Ga naar inhoud

Concepten

Voor je met de Teamplanner aan de slag gaat, is het niet slecht om de belangrijkste concepten te overlopen. Je vindt hieronder een overzicht.

Teams§

Een team is een groep medewerkers. Je kan je medewerkers onderbrengen in een team, maar dat hoeft niet.

Roosters§

Het rooster van een medewerker is zijn werkplanning. Een rooster kan bestaan uit diensten, pauzes, boekingen en onbeschikbaarheden.

Roosterplanner§

Als je de roosterpublicatie inschakelt, kan je roosterplanners toewijzen aan een team. De roosterplanner beslist of en wanneer een rooster gepubliceerd wordt zodat de medewerker het kan raadplegen in de Yesplan App of de iCalendar feed. Dit laat je toe om een kladversie van een rooster te maken en die pas te publiceren als ze definitief is.

Opmerking

Op zondagavond publiceert Yesplan automatisch het rooster voor de komende zeven dagen als het nog niet eerder gepubliceerd zou zijn.

Als je de roosterpublicatie niet inschakelt, dan zijn er ook geen roosterplanners en zal het volledige rooster altijd zichtbaar zijn in de Yesplan App en de iCalendar feed. Concreet betekent dit dat medewerkers steeds de kladversie van een planning kunnen zien.

Tip

Zie Roosterpublicatie voor meer informatie.

Diensten, pauzes, werktijden en rusttijden§

De werktijd bestaat uit diensten en pauzes, en geeft aan wanneer een medewerker ‘aan de slag’ is. De rusttijd is de periode tussen de werktijden.

Een dienst is een aaneengesloten tijdspanne die de werktijd voorstelt. Een dienst aanmaken voor een medewerker van 9 tot 17 uur betekent dat deze medewerker ingepland is om 8 uur te werken.

Opmerking

De dienst bepaalt niet wát gedaan moet worden, daarvoor gebruiken we boekingen.

Een pauze is een tijdspanne die van de dienst wordt afgetrokken wanneer die ermee overlapt. Een dienst kan een of meerdere pauzes bevatten. Zo zal het inplannen van een pauze van 12 tot 13 uur tijdens een dienst van 9 tot 17 uur, resulteren in een geplande werktijd van 7 uur.

De rusttijd is de aaneengesloten tijdspanne die tussen de diensten valt. Een dienst van 9 tot 18 uur gevolgd door een dienst van 10 tot 17 uur op de volgende dag, heeft daartussen een rusttijd van 16 uren (van 18 tot 10 uur).

Boekingen en onbeschikbaarheden§

Een boeking is een tijdspanne waarop een medewerker ingepland wordt om een specifieke activiteit uit te voeren, al dan niet voor een evenement. Zo kan je een medewerker boeken voor een bepaalde voorstelling, alsook voor bijvoorbeeld een vergadering.

Een onbeschikbaarheid is een speciale boeking waarbij de medewerker als afwezig ingepland wordt, bijvoorbeeld voor het opnemen van vakantie of omwille van ziekte.

Dagdelen§

Dagdelen kunnen gebruikt worden om snel en eenvoudig diensten, pauzes en boekingen in te plannen in vooraf gedefinieerde tijdspannes. Merk op dat - in tegenstelling tot een dienst, pauze of boeking - een dagdeel dus geen boeking van de medewerker inhoudt. Een dagdeel definieert enkel een tijdspanne die per medewerker klaar staat om ingevuld te worden.

Een dagdeel is dus een tijdspanne (bijvoorbeeld van 10 tot 12 uur) die herhaald wordt (bijvoorbeeld elke maandag, of elke weekdag) en een naam krijgt (bijvoorbeeld voormiddag). Verschillende dagdelen kunnen gecombineerd worden, met een brede waaier aan herhalingen, tot een dagdelendefinitie. Aan elke medewerker kan zo’n dagdelendefinitie toegekend worden, of ze kunnen een eigen patroon volgen.

Contracten en contractregels§

Een contract is de definitie van de te presteren werkuren, het aantal vakantiedagen, de afspraken rond overuren en de regels omtrent de rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao). Je kan zoveel contracten aanmaken in Yesplan als nodig. Een contract kan aan een of meerdere medewerkers worden toegekend. Een medewerker kan in de loop der tijd meerdere contracten hebben. Er kan echter slechts één contract tegelijkertijd van toepassing zijn op een medewerker.

Door het optioneel toevoegen van contractregels aan een contract, zorg je ervoor dat Yesplan de regels omtrent werktijden en rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao) aftoetst voor de medewerkers die onder dit contract vallen. Bij overtredingen zal Yesplan een waarschuwing plaatsen in de planning.

Merk op dat contractregels enkel worden afgetoetst voor werktijden in de planning (diensten en pauzes). Boekingen die buiten diensten vallen kunnen wel een conflict opleveren, maar worden niet in rekening gebracht voor de evaluatie van de contractregels. Indien men contractregels gebruikt is het dus belangrijk om de boekingen steeds binnen diensten in te plannen.

Opmerking

Contracten zijn een standaard onderdeel van de Yesplan Teamplanner (inclusief de werkuren, het aantal vakantiedagen en de afspraken rond overuren), maar contractregels en de bijhorende waarschuwingen maken deel uit van een optionele uitbreiding van de Teamplanner, de Teamplanner+.

Verplaatste daglijn§

Werkdagen vallen vaak niet samen met kalenderdagen; een dienst of een evenement kan starten vóór middernacht en duren tot ettelijke uren erna. Het zou niet handig zijn als dergelijke diensten en evenementen in kalenders steeds opgesplitst worden weergegeven over twee kalenderdagen. Daarom werkt Yesplan overal met een verplaatste daglijn. Dit betekent dat het moment waarop een dienst (of evenement) tot de volgende dag gerekend wordt niet vastligt op middernacht, maar op een later tijdstip. Met een daglijn die verplaatst is naar 7 uur, bijvoorbeeld, zal Yesplan alle evenementen van 7 uur ’s ochtends tot 7 uur de daaropvolgende ochtend bij dezelfde dag rekenen en tonen.