Inleiding§

Yesplan configureren doe je bij de systeeminstellingen. Dit onderdeel van Yesplan is enkel beschikbaar voor beheerders en kan geopend worden door te klikken op het menu-item “Systeeminstellingen” van het navigatiemenu-item van de gebruiker.

De systeeminstellingen zijn onderverdeeld categorieën; deze komen overeen met de tabbladen die je ziet in het venster van de systeeminstellingen.

Hierna bespreken we elke categorie in detail.

Gebruikers beheren§

De gebruikers en gebruikersgroepen in Yesplan worden beheerd onder het tabblad “Gebruikers”, te vinden bij het gelijknamige onderdeel. Er wordt een lijst getoond van de gebruikers van Yesplan, in alfabetische volgorde.

Gegevens van gebruikers§

In het scherm “Gebruikers” kan een beheerder de identificatiegegevens van een gebruiker aanpassen, bepalen tot welke gebruikersgroepen een gebruiker behoort, en welke rechten en privileges van toepassing zijn op de gebruiker.

Identificatie gebruiker§

De eerste vijf kolommen van de lijst van gebruikers tonen de gegevens die de gebruiker identificeren in Yesplan. Door te dubbelklikken op de waardes kunnen deze gegevens aangepast worden.

Let op

Gebruikers kunnen aanmelden door gebruik te maken van de gebruikersnaam of het e-mailadres, in combinatie met het wachtwoord.

Echter, indien éénzelfde e-mailadres meerdere keren in gebruik is, en dus niet uniek verbonden is aan één gebruiker, dan zullen deze gebruikers niet kunnen aanmelden met het e-mailadres; deze gebruikers zullen enkel kunnen aanmelden door gebruik te maken van de gebruikersnaam. Zij kunnen bovendien hun wachtwoord enkel resetten vanop het inlogscherm door hun gebruikersnaam in te geven. Als ze het e-mailadres ingeven, zullen ze geen e-mail ontvangen om het wachtwoord aan te passen.

Dubbel gebruik van eenzelfde e-mailadres wordt aangeduid in de lijst door middel van een uitroepteken bij de desbetreffende e-mailadressen.

Toekennen gebruikersgroepen en rechten§

De rechten van een gebruiker worden in Yesplan bepaald aan de hand van de gebruikersgroepen waartoe de gebruiker behoort en de rechtensjablonen die van toepassing zijn voor de gebruiker. Je vindt alle details hieromtrent in de handleiding van rechten.

In de lijst van gebruikers kan bepaald worden welke gebruikersgroepen en sjablonen van toepassing zijn voor een gebruiker:

In de laatste kolom van de lijst van gebruikers kan de beheerder een overzicht opvragen van de rechten van een gebruiker door op “Toon instellingen rechten” te klikken.

Beheerders aanmaken§

Om de instellingen te wijzigen, gebruikers aan te maken, enzovoort heeft een gebruiker beheerder-privileges nodig. Yesplan ondersteunt twee soorten beheerders:

Merk op dat zodra een gebruiker een algemene beheerder is, deze gebruiker alle gebruikersgroepen mag beheren. Voor die gebruikers is het dan ook niet mogelijk om ze beheerder te maken voor afzonderlijke gebruikersgroepen.

Gebruikers toevoegen§

Gebruikers kunnen toegevoegd worden door onderaan de lijst met gebruikers op “Voeg een gebruiker toe” te klikken.

Om een gebruiker toe te voegen dient er een gebruikersnaam, wachtwoord en naam ingevuld te worden; optioneel kan er ook een e-mailadres ingevuld worden.

Bij het invullen van het wachtwoord zal tijdens het typen een indicatie gegeven worden omtrent de wachtwoordsterkte (aan de hand van de complexiteit van het wachtwoord, en de geschatte tijd die het zou vergen om het wachtwoord te kraken). Zo krijg je meteen feedback omtrent de veiligheid van het wachtwoord.

Een gebruiker van Yesplan moet steeds gekoppeld worden aan een medewerker (een resource van het type Human). Standaard zal, bij het aanmaken van een gebruiker, deze gekoppelde resource ook automatisch aangemaakt worden. Het is echter mogelijk om een gebruiker te koppelen aan een reeds bestaande resource door de checkbox naast “Maak een gekoppelde resource aan” af te vinken, en vervolgens een resource uit de gepresenteerde lijst te kiezen. Let wel, de lijst toont enkel de resources waarvan de naam exact overeenkomt met die van de gebruiker die je aanmaakt, en die op hun beurt niet gekoppeld zijn met een andere gebruiker.

Verder kan een gebruiker van Yesplan ook gekoppeld worden aan een contact; dit is echter niet verplicht. Standaard zal er bij het aanmaken van een gebruiker ook een overeenkomstig contact aangemaakt worden. Is dit niet gewenst, dan kan de checkbox naast “Maak een gekoppeld contact aan” afgevinkt worden.

Je kan de gebruiker ook koppelen aan een bestaand contact (door op “Koppelen met bestaand contact” te klikken). Ook hier, net zoals bij resources, worden enkel de contacten getoond waarvan de naam exact overeenkomt met die van de gebruiker.

Zodra Yesplan over de benodigde informatie beschikt om de gebruiker aan te maken zal de knop “Voeg toe” bruikbaar worden.

Gebruikers verwijderen§

Een gebruiker kan verwijderd worden door op “Verwijder gebruiker” te klikken in de laatste kolom van de lijst met gebruikers. Echter, verwijderde gebruikers verdwijnen niet meteen definitíéf uit het systeem. Ze worden in een aparte lijst bijgehouden. Indien er gebruikers verwijderd werden, zal er onder de lijst met gebruikers “Toon verwijderde gebruikers” verschijnen.

Door hierop te klikken wordt de lijst met verwijderde gebruikers getoond.

Naast de gebruikersnaam, de naam en het e-mailadres van de verwijderde gebruiker vinden we twee mogelijkheden.

Gebruikersgroepen beheren§

Gebruikers kunnen ingedeeld worden in gebruikersgroepen. Gebruikersgroepen dienen voor het uitdelen van rechten aan een groep van gebruikers.

Gebruikers worden in gebruikersgroepen verdeeld om die vervolgens allen gelijke rechten te kunnen geven. De verdeling gebeurt typisch op basis van een soortgelijke rol of functie die de gebruikers uitoefenen binnen de organisatie.

Gebruikersgroepen worden beheerd onder het tabblad “Gebruikers”, bij het onderdeel “Gebruikersgroepen”.

Yesplan laat toe om een hiërarchie van gebruikersgroepen te definiëren. Bovenaan de hiërarchie bevindt zich de globale gebruikersgroep die standaard “Yesplan” heet. Deze gebruikersgroep kan niet verwijderd worden, maar wel hernoemd worden. Alle andere groepen die aangemaakt worden zijn rechtstreeks of onrechtstreeks een subgroep van deze globale gebruikersgroep.

Bijvoorbeeld, je wilt bepaalde rechten uitdelen aan alle techniekers, terwijl je ook nog specifieke rechten wil uitdelen aan de lichttechniekers en de geluidstechniekers. Dan kan je een gebruikersgroep “Techniekers” aanmaken, met daaronder subgroepen voor “Lichttechniekers” en “Geluidstechniekers”. Merk ook op dat een gebruiker die lid is van een gebruikersgroep, ook automatisch lid is van elke gebruikersgroep boven deze groep in de hiërarchie. Met andere woorden, elke ‘Lichttechnieker’ zal ook beschouwd worden als een ‘Technieker’ wat betreft de rechten. Ze zullen ook deel uitmaken van de globale groep ‘Yesplan’.

De leden van een gebruikersgroep§

Indien een gebruikersgroep leden bevat, staat er een driehoekje naast de naam van de gebruikersgroep. Door op dit driehoekje te klikken worden de leden van de groep getoond. Door op de naam van een gebruiker te klikken ga ja naar het overzicht van de rechten voor deze gebruiker.

Gebruikersgroepen toevoegen§

Gebruikersgroepen kunnen op twee manieren worden toegevoegd. Je kan een groep toevoegen door middel van de knop “Voeg een groep toe” (helemaal onderaan de lijst). De nieuwe groep zal toegevoegd worden als subgroep van de globale groep (“Yesplan”).

Daarnaast is het ook mogelijk om een subgroep toe te voegen aan een specifieke gebruikersgroep. Dit doe je bij de groep waaraan je een subgroep wil toevoegen. De groep zal blauw oplichten als je de muisaanwijzer erover brengt, en een aantal opties verschijnen vervolgens naast de naam van de gebruikersgroep. Klik op “Voeg groep toe” om een nieuwe gebruikersgroep toe te voegen als subgroep van die groep.

De naam van een gebruikersgroep wijzigen§

De naam van een gebruikersgroep kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Merk op dat het globale gebruikersgroep ook hernoemd kan worden, bijvoorbeeld naar de naam van de eigen organisatie.

Gebruikersgroepen verwijderen§

Gebruikersgroepen kunnen verwijderd worden via de mogelijkheden die zichtbaar worden door de muisaanwijzer over de groep te brengen.

Indien de gebruikersgroep die verwijderd wordt nog gebruikers bevat, dan zal men een waarschuwing krijgen om het verwijderen van de groep te bevestigen. Merk op dat het verwijderen van de groep niet resulteert in het verwijderen van de gebruikers; deze gebruikers zullen eenvoudigweg geen deel meer uitmaken van de gebruikersgroep nadat deze verwijderd werd (ze zullen ook niet verhuizen naar de bovenliggende groep).

