Inleiding§

In Yesplan kunnen resources beheerd worden. Resources zijn middelen - zoals medewerkers, materiaal en services - die we toewijzen aan onze evenementen. In Yesplan spreken we over het boeken van resources op evenementen. Bij het boeken van deze resources kunnen we kosten en opbrengsten in kaart brengen.

Concepten§

Type resource§

Resources zijn middelen die we toewijzen aan onze evenementen. In Yesplan spreken we over het boeken van resources op evenementen. Het soort middelen, of types, kan zeer divers zijn. In Yesplan onderscheiden we de volgende types:

Een type zal je eenmalig kiezen bij het aanmaken van de resource.

Resourcegroepen§

Resources kunnen georganiseerd worden in resourcegroepen. Dit zijn categorieën, zoals ‘podiumtechniek’ of ‘catering’, waarmee je gerelateerde resources groepeert. Een microfoon, luidspreker, lamp en lichttafel zijn bijvoorbeeld resources die in de resourcegroep ‘podiumtechniek’ thuis horen.

Resourcesets§

Resources kunnen ook samengebracht worden in een set. Dit zijn verzamelingen van verschillende resources die samen in één keer geboekt kunnen worden. Zo kan bijvoorbeeld een resourceset ‘klankset’ aangemaakt worden om daarna op eenvoudig wijze de microfoons, de luidsprekers en de kabels in één actie te boeken.

Rollen en plaatshouders§

Een resource kan meerdere rollen hebben, en kan geboekt worden op een evenement in één van die rollen. Nico bijvoorbeeld, kan meerdere rollen hebben binnen de organisatie, zoals geluidstechnieker of stage hand, en je kan hem in de ene of de andere rol boeken op een evenement.

Je kan echter ook de rol zélf boeken op een evenement, zoals bijvoorbeeld een stage hand. Dit noemen we in Yesplan een plaatshouder. Een plaatshouder is een anonieme boeking, die later in het planningsproces vervangen zal worden door een persoon die deze rol kan uitoefenen. Bijvoorbeeld door Nico of Tine die beiden de rol stage hand hebben.

Prijzen en prijsdefinities§

Bij het boeken van resources kunnen kosten en opbrengsten in kaart gebracht worden omdat je aan alle resources prijzen kan toewijzen. Een geheel van prijzen (de kostprijs (of inhuurprijs) en de verkoopprijs (of verhuurprijs) en dergelijke) noemen we een prijsdefinitie. Een resource kan een of meerdere verschillende prijsdefinities hebben. Bij het boeken kan de juiste prijsdefinitie gekozen worden in functie van het soort evenement, afspraken, bijkomende voorwaarden, enzovoort.

Resources beheren§

Resources aanmaken§

Een nieuwe persoon kan aangemaakt worden door te klikken op het menu-item “Nieuwe resource…” van het navigatiemenu-item “Resources”.

Type§

Op het tabblad “Resource” van het infovenster dat geopend wordt kunnen meteen de basisgegevens van de resource ingevuld worden. Geef de resource een naam en kies het juiste type. In Yesplan onderscheiden we de types materiaal, persoon, services, financieel en locatie. Het type van resource bepaalt ook de mogelijkheden van de resource. Zo is een medewerker bijvoorbeeld de enige resource met een (mogelijke) link met een contact of een gebruiker, en heeft een financiële resource bijvoorbeeld geen aantal en geen toegevoegde tijden. Locaties zijn speciale gevallen, deze kunnen enkel door een beheerder aangemaakt te worden.

Resourcegroep§

Resources behoren steeds tot een resourcegroep. Indien je zelf géén resourcegroep toekent aan een resource dan behoort deze automatisch tot de groep “Diversen”. Tip: het is aan te bevelen om de resource onder te brengen bij de juiste resourcegroep, dit helpt om de prijzen overzichtelijk ik kaart te brengen.

Rol§

Indien er voor het gekozen type resource ook rollen gedefinieerd werden, dan kan je naast het label “Rollen” klikken op “Voeg een rol toe” en zo de juiste rol voor de resource toevoegen. In het andere geval staat er “n.v.t.” (niet van toepassing).

Het gebruik van rollen (en de bijhorende plaatshouders) laat je toe om gefaseerd te werk te gaan. Een planner kan bij het boeken van een evenement aangeven dat er 3 microfoons nodig zullen zijn, zonder verder detail, door drie plaatshouders ‘Microfoon’ te boeken. Dit kan dan later ingevuld worden door een specifieke resource, zoals bijvoorbeeld een ‘Shure SM58’ of een ‘Sennheiser e 835’, resources die deze rol hebben. Bij evenementen waar nog niet alle plaatshouders ingevuld werden, worden conflicten getoond.

Opmerking

De resourcegroepen en de rollen worden door een Yesplan-beheerder aangemaakt bij de systeeminstellingen.

Rollen en plaatshouders hebben steeds een bepaald type en horen steeds thuis in een bepaalde resourcegroep.

Het type van de rol bepaalt aan welk type van resources die rol kan toegekend worden. Zo zal de rol ‘Microfoon’ die het type materiaal heeft, niet kunnen toegekend worden aan een resource van het type persoon. Merk op dat de naam van de rol uniek dient te zijn binnen álle rollen, niet enkel binnen de rollen van hetzelfde type.

De rol van de resource kan enerzijds gebruikt worden voor het typeren van de resource (bijvoorbeeld, ‘Shure SM58’ heeft de rol ‘Microfoon’) en anderzijds voor het het inwisselen van een plaatshouder met een resource (bijvoorbeeld, de plaatshouder ‘Microfoon’ kan later ingewisseld worden door ‘Shure SM58’ of ‘Sennheiser e 835’ of elke andere resource met de rol ‘Microfoon’)

Een medewerker kan typisch meerdere rollen vervullen, zoals geluidstechnieker en lichttechnieker en portier. Dit zijn de capaciteiten van een medewerker. Een geboekte medewerker wordt daarom in het infovenster van het evenement getoond bij de resourcegroep van de geboekte rol; de geluidstechnieker wil je vaak in een andere groep zien staan dan de portier.

Andere resources (niet van het type persoon) worden steeds getoond bij hun eigen resourcegroep; deze hebben geen geboekte rol. De rol wordt voor die resources enkel gebruikt voor het typeren van de resource, en het faciliteren van het correct inwisselen.

Toegevoegde tijden§

Een resource kan toegevoegde tijden hebben (behalve resources van het type financieel). Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de tijd aan te geven die nodig is om een resource klaar te zetten (de voorbereidingstijd) of om een resource terug weg te halen (de afwerkingstijd). De toegevoegde tijden worden automatisch bijgeteld bij het boeken van de resource. Je kan de toegevoegde tijd per boeking eveneens afzonderlijk aanpassen.

Indien er geen toegevoegde tijden gedefineerd zijn op een resource, dan zullen er géén toegevoegde tijden toegepast worden bij het boeken ervan.

Merk op dat het verwijderen of aanpassen van toegevoegde tijden op een resource geen effect heeft op de toegevoegde tijden van reeds bestáánde boekingen van die resource. Echter, van zodra je toegevoegde tijden ‘aanzet’ bij een resource (ook al is de duur gelijk aan 0), kan je alle boekingen van die resource toegevoegde tijden geven, ook de boekingen uit het verleden.

Diverse instellingen§

Een resource kan ook extern zijn aan de organisatie, of steeds ingehuurd worden. Dit kan je aanduiden door middel van de checkboxen “Extern” en “Gehuurd”. Indien je “Gehuurd” aanvinkt, dan wordt “Extern” automatisch mee aangevinkt, maar niet omgekeerd.

Je kan optioneel ook een beschrijving en een afbeelding toevoegen aan de resource. Resources van het type materiaal of service hebben ook invulvelden voor productcode, serienummer en datum.

Een resource kan ook inactief zijn, bijvoorbeeld omdat een toestel hersteld dient te worden. Dit doe je door de checkbox naast “Actief” af te vinken. Een geboekte resource die inactief is zal resulteren in een conflict.

Tip

Bij elke resource verschijnt een iCalendar-link. Dit laat je toe om je te abonneren op alle boekingen van deze resource in je agenda-applicatie naar keuze. Bij medewerkers (resources van het type ‘persoon’) verschijnen er twee links: de link om je te abonneren op de boekingen, en ook een link om je te abonneren op de diensten en pauzes van de medewerker.

