Inleiding§

Met de Yesplan Teamplanner beheer je de werkplanning van je medewerkers (de human resources). Naast het toewijzen van werktijden en rusttijden per medewerker, boek je medewerkers voor evenementen of voor andere zaken, en kan je de onbeschikbaarheid van de medewerkers aangeven. Je krijgt een accuraat zicht op het aantal overuren en de hoeveelheid op te nemen vakantie. Je kan de roosters van de medewerkers bovendien controleren op het naleven van de regels met betrekking tot de rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao), rekening houdend met de planning én de werkelijk uitgevoerde diensten.

Concepten§

Teams§

Een team is een groep medewerkers. Je kan je medewerkers onderbrengen in een team, maar dat hoeft niet.

Roosters§

Het rooster van een medewerker is zijn werkplanning. Een rooster kan bestaan uit diensten, pauzes, boekingen en onbeschikbaarheden.

Roosterplanner§

Als je de roosterpublicatie inschakelt, kan je roosterplanners toewijzen aan een team. De roosterplanner beslist of en wanneer een rooster gepubliceerd wordt zodat de medewerker het kan raadplegen in de Yesplan App of de iCalendar feed. Dit laat je toe om een kladversie van een rooster te maken en die pas te publiceren als ze definitief is.

Opmerking

Op zondagavond publiceert Yesplan automatisch het rooster voor de komende zeven dagen als het nog niet eerder gepubliceerd zou zijn.

Als je de roosterpublicatie niet inschakelt, dan zijn er ook geen roosterplanners en zal het volledige rooster altijd zichtbaar zijn in de Yesplan App en de iCalendar feed. Concreet betekent dit dat medewerkers steeds de kladversie van een planning kunnen zien.

Tip

Zie Roosterpublicatie voor meer informatie.

Diensten, pauzes, werktijden en rusttijden§

De werktijd bestaat uit diensten en pauzes, en geeft aan wanneer een medewerker ‘aan de slag’ is. De rusttijd is de periode tussen de werktijden.

Een dienst is een aaneengesloten tijdspanne die de werktijd voorstelt. Een dienst aanmaken voor een medewerker van 9 tot 17 uur betekent dat deze medewerker ingepland is om 8 uur te werken.

Opmerking

De dienst bepaalt niet wát gedaan moet worden, daarvoor gebruiken we boekingen.

Een pauze is een tijdspanne die van de dienst wordt afgetrokken wanneer die ermee overlapt. Een dienst kan een of meerdere pauzes bevatten. Zo zal het inplannen van een pauze van 12 tot 13 uur tijdens een dienst van 9 tot 17 uur, resulteren in een geplande werktijd van 7 uur.

De rusttijd is de aaneengesloten tijdspanne die tussen de diensten valt. Een dienst van 9 tot 18 uur gevolgd door een dienst van 10 tot 17 uur op de volgende dag, heeft daartussen een rusttijd van 16 uren (van 18 tot 10 uur).

Boekingen en onbeschikbaarheden§

Een boeking is een tijdspanne waarop een medewerker ingepland wordt om een specifieke activiteit uit te voeren, al dan niet voor een evenement. Zo kan je een medewerker boeken voor een bepaalde voorstelling, alsook voor bijvoorbeeld een vergadering.

Een onbeschikbaarheid is een speciale boeking waarbij de medewerker als afwezig ingepland wordt, bijvoorbeeld voor het opnemen van vakantie of omwille van ziekte.

Dagdelen§

Dagdelen kunnen gebruikt worden om snel en eenvoudig diensten, pauzes en boekingen in te plannen in vooraf gedefinieerde tijdspannes. Merk op dat - in tegenstelling tot een dienst, pauze of boeking - een dagdeel dus geen boeking van de medewerker inhoudt. Een dagdeel definieert enkel een tijdspanne die per medewerker klaar staat om ingevuld te worden.

Een dagdeel is dus een tijdspanne (bijvoorbeeld van 10 tot 12 uur) die herhaald wordt (bijvoorbeeld elke maandag, of elke weekdag) en een naam krijgt (bijvoorbeeld voormiddag). Verschillende dagdelen kunnen gecombineerd worden, met een brede waaier aan herhalingen, tot een dagdelendefinitie. Aan elke medewerker kan zo’n dagdelendefinitie toegekend worden, of ze kunnen een eigen patroon volgen.

Contracten en contractregels§

Een contract is de definitie van de te presteren werkuren, het aantal vakantiedagen, de afspraken rond overuren en de regels omtrent de rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao). Je kan zoveel contracten aanmaken in Yesplan als nodig. Een contract kan aan een of meerdere medewerkers worden toegekend. Een medewerker kan in de loop der tijd meerdere contracten hebben. Er kan echter slechts één contract tegelijkertijd van toepassing zijn op een medewerker.

Door het optioneel toevoegen van contractregels aan een contract, zorg je ervoor dat Yesplan de regels omtrent werktijden en rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao) aftoetst voor de medewerkers die onder dit contract vallen. Bij overtredingen zal Yesplan een waarschuwing plaatsen in de planning.

Merk op dat contractregels enkel worden afgetoetst voor werktijden in de planning (diensten en pauzes). Boekingen die buiten diensten vallen kunnen wel een conflict opleveren, maar worden niet in rekening gebracht voor de evaluatie van de contractregels. Indien men contractregels gebruikt is het dus belangrijk om de boekingen steeds binnen diensten in te plannen.

Opmerking

Contracten zijn een standaard onderdeel van de Yesplan Teamplanner (inclusief de werkuren, het aantal vakantiedagen en de afspraken rond overuren), maar contractregels en de bijhorende waarschuwingen maken deel uit van een optionele uitbreiding van de Teamplanner, de Teamplanner+.

Verplaatste daglijn§

Werkdagen vallen vaak niet samen met kalenderdagen; een dienst of een evenement kan starten vóór middernacht en duren tot ettelijke uren erna. Het zou niet handig zijn als dergelijke diensten en evenementen in kalenders steeds opgesplitst worden weergegeven over twee kalenderdagen. Daarom werkt Yesplan overal met een verplaatste daglijn. Dit betekent dat het moment waarop een dienst (of evenement) tot de volgende dag gerekend wordt niet vastligt op middernacht, maar op een later tijdstip. Met een daglijn die verplaatst is naar 7 uur, bijvoorbeeld, zal Yesplan alle evenementen van 7 uur ’s ochtends tot 7 uur de daaropvolgende ochtend bij dezelfde dag rekenen en tonen.

Gebruik van de Teamplanner§

Bij een typische planning van een evenement zal je eerst de behoeften aan personeel in kaart brengen, en pas later roosteren. Bijvoorbeeld, bij het plannen van een evenement weet je reeds dat je een geluidstechnieker nodig zult hebben, maar nog niet wie dit concreet zal worden. Bij het plannen boek je de plaatshouder ‘Geluidstechnieker’. Later, enkele weken voor het evenement, ga je roosteren en beslis je dat ‘Jan’ deze rol kan invullen. Op dat moment vervang je de plaatshouder ‘Geluidstechnieker’ door de medewerker ‘Jan’.

In de Teamplanner kan je diensten en pauzes (die de werktijd voorstellen) combineren met boekingen (om aan te geven wat de medewerker tijdens de werkuren geacht wordt te doen).

Je kan bij het roosteren beginnen met het boeken van de medewerkers voor evenementen of andere zaken, en er later diensten en pauzes rond creëren. Of omgekeerd. Dit hangt af van hoe je organisatie of je afdeling het liefste werkt. Beide werkwijzes kunnen ook door elkaar lopen; Yesplan legt hierbij geen regels op. Echter, vooraleer de werk- en rusttijden afgetoetst kunnen worden aan contractregels, zullen er diensten en pauzes moeten aangemaakt worden. Boekingen die buiten diensten vallen kunnen wel een conflict opleveren, maar worden niet in rekening gebracht voor de evaluatie van de contractregels.

Later, na afloop van de werkdag of werkweek, zal je doorgaans ook de werkelijke tijden willen bijhouden. Zo geef je aan wie werkelijk waarvoor gewerkt heeft, en voor hoe lang. Hierbij wordt ook de afwijking tussen de planning en de uitvoering ervan in kaart gebracht.

Er zijn twee weergaves in de Teamplanner: een overzicht van één volledige dag en een overzicht per week.

In beide weergaves bevindt zich aan de rechterkant het evenementenvenster, een in- en uitschuifbaar venster met de lijst van evenementen die gepland zijn in de desbetreffende periode. Door een evenement (of specifieke onderdelen ervan) te verslepen van dit evenementenvenster naar de kolom van een medewerker, boekt men de medewerker op het evenement.