Gebruikersgroepen herschikken§

Het is mogelijk om de hiërarchie van gebruikersgroepen te wijzigen door een groep te verslepen. Een groep kan op een andere gebruikersgroep gesleept worden, en kan ook tussen twee andere gebruikersgroepen geplaatst worden. Indien je een gebruikersgroep versleept die subgroepen bevat, dan zullen zowel de groep als de subgroepen verplaatst worden. Indien je enkel de geselecteerde groep zónder de subgroepen wenst te verplaatsen, dan kan je dit doen door de ALT-toets ingedrukt te houden bij het slepen.

Rechtensjablonen beheren§

Rechtensjablonen zijn een belangrijk concept bij het beheren van de rechten in Yesplan (zie handleiding rechten). De rechtensjablonen worden beheerd onder het tabblad “Gebruikers”, bij het onderdeel “Rechtensjablonen”.

Dit scherm toont een lijst van de verschillende sjablonen. In de eerste kolom staat de naam van het sjabloon; de tweede kolom bevat de mogelijke acties voor de sjablonen.

Nieuwe rechtensjablonen worden toegevoegd door in de onderste rij een naam voor het sjabloon op te geven en vervolgens op de knop “Voeg toe” te klikken. De naam van een bestaand rechtensjabloon kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken.

Naast de naam van het sjabloon vinden we volgende mogelijkheden in de tweede kolom:

Custom data§

Naast de standaardgegevens die ingevoerd kunnen worden voor evenementen, resources en contacten is het mogelijk om zelf bijkomende velden te definiëren in Yesplan. Dit noemen wij custom data. Hierdoor kan Yesplan vrij geconfigureerd worden; extra velden, die specifiek zijn voor een bepaalde workflow of een bepaalde organisatie, kan je zelf toevoegen aan Yesplan.

Elementen met custom data§

Customdatavelden kunnen toegevoegd worden aan evenementen, resources, boekingen van resources, contacten en boekingen van contacten. Ze worden getoond op hun respectievelijke infovensters, op een tabblad naar keuze. Je kan zelf extra tabbladen aanmaken hiervoor.

Custom data beheren§

Voor elk element waaraan custom data kan toegevoegd worden is er een apart scherm om die custom data te beheren. Deze schermen zijn te vinden bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Evenementen”, “Resources” en “Contacten”, bij het onderdeel “Custom data” of “Custom data voor boekingen”.

Vermits de configuratie van de customdatavelden voor de verschillende elementen vrij gelijkaardig verloopt, bespreken we niet alle afzonderlijke schermen in detail, maar lichten we de algemene werking toe van het configuratiescherm voor custom data.

Structuur van custom data§

Voor een bepaald soort element (zoals evenementen, resources en contacten) kunnen er meerdere customdatavelden gedefinieerd worden. In plaats van deze velden voor te stellen als één enkele lange lijst, biedt Yesplan twee mogelijkheden aan om customdatavelden onder te verdelen. Bij het tonen van de waardes van de customdatavelden op de infovensters zal deze onderverdeling ook aangehouden worden.

Tip

Een customdataveld of een blok kan naar een andere groep verplaatst worden door het helemaal naar boven of beneden te verplaatsen binnen de groep, en dan vervolgens nog één keer respectievelijk “Omhoog” of “Omlaag” te klikken.

Label, keyword en beschrijving§

Let op

Een keyword aanpassen van customdatavelden die gebruikt worden in rapporten of bij een integratie zal ervoor zorgen dat deze niet langer werken. Spring dus steeds zeer voorzichtig om met het aanpassen van keywords, en bedenk op voorhand een systeem om je keywords vorm te geven.

Types van customdatavelden§

Yesplan ondersteunt verschillende types van custom data. Het type van de custom data bepaalt welke waardes ingevoerd kunnen worden. Merk op dat bepaalde types slechts onder bepaalde voorwaarden gebruiken kunnen worden. Onderstaande lijst geeft een overzicht van de verschillende types van customdatavelden, wanneer ze gebruikt kunnen worden en wat hun doel is.

Opmerking

Je kan de waarde van het volgnummer niet verlagen omdat het unieke karakter ervan hiermee verloren kan gaan.

Je kan dus voor een uniekereeksveld gebruik maken van een combinatie van het volgnummer, de Yesplan ID, vrije tekst, en datum en tijd. Met deze elementen kan je een patroon samenstellen. Het volgnummer wordt in dit patroon voorgesteld door {sequence} en de Yesplan ID door {id}.

Bijvoorbeeld:

Om de schrijfwijze van datum en/of tijd uit te drukken maak je gebruik van {datetime:…} en een vaste datum, namelijk zaterdag 3 februari 2001 om 16:05:06. Het is belangrijk dat je steeds deze referentiedatum gebruikt om het formaat van de datum en/of tijd uit te drukken.

Merk op dat je de datum- en tijdelementen steeds in het Engels hoort op te schrijven bij het definiëren van het uniekereeksveld. Het resultaat wordt echter getoond in de systeemtaal van de Yesplan installatie. Je kan ook vrije tekst gebruiken in de {datetime:…} parameter, maar deze wordt letterlijk overgenomen, en dus niet vertaald naar de taal van de installatie.

Bijvoorbeeld:

Je kan al deze elementen uiteraard ook combineren.

Bijvoorbeeld:

Dit is het volledige overzicht van de mogelijkheden van {datetime:…}, de referentiedatum is “Saturday February 3 2001 16:05:06” (zaterdag 3 februari 2001 om 16:05:06):

Beschrijving Gebruik in het patroon
jaar 2001
jaar met voorloopnullen 01
maand 2
maand met voorloopnullen 02
maandnaam february
maandnaam met hoofdletter February
maandnaam in hoofdletters FEBRUARY
maandnaam afgekort feb
maandnaam afgekort met hoofdletter Feb
maandnaam afgekort en in hoofdletters FEB
dag 3
dag met spatie _3
dag met voorloopnullen 03
weekdag saturday
weekdag met hoofdletter Saturday
weekdag in hoofdletters SATURDAY
weekdag afgekort sat
weekdag afgekort met hoofdletter Sat
weekdag afgekort en in hoofdletters SAT
uur in 12u formaat 4
uur in 12u formaat met voorloopnullen 04
uur in 24u formaat met voorloopnullen 16
dagdeel pm
dagdeel in hoofdletters PM
minuut 5
minuut met voorloopnullen 05
seconde 6
seconde met voorloopnullen 06
tijdzone Z Z
tijdzone +00:00
tijdzone afgekort UTC

Let op

Er is slechts één set van labels voor een evenement. Indien je dit customdataveld meerdere keren definieert om bijvoorbeeld in verschillende groepen of op verschillende tabbladen te laten zien, dan zijn dit steeds exact dezelfde labels. Met andere woorden, een label toevoegen of verwijderen op één plaats waar die getoond worden, zal dit ook toevoegen of verwijderen op alle andere plaatsen waar de labels van het evenement getoond worden.

Naast de bovenstaande velden zijn er ook een aantal velden die specifiek dienen om de koppeling met externe systemen (zoals bijvoorbeeld een integratie met een ticketingsysteem) aan te sturen. Deze velden zullen enkel zichtbaar zijn indien er een koppeling geactiveerd is die het gebruik ervan vereist. Voor meer informatie omtrent het gebruik van deze velden verwijzen we naar de handleidingen van de integraties die Yesplan ondersteund.

Het configuratiescherm voor custom data laat voor elk veld het type zien. Indien het type bijkomstige parameters vereist, dan worden deze getoond in de kolom “Waarden”. Deze parameters kunnen gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Voor customdatavelden die een lijst van opties verwachten (zoals een keuzelijst of een checkbox), dienen de waardes ervan ingevoerd te worden gescheiden door kommas.

Let op

Het is niet mogelijk om het type van een customdataveld te veranderen eenmaal het ingesteld is.

Aanpassen van checkboxen en keuzelijsten§

Eens customdatavelden van het type checkbox of keuzelijst aangemaakt zijn, kan je de lijst van voorgedefinieerde waardes wijzigen door te dubbelklikken. Het is echter mogelijk dat deze waardes op dat moment al geselecteerd zijn, bijvoorbeeld op een evenement. Als dat het geval is, doet Yesplan het volgende:

Bijvoorbeeld:

Zichtbaarheid van custom data§

Het is vaak niet gewenst om een customdataveld overal en altijd te tonen. Soms wil je het customdataveld slechts op bepaalde tabbladen van het infovenster tonen, of je wil het slechts onder bepaalde voorwaarden laten zien. Bijvoorbeeld, de ticketstanden van een evenement zijn pas van belang indien het evenement de status ‘gepland’ heeft, of een veld dat de afmetingen van een resource bijhoudt, is enkel nuttig voor resources van het type materiaal.

Je kan de zichtbaarheid van een customdataveld instellen door in de kolom “Wanneer of waar tonen” op “Voeg toe” te klikken. Je krijgt vervolgens een keuzelijst te zien van alle mogelijke voorwaarden. Als je een voorwaarde kiest dan wordt deze getoond in een van de bijhorende kolommen links ervan. Zo zien we in bovenstaande afbeelding (voor evenementen) bijvoorbeeld de kolommen “Tabbladen”, “Profiel”, “Status” en “Locatie”. Als je uit de lijst met voorwaarden kiest voor het tabblad “Info”, dan zal “Info” verschijnen in de kolom “Tabbladen”; deze voorwaarde is nu actief. Je kan de actieve voorwaarde terug verwijderen door op het verwijderknopje te klikken ernaast.

Onderstaande tabellen geven, per type element, een overzicht van de voorwaarden die gebruikt kunnen worden om de zichtbaarheid van een customdataveld te bepalen, en de bijhorende regels.