Specifieke instellingen voor medewerkers§

Bij het aanmaken van een medewerker (een resource van het type ‘persoon’) kan automatisch een gekoppeld contact mee aangemaakt worden. Optioneel kan ook gekozen worden om de medewerker te koppelen aan een reeds bestaand contact, op voorwaarde dat de naam overeenkomt. Indien gekoppeld wordt met een bestaand contact dat op zijn beurt reeds aan een medewerker gekoppeld was, dan zal de koppeling met de oude medewerker hierdoor verbroken worden.

Let op

Als vervolgens deze nieuwe koppeling met het contact terug verbroken wordt, dan zal de oude medewerker niet terug gekoppeld worden. Dit zal manueel hersteld moeten worden.

Een resource van het type ‘persoon’ kan ook toegevoegd worden aan een team. Het onderbrengen van medewerkers in teams vereenvoudigt het werken met grote groepen medewerkers. Meer hierover in de handleiding van de Teamplanner.

Opmerking

Bij het boeken van een medewerker zal de rol waarin deze medewerker geboekt wordt bepalend zijn voor de resourcegroep waarin deze medewerker getoond wordt.

Aantal beschikbare resources§

Standaard zijn er een onbeperkt aantal exemplaren beschikbaar van een nieuwe resource. Uitzonderingen zijn medewerkers (zo is er telkens maar één) en financiële resources (die hebben geen aantal). Je kan echter ook aangeven dat er een vast aantal resources beschikbaar zijn. Dit doe je door de checkbox “Onbeperkt” naast “Aantal resources” af te vinken. Vervolgens kan je een aantal opgeven (standaard wordt er “1” ingevuld).

Resources waarvan er een vast aantal beschikbaar zijn, zullen resulteren in conflicten indien er onvoldoende beschikbaar zijn op een gegeven moment in de planning.

Unieke resources§

Resources waarvan er meerdere exemplaren bestaan zijn allemaal identiek voor Yesplan. De ene “Shure SM58” is niet anders dan die 24 andere, en alle 500 stoelen zijn gelijk.

Je kan een resource echter ook ‘uniek’ maken. Als je 3 Neumann U87 microfoons hebt, en je wenst die deels individueel te beheren, dan kan je er een unieke resource van maken. Het voordeel is dat alle exemplaren samen worden beschouwd als een beschikbare set van drie, maar je kan elk exemplaar wel apart monitoren of individueel uit dienst nemen. De gemeenschappelijke velden van deze unieke resources hoeven niet voor elk exemplaar apart aangemaakt te worden, maar worden voor alle unieke exemplaren tegelijk beheerd.

Alle exemplaren van een unieke resource hebben hun eigen boekingen, bijlagen en historiek, je kan ze dus apart monitoren. Ze hebben ook hun eigen unieke details; dit zijn de invulvelden productcode, serienummer en datum. Je kan elke unieke resource ook individueel inactief zetten.

Yesplan zal bij het boeken van unieke resources, indien mogelijk, steeds kiezen voor een exemplaar dat nog niet geboekt is.

Een exemplaar van een unieke resource kan ook ‘vastgehecht’ worden aan een resourceset. Door een exemplaar vast te hechten, kan men aangeven dat steeds dit exemplaar gebruikt moet worden bij het boeken van de resourceset. Yesplan zal bij het boeken van unieke resources buiten een resourceset, ook steeds prioriteit geven aan exemplaren die niet vastgehecht zijn (indien beschikbaar). Indien een vastgehecht exemplaar van de resource toch buiten zijn set geboekt moet worden, dan zal dit aangegeven worden bij de boeking. Let wel, dit is louter indicatief en zal geen conflict opleveren.

Merk op dat een unieke resource niet terug gewijzigd kan worden in een gewone resource, indien die ergens in gebruik is (in de toekomst of in het verleden).

Locaties§

Locaties zijn speciale resources en worden aangemaakt door een Yesplan-beheerder bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Resources” bij het onderdeel “Locaties”. Dit wordt beschreven in de handleiding van de systeeminstellingen.

Het infovenster van de locatie kan echter ook geopend worden door te klikken op de naam van de locatie in de evenementenkalender (in de kolomtitel).

Je kan aan locaties een afkorting toekennen via:

Als een afkorting toegekend is, dan zal die verschijnen in de diverse boomweergaves – vóór de naam van het evenement. Als het veld leeg is, dan zal er voor die bepaalde locatie geen locatienaam getoond worden naast de naam van het evenement in de boomweergaves. Je kan er eveneens voor kiezen om de afkorting van de locatie helemaal niet te laten zien in de boomweergaves, bij de systeemvoorkeuren.

Een locatie kan aangeduid worden als onbeschikbaar voor een of meerdere dagen in de evenementenkalender (kies hiervoor de optie “Instellen als onbeschikbaar” uit het contextmenu). Je kan er in de kalender bovendien een beschrijving van maken, om bijvoorbeeld de reden op te geven waarom de locatie op die dag niet beschikbaar is. Dit doe je door te dubbelklikken op de naam (standaard is die naam “Onbeschikbaar”).

Via het infovenster van de locatie kan je de uren van de onbeschikbaarheid in meer detail aanpassen (zie Beschikbaarheid van resources).

Let op, om de onbeschikbaarheid van een locatie aan te maken of te wijzigen dient een gebruiker rechten te hebben om te boeken op die locatie.

Het zoekvenster voor resources§

Het zoekvenster voor de resources laat je toe om alle resources te doorzoeken en te beheren.

Zoeken kan eenvoudig, door een woord in het zoekveld te typen. Op die manier worden de velden naam, type, resourcegroep, rollen, serienummer, productcode en datum doorzocht op overeenkomst met dit woord.

Je kan uiteraard ook gebruik maken van de meer uitgebreide en specifieke mogelijkheden van de zoektaal in dit zoekvenster, zoals type:human, en vaak gebruikte zoekopdrachten bewaren.

Je kan resources overigens ook opzoeken via het algemene zoekvenster, dan gebruik je de scope resource (zie handleiding zoektaal).

Resources beheren in het zoekvenster§

Een nieuwe resource aanmaken doe je door te kiezen voor de optie “Nieuwe resource…”. Het infovenster van de nieuwe resource wordt geopend. Je kan er meteen de naam en de andere gegevens invullen. De naam van de resource kan ook gewijzigd worden in het zoekvenster door erop te dubbelklikken.

Merk op dat je eerst het slotje rechtsboven in het zoekvenster dient open te klikken om het volledige contextmenu te kunnen gebruiken of de naam aan te passen. Het contextmenu kan bovendien alleen opgeroepen worden met de muisaanwijzer boven een rij met resultaten.

Je kan in het zoekvenster, naast resources aanmaken, ook resources kopiëren, verwijderen en het infovenster opvragen om de resource zo verder te beheren. Dit doe je eveneens door gebruik te maken van het contextmenu.

Het zoekvenster heeft een kolom voor de naam van de resource, het aantal, het type, de groep, de rollen, het serienummer, de productcode, de datum, de standaard kostprijs en de standaard verkoopprijs. De kolom met de naam is vast, de andere kolommen kan je tonen of verbergen naar keuze. Dit doe je door het contextmenu te openen op de titelrij en er de kolommen die je wenst te zien aan te vinken.

Je kan de resultaten sorteren op een bepaalde kolom naar keuze. Standaard wordt er alfabetisch gesorteerd op de naam. Klik op de gewenste kolomtitel om te sorteren op die kolom. Nogmaals klikken op diezelfde kolomtitel zal de sorteervolgorde omkeren. Op aantal kan je niet sorteren.

Je kan meerdere resources selecteren door een rij aan te klikken, en vervolgens een andere rij aan te klikken terwijl je de CTRL-toets (op Windows) of CMD-toets (op macOS) ingedrukt houdt. Een actie uit het contextmenu uitgevoerd bij een selectie van meerdere resources, zal toegepast worden op al de geselecteerde resources.

Indien je het infovenster opent van meerdere resources (“Toon info” kiezen in het contextmenu), dan zal Yesplan in dat infovenster een samenvatting maken. Enkel gemeenschappelijke velden zullen worden getoond. Indien je dus een resources van het type persoon en een resource van het type materiaal geselecteerd hebt, dan zal je geen veld te zien krijgen voor team want dat veld bestaat niet voor resources van het type materiaal.

De velden waarvan de waarden identiek zijn voor alle geselecteerde resources zijn gewoon aan te passen. Indien je de waarde aanpast is dat voor álle geselecteerde resources ineens. De velden waarvan de waarden niet overeenkomen, zijn leeg, en beschermd door middel van een slotje. Je kan dit slotje ontgrendelen door erop te klikken, en de waarden van álle geselecteerde resources vervolgens vervangen door de waarde die je invult.