Gewone boekingen (voor andere zaken, die niet gelinkt zijn aan evenementen), onbeschikbaarheden, en diensten en pauzes worden aangemaakt via het contextmenu (het menu dat je opent door te rechtsklikken) in de kolom van de medewerker.

Dagweergave§

In de dagweergave wordt per kolom een volledige dag (met verplaatste daglijn) van een medewerker getoond. Standaard zal de dagweergave openen met het beginuur van de dag bovenaan in beeld (bijvoorbeeld 7 uur). In de persoonlijke voorkeuren kan men een ander uur instellen, zodat de dagweergave standaard scrollt naar bijvoorbeeld 12 uur.

Je kan naar een andere dag gaan door de datum bovenaan aan te klikken en een andere datum te selecteren. De pijltjes naast de datum laten toe om snel naar de vorige en de volgende dag te springen. Door het meest linkse icoon aan te klikken ga je naar de weekkalender.

Diensten en pauzes worden in het oranje weergegeven, staan op de achtergrond, en nemen de volledige breedte van een kolom in.

Boekingen op een evenement krijgen dezelfde achtergrondkleur, tekstkleur en randkleur als in de evenementenkalender (de status- en profielkleuren). Uniek aan de dagweergave is dat de voorbereidingstijden of afwerkingstijden, indien die er zijn, expliciet in de weergave getoond worden.

Een gewone boeking is steeds magenta en onbeschikbaarheden zijn rood.

Diensten, pauzes en boekingen waarvoor een werkelijke tijd werd ingevuld krijgen een lichtblauwe kleur.

De dagdelen van een medewerker worden aangeduid met dunne grijze lijnen aan de linkerzijde van de kolom van een medewerker.

Conflicten in de planning worden in de dagweergave duidelijk doordat de boekingen overlappen. Bovendien zal er in de kolomtitel, naast de naam van de medewerker, een waarschuwingsteken verschijnen. Door de muisaanwijzer over het waarschuwingsteken te brengen, zullen de conflicten getoond worden. Overtredingen van de contractregels worden hier overigens ook getoond.

Weekweergave§

In de weekweergave wordt per kolom een aantal opeenvolgende weken van een medewerker getoond. Net zoals in de evenementenkalender wordt de planning per dag samengevat in een cel. Standaard zie je in de weekweergave twee weken, maar deze kunnen worden uitgebreid met de navigatiepijlen bovenaan en onderaan de weergave.

Je kan naar een andere datum gaan door het kalender-icoon linksboven aan te klikken en een datum te kiezen. Door op een datum in de linkse kolom te klikken, ga je naar de dagweergave voor die datum.

In elke cel worden alle diensten, pauzes, boekingen en onbeschikbaarheden getoond van een medewerker voor die dag.

Diensten en pauzes worden in het oranje weergegeven, en geven met een doorlopende lijn aan welke boekingen binnen hun tijdspanne vallen. Er wordt in de weekweergave geen andere kleur gebruikt voor boekingen op een evenement en gewone boekingen.

Onbeschikbaarheden zijn steeds rood.

Diensten, pauzes en boekingen waarvoor een werkelijke tijd werd ingevuld hebben een lichtblauwe kleur.

De dagdelen worden in elke cel getoond in het grijs. De naam van een dagdeel is enkel zichtbaar voor rijen die focus hebben.

Conflicten in de planning worden in de weekweergave getoond door een waarschuwingsteken bij de cel waar het conflict zich voordoet. Bovendien worden de tijden die deel uitmaken van het conflict in het vet weergegeven. Door de muisaanwijzer over het waarschuwingsteken te brengen, zullen de conflicten getoond worden. Overtredingen van de contractregels worden hier overigens ook getoond.

Datumfocus in de weekweergave§

De datumfocus in de weekweergave bepaalt welke evenementen getoond worden in het evenementenvenster (je zal er namelijk enkel de evenementen zien die doorgaan op de focusdatum), en voor welke datums de tellers getoond worden (onderaan).

De datumfocus instellen in de weekweergave doe je door gebruik te maken van de checkboxen in de datumkolom (aan de linkerkant van de datum), of door te klikken op een willekeurige cel van die rij terwijl je de ALT-toets ingedrukt houdt. Visueel wordt dit aangegeven door een lichtere achtergrondkleur voor de gehele rij van die datum.

Je kan ook focussen op meerdere datums tegelijk door een bijkomende datum aan te vinken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of de CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt (net zoals je meerdere items of cellen zou selecteren).

Merk op dat je ook voor het focussen van meerdere datums de ALT-toets kan gebruiken. Het vergt iets meer vingergymnastiek: klik hiervoor op een willekeurige cel van de desbetreffende rij terwijl je én de ALT-toets én de CTRL-toets (op Windows, of de CMD-toets op macOS) ingedrukt houdt.

Werken met diensten en pauzes§

Diensten en pauzes worden aangemaakt via het contextmenu (het menu dat je opent door te rechtsklikken) in de kolom van de medewerker. In de dagweergave is een dienst of pauze bij aanmaak één uur lang, terwijl deze in de weekweergave standaard een volledige dag beslaat (maar dit kan meteen aangepast worden in het detailvenster dat hierbij opent).

Diensten kan je, indien gewenst, op eenvoudige wijze afstemmen op de boekingen op die dag voor die medewerker. Gebruik hiervoor de optie “Pas dienst aan aan boekingen” in het contextmenu van een dienst (zie verder). Bij het aanmaken van een dienst op een dag die reeds boekingen bevat voor die medewerker, zullen de uren van deze dienst aangepast worden aan de boekingen op die dag. Het beginuur van de dienst wordt hierbij automatisch het beginuur van de vroegste boeking op die dag, en het einduur van de dienst wordt automatisch het einduur van de laatste boeking op die dag, net zoals je “Pas dienst aan aan boekingen” zou gebruiken.

Merk op dat de dienst aanpassen aan boekingen anders functioneert dan “Dienst uitbreiden” (om een conflict op te lossen) waarbij de dienst uitgebreid wordt zodat ze de boekingen volledig omvat.

Wanneer men een pauze aanmaakt via het contextmenu van een dienst, dan zal de pauze automatisch binnen deze dienst vallen. Pauzes maken dan deel uit van de dienst waarbinnen ze liggen. Dit betekent dat een actie uitvoeren op een dienst (selecteren, verslepen, verwijderen, enz.) automatisch ook toegepast wordt op de bijhorende pauzes.

De details van diensten en pauzes kunnen aangepast worden via het detailvenster. Het detailvenster wordt geopend via het contextmenu (kies de optie “Toon info”) of door te dubbelklikken op de dienst of pauze. In dit detailvenster kan je de geplande tijden aanpassen en werkelijke tijden toevoegen.

Door het detailvenster te verslepen zal het open blijven tot je het zelf terug sluit. Op die manier kan je meerdere detailvensters naast elkaar openen. Als het detailvenster niet versleept werd daarentegen, zal het automatisch terug sluiten.

In de dagweergave kan je het einduur van een dienst of pauze ook aanpassen door de onderkant van het kadertje te verslepen (indien de dienst of pauze geselecteerd is). Het beginuur kan je aanpassen door het kadertje in zijn geheel te verslepen. De diensten en pauzes kunnen ook versleept worden naar de kolom van een andere medewerker.

Via het contextmenu van een dienst of pauze zijn nog een aantal andere acties mogelijk. Dit is een overzicht van alle acties:

De acties worden steeds toegepast op alle geselecteerde diensten en pauzes.

Opmerking

Elke medewerker heeft twee iCalendar feeds waarop men zich kan abonneren via een agenda-applicatie naar keuze (Outlook, Apple Calendar, Google Calendar, enz.). Er is een iCalendar feed voor de werktijden (de diensten en pauzes) en er is een iCalendar feed voor de boekingen (de zaken die gedaan moeten worden). Je vindt deze links op het “Resource” tabblad van het infovenster van de medewerker.

Sjablonen voor werktijden§

Om vaak gebruikte diensten en pauzes snel te kunnen toepassen, kunnen ze bewaard worden als werktijdensjabloon. Een sjabloon is een kopie van een bepaalde dienst (inclusief pauzes) die kan worden hergebruikt. Een sjabloon wordt aangemaakt via het contextmenu. Bijvoorbeeld, het aanmaken van een sjabloon voor een dagdienst, die loopt van 9 tot 17 uur met een pauze van 12.30 tot 13.30 uur, doe je door een dergelijke dienst en pauze aan te maken, en deze dan via het contextmenu een naam te geven en op te slaan.

Het toepassen van een bestaand werktijdensjabloon gebeurt via het contextmenu in de cel (in de weekweergave) of kolom (in de dagweergave) van de medewerker. De gekozen sjabloon zal ingevoegd worden op de dag waarop het contextmenu geopend werd.

