoorbeeld voor een gebruiker ingesteld worden welke rechten deze uitdeelt aan andere gebruikers die tot dezelfde hoofdgroep behoren (voor meer informatie zie de handleiding van rechten). Bij het filteren van elementen in Yesplan (wanneer de “Mijn Groep”-filter aanstaat – in te stellen onder systeemvoorkeuren) zullen alleen maar objecten getoond worden indien de huidige gebruiker deel uitmaakt van de hoofdgroep van de eigenaar van het object.

    Vermits een gebruikersgroep in Yesplan tot een andere gebruikersgroep kan behoren, krijgt de beheerder in de keuzelijst van de hoofdgroep niet alleen de gebruikersgroepen te zien waar de gebruiker rechtstreeks deel van uitmaakt, maar ook alle bovenliggende groepen waartoe de gebruikersgroepen van de gebruiker behoren.

  • Rechtensjablonen: hier kan de beheerder bepalen welke rechtensjablonen van toepassing zijn voor de gebruiker. Indien er meerdere sjablonen gekozen worden dan zijn de rechten van alle gekozen sjablonen van toepassing.

In de laatste kolom van de lijst van gebruikers kan de beheerder een overzicht opvragen van de rechten van een gebruiker door op “Toon instellingen rechten” te klikken.

Beheerders aanmaken§

Om de instellingen te wijzigen, gebruikers aan te maken, enzovoort heeft een gebruiker beheerder-privileges nodig. Yesplan ondersteunt twee soorten beheerders:

  • Algemene beheerder: deze gebruikers hebben toegang tot de systeeminstellingen en hebben steeds het recht om de elementen van andere gebruikers te bekijken. Door de checkbox aan te vinken in de kolom “Beheerder” maak je van een bepaalde gebruiker een beheerder.

  • Beheerders van gebruikersgroep: deze gebruikers hebben beperkte rechten als beheerder. Ze mogen voor een of meerdere gebruikersgroepen de gebruikers beheren en hebben toegang tot de configuratie van de locaties die tot deze gebruikersgroepen behoren. In de kolom “Beheerders van gebruikersgroep” kunnen de gebruikersgroepen toegevoegd worden die een gebruiker moet kunnen beheren.

Merk op dat zodra een gebruiker een algemene beheerder is, deze gebruiker alle gebruikersgroepen mag beheren. Voor die gebruikers is het dan ook niet mogelijk om ze beheerder te maken voor afzonderlijke gebruikersgroepen.

Gebruikers toevoegen§

Gebruikers kunnen toegevoegd worden door onderaan de lijst met gebruikers op “Voeg een gebruiker toe” te klikken.

Om een gebruiker toe te voegen dient er een gebruikersnaam, wachtwoord en naam ingevuld te worden; optioneel kan er ook een e-mailadres ingevuld worden.

Bij het invullen van het wachtwoord zal tijdens het typen een indicatie gegeven worden omtrent de wachtwoordsterkte (aan de hand van de complexiteit van het wachtwoord, en de geschatte tijd die het zou vergen om het wachtwoord te kraken). Yesplan aanvaardt het wachtwoord enkel als het sterk genoeg is. Als je toch een zwak wachtwoord invult, krijg je tips om de sterkte ervan te verhogen.

Een gebruiker van Yesplan moet steeds gekoppeld worden aan een medewerker (een resource van het type Human). Standaard zal, bij het aanmaken van een gebruiker, deze gekoppelde resource ook automatisch aangemaakt worden. Het is echter mogelijk om een gebruiker te koppelen aan een reeds bestaande resource door de checkbox naast “Maak een gekoppelde resource aan” af te vinken, en vervolgens een resource uit de gepresenteerde lijst te kiezen. Let wel, de lijst toont enkel de resources waarvan de naam exact overeenkomt met die van de gebruiker die je aanmaakt, en die op hun beurt niet gekoppeld zijn met een andere gebruiker.

Verder kan een gebruiker van Yesplan ook gekoppeld worden aan een contact; dit is echter niet verplicht. Standaard zal er bij het aanmaken van een gebruiker ook een overeenkomstig contact aangemaakt worden. Is dit niet gewenst, dan kan de checkbox naast “Maak een gekoppeld contact aan” afgevinkt worden.

Je kan de gebruiker ook koppelen aan een bestaand contact (door op “Koppelen met bestaand contact” te klikken). Ook hier, net zoals bij resources, worden enkel de contacten getoond waarvan de naam exact overeenkomt met die van de gebruiker.

Zodra Yesplan over de benodigde informatie beschikt om de gebruiker aan te maken zal de knop “Voeg toe” bruikbaar worden.

Gebruikers verwijderen§

Je kan een gebruiker helemaal verwijderen uit Yesplan in twee stappen:

  1. schorsen
  2. eigendom overdragen en verwijderen.

Een gebruiker schorsen§

Je schorst een gebruiker door te klikken op “Gebruiker schorsen” in de laatste kolom van de lijst met gebruikers. Dit heeft enkele gevolgen:

  • De gebruiker in kwestie kan zich niet meer aanmelden.
  • De gekoppelde human resource is niet meer zichtbaar, ook niet in de Teamplanner.

Andere aspecten van de gebruiker zullen echter wel behouden blijven:

  • alle boekingen van de gekoppelde human resource
  • de eigendom van items (evenementen, contacten, resources enz.) en de rechten die daarmee gepaard gaan.

Geschorste gebruikers verdwijnen immers niet meteen definitief uit het systeem, maar komen terecht in een lijst van geschorste gebruikers.

Eigendom overdragen en verwijderen§

Je kan de lijst met geschorste gebruikers openen door te klikken op de link “Toon geschorste gebruikers” onder de lijst met gebruikers. Daar vind je in de laatste kolom drie acties:

  • Toon instelling rechten: hier kan je de rechten van de geschorste gebruiker bekijken.

  • Herstel gebruiker: door hierop te klikken maak je het schorsen van de gebruiker ongedaan:

    • De gebruiker kan zich opnieuw aanmelden bij Yesplan.
    • De gekoppelde human resource is opnieuw zichtbaar, ook in de Teamplanner. De tellers in de Teamplanner worden ook mee hersteld.
  • Verwijder en draag eigendom over aan andere gebruiker: Elk item in Yesplan heeft een eigenaar. Een geschorste gebruiker kan pas permanent verwijderd worden indien de items van deze gebruiker (evenementen, contacten, resources enz.) worden overgedragen aan een actieve gebruiker. Door hierop te klikken krijgt je een lijst van gebruikers te zien aan wie je de items kan toewijzen. Zodra je een gebruiker uit deze lijst kiest, zal de geschorste gebruiker voorgoed verwijderd worden.