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Yesplan 1.21, nov. 2016

Démonstration des nouvelles fonctions§

Horaire des réservations des ressources§

Associer les réservations à des éléments de l’horaire§

La fenêtre de détail de la réservation vous permet de modifier les horaires de la réservation. Désormais, vous pourrez aussi désigner un point horaire de l’horaire de l’événement comme heure de départ ou de fin de la réservation. De cette manière, la réservation suivra automatiquement un ou plusieurs points horaires de l’horaire de l’événement.

Temps complémentaire§

Une ressource peut avoir du temps complémentaire. Celui-ci peut être utilisé, par exemple, pour indiquer la durée nécessaire pour préparer une ressource ou pour enlever une ressource après son utilisation. Ce temps complémentaire est ajouté automatiquement lors de la réservation de la ressource. Vous pouvez également modifier distinctement le temps complémentaire par réservation.

Désormais, il est en outre possible d’indiquer explicitement qu’une ressource ne nécessite aucun temps complémentaire. Auparavant, toutes les ressources avaient du temps complémentaire (la durée par défaut étant égale à 0).

Lorsqu’aucun temps complémentaire n’est défini pour une ressource, aucun temps complémentaire ne sera appliqué lors de la réservation de cette ressource.

Notez que la suppression ou la modification du temps complémentaire associé à une ressource n’a aucun effet sur le temps complémentaire appliqué aux réservations existantes de cette ressource. En revanche, dès que vous « activez » le temps complémentaire pour une ressource (même si sa durée est égale à 0), vous pourrez ajouter du temps complémentaire à toutes les réservations de cette ressource, y compris les réservations du passé.

Les temps de préparation et de finition – s’ils existent – sont désormais aussi affichés de manière plus explicite.

Modification importante : les temps complémentaires seront désormais toujours pris en compte dans le calcul du prix total des réservations par unité de temps. Auparavant, c’était le cas seulement pour les prix facturés par heure et ce sera donc désormais le cas aussi pour les prix par jour, par semaine et par mois.

Saisie de la durée en minutes§

Il est désormais possible d’encoder la durée en minutes. Plutôt que de saisir 00:45, vous pouvez saisir simplement 45' en utilisant ' pour les minutes, ou vous pouvez saisir 145' plutôt que 2:25. Notez que cela n’est évidemment possible que pour les champs indiquant une durée (1 heure ou 60 minutes) et pas pour les champs indiquant un horaire (à 12:00 heures).

Fenêtre de recherche de contacts§

Exportation de contacts§

Il est désormais possible d’exporter les résultats de recherche de la fenêtre de recherche de contacts dans un fichier Excel (xlsx). Le fichier d’exportation reprendra les mêmes colonnes, dans l’ordre affiché dans la fenêtre de recherche au moment de l’exportation. Bien entendu, seuls les résultats correspondant à la requête sont exportés. L’ordre des lignes du fichier d’exportation est basé sur le tri sélectionné dans la fenêtre de recherche.

Notez que les trois premières colonnes spéciales (celles avec la case à cocher, avec la flèche pour les liens du contact et avec les icônes) ne sont pas exportées. Si vous souhaitez que le type de contact (personne, organisation ou lien) figure dans le fichier d’exportation, vous devez inclure la colonne « Type de contact » à la fenêtre de recherche.

Champs supplémentaires§

Certains champs particuliers – tels que les pièces jointes ou les champ de données personnalisées de type réservation du contact – peuvent désormais être ajoutés à l’aperçu sous la forme d’une colonne.

Teamplanner§

Nouveaux compteurs à 52 semaines§

Les « compteurs à 52 semaines » ont été introduits dans la version précédente de Yesplan. Les compteurs à 52 semaines sont des compteurs « annuels » qui prennent chaque fois en compte des semaines complètes. Dans une année classique (de 365 ou 366 jours), le début de l’année ne coïncidera pas nécessairement avec le début de la semaine ; dans une « année par semaines », ils coïncideront. Une année par semaines durera généralement 52 semaines complètes, mais elle peut aussi durer 53 semaines complètes.

