Concepts
Avant de vous mettre au travail avec le Teamplanner, il est utile de passer en revue les principaux concepts. En voici un aperçu.
Équipes§
Une équipe est un groupe de collaborateurs. Vous pouvez regrouper vos collaborateurs dans une équipe, mais ce n’est pas obligatoire.
Grilles horaires§
La grille horaire d’un collaborateur représente le planning de son travail. Une grille horaire peut être composée de services, de pauses, de réservations et d’indisponibilités.
Planificateur des horaires§
Si vous activez la publication des grilles horaires, vous pourrez assigner aux équipes des planificateurs des grilles horaires. Le planificateur des grilles horaires décide de l’opportunité et du moment de la planification des grilles horaires, afin que le collaborateur puisse la consulter dans l’Appli Yesplan ou le flux iCalendar. Cela vous permet de créer un brouillon d’une grille horaire et de la publier seulement lorsqu’elle devient définitive.
Remarque
Le dimanche soir, Yesplan publie automatiquement la grille horaire pour les sept prochains jours si celle-ci n’a pas été publiée auparavant.
Si vous n’activez pas la publication des grilles horaires, les planificateurs des horaires n’existeront pas et la grille horaire complète sera toujours affichée dans l’Appli Yesplan et le flux iCalendar. Concrètement, cela signifie que les collaborateurs pourront voir en permanence les brouillons du planning.
Astuce
Consultez la section Publication des grilles horaires pour en savoir plus.
Services, pauses, temps de travail et temps de repos§
Le temps de travail est composé de services et de pauses, et indique quand un collaborateur est occupé. Le temps de repos est la période qui sépare les périodes de temps de travail.
Un service est une tranche horaire ininterrompue représentant le temps de travail. Si vous créez un service de 9 à 17 heures pour un collaborateur, cela signifie que ce collaborateur est inscrit au planning pour 8 heures de travail.
Remarque
Pour définir le travail concret que doit effectuer un collaborateur, vous n’utilisez pas les services, mais plutôt les réservations.
Une pause est une tranche horaire qui est décomptée du service qu’elle chevauche. Un service peut contenir une ou plusieurs pauses. Ainsi, si vous programmez une pause de midi à 13 heures pendant un service de 9 à 17 heures, le résultat sera un temps de travail planifié de 7 heures.
Le temps de repos est la tranche horaire ininterrompue entre deux services. Entre un service de 9 à 18 heures et un service de 10 à 17 heures s’écoule un temps de repos de 16 heures (de 18 à 10 heures).
Réservations et indisponibilités§
Une réservation est une tranche horaire pendant laquelle un collaborateur effectue une activité spécifique, associée à un événement ou non. Ainsi, vous pouvez réserver un collaborateur pour une représentation, de même que, par exemple, pour une réunion.
Une indisponibilité est une réservation particulière pendant laquelle vous signalez l’absence d’un collaborateur, par exemple en raison d’un congé ou d’une maladie.
Périodes journalières§
Vous pouvez utiliser les périodes journalières pour programmer rapidement et simplement des services, des pauses et des réservations dans des tranches horaires prédéfinies. Contrairement aux services, aux pauses ou aux réservations, les périodes journalières n’impliquent donc pas la réservation du collaborateur. Une période journalière définit simplement une tranche horaire prête à être utilisée.
Une période journalière est donc une tranche horaire (par exemple de 10 heures à midi) récurrente (par exemple chaque lundi ou chaque jour ouvrable) et nommée (par exemple « matinée »). Vous pouvez combiner plusieurs périodes journalières, avec un large éventail de modalités de récurrence, pour créer une définition des périodes journalières. Vous pouvez assigner une définition des périodes journalières à l’ensemble des collaborateurs, ou ceux-ci peuvent suivre leur propre modèle spécifique.
Contrats et règles contractuelles§
Les contrats définissent les heures de travail à prester, le nombre de jours de congé, les conventions en matière d’heures supplémentaires et les règles en matière de temps de repos (par exemple les règles figurant dans une CCT). Vous pouvez créer autant de contrats que nécessaire dans Yesplan. Vous pouvez assigner un contrat à un ou plusieurs collaborateurs. Un collaborateur peut avoir plusieurs contrats au fil du temps. Toutefois, un seul contrat peut être en vigueur à la fois pour un même collaborateur.
En ajoutant aux contrats des règles contractuelles optionnelles, vous permettez à Yesplan de vérifier le respect des règles en matière de temps de travail et de repos (par exemple les règles figurant dans une CCT) pour les collaborateurs auxquels s’applique ce contrat. En cas de violation, Yesplan affichera un avertissement dans le planning.
La vérification des règles contractuelles par Yesplan porte uniquement sur les temps de travail dans le planning (services et pauses). Les réservations qui tombent en dehors des services engendreront un conflit, mais ne seront pas prises en compte pour l’évaluation des règles contractuelles. Si vous utilisez les règles contractuelles, il est donc important de toujours programmer les réservations à l’intérieur des services.
Remarque
Les contrats (y compris les heures de travail, le nombre de jours de congé et les conventions en matière d’heures supplémentaires) sont des composants standard du Teamplanner de Yesplan, mais les règles contractuelles et les avertissements qui s’y rapportent font partie d’une extension optionnelle du Teamplanner : le Teamplanner+.
Ligne de changement de jour décalé§
Les jours ouvrables ne coïncident souvent pas avec les jours calendrier. Un service ou un événement peuvent commencer avant minuit et finir plusieurs heures après. L’affichage fragmenté sur deux jours de ces services et événements dans les calendriers ne serait pas pratique. C’est pour cette raison que Yesplan travaille toujours avec une ligne de changement de jour décalé. Cela signifie que l’heure à partir de laquelle un service (ou un événement) appartient à la journée suivante n’est pas fixée à minuit, mais à une heure plus tardive. Si la ligne de changement de jour est décalée à 07:00 heures, par exemple, Yesplan considérera et affichera comme appartenant à la même journée les événements se déroulant entre 7 heures du matin et 7 heures le lendemain matin.