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Concepts

Avant de vous mettre au travail avec les contacts, il est utile de passer en revue les principaux concepts. En voici un aperçu.

Personnes, organisations et liens§

Un contact peut être une personne ou une organisation. Les deux sont reliés par le lien du contact : la fonction d’une personne au sein d’une organisation. Ce lien est affiché pour la personne, ainsi que pour l’organisation, mais il s’agit du même lien. Par exemple : Anne est chorégraphe chez Rosas ; cette fonction est visible à la fois dans les liens d’Anne et dans les liens de Rosas.

Une personne ou une organisation peut avoir plusieurs liens. Ainsi, Anne est chorégraphe chez Rosas, mais aussi directrice de P.A.R.T.S. Et chez P.A.R.T.S., c’est Marieke qui s’occupe de la production.

Nous appelons types de contacts les personnes, les organisations et les liens.

Association aux collaborateurs et aux utilisateurs§

Dans Yesplan, les personnes sont d’abord un type de ressource : des collaborateurs (« ressources humaines »). Ces collaborateurs peuvent être regroupés en une ou plusieurs équipes et vous pouvez également leur assigner des tâches.

Elles peuvent aussi être des utilisateurs. Il s’agit de personnes disposant d’un nom d’utilisateur pour se connecter à Yesplan. Les privilèges accordés aux utilisateurs leur permettent de voir ou de ne pas voir, de modifier ou de supprimer certains éléments dans Yesplan. Un utilisateur est toujours associé à un collaborateur.

Enfin, il y a les contacts, qui peuvent également être associés à des collaborateurs, mais les contacts à gérer sont généralement beaucoup plus nombreux que les personnes qui travaillent avec vous ou que vous inscrivez au planning. Autrement dit : les contacts ne correspondront pas toujours à un collaborateur.

Étiquettes§

Les étiquettes peuvent vous aider à détailler la description des contacts ou à les classer par catégories, telles que « client », « bénévole », « partenaire », etc.

Vous pouvez directement ajouter une ou plusieurs étiquettes à la personne ou à l’organisation. Mais il est possible aussi d’ajouter des étiquettes spécifiques au lien, c’est-à-dire à la personne au sein de l’organisation.

Les étiquettes peuvent être utilisées pour rechercher des contacts, que vous pouvez éventuellement exporter par la suite.

Réservations§

Il est possible de réserver des contacts pour des événements. Vous pouvez également les ajouter à des ressources, à des ressources réservées, voire à des contacts et à des contacts réservés.

Contrairement aux réservations de collaborateurs, les réservations de contacts ne contiennent ni horaires, ni prix.

Données personnalisées§

Vous pouvez ajouter des données personnalisées aux contacts. Il s’agit de champs supplémentaires que vous pouvez ajouter en plus des données standard, dans un onglet spécifique de la fenêtre d’information des contacts et des réservations des contacts.

En outre, il existe aussi des champs de données personnalisées de type contact : les champs de contact. Il s’agit de champs de saisie spécifiques, qui vous permettent d’ajouter des contacts à des événements, des ressources ou des contacts.

Le chapitre sur les paramètres du système contient une présentation détaillée des possibilités de données personnalisées.

Astuce

Nouveauté dans la v27 Vous souhaitez retrouver facilement le keyword des champs de données personnalisées dans une fenêtre d’information ? Appuyez alors simultanément sur les touches CTRL-ALT (Windows) ou CTRL-Option (macOS) : l’étiquette du champ sera remplacée par le keyword. Vous souhaitez copier le keyword ? Cliquez alors sur l’étiquette tout en maintenant enfoncées les mêmes touches.