Werktijdensjablonen zijn zichtbaar voor alle gebruikers van de Teamplanner. Een sjabloon verwijderen doe je door in het contextmenu te klikken op het ‘-’-icoontje achter de naam van de sjabloon.

Werken met onbeschikbaarheden§

Medewerkers kunnen als onbeschikbaar aangeduid worden. Bij een onbeschikbaarheid kan er ook een specifieke reden opgegeven worden (bijvoorbeeld vakantie, ziek, enzovoort). Bijkomend kan aan een onbeschikbaarheid een of meerdere types toegevoegd worden. Deze types zijn van belang om onbeschikbaarheden juist in rekening te brengen bij de verschillende tellers en bij het controleren van de contractregels.

Er worden drie types ondersteund:

Onbeschikbaarheden worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Teamplanner”, bij het onderdeel “Onbeschikbaarheden”.

Een onbeschikbaarheid van het type ‘vakantie’ zorgt voor het correct tellen van de vakantie-uren. Let op, een ‘hele dag’ onbeschikbaar dient overeen te komen met het aantal te presteren uren op een dag (bijvoorbeeld 1/5 van een 38-uren week).

Een onbeschikbaarheid van het type ‘compensatieverlof’ zorgt voor het correct tellen van de overuren. Een onbeschikbaarheid van het type ‘compensatieverlof’ zal het aantal overuren dus doen afnemen. Merk op dat de medewerker niet inplannen hetzelfde effect heeft. Echter, een onbeschikbaarheid van dit type aanmaken is explicieter; hiermee geef je aan dat deze medewerker niet gepland zou mogen worden.

Een onbeschikbaarheid van het type ‘ziekteverlof’ zorgt voor het correct tellen van de werktijd. Indien een medewerker ziek is, wordt hij niet geacht te werken. Deze tijd wordt beschouwd als gewerkte tijd.

Onbeschikbaarheden worden aangemaakt via het contextmenu (het menu dat je opent door te rechtsklikken) in de kolom van de medewerker. Je kan meteen de juiste soort onbeschikbaarheid kiezen uit het submenu. In de dagweergave is een onbeschikbaarheid bij aanmaak één uur lang, terwijl deze in de weekweergave dadelijk een volledige dag beslaat (maar dit kan meteen aangepast worden in het detailvenster dat hierbij opent).

De details van de onbeschikbaarheid kunnen aangepast worden via het detailvenster. Het detailvenster wordt geopend via het contextmenu (kies de optie “Toon info”) of door te dubbelklikken op de onbeschikbaarheid. In dit detailvenster kan je onder andere start- en eindtijden aanpassen.

Door het detailvenster te verslepen zal het open blijven tot je het zelf terug sluit. Op die manier kan je meerdere detailvensters naast elkaar openen. Als het detailvenster niet versleept werd daarentegen, zal het automatisch terug sluiten.

Via het detailvenster kan de reden van onbeschikbaarheid gewijzigd worden. Je kan er de onbeschikbaarheid ook wijzigen in een boeking (al dan niet voor een evenement). Dit doe je door te klikken op “Wijzig” en de juiste optie te selecteren uit het keuzemenu.

De tijden van de onbeschikbaarheid kunnen aangepast worden via het detailvenster. In de dagweergave kan je het einduur van een onbeschikbaarheid ook aanpassen door de onderkant van het kadertje te verslepen (indien de boeking geselecteerd is). Het beginuur kan je aanpassen door het kadertje in zijn geheel te verslepen. De onbeschikbaarheden kunnen ook versleept worden naar de kolom van een andere medewerker.

Indien er een werkelijke tijd ingevuld is bij de onbeschikbaarheid, dan wordt een lichtblauw slotje getoond. Het gevolg is dat de starttijd en eindtijd niet langer aangepast worden; de geplande tijd van de onbeschikbaarheid kan enkel aangepast worden na het verwijderen van de werkelijke tijd.

Via het contextmenu van een onbeschikbaarheid zijn nog een aantal andere acties mogelijk. Dit is een overzicht van alle acties:

De acties worden steeds toegepast op alle geselecteerde onbeschikbaarheden.

Werken met boekingen§

Boekingen worden aangemaakt via het contextmenu (het menu dat je opent door te rechtsklikken) in de kolom van de medewerker. Voor gewone boekingen (die niet gekoppeld zijn aan evenementen) is er ook een snellere manier; dubbelklikken op een lege zone in de kolom (of cel) maakt meteen een boeking aan. In de dagweergave is een boeking bij aanmaak één uur lang, terwijl deze in de weekweergave dadelijk een volledige dag beslaat (maar dit kan meteen aangepast worden in het detailvenster dat hierbij opent).

De details van boekingen kunnen aangepast worden via het detailvenster. Het detailvenster wordt geopend via het contextmenu (kies de optie “Toon info”) of door te dubbelklikken op de boeking. In dit detailvenster kan je onder andere start- en eindtijden aanpassen.

Door het detailvenster te verslepen zal het open blijven tot je het zelf terug sluit. Op die manier kan je meerdere detailvensters naast elkaar openen. Als het detailvenster niet versleept werd daarentegen, zal het automatisch terug sluiten.

Via het detailvenster kan de boeking ook aan een ander evenement toegewezen worden of gewijzigd worden in een onbeschikbaarheid. Dit doe je door te klikken op “Wijzig” en de juiste optie te selecteren uit het keuzemenu.

De naam van een (gewone) boeking kan veranderd worden door erop te dubbelklikken in het detailvenster. In de weekweergave is dit overigens de enige manier om de naam aan te passen; de naam kan in de dagweergave ook aangepast worden door te dubbelklikken op de naam van de boeking in de kolom van de medewerker.

De tijden van de boeking kunnen aangepast worden via het detailvenster. De geplande start- en eindtijd kan een expliciete tijd zijn (bijvoorbeeld 20:00), of je kan hiervoor een tijdstip uit het tijdschema van het evenement kiezen (bijvoorbeeld “Opbouw (start)”). Als je een tijdstip uit het tijdschema gebruikt, dan zal de boeking automatisch meevolgen als het tijdschema aangepast wordt. Als je een expliciete tijd gebruikt voor de starttijd, dan kan de boeking via de datumselectie ook op de dag voor of na het evenement geplaatst worden.

In de dagweergave kan je het einduur van een boeking ook aanpassen door de onderkant van het kadertje te verslepen (indien de boeking geselecteerd is). Het beginuur kan je aanpassen door het kadertje in zijn geheel te verslepen. De boekingen kunnen ook versleept worden naar de kolom van een andere medewerker. Wanneer een slotje getoond wordt bij een boeking kan de starttijd en eindtijd niet zomaar aangepast worden. Dit kan voorvallen wanneer:

In het eerste geval kan je op het slotje klikken om de beperking op te heffen. Vervolgens kan je de boeking verslepen naar een ander beginuur, of kan je de onderkant van de boeking verslepen om het einduur aan te passen. Door dit te doen ontkoppel je de boeking geheel of gedeeltelijk van het tijdschema van het evenement: de aangepaste uren worden ingesteld op een expliciete tijd, ze worden dus niet meer automatisch aangepast als het tijdschema van het evenement wordt aangepast.

Echter, je kan bij ‘gesloten’ boekingen ook het detailvenster openen en daar de tijden aanpassen. Dit laat je toe om zowel expliciete tijden te gebruiken als tijdstippen uit het tijdschema. In het detailvenster kan je de tijden dus ook terug koppelen aan het tijdschema, indien gewenst.

Merk ook op dat je de gekoppelde boekingen (dus terwijl ze gesloten zijn) wel kunt verslepen naar een andere medewerker, vermits de tijden hierdoor niet wijzigen.

In het tweede geval - indien er een werkelijke tijd werd ingevuld - kan men de geplande tijd van de boeking enkel aanpassen na het verwijderen van de werkelijke tijd.

De geplande tijd van een boeking kan ook toegevoegde tijden hebben, de voorbereidingstijd en afwerkingstijd. Dit hangt af van de resource; als er toegevoegde tijden ingesteld zijn op de resource, dan dienen deze als standaardwaarde voor de toegevoegde tijden op de boekingen ervan. Je kan de toegevoegde tijd van de boeking aanpassen in het detailvenster door erop te dubbelklikken; de voorbereidingstijd wordt getoond onder de starttijd en de afwerkingstijd onder de eindtijd.

Via het contextmenu van een boeking zijn nog een aantal andere acties mogelijk. Dit is een overzicht van alle acties:

De acties worden steeds toegepast op alle geselecteerde boekingen.

“Plak” of “Plak op”§

Een gewone boeking (die niet gekoppeld is aan een evenement) kan steeds gekopieerd worden naar om het even welke medewerker en naar om het even welke datum. De tijden worden hierbij behouden tenzij er geplakt wordt op een dagdeel (dan neemt de geplakte boeking de tijden over van het dagdeel).