Opmerking

Indien een bepaalde waarde voor een van de geselecteerde resources niet editeerbaar is, dan zal dit veld voor alle geselecteerde resources niet aangepast kunnen worden. In dergelijke gevallen zie je een leeg invulveld, maar geen slotje. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het bekijken van een plaatshouder en een gewone resource; de naam van een plaatshouder kan enkel door een Yesplan-beheerder aangepast worden via de systeeminstellingen, dus dit veld zal je hier niet kunnen aanpassen, ook niet voor de gewone resource.

Plaatshouders worden in de lijst gemarkeerd met een witte P in een rood cirkeltje. Externe resources worden gemarkeerd met een witte E in een oranje cirkeltje. Medewerkers die gelinkt zijn aan een Yesplan gebruiker worden gemarkeerd met een zwart gebruikers-icoontje.

Een unieke resource met meerdere exemplaren herken je in het zoekvenster aan het kleine zwarte driehoekje rechts van het aantal (in de kolom “Aantal”). Klikken op het driehoekje zal de unieke resource openklappen zodat alle exemplaren verschijnen in een eigen rij eronder. Zo kunnen de specifieke kenmerken beheerd worden van dat ene exemplaar (zoals productcode, serienummer en datum). Dit doe je door het openen van het contextmenu op de rij van dat unieke exemplaar, en te kiezen voor de optie “Toon info”.

Beschikbaarheid van resources§

Het zoekvenster heeft nog een speciale kolom die de beschikbaarheid toont van de resources voor een bepaalde periode. Om deze zichtbaar te maken klik je op de knop “Beschikbaarheid” in de kolomtitel. De getoonde periode is standaard twee dagen, te beginnen vanaf vandaag. De datums zijn aan te passen in de kolomtitel. Er wordt per resource een groene balk getoond voor de periode waarop de resource beschikbaar is. Wanneer de resource niet beschikbaar is zie je een dun rood lijntje.

De beschikbaarheid van de resources kan je overigens ook bekijken via het infovenster van de resource, op het tabblad “Boekingen”. Je ziet er een gedetailleerd overzicht van al de boekingen en onbeschikbaarheden van de resource (of van meerdere resources indien je meerdere resources geselecteerd had).

Er is een rij voor elk evenement waarop de resource geboekt is gedurende die periode. Er is ook een rij die de onbeschikbaarheden toont voor die resource gedurende die periode. De bovenste rij is de samenvatting van de boekingen en onbeschikbaarheden die eronder getoond worden, inclusief conflicten als die er zijn. De boekingen worden getoond als een blauwe balk, de onbeschikbaarheden als een rode balk, de beschikbaarheden als een groene balk, en de conflicten als een gele balk.

Je krijgt in het infovenster standaard een periode te zien van twee weken, beginnend op de maandag van de huidige week. Je kan de periode telkens met een week verschuiven door middel van de pijltjes links en rechts van de datums. De startdatum van de getoonde periode kan ook aangepast worden door middel van het datumveld aan de linkerkant (de periode zal evenwel steeds op een maandag starten).

Naast de naam van de resource zie je voor elke dag de samenvatting van de beschikbaarheid (groen, blauw, rood of geel). Om de resource een ganse dag in te stellen als onbeschikbaar klik je op het knopje met de eerste letter van de dag in de rij “Onbeschikbaarheid”.

Je kan vanuit het standaard 2-weken overzicht ook inzoomen op een bepaalde dag door op een datum naar keuze te klikken, in de datumrij. In deze dagweergave kan je de resource aanduiden als onbeschikbaar voor telkens een periode van een uur. Dit doe je door op de desbetreffende knopjes te klikken in de rij “Onbeschikbaarheid”.

Ook de tijden van de boeking kunnen in deze dagweergave aangepast worden, door te klikken op het blauwe balkje. De geplande start- en eindtijd kan een expliciete tijd zijn (bijvoorbeeld 20:00), of je kan hiervoor een tijdstip uit het tijdschema van het evenement kiezen (bijvoorbeeld “Opbouw (start)”). Als je een tijdstip uit het tijdschema gebruikt, dan zal de boeking automatisch meevolgen als het tijdschema aangepast wordt. Als je een expliciete tijd gebruikt voor de starttijd, dan kan de boeking via de datumselectie ook op de dag voor of na het evenement geplaatst worden.

Als er toegevoegde tijden van toepassing zijn op de boeking, dan wordt de voorbereidingstijd getoond onder de starttijd en de afwerkingstijd onder de eindtijd. Je kan de toegevoegde tijden aanpassen door erop te dubbelklikken.

Resourcesets aanmaken§

Resourcesets zijn verzamelingen van verschillende resources die samen in één keer geboekt kunnen worden. Een resourceset heeft geen eigen historiek, geen eigen bijlagen, geen eigen contacten en geen eigen custom data.

Het zoekvenster voor de resources is de enige plaats waar je resourcesets kunt aanmaken, en resources aan sets kunt toevoegen.

Een nieuwe set aanmaken doe je in het zoekvenster door gebruik te maken van het contextmenu (kies de optie “Nieuwe set…”). Het infovenster van de nieuwe set wordt geopend. Je kan er meteen de naam en de andere gegevens invullen.

In het zoekvenster herken je een resourceset aan het zwarte driehoekje links van de naam. De naam van de set kan gewijzigd worden in het zoekvenster door erop te dubbelklikken. Klikken op het driehoekje zal de set openklappen; als er iets in de set zit, dan zal de inhoud ervan verschijnen in de rijen eronder.

Merk op dat je eerst het slotje rechtsboven in het zoekvenster dient open te klikken om het volledige contextmenu te kunnen gebruiken of om de naam aan te passen. Het contextmenu kan bovendien alleen opgeroepen worden met de muisaanwijzer boven een rij met resultaten.

Een resource (of een andere resourceset) toevoegen aan een resourceset doe je in het zoekvenster door middel van de optie “Toevoegen aan set…” uit het contextmenu. Typ vervolgens de naam van de set waaraan je de resource wilt toevoegen in het zoekveld dat verschijnt, en kies de juiste set uit de suggestielijst. Om een resource terug te verwijderen uit een set, dien je eerst de set open te klappen (door middel van het driehoekje links van de naam van de set). Open vervolgens het contextmenu boven de rij van de resource die je wilt verwijderen uit deze set, en kies voor de optie “Verwijder uit set”.

Ook het aantal van een bepaalde resource die aanwezig is in een set, kan je enkel aanpassen in het zoekvenster. Hiervoor dien je eerst de set open te klappen (door middel van het driehoekje links van de naam van de set). Je kan vervolgens dubbelkikken op het aantal (in de kolom “Aantal”) om dit aan te passen. Zorg ervoor dat het slotje rechtsboven in het zoekvenster open is, om dit te kunnen doen.

Let op

Het aantal van een resource in een set wordt niet gecontroleerd ten opzichte van het totaal aantal beschikbare items van die resource. Je kan alle tien de beschikbare 5kW spots in de kleine lichtset én in de grote lichtset voorzien. Het is pas bij het boeken dat Yesplan de beschikbaarheid zal nagaan, en indien nodig een conflict zal geven indien er op een bepaald moment onvoldoende beschikbaar zijn.

Een exemplaar van een unieke resource kan ‘vastgehecht’ worden aan een resourceset. Dit zal aangegeven worden bij het boeken van dat exemplaar van die resource buiten die set. Een exemplaar vasthechten kan enkel bij het toevoegen aan de set. Dit doe je door middel van het openen van het contextmenu boven de rij van het unieke exemplaar dat je wilt vasthechten, en te kiezen voor de optie “Vasthechten aan set…”. Typ vervolgens de naam van de set waaraan je de resource wilt vasthechten in het zoekveld dat verschijnt, en kies de juiste set uit de suggestielijst.

De resourcegroep van een resourceset wordt automatisch afgeleid aan de hand van de resources die deze set bevat. Echter, soms wil je die resourcegroep manueel kunnen wijzigen naar iets anders dan wat Yesplan automatisch kon afleiden. Dit doe je in het infovenster van de resource op het “Resource” tabblad. Klik op “Resourcegroep overschrijven”, en selecteer vervolgens de gewenste optie uit de keuzelijst. Merk op dat je steeds kunt terugkeren naar het automatisch afleiden van de groep voor een set door te klikken op “Terugzetten naar het automatisch afleiden van de groep” (dit verschijnt nadat je de groep overschreven hebt).

Via het “Resource” tabblad kan je ook een beschrijving toevoegen aan de resourceset.

De prijs van de resourceset is standaard de som van de prijzen van de resources die deze set bevat. Een resourceset kan echter ook zijn eigen prijsdefinities hebben, los van de inhoud van de set (zie verder, bij Prijzen).