Evenementen§

Voorwaarde Beschrijving
Tabblad Het customdataveld is enkel zichtbaar op de opgegeven tabbladen. Indien er voor dit veld géén tabbladen worden opgegeven is het nergens zichtbaar.
Locatie Het customdataveld is enkel zichtbaar indien het evenement plaatsvindt in de gekozen locaties. Indien er géén locaties worden opgegeven voor dit veld, dan is het customdataveld zichtbaar ongeacht de locatie waar het evenement plaatsvindt.
Profiel Het customdataveld is enkel zichtbaar indien het evenement een bepaald profiel heeft. Indien er géén profielen worden opgegeven voor dit veld, dan is het customdataveld zichtbaar ongeacht het profiel van het evenement.
Status Het customdataveld is enkel zichtbaar indien het evenement een bepaalde status heeft. Indien er geen statussen worden opgegeven voor dit veld, dan is het customdataveld zichtbaar ongeacht de status van het evenement.

Resources en boekingen van resources§

Voorwaarde Beschrijving
Tabblad Het customdataveld is enkel zichtbaar op de opgegeven tabbladen. Indien er voor dit veld géén tabbladen worden opgegeven, dan is het customdataveld nergens zichtbaar.
Rol Het customdataveld is enkel zichtbaar voor resources met een bepaalde rol. Indien er géén rollen worden opgegeven voor dit veld, dan is het customdataveld zichtbaar ongeacht de rol van de resource.
Type Resource Het customdataveld is enkel zichtbaar voor resources van een bepaald type. Indien er géén types worden opgegeven voor dit veld, dan is het customdataveld zichtbaar ongeacht het type van de resource.

Contacten en boekingen van contacten§

Voorwaarde Beschrijving
Tabblad Het customdataveld is enkel zichtbaar op de opgegeven tabbladen. Indien er voor dit veld géén tabbladen worden opgegeven, dan is het customdataveld nergens zichtbaar.
Label Het customdataveld is enkel zichtbaar voor contacten die een bepaald label hebben. Indien er géén labels worden opgegeven voor dit veld, dan is het customdataveld zichtbaar ongeacht welke labels het contact heeft.

Custom data aanmaken§

Een groep kan toegevoegd worden door onderaan het scherm op “Voeg een groep toe” te klikken. Om een blok of een customdataveld toe te voegen zorg je eerst dat de groep waaraan dit moet toegevoegd worden geopend is. Klik dan op “Voeg item toe”. Kies vervolgens uit de keuzelijst het juiste type (of de optie “Blok”), vul het label in, en indien vereist, ook de opties gescheiden door een komma. Afronden doe je met de knop “Voeg toe”.

Customdatavelden exporteren/importeren§

Om de configuratie van customdatavelden te vergemakkelijken is het mogelijk om velden te exporteren of te importeren in Yesplan.

Velden exporteren van een bepaalde groep doe je door de checkboxen aan te vinken van de velden die je wenst te exporteren. Vervolgens klik je “Exporteer selecties” om die bepaalde velden te exporteren naar een bestand. Om een groep in zijn geheel te exporteren klik je op “Exporteer alles”.

Bij het importeren heb je de keuze tussen het importeren van een nieuwe groep, of het importeren van velden naar een bestaande groep. Een nieuwe groep importeren doe je door op “Importeer een groep” te klikken (helemaal onderaan, onder de lijst met custom data). Om velden te importeren naar een bestaande groep zorg je ervoor dat de groep waaraan dit moet toegevoegd worden geopend is, en klik je vervolgens op “Importeer velden”.

Merk op dat het niet mogelijk is om een bestand met customdatavelden te importeren, dat geëxporteerd werd in een oudere versie van Yesplan. Om te achterhalen wat het huidige versienummer van Yesplan is, klik je op “Release notes” in het navigatiemenu-item “Help”.

Verwijderde customdatavelden terugzetten§

Groepen, blokken en customdatavelden die verwijderd worden verdwijnen niet onmiddellijk volledig uit het systeem maar kunnen teruggezet worden. Indien er verwijderde customdatavelden zijn, zal de optie “Toon verwijderde velden” verschijnen (helemaal onderaan, onder de lijst met custom data). Door hierop te klikken wordt er een lijst getoond met de verwijderde velden.

Naast de details van de velden, zie je in de kolom “Wijzigen” de mogelijkheid om velden te herstellen. Indien het blok of de groep waartoe het customdataveld behoorde nog steeds aanwezig is, dan zal het veld teruggezet worden binnen dit blok of groep. Indien dit niet meer het geval is, wordt een keuzelijst gepresenteerd met alle bestaande blokken en groepen zodat je kan aangeven waar de velden aan toegevoegd moeten worden. Door op “Definitief verwijderen” te klikken wordt het veld voor eeuwig en altijd verwijderd uit Yesplan. Let hier dus mee op.

Tabbladen beheren§

De details van evenementen, resources, resourceboekingen, contacten en contactboekingen kunnen bekeken en gewijzigd worden in Yesplan via de infovensters van deze elementen. De infovensters hebben een aantal tabbladen. Sommige van die tabbladen zijn systeemtabbladen, en reeds voorzien in Yesplan. Een beheerder kan zelf bijkomende tabbladen toevoegen, die eigen zijn aan de organisatie. Tabbladen kunnen zichtbaar gemaakt voor een selectie van gebruikers (zie mogelijkheden beheren in de handleiding van rechten).

Tabbladen kunnen helpen om customdatavelden te structureren, of om de zichtbaarheid van deze velden te beheren.

De tabbladen worden beheerd bij de systeeminstellingen, bij het onderdeel “Tabbladen” van de overeenkomstige tabbladen “Evenementen”, “Resources” en “Contacten”.

In bovenstaande afbeelding zie je het scherm voor het beheren van de tabbladen voor resources en resourceboekingen. Daarop staan twee lijsten, in alfabetische volgorde, van de tabbladen die aangemaakt werden voor de resources en de tabbladen die aangemaakt werden voor de geboekte resources. We zien dat er voor resources 3 tabbladen gedefinieerd zijn; voor geboekte resources zijn dat er twee.

Om tabbladen toe te voegen vul je de naam van het tabblad in in het invulveld onderaan de lijst en klik je op “Voeg toe”. Merk op dat het niet mogelijk is om twee tabbladen met dezelfde naam aan te maken voor één soort element. Om het tabblad te hernoemen dubbelklik je erop. Tabbladen kunnen enkel verwijderd worden (door op “Verwijder” te klikken in de kolom “Wijzigen”) als het niet in gebruik is door, bijvoorbeeld een parameter die de zichtbaarheid van een customdataveld bepaalt.

Let op, een nieuw tabblad is standaard niet zichtbaar voor gebruikers. Om het tabblad zichtbaar te maken moet je gebruikers expliciet toegang verlenen (zie mogelijkheden beheren in de handleiding van rechten).

Suggestielijsten beheren§

Bepaalde invulvelden in Yesplan geven de gebruiker suggesties voor waardes die in dat veld kunnen gebruikt worden.

In bovenstaand voorbeeld wordt een label toegevoegd aan een contact. De gebruiker heeft de karakters ‘st’ ingevuld. Gebaseerd op deze invoer zal Yesplan een aantal suggesties voorstellen, in dit geval “student”, “stagiair” en “stand-in”.

We maken een onderscheid tussen deze soorten suggesties:

Een beheerder kan bovendien instellen of het bij een suggestielijst toegelaten is dat een gebruiker zelf nieuwe waardes naar keuze toevoegt.

De velden in Yesplan die gebruik maken van suggestielijsten zijn labels voor evenementen (te beheren onder het tabblad “Evenementen”, bij het onderdeel “Labels”), beschrijvingen van tijdschema’s voor evenementen (te beheren onder het tabblad “Evenementen”, bij het onderdeel “Beschrijvingen tijdschema”), namen van prijsdefinities voor resources (te beheren onder het tabblad “Resources”, bij het onderdeel “Namen prijsdefinities”) en labels voor contacten (te beheren onder het tabblad “Contacten”, bij het onderdeel “Labels”).

Het scherm waar je de suggestielijsten beheert bestaat uit twee kolommen: links de voorgedefinieerde suggesties, rechts de zichtbare en verborgen suggesties. Bovenaan rechts bevindt zich een keuzelijst waarin de beheerder kan aangeven of gebruikers nieuwe waardes mogen toevoegen, of enkel mogen kiezen uit de bestaande suggesties.

Voorgedefinieerde suggesties§

De voorgedefinieerde suggesties worden in alfabetische volgorde getoond. Om waardes toe te voegen vul je de waarde in in het invulveld onderaan de lijst en klik je op “Voeg toe”. Om een suggestie te hernoemen dubbelklik je erop.

Merk op dat er geen duplicaten van suggesties toegelaten zijn. Indien een waarde toegevoegd wordt aan de lijst van voorgedefinieerde suggesties die reeds bestaat (en dus voorkomt in de lijst van zichtbare of verborgen suggesties), dan zal deze suggestie uit de zichtbare of verborgen suggesties verdwijnen.

Het is ook mogelijk om suggesties van de voorgedefinieerde lijst naar de zichtbare lijst te verslepen, en omgekeerd.

Indien een voorgedefinieerde waarde nergens in gebruik is in Yesplan kan deze verwijderd worden (door op “Verwijder” te klikken). In bovenstaand voorbeeld zien we dat de suggestie “theater” verwijderd kan worden. Waardes die wel in gebruik zijn kunnen niet verwijderd worden, maar kunnen wel verplaatst worden naar de zichtbare suggesties (door ze naar ernaar toe te slepen of door op “Verplaats naar zichtbare suggesties” te kliken).