De boeking van een medewerker op een evenement kan eveneens gekopieerd worden naar om het even welke medewerker en naar om het even welke datum, zij het op een iets andere manier.

Indien je de boeking kopieert naar dezelfde datum (de datum van het evenement waarop geboekt werd) dan verschijnt de optie “Plak” in het contextmenu. De medewerker wordt bij het plakken geboekt voor hetzelfde evenement. De tijden en de eventuele koppeling met (een deel van) het tijdschema worden behouden bij het plakken, tenzij je plakt op een dagdeel (dan neemt de nieuwe boeking de tijden over van het dagdeel).

Indien je de boeking kopieert naar een andere datum dan de datum van het evenement waarop oorsprokelijk geboekt werd, dan verschijnt de optie “Plak op”. Hierbij krijg je de keuze om de boeking te plakken op een van de evenementen die op die datum doorgaan. Indien er op die datum geen evenementen doorgaan, dan kan je niet plakken.

Voor de tijden van de geplakte boeking gelden de volgende regels:

Meerdere items tegelijk selecteren§

Je kan zowel in de dag- als in de weekweergave een of meerdere diensten, pauzes, boekingen of onbeschikbaarheden tegelijk selecteren. Één enkel item selecteren doe je door te klikken op het item. Een item toevoegen aan de selectie doe je door erop te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt. Een item terug verwijderen uit de selectie doe je op dezelfde manier, door nogmaals te klikken op het item terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt. Klikken op een lege plaats in de kalender (zoals de ruimte tussen de cellen, of het grijze vlak helemaal links bovenaan in de weekweergave, of de witte achtergrond in de dagweergave) zal de gehele selectie ongedaan maken.

In de weekweergave is het ook mogelijk om een volledige cel te selecteren. Indien je een cel selecteert zullen automatisch alle items binnen deze cel geselecteerd worden. Je kan ook alle cellen in een rij of kolom ineens selecteren. Op die manier kan je acties (via het contextmenu) ineens toepassen op een gehele selectie.

Een volledige cel selecteren doe je door in de lege ruimte van de cel te klikken. Een cel die geselecteerd is wordt aangeduid door een blauwe rand rond de cel.

Om alle cellen in een kolom te selecteren klik je bovenaan in de kolomtitel (naast de naam van de medewerker). Om alle cellen in een rij te selecteren klik je helemaal links van de rij in de datumcel (naast de datum). Een kolom of rij die volledig geselecteerd is wordt aangeduid door een blauwe achtergrondkleur bij de kolomtitel of rijtitel. Merk op dat je enkel de cellen selecteert die op het scherm staan; niet getoonde datums of medewerkers worden buiten beschouwing gelaten.

Je kan bijkomende cellen, rijen of kolommen toevoegen aan of verwijderen uit de selectie door erop te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt (net zoals je dit doet voor diensten, pauzes, boekingen of onbeschikbaarheden).

Acties die je vervolgens via het contextmenu kiest, zullen op alle geselecteerde cellen van toepassing zijn. Bijvoorbeeld, indien je meerdere cellen selecteert en een nieuwe dienst toevoegt via het contextmenu, dan zal deze nieuwe dienst toegevoegd worden aan álle geselecteerde cellen.

In de dagweergave kan je een volledige kolom selecteren door in de kolomtitel te klikken (bovenaan de kolom, naast de naam van de medewerker). Bij het selecteren van een kolom zullen automatisch alle items binnen die kolom geselecteerd worden (net zoals bij de selectie van een cel in de weekweergave). Indien een hele kolom geselecteerd is zal er een blauwe lijn verschijnen onder de naam van de medewerker. Een kolom toevoegen aan of verwijderen uit de selectie doe je door door erop te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt.

Wanneer je een actie kiest uit het contextmenu, zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een nieuwe dienst, dan zal deze toegepast worden op alle geselecteerde kolommen.

Zowel in de dag- als weekweergave kan je ook meerdere items selecteren door een kader te ‘tekenen’ rond de gewenste selectie. Klik hiervoor op een lege plaats op het scherm, en sleep vervolgens een kader rond de items die je wenst te selecteren. De elementen die je hierbij selecteert, worden aangeduid in het blauw. Merk op dat je hiermee in de weekweergave stééds volledige cellen selecteert.

Opmerking

Als je alle items in een cel een voor een selecteert, dan is eveneens de gehele cel geselecteerd. Dit geeft dus hetzelfde resultaat als een volledige cel ineens selecteren. Gelijkaardig, als je alle cellen of items van een rij of kolom een voor een selecteert, dan is de gehele rij of kolom geselecteerd. Dit geeft dus hetzelfde resultaat als een volledige rij of kolom ineens selecteren, door te klikken op de rijtitel of kolomtitel.

Boeken vanuit het evenementenvenster§

Het evenementenvenster (aan de rechterkant van het scherm) toont alle evenementen die plaatsvinden op de dag of dagen die geselecteerd zijn. Voor elk evenement kan men de evenementstructuur, het tijdschema en de plaatshouders openklappen. Je kan vanuit het evenementenvenster evenementen, of onderdelen van evenementen, verslepen naar de kolom van de medewerker om die medewerker te boeken voor dat evenement.

De eigenschappen van de boeking worden bepaald door de plaats waarnaar men sleept:

Wanneer men een evenement vanuit het evenementenvenster naar een medewerker sleept, dan wordt het totale tijdschema van dit evenement gebruikt voor de boeking, tenzij men specifiek sleept naar een dagdeel of een dienst. De Teamplanner geeft steeds aan welk element (het lege deel van de cel, het dagdeel of de dienst) gebruikt zal worden met een gele accentkleur.

In de weekweergave moet men uiteraard ook de juiste datumrij gebruiken. De Teamplanner zal enkel toelaten om het evenement te boeken voor de datum waarop het evenement ook effectief plaatsvindt.

Een overzicht van de mogelijke acties bij het boeken vanuit het evenementenvenster:

Zoeken en filteren in het evenementenvenster§

Het evenementenvenster (aan de rechterkant van het scherm) toont alle evenementen die plaatsvinden op de dag of dagen die geselecteerd zijn. Het bovenste deel van het evenementenvenster heeft de mogelijkheid om de lijst van evenementen die getoond worden te filteren, sorteren en doorzoeken.

De filter- en sorteerinstellingen worden per gebruiker bijgehouden. De volgende keer dat een gebruiker zich aanmeldt in Yesplan zal hij opnieuw starten met deze instellingen.

Het zoekveld kan je gebruiken om snel de lijst te filteren. Typ (een deel van) de naam van een evenement, een locatie, een status, een profiel of een label, en de getoonde evenementen worden onmiddelijk overeenkomstig gefilterd. Je kan in het zoekvenster overigens ook gewoon gebruik maken van de zoektaal. De zaken die je in het zoekveld typt verdwijnen bij het wisselen van scherm.

Aan de hand van de filter (de eerste knop, met het oog-icoontje) kan je bepaalde profielen, statussen en locaties tonen of verbergen. In het status-submenu van het filter-menu, vind je een actie om al de statussen van het type ‘optie’ te verbergen (“Verberg opties”). Je vindt er ook een actie om enkel de evenementen te tonen die plaatsvinden in de locaties die je ziet in je eigen evenementenkalender (“Toon enkel de locaties, zoals in de kalender”). Hierbij worden de evenementen gegroepeerd per locatie. De locaties worden in dezelfde volgorde getoond als in je eigen evenementenkalender.

Met de sorteerknop (tussen de filter en het zoekveld) bepaal je de volgorde van de zaken die getoond worden. De lijst van evenementen wordt standaard chronologisch gesorteeerd, aan de hand van de getoonde starttijd van het evenement (het tijdstip dat je aanduidt met het eerste rode cirkeltje). Dit kan zowel volgens “Vroegste eerst” als volgens “Laatste eerst”. Je kan de lijst van evenementen ook alfabetisch sorteren (“A-Z” of “Z-A”).

Er is ook de mogelijkheid om de evenementen te sorteren op het vroegste tijdstip van het gehele tijdschema, in plaats van op de getoonde starttijd. Vink hiervoor de optie “Sorteer evenementen op hun vroegste tijdstip” aan in het menu van de sorteerknop.

Bijvoorbeeld, het evenement Othello heeft een tijdschema dat loopt van 9 tot 23 uur, waarvan de voorstelling loopt van 20 tot 22 uur (de getoonde tijden). Het evenement Hamlet heeft een tijdschema dat loopt van 16 tot 22 uur, waarvan de voorstelling loopt van 19 tot 21 uur (de getoonde tijden). Met de optie “Sorteer evenementen op hun vroegste tijdstip” zal Othello vóór Hamlet komen in het evenementenvenster, alhoewel de voorstelling later begint dan die van Hamlet; de eerste zaken die moeten gebeuren voor Othello beginnen immers reeds om 9 uur terwijl die voor Hamlet pas om 16 uur beginnen.

Opmerking

Bij de sorteervolgorde “Vroegste eerst” of “Laatste eerst” zullen de evenementen eerst chronologisch gesorteerd worden, en indien de tijden identiek zijn vervolgens alfabetisch (oplopend, van A naar Z). Bij de sorteervolgorde “A-Z” of “Z-A” zullen de evenementen eerst alfabetisch gesorteerd worden, en pas daarna, indien de titel identiek is, chronologisch (vroegste eerst).

De evenementen kunnen bijkomend gegroepeerd worden per locatie, waarbij de evenementen pér locatie naar keuze ofwel chronologisch ofwel alfabetisch getoond worden (dit is afhankelijk van de instelling van het sorteer-menu). De locaties zelf, worden bij het groeperen standaard alfabetisch gesorteerd. Je kan er echter ook voor kiezen om de locaties in dezelfde volgorde te tonen als in je eigen evenementenkalender; de andere locaties (die niet in je eigen evenementenkalender getoond worden) volgen dan alfabetisch ná je ‘eigen locaties’.

Inwisselen met plaatshouders§

Een medewerker die geboekt is op een evenement kan terug worden vervangen worden door een plaatshouder. Zo kan men snel eerder ingevulde plaatshouders terug vervangen door plaatshouders, en die dan eventueel toewijzen aan andere medewerkers.

Dit is enkel mogelijk indien de boeking een rol heeft. De boeking wordt vervangen worden door de plaatshouder die overeenkomt met de rol van de boeking.

Het inwisselen met plaatshouders doe je vanuit het contextmenu of vanuit het detailvenster.

Behandelen van conflicten§

De Teamplanner toont conflicten die optreden bij het plannen van medewerkers:

Werkelijke tijden§

Naast de geplande start- en eindtijd kunnen voor een dienst, pauze, boeking of onbeschikbaarheid ook werkelijke tijden ingevuld worden. Deze kunnen gelijk zijn aan de geplande tijd, of korter of langer zijn dan gepland.

Werkelijke tijden invoeren doe je in het detailvenster door te klikken op “Voeg werkelijke tijd toe”. Standaard worden hierbij de geplande tijden overgenomen. Deze kunnen vervolgens, indien nodig, aangepast worden aan de werkelijke tijden.

Bij een dienst of pauze kan je ook de status van de werkelijke tijd aangeven. Deze status laat toe om aan te geven dat een dienst die gepland was, niet uitgevoerd werd door de medewerker.

Er zijn twee mogelijkheden:

De reden waarom een dienst niet werd uitgevoerd heeft invloed op de verwerking van de tellers en de contractregels (zie verder).

Yesplan biedt de volgende drie statussen:

Roosters publiceren§

Nieuw in v26

Als je roosterplanner bent van een team, kan je het rooster publiceren voor elk van de medewerkers in dat team. Concreet selecteer je een specifieke datum en zullen de gekozen roosters verschijnen in de iCalendar feed en de Yesplan App tot die datum (en niet later). Hieronder vind je de verschillende stappen om roosters te publiceren.

Roosterplanner§

Voor je roosters effectief kan publiceren, moet je roosterplanner zijn voor het betreffende team. Dit kan ingesteld worden in de Systeeminstellingen: zie Roosterplanners toewijzen voor meer informatie. Eens dat gebeurd is, zullen een aantal elementen veranderen in de Teamplanner als je een roosterplanner bent:

Let op

Als een medewerker geen roosterplanner heeft in de Systeeminstellingen, zal Yesplan zijn/haar rooster automatisch op zondagavond publiceren voor de komende zeven dagen.

Roosters publiceren§

Je kan roosters op twee manieren publiceren:

  1. Door te klikken op de optieknop (met drie verticale puntjes) naast de medewerker, bovenaan de Teamplanner. Kies vervolgens “Rooster publiceren…” en dan publiceer je enkel het rooster van die medewerker.
  2. Door te klikken op de knop “Publiceer…” linksboven in de Teamplanner. Dan publiceer je het rooster van al de medewerkers die op dat moment zichtbaar zijn in de Teamplanner en waarvan jij roosterplanner bent.

Vervolgens opent een venster om de publicatie verder te verfijnen. Hieronder overlopen we de verschillende onderdelen van dat venster.

Geselecteerde roosters§

Bovenaan het publicatievenster staat de lijst met medewerkers waarvan je het rooster gaat publiceren. Door de checkbox links van een medewerker uit te vinken, zal je het rooster van die medewerker niet meer publiceren.

Publicatiedatum kiezen§

In de kalender van het publicatievenster kan je de datum kiezen tot wanneer je roosters wilt publiceren:

Klik op een datum na de datum met de blauwe achtergrond om een nieuwe publicatiedatum te kiezen.

Conflicten§

Als er nog conflicten zijn in de roosters voor de gekozen periode, worden die opgesomd onder de kalender van het publicatievenster:

Publiceren§

De roosters kunnen op twee manieren gepubliceerd worden:

De medewerkers met een geplande publicatiedatum krijgen in de Teamplanner een oranje icoon van een kalender naast hun naam. Als je de muis beweegt over dit icoon, krijg je meer informatie.

Een rooster herroepen§

Het is mogelijk dat je een rooster ongewild gepubliceerd hebt. In dat geval kan je een rooster herroepen. Klik daarvoor op de optieknop (met drie verticale puntjes) naast de naam van de medewerkers en kies “Rooster herroepen…”.

Vervolgens opent een venster om een nieuwe publicatiedatum te kiezen. Je krijgt eerst nog een waarschuwing te zien aangezien het herroepen van een rooster gevolgen heeft voor de medewerker. Kies “Toch herroepen” als je het rooster wilt herroepen.

In de kalender kan je een nieuwe publicatiedatum kiezen tot wanneer je het rooster wilt publiceren:

Klik op een datum voor de datum met de blauwe achtergrond om een nieuwe publicatiedatum te kiezen. Klik vervolgens op de knop “Herroepen” rechts onderaan het venster.

Een gepubliceerd rooster aanpassen§

Je moet geen speciale acties ondernemen om een rooster aan te passen dat al gepubliceerd is. Hou er wel rekening mee dat aanpassingen naar je medewerkers zullen verstuurd worden als meldingen in de Yesplan App. Veel aanpassingen zullen met andere woorden resulteren in veel meldingen.

Je medewerker zal meldingen ontvangen aan gepubliceerde roosters als:

Roosters raadplegen§

Je medewerkers kunnen hun roosters digitaal raadplegen door:

De Yesplan App§

De Yesplan App is beschikbaar voor alle organisaties die de Teamplanner gebruiken en is geoptimaliseerd voor browsers op smartphones, tablets en laptops/desktops:

Tip

Bewaar de URL van de Yesplan App als bladwijzer in je browser om er rechtstreeks naar te navigeren.

In de Yesplan App open je je roosters door te klikken op “Mijn rooster”. Navigeer vervolgens door de weken en dagen om je rooster te bekijken. Meldingen over aanpassingen vind je onderaan elke dag.

Een overzicht van alle meldingen is beschikbaar via het icoontje met de klok rechts bovenaan de Yesplan App. Je vindt er een overzicht van gepubliceerde roosters en eventuele aanpassingen erin. Meldingen kunnen gemarkeerd worden als “Gelezen” door in het blauwe cirkeltje te klikken.

Wil je de meldingen ook ontvangen via e-mail? Klik dan op je naam links bovenaan in de thuispagina van de Yesplan App om naar de instellingen te gaan. Schakel vervolgens de knop naast “E-mail” in.

Let op

Je zal enkel meldingen via e-mail ontvangen als je een e-mailadres ingevuld hebt in Yesplan zelf. Dat kan je daar toevoegen in “Gebruikersinstellingen” > “Gebruikersprofiel” > “E-mail”.

Abonneren op de iCalendar feed§

Elke medewerker heeft twee iCalendar feeds waarop hij/zij zich kan abonneren via een agenda-applicatie naar keuze (Outlook, Apple Calendar, Google Calendar, enz.). Er is een iCalendar feed voor de werktijden (de diensten en pauzes) en er is een iCalendar feed voor de boekingen (de zaken die gedaan moeten worden). Je vindt deze links op het “Resource” tabblad van het infovenster van de medewerker.

Aanmaken van dagdelen§

Dagdelen kunnen gebruikt worden om snel en eenvoudig diensten, pauzes en boekingen in te plannen in vooraf gedefinieerde tijdspannes.

Dagdelen kunnen per medewerker ingesteld worden. Er kan ook een algemene definitie worden aangemaakt door een beheerder in de systeeminstellingen. Deze algemene definitie wordt dan voor álle medewerkers toegepast, maar kan per medewerker terug overschreven worden. Het aanmaken of overschrijven van dagdelen per medewerker gebeurt in het infovenster van de medewerker, op het tabblad “Werkuren”.

De definitie van dagdelen wordt ingesteld door de dagdelen voor één dag te definiëren, en hiervoor vervolgens een herhaling in te stellen. De herhalingen stellen we in aan de hand van twee soorten blokken: opeenvolgende blokken en periodieke blokken. Periodieke blokken ondersteunen de meest voorkomende herhalingen (bv. elke dag, elke weekdag, elke eerste maandag, enz.). Deze zijn het eenvoudigst in gebruik: men definieert alle dagdelen voor één dag en stelt de herhaling in. Wanneer een herhaling onregelmatiger is en niet kan worden ingesteld aan de hand van deze periodieke blokken, kan men gebruik maken van opeenvolgende blokken. Hierbij definieert men een reeks van dagen, die telkens worden herhaald. Hiermee kan men veel bijkomende herhalingen manueel uitdrukken.

Elk blok definieert de dagdelen voor een volledige dag en toont deze op een tijdslijn. Je kan dagdelen toevoegen (klik op “Voeg toe”) en verwijderen of aanpassen (klik hiervoor op het balkje van het dagdeel).

Er kunnen meerdere periodieke en/of opeenvolgende blokken toegevoegd worden. Wanneer meerdere blokken van toepassing zijn op éénzelfde dag (bijv. wanneer men zowel een blok ‘elke dag’ als een blok ‘elke maandag’ heeft toegevoegd) dan is het blok dat het laatste in de dagdelendefinitie voorkomt (onderaan dus) van toepassing. Er kan steeds maar één blok worden toegepast op éénzelfde dag. Verder krijgen periodieke blokken stééds voorrang op de opeenvolgende blokken.

Contracten§

Een contract is de definitie van de te presteren werkuren, het aantal vakantiedagen, de afspraken rond overuren en de regels omtrent de rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao).

Je kan zoveel contracten aanmaken in Yesplan als nodig. Een contract kan aan een of meerdere medewerkers worden toegekend. Een medewerker kan in de loop der tijd meerdere contracten hebben. Er kan echter slechts één contract tegelijkertijd van toepassing zijn op een medewerker.

Definiëren van contracten§

Contracten worden aangemaakt door een beheerder bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Teamplanner”, bij het onderdeel “Contracten”.

Om een nieuw contract aan te maken klik je onderaan de lijst van bestaande contracten op “Voeg nieuw contract toe”. Geef een naam aan het contract door erop te dubbelklikken. Om de parameters van een contract aan te passen klik je op “Open” naast de naam van het contract. Je kan een contract wissen of dupliceren, de acties hiervoor staan onderaan bij het contract.

Opmerking

Je kan een contract steeds aanpassen in de systeeminstellingen, maar indien het contract reeds vóór de wijziging werd toegekend aan een of meerdere medewerkers, dan zullen deze medewerkers met de oude definitie van het contract blijven werken. Om de aanpassingen door te voeren naar die medewerkers, klik je op de blauwe knop “Wijzigingen toepassen” bovenaan het contract. Je kan hierbij kiezen of je de wijzigingen toepast voor iedereen, of slechts voor een aantal medewerkers. Deze knop verschijnt enkel als de gewijzigde definitie van het contract niet toegepast is op alle medewerkers.

Bovenaan een contract worden de globale parameters van het contract getoond:

Bijkomende overuren§

In sommige gevallen kunnen werknemers bijkomende overuren verkrijgen ter compensatie van bepaalde uitzonderlijke werktijden. Denk bijvoorbeeld aan een regel die stelt dat uren die gewerkt worden op een zondag, dubbel worden aangerekend in de verwerking van de overuren.

In Yesplan is het mogelijk om regels toe te voegen aan contracten zodat de tellers voor de overuren hiermee rekening houden. Je kan regels toevoegen die de prestaties op dagbasis of op weekbasis evalueren. Beide types van regels voor bijkomende overuren worden afzonderlijk gedefinieerd in een contract.

Bijkomende overuren per dag§

Voor het tellen van de bijkomende overuren per dag worden drie soorten regels ondersteund, die we illustreren aan de hand van een voorbeeld:

Je kan meerdere regels toevoegen. Elke regel bevat een aantal parameters; de waardes in de regel kunnen naar wens worden aangepast. Een regel kan verwijderd worden door te klikken op het ‘-’-icoontje helemaal rechts van de regel.

Indien er voor een bepaalde dag meerdere regels van toepassing zijn, dan zal de overurenteller de regel gebruiken die de meeste overuren voor de medewerker oplevert. Bijvoorbeeld, met de bovenstaande regels zal werken op een zondag die eveneens een feestdag is, resulteren in het verdubbelen van alle werkuren op die dag.

Bijkomende overuren per week§

Voor het tellen van de bijkomende overuren per week worden twee soorten regels ondersteund, die we illustreren aan de hand van een voorbeeld:

Je kan meerdere regels toevoegen. Elke regel bevat een aantal parameters; de waardes in de regel kunnen naar wens worden aangepast. Een regel kan verwijderd worden door te klikken op het ‘-’-icoontje helemaal rechts van de regel.

Indien er voor een bepaalde week meerdere regels van toepassing zijn, dan zal de overurenteller alle regels gebruiken die van toepassing zijn. Het aantal bijkomende overuren van de week zal de som zijn van het aantal overuren van elk van de regels die van toepassing zijn.

Opmerking

De regels per week kunnen ook in combinatie met de regels per dag worden gebruikt. Echter, de regels voor bijkomende overuren per week zijn steeds in functie van het aantal gewerkte uren. Eventuele bijkomende overuren per dag worden dus niet gebruikt in de berekening van de overuren per week.

Overwerktoeslag§

Overwerktoeslag is een toeslag op het salaris waarop een medewerker recht heeft wanneer hij meer heeft gewerkt dan gepland.

Het aantal uren die in aanmerking komen voor de toeslag, zijn de meeruren die gewerkt werden ten opzichte van de geplande tijd. Het eerste half uur afwijking komt hiervoor niet in aanmerking.

Bijvoorbeeld:

De hoogte van de toeslag is afhankelijk van de lengte van de werkelijke dienst en het tijdstip waarop de werkelijke dienst eindigt. De toeslag wordt uitgedrukt in een percentage.

De tabel die je te zien krijgt bij het toevoegen van de overwerktoeslagdefinitie, geeft de mogelijke combinaties weer van de voorwaarden waaraan de diensten moeten voldoen, en de bijhorende overwerktoeslagpercentages. Elke rij bevat een aantal parameters; de werkelijke waardes en percentages die gebruikt worden kunnen naar wens worden aangepast.

Het toepassen van deze regels is optioneel. Het is mogelijk om de overwerktoeslag te definiëren per contract (door te klikken op “Voeg een definitie toe”). De overwerktoeslagdefinitie kan verwijderd worden door te klikken op het ‘-’-icoontje helemaal rechts van de definitie.

Opmerking

De resultaten van de overwerktoeslag worden nergens getoond in de Teamplanner. De overwerktoeslag heeft geen invloed op de overurenteller of andere tellers. De resultaten kan je enkel zien aan de hand van een rapport op maat.

Toekennen van contracten§

Een contract kan worden toegekend aan een medewerker via het tabblad “Contracten” van het infovenster van de medewerker. Elk contract heeft een startdatum en optioneel ook een einddatum. Deze datums geven de periode aan waarbinnen het contract en zijn optionele contractregels van toepassing zijn.

Een contract kan aan een of meerdere medewerkers worden toegekend. Een medewerker kan in de loop der tijd meerdere contracten hebben. Er kan echter slechts één contract tegelijkertijd van toepassing zijn op een medewerker.

Contractregels§

Door het optioneel toevoegen van contractregels aan een contract, zorg je ervoor dat Yesplan de regels omtrent werktijden en rusttijden (zoals bijvoorbeeld opgenomen in een cao) aftoetst voor de medewerkers die onder dit contract valt. Bij overtredingen zal Yesplan een waarschuwing plaatsen in de planning.

Merk op dat contractregels enkel worden afgetoetst voor werktijden in de planning (diensten en pauzes). Boekingen die buiten diensten vallen kunnen wel een conflict opleveren, maar worden niet in rekening gebracht voor de evaluatie van de contractregels. Indien men contractregels gebruikt is het dus belangrijk om de boekingen steeds binnen diensten in te plannen.