La version actuelle ajoute des compteurs à 52 semaines supplémentaires, qui calculent automatiquement le temps contractuel, les différences entre temps planifié et temps de travail moyen, la différence entre temps planifié et temps réel, et le temps total, heures supplémentaires comprises.

Vous en apprendrez davantage sur les compteurs à 52 semaines dans le mode d’emploi du Teamplanner.

Notez aussi que les anciens compteurs cessent d’exister à partir de cette version de Yesplan. Désormais, tous les utilisateurs qui n’ont pas encore franchi le pas à leur propre rythme seront mis à jour pour passer aux compteurs sur mesure.

Conflits « réservé hors service »§

Si des collaborateurs sont réservés – pour des événements ou pour d’autres tâches – en dehors de leur service planifié, Yesplan vous le signalera à l’aide d’un conflit.

À partir de cette version, vous pouvez indiquer, lors de la définition d’un contrat (c’est-à-dire par collaborateur) si vous souhaitez afficher les conflits « réservé hors service ».

Attention, si vous utilisez des règles contractuelles dans un contrat déterminé, les conflits « réservé hors service » seront toujours affichés. En effet, les services et les pauses sont utilisés pour vérifier le respect des temps de travail et de repos.

Le Teamplanner vous permet d’« étendre » le service via la fenêtre de détail du conflit afin de résoudre rapidement le conflit.

Par ailleurs, les conflits sont désormais répartis proprement par type dans un ordre défini : conflits d’événements (si l’horaire de l’événement dépasse la ligne de changement de jour), conflits de ressources (par exemple pour les réservations doubles et les conflits de salle), conflits de contrats (par exemple pour les collaborateurs réservés en dehors de leur service) et, enfin, les alertes pour les placeholders non attribués.

Repos compensatoire§

Les indisponibilités de type repos compensatoire n’ont désormais plus d’influence sur les compteurs des heures supplémentaires : le repos compensatoire n’est pas considéré comme du temps de travail. Auparavant, en introduisant une indisponibilité de type repos compensatoire à des moments où le collaborateur ne devait d’office pas travailler, cela entraînait des heures supplémentaires. Ce résultat déroutant est désormais rectifié.

Champ « code VIP » pour les contacts§

Cette mise à jour a supprimé le code VIP pour les contacts.

Tous les contacts avaient un champ « code VIP » (qui pouvait contenir les valeurs « AA », « A », « B » ou rester vierge). Ce champ est un résidu du passé dont nous aimerions nous débarrasser. Il est (pour le moins) peu utile pour la plupart des organisations et ce champ peut en outre être remplacé par un champ de données personnalisées de type « menu déroulant » (qui a l’avantage de proposer les valeurs de votre choix).

Notez que ce champ « code VIP » n’est plus envoyé en cas d’exportation et ne peut plus être utilisé dans les requêtes.

Important : actuellement, ce champ est simplement masqué (automatiquement et pour tous), mais il sera complètement supprimé dans une prochaine version. Si votre organisation utilise encore ce code VIP, vous pouvez le faire réapparaître provisoirement en tant qu’administrateur. Pour ce faire, ouvrez le volet « Préférences » de l’onglet « Contacts » dans les paramètres du système. Pendant la période de transition, vous pouvez utiliser cette possibilité afin de remplacer le champ « code VIP » par un champ de données personnalisées.

Améliorations diverses§

Généralités§

  • Dans toutes les listes de suggestions de Yesplan, les résultats sont désormais affichés dans un ordre plus logique. Les résultats qui commencent par les caractères correspondant à la requête seront désormais toujours affichés d’abord.

  • Il est désormais possible d’associer plusieurs styles de date personnalisés à la même date. La couleur du texte et de la bordure des dates associées à plusieurs styles de date personnalisés est déterminée par la première date personnalisée de la liste (la liste est automatiquement triée par ordre alphabétique).

  • Plusieurs corrections de bugs du langage de requête entraînent des changements :

    • contact:anycomment:"" et contact:comment:"" : auparavant, les contacts sans commentaires n’étaient pas affichés ; désormais, ils le seront
    • contact:language:"" auparavant, les contacts sans langue n’étaient pas affichés ; désormais, ils le seront
    • person:title:”“` auparavant, les contacts sans titre n’étaient pas affichés ; désormais, ils le seront
    • person:vipcode:"" auparavant, les contacts sans code VIP n’étaient pas affichés ; désormais, ils le seront
    • organization:type:"" auparavant, les organisations sans forme juridique n’étaient pas affichées ; désormais, elles le seront
    • task:date:"" auparavant, les tâches sans échéance n’étaient pas affichées ; désormais, elles le seront
    • resource:productcode:"", resource:serialnumber:"" et resource:date:"" auparavant, ces requêtes entraînaient l’affichage d’une liste de tous les ensembles de ressources ; désormais, les ressources pour lesquelles aucun code de produit/numéro de série/date n’a été complété seront affichés (et les ensembles de ressources ne seront plus là)
    • Les requêtes qui recherchent l’absence ("") d’une valeur dans des champ de données personnalisées (par exemple :contact:{customdatakeyword}:"") : auparavant, les éléments ne disposant pas du champ de données personnalisées concerné étaient affichés malgré tout (par exemple le champ de données personnalisées « Expertise » est affiché uniquement pour les contacts portant l’étiquette « Bénévole », mais Piet, qui n’a pas l’étiquette « Bénévole », était néanmoins affiché parmi les résultats de la requête contact:expertise:"") ; ce ne sera plus le cas désormais.

Administration§

  • Vous pouvez désormais modifier vous-même les étiquettes des paramètres des rapports. Ouvrez à cet effet la fenêtre d’information du modèle de rapport (en cliquant sur « Inspecter » dans la liste de modèles). Vous pouvez en outre ajouter un petit commentaire à chaque paramètre.

    Un petit « œil » indique qu’un paramètre donné est affiché ou masqué (un cadenas était utilisé à cet effet auparavant). Vous ne pourrez pas masquer les champs obligatoires (indiqués par un astérisque rouge) avant de leur assigner une valeur par défaut.

    Désormais, les rapports standard peuvent aussi avoir des paramètres optionnels (tels que, par exemple, des lieux, des statuts et des profils dans un rapport « Liste d’événements »). Auparavant, il était obligatoire de compléter tous ces paramètres.

    Les messages d’alerte en cas de non remplissage ou de remplissage incorrect de champs obligatoires lors de la génération de rapports ont également été modifiés.

  • De nombreux rapports standard ont été complétés, mis à jour et améliorés. Ne manquez pas de jeter un œil à l’aperçu des rapports standard.

  • Dans les paramètres, vous pouvez choisir le symbole monétaire utilisé dans Yesplan. Les choix proposés sont l’euro, le dollar, la livre ou le florin arubais.

Intégrations§

  • Afas modifie la méthode d’authentification pour les liens. À partir du 1er janvier 2017, « NTML » ne sera plus pris en charge. Jusqu’à cette date, tout le monde a encore le temps de passer à l’authentification via App Connector, disponible dans Yesplan à partir de cette version. Si vous utilisez le lien avec Afas, quelqu’un vous contactera pour accompagner la transition.

  • Dans Ticketmatic, des événements peuvent être « clôturés » ; ce statut est désormais récupéré dans Yesplan (voir mode d’emploi du lien avec Ticketmatic).

  • À notre grande joie, nous pouvons annoncer que Yesplan propose désormais aussi l’intégration avec Ticketmatic v3. !

  • Les contacts de Yesplan provenant de la base de données de contacts CIPAL Themis seront désormais entièrement mis à jour pendant la nuit.