Gebruikers

In het scherm “Gebruikers” kan een beheerder de identificatiegegevens van een gebruiker aanpassen, bepalen tot welke gebruikersgroepen een gebruiker behoort, en welke rechten en privileges van toepassing zijn op de gebruiker.

Identificatie gebruiker§

De eerste vijf kolommen van de lijst van gebruikers tonen de gegevens die de gebruiker identificeren in Yesplan. Door te dubbelklikken op de waardes kunnen deze gegevens aangepast worden.

Naam: de volledige naam van de gebruiker zoals die in Yesplan zal getoond worden.
E-mail: het e-mailadres van de gebruiker. Dit adres zal door Yesplan gebruikt worden voor het versturen van meldingen en gebruikers kunnen zich ook aanmelden door gebruik te maken van het e-mailadres. Om dubbel gebruik van e-mailadressen te voorkomen toont Yesplan een uitroepteken naast een adres als het niet uniek is.
Gebruikersnaam: de gebruikersnaam voor de gebruiker, die kan gebruikt worden om aan te melden bij Yesplan. Deze naam moet uniek zijn binnen Yesplan.
Wachtwoord: het wachtwoord van de gebruiker, nodig om aan te melden bij Yesplan. Een gebruiker kan – na zijn eerste aanmelding – ook zelf zijn wachtwoord instellen (bij de gebruikersinstellingen). Via een link op de inlogpagina van Yesplan kunnen gebruikers een nieuw wachtwoord instellen als ze het oude vergeten zijn.
Wachtwoordsterkte: indicatie van de sterkte van het wachtwoord van de gebruiker, aan de hand van de complexiteit van het wachtwoord, en de geschatte tijd die het zou vergen om het wachtwoord te kraken. Yesplan aanvaardt het wachtwoord enkel als het sterk genoeg is. Als je toch een zwak wachtwoord invult, krijg je tips om de sterkte ervan te verhogen.

Opmerking

Yesplan bepaalt de wachtwoordsterkte aan de hand van de tool zxcvbn:

Yesplan maakt voor elke gebruiker van de gebruikersnaam of het e-mailadres de zogenaamde primaire aanmeldnaam, waarmee gebruikers zich altijd kunnen aanmelden:

Als een gebruiker een gebruikersnaam én een e-mailadres heeft, dan is de gebruikersnaam de primaire aanmeldnaam.
Als een gebruiker enkel een e-mailadres heeft, dan is het e-mailadres de primaire aanmeldnaam.
De primaire aanmeldnaam is uniek:
- Als het e-mailadres de primaire aanmeldnaam is voor een gebruiker, dan kan enkel die gebruiker zich aanmelden met het e-mailadres, zelfs als het voorkomt bij andere gebruikers.
- Het is niet mogelijk om een geschorste gebruiker te herstellen als die dezelfde primaire aanmeldnaam heeft als een actieve gebruiker.

Gebruikers kunnen zich aanmelden door gebruik te maken van de gebruikersnaam of het e-mailadres, in combinatie met het wachtwoord:

Je gebruikersnaam is per definitie uniek. Je kan die dus altijd gebruiken om je aan te melden of om je wachtwoord opnieuw in te stellen.
Je e-mailadres is niet per se uniek. Je kan het enkel gebruiken om je aan te melden of om je wachtwoord opnieuw in te stellen als het uniek is binnen de lijst van gebruikers of als het je primaire aanmeldnaam is.
Het gebruik van hoofdletters wordt genegeerd als je je e-mailadres gebruikt bij het aanvragen van een nieuw wachtwoord of bij het aanmelden:
- Het e-mailadres ‘Violet.Trudeau@yesplan.be’ zal dus geïnterpreteerd worden als ‘violet.trudeau@yesplan.be’, op voorwaarde dat het e-mailadres in kleine letters uniek is in de lijst van gebruikers.
- Het e-mailadres met hoofdletters ‘Violet.Trudeau@yesplan.be’ zal wel mét hoofdletters opgeslagen worden in Yesplan. De hoofdletters worden enkel genegeerd bij het aanvragen van een nieuw wachtwoord of bij het aanmelden.

Tip

Om het beheer van gebruikers te vereenvoudigen raden we aan om enkel een e-mailadres en géén gebruikersnaam toe te wijzen aan gebruikers:

Het e-mailadres wordt dan automatisch de primaire aanmeldnaam.
Gebruikers onthouden gemakkelijk hun e-mailadres, terwijl gebruikersnamen veel variaties kunnen hebben.
Je hebt sowieso een e-mailadres nodig om je wachtwoord opnieuw in te stellen.
Het e-mailadres is dan de enige manier om je aan te melden of een nieuw wachtwoord in te stellen.

Toekennen gebruikersgroepen en rechten§

De rechten van een gebruiker worden in Yesplan bepaald aan de hand van de gebruikersgroepen waartoe de gebruiker behoort en de rechtensjablonen die van toepassing zijn voor de gebruiker. Je vindt alle details hieromtrent in de handleiding van rechten.

In de lijst van gebruikers kan bepaald worden welke gebruikersgroepen en sjablonen van toepassing zijn voor een gebruiker:

Gebruikersgroepen: in deze kolom wordt een gebruiker toegewezen aan een of meerdere gebruikersgroepen. Het aanmaken en wijzigen van de gebruikersgroepen wordt verderop beschreven.
Hoofdgroep: dit is de gebruikersgroep waartoe de gebruiker in hoofdzaak behoort. Binnen Yesplan is dit concept van belang voor het bepalen van de rechten, en voor het filteren van elementen die tot deze hoofdgroep van de gebruiker behoren.

Er kan bijvoorbeeld voor een gebruiker ingesteld worden welke rechten deze uitdeelt aan andere gebruikers die tot dezelfde hoofdgroep behoren (voor meer informatie zie de handleiding van rechten). Bij het filteren van elementen in Yesplan (wanneer de “Mijn Groep”-filter aanstaat – in te stellen onder systeemvoorkeuren) zullen alleen maar objecten getoond worden indien de huidige gebruiker deel uitmaakt van de hoofdgroep van de eigenaar van het object.

Vermits een gebruikersgroep in Yesplan tot een andere gebruikersgroep kan behoren, krijgt de beheerder in de keuzelijst van de hoofdgroep niet alleen de gebruikersgroepen te zien waar de gebruiker rechtstreeks deel van uitmaakt, maar ook alle bovenliggende groepen waartoe de gebruikersgroepen van de gebruiker behoren.
Rechtensjablonen: hier kan de beheerder bepalen welke rechtensjablonen van toepassing zijn voor de gebruiker. Indien er meerdere sjablonen gekozen worden dan zijn de rechten van alle gekozen sjablonen van toepassing.

In de laatste kolom van de lijst van gebruikers kan de beheerder een overzicht opvragen van de rechten van een gebruiker door op “Toon instellingen rechten” te klikken.

Beheerders aanmaken§

Om de instellingen te wijzigen, gebruikers aan te maken enz. heeft een gebruiker beheerdersprivileges nodig. Yesplan ondersteunt twee soorten beheerders:

Algemene beheerder: deze gebruikers hebben toegang tot de systeeminstellingen en hebben steeds het recht om de elementen van andere gebruikers te bekijken. Door de checkbox te selecteren in de kolom “Beheerder” maak je van een bepaalde gebruiker een beheerder.
Beheerders van gebruikersgroep: deze gebruikers hebben beperkte rechten als beheerder. Ze mogen voor een of meerdere gebruikersgroepen de gebruikers beheren en hebben toegang tot de configuratie van de locaties die tot deze gebruikersgroepen behoren. In de kolom “Beheerders van gebruikersgroep” kunnen de gebruikersgroepen toegevoegd worden die een gebruiker moet kunnen beheren.

Opmerking

Zodra een gebruiker een algemene beheerder is, mag deze gebruiker alle gebruikersgroepen beheren. Voor die gebruikers is het dan ook niet mogelijk om ze beheerder te maken voor afzonderlijke gebruikersgroepen.

Gebruikers toevoegen§

Gebruikers kunnen toegevoegd worden door onderaan de lijst met gebruikers op “Voeg gebruiker toe” te klikken.

Opmerking

Gebruikers zijn altijd gekoppeld met een medewerker (human resource), die op zijn beurt gekoppeld kan zijn met een contact van het type “Persoon”. Zie Contacten, medewerkers en gebruikers voor meer informatie.

Om een gebruiker toe te voegen dient er een gebruikersnaam en/of een e-mailadres ingevuld worden, en ook een wachtwoord en een naam.
Bij het invullen van het wachtwoord zal tijdens het typen een indicatie gegeven worden omtrent de wachtwoordsterkte (aan de hand van de complexiteit van het wachtwoord, en de geschatte tijd die het zou vergen om het wachtwoord te kraken). Yesplan aanvaardt het wachtwoord enkel als het sterk genoeg is. Als je toch een zwak wachtwoord invult, krijg je tips om de sterkte ervan te verhogen.
Een gebruiker van Yesplan moet steeds gekoppeld worden aan een medewerker (een resource van het type “Persoon”):
- Standaard zal, bij het aanmaken van een gebruiker, deze gekoppelde resource ook automatisch aangemaakt worden.
- Het is echter mogelijk om een gebruiker te koppelen aan een reeds bestaande resource door de checkbox naast “Maak een gekoppelde resource aan” te deselecteren, en vervolgens een resource uit de lijst te kiezen.
- Als er al een contact gekoppeld is aan de bestaande resource, dan zal ook dat contact gekoppeld worden aan de gebruiker.
Verder kan een gebruiker van Yesplan ook gekoppeld worden aan een contact. Dit is echter niet verplicht.
- Standaard zal er bij het aanmaken van een gebruiker ook een overeenkomstig contact aangemaakt worden. Dit contact is dan ook automatisch gekoppeld aan de resource voor de nieuwe gebruiker.
- Is dit niet gewenst, dan kan de checkbox naast “Maak een gekoppeld contact aan” gedeselecteerd worden. Je kan vervolgens de gebruiker koppelen aan een bestaand contact (door op “Koppelen met bestaand contact” te klikken).
- Klik op het ‘–’-icoontje naast de keuzelijst als je de gebruiker ook niet wilt koppelen aan een bestaand contact.

Zodra Yesplan over de benodigde informatie beschikt om de gebruiker aan te maken zal de knop “Voeg toe” bruikbaar worden.

Opmerking

De gebruikersnaam moet uniek zijn.
Bij het koppelen aan bestaande resources/contacten tonen de keuzelijsten enkel de resources/contacten:
- waarvan de naam exact overeenkomt met die van de gebruiker die je aanmaakt
- en die niet gekoppeld zijn met een andere gebruiker.
Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker krijg je een melding als er al een actieve of geschorste gebruiker bestaat met dezelfde naam. Je kan vanuit deze melding de geschorste gebruiker eventueel herstellen.

Gebruikers verwijderen§

Je kan een gebruiker helemaal verwijderen uit Yesplan in twee stappen:

schorsen
eigendom overdragen en verwijderen.

Een gebruiker schorsen§

Je schorst een gebruiker door te klikken op “Gebruiker schorsen” in de laatste kolom van de lijst met gebruikers. Geschorste gebruikers verdwijnen niet meteen definitief uit het systeem, maar komen terecht in een lijst van geschorste gebruikers. Dit heeft enkele gevolgen:

De gebruiker in kwestie kan zich niet meer aanmelden.
De gebruiker, de gekoppelde resource en het gekoppelde contact verschijnen in Yesplan met het icoontje van een gebruiker en een verbodsteken om aan te geven dat de (gekoppelde) gebruiker geschorst is.

Icoon	Betekenis
	Contact/Resource gekoppeld met een actieve gebruiker
	Contact/Resource gekoppeld met een geschorste gebruiker

Andere aspecten van de gebruiker veranderen niet:

Je kan de gekoppelde resource en het gekoppelde contact nog steeds boeken en aanpassen.
Alle boekingen van de gekoppelde resource en het gekoppelde contact blijven behouden.
De eigendom van items (evenementen, contacten, resources enz.) en de rechten die daarmee gepaard gaan blijven hetzelfde.
De links van de gebruiker met het contact en de resource blijven behouden.

Opmerking

Heb je een gebruiker geschorst vóór Yesplan 28? Dan zal de gekoppelde resource die toen verwijderd is nog altijd hersteld worden als je die gebruiker herstelt in Yesplan 28.

Eigendom overdragen en verwijderen§

Je kan de lijst met geschorste gebruikers openen door te klikken op de link “Toon geschorste gebruikers” onder de lijst met gebruikers. Daar vind je in de laatste kolom drie acties:

Toon instelling rechten: Hier kan je de rechten van de geschorste gebruiker bekijken.
Herstel gebruiker: Door hierop te klikken maak je het schorsen van de gebruiker ongedaan zodat de gebruiker zich opnieuw kan aanmelden bij Yesplan.
Draag eigendom over aan andere gebruiker en verwijder definitief: Elk item in Yesplan heeft een eigenaar. Een geschorste gebruiker kan pas permanent verwijderd worden indien de items van deze gebruiker (evenementen, contacten, resources enz.) worden overgedragen aan een actieve gebruiker. Door hierop te klikken krijgt je een lijst van gebruikers te zien aan wie je de items kan toewijzen. Zodra je een gebruiker uit deze lijst kiest en klikt op “Toepassen”, zal de geschorste gebruiker voorgoed verwijderd worden.

Opmerking

De gekoppelde resource en het gekoppelde contact van een verwijderde gebruiker blijven behouden, net als hun boekingen. Yesplan verwijdert wel de link tussen de verwijderde gebruikers en gekoppelde resources/contacten.
De resource en het contact van een verwijderde gebruiker kunnen niet aan een bestaande gebruiker gekoppeld worden. Je kan ze enkel opnieuw koppelen door een nieuwe gebruiker aan te maken.