Zichtbare suggesties§

De zichtbare suggesties worden eveneens in alfabetische volgorde getoond. Om een suggestie te hernoemen dubbelklik je erop. Het is echter niet mogelijk om deze waardes toe te voegen aan deze suggesties via de systeeminstellingen. De lijst wordt automatisch opgebouwd aan de hand van de waardes die gebruikers ingeven voor dit veld (indien dit toegelaten is).

Zichtbare suggesties kunnen wel naar de voorgedefinieerde suggesties verplaatst worden (door ze naar er naartoe te slepen of door op “Verplaats naar voorgedefinieerde suggesties” te klikken).

Het is ook niet mogelijk om waardes te verwijderen uit de lijst via de systeeminstellingen. Deze suggesties verdwijnen automatisch van zodra de deze niet meer in gebruik is. Je kan een bepaalde waarde wel verbergen zodat die niet langer voorgesteld wordt. Dit doe je door te klikken op “Verberg suggestie”.

Verborgen suggesties§

Indien er suggesties verborgen werden zal er onder de lijst met zichtbare suggesties een lijst met verborgen suggesties beschikbaar worden. Die kan je laten zien door op “Toon verborgen suggesties” te klikken. Er kan vanuit deze lijst gekozen worden om verborgen de suggestie terug zichtbaar te maken, of om ze meteen toe te voegen aan de voorgedefinieerde suggesties.

Instellingen evenementen§

Statussen beheren§

De statussen voor evenementen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Evenementen”, bij het onderdeel “Statussen”.

Dit scherm toont een lijst met de statussen die in gebruik zijn in Yesplan. Een nieuwe status wordt toegevoegd door de velden in de laatste rij van de tabel in te vullen en op “Voeg toe” te klikken.

Voor elk status zijn de volgende velden in te stellen:

Verder heb je deze mogelijkheden:

Profielen beheren§

De profielen voor evenementen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Evenementen”, bij het onderdeel “Profielen”.

Dit scherm toont een lijst met de profielen die in gebruik zijn in Yesplan, in alfabetische volgorde. Een nieuw profiel wordt toegevoegd door de velden in de laatste rij van de tabel in te vullen en op “Voeg toe” te klikken.

Voor elk profiel zijn de volgende velden in te stellen:

Verder heb je deze mogelijkheden:

Datumdecoraties beheren§

Datumdecoraties worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Evenementen”, bij het onderdeel “Datumdecoraties”.

Dit scherm toont een lijst met de datumdecoraties die ingesteld zijn in Yesplan, in alfabetische volgorde. Een nieuwe datumdecoratie wordt toegevoegd door de velden in de laatste rij van de tabel in te vullen en op “Voeg toe” te klikken.

Opmerking

Het is noodzakelijk om je af te melden en terug aan te melden in Yesplan vooraleer veranderingen aan de datumdecoraties zichtbaar worden in de kalender.

Voor elke datumdecoratie zijn de volgende velden in te stellen:

Instellingen Teamplanner§

Teams beheren§

Medewerkers (human resources) kunnen ingedeeld worden in teams. Teams komen typisch overeen met de diverse afdelingen die bestaan bij een organisatie. Merk op dat teams volledig los staan van gebruikersgroepen en het rechtensysteem van Yesplan.

Teams worden enerzijds gebruikt in de Teamplanner om snel een groep van medewerkers op te roepen. Ze worden ook gebruikt bij het toewijzen van taken.

Teams worden beheerd onder het tabblad “Teamplanner”, bij het onderdeel “Teams”.

Yesplan laat toe om een hiërarchie van teams te definiëren. Bovenaan de hiërarchie bevindt zich het globale team dat standaard “Yesplan” heet. Dit team kan niet verwijderd worden, maar wel hernoemd worden. Alle andere teams die aangemaakt worden zijn rechtstreeks of onrechtstreeks een subteam van dit globale team.

De leden van een team§

Indien een team leden bevat, staat er een driehoekje naast de naam van het team. Door op dit driehoekje te klikken worden de leden van het team getoond. Indien de medewerker die lid is van het team gekoppeld is aan een gebruiker, dan wordt dit gemarkeerd met een zwart gebruikers-icoontje. Door op de naam van de medewerker te klikken open je het infovenster van de medewerker.

Teams toevoegen§

Teams kunnen op twee manieren worden toegevoegd. Je kan een team toevoegen door middel van de knop “Voeg een team toe” (helemaal onderaan de lijst). Het nieuwe team zal toegevoegd worden als subteam van het globale team (“Yesplan”).

Daarnaast is het ook mogelijk om een subteam toe te voegen aan een specifiek team. Dit doe je bij het team waaraan je een subteam wil toevoegen. Het team zal blauw oplichten als je de muisaanwijzer erover brengt, en een aantal opties verschijnen vervolgens naast de naam van het team. Klik op “Voeg team toe” om een nieuw team toe te voegen als subteam.

De naam van een team wijzigen§

De naam van een team kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Merk op dat het globale team ook hernoemd kan worden, bijvoorbeeld naar de naam van de organisatie.

Teams verwijderen§

Teams kunnen verwijderd worden via de mogelijkheden die zichtbaar worden door de muisaanwijzer over het team te brengen.

Indien het team dat verwijderd wordt nog medewerkers bevat, dan zal men een waarschuwing krijgen om het verwijderen van het team te bevestigen. Merk op dat het verwijderen van het team niet resulteert in het verwijderen van de medewerkers; deze medewerkers zullen eenvoudigweg geen deel meer uitmaken van het team nadat het verwijderd werd (ze zullen ook niet verhuizen naar het bovenliggende team).

Teams herschikken§

Het is mogelijk om de hiërarchie van teams te wijzigen door een team te verslepen. Een team kan op een ander team gesleept worden, en kan ook tussen twee andere teams geplaatst worden. Indien je een team versleept die subteams bevat, dan zullen zowel het team als de subteams verplaatst worden. Indien je enkel het geselecteerde team zónder de subteams wenst te verplaatsen, dan kan je dit doen door de ALT-toets ingedrukt te houden bij het slepen.

Beheren van teams voor medewerkers die gekoppeld zijn aan gebruikers§

In het infovenster van de medewerker kan je instellen tot welk teams die medewerker behoort (op het “Info” tabblad).

Voor medewerkers die gekoppeld zijn aan Yesplan-gebruikers kan je dit ook beheren onder het tabblad “Teamplanner”, bij het onderdeel “Teamleden”. Je krijgt er een alfabetisch gesorteerd overzicht van alle medewerkers die gekoppeld zijn aan een gebruiker. In de rechterkolom kan je voor die medewerkers teams toevoegen of verwijderen.

Roosterplanners toewijzen§

Nieuw in v26

Roosterplanners beslissen of en wanneer roosters gepubliceerd worden, waardoor deze zichtbaar worden in de Yesplan App en de iCalendar feed.

In het tabblad “Teamplanner” > “Roosterpublicatie” kan je het publiceren van roosters activeren en vervolgens roosterplanners toewijzen aan teams:

Tip

Zie Roosters publiceren voor meer informatie over de roosters, de Yesplan App en de iCalendar feed.

Onregelmatige tijden en dagdelen beheren§

Onregelmatige tijden en dagdelen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Teamplanner”, bij het onderdeel “Werkuren”.

Dit scherm heeft twee onderdelen:

Contracten beheren§

Contracten worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Teamplanner”, bij het onderdeel “Contracten”.

Het beheer van contracten staat uitvoerig beschreven in de handleiding van de Teamplanner.

Onbeschikbaarheden beheren§

Medewerkers kunnen als onbeschikbaar aangeduid worden. Bij een onbeschikbaarheid kan er ook een reden opgegeven worden (bijv. vakantie, ziek, enzovoort).

Onbeschikbaarheden worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Teamplanner”, bij het onderdeel “Onbeschikbaarheden”.

Op dit scherm zie je een lijst met de onbeschikbaarheden die aangemaakt zijn in Yesplan. Nieuwe onbeschikbaarheden worden toegevoegd door een naam ervoor in te vullen in het veld onderaan de lijst en op “Voeg toe” te klikken. De naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Een onbeschikbaarheid kan ook verwijderd worden (door op “Verwijder” te klikken), waarna deze niet meer te gebruiken is. De bestaande onbeschikbaarheden worden hierbij echter niet gewijzigd.

Aan een onbeschikbaarheid kan een of meerdere types toegevoegd worden. Deze types zijn van belang om onbeschikbaarheden juist in rekening te brengen bij de verschillende tellers en bij het controleren van de contractregels.

Er worden drie types ondersteund:

Instellingen resources§

Locaties beheren§

Locaties worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Resources”, bij het onderdeel “Locaties”.

Op dit scherm zie je een lijst met de locaties die aangemaakt zijn in Yesplan. Een nieuwe locatie wordt toegevoegd door een naam in te vullen in de laatste rij van de tabel en op “Voeg toe” te klikken.

Je ziet de volgende velden in de lijst met locaties:

Resourcegroepen beheren§

Een resourcegroep is een categorie waaronder je gerelateerde resources groepeert. Een microfoon, een luidspreker, een lichttafel en een klanktechnieker zijn bijvoorbeeld resources die je bij de resourcegroep ‘Podiumtechniek’ onderbrengt.

Resources behoren steeds tot een resourcegroep. Indien je zelf géén resourcegroep toekent aan een resource dan behoort deze automatisch tot de groep “Diversen”. Deze resourcegroep “Diversen” hoef je niet zelf aan te maken, deze is reeds voorzien in Yesplan. Je kan bijgevolg zelf géén resourcegroep aanmaken met de naam “Diversen” of “Miscellaneous” (zoals deze groep heet in de Engelstalige versie van Yesplan).