Opmerking

Contracten zijn een standaard onderdeel van de Yesplan Teamplanner (inclusief de werkuren, het aantal vakantiedagen en de afspraken rond overuren), maar contractregels en de bijhorende waarschuwingen maken deel uit van een optionele uitbreiding van de Teamplanner, de Teamplanner+.

Een contract heeft standaard geen contractregels, deze set van regels zijn optioneel. Het is mogelijk om een of meerdere contractregels te toe te voegen per contract (door te klikken op “Voeg contractregels toe”).

Na het in gebruik nemen van contractregels bij een contract worden meteen twee definities aangemaakt die globaal gebruikt worden bij het aftoetsen van de regels:

Overzicht contractregels§

Elke gewenste regel uit het keuzemenu “Voeg een regel toe” kan worden toevoegen. Elke regel bevat een aantal parameters; de werkelijke waardes die gebruikt worden in de regel kunnen naar wens worden aangepast.

Bij elk van de contractregels lichten we kort de betekenis toe aan de hand van een voorbeeld.

Overtredingen van contractregels§

Merk op dat contractregels enkel worden afgetoetst voor werktijden in de planning (diensten en pauzes). Boekingen die buiten diensten vallen zullen wel een conflict opleveren, maar worden niet in rekening gebracht voor de evaluatie van de contractregels. Indien men contractregels gebruikt is het dus belangrijk om de boekingen steeds binnen diensten in te plannen.

Er wordt bij de evaluatie van de contractregels een onderscheid gemaakt tussen een overtreding (aangegeven met een uitroepteken) en een waarschuwing (aangegeven met een vraagteken).

Overtredingen van contractregels worden getoond bij al de diensten die betrokken zijn in de overtreding. Vermits contractregels vaak een invloed hebben op langere periodes, kan één enkele overtreding bij meerdere diensten getoond worden. Het volstaat bijvoorbeeld dat één dienst toegevoegd wordt aan het rooster van een medewerker, waardoor er een overtreding volgt van de minimale rusttijd gedurende die maand. Deze overtreding zal echter gelden voor álle diensten in die maand. Immers, er is niet één oorzaak voor het tekort aan rusttijd, dit gebrek aan rusttijd wordt opgebouwd gedurende de gehele planning van de maand. De overtreding zal bijgevolg getoond worden bij ál de diensten in die maand. Het is aan de planner om te bepalen welke dienst er vervolgens best kan aangepast worden om de overtreding te verhelpen.

Een waarschuwing wordt getoond wanneer de dienst een toegelaten uitzondering is op een contractregel, maar waarbij het maximaal aantal uitzonderingen nog niet is bereikt. Door de muisaanwijzer over het waarschuwings-icoontje (het vraagteken) te houden krijg je te zien om de hoeveelste toegelaten uitzondering het gaat. Dit stelt een planner is staat om te anticiperen op een overtreding door het overschrijden van de toegelaten uitzonderingen.

Tellers§

In de Teamplanner worden onderaan het scherm verschillende tellers getoond voor alle medewerkers die op het scherm staan. Je bepaalt zelf, per gebruiker, welke tellers er getoond worden en je plaatst ze in de volgorde die je verkiest. Je kan het venster van de tellers in zijn geheel of deels verbergen wanneer je ze niet hoeft te zien, en zo meer plaats maken op het scherm.

Het tellersvenster kan in de hoogte verplaatst worden door de titelbalk naar boven of naar onder te verslepen. Zodra het tellersvenster niet volledig zichtbaar is, wordt dit aangegeven door het -icoontje links ervan. Hierop klikken zal het tellersvenster steeds volledig zichtbaar maken. Je kan ook dubbelklikken op de titelbalk om het venster helemaal te verbergen (indien het venster (deels) getoond wordt) of helemaal te tonen (indien het venster helemaal verborgen is).

Inclusief/exclusief ongepubliceerd§

Nieuw in v26

Als je gebruikt maakt van gepubliceerde roosters kan je in het keuzemenu bovenaan de tellers bepalen of de ongepubliceerde roosters al dan niet meegeteld moet worden.

Tip

Zie Roosters publiceren voor meer informatie.

De tellers configureren§

De tellers worden geconfigureerd door op het tandwiel-icoontje in de titelbalk van het tellersvenster te klikken. Dit opent een apart venster waar de instellingen van de tellers geconfigureerd kunnen worden.

Het instellingenvenster van de tellers is opgedeeld in een linkerdeel dat een voorbeeldweergave laat zien van de tellers, en een rechterdeel waar je de diverse instellingen van de individuele tellers beheert. Klik aan de linkerkant op een bepaalde teller om de instellingen ervan te bekijken of aan te passen. Als je wijzigingen aanbrengt aan de instellingen, zie je het resultaat ervan aan de linkerkant verschijnen.

Let op

Wijzigingen in dit venster zullen niet onmiddellijk opgeslagen worden. Ze worden pas opgeslagen als je op de knop “Toepassen” klikt onderaan het scherm. De aangebrachte wijzigingen kunnen ongedaan gemaakt worden door op “Annuleer” te klikken.

Tellers toevoegen, verwijderen of verplaatsen§

Het tellersvenster is opgedeeld in meerdere rijen. Je kan tot drie tellers in elke rij onderbrengen. Het aantal rijen is onbeperkt.

Een nieuwe rij toevoegen doe je door op het ‘+’-knopje te klikken onder de bestaande rijen. Als je een nieuwe rij toevoegt wordt er ook meteen een nieuwe teller aangemaakt.

Een teller toevoegen aan een bestaande rij doe je door op het ‘+’-knopje te klikken rechts van de bestaande rij (dit knopje verschijnt zodra je de muisaanwijzer over de rij brengt) en vervolgens de gewenste teller uit de keuzelijst in het rechterdeel te selecteren.

Een teller verwijderen doe je door op het ‘-’-knopje te klikken in de rechterbovenhoek van het vak waarin de teller staat (dit knopje verschijnt zodra je de muisaanwijzer over dit vak brengt). Een rij verdwijnt automatisch als je alle tellers van die rij verwijdert.

Zowel een hele rij als een individuele teller kunnen verplaats worden door ze te verslepen. Een rij op of neer slepen doe je door middel van het pijltjes-icoontje links van de rij. Een individuele teller pak je gewoon vast om te verslepen. Tellers kunnen naast of tussen andere tellers gesleept worden, zowel binnen de eigen rij als naar een andere rij (die nog geen drie tellers bevat). Je kan een teller bovendien ook verslepen naar het ‘+’-knopje onder de laatste rij en zo meteen een nieuwe rij aanmaken ervoor.

Instellingen van de tellers§

Als je aan de linkerkant op een teller klikt worden de instellingen ervan getoond aan de rechterkant. Als je wijzigingen aanbrengt aan de instellingen, zie je het resultaat ervan aan de linkerkant verschijnen.

Dit zijn de instellingen:

Overzicht van de tellers§

Yesplan houdt verschillende tellers bij die de gebruiker een inzicht kunnen geven in diverse aspecten van de planning, zoals de hoeveelheid ingeplande werkuren van een medewerker, de hoeveelheid overuren die de medewerker presteert ten opzichte van het aantal werkuren dat vastgelegd is in het contract, de hoeveelheid opgenomen verlof, enzovoort.

Elke teller kan gekozen worden in het instellingenvenster van de tellers.

We kunnen de tellers onderverdelen in de volgende groepen:

In wat volgt krijg je een overzicht van elke groep van tellers, en verduidelijken we voor elke teller welke waarde deze precies toont.

Dagtellers§

De dagtellers zijn steeds van toepassing op de dag of dagen die de focus hebben (zie Datumfocus in de weekweergave). Indien er meerdere dagen geselecteerd zijn, dan zal de waarde van de teller de som van de waardes voor elk van de geselecteerde dagen zijn.

Weektellers§

De weektellers zijn steeds van toepassing op de weken (van maandag tot zondag) van de dagen die de focus hebben (zie Datumfocus in de weekweergave). Indien meerdere dagen van eenzelfde week de focus hebben, dan zullen de weektellers uiteraard enkel van toepassing zijn op die ene week. Indien dagen van meerdere weken de focus hebben, dan zullen de weektellers de som van de waardes voor elk van die weken tonen.

Maandtellers§

De maandtellers zijn steeds van toepassing op de maanden van de dagen die de focus hebben (zie Datumfocus in de weekweergave). Indien meerdere dagen van eenzelfde maand de focus hebben, dan zullen de maandtellers uiteraard enkel van toepassing zijn op die ene maand. Indien dagen van meerdere maanden de focus hebben, dan zullen de maandtellers de som van de waardes voor elk van die maanden tonen.

