Ga naar inhoud

Standaardrapporten

Dit is het overzicht van alle standaardrapporten.

Algemene rapporten worden gegenereerd vanuit het zoekvenster voor rapporten, en rapporten voor evenementen worden gegenereerd vanuit het infovenster van het evenement (zie handleiding rapporten). De standaardrapporten zijn voornamelijk algemene rapporten. Indien het om een rapport voor evenementen gaat, zal dit expliciet vermeld worden.

Gelieve contact op te nemen met je Customer Success Manager indien je maatwerk-rapporten wenst.

Bij elk rapport in deze catalogus staat de datum van de meest recente versie. Yesplan registreert de datum wanneer je een rapport toevoegt aan Yesplan. Aan de hand van deze twee datums kan je bepalen of je rapport up-to-date is. Als de datum van de meeste recente versie in deze catalogus recenter is dan de datum van registratie in Yesplan, dan is er een nieuwe versie van het rapport beschikbaar.

Evenementen§

Productiefiche§

Een productiefiche, ook wel callsheet of draaiboek genoemd, is een chronologisch overzicht van de details van een evenement of van een groep van evenementen.

Het niveau van invullen van de informatie wordt gerespecteerd in de weergave. Met behulp van parameters kan de sjabloon aangepast worden aan de informatienood van verschillende diensten. Door de sjabloon meerdere keren beschikbaar te maken in Yesplan, telkens met verschillende instellingen, kan elke dienst bediend worden.

Dit rapport werkt enkel als de overeenkomstige customdatavelden op de installatie aanwezig zijn.

Wens je meer informatie over dit rapport, neem dan contact op met je Customer Success Manager. Hij of zij zal je graag verder helpen in het afstemmen van je installatie op de productiefiche of de productiefiche aan te passen in functie van je noden.

Offerte§

Dit rapport is een generiek document waarmee je geboekte locaties en andere resources kan presenteren in functie van een offerte of contract workflow.

Door het aan- of uitvinken van parameters worden bepaalde blokken met informatie al dan niet getoond: een inleidende brief, tijdschema’s, prijzen, algemene voorwaarden, enzovoort.

Dit rapport werkt enkel als de overeenkomstige customdatavelden op de installatie aanwezig zijn.

Wens je meer informatie over dit rapport, neem dan contact op met je Customer Success Manager. Hij of zij zal je graag verder helpen in het afstemmen van je installatie op de offerte of de offerte aan te passen in functie van je noden.

Kostenoverzicht van resources en evenementen§

Dit rapport is een lijst van alle resources die gebruikt worden bij een gekozen evenement of evenementgroep, met hun verkoopprijs. De totalen en subtotalen per evenement en per resourcegroep worden ook weergegeven op het rapport.

Let op, dit is een rapport voor evenementen en wordt dus gegenereerd vanuit het infovenster van een evenement.

Deze structuur geeft weer hoe de prijs weergegeven wordt:

  • Evenementgroep (netto totaal, BTW totaal en bruto totaal)
    • Subgroep (netto totaal, BTW totaal en bruto totaal)
      • Evenement 1 (netto totaal, BTW totaal en bruto totaal)
        • Resourcegroep (netto totaal, BTW totaal en bruto totaal)
          • Resources (aantal, stukprijs, netto prijs, BTW en bruto prijs)
        • Resourcegroep (netto totaal, BTW totaal en bruto totaal)
          • Resources (aantal, stukprijs, netto prijs, BTW en bruto prijs)
      • Evenement 2 (netto totaal, BTW totaal en bruto totaal)
        • Resourcegroep (netto totaal, BTW totaal en bruto totaal)
          • Resources (aantal, stukprijs, netto prijs, BTW en bruto prijs)

In Yesplan kan je prijzen overschrijven op het niveau van de evenementgroep, het evenement, de resourcegroep, de resourceset of de resource. Als de prijs op een bepaald niveau overschreven wordt, dan zal de prijs op de niveaus eronder niet weergegeven worden; deze prijs is immers hogerop ‘tenietgedaan’.

Ad hoc resources en plaatshouders worden in het rapport met een symbool aangeduid. Voor ad hoc resources is dit een witte letter A op een groene achtergrond, voor plaatshouders is dit een witte letter P op een rode achtergrond.

Parameter Uitleg
actuals? bepaalt of de werkelijke waardes getoond worden
set details? bepaalt of de resources van een set getoond worden
only billable? bepaalt of de enkel de aan te rekenen resources getoond worden

Contacten van een evenement of evenementengroep§

Dit rapport is een lijst van alle contactpersonen van een evenement of evenementgroep.