Custom data§

Naast de standaardgegevens die ingevoerd kunnen worden voor resources is het mogelijk om zelf bijkomende velden te definiëren in Yesplan. Dit noemen wij custom data. Customdatavelden worden aangemaakt door een beheerder, en ze worden getoond op een tabblad naar keuze van het infovenster van de resource. Extra tabbladen hiervoor worden eveneens aangemaakt door een beheerder.

Soms wil je een customdataveld enkel onder bepaalde voorwaarden laten zien. De mogelijke voorwaarden voor resources zijn resourcetype en resourcerol. Zo kan je andere customdatavelden gebruiken voor een mederwerker dan voor materiaal.

Naast deze bijkomende velden die je zelf kunt toevoegen aan een resource, bestaat er ook een speciaal type custom data: het resourceveld. Dit is een customdataveld dat gebruikt kan worden voor het boeken van een resource, en dat beschikbaar is voor evenementen.

Alle details omtrent de mogelijkheden en het beheren van custom data vind je in de handleiding van de systeeminstellingen.

Resources boeken op evenementen§

Resources zijn middelen - zoals medewerkers, materiaal en services - die we toewijzen aan onze evenementen. In Yesplan spreken we over het boeken van resources op evenementen. Resources kunnen geboekt worden per evenement, maar ook voor een volledige evenementgroep. Het boeken van resources doe je voornamelijk in het infovenster van het evenement. De Teamplanner biedt bovendien bijkomende mogelijkheden voor het boeken van medewerkers.

Het infovenster van een evenement kan je openen vanuit de kalender door te klikken op het vergrootglas-icoontje in de rechterbovenhoek van de cel van het evenement, of door te dubbelklikken op een lege plaats in de cel van het evenement.

Het infovenster van een evenement is een overzicht van alle gegevens van het evenement en de evenementgroep waartoe het behoort. Het infovenster bestaat uit verschillende tabbladen, waaronder drie tabbladen specifiek voor resources (“Locatie”, “Team” en “Resources”). Links van het infovenster wordt de evenementenstructuur getoond van de evenementgroep waartoe het evenement behoort. Voor de algemene werking van dit infovenster verwijzen we naar het hoofdstuk Infovenster van het evenement van de handleiding evenementen.

Resources in het infovenster van het evenement§

Het tabblad “Resources” toont een overzicht van alle geboekte resources. Je kan er ook resources boeken en deze boekingen en hun prijzen beheren. De tabbladen “Team” en “Locatie” zijn een gefilterde variant hiervan, waarbij respectievelijk enkel de geboekte medewerkers en enkel de geboekte locatie getoond worden. Op het tabblad “Team” kan je enkel medewerkers boeken; op het tabblad “Locatie” kan je niets bijkomend boeken.

We bespreken hier verder steeds het tabblad “Resources”; de ander tabbladen zijn gelijkaardig in gebruik.

De linkerkolom van het “Resources” tabblad toont de resources die geboekt werden op het evenement dat de focus heeft. Indien de focus op één enkel evenement ligt, zien we de boekingen op dat evenement. Indien de focus op een evenementgroep ligt wordt er een overzicht van de boekingen van de volledige groep getoond. Het overzicht van de evenementgroep bestaat uit de gemeenschappelijke boekingen voor de groep, gevolgd door een lijst van alle afzonderlijke boekingen per evenement in die groep.

De rechterkolom van het “Resources” tabblad is voorbehouden voor custom data.

Opmerking

Door te klikken op een evenement of evenementgroep in de evenementenstructuur (links), verplaats je zelf de focus van het infovenster. Op die manier kan je navigeren tussen de verschillende evenementen en evenementgroepen die tot dezelfde evenementenstructuur behoren. Voor meer informatie omtrent het navigeren tussen de verschillende niveaus en hoe de informatie daarbij getoond en samengevat wordt, verwijzen we naar het hoofdstuk Infovenster van het evenement van de handleiding evenementen.

Een resource toevoegen doe je door middel van het resourceveld dat onder de lijst van resources staat.

Om een resource ineens toe te voegen aan alle evenementen van een evenementgroep, verplaats je de focus naar de evenementgroep. Om een resource enkel toe te voegen aan een evenement, kan je de focus verplaatsen naar dat evenement of je kan het evenement openklappen indien de evenmentgroep gefocust is.

Via het resourceveld kan je een bestaande resource boeken. Als je begint te typen in het invulveld van het resourceveld dan zal Yesplan de resources tonen die hieraan voldoen. Deze lijst wordt bijgewerkt terwijl je typt. Kies de gewenste resource uit de lijst om die te boeken op het evenement.

Je kan vanuit het resourceveld ook het zoekvenster voor resources openen door te klikken op de knop met het dubbele pijl-icoontje. In dit zoekvenster kan je uitgebreid zoeken en zie je meer informatie. Je kan er eventueel nieuwe resources aanmaken of bestaande resources wijzigen.

Om een resource te boeken vanuit het zoekvenster klik je op de naam van de resource. Je zal merken dat er een vinkje verschijnt links van de naam van de resource, en dat er een lijst van alle geboekte resources getoond wordt aan de rechterkant. Je kan op deze manier resources blijven bijboeken tot je tevreden bent. In de lijst van de geboekte resources kan je de aantallen aanpassen door erop te dubbelklikken. Je kan een item verwijderen door met de muisaanwijzer over de rij met het item te gaan en het ‘-’-icoontje dat daarbij verschijnt aan de rechterkant, aan te klikken. Sluit het zoekvenster om terug te keren naar het infovenster van het evenement.

Een resource toevoegen aan een geboekte resourceset doe je door middel van de actie “Voeg resource toe aan set…” uit het contextmenu. Dit opent eveneens het zoekvenster voor de resources. Zoek naar de gewenste resource, en klik vervolgens op de naam van de resource om die toe te voegen. Je kan uiteraard ook hier meerdere resources in één keer toevoegen. Sluit het zoekvenster om terug te keren naar het infovenster van het evenement. Merk op dat er nu een sterretje verschijnt naast de naam van de resourceset, om aan te geven dat de inhoud van deze geboekte set afwijkt ten opzichte van de normale inhoud van de set.

Met het resourceveld kan je ook een ad hoc resource boeken. Dit is een boeking van een resource voor eenmalig gebruik. Deze resource zal je niet terugvinden in het zoekvenster van resources. Een ad hoc resource heeft verder wel alle eigenschappen van een gewone resource (type, rollen, resourcegroep, prijzen, enz.). Een ad hoc resource herken je aan het symbool dat ervoor verschijnt in de lijst: een witte A in een groen cirkeltje.

Resources kunnen ook geboekt worden via custom data. Een dergelijk customdataveld gebruikt hetzelfde resourceveld dat hierboven beschreven wordt. Een resource die via een customdataveld geboekt wordt, wordt getoond op de plaats waar het customdataveld staat, maar wordt ook getoond in de lijst van de geboekte resources voor dat evenement.

Inwisselen plaatshouders§

Plaatshouders en resources kunnen via het infovenster van het evenement ingewisseld worden met andere resources of plaatshouders. Dit doe je in het “Resources” tabblad, door het contextmenu te openen op een rij van een plaatshouder en te kiezen voor de optie “Inwisselen met”. Als je het zoekveld dat opent aanklikt worden meteen de resources met de overeenkomende rol getoond. Je kan er ook zoeken naar andere plaatshouders of resources waarmee je wilt inwisselen. Dit werkt ook bij een resource; daar krijg je meteen de plaatshouders te zien voor alle rollen van de resource en je kan op zoek gaan naar andere plaatshouders of resources om mee in te wisselen.

Wanneer er meerdere aantallen van een resource of plaatshouder geboekt zijn, dan kan je ze allemaal ineens inwisselen. Je kan echter ook slechts één exemplaar inwisselen (kies hiervoor de optie “Verwissel één met”). Dit laat toe om de plaatshouders één voor één in te wisselen met een resource.

Wanneer resources of plaatshouders ingewisseld worden, dan wordt bepaalde informatie van de boeking mee overgezet:

Als je een resource boekt, dan wordt voor die resource steeds de standaard prijsdefinitie gebruikt, ongeacht de rol van die resource. (Je kan dit uiteraard later aanpassen.) Echter, als je een plaatshouder inwisselt met een resource, dan zal de prijsdefinitie van de resource gebruikt worden die dezelfde naam heeft als de prijsdefinitie die op dat moment geldt bij de geboekte plaatshouder, áls die bestaat. Een resource neemt dus nooit de prijs over van de plaatshouder bij het inwisselen, maar je kan er wel de toegepaste prijsdefinitie mee sturen.