Jaartellers§

De jaartellers zijn steeds van toepassing op de jaren van de dagen die de focus hebben (zie Datumfocus in de weekweergave). Indien meerdere dagen van eenzelfde jaar de focus hebben, dan zullen de jaartellers uiteraard enkel van toepassing zijn op dat ene jaar. Indien dagen van meerdere jaren de focus hebben, dan zullen de jaartellers de som van de waardes voor elk van die jaren tonen.

Let op

Een jaar voor de werktijd komt niet noodzakelijk overeen met een kalenderjaar. Bij het definiëren van een contract is het mogelijk om te bepalen op welke dag een jaar begint aan de hand van de instelling “Start van het jaar werktijd”. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld te tellen per seizoen in plaats van per kalenderjaar.

Bijvoorbeeld, als je voor de werktijd kiest voor 1 september als start van het jaar, dan zal een jaar voor de werktijd steeds lopen van 1 september tot en met 31 augustus het jaar erop.

Merk op dat de ‘start van het jaar’ verschillend kan zijn voor de werktijd en vakantie. Het is bijvoorbeeld niet ongebruikelijk om de overuren per seizoen te tellen en de vakantie per kalenderjaar.

52 wekentellers§

De 52 wekentellers zijn ‘jaar’-tellers die steeds volledige weken in rekening brengen. In een klassiek jaar (van 365 of 366 dagen) zal het begin van het jaar en het begin van de week niet noodzakelijk samenvallen, in een ‘weekjaar’ wel. Een weekjaar zal meestal 52 volle weken duren maar kan ook 53 volle weken duren.

Een weekjaar in Yesplan begint steeds op de eerste maandag na de start van het jaar (afhankelijk van de instelling “Start van het jaar werktijd”) en loopt tot en met de zondag vóór de eerste maandag van het daaropvolgende jaar.

De 52 wekentellers zijn steeds van toepassing op de periode van de dagen die de focus hebben (zie Datumfocus in de weekweergave). Indien dagen van meerdere 52 wekenperiodes de focus hebben, dan zullen deze tellers ‘n.v.t.’ (niet van toepassing) weergeven.

Overurentellers§

Medewerkers worden doorgaans verwacht een bepaald aantal uren per week te presteren. Deze hoeveelheid uren kan in Yesplan ingegeven worden in een contract als de waarde voor ‘werktijd’.

Zo kan je bijvoorbeeld aangeven dat een full-time medewerker verwacht wordt 38 uur per week te presteren. We spreken van overuren indien de medewerker meer uren gepresteerd heeft dan wat er volgens de contracttijd verwacht wordt.

Met Yesplan krijg je inzicht in de hoeveelheid overuren van de medewerkers tijdens het plannen. Hiervoor wordt op weekbasis de hoeveelheid werkuren bijgehouden die de medewerker die week gepresteerd heeft door de som te maken van:

Door dit totaal te vergelijken met het aantal uren dat de medewerker verwacht wordt te werken volgens het contract gedurende die week, bekomen we de hoeveelheid overuren.

Bij de definitie van een contract kan aangegeven worden dat voor dagen met bepaalde datumdecoraties de medewerker niet verondersteld wordt te werken (bijvoorbeeld op feestdagen). Bij het berekenen van de hoeveelheid overuren worden deze uiteraard in rekening gebracht en wordt de totale te verwachten werktijd voor die week hiermee verminderd.

De overurentellers worden jaarlijks automatisch opnieuw ingesteld op 0.

Let op

Een jaar voor de werktijd komt niet noodzakelijk overeen met een kalenderjaar. Bij het definiëren van een contract is het mogelijk om te bepalen op welke dag een jaar begint aan de hand van de instelling “Start van het jaar werktijd”. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld te tellen per seizoen in plaats van per kalenderjaar.

Bijvoorbeeld, als je voor de werktijd kiest voor 1 september als start van het jaar, dan zal een jaar voor de werktijd steeds lopen van 1 september tot en met 31 augustus het jaar erop.

Merk op dat de ‘start van het jaar’ verschillend kan zijn voor de werktijd en vakantie. Het is bijvoorbeeld niet ongebruikelijk om de overuren per seizoen te tellen en de vakantie per kalenderjaar.

Overuren kunnen in Yesplan geraadpleegd worden aan de hand van de volgende tellers:

Overurenteller opnieuw instellen§

Het is mogelijk om het aantal overuren van een medewerker opnieuw in te stellen naar een bepaalde waarde op een bepaalde datum. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn indien er een deel van de overuren wordt uitbetaald, en slechts het resterend deel overblijft om op te nemen als compensatieverlof.

Dit doe je via het tabblad “Contracten” van het infovenster van de resource bij de velden “Overurenteller opnieuw instellen”. Vermits overuren op weekbasis worden berekend zal de opgegeven datum steeds een maandag moeten zijn.

Vakantietellers§

De vakantietellers geven inzicht in de hoeveelheid opgenomen en op te nemen uren vakantie op jaarbasis.

Merk op dat deze tellers enkel een waarde zullen tonen indien er bij het contract dat van toepassing is voor de medewerker ook effectief een waarde ingevuld werd voor het aantal uren vakantie. De vakantietellers worden jaarlijks automatisch opnieuw ingesteld op 0.

Let op

Een jaar voor de vakantie komt niet noodzakelijk overeen met een kalenderjaar. Bij het definiëren van een contract is het mogelijk om te bepalen op welke dag een jaar begint aan de hand van de instelling “Start van het jaar vakantie”. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld te tellen per seizoen in plaats van per kalenderjaar.

Bijvoorbeeld, als je voor de vakantie kiest voor 1 september als start van het jaar, dan zal een jaar voor de vakantie steeds lopen van 1 september tot en met 31 augustus het jaar erop.

Merk op dat de ‘start van het jaar’ verschillend kan zijn voor de werktijd en vakantie. Het is bijvoorbeeld niet ongebruikelijk om de overuren per seizoen te tellen en de vakantie per kalenderjaar.

De stand van de uren van de vakantie kunnen in Yesplan geraadpleegd worden aan de hand van de volgende tellers:

Vakantieteller opnieuw instellen§

Het is mogelijk om het aantal resterende uren vakantie van een medewerker opnieuw in te stellen. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn indien een medewerker een deel van de vakantie kan meenemen naar een volgend jaar, of bij de start van een nieuwe medewerker.

Dit doe je via het tabblad “Contracten” van het infovenster van de resource bij de velden “Vakantieteller opnieuw instellen”.

De waarde die je er invult geldt als nieuwe startwaarde vanaf die datum. Een voorbeeld: stel, het jaar start op 1 januari en de medewerker heeft gedurende 1 jaar recht op 152 uren vakantie. Als je de teller opnieuw instelt op 1 mei met de waarde ‘114:00’ (114 uren), dan zal de medewerker vanaf die datum tot aan het einde van het jaar (in dit geval 31 december) recht hebben op 114 uren vakantie, ongeacht het aantal uren vakantie die gepland of opgenomen werden tussen 1 januari en 1 mei. Merk ook op dat de vakantietellers jaarlijks op de datum van de start van het jaar sowieso automatisch opnieuw ingesteld worden op 0.

Tellers van onregelmatige werkuren§

Onregelmatige werkuren zijn de werkuren die buiten de ‘normale’ werktijd vallen, bijvoorbeeld tussen 18 uur en 6 uur, of tijdens het weekend. Het werken tijdens de periodes die beschouwd worden als ‘onregelmatig’, kan recht geven op een onregelmatigheidstoeslag (voor bepaalde medewerkers onder bepaalde voorwaarden).

De definitie van onregelmatige tijden wordt door een beheerder ingesteld bij de systeeminstellingen bij het onderdeel werkuren. Per weekdag kan de periode opgeven worden die als onregelmatig wordt beschouwd. Verder is het mogelijk om aan te geven dat bepaalde dagen, zoals bijvoorbeeld feestdagen, in hun geheel als onregelmatig worden beschouwd (door middel van een bepaalde datumdecoratie).

De tellers voor onregelmatige werkuren brengen de werkuren op onregelmatige tijden in kaart, op jaarbasis.

Let op

Een jaar voor de werktijd komt niet noodzakelijk overeen met een kalenderjaar. Bij het definiëren van een contract is het mogelijk om te bepalen op welke dag een jaar begint aan de hand van de instelling “Start van het jaar werktijd”. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld te tellen per seizoen in plaats van per kalenderjaar.

Bijvoorbeeld, als je voor de werktijd kiest voor 1 september als start van het jaar, dan zal een jaar voor de werktijd steeds lopen van 1 september tot en met 31 augustus het jaar erop.

De tellers van onregelmatige werkuren maken gebruik van de start van het jaar van de werktijd.

De onregelmatige werkuren kunnen in Yesplan geraadpleegd worden aan de hand van de volgende tellers: