Inleiding§

In Yesplan kan snel gezocht worden naar beschikbaarheden in de kalender. Yesplan zal aan de hand van enkele zoekvoorwaarden de mogelijke beschikbare tijden en locaties tonen. Op deze beschikbare tijden kan dan meteen een evenement ingepland worden.

Yepslan helpt je ook bij het inplannen van een reeks van meerdere evenementen.

Zoeken naar beschikbaarheid§

In de evenementenkalender bevindt zich aan de rechterkant een in- en uitschuifbaar venster waarin je kan zoeken naar beschikbaarheid. Dit zoekvenster kan ook opgeroepen worden door te klikken op het menu-item “Zoek beschikbaarheid” van het navigatiemenu-item “Evenementen”.

Als voorbeeld gaan we op zoek naar een beschikbaar moment voor een evenement van anderhalf uur in de Vergaderzaal op een dinsdag- of donderdagnamiddag. Met behulp van de keuzelijst “Selecteer een voorwaarde” kan de zoekopdracht opgebouwd worden. Met de knoppen “+” en “-” kunnen zoekvoorwaarden toegevoegd en verwijderd worden. We gaan achtereenvolgens voorwaarden toevoegen voor de duur (1 uur en 30 minuten), de locatie die vrij moet zijn (Vergaderzaal), de dag waarop het evenement moet vallen (dinsdag of donderdag) en de tijdsspanne die we wensen (namiddag, tussen 13 en 18 uur) (zie figuur 1).

De beschikbare tijden worden onder de zoekopdracht gepresenteerd. In het voorbeeld is er een eerste beschikbaar moment op dinsdag 1 juli van 13 tot 15 uur. De tweede mogelijkheid in de lijst geeft aan dat het evenement ook geboekt kan worden tussen 16 en 18 uur. Bij deze twee mogelijkheden valt ook af te lezen dat de Vergaderzaal tussen 15 en 16 uur daarentegen niet vrij is omdat er reeds een evenement “Bespreking Planning” doorgaat. De derde mogelijkheid in de lijst geeft aan dat de Vergaderzaal op de donderdag erna tussen 13 en 18 uur helemaal vrij is, de vierde dat u ook kunt inplannen op donderdag 10 juli tussen 13 en 18 uur, enzovoort.

Met het vinkje links van elke zoekvoorwaarde kan u de voorwaarde tijdelijk uitschakelen. Dit laat toe om snel variaties op de zoekopdracht uit te proberen. In het voorbeeld werd dinsdag 8 juli niet getoond (zie figuur 1). Om te verifiëren of het evenement die dag toch zou kunnen ingepland worden met een kortere duur kan de voorwaarde “Duur” even uitgeschakeld worden (zie figuur 2). In het voorbeeld verschijnt er een nieuwe mogelijkheid op dinsdag 8 juli tussen 13 en 14 uur. Je zou dus kunnen besluiten om het evenement in te korten tot een uur en het toch op die datum inplannen.

Boeken van het evenement§

Als een gepaste mogelijkheid gevonden wordt kan het evenement geboekt worden. Hiervoor wordt de gekozen mogelijkheid aangevinkt met behulp van de checkbox aan de rechterkant (zie figuur 3) en met de actie “Boek selectie” onderaan wordt er overgegaan tot stap 2, het boeken.

In de tweede stap – het boeken van evenementen in de gekozen tijdsspanne – kan een naam gegeven worden aan het evenement en kan het gewenste begin- en einduur desgewenst aangevuld worden (zie figuur 4).

Het evenement wordt steeds geboekt binnen een evenementgroep. De naam van die groep wordt opgegeven onderaan de lijst. Het evenement wordt toegevoegd aan een nieuwe evenementgroep door te klikken op “Boek in nieuwe groep”. Indien er reeds een groep met een overeenkomstige naam bestaat kan het bovendien ook aan die bestaande evenementgroep toegevoegd worden door te klikken op “Boek”.

Na het boeken wordt het infovenster van het nieuwe evenement geopend zodat bijkomende gegevens aangevuld kunnen worden.

Bij deze tweede stap, het boeken, wordt er ook gewaarschuwd indien er tijden ingegeven worden die de beschikbaarheid overschrijden. In figuur 5 werd een later tijdstip ingegeven zodat het evenement zou lopen van 14.30 tot 15.15 uur. De eindtijd is hier gemarkeerd met een uitroepteken wat duidt op een conflict. De eindtijd valt immers na 15 uur, de starttijd van het evenement “Bespreking Planning” dat op dat moment in de Vergaderzaal doorgaat.

Een reeks evenementen inplannen§

Standaard wordt er gezocht naar vrije momenten voor één evenement. Er kan echter ook gezocht worden naar vrije momenten voor een reeks evenementen die een bepaalde herhaling volgen, zoals een cursus van drie tweewekelijkse avondlessen. De zoekopdracht kan hiervoor aangevuld worden met het aantal evenementen die ingepland moeten worden, en volgens welk patroon die evenementen herhaald dienen te worden. Dit doe je door het vinkje links naast de tekst “Niet recurrent” aan te klikken.

Als voorbeeld gaan we op zoek naar beschikbare momenten voor een cursus van drie tweewekelijkse avondlessen. Hierbij ligt noch de locatie, noch de weekdag voor de lessen al vast, maar is het wel de bedoeling dat de lessen allemaal in dezelfde locatie en op dezelfde weekdag doorgaan. We kunnen dit opgeven door de gewone zoekvoorwaarden te combineren met een herhaling.

De herhaling – drie evenementen om de twee weken op dezelfde dag – vullen we bovenaan in door het vinkje links naast de tekst “Niet herhaald” aan te klikken. We vullen het aantal gewenste tijdspannes in (“drie evenementen”), we selecteren de voorwaarde “Weken op dezelfde dag van de week” uit de keuzelijst en we wijzigen de standaard 1 naar 2 (“om de twee weken op dezelfde dag”) (zie figuur 6). Vervolgens bouwen we de rest van de zoekopdracht op door achtereenvolgens voorwaarden toe te voegen voor de locatie (in dezelfde locatie) en voor de tijdsspanne die we wensen (’s avonds, na 18 uur). Het resultaat zie je in figuur 7.

De beschikbare tijden worden iets anders gepresenteerd dan bij niet recurrent zoeken. De mogelijke vrije momenten voor de ganse reeks worden namelijk samen gepresenteerd in een groep, gescheiden door een grijze balk. Elke groep voldoet aan de opgegeven zoekopdracht en zou dus als reeks geboekt kunnen worden.

De hoofding van elke groep (de grijze balk) toont de datums waarbinnen de opties vallen en de locaties. De groep kan open- of dichtgeklapt worden door op de locaties (of het pijltje ernaast) te klikken.

In figuur 7 wordt in de eerste groep getoond dat evenementen geboekt kunnen worden op 1 juli, 15 juli en 29 juli, telkens in de Conferentiezaal. Op de eerste datum is een beschikbaarheid van één uur, van 18 tot 19 uur (de zoekopdracht bevat geen voorwaarde voor de duur van de cursus). Indien er binnen een groepering op dezelfde datum ook alternatieve beschikbaarheden zijn wordt dit aangeduid door de melding “Alternatieven” rechts van de datum; hierop klikken toont deze alternatieven (zie figuur 8). Een van beide alternatieven kan gekozen worden voor het inplannen van het eerste evenement in de reeks.

Bij het definiëren van een herhaling kunnen ook uitzonderingen opgegeven worden. Bijvoorbeeld, vijf evenementen elke week op eenzelfde dag, maar niet op zaterdag of zondag. Dit doe je via de actie “dagen overslaan” rechts bovenaan. Uitzonderingen kunnen bepaalde weekdagen zijn, bepaalde datums, periodes, of dagen met een bepaalde datumdecoratie.

Boeken van reeksen§

Om de reeks te boeken dienen de gewenste momenten aangevinkt te worden. Dit kan door de checkbox naast elke suggestie een voor een aan te vinken. Dit kan echter ook door de checkbox in de hoofding van de groep aan te vinken. Op die manier worden alle suggesties van de groep ineens geselecteerd. Merk op dat hierbij – indien alternatieven opengeklapt zijn – enkel het eerste alternatief geselecteerd zal worden. Bovendien zal de eerste groep suggesties die voldoen aan de zoekopdracht standaard ook reeds automatisch geselecteerd zijn na het uitvoeren van de zoekopdracht (zoals getoond in figuren 7 en 8).

Met de actie “Boek selectie” onderaan wordt er overgegaan tot stap 2, het boeken van de geselecteerde tijdspannes. In deze stap kan ook weer een naam gegeven worden aan het evenement en kan het gewenste begin- en einduur desgewenst aangevuld worden. Dit is gelijkaardig aan het boeken van een enkel evenement (zie figuur 4). Bijkomend is er de mogelijkheid om in één keer voor álle evenementen dezelfde naam en tijdstippen op te geven. Dit doe je door middel van de invulvelden helemaal bovenaan in de rij “Pas toe op alles”.