Bijvoorbeeld:

Conflicten§

Yesplan verhindert je niet méér resources te boeken dan beschikbaar. Yesplan zal dit wél melden via een conflict bij het evenement en in de lijst van resources. Een conflict vermeldt steeds de nodige informatie omtrent het mogelijke planningsprobleem, zodat je als planner kunt beslissen hoe je dit conflict wenst op te lossen. Je kan er voor kiezen om een conflict te negeren en te verbergen (door te klikken op “verberg” bij het betreffende conflict), of je kan de oorzaak van het conflict wegnemen.

Het is pas bij het boeken dat Yesplan de beschikbaarheid zal nagaan, en indien nodig een conflict zal geven. Resources waarvan er een vast aantal beschikbaar zijn, zullen resulteren in conflicten indien er onvoldoende beschikbaar zijn op een gegeven moment in de planning. Ook een resource die niet ‘actief’ is zal resulteren in een conflict. Dergelijke conflicten wordt aangeduid door een zwart uitroepteken in een geel cirkeltje.

Opmerking

Vanuit de navigatiebalk onderaan het scherm kan je een venster openen met een lijst van alle conflicten voor alle evenementen in de toekomst (door te klikken op het navigatiemenu-item “Conflicten”). Je kan in dit venster ook alle verborgen conflicten bekijken (door te klikken op de knop “Toon verborgen conflicten”), en, indien gewenst, een verborgen conflict terug zichtbaar maken (door op het bolletje te klikken aan de rechterkant van de rij van een conflict).

Overzicht geboekte resources§

Naast het overzicht van alle geboekte resources in het infovenster van het evenement zijn er nog andere overzichten van boekingen beschikbaar.

Je kan de lijst met geboekte resources van een specifiek evenement opvragen door te klikken op de optie “Toon geboekte resources” in het contextmenu bij een evenement in de kalender. Dit opent een overzicht dat gelijkaardig is aan het zoekvenster voor resources waarbij je ook een overzicht krijgt van alle tijdschema’s van al de resources. Deze tijdschema’s kan je zichtbaar maken door te klikken op de knop “Tijdschema’s” in de kolomtitel.

Je kan in het infovenster van een resource ook al de boekingen bekijken van die resource, via het tabblad “Boekingen” (zie Beschikbaarheid van resources).

Je kan ook gebruik maken van de zoektaal om geboekte resources te vinden. Meer hierover lees je in de handleiding zoektaal.

Medewerkers plannen§

De Teamplanner biedt heel wat bijkomende mogelijkheden voor het roosteren van medewerkers. Dit wordt in detail beschreven in de handleiding van de Teamplanner.

Prijzen§

In Yesplan worden resources geboekt op evenementen. Bij het boeken van deze resources kunnen we kosten en opbrengsten in kaart brengen.

Prijsdefinities§

De prijzen die in rekening gebracht moeten worden bij een bepaald evenement kunnen verschillen afhankelijk van een veelheid aan voorwaarden. Daarom kan elke resource in Yesplan een of meerdere prijsdefinities hebben die afhankelijk van die voorwaarden gekozen worden bij het boeken. Bovendien kunnen prijzen van de boeking ook overschreven worden, los van de prijsdefinities die gelden voor de resource. Je kan met andere woorden steeds de gewenste prijs toepassen, ook onder uitzonderlijke voorwaarden.

Een prijsdefinitie bestaat uit de bepalingen voor verkoopprijs en kostprijs, een btw-tarief, regels voor kortingen op duur en op aantal, en een boekhoudcode en aankoopprijs (informatief). Je kan aangeven of de prijzen standaard aangerekend moeten worden. Een prijsdefinitie kan je ook koppelen aan een profiel van een evenement waardoor de prijsdefinitie gekozen zal worden indien het geboekt wordt op een evenement van dat profiel.

Elke resource krijgt een standaard prijsdefinitie bij het aanmaken, met de naam “default”. Je kan de naam aanpassen door erop te dubbelklikken.

Opmerking

Afhankelijk van de instellingen kunnen de namen voor de prijsdefinities gekozen worden uit de suggestielijst en/of zelf ingetypt worden in het invulveld dat verschijnt. De mogelijkheden van de namen voor de prijsdefinities kunnen worden ingesteld door een Yesplan-beheerder bij de systeeminstellingen.

Een prijsdefinitie toevoegen doe je door te klikken op “Voeg een prijsdefinitie toe” op het tabblad “Prijzen” in het infovenster van de resource. Wijzig de naam door erop te dubbelklikken, en vul de gewenste waardes in.

Let op

De naam van de prijsdefinitie is van belang bij het inwisselen van plaatshouders. Zie Inwisselen plaatshouders voor meer informatie.

Tarieven§

Het meest eenvoudige tarief is een vast bedrag. Het tarief van een resource kan daarentegen ook berekend worden aan de hand van een prijs per uur, dag, week, maand, of per dagdeel waarbij Yesplan het aantal aan te rekenen eenheden zal afleiden op basis van de duur van de boeking.

Je kan de prijzen invoeren exclusief of inclusief btw. Klik hiervoor op de knop “Excl.” / “Incl.” (naargelang de huidige toestand) naast het invulveld om aan te geven wat het ingevulde bedrag voorstelt. Het omgerekende inclusief/exclusief bedrag (naargelang) wordt – ter info – ernaast getoond.

Standaard zal Yesplan elke begonnen eenheid volledig in rekening brengen. Bijvoorbeeld, indien een resource geboekt is van 10 tot 12.30 uur, en de eenheid is ‘per uur’, dan zal Yesplan automatisch drie uren aanrekenen en niet 2,5 uur.

Je kan ook instellen met welke nauwkeurigheid Yesplan het resultaat moet berekenen, zoals op basis van elk gestart kwartier bij een prijseenheid ‘per uur’. Je kan bovendien bepalen wat er minimaal in rekening gebracht moet worden, bijvoorbeeld minstens 30 minuten.

Let wel: het aantal eenheden die minimaal in rekening gebracht moeten worden

Het is met andere woorden niet mogelijk om te definiëren dat een prijs per uur berekend moet worden op basis van elk gestart kwartier, met een minimum aan te rekenen eenheid van 10 minuten. Evenmin kan je in dat geval definiëren dat de minimum aan te rekenen eenheid 2 uur is; een uur is de basiseenheid.

Opmerking

De toegevoegde tijden worden altijd meegeteld bij de duur van de boeking voor het berekenen van de prijs ervan.

Het aantal aan te rekenen eenheden kan manueel overschreven worden indien je wenst af te wijken van de automatisch berekende eenheden.

De prijs van de resourceset is standaard de som van de prijzen van al de resources die deel uitmaken van deze set. Een resourceset kan echter ook zijn eigen prijsdefinities hebben, los van de inhoud van de set. Hiertoe voeg je een prijsdefinitie toe aan de resourceset. Dit doe je, net als bij een resource, door te klikken op “Voeg een prijsdefinitie toe” op het tabblad “Prijzen” in het infovenster van de resourceset.

Dagdelen§

De prijzen kunnen ook verschillen naargelang het moment van de dag waarop ze geboekt zijn. Bijvoorbeeld, een bepaalde zaal wordt aan 100 euro verhuurd in de voormiddag, aan 150 euro in de namiddag en aan 200 euro ’s avonds. Deze momenten van de dag noemen we in Yesplan dagdelen.

Een dagdelendefinitie is een verzameling van verschillende dagdelen. Bijvoorbeeld, dagdeel ‘voormiddag’ van 9 tot 12 uur, ‘namiddag’ van 13 tot 18 uur en ‘avond’ van 19 tot 23 uur. Deze drie dagdelen geef je dan een overkoepelende naam, bijvoorbeeld ‘Openingsuren vergaderlokalen’. Je kan meerdere dagdelendefinities aanmaken indien je organisatie gebruik maakt van verschillende dagindelingen. Dagdelendefinities worden aangemaakt door een beheerder.

Deze dagdelendefinities kunnen vervolgens gebruikt worden bij de prijsdefinitie van een resource om op elk afzonderlijk dagdeel een prijs te plakken. Eenzelfde dagdelendefinitie kan meerdere keren hergebruikt worden voor verschillende prijsdefinities, om zo verschillende tarieven aan te maken voor eenzelfde resource.

Als je voor een bepaalde resource de ene keer een dagprijs wenst te hanteren, én de andere keer een prijs afhankelijk van het dagdeel, dan zal je voor die resources twee prijsdefinities moeten aanmaken, eentje met een prijs per dag, en eentje met een set van prijzen per dagdeel.

Bijvoorbeeld:

Om een prijs te definiëren per dagdeel klik je op de knop met het grijze driehoekje naast het invulveld (standaard staat er in die knop “Fixed”, maar dit kan variëren, vermits hier de optie getoond wordt die actief is). Vul vervolgens de bedragen in per dagdeel.

Standaard zal Yesplan elk begonnen dagdeel volledig in rekening brengen. Bij boekingen die over méérdere dagdelen lopen worden de prijzen van die dagdelen samengeteld, ook als de boeking slechts gedeeltelijk overlapt met een bepaald dagdeel.

Je kan bij dagdelen instellen met welke nauwkeurigheid Yesplan het resultaat moet berekenen, net als bij prijzen per uur, dag, week of maand. Zo kan je bijvoorbeeld binnen een dagdeel het resultaat berekenen op basis van elk gestart uur.

Het is op deze manier mogelijk om een variabele uurprijs te definiëren in functie van het dagdeel.

Voorbeeld:

In de voormiddag geldt een prijs van 2 euro, in de namiddag 2,50 euro en ’s avonds 4 euro.

We gebruiken in onze organisatie een dagdelendefinitie met als dagdelen ‘voormiddag’ van 7 tot 12 uur, ‘namiddag’ van 12 tot 18 uur en ‘avond’ van 18 tot 23 uur. Het dagdeel voormiddag duurt 5 uur. Als we willen dat dit berekend wordt à 2 euro per uur, dan komt dat neer op een prijs voor het gehele dagdeel van 10 euro (2 euro × 5 uur). Het dagdeel namiddag duurt 6 uur, maal 2,50 euro per uur, betekent dat het volledige dagdeel dus een prijs moet krijgen van 15 euro. Het dagdeel avond duurt 5 uur à 4 euro per uur = 20 euro.

Als we de prijzen per dagdeel invoeren (voormiddag 10 euro, namiddag 15 euro, avond 20 euro) én definiëren dat we het tarief wensen te berekenen op basis van elk gestart uur, dan realiseren we een variabele uurprijs in functie van het dagdeel.

Je kan bij dagdelen ook instellen hoeveel tijd er minimaal in rekening gebracht moet worden. Als een boeking over meerdere dagdelen loopt, berekent Yesplan voor elk afzonderlijk dagdeel die minimale tijd opnieuw. Daardoor kan een boeking duurder uitvallen dan initieel gedacht. In dat geval kan je de prijs manueel aanpassen (zie Verkoopprijs overschrijven voor meer informatie).

Voorbeeld:

In het bovenstaande scenario definiëren we bijkomend dat een minimum van 3 uur in rekening gebracht moet worden.

Een boeking van 10 tot 14 uur valt binnen twee dagdelen (voormiddag en namiddag) én voor elk dagdeel zal minstens 3 uur in rekening gebracht worden aan het voor dat dagdeel geldende tarief:

Kortingen§

Aan de prijsdefinitie kunnen regels toegevoegd worden voor kortingen (of eventueel toeslagen). Zo kan je aangeven dat je voor een piano die geboekt wordt bij een evenement de eerste twee dagen de volledige prijs betaalt, en daarna een korting krijgt van 10%.

Er zijn hiervoor twee invulvelden voor kortingsformules, eentje voor korting op duur en eentje voor korting op aantal. Hoe je de kortingsformules precies noteert wordt geïllustreerd aan de hand van enkele voorbeelden.

Let op

Het instellen van producties heeft invloed op de prijsberekening. De kortingsformules van de resourceboekingen worden enkel toegepast voor het evenement waarop ze geboekt zijn. Echter, indien het evenement deel uitmaakt van een productie, dan zal de korting (op duur) berekend worden voor de gehele periode van de productie tijdens dewelke de resource aaneengesloten geboekt is.

Koppelen aan profiel§

Je kan elke prijsdefinitie instellen als de standaard prijsdefinitie (door te klikken op “Stel in als standaard”). De standaard prijsdefinitie van de resource op het moment van het boeken is de definitie die initieel zal toegekend worden aan de resourceboeking.

Een prijsdefinitie kan bovendien gekoppeld worden aan het profiel van een evenement. Elk profiel kan hierbij slechts aan één prijsdefinitie van de resource toegekend worden. De koppeling heeft als gevolg dat, indien het evenement waarop de resource geboekt wordt van dit profiel is, deze prijsdefinitie gekozen zal worden. De gekoppelde definitie zal dus voorrang krijgen op de standaard definitie.

Indien een evenement wijzigt van profiel zullen voor alle resources automatisch die prijsdefinities gekozen worden die gekoppeld zijn aan dit profiel. Let wel, dit zal enkel gebeuren voor die resources die een dergelijke prijsdefinitie hebben op het moment van het wijzigen van het profiel. Indien er voor het evenementenprofiel geen bijhorende gekoppelde prijsdefinitie bestaat voor een resource op dat moment, dan wijzigt de toegepaste prijsdefinitie dus niet automatisch.

Prijzen beheren van geboekte resources§

Bij het boeken van de resource wordt de standaard prijsdefinitie toegekend, tenzij er een specifieke prijsdefinitie bestaat die gekoppeld is aan het profiel van het evenement. Na het boeken kan je de prijs nog aanpassen indien gewenst. Je kan een andere prijsdefinitie kiezen, je kan de verkoopprijs van de boeking overschrijven of je kan ervoor kiezen om de prijs niet door te rekenen.

De prijzen die getoond worden kunnen zowel inclusief als exclusief btw weergegeven worden. Om te wisselen tussen de weergave met of zonder btw, kan je bovenaan de lijst de gewenste optie kiezen.

Toegepaste prijsdefinitie wijzigen§

Een andere prijsdefinitie kiezen in het infovenster van een evenement doe je op het “Resources” tabblad door de muisaanwijzer over de prijs te brengen en de gewenste prijsdefinitie te kiezen uit het keuzemenu dat verschijnt.

Je kan de prijsdefinitie per resource wijzigen, maar je kan de prijsdefinitie echter ook op andere niveaus doorvoeren: op de resourceset, op de resourcegroep of op het evenement. Indien de prijsdefinitie op een ‘hoger’ niveau doorgevoerd wordt zullen alle resources die eronder vallen dezelfde prijsdefinitie overnemen, als die bestaat voor die resource. Indien niet alle onderliggende items de prijsdefinitie hebben zal je een rode asterisk zien verschijnen naast de keuzelijst, én naast al de resources die uitzonderingen zijn. Bij de resources die de prijsdefinitie overnemen van een hoger niveau zal de prijsdefinitie niet meer te wijzigen zijn, de prijsdefinitie is immers bepaald op een ander niveau. Je herkent deze keuzemenu’s aan de licht grijze kleur. De doorgevoerde prijsdefinitie op een hoger niveau kan terug ongedaan gemaakt worden door te kiezen voor de optie “Prijsdefinitie terugzetten” in het keuzemenu.

De prijsdefinitie voor een individuele geboekte resource of resourceset kan ook aangepast worden via het tabblad “Prijzen” van het infovenster van de boeking van de resource of resourceset, door een andere optie te kiezen uit het keuzemenu bovenaan. Het infovenster van de boeking open je door te klikken op de naam van de resource in het infovenster van het evenement.

Opmerking

Het kan gebeuren dat een prijs niet getoond wordt, maar in de plaats daarvan --- verschijnt. Dit zijn prijzen waarvoor deze gebruiker geen rechten heeft om ze te zien.

Verkoopprijs overschrijven§

De verkoopprijs van de boeking overschrijven in het infovenster van een evenement doe je op het “Resources” tabblad door te dubbelklikken op de getoonde prijs. Je vult ofwel een nieuw bedrag in, of je kent een korting of toeslag toe (bijvoorbeeld -10% of +10%), waarna Yesplan het resultaat zal berekenen. Je zal merken dat een overschreven prijs in het vet aangegeven wordt.

Vul je een bedrag in, dan zal Yesplan het btw-tarief overnemen van de prijsdefinitie die op dat moment van toepassing is. Indien er meerdere btw-tarieven van toepassing zijn, bijvoorbeeld bij het overschrijven van de prijs op het niveau van een resourcegroep of evenement, dan zal je de keuze krijgen tussen deze btw-tarieven.

Nieuw in v26 Deze manueel ingevoerde korting is beschikbaar:

Je kan de prijs per resource overschrijven, maar je kan de prijs echter ook op andere niveaus overschrijven: op de resourceset, op de resourcegroep, op het evenement of op de evenementgroep. Indien de prijs op een ‘hoger’ niveau overschreven wordt zullen alle items die eronder vallen niet meer te wijzigen zijn, de prijs is immers bepaald op een ander niveau. Een dergelijke ‘vergrendelde’ prijs is te herkennen aan de licht grijze kleur. Je kan de overschreven prijs terug ongedaan maken door te klikken op “Prijs terugzetten” (dat verschijnt als je de muisaanwijzer over de prijs brengt).

Een prijs die overschreven wordt heeft voorrang op het wijzigen van de prijsdefinitie op een hoger niveau.

De prijs voor een individuele geboekte resource of voor een resourceset kan ook overschreven worden via het tabblad “Prijzen” van het infovenster van de boeking van de resource of resourceset, door te klikken op “Prijs overschrijven” naast het invulveld “Totale verkoopprijs”. Het infovenster van de boeking open je door te klikken op de naam van de resource in het infovenster van het evenement.

Opmerking

Het kan gebeuren dat een prijs niet getoond wordt, maar in de plaats daarvan --- verschijnt. Dit zijn prijzen waarvoor deze gebruiker geen rechten heeft om ze te zien.

Kortingen op kortingen§

Het is in Yesplan mogelijk om kortingen toe te kennen bij het boeken van resources. Dit kan op meerdere niveaus: je kan een korting toekennen aan een individuele resource, aan de gehele resourcegroep, aan alles van het evenement, en zelfs aan alles van de gehele evenementgroep.

Naast een vaste korting is het ook mogelijk om een procentuele korting toe te passen op de verkoopprijs. Indien een procentuele korting op twee verschillende niveaus toegekend wordt, dan worden de kortingen gecumuleerd. Je kan bijvoorbeeld 10% korting geven op een bepaalde resource, en daarbovenop nog eens 20% korting op het volledige evenement.

Merk op dat bij cumulatieve kortingen in Yesplan, de kortingen één voor één toegepast worden, en niet samengeteld worden vooraleer toe te passen.

Bijvoorbeeld,

Prijs resource                     = 100
Korting op resource 3%             =   3
Nieuwe prijs resource              =  97
Extra korting op resourcegroep 5%  =   4,85 (5% van 97)
Nieuwe prijs op resourcegroep      =  92,15

Het effectief kortingspercentage   =   7,85% (en niet 8%)

Prijzen niet doorrekenen§

Je kan per resource aangeven of de verkoopprijs van de boeking doorgerekend dient te worden of niet. Dit doe je door middel van de checkbox “Aan te rekenen”. Indien de checkbox afgevinkt is zal de prijs niet meegerekend worden; de getoonde prijs zal “0.00” zijn.

In het infovenster van een evenement, op het “Resources” tabblad, verschijnt de checkbox “Aan te rekenen” door de muisaanwijzer over de prijs te brengen. In het infovenster van de boeking van de resource of resourceset vind je de checkbox “Aan te rekenen” op het “Prijzen” tabblad.

De waarde van de checkbox wordt bij het boeken overgenomen van de waarde die ingesteld staat bij de desbetreffende prijsdefinitie van de resource.

Aantal aan te rekenen eenheden overschrijven§

Als je een prijs voor een resource instelt per uur, dag, week of maand, dan zal Yesplan het aantal aan te rekenen eenheden automatisch bepalen op basis van de duur van de boeking. De aan te rekenen prijs voor de boeking zal hierop gebaseerd worden. Merk op dat de toegevoegde tijden altijd worden meegeteld bij het automatisch berekenen van de prijs van een boeking.

Het aantal aan te rekenen eenheden kan manueel overschreven worden indien je hiervan wenst af te wijken. Dit doe je op het tabblad “Prijzen” van het infovenster van de boeking van die resource. Bij het invulveld “Aan te rekenen uren” (of dagen, weken, maanden) klik je op “Aan te rekenen uren (…) overschrijven” en je vult een waarde in naar wens. Je kan steeds terugkeren naar de automatisch berekende duur, door te klikken op de link die verschijnt na het overschrijven (“Opnieuw instellen naar…”).

Merk op dat er ook werkelijk aantal aan te rekenen eenheden bestaan.

Let op

Zodra de prijs van een boeking overschreven is, is het niet meer mogelijk om het aantal aan te rekenen eenheden aan te passen; deze zijn op dat moment immers niet meer van toepassing.

Gewijzigde prijsdefinities§

Bij het wijzigigen van een prijsdefinitie voor een bepaalde resource, worden deze wijziging standaard toegepast op alle boekingen van die resource in de toekomst. Je hebt echter ook de mogelijkheid om de wijziging van die prijsdefinitie voor bepaalde evenementen niet door te voeren.

Er verschijnt hiervoor bij het wijzigen van de prijsdefinitie een lijst van evenementen waarop de resource geboekt is in de toekomst. Je kan er per evenement aangeven dat je de boekingen voor dat evenement niet wenst bij te werken naar de nieuwe prijsdefinitie. Dit doe je door de checkbox af te vinken naast het desbetreffende evenement.

Een prijsdefinitie die gewijzigd is sinds de boeking, maar waarvan de wijziging niet doorgevoerd werd naar die boeking zal je herkennen aan een zwarte asterisk naast de naam van de prijsdefinitie bij die boeking. Je kan er vooralsnog voor kiezen om de gewijzigde prijsdefinitie te selecteren uit het keuzemenu. Op dat moment is de oude prijsdefinitie van de boeking definitief verdwenen.

Samenvatting prijzen van een evenement§

Op het tabblad “Prijzen” van het infovenster van een evenement vind je een overzicht van de kosten en opbrengsten van het evenement dat de focus heeft. De kostprijs, de verkoopprijs en de winstmarge van alle resourceboekingen wordt per resourcegroep samengeteld. Je ziet er ook de netto totalen, de bruto totalen, het totaalbedrag waarop de btw van toepassing is (per btw-tarief) en de diverse btw totalen.

Opmerking

De winstmarge is de brutowinst uitgedrukt als een percentage van de verkoopprijs. Bijvoorbeeld, bij een verkooprijs van 100 euro en een kostprijs van 80 euro is de brutowinst 20 euro, wat 20% is van de verkoopprijs. Indien de verkoopprijs nul is, wordt er geen winstmarge getoond.

Yesplan hanteert de volgende formule voor de winstmarge: ((verkoopprijs - kostprijs) ÷ |verkoopprijs|) × 100

Merk op dat de formule de absolute waarde van de verkoopprijs gebruikt, wat van belang is in het uitzonderlijke geval van een negatieve verkoopprijs. Dit komt soms voor bij het gebruik van een ad hoc resource om kortingen toe te kennen. Bijvoorbeeld, bij een verkoopprijs van -50 euro en een kostprijs van 0 euro is de “winst” -50 euro, wat -100% is van 50, de absolute waarde van de verkoopprijs. Een positieve winstmarge impliceert steeds een positieve winst, een negatieve winstmarge impliceert steeds een negatieve winst.

De prijzen die getoond worden bij elke resourcegroep kunnen zowel inclusief als exclusief btw weergegeven worden. Om te wisselen tussen de weergave met of zonder btw, kan je bovenaan het tabblad de gewenste optie kiezen.

Je kan via dit tabblad “Prijzen” ook een ad hoc financiële resource boeken. Een ad hoc boeking is een boeking van een resource voor eenmalig gebruik. Deze resource zal je niet terugvinden in het zoekvenster van resources. Een ad hoc resource heeft verder wel alle eigenschappen van een gewone resource (type, rollen, resourcegroep, prijzen, enz.). Een ad hoc resource van het type ‘financieel’ herken je aan het symbool dat ervoor verschijnt in de lijst: een wit dollarteken in een groen cirkeltje.

Toevoegen van een ad hoc financiële resource via het “Prijzen” tabblad, kan enkel op een evenement en niet op een evenementgroep. Klik hiervoor op “Voeg een bedrag toe”. Vul vervolgens een naam, een kostprijs en een verkoopprijs in, kies het btw-tarief en klik op “Voeg toe”. Deze ad hoc boeking hoort standaard thuis in de resourcegroep “Diversen”, maar je kan die uiteraard toevoegen aan een resourcegroep naar keuze. Open hiervoor het infovenster (door te klikken op de naam) en pas de groep aan op het tabblad “Info”.

Werkelijke waardes§

In Yesplan kunnen werkelijke aantallen en tijden bijgehouden worden, naast de geplande aantallen en tijden. Je kan bij de planning voorzien dat je vier microfoons nodig hebt, maar bij de uitvoering kan blijken dat er vijf nodig waren (het werkelijk aantal). Of een medewerker kan ingepland worden om te werken van 9 tot 13 uur, maar in de uitvoering kan hij een half uurtje langer gewerkt hebben (de werkelijke tijd).

Yesplan brengt de werkelijke aantallen en tijden in rekening om de werkelijke prijzen te bepalen; de geplande prijs wordt hierbij onthouden. De berekende werkelijke verkoopprijs kan manueel overschreven worden. Je kan een werkelijke prijs ook toevoegen zonder eerst werkelijke aantallen of tijden aan te maken.

De status van een evenement bepaalt of werkelijke aantallen, tijden of prijzen toegekend mogen worden aan de boekingen van resource. De statussen waarbij dit toegelaten is wordt bepaald door een beheerder (zie systeeminstellingen).

Werkelijke waardes worden weergegeven in diep hemelsblauw.

Werkelijke aantallen§

In het infovenster van een evenement kan je werkelijk aantallen beheren. Indien de status van het evenement werkelijke waardes toelaat, dan verschijnt in het infovenster van een evenement, op het “Resources” tabblad, “Voeg werkelijke aantallen toe” indien je de muisaanwijzer over de rij van de resource brengt. Je kan werkelijke aantallen toevoegen (door te klikken op “Voeg werkelijke aantallen toe”), aanpassen (door te dubbelklikken op het werkelijk aantal en een nieuw aantal in te vullen) of verwijderen (door te dubbelklikken op het werkelijk aantal en te kiezen voor “Verwijderen”).

Deze handelingen kan je ook doen in het infovenster van de boeking van de resource, zowel op het tabblad “Info” als “Prijzen”. Het infovenster van de boeking open je door te klikken op de naam van de resource in het infovenster van het evenement.

Werkelijke tijden§

Voor een resource die langer of minder lang in gebruik geweest is dan gepland, kan je de werkelijke tijden invullen. Dit doe je in het infovenster van de boeking van de resource of resourceset, op het tabblad “Boekingen”. Klik hiervoor op “Voeg werkelijke tijd toe” rechts van de tijdslijnen.

Je kan de werkelijke tijden ook toevoegen in de lijst met geboekte resources van een specifiek evenement die je opent door te klikken op de optie “Toon geboekte resources” in het contextmenu bij een evenement in de kalender. Maak de tijdschema’s zichtbaar door te klikken op de knop “Tijdschema’s” in de kolomtitel en klik vervolgens op “Voeg werkelijke tijd toe” rechts van die tijdschema’s.

Werkelijke tijden horen ook typisch thuis bij medewerkers. De Teamplanner biedt hiervoor bijkomende mogelijkheden. Dit wordt in detail beschreven in de handleiding van de Teamplanner.

Bescherming evenementen met werkelijke tijden§

Indien een evenement resourceboekingen heeft waarop werkelijke tijden ingevuld zijn, dan kan het evenement niet meer verplaatst worden van datum of locatie, en kan de naam niet gewijzigd worden. Het evenement kan dan ook niet meer verwijderd worden. Als je de datum, locatie of naam van zo’n evenement vooralsnog wilt wijzigen kan dit enkel door eerst de werkelijke tijden terug te verwijderen.

Evenementen die een of meerdere resourceboekingen hebben met werkelijke tijden worden aangeduid met een diep hemelsblauw slotje. De slotjes worden getoond op dezelfde plaatsen als de grijze slotjes voor evenementen met een status van het type ‘vergrendeld’, maar deze slotjes kunnen dus niet ontgrendeld worden, de werkelijke tijden moeten eerst terug verwijderd worden.

Werkelijke prijzen§

Standaard is de werkelijke prijs gelijk aan de geplande prijs. Voeg je een werkelijk aantal toe, dan zal de werkelijke prijs deze wijziging in rekening brengen (bijvoorbeeld: er was één microfoon gepland maar er werden er uiteindelijk twee gebruikt). Ook als er een afwijkende werkelijke tijd toegevoegd wordt aan een resource, dan zal de werkelijke prijs hieraan aangepast worden (bijvoorbeeld: Jan was gepland van 14 tot 18 uur maar heeft gewerkt van 14 tot 19 uur).

De berekende werkelijke verkoopprijzen kunnen ook overschreven worden indien de status van het evenement werkelijke waardes toelaat.

Opmerking

De kostprijs wordt ook beïnvloed door werkelijke aantallen en tijden, en heeft bijgevolg een werkelijke kostprijs, maar déze werkelijke kostprijs kan niet nog eens manueel overschreven worden.

Werkelijke verkoopprijs aanpassen§

Werkelijke verkoopprijzen overschrijven kan op gelijkaardige wijze als het overschrijven van geplande prijzen. De werkelijke verkoopprijs aanpassen doe je via het tabblad “Resources” van het infovenster van het evenement óf via het tabblad “Prijzen” van het infovenster van de geboekte resource of resourceset.

Echter, ook zónder een afwijkend werkelijk aantal of werkelijke tijd kan de werkelijke verkoopprijs aangepast worden. Je kan dus expliciet een werkelijke verkoopprijs aanmaken die afwijkt van de geplande verkoopprijs. Dit kan zowel door een bedrag in te vullen of door een procentuele korting of toeslag op te geven.

Het overschrijven van de werkelijke verkoopprijs kan op verschillende niveaus gebeuren: op de resource zelf, op de resourcegroep, op het evenement of op de evenementgroep (net zoals het overschrijven van geplande verkoopprijzen).

Merk op dat bij het overschrijven van de werkelijke verkoopprijs de eventuele overschreven geplande verkoopprijs genegeerd wordt. Zo zal een werkelijke korting van 20% niet gecumuleerd worden met een geplande korting van 10%. De werkelijke korting wordt dus toegepast op de berekende werkelijke verkoopprijs (rekening houdend met het werkelijk aantal en de eventuele werkelijke tijden).

Werkelijk aantal aan te rekenen eenheden§

Als je een prijs voor een resource instelt per uur, dag, week of maand, dan zal Yesplan het aantal aan te rekenen eenheden automatisch bepalen op basis van de duur van de boeking. De aan te rekenen prijs voor de boeking zal hierop gebaseerd worden. Dit geldt ook voor de werkelijke prijs; deze zal afgeleid worden van de werkelijke duur van de boeking. Deze werkelijke duur is gelijk aan de geplande duur, tenzij je expliciet werkelijke tijden ingevuld hebt.

Voor het berekenen van het werkelijk aantal aan te rekenen eenheden zal Yesplan dezelfde nauwkeurigheid hanteren als voor het aantal geplande aan te rekenen eenheden, zoals gedefinieerd bij de tarieven.

De werkelijk aan te rekenen eenheden zijn dus een vertaling van de werkelijke tijden voor het bepalen van de werkelijke prijs. De werkelijk aan te rekenen eenheden kunnen op hun beurt overschreven worden indien je hiervan wenst af te wijken. Bijvoorbeeld om aan te geven dat een resource die gepland was om 4 uur te gebruiken, in werkelijkheid 5 uur werd gebruikt, maar slechts voor 4 uur hoeft aangerekend te worden. Of om aan te geven dat een resource die 2,5 uur werd gebruikt ook slechts voor 2,5 uur aangekend dient te worden (en zo de automatische afronding naar het volgende gehele getal te overschrijven).

Enkele voorbeelden aan de hand van een boeking waarvan de verkoopprijs per uur wordt berekend en die gepland is gedurende 4 uur (van 10 tot 14 uur):

Om de werkelijk aan te rekenen eenheden aan te passen, ga je naar het tabblad “Prijzen” van het infovenster van de boeking van die resource.

Indien er nog geen werkelijke tijden of werkelijk aan te rekenen eenheden werden ingevoerd, dan kan je het werkelijk aantal aan te rekenen eenheden instellen door te klikken op “Voeg werkelijk aan te rekenen uren toe” (of dagen, weken, maanden) en vervolgens een waarde in te vullen in het invulveld dat verschijnt.

Indien er nog geen werkelijke tijden ingevoerd werden, dan kan je het werkelijk aantal aan te rekenen eenheden ook steeds weer verwijderen door te klikken op “Verwijder werkelijk aan te rekenen uren” (of dagen, weken, maanden).

Indien er wél werkelijke tijden ingevoerd werden, dan kan je het werkelijk aantal aan te rekenen eenheden níét verwijderen maar wel aanpassen. Dit doe je door ofwel te klikken op “Werkelijk aan te rekenen uren overschrijven” (of dagen, weken, maanden), of door een waarde in te vullen in het invulveld (indien er reeds werkelijk aantal aan te rekenen eenheden werden ingevoerd).

Let op

Zodra de (werkelijke) prijs van een boeking overschreven is, is het niet meer mogelijk om het (werkelijk) aantal aan te rekenen eenheden aan te passen; deze zijn op dat moment immers niet meer van toepassing.