Merk op dat een resourcegroep verschillende types van resources kan groeperen: ‘Persoon’, ‘Materiaal’, ‘Service’ en ‘Financieel’. De locaties (resources van het type ‘Locatie’) worden echter allemaal automatisch ondergebracht in de resourcegroep “Locaties”. Deze resourcegroep “Locaties” hoef je niet zelf aan te maken, deze is reeds voorzien in Yesplan. Je kan bijgevolg zelf géén resourcegroep aanmaken met de naam “Locaties” of “Locations” (zoals deze groep heet in de Engelstalige versie van Yesplan).

Resourcegroepen worden voorgedefinieerd door een beheerder; een gebruiker die geen beheerder is kan die niet aanmaken. Het beheren van resourcegroepen doe je bij de systeeminstellingen onder het tabblad “Resources”, bij het onderdeel “Groepen en rollen”.

In de linkerkolom staat de lijst van resourcegroepen, in alfabetische volgorde. Een nieuwe resourcegroep wordt toegevoegd door een naam in te vullen in de laatste rij van de tabel en op “Voeg toe” te klikken. De naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken.

Let op

Een resourcegroep kan steeds verwijderd worden (door op “Verwijder” in de kolom “Wijzigen” te klikken), ook als die nog ergens in gebruik is. De bestaande resources of plaatshouders die nog gebruik maken van deze resourcegroep worden hiermee niet gewijzigd, ze blijven deze resourcegroep gebruiken. Je zal de verwijderde resourcegroep evenwel niet meer kunnen toevoegen aan resources of plaatshouders.

Maar, let op, het verwijderen van een resourcegroep is onherroepelijk! Als je later een resourcegroep aanmaakt met exact dezelfde naam als de verwijderde resourcegroep, dan zal dit een compleet andere resourcegroep zijn.

Bijvoorbeeld, ‘Microfoon’ behoort tot de resourcegroep ‘Podiumtechniek’. Als je de resourcegroep ‘Podiumtechniek’ verwijdert dan zal ‘Microfoon’ nog steeds tot deze resourcegroep behoren. Je zal ‘Theaterspot’ echter niet meer kunnen toevoegen aan ‘Podiumtechniek’; deze groep werd namelijk verwijderd. Als je nu een nieuwe resourcegroep met exact dezelfde naam zou aanmaken en ‘Theaterspot’ hieraan zou toevoegen, dan zullen ‘Microfoon’ en ‘Theaterspot’ niet tot dezelfde resourcegroep behoren alhoewel de gropen toch dezelfde naam hebben. ‘Microfoon’ zal behoren tot de oude resourcegroep ‘Podiumtechniek’, ‘Theaterspot’ zal behoren tot de nieuwe resourcegroep ‘Podiumtechniek’. Als je wenst dat beide resources terug tot dezelfde resourcegroep behoren, dan zal je ‘Microfoon’ moeten toevoegen aan de nieuwe resourcegroep. Dit doe je door deze eerst toe te voegen aan een andere resourcegroep, en vervolgens terug aan ‘Podiumtechniek’.

Rollen en plaatshouders beheren§

Een resource kan meerdere rollen hebben, en kan geboekt worden op een evenement in één van die rollen. Nico bijvoorbeeld kan meerdere rollen vervullen, zoals geluidstechnieker, of stage hand, en je kan hem in de ene of de andere rol boeken op een evenement.

Je kan echter ook de ról boeken op een evenement, zoals bijvoorbeeld een stage hand. Dit noemen we een plaatshouder. Een plaatshouder is een tijdelijke boeking die later in het planningsproces vervangen zal worden door een resource die deze rol kan vervullen, bijvoorbeeld door Nico of Tine, die beiden de rol stage hand hebben.

Voor elke rol die gedefinieerd wordt zal Yesplan automatisch een plaatshouder aanmaken. Een plaatshouder is een speciale resource die de rol voorstelt. Deze speciale resource kan, net als andere resources, geboekt worden op evenementen. Een boeking van een plaatshouder, echter, zal je later in het planningsproces vervangen door een gewone resource, die deze rol dan vervult.

Bijvoorbeeld, bij het plannen van een evenement weet je reeds dat je een geluidstechnieker nodig zult hebben, maar nog niet wie dit concreet zal worden. Bij het plannen boek je de plaatshouder ‘Geluidstechnieker’. Later, enkele weken voor het evenement, ga je roosteren en beslis je dat ‘Jan’ deze rol kan invullen. Op dat moment vervang je de plaatshouder ‘Geluidstechnieker’ door de medewerker ‘Jan’.

Bij evenementen waar nog niet alle plaatshouders ingevuld werden, worden conflicten getoond.

Rollen en plaatshouders worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Resources”, bij het onderdeel “Groepen en rollen”.

In de rechterkolom staat de lijst van rollen en plaatshouders. Een nieuwe rol wordt toegevoegd door in de laatste rij van de tabel een naam in te vullen, het type en de groep te kiezen, en op “Voeg toe” te klikken.

Voor elke rol zijn de volgende velden in te stellen:

Opmerking

Een plaatshouder heeft geen instellingen voor rechten, behalve voor rechten op prijzen. Een plaatshouder kan door alle gebruikers bekeken en geboekt worden. Het wijzigen en verwijderen van een plaatshouder kan enkel door een beheerder.

Dagdelen voor prijzen beheren§

De prijzen van resources kunnen verschillen naargelang het moment van de dag waarop de resources in gebruik zijn. Bijvoorbeeld, een bepaalde zaal wordt aan 100 euro verhuurd in de voormiddag, aan 150 euro in de namiddag en aan 200 euro ’s avonds.

Een dagdelendefinitie is een verzameling van verschillende dagdelen, zoals voormiddag van 9 tot 12 uur, namiddag van 13 tot 18 uur en avond van 19 tot 23 uur in voorgaande voorbeeld. Je kan meerdere dagdelendefinities aanmaken indien je gebruik maakt van verschillende dagindelingen.

Bij de resource kan vervolgens op elk dagdeel een prijs geplakt worden (als onderdeel van een prijsdefinitie). Een dagdelendefinitie kan meerdere keren gebruikt worden bij verschillende prijsdefinities, om zo verschillende tarieven aan te maken voor eenzelfde resource.

De dagdelendefinities voor prijzen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Resources”, bij het onderdeel “Dagdelen voor prijzen”.

Dit scherm toont de lijst van ingestelde dagdelendefinities, “Locaties” en “Techniek” in het voorbeeld. Een nieuwe definitie toevoegen doe je door op “Voeg een nieuwe dagdelendefinitie toe” te klikken. De naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Door op het min-teken naast de naam te klikken wordt een dagdelendefinitie verwijderd.

Nieuwe dagdelen toevoegen aan een dagdelendefinitie doe je door op “Voeg toe” te klikken, aan de rechterkant van de grafiek, en een naam en tijden in te vullen in het formulier dat verschijnt. De dagdelen worden getoond als blauwe balkjes. De naam en de tijden van een dagdeel kunnen steeds aangepast worden door te klikken op deze blauwe balk; via het detailvenster dat opent kan een dagdeel ook verwijderd worden.

Indien een dagdelendefinitie aangepast wordt bij de systeeminstellingen, dan zal de wijziging niet automatisch doorgevoerd worden bij de resources die gebruik maken van deze dagdelendefinitie. Met andere woorden, de oude definitie blijft gelden voor de resources die deze reeds gebruiken. Het is pas bij het opnieuw toekennen van deze definitie dat de nieuwe definitie toegepast zal worden.

Instellingen contacten§

Aanspreekvormen beheren§

Aanspreekvormen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Contacten”, bij het onderdeel “Aanspreekvormen”.

Dit scherm toont een lijst van de aanspreekvormen die aangemaakt zijn in Yesplan, in alfabetische volgorde.

Aanspreekvormen worden gebruikt voor personen.

Nieuwe aanspreekvormen worden aangemaakt door een naam in te vullen in het veld onderaan de lijst, en op de knop “Voeg toe” te klikken. De naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Een aanspreekvorm kan verwijderd worden, maar merk op dat deze overal verwijderd wordt. Met andere woorden, contacten die deze aanspreekvorm gebruikten, zullen voortaan géén aanspreekvorm meer hebben.

Optioneel kan er een aanspreekvorm als standaard ingesteld worden. Dit heeft als gevolg dat deze aanspreekvorm meteen zal ingevuld worden bij het aanmaken van een nieuwe persoon. Indien een standaard aanspreekvorm ingesteld staat, en je wenst niet langer gebruik te maken van een standaard, dan kan je de standaardkeuze ongedaan maken door te klikken op “Wissen” naast de huidige standaard aanspreekvorm.

Rechtsvormen beheren§

Rechtsvormen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Contacten”, bij het onderdeel “Rechtsvormen”.

Dit scherm toont een lijst van de rechtsvormen die aangemaakt zijn in Yesplan, in alfabetische volgorde.

Rechtsvormen worden gebruikt voor organisaties.

Nieuwe rechtsvormen worden aangemaakt door een naam in te vullen in het veld onderaan de lijst, en op de knop “Voeg toe” te klikken. De naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken. Een rechtsvorm kan verwijderd worden, maar merk op dat deze overal verwijderd wordt. Met andere woorden, contacten die deze rechtsvorm gebruikten, zullen voortaan géén rechtsvorm meer hebben.

Optioneel kan er een rechtsvorm als standaard ingesteld worden. Dit heeft als gevolg dat deze rechtsvorm meteen zal ingevuld worden bij het aanmaken van een nieuwe organisatie. Indien een standaard rechtsvorm ingesteld staat, en je wenst niet langer gebruik te maken van een standaard, dan kan je de standaardkeuze ongedaan maken door te klikken op “Wissen” naast de huidige standaard rechtsvorm.

Adrestypes beheren§

Adrestypes worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Contacten”, bij het onderdeel “Adrestypes”.

Dit scherm toont een lijst van de adrestypes die aangemaakt zijn in Yesplan. Er is één lijst van adrestypes voor zowel personen als organisaties. De lijst staat in alfabetische volgorde.

Nieuwe adrestypes worden aangemaakt door een naam in te vullen in het veld onderaan de lijst, en op de knop “Voeg toe” te klikken. De naam kan gewijzigd worden door erop te dubbelklikken.

De naamgeving voor de verschillende adrestypes is volledig vrij, maar elk adrestype dient een unieke naam te hebben (hoofdletterongevoelig, dus “Postbus” en “postbus” worden beschouwd als hetzelfde).

Na het aanmaken van een adrestype, of bij het wijzigen van de naam ervan, wordt het bijhorende keyword automatisch ingesteld door Yesplan. Deze keywords worden gebruikt voor het zoeken naar adressen van een specifiek adrestype (zie Handleiding zoektaal, Bevragen van adressen van contacten).

Er zal steeds één adrestype als standaard ingesteld worden voor personen en voor organisaties. Het standaard adrestype is het adrestype dat initieel zal geselecteerd worden bij het aanmaken van een nieuwe persoon of organisatie. (Je kan bij het contact uiteraard ook steeds een ander adrestype selecteren.) Merk op dat een verschillend adrestype standaard kan zijn voor personen en voor organisaties. Je kan het standaard adrestype wijzigen door te klikken op “Stel in als standaard voor persoon” of “Stel in als standaard voor organisatie”.

Elk adrestype kan terug verwijderd worden, op voorwaarde dat het nergens in gebruik is als het standaardadres van een contact. Bij het verwijderen van een adrestype zullen alle bijhorende adressen verborgen worden bij de contacten en de organisaties. Deze adressen zullen daarna ook niet meer te bevragen zijn via de zoektaal.

Adrestypes die verwijderd worden, verdwijnen niet volledig uit Yesplan. Adrestypes kunnen teruggezet worden. Als je een adrestype terugzet, dan zullen alle adressen van dat adrestype die reeds bestonden vóór het verwijderen, terug beschikbaar worden in Yesplan.

Indien er verwijderde adrestypes zijn, dan zal de optie “Toon verwijderde adrestypes” verschijnen (helemaal onderaan de lijst met adrestypes). Klik hierop om een lijst te zien met de verwijderde adrestypes. Je kan het verwijderde adrestype terugzetten door te klikken op “Herstel adrestype”.

Let op

Bij het controleren of de naam van een adrestype uniek is, wordt er ook in de prullenmand gekeken of er daar een adrestype bestaat met een overeenkomstige naam.

Voorkeuren voor contacten§

Bij het onderdeel “Voorkeuren” onder het tabblad “Contacten” kan je een aantal opties naar voorkeur instellen om het werken met contacten naar de hand te zetten.

Let op

Indien wijzigingen gemaakt worden in dit scherm, is het noodzakelijk om op de knop “Bewaar” te klikken (onderaan de lijst) om de aanpassingen op te slaan.

Voorgedefinieerde zoekopdrachten§

De verschillende zoekvensters in Yesplan laten toe om zoekopdrachten per gebruiker te bewaren voor hergebruik. Bij de systeeminstellingen kunnen zoekopdrachten voorgedefinieerd worden door een beheerder, die toegevoegd kunnen worden aan de lijst van bewaarde zoekopdrachten door alle gebruikers.

Voorgedefinieerde zoekopdrachten worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Zoeken”.

Per zoekvenster (het algemeen zoekvenster of de zoekvensters voor evenementen, resources, contacten of taken) kan een lijst van voorgedefinieerde zoekopdrachten aangemaakt worden.

Dit scherm toont een lijst met de voorgedefinieerde zoekopdrachten. In het voorbeeld hierboven zien we één voorgedefinieerde zoekopdrachten genaamd “Podiumtechniek” met als zoekopdracht group:podiumtechniek.

Een nieuwe zoekopdracht kan toegevoegd worden door een naam en zoekopdracht in te vullen onderaan de lijst en op de knop “Voeg toe” te klikken. Voor meer informatie omtrent zoekopdrachten verwijzen we naar de handleiding van de zoektaal. Zowel de naam als de zoekopdracht kunnen gewijzigd worden door erop te dubbelklikken.

Importeren van contacten§

Yesplan laat je toe om contacten te importeren aan de hand van een importbestand. Dit bestand maak je zelf aan op je computer en upload je vervolgens naar Yesplan. Je vindt hieronder de verschillende stappen voor het importeren van contacten.

Aanmaken van het importbestand§

Contacten worden geïmporteerd door middel van een CSV-bestand. Je kan dit CSV-bestand creëren aan de hand van de sjabloon voor het importeren van contacten. Deze sjabloon is een Excel-bestand met daarin de uitleg over de structuur van het verwachte formaat en enkele voorbeelden die je op weg moeten helpen.

De sjabloon bevat de volgende tabbladen:

Let op

Yesplan verwacht een CSV-bestand bij het importeren en géén Excel-bestand. Je dient het werkblad dat de contacten bevat eerst te exporteren naar het CSV-formaat. In Excel doe je dit door in het menu “Bestand” de optie “Opslaan als…” te kiezen en vervolgens als formaat “CSV” te selecteren.

Importeren in Yesplan§

Contacten importeren in Yesplan doe je bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Importeren”, bij het onderdeel “Contacten”.

Bij het versturen van het bestand dienen volgende velden ingevuld te worden:

Resultaten bekijken§

Zodra het importbestand verwerkt is, wordt het resultaat getoond onder het formulier. Je ziet er de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.

Er wordt eveneens een rij toegevoegd aan de historiek van de imports (in de rechterkolom). Vanuit die historiek kan je ten allen tijde de resultaten opvragen, imports ongedaan maken of items verwijderen uit de lijst:

Let op

Yesplan zal automatisch een duplicaten-detectie uitvoeren voor de contacten die geïmporteerd worden. Aangezien deze berekening vrij intensief kan zijn, zal deze ’s nachts uitgevoerd worden om de optimale werking van Yesplan niet te hinderen. Bij een import waarvoor de duplicaten nog gedetecteerd moeten worden zal er “Duplicaten zullen vannacht berekend worden” staan in de kolom “Resultaten”. Als de duplicaten gedetecteerd werden zal er niets staan.

Bij een geslaagde import wordt het aantal geïmporteerde contacten getoond, samen met eventueel wat waarschuwingen. De waarschuwingen tonen welke informatie niet geïmporteerd kon worden door een fout in het importbestand. Indien nodig pas je het bestand aan en importeer je het opnieuw. Let wel, zorg dat je in de historiek bij de mislukte import eerst op “Herstel” klikt zodat je met een schone lei kan herbeginnen.

Sommige fouten zorgen ervoor dat de import helemaal niet uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken). Consulteer de lijst van waarschuwingen en pas het bestand aan waar nodig.

Contactgegevens aanpassen in externe software§

Het is vaak wenselijk om bepaalde gegevens van een ruime selectie van contacten samen aan te passen in een aparte lijst, zoals bijvoorbeeld in Excel. Dit kan handig zijn om adressen van een set mensen te veranderen, om custom data aan te vullen, om labels juist te zetten, enzovoort. Je kan de contacten hiervoor exporteren uit Yesplan, vervolgens het geëxporteerde bestand aanpassen in externe software (bijvoorbeeld in Excel), en ten slotte het aangepaste bestand terug importeren in Yesplan waarbij de gewijzigde contacten bijgewerkt worden.

Hoe je dit doet wordt hieronder beschreven.

Opmerking

Het is niet mogelijk om in éénzelfde bestand zowel personen, organisaties als links aan te passen. Indien je bijvoorbeeld zowel personen als organisaties wil aanpassen, dan zal je dit moeten doen aan de hand van twee bestanden, eentje voor de personen en eentje voor de organisaties.

Stap 1: Contacten exporteren uit Yesplan§

Per type van contact dat je wil aanpassen – personen, organisaties of links – zal je over een bestand moeten beschikken in het juiste formaat om dit later terug in Yesplan te kunnen invoeren. Een dergelijk bestand kan je produceren in het algemene zoekvenster in Yesplan waar je de resultaten van een zoekopdracht kunt exporteren.

Om contacten van een bepaald type op te vragen gebruik je een zoekopdracht die de contacten van dat bepaalde type teruggeeft.

Enkele voorbeelden:

Lees meer over de mogelijkheden in de handleiding van de zoektaal.

Als je de gewenste resultaten hebt, selecteer je onderaan het zoekvenster een geschikte codering (UTF-8, MS-DOS of Mac, naargelang het platform waarop je werkt), klik je op “Exporteer…” en selecteer je vervolgens “Exporteer alle contacten”. Yesplan zal een CSV-bestand klaarstomen dat de gekozen contacten bevat; als dit klaar is (dit duurt enkele seconden) kan je het bestand downloaden.

Stap 2: Contacten aanpassen§

Het CSV-bestand dat je in stap 1 gedownload hebt, open je op je computer in een programma dat dit soort bestanden kan lezen. Dit kan bijvoorbeeld in Excel. Maak de gewenste wijzigingen of aanvullingen aan de contactgegevens en sla het gewijzigde bestand op.

Let op

De eerste rij van het CSV-bestand bevat de namen van de velden van het bestand, de kolomtitels. Het is belangrijk dat je deze kolomtitels niet aanpast, zoniet zal Yesplan het bestand niet meer kunnen interpreteren. Alle andere rijen van het bestand bevatten de gegevens van de contacten, telkens één rij per contact.

Het CSV-bestand uit stap 1 bevat ook velden met de kolomtitels per_id, org_id en lnk_id. Deze kolommen bevatten de identificatienummers van het contact in Yesplan. Het is belangrijk dat je de waarden van deze velden niet aanpast, zoniet zal Yesplan het bestand niet meer correct kunnen interpreteren.

Vooraleer je de contacten kunt bijwerken in Yesplan is het noodzakelijk dat je alle kolommen verwijdert die niet gerelateerd zijn aan het type van contact dat je aan het aanpassen bent.

Tip

Excel zal bij het openen van een CSV-bestand de gegevens automatisch proberen te interpreteren. Zo zal een veld met enkel cijfers beschouwd worden als een getal, en Excel verwijdert vervolgens nullen aan het begin van dat ‘getal’. Bij telefoonnummers bijvoorbeeld kan dat een probleem geven (‘0456…’ word bijvoorbeeld ‘456…’).

Je kan dit omzeilen door het CSV-bestand niet te ‘openen’ met Excel, maar door het te ‘importeren’ in Excel. Open een nieuw bestand in Excel en kies voor importeren uit het ‘Bestand’ menu. Volg de wizard, en bij de stap waar je het gegevenstype per kolom kunt instellen, kies je voor die bewuste kolommen voor het type ‘tekst’. Op die manier worden cijfercombinatie niet beschouwd als getallen en behouden ze eventuele nullen aan het begin.

Stap 3: Overbodige kolommen verwijderen§

Bij het exporteren van contactgegevens uit Yesplan worden een aantal bijkomende velden mee geëxporteerd om extra context te geven aan de informatie die je krijgt. Het is bijvoorbeeld bij contactlinks zeer nuttig om ook de informatie van de gelinkte persoon en organisatie te krijgen. Echter, dit wil zeggen dat je in het geëxporteerde CSV-bestand ook velden zal aantreffen die geen deel uitmaken van de basisinformatie van het type contact (personen, organisaties of links) die je opgevraagd hebt met de zoekopdracht.

Bijvoorbeeld, het resultaat van de zoekopdracht person:country:BE is een lijst met enkel de personen die aan die voorwaarden voldoen, maar het geëxporteerde CSV-bestand bevat voor elk van die personen ook velden met de informatie van de standaard link en de organisatie van deze link (indien er een standaard link bestaat).

Deze bijkomende velden (kolommen) zijn nuttig bij een exportbestand, maar ze zijn overbodig bij het terug importeren in Yesplan. Vooraleer we de contacten kunnen bijwerken in Yesplan zullen we die overbodige kolommen manueel dienen te verwijderen. Indien je dit niet doet, dan zal het bestand bij het invoeren in Yesplan geweigerd worden.

Per type zijn dit de velden die verwijderd dienen te worden:

Sla het bestand – met je aanpassingen en zonder de overbodige kolommen – op als CSV-bestand.

Let op

Yesplan verwacht een CSV-bestand bij het importeren en géén Excel-bestand. Je dient het werkblad dat de contacten bevat eerst te exporteren naar het CSV-formaat. In Excel doe je dit door in het menu “Bestand” de optie “Opslaan als…” te kiezen en vervolgens als formaat “CSV” te selecteren.

Stap 4: Contacten bijwerken in Yesplan§

Contacten bijwerken in Yesplan doe je bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Importeren”, bij het onderdeel “Contacten”. Je vindt er een formulier om het CSV-bestand te versturen. De volgende parameters kunnen er ingevuld worden:

Als de contacten bijgewerkt zijn zal het resultaat verschijnen in een lijst (in de rechter kolom). Deze lijst heeft de volgende mogelijkheden:

Let op

Yesplan zal automatisch een duplicaten-detectie uitvoeren voor de contacten die geïmporteerd worden. Aangezien deze berekening vrij intensief kan zijn, zal deze ’s nachts uitgevoerd worden om de optimale werking van Yesplan niet te hinderen. Bij een import waarvoor de duplicaten nog gedetecteerd moeten worden zal er “Duplicaten zullen vannacht berekend worden” staan in de kolom “Resultaten”. Als de duplicaten gedetecteerd werden zal er niets staan.

Bij een geslaagde import wordt het aantal geïmporteerde contacten getoond, samen met eventueel wat waarschuwingen. De waarschuwingen tonen welke informatie niet geïmporteerd kon worden door een fout in het importbestand. Indien nodig pas je het bestand aan en importeer je het opnieuw. Let wel, zorg dat je in de historiek bij de mislukte import eerst op “Herstel” klikt zodat je met een schone lei kan herbeginnen.

Sommige fouten zorgen ervoor dat de import helemaal niet uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken). Consulteer de lijst van waarschuwingen en pas het bestand aan waar nodig.

Importeren van resources§

Yesplan laat je toe om resources te importeren aan de hand van een importbestand. Dit bestand maak je zelf aan op je computer en upload je vervolgens naar Yesplan. Je vindt hieronder de verschillende stappen voor het importeren van resources.

Merk op dat de bijhorende resource groepen en rollen reeds dienen te bestaan vóór het importeren van de evenementen: ze worden niet mee gecreëerd bij het importeren van resources.

Aanmaken van het importbestand§

Resources worden geïmporteerd door middel van een CSV-bestand. Je kan dit CSV-bestand creëren aan de hand van de sjabloon voor het importeren van resources. Deze sjabloon is een Excel-bestand met daarin de uitleg over de structuur van het verwachte formaat en enkele voorbeelden die je op weg moeten helpen.

De sjabloon bevat de volgende tabbladen:

Let op

Yesplan verwacht een CSV-bestand bij het importeren en géén Excel-bestand. Je dient het tabblad dat de resources bevat eerst te exporteren naar het CSV-formaat. In Excel doe je dit door in het menu “Bestand” de optie “Opslaan als…” te kiezen en vervolgens als formaat “CSV” te selecteren.

Importeren in Yesplan§

Resources importeren in Yesplan doe je bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Importeren”, bij het onderdeel “Resources”.

Bij het versturen van het bestand dienen volgende velden ingevuld te worden:

Resultaten bekijken§

Zodra het importbestand verwerkt is, wordt het resultaat getoond onder het formulier. Je ziet er de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.

Er wordt eveneens een rij toegevoegd aan de historiek van de imports (in de rechterkolom). Vanuit die historiek kan je ten allen tijde de resultaten opvragen, imports ongedaan maken of items verwijderen uit de lijst:

Bij een geslaagde import wordt het aantal geïmporteerde resources getoond, samen met eventueel wat waarschuwingen. De waarschuwingen tonen welke informatie niet geïmporteerd kon worden door een fout in het importbestand. Indien nodig pas je het bestand aan en importeer je het opnieuw. Let wel, zorg dat je in de historiek bij de mislukte import eerst op “Herstel” klikt zodat je met een schone lei kan herbeginnen.

Sommige fouten zorgen ervoor dat de import helemaal niet uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken). Consulteer de lijst van waarschuwingen en pas het bestand aan waar nodig.

Prijsdefinities in bulk bijwerken§

Opmerking

Op 1 januari 2019 is er in Nederland een verhoging gepland van het BTW-tarief. Als je de prijzen hiervoor wenst aan te passen, vind je meer informatie in de gids de aanpassing van het BTW-tarief.

De prijsdefinities van resources kunnen bijgewerkt worden door middel van een CSV-bestand. In combinatie met de mogelijkheid om gegevens uit Yesplan te exporteren, laat dit je toe om de prijsdefinities aan te passen via een ander programma, zoals Excel, en die vervolgens terug te importeren in Yesplan.

Het is ook mogelijk om het bijwerken van prijsdefinities in te plannen op een datum in de toekomst.

Standaard zal het in bulk bijwerken van prijsdefinities geen impact hebben op de prijzen die gebruikt worden op bestaande evenementen. De nieuwe prijzen zullen enkel van toepassing zijn op boekingen die je maakt nadat de prijzen zijn bijgewerkt. Wens je ook de prijzen aan te passen van resources die al geboekt zijn op een evenement in de toekomst, dan kan dat door gebruik te maken van de optie “Boekingen op evenementen op of na datum in de toekomst ook bijwerken”.

Aanmaken van het importbestand§

Het importbestand dient een CSV-bestand te zijn die een rij bevat voor elke prijsdefinitie die je wenst bij te werken. Dus, indien je bijvoorbeeld drie prijsdefinities voor eenzelfde resource wenst aan te passen, dan dien je drie rijen te hebben in het bestand, eentje voor elke prijsdefinitie.

Het CSV-bestand moet de volgende kolommen hebben:

Daarnaast mogen de volgende kolommen ook voorkomen in het CSV-bestand; indien ze ontbreken zullen de overeenkomstige velden niet aangepast worden:

Een CSV-export van resources uit Yesplan bevat ook de bovenstaande kolommen. Dit laat de volgende werkwijze toe: je exporteert de resources uit Yesplan als CSV-bestand, dit bestand bewerk je in een ander programma zoals Excel, en het aangepaste bestand gebruik je tenslotte om de prijsdefinities in Yesplan bij te werken. Let wel, een export van resources uit Yesplan bevat nog andere kolommen! Alvorens je het bestand kan gebruiken om de prijsdefinities bij te werken, dien je de overbodige kolommen te verwijderen. Deze werkwijze is gelijkaardig aan die om contacten bij te werken, en wordt in het hoofdstuk “Contactgegevens aanpassen in externe software” uitvoerig beschreven.

Let op

Alle prijsdefinities kunnen via het bestand worden bijgewerkt, behalve verkoopprijzen of kostprijzen die variëren volgens dagdelen. Het is bovendien enkel mogelijk om bestaande prijsdefinities bij te werken; het is niet mogelijk om prijsdefinities te verwijderen of nieuwe toe te voegen.

Bijwerken in Yesplan§

Het bijwerken van prijsdefinities in Yesplan – aan de hand van het CSV-bestand – doe je bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Importeren”, bij het onderdeel “Resources”. Kies voor “Prijsdefinities van resources bijwerken” in het keuzemenu bovenaan en kijk de volgende instellingen na:

Zodra je een bestand kiest wordt dit automatisch geverifieerd waarbij wordt nagegaan of de nodige velden aanwezig zijn. Het icoon naast de bestandsnaam geeft aan of de controle nog aan de gang is en, wanneer deze klaar is, of het bestand kan gebruikt worden of niet. Indien het icoon rood is en een kruisje toont, dan kan het bestand niet gebruikt worden, bijvoorbeeld omdat er kolommen ontbreken. Indien het icoon groen is en een vinkje toont, dan kan het bestand gebruikt worden. Merk op dat er ondanks een groen icoon toch waarschuwingen kunnen zijn omtrent de inhoud, zoals wanneer sommige rijen niet overeenkomen met een bestaande resource. Deze waarschuwingen worden onder de instellingen getoond, bij het kopje “Resultaat van het verifiëren van het bestand”. Het is aan te raden deze resultaten na te kijken alvorens het bijwerken effectief door te voeren of in te plannen.

Je kan het bijwerken meteen doorvoeren of de uitvoering ervan plannen op een datum in de toekomst. Als je klikt op “Plannen voor later” zal je een datum kunnen kiezen waarop de prijsdefinities bijgewerkt zullen worden; dit gebeurt ’s nachts. Er kan slechts één update tegelijkertijd gepland zijn. Indien er een update gepland is, dan is het ook niet mogelijk om andere updates van prijsdefinities onmiddelijk door te voeren. Een geplande update kan evenwel ten allen tijde verwijderd worden. Je kan het CSV-bestand dat bij de geplande update hoort ook downloaden, bijvoorbeeld als back-up alvorens de geplande update uit Yesplan te verwijderen.

Standaard zal het in bulk bijwerken van prijsdefinities geen impact hebben op de prijzen die gebruikt worden op bestaande evenementen. De nieuwe prijzen zullen enkel van toepassing zijn op boekingen die je maakt nadat de prijzen zijn bijgewerkt.

Wens je ook de prijzen aan te passen van resources die al geboekt zijn op evenementen in de toekomst, dan kan dat door gebruik te maken van de optie “Boekingen op evenementen op of na datum in de toekomst ook bijwerken”. Als je deze optie aanvinkt, kan je een datum opgeven; de prijsaanpassingen zullen hierdoor ook doorgevoerd worden bij alle evenementen op of na de ingevoerde datum. Deze datum moet steeds in de toekomst liggen, en ná de datum waarop het bijwerken eventueel gepland is.

Importeren van evenementen§

Yesplan laat je toe om evenementen te importeren aan de hand van een importbestand. Dit bestand maak je zelf aan op je computer en upload je vervolgens naar Yesplan. Je vindt hieronder de verschillende stappen voor het importeren van evenementen.

Merk op dat de bijhorende locaties en profielen reeds dienen te bestaan vóór het importeren van de evenementen: ze worden niet mee gecreëerd bij het importeren van evenementen.

Aanmaken van het importbestand§

Evenementen worden geïmporteerd door middel van een CSV-bestand. Je kan dit CSV-bestand creëren aan de hand van de sjabloon voor het importeren van evenementen. Deze sjabloon is een Excel-bestand met daarin de uitleg over de structuur van het verwachte formaat en enkele voorbeelden die je op weg moeten helpen.

De sjabloon bevat de volgende tabbladen:

Let op

Yesplan verwacht een CSV-bestand bij het importeren en géén Excel-bestand. Je dient het tabblad dat de evenementen bevat eerst te exporteren naar het CSV-formaat. In Excel doe je dit door in het menu “Bestand” de optie “Opslaan als…” te kiezen en vervolgens als formaat “CSV” te selecteren.

Importeren in Yesplan§

Evenementen importeren in Yesplan doe je bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Importeren”, bij het onderdeel “Evenementen”.

Bij het versturen van het bestand dienen volgende velden ingevuld te worden:

Resultaten bekijken§

Zodra het importbestand verwerkt is, wordt het resultaat getoond onder het formulier. Je ziet er de details en de eventuele waarschuwingen of foutboodschappen van de import.

Er wordt eveneens een rij toegevoegd aan de historiek van de imports (in de rechterkolom). Vanuit die historiek kan je ten allen tijde de resultaten opvragen, imports ongedaan maken of items verwijderen uit de lijst:

Bij een geslaagde import wordt het aantal geïmporteerde evenementen getoond, samen met eventueel wat waarschuwingen. De waarschuwingen tonen welke informatie niet geïmporteerd kon worden door een fout in het importbestand. Indien nodig pas je het bestand aan en importeer je het opnieuw. Let wel, zorg dat je in de historiek bij de mislukte import eerst op “Herstel” klikt zodat je met een schone lei kan herbeginnen.

Sommige fouten zorgen ervoor dat de import helemaal niet uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken). Consulteer de lijst van waarschuwingen en pas het bestand aan waar nodig.

Bestanden beheren§

Extern toegankelijke bestanden§

Bijlagen en andere bestanden die in Yesplan opgeslagen zijn, zijn per standaard enkel toegankelijk voor mensen die beschikken over een gebruikersnaam en wachtwoord voor Yesplan. De bestanden kunnen echter ook extern toegankelijk gemaakt worden. Dit wil zeggen dat iedereen die beschikt over de link naar het bestand, het bestand kan openen zonder zich eerst te hoeven aanmelden in Yesplan.

Onder het tabblad “Bestanden”, bij het onderdeel “Extern toegankelijke bestanden”, staat een overzicht van alle bestanden die extern toegankelijk zijn. Je hebt er de mogelijkheid om deze externe toegankelijkheid terug uit te schakelen. Bestanden die verwijderd worden uit Yesplan, zullen uiteraard ook niet meer toegankelijk zijn, noch extern, noch intern.

Integraties opzetten§

Beheren van API-sleutels§

De ‘open’ web API (Application Programming Interface) van Yesplan maakt het voor derden mogelijk om vrijelijk de informatie uit Yesplan op te vragen. De API kan bijvoorbeeld gebruikt worden door websitebouwers om de evenementen uit Yesplan op te halen en ze vervolgens op de website van een organisatie te tonen.

Om een derde partij toegang te geven tot de API moet er een sleutel aangemaakt worden die toegang verschaft tot Yesplan. Deze sleutels worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Integraties”, bij het onderdeel “API-sleutels”.

Dit scherm toont een lijst van de API-sleutels die in gebruik zijn. Een nieuwe sleutel wordt toegevoegd door in de onderste rij van de tabel een gebruiker te kiezen en op “Voeg toe” te klikken. Sleutels kunnen verwijderd worden (door op “Verwijder sleutel” te klikken) waarna ze niet langer gebruikt kunnen worden.

Je ziet de volgende velden in de lijst met sleutels:

Koppelingen met externe systemen§

Yesplan biedt de mogelijkheid om te koppelen met een aantal ticketingsystemen. Deze koppelingen worden beheerd bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Integraties”.

Een koppeling toevoegen doe je door op de blauwe ‘+’ te klikken (naast “API-sleutels”). Vul een naam in en klik op “Voeg toe”. Kies vervolgens de leverancier van het ticketingsysteem. De configuratie-opties van het desbetreffende ticketingsysteem zullen verschijnen. Om de koppeling terug te verwijderen kies je de lege optie uit het keuzemenu “Ticketingsysteem” waarna een knop verschijnt waarmee je de koppeling kunt verwijderen.

Voor een gedetailleerde uitleg omtrent de configuratie verwijzen we naar de respectievelijke handleidingen voor de koppelingen.

Systeemvoorkeuren§

Onder het tabblad “Systeemvoorkeuren” vind je een aantal opties om het werken met Yesplan naar voorkeur in te stellen:

Let op

Indien wijzigingen gemaakt worden in dit scherm, is het noodzakelijk om op de knop “Bewaar” te klikken (onderaan de lijst) om de aanpassingen op te slaan.

Audit§

Yesplan verzamelt een aantal statistieken omtrent het gebruik ervan. Deze kunnen bekeken worden bij de systeeminstellingen, onder het tabblad “Audit”. Deze feature bevindt zich momenteel nog in bèta fase, dit is dus experimenteel en kan nog fouten bevatten of onvolledig zijn.

Audit gebruikers§

Het onderdeel “Gebruikers” toont een lijst van de gebruikers van Yesplan. Voor elke gebruiker wordt de volgende informatie getoond:

Audit rapporten§

Het onderdeel “Rapporten” toont de lijst van de rapportsjablonen, met daarbij het aantal keer dat hiervan rapporten gegenereerd werden.

Audit prijzen§

Bij het onderdeel “Prijzen” vinden we statistieken omtrent het gebruik van prijsdefinities.

Aan de linkerkant van het scherm wordt een spinnenwebdiagram getoond dat een aantal statistieken combineert. Om de precieze waarde van een gegeven te zien hou je de muisaanwijzer boven het blauwe bolletje op de verschillende assen.

De gegevens die in kaart gebracht worden zijn:

Rechts van het diagram worden de volgende gegevens getoond:

Audit taken§

Bij het onderdeel “Taken” vinden we statistieken omtrent het gebruik van taken.

Aan de linkerkant van het scherm wordt een spinnenwebdiagram getoond dat een aantal statistieken combineert. Om de precieze waarde van een gegeven te zien hou je de muisaanwijzer boven het blauwe bolletje op de verschillende assen.

De gegevens die in kaart gebracht worden zijn:

Rechts van het diagram worden de volgende gegevens getoond: