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Utilisateurs

L’écran « Utilisateurs » permet aux administrateurs de modifier les données d’identification des utilisateurs, de répartir les utilisateurs en groupes d’utilisateurs et de définir les droits d’accès et privilèges applicables à chaque utilisateur.

Identification des utilisateurs§

Les cinq premières colonnes de la liste d’utilisateurs affichent les données utilisées pour identifier l’utilisateur dans Yesplan. Pour modifier ces données, double-cliquez sur les valeurs.

  • Nom : le nom complet de l’utilisateur, tel qu’il sera affiché dans Yesplan.

  • E-mail : l’adresse e-mail de l’utilisateur. Cette adresse sera utilisée par Yesplan pour l’envoi de notifications et comme identification pour l’assistance technique. Les utilisateurs peuvent également utiliser leur adresse e-mail pour se connecter.

  • Nom d’utilisateur : le nom d’utilisateur, que l’utilisateur peut utiliser pour se connecter à Yesplan. Notez que ce nom doit être unique au sein de Yesplan.

  • Mot de passe : le mot de passe utilisé par l’utilisateur pour se connecter à Yesplan. Notez qu’un utilisateur peut aussi configurer lui-même son mot de passe (dans les paramètres utilisateur) après sa première connexion. En suivant un lien sur la page de connexion de Yesplan, les utilisateurs peuvent configurer un nouveau mot de passe s’ils ont oublié l’ancien.

  • Fiabilité du mot de passe : une indication de la fiabilité du mot de passe de l’utilisateur, basée sur sa complexité et sur une estimation du temps nécessaire pour le pirater. Changement dans la v27 Yesplan n’acceptera que les mots de passe suffisamment forts. Si vous saisissez un mot de passe faible, des conseils pour en augmenter la force s’afficheront.

Remarque

Yesplan utilise l’outil « zxcvbn » pour évaluer la fiabilité du mot de passe :

Attention

Les utilisateurs peuvent se connecter en utilisant leur nom d’utilisateur ou leur adresse e-mail, combiné avec leur mot de passe.

Toutefois, si la même adresse e-mail est utilisée plusieurs fois et n’est donc pas associée de manière unique à un seul utilisateur, ces utilisateurs ne pourront pas se connecter en utilisant cette adresse e-mail ; les utilisateurs concernés devront obligatoirement utiliser leur nom d’utilisateur pour se connecter. En outre, le seul moyen dont ils disposent pour réinitialiser leur mot de passe depuis l’écran de connexion est d’introduire leur nom d’utilisateur. S’ils introduisent l’adresse e-mail, ils ne recevront pas de message e-mail pour modifier le mot de passe.

L’utilisation d’une adresse e-mail identique par plusieurs utilisateurs est signalée dans la liste par un point d’exclamation à côté des adresses e-mail concernées.

Attribution des groupes d’utilisateurs et des droits d’accès§

Dans Yesplan, les droits d’accès d’un utilisateur sont définis par le biais des groupes d’utilisateurs auxquels il appartient et des modèles de droits d’accès qui lui sont appliqués. Vous trouverez tous les détails à ce sujet dans le mode d’emploi des droits d’accès.

La liste des utilisateurs vous permet de définir les groupes d’utilisateurs et les modèles qui s’appliquent à chaque utilisateur :

  • Groupes d’utilisateurs : dans cette colonne, les utilisateurs sont assignés à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs. La création et la modification des groupes d’utilisateurs sera décrite plus loin dans le présent mode d’emploi.

  • Groupe principal : il s’agit du groupe d’utilisateurs auquel l’utilisateur appartient en premier lieu. Au sein de Yesplan, ce concept est important pour définir les droits d’accès et pour filtrer les éléments appartenant à ce groupe principal de l’utilisateur.

    Il est possible, par exemple, de configurer pour un utilisateur les droits d’accès que celui-ci distribue aux autres utilisateurs appartenant au même groupe principal (pour plus d’informations, consultez le mode d’emploi des droits d’accès). Lors du filtrage des éléments de Yesplan (si le filtre « Mon groupe » est activé dans les préférences système), les objets ne seront affichés que si l’utilisateur actuel fait partie du groupe principal du propriétaire de l’objet.

    Un groupe d’utilisateurs pouvant appartenir à un autre groupe d’utilisateurs dans Yesplan, les administrateurs ne voient pas seulement dans le menu déroulant du groupe principal les groupes d’utilisateurs dont fait partie directement un utilisateur, mais aussi tous les groupes d’utilisateurs parents auxquels appartiennent les groupes d’utilisateur de l’utilisateur.

  • Modèles des droits d’accès : c’est ici que l’administrateur peut définir quels modèles de droits d’accès s’appliquent à l’utilisateur. Si plusieurs modèles sont sélectionnés, les droits d’accès cumulés de tous les modèles sélectionnés sont d’application.

Dans la dernière colonne de la liste des utilisateurs, l’administrateur peut consulter un aperçu des droits d’accès d’un utilisateur en cliquant sur « Afficher les paramètres d’accès ».

Création des administrateurs§

Pour modifier les paramètres, créer des utilisateurs etc., un utilisateur a besoin des privilèges d’administrateur. Yesplan prend en charge deux types d’administrateurs :

  • Administrateur général : ces utilisateurs ont accès aux paramètres du système et ont toujours le droit de consulter les éléments des autres utilisateurs. La case à cocher de la colonne « Administrateur » vous permet de transformer un utilisateur particulier en administrateur.

  • Administrateur de groupe d’utilisateurs : ces utilisateurs ont des droits d’administrateur limités. Ils peuvent gérer les utilisateurs d’un ou plusieurs groupes d’utilisateurs et ont accès aux paramètres des lieux appartenant à ces groupes d’utilisateurs. La colonne « Administrateur de groupe d’utilisateurs » permet d’ajouter les groupes d’utilisateurs qu’un utilisateur doit être en mesure d’administrer.

Notez que les utilisateurs qui sont administrateurs généraux peuvent administrer tous les groupes d’utilisateurs. Il n’est donc pas possible de désigner ces utilisateurs comme administrateurs d’un groupe d’utilisateurs spécifique.

Ajouter des utilisateurs§

Pour ajouter des utilisateurs, cliquez sur « Ajouter utilisateur » en bas de la liste des utilisateurs.

Pour ajouter un utilisateur, vous devez introduire un nom d’utilisateur, un mot de passe et un nom ; l’adresse e-mail est facultative.

Lorsque vous introduisez le mot de passe, une indication de la fiabilité du mot de passe s’affichera (elle est basée sur sa complexité et sur le temps estimé pour le pirater). Yesplan n’acceptera que les mots de passe suffisamment forts. Si vous saisissez un mot de passe faible, des conseils pour en augmenter la force s’afficheront.

Un utilisateur de Yesplan doit toujours être associé à un collaborateur (une ressource de type Humain). Par défaut, cette ressource associée sera créée automatiquement lors de la création d’un utilisateur. Il est toutefois possible d’associer un utilisateur à une ressource existante en décochant la case à cocher « Créer la ressource associée » et en sélectionnant ensuite une ressource dans la liste affichée. Attention, la liste n’affiche que les ressources dont le nom correspond exactement à celui de l’utilisateur que vous créez et qui n’ont pas été associées à un autre utilisateur.

Un utilisateur de Yesplan peut en outre être associé à un contact ; cette association n’est cependant pas obligatoire. Par défaut, un contact correspondant sera également créé lors de la création d’un utilisateur. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez décocher la case à côté de la mention « Créer un contact associé ».

Vous pouvez également associer l’utilisateur à un contact existant (en cliquant sur « Associer à un contact existant »). Ici encore, comme pour les ressources, seuls les contacts dont le nom correspond exactement à celui de l’utilisateur sont affichés.

Dès que Yesplan dispose des informations requises pour la création de l’utilisateur, le bouton « Ajouter » sera activé.

Supprimer des utilisateurs§

Vous pouvez supprimer complètement un utilisateur de Yesplan en deux étapes :

  1. Suspendre
  2. Transférer les propriétés et supprimer

Suspendre un utilisateur§

Pour suspendre un utilisateur, cliquez sur « Suspendre l’utilisateur » dans la dernière colonne de la liste des utilisateurs. Cette opération a plusieurs conséquences :

  • L’utilisateur en question ne peut plus se connecter.
  • La ressource humaine associée n’est plus visible, y compris dans le Teamplanner.

Les autres aspects de l’utilisateur seront toutefois conservés :

  • toutes les réservations de la ressource humaine associée,
  • la propriété d’éléments (événements, contacts, ressources, etc.) et les droits d’accès correspondants.

En effet, les utilisateurs suspendus ne disparaissent pas immédiatement du système de manière définitive, mais se retrouvent dans une liste des utilisateurs suspendus.

Transférer les propriétés et supprimer§

Vous pouvez ouvrir la liste des utilisateurs suspendus en cliquant sur « Afficher les utilisateurs suspendus » en bas de la liste des utilisateurs. Dans la dernière colonne de cette liste, vous trouverez trois commandes :

  • Afficher les paramètres d’accès: ici, vous pouvez consulter les droits d’accès de l’utilisateur suspendu.

  • Rétablir l’utilisateur: en cliquant ici, vous annulez la suspension de l’utilisateur.

    • L’utilisateur pourra à nouveau se connecter à Yesplan.
    • La ressource humaine associée sera à nouveau visible, y compris dans le Teamplanner. Les compteurs du Teamplanner seront également rétablis.
  • Supprimer et transférer les propriétés à un autre utilisateur : Chaque élément de Yesplan appartient à un propriétaire. Avant de pouvoir supprimer définitivement un utilisateur suspendu de Yesplan, tous les éléments appartenant à cet utilisateur (événements, contacts, ressources, etc.) doivent être transférés à un utilisateur actif. Cliquez sur cette option pour afficher une liste des utilisateurs auxquels vous pouvez attribuer ces éléments. Dès que vous sélectionnez un utilisateur dans cette liste, l’utilisateur suspendu sera définitivement supprimé.