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Recherche

Si vous voulez gérer efficacement vos contacts, il est pratique de pouvoir créer des aperçus à l’aide de requêtes. Voici un aperçu des possibilités.

Fenêtre de recherche de contacts§

Pour ouvrir la fenêtre de recherche de contacts, cliquez sur l’élément du menu « Rechercher des contacts… » de l’élément « Contacts » du menu de navigation.

Vous pouvez introduire une requête et configurer des filtres en haut de la fenêtre de recherche. Les contacts trouvés sont affichés dans un tableau, dans lequel vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer les propriétés des contacts en ajoutant ou en supprimant des colonnes.

Rechercher des contacts§

Dans la fenêtre de recherche de contacts, vous pouvez chercher simplement en saisissant le nom (ou une partie du nom) dans le champ de recherche (démarrez la recherche en appuyant sur ENTER ou en cliquant sur la loupe à côté du champ de recherche).

Si les résultats d’une requête sont nombreux, une partie limitée seulement de ces contacts sera affichée simultanément. En faisant défiler le tableau d’une longue liste de résultats de recherche, vous verrez apparaître une partie apparemment vide du tableau. Toutefois, dès que vous interrompez le défilement, cette partie du tableau sera automatiquement remplie de contacts.

Vous pouvez ouvrir la fenêtre d’information d’un contact en double-cliquant sur une ligne du tableau des résultats ou en sélectionnant « Afficher infos » dans le menu contextuel (le menu ouvert par un clic droit sur la ligne).

Vous pouvez également utiliser des requêtes spécifiques, telles que label:bénévole.

Notez qu’il n’est pas nécessaire ici de préciser le scope contact ; celui-ci est sous-entendu dans cette fenêtre de recherche. Toutefois, vous pouvez également chercher dans d’autres scopes que contact, notamment : person_or_organization, person, organization, contactlink. Dans ce cas, vous devrez compléter explicitement ces scopes.

Le chapitre sur le langage de requête contient une présentation détaillée des requêtes spécifiques possibles pour retrouver des personnes, des organisations, les liens entre les deux, les réservations de contacts ou des combinaisons de ces différents éléments.

Filtres dans la fenêtre de recherche de contacts§

La fenêtre de recherche de contacts propose deux filtres différents qui vous permettent de limiter le nombre de résultats de recherche : le filtre par type de contact et le filtre basé sur le propriétaire du contact.

Le filtre par type de contact – personnes, organisations ou liens – est pratique si vous souhaitez voir uniquement les résultats de recherche portant sur les types de contact qui vous intéressent (par exemple : uniquement des organisations et des liens). Vous pouvez configurer ce filtre dans le menu déroulant à gauche du champ de recherche. Cochez ou décochez un type de contact pour qu’il soit repris ou non dans les résultats de la recherche.

Le filtre basé sur le propriétaire du contact peut être désactivé par un administrateur et n’apparaîtra donc pas obligatoirement dans votre configuration. Il est situé à droite du champ de recherche et propose les options « Seulement mon groupe » et « Tous les groupes ». L’option « Seulement mon groupe » limite les résultats de recherche aux contacts dont un membre de votre groupe d’utilisateurs principal est le propriétaire. L’option « Tous les groupes » ne limite pas les résultats de recherche.

Utilisation des résultats de recherche§

Dans les résultats de recherche affichés, les personnes, les organisations et les liens sont mélangés. Vous pouvez reconnaître les organisations et les liens à leurs icônes spécifiques (un immeuble de bureaux pour les organisations et un maillon de chaîne pour les liens). Les personnes qui sont en même temps des collaborateurs (« ressources humaines ») ou des utilisateurs ont aussi une icône spécifique (une lettre « H » dans un cercle vert pour les collaborateurs et une silhouette humaine pour les utilisateurs).

Vous pouvez aussi afficher les liens des personnes et des organisations en cliquant sur le petit triangle dans la 2e colonne ; la liste des liens sera ensuite affichée dans une ligne supplémentaire en dessous.

Les résultats de la recherche peuvent être triés par colonne au choix. Vous pouvez ajouter, supprimer et déplacer des colonnes. Pour ajouter ou supprimer plusieurs colonnes à la fois, cliquez sur le bouton « + » au-dessus du tableau à droite. Celui-ci ouvre une fenêtre dans laquelle les colonnes visibles sont cochées. Vous pouvez cocher les colonnes que vous souhaitez ajouter et décocher les colonnes que vous souhaitez supprimer. Pour trouver rapidement un champ déterminé, vous pouvez saisir son nom dans le champ de recherche ; les champs de la liste seront limités à ceux qui correspondent à votre requête. Cliquez ensuite sur « Appliquer les modifications ».

Requêtes enregistrées§

Vous pouvez également enregistrer les requêtes fréquentes afin de les réutiliser. Pour afficher les requêtes enregistrées, cliquez sur « Requêtes enregistrées » à droite du champ de recherche. Vous pourrez ensuite ajouter, modifier et supprimer vos propres requêtes. Les requêtes enregistrées sont personnelles.

Un clic sur une requête enregistrée lancera l’exécution immédiate de la requête.

Remarque

Un administrateur peut aussi prédéfinir et ainsi préparer des requêtes pour les utilisateurs, qui pourront ensuite les enregistrer (avec ou sans modifications) avec leurs propres requêtes enregistrées. Consultez le mode d’emploi des paramètres du système.

Gestion des contacts dans la fenêtre de recherche de contacts§

La fenêtre de recherche de contacts vous permet aussi de créer des personnes et des organisations, et de dupliquer ou de supprimer des contacts existants. À cet effet, ouvrez le menu contextuel de la ligne adéquate du tableau des résultats.

Vous pouvez aussi relier une personne à une organisation existante à l’aide de l’option « Relier à une personne… » ou « Relier à une organisation… », selon que vous avez sélectionné une personne ou une organisation.