Let op, dit is een rapport voor evenementen en wordt dus gegenereerd vanuit het infovenster van een evenement.

De contacten worden weergegeven in een tabel met de kolommen:

  • rol
  • titel
  • naam
  • mobiel nummer
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • labels
  • adres
  • postcode
  • woonplaats
  • land
  • startdatum (enkel bij de versie met human resources)
  • einddatum (enkel bij de versie met human resources)

Contacten evenementengroep

Contacten en medewerkers van een evenement of evenementengroep

Dit rapport toont ook de medewerkers en de uren voor deze medewerkers.

Kalenders§

Dagprogramma§

Het dagprogramma is een lijst van alle evenementen op een gekozen dag, in bepaalde locaties, en van bepaalde profielen en statussen. Met dit rapport kan je bijvoorbeeld aan het publiek kenbaar maken wat er die dag te gebeuren staat.

Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
startdate (*) datum waarover je wilt rapporteren
locations (*) de locaties waarover je wilt rapporteren
profiles (*) de profielen waarover je wilt rapporteren
statuses (*) de statussen waarover je wilt rapporteren
timeschedules bepaalt of de tijdschema’s getoond worden
logo de url van het logo dat je wenst te gebruiken

(*) Deze parameter kan leeg gelaten worden indien je niet wilt filteren op een van de waardes. Als je de startdatum leeg laat, dan zal het rapport het programma weergeven voor vandaag. Als je enkel een programma wenst van 1 dag, dan mag je ook de einddatum leeg laten.

Weekoverzicht§

De weeklijst is een kalender van alle evenementen, per locatie, voor een gekozen week. Een week start op de gekozen startdatum en telt 8 dagen. Elke dag krijgt een kolom. De locaties worden als rijen weergegeven.

Elke cel in de kalender bevat een of meerdere evenementen en toont:

  • de naam van het evenement
  • de start- en eindtijd van het evenement (de rode bolletjes in het tijdschema)

Verder worden:

  • onbeschikbaarheden van locaties weergegeven
  • geannuleerde evenementen doorstreept (optioneel)
Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
days aantal dagen waarover je wilt rapporteren
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
locations de locaties waarover je wilt rapporteren
profiles (*) de profielen waarover je wilt rapporteren
statuses (*) de statussen waarover je wilt rapporteren
cancelled de naam van de status voor geannuleerde evenementen; evenementen met deze status worden doorstreept weergegeven
unavailability keuze of de onbeschikbaarheid van een locatie voor een dag getoond moet worden

(*) Deze parameter kan leeg gelaten worden indien je niet wilt filteren op een van de waardes.

Maandkalender§

Deze kalender is een weergave van evenementen per locatie, voor een gekozen periode. Het bevat beknopte informatie en kreeg een compacte layout waarmee makkelijk grote overzichten gemaakt kunnen worden.

Elke cel in de kalender bevat een of meerdere evenementen en toont:

  • de naam van het evenement
  • de start- en eindtijd van het evenement (de rode bolletjes in het tijdschema)

Verder worden:

  • onbeschikbaarheden van locaties weergegeven
  • weekenden en datumdecoraties (feestdagen en dergelijke) respectievelijk in het grijs en lichtblauw weergegeven
  • geannuleerde evenementen doorstreept (optioneel)
Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren
statuses (*) de statussen waarover je wilt rapporteren
profiles (*) de profielen waarover je wilt rapporteren
locations de locaties waarover je wilt rapporteren
cancelled de naam van de status voor geannuleerde evenementen; evenementen met deze status worden doorstreept weergegeven
unavailability keuze of de onbeschikbaarheid van een locatie voor een dag getoond moet worden

(*) Deze parameter kan leeg gelaten worden indien je niet wilt filteren op een van de waardes.

Normale versie

Jaarkalender

Deze variant is extra compact en heeft een kleiner lettertype. Handig als je over een grotere periode wilt rapporteren.

Kalender van een evenementengroep

Dit rapport toont een kalender met de evenementen in een evenementengroep. De datum en zalen worden automatisch ingesteld op basis van de evenementen in deze groep. Een extra parameter order laat toe om de volgorde van de zalen te bepalen. Let op: dit is een rapport voor evenementen en wordt dus gegenereerd vanuit het infovenster van een evenement.

Uitgebreide kalender met uren, naam, profiel of status§

Dit rapport is een uitgebreid kalenderoverzicht van evenementen per locatie, voor een gekozen periode. Dit rapport bevat, naargelang de geselecteerde parameters, extra informatie zoals uren, profiel, naam, groepsnaam of status.

Elke cel in de kalender bevat een of meerdere evenementen en toont:

  • de naam van het evenement
  • het profiel van het evenement
  • de status van het evenement
  • de start- en eindtijd van het evenement (de rode bolletjes in het tijdschema)

Verder worden:

  • onbeschikbaarheden van locaties weergegeven
  • geannuleerde evenementen doorstreept (optioneel)
Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren
show time keuze of de evenementtijden weergegeven moeten worden
show name keuze of de naam van het evenement weergegeven moeten worden
show group keuze of de groepsnaam van het evenement weergegeven moeten worden
show profile keuze of het profiel van het evenement weergegeven moeten worden
show status keuze of de status van het evenement weergegeven moeten worden
statuses (*) de statussen waarover je wilt rapporteren
profiles (*) de profielen waarover je wilt rapporteren
locations de locaties waarover je wilt rapporteren
cancelled de naam van de status voor geannuleerde evenementen; evenementen met deze status worden doorstreept weergegeven
unavailability keuze of de onbeschikbaarheid van een locatie voor een dag getoond moet worden

(*) Deze parameter kan leeg gelaten worden indien je niet wilt filteren op een van de waardes.

Seizoenskalender§

Deze kalender is een beknopte weergave van evenementen voor een periode van 6 maanden. Het overzicht toont slechts 3 evenementen per dag in een compacte layout, waarmee makkelijk grote overzichten gemaakt kunnen worden. Evenementen met de status optie of geannuleerd worden visueel weergegeven. Je kan ook evenementen met een bepaald profiel uitlichten, deze krijgen een licht gele achtergrondkleur.

Elke cel in de kalender bevat een of meerdere evenementen en toont:

  • de naam van het evenement
  • de locatie van het evenement

Verder worden:

  • opties cursief weergegeven
  • geannuleerde evenementen doorstreept en niet getoond indien er meer dan 3 evenementen per dag zijn
  • evenementen met een gekozen profiel met een lichtgele achtergrond en in het vet weergegeven
Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren
statuses (*) de statussen waarover je wilt rapporteren
profiles (*) de profielen waarover je wilt rapporteren
locations (*) de locaties waarover je wilt rapporteren
option de naam van de status voor evenementen in optie; evenementen met deze status worden cursief weergegeven
cancelled de naam van de status voor geannuleerde evenementen; evenementen met deze status worden doorstreept weergegeven
highlight de naam van een profiel naar keuze; evenementen met dit profiel worden met een lichtgele achtergrond en in het vet weergegeven

(*) Deze parameter kan leeg gelaten worden indien je niet wilt filteren op een van de waardes.

Visuele tijdschema’s§

Voor elk evenement wordt het tijdschema visueel weergegeven, waarbij voor elke dag de getoonde starttijd (het eerste rode bolletje in het tijdschema) en de getoonde eindtijd (het tweede rode bolletje in het tijdschema) van het evenement op die dag getoond wordt.

Parameter Uitleg
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren
locations (*) de locaties waarover je wilt rapporteren; de volgorde van de parameters bepaalt de volgorde van de locaties op het rapport
profiles (*) de profielen waarover je wilt rapporteren
statuses (*) de statussen waarover je wilt rapporteren

(*) Deze parameter kan leeg gelaten worden indien je niet wilt filteren op een van de waardes.

Zaalbezetting§

Het zaalgebruik wordt weergegeven in een tabel (in Excel). De dagen staan in kolommen. Voor elke locatie wordt een rij weergegeven, waarbij voor elke dag de getoonde starttijd (het eerste rode bolletje in het tijdschema) en de getoonde eindtijd (het tweede rode bolletje in het tijdschema) van een evenement op die dag getoond wordt.

Parameter Uitleg
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren
locations (*) de locaties waarover je wilt rapporteren; de volgorde van de parameters bepaalt de volgorde van de locaties op het rapport
profiles (*) de profielen waarover je wilt rapporteren
statuses (*) de statussen waarover je wilt rapporteren
default schedule keuze of de getoonde start- en eindtijden (rode bolletjes in het tijdschema) getoond moeten worden i.p.v. de evenementtijden

(*) Deze parameter kan leeg gelaten worden indien je niet wilt filteren op een van de waardes.

Taken§

Takenlijst§

Dit rapport is een lijst van alle taken voor een bepaalde periode.

De taken worden weergegeven in een tabel (in Excel) met de kolommen:

  • status van de taak
  • vervaldatum van de taak
  • startdatum van de taak
  • duur van de taak
  • naam van het evenement waaraan de taak gekoppeld is (optioneel)
  • de naam van de groep waarvan deze taak deel uitmaakt (optioneel)
  • de naam van de taak
  • de taakomschrijving
  • de persoon aan wie de taak werd toegewezen
  • het team van de persoon aan wie de taak werd toegewezen
  • de persoon die de taak heeft toegewezen
  • de kostprijs van de taak
Parameter Uitleg
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren

Teamplanner§

Maandkalender§

Dit rapport is een overzicht van de uren die gewerkt moeten worden tijdens een bepaalde periode voor de gekozen medewerkers of teams.

Per medewerker wordt er per dag op de eerste lijn de vroegste starttijd en de laatste eindtijd van al zijn diensten of boekingen op die dag getoond. Indien de medewerker de hele dag afwezig is, wordt dit ook hier getoond, samen met de reden.

Daaronder wordt er per dag een overzicht gegeven van de boekingen, diensten, pauzes en afwezigheden. Op basis van de vier parameters booking?, shift?, break? en unavailability? bepaal je wat er in het overzicht getoond wordt:

  • Indien summary? op “Ja” staat, dan wordt er van de medewerker de eerste starttijd, laatste eindtijd en het totaal te werken uren in één regel getoond voor de boekingen.
  • Indien booking? op “Ja” staat, dan worden alle evenementen getoond waarop de medewerker geboekt is. Vaak is dit interessant indien de dienst niet overeenkomt met de boekingen of wanneer de medewerker op meerdere evenementen actief is per dag.
  • Indien shift? op “Ja” staat, dan worden alle diensten van de medewerker getoond. Dit is enkel interessant als je met meer dan één dienst per dag werkt, anders toont dit waarschijnlijk dezelfde informatie als de eerste lijn van de dag.
  • Indien break? op “Ja” staat, dan worden alle pauzes van de medewerker getoond.
  • Indien unavailability? op “Ja” staat, dan worden alle onbeschikbaarheden van de medewerker getoond.
  • Indien only planned? op “Ja” staat, dan worden alle niet geplande medewerkers verborgen.

Tips:

  • Je kan een compact overzicht krijgen door summary? aan te zetten en booking?, shift?, break? en unavailability? uit te zetten.
  • Indien enkel unavailability? en only planned? aan staan, dan krijg je een compact overzicht van alle afwezige medewerkers.
Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren
humans (*) de medewerkers waarover je wilt rapporteren
teams (*) de teams waarover je wilt rapporteren
summary? bepaalt of de samenvatting getoond wordt
booking? bepaalt of de evenementen waarop de medewerker geboekt is, getoond worden
shift? bepaalt of de diensten van de medewerker getoond worden
shift label naam die gebruikt wordt voor een dienst in het rapport (indien leeg wordt er “Shift” gebruikt)
break? bepaalt of de pauzes van de medewerker getoond worden
break label naam die gebruikt wordt voor een pauze in het rapport (indien leeg wordt er “Break” gebruikt)
unavailability? bepaalt of de onbeschikbaarheden getoond worden
only planned? bepaalt of enkel de medewerkers met boekingen getoond worden

(*) Ofwel humans ofwel teams moet ingevuld zijn. Ook beiden mogen ingevuld worden, dan vullen ze elkaar aan.

Weekoverzicht§

Dit rapport is een overzicht van de diensten, boekingen en onbeschikbaarheden van de gekozen medewerkers of teams voor een bepaalde week. De periode is altijd van maandag tot en met de volgende maandag. Dit rapport bevat alle onderdelen van de Teamplanner (diensten, pauzes, boekingen en onbeschikbaarheden) en heeft de mogelijkheid om in te stellen wat je wel of niet laat zien.

Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
week een dag in de week waarover je wilt rapporteren
humans (*) de medewerkers waarover je wilt rapporteren
teams (*) de teams waarover je wilt rapporteren
booking? bepaalt of de evenementen waarop de medewerker geboekt is, getoond worden
shift? bepaalt of de diensten van de medewerker getoond worden
shift label naam die gebruikt wordt voor een dienst in het rapport (indien leeg wordt er “Shift” gebruikt)
break? bepaalt of de pauzes van de medewerker getoond worden
break label naam die gebruikt wordt voor een pauze in het rapport (indien leeg wordt er “Break” gebruikt)
unavailability? bepaalt of de onbeschikbaarheden getoond worden
only planned? bepaalt of enkel de medewerkers met boekingen getoond worden

(*) ofwel humans ofwel teams moet ingevuld zijn. Ook beide mogen ingevuld worden, ze vullen elkaar dan aan.

Rooster§

Dit rapport is een rooster van de start en eind tijd van de gekozen medewerkers of teams voor een bepaalde periode. Er wordt rekening gehouden met diensten, boekingen en onbeschikbaarheden. Ook de totaal geplande werktijd wordt vermeld.

Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
week een dag in de week waarover je wilt rapporteren
humans (*) de medewerkers waarover je wilt rapporteren
teams (*) de teams waarover je wilt rapporteren
booking? bepaalt of de evenementen waarop de medewerker geboekt is, getoond worden
shift? bepaalt of de diensten van de medewerker getoond worden
unavailability? bepaalt of de onbeschikbaarheden getoond worden
only planned? bepaalt of enkel de medewerkers met boekingen getoond worden

(*) ofwel humans ofwel teams moet ingevuld zijn. Ook beide mogen ingevuld worden, ze vullen elkaar dan aan.

Tellers per week§

Dit rapport geeft een detail van de tellers per medewerker per dag met totalen per week en maand.

Opmerking

Dit rapport is enkel bruikbaar als je organisatie de Teamplanner gebruikt.

Elke medewerker word getoond op een appart werkblad in Excel. Per medewerker heb je de tellers per dag van de geplande tijden, werkelijke tijden, de meer- en minuren ten opzichte van de planning, de overuren (per week), de geplande pauzes en de werkelijke pauzes.

Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren
humans (*) de medewerkers waarover je wilt rapporteren
teams (*) de teams waarover je wilt rapporteren

(*) ofwel humans ofwel teams moet ingevuld zijn. Ook beide mogen ingevuld worden, ze vullen elkaar dan aan.

Tellers voor een jaar§

Dit rapport geeft een overzicht van de totalen van de tellers per medewerker per week, maand en jaar.

Opmerking

Dit rapport is enkel bruikbaar als je organisatie de Teamplanner gebruikt.

Elke medewerker word getoond op een apart werkblad in Excel. Per medewerker heb je de tellers per week van de geplande tijden, werkelijke tijden, de meer- en minuren ten opzichte van de planning, de overuren (per week en jaar), de gebruikte verlofdagen en de beschikbare verlofdagen.

Parameter Uitleg
title de titel die getoond wordt op het rapport
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren
humans (*) de medewerkers waarover je wilt rapporteren
teams (*) de teams waarover je wilt rapporteren

(*) ofwel humans ofwel teams moet ingevuld zijn. Ook beide mogen ingevuld worden, ze vullen elkaar dan aan.

Geplande en werkelijke uren van medewerkers§

Dit rapport is een overzicht van de geplande werkuren en de werkelijke werkuren van de opgegeven medewerkers, en de evenementen waarop ze geboekt zijn.

De resources worden weergegeven in een tabel (in Excel) met de kolommen:

  • datum
  • naam evenement
  • de geplande werkuren (start- en eindtijd)
  • de werkelijke werkuren (start- en eindtijd)
Parameter Uitleg
startdate datum vanaf wanneer je wilt rapporteren
enddate datum tot wanneer je wilt rapporteren
humans (*) de medewerkers waarover je wilt rapporteren
teams (*) de teams waarover je wilt rapporteren
booking? bepaalt of de evenementen waarop de medewerker geboekt is, getoond worden
shift? bepaalt of de diensten van de medewerker getoond worden
shift label naam die gebruikt wordt voor een dienst in het rapport (indien leeg wordt er “Shift” gebruikt)
break? bepaalt of de pauzes van de medewerker getoond worden
break label naam die gebruikt wordt voor een pauze in het rapport (indien leeg wordt er “Break” gebruikt)
unavailability? bepaalt of de onbeschikbaarheden getoond worden

(*) ofwel humans ofwel teams moet ingevuld zijn. Ook beide mogen ingevuld worden, ze vullen elkaar dan aan.

Overzicht teams§

Dit rapport is een lijst van alle medewerkers van de gekozen teams.

De resources worden weergegeven in een tabel (in Excel) met de kolommen:

  • naam team
  • naam medewerker
  • rollen van de medewerker
  • telefoonnummer
Parameter Uitleg
teams de teams waarover je wilt rapporteren