Utilisateurs

L’écran « Utilisateurs » permet aux administrateurs de modifier les données d’identification des utilisateurs, de répartir les utilisateurs en groupes d’utilisateurs et de définir les droits d’accès et privilèges applicables à chaque utilisateur.

Identification des utilisateurs§

Les cinq premières colonnes de la liste d’utilisateurs affichent les données utilisées pour identifier l’utilisateur dans Yesplan. Double-cliquez sur les valeurs pour modifier les données :

Nom : Le nom complet de l’utilisateur, tel qu’il figurera dans Yesplan.
E-mail : L’adresse e-mail de l’utilisateur. Yesplan utilisera cette adresse pour l’envoi de notifications et les utilisateurs peuvent utiliser leur adresse e-mail pour se connecter. Pour éviter que plusieurs utilisateurs n’utilisent une adresse e-mail identique, Yesplan affiche un point d’exclamation à côté de l’adresse si celle-ci n’est pas unique.
Nom d’utilisateur : Le nom d’utilisateur, que l’utilisateur peut utiliser pour se connecter à Yesplan. Ce nom doit être unique au sein de Yesplan.
Mot de passe : Le mot de passe utilisé par l’utilisateur pour se connecter à Yesplan. Un utilisateur peut aussi configurer lui-même son mot de passe (dans les paramètres de l’utilisateur) après sa première connexion. En suivant un lien sur la page de connexion de Yesplan, les utilisateurs peuvent configurer un nouveau mot de passe s’ils ont oublié l’ancien.
Fiabilité du mot de passe : Une indication de la fiabilité du mot de passe de l’utilisateur, basée sur sa complexité et sur une estimation du temps nécessaire pour le pirater. Yesplan n’acceptera que les mots de passe suffisamment forts. Si vous saisissez un mot de passe faible, des conseils pour en augmenter la force s’afficheront.

Remarque

Yesplan utilise l’outil zxcvbn pour évaluer la fiabilité du mot de passe :

Pour chaque utilisateur du nom d’utilisateur ou de l’adresse e-mail, Yesplan crée un identifiant primaire, que les utilisateurs pourront toujours utiliser pour se connecter :

Si l’utilisateur possède un nom d’utilisateur et une adresse e-mail, son nom d’utilisateur sera son identifiant primaire.
Si l’utilisateur possède seulement une adresse e-mail, c’est son adresse e-mail qui sera son identifiant primaire.
L’identifiant primaire est unique :
- Si l’adresse e-mail est l’identifiant primaire d’un utilisateur, cet utilisateur est le seul à pouvoir se connecter au moyen de cette adresse e-mail, même si cette adresse est également utilisée par d’autres utilisateurs.
- Il est impossible de rétablir un utilisateur suspendu si celui-ci a le même identifiant primaire qu’un utilisateur actif.

Les utilisateurs peuvent se connecter en utilisant leur nom d’utilisateur ou leur adresse e-mail, combinés avec leur mot de passe.

Votre nom d’utilisateur est unique par définition. Vous pourrez donc toujours l’utiliser pour vous connecter ou pour réinitialiser votre mot de passe.
Votre adresse e-mail n’est pas obligatoirement unique. Vous pourrez seulement l’utiliser pour vous connecter ou pour réinitialiser votre mot de passe si elle est unique dans la liste des utilisateurs ou si elle constitue votre identifiant primaire.
L’utilisation des majuscules est ignorée quand vous utilisez votre adresse e-mail pour demander un nouveau mot de passe ou pour vous connecter :
- L’adresse e-mail « Violet.Trudeau@yesplan.be » sera donc interprétée comme « violet.trudeau@yesplan.be », à condition que l’adresse e-mail en minuscules soit unique dans la liste des utilisateurs.
- L’adresse e-mail avec majuscules « Violet.Trudeau@yesplan.be » sera toutefois enregistrée dans Yesplan avec ses majuscules. Les majuscules seront ignorées uniquement lors de la demande d’un nouveau mot de passe ou lors d’une connexion.

Astuce

Pour simplifier la gestion des utilisateurs, nous recommandons d’assigner aux utilisateurs uniquement une adresse e-mail et pas de nom d’utilisateur :

L’adresse e-mail sera dans ce cas automatiquement l’identifiant primaire.
Les utilisateurs retiennent facilement leur adresse e-mail, tandis que les noms d’utilisateur peuvent présenter de nombreuses variantes.
Vous aurez de toute manière besoin d’une adresse e-mail pour réinitialiser votre mot de passe.
L’adresse e-mail sera ensuite la seule manière de se connecter ou de configurer un nouveau mot de passe.

Attribution des groupes d’utilisateurs et des droits d’accès§

Dans Yesplan, les droits d’accès d’un utilisateur sont définis par le biais des groupes d’utilisateurs auxquels il appartient et des modèles de droits d’accès qui lui sont appliqués. Vous trouverez tous les détails à ce sujet dans le mode d’emploi des droits d’accès.

La liste des utilisateurs vous permet de définir les groupes d’utilisateurs et les modèles qui s’appliquent à chaque utilisateur :

Groupes d’utilisateurs : Dans cette colonne, vous pouvez assigner un utilisateur à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs. La création et la modification des groupes d’utilisateurs sera décrite plus loin dans le présent mode d’emploi.
Groupe principal : Il s’agit du groupe d’utilisateurs auquel l’utilisateur appartient en premier lieu. Au sein de Yesplan, ce concept est important pour définir les droits d’accès et pour filtrer les éléments appartenant à ce groupe principal de l’utilisateur.

Vous pouvez, par exemple, configurer pour un utilisateur les droits d’accès que celui-ci distribue aux autres utilisateurs appartenant au même groupe principal (pour plus d’informations, consultez le mode d’emploi des droits d’accès). Lors du filtrage des éléments de Yesplan (si le filtre « Mon groupe » est activé dans les préférences système), les objets ne seront affichés que si l’utilisateur actuel fait partie du groupe principal du propriétaire de l’objet.

Un groupe d’utilisateurs pouvant appartenir à un autre groupe d’utilisateurs dans Yesplan, les administrateurs ne voient pas seulement dans le menu déroulant du groupe principal les groupes d’utilisateurs dont fait partie directement un utilisateur, mais aussi tous les groupes d’utilisateurs parents auxquels appartiennent les groupes d’utilisateur de l’utilisateur.
Modèles des droits d’accès : C’est ici que l’administrateur peut définir quels modèles de droits d’accès s’appliquent à l’utilisateur. Si vous sélectionnez plusieurs modèles, les droits d’accès cumulés de tous les modèles sélectionnés seront d’application.

Dans la dernière colonne de la liste des utilisateurs, l’administrateur peut consulter un aperçu des droits d’accès d’un utilisateur en cliquant sur « Afficher les paramètres d’accès ».

Création des administrateurs§

Pour modifier les paramètres, créer des utilisateurs etc., un utilisateur a besoin des privilèges d’administrateur. Yesplan prend en charge deux types d’administrateurs :

Administrateur général : Ces utilisateurs ont accès aux paramètres du système et ont toujours le droit de consulter les éléments des autres utilisateurs. La case à cocher de la colonne « Administrateur » vous permet de transformer un utilisateur en administrateur.
Administrateur de groupe d’utilisateurs : Ces utilisateurs ont des droits d’administrateur limités. Ils peuvent gérer les utilisateurs d’un ou plusieurs groupes d’utilisateurs et ont accès aux paramètres des lieux appartenant à ces groupes d’utilisateurs. La colonne « Administrateur de groupe d’utilisateurs » permet d’ajouter les groupes d’utilisateurs qu’un utilisateur doit être en mesure d’administrer.

Remarque

Les utilisateurs qui sont administrateurs généraux peuvent administrer tous les groupes d’utilisateurs. Il n’est donc pas possible de désigner ces utilisateurs comme administrateurs d’un groupe d’utilisateurs spécifique.

Ajouter des utilisateurs§

Pour ajouter des utilisateurs, cliquez sur « Ajouter un utilisateur » en bas de la liste des utilisateurs.

Remarque

Un utilisateur est toujours associé à un collaborateur (ressource humaine) qui, à son tour, peut être associé à un contact de type « personne ». Consultez Contacts, collaborateurs et utilisateurs pour en savoir plus.

Pour ajouter un utilisateur, vous devez introduire un nom d’utilisateur et/ou une adresse e-mail, ainsi qu’un mot de passe et un nom.
En introduisant le mot de passe, vous verrez s’afficher une indication de la fiabilité du mot de passe (elle est basée sur la complexité du mot de passe et sur le temps estimé nécessaire pour le pirater). Yesplan n’acceptera que les mots de passe suffisamment forts. Si vous saisissez un mot de passe faible, des conseils pour en augmenter la force s’afficheront.
Un utilisateur de Yesplan doit toujours être associé à un collaborateur (une ressource de type « Humain ») :
- Par défaut, cette ressource associée sera créée automatiquement lors de la création d’un utilisateur.
- Il est toutefois possible d’associer un utilisateur à une ressource existante en décochant la case à cocher « Créer la ressource associée » et en sélectionnant ensuite une ressource dans la liste affichée.
- Si un autre contact est déjà associé à la ressource existante, ce contact sera également associé à l’utilisateur.
Un utilisateur de Yesplan peut en outre être associé à un contact. Cette association n’est cependant pas obligatoire :
- Par défaut, un contact correspondant sera également créé lors de la création d’un utilisateur. Ce contact sera également associé automatiquement à la ressource correspondant au nouvel utilisateur.
- Si ce n’est pas ce que vous souhaitez, vous pouvez décocher la case à côté de la mention « Créer un contact associé ». Vous pouvez ensuite associer l’utilisateur à un contact existant (en cliquant sur « Associer à un contact existant »).
- Cliquez sur l’icône « – » à côté du menu déroulant si vous ne souhaitez pas non plus associer l’utilisateur à un contact existant.

Dès que Yesplan dispose des informations requises pour la création de l’utilisateur, le bouton « Ajouter » sera activé.

Remarque

Le nom d’utilisateur doit être unique.
Lors de l’association à des ressources/contacts existants, les menus déroulants n’affichent que les ressources/contacts :
- Ils n’affichent que les ressources ou les contacts dont le nom correspond exactement à celui de l’utilisateur que vous créez.
- Ces ressources ou ces contacts n’ont pas été associés à un autre utilisateur.
Lors de la création d’un nouvel utilisateur, vous recevrez une notification s’il existe déjà un utilisateur actif ou suspendu avec le même nom. Vous pouvez éventuellement rétablir l’utilisateur suspendu à partir de cette notification.

Supprimer des utilisateurs§

Vous pouvez supprimer complètement un utilisateur de Yesplan en deux étapes :

suspendre ;
transférer les propriétés et supprimer.

Suspendre un utilisateur§

Pour suspendre un utilisateur, cliquez sur « Suspendre l’utilisateur » dans la dernière colonne de la liste des utilisateurs. Les utilisateurs suspendus ne disparaissent pas immédiatement du système de manière définitive, mais se retrouvent dans une liste des utilisateurs suspendus. Cette opération a plusieurs conséquences :

L’utilisateur en question ne peut plus se connecter.
L’utilisateur, la ressource associée et le contact associé s’affichent dans Yesplan avec l’icône représentant un utilisateur et un signal d’interdiction pour signaler que l’utilisateur (associé) a été suspendu.

Icône	Signification
	Contact/Ressource associé à un utilisateur actif
	Contact/Ressource associé à un utilisateur suspendu

Les autres aspects de l’utilisateur ne changent pas :

Vous pouvez continuer de réserver et modifier la ressource associée et le contact associé.
Toutes les réservations de la ressource associée et du contact associé sont conservées.
La propriété d’éléments (événements, contacts, ressources, etc.) et les droits d’accès correspondants sont conservés.
Les liens de l’utilisateur avec le contact et la ressource sont conservés.

Remarque

Si vous avez suspendu un utilisateur avant Yesplan 28, la ressource associée qui a été supprimée par la même occasion continuera d’être rétablie si vous restaurez cet utilisateur à partir de Yesplan 28.

Transférer les propriétés et supprimer§

Vous pouvez ouvrir la liste des utilisateurs suspendus en cliquant sur « Afficher les utilisateurs suspendus » en bas de la liste des utilisateurs. Dans la dernière colonne de cette liste, vous trouverez trois commandes :

Afficher les paramètres d’accès : Ici, vous pouvez consulter les droits d’accès de l’utilisateur suspendu.
Rétablir l’utilisateur : En cliquant ici, vous annulez la suspension de l’utilisateur, de sorte qu’il puisse à nouveau se connecter à Yesplan.
Transférer la propriété et supprimer définitivement : Chaque élément de Yesplan appartient à un propriétaire. Avant de pouvoir supprimer définitivement un utilisateur suspendu de Yesplan, tous les éléments appartenant à cet utilisateur (événements, contacts, ressources, etc.) doivent avoir été transférés à un utilisateur actif. Cliquez sur cette option pour afficher une liste des utilisateurs auxquels vous pouvez attribuer ces éléments. Dès que vous sélectionnez un utilisateur dans cette liste et vous cliquez sur « Appliquer », l’utilisateur suspendu sera définitivement supprimé.

Remarque

La ressource associée et le contact associé à un utilisateur supprimé, ainsi que leurs réservations, sont conservés. Yesplan supprime toutefois le lien entre les utilisateurs supprimés et les ressources/contacts associés.
Vous ne pouvez pas associer la ressource et le contact d’un utilisateur supprimé à un utilisateur existant. Le seul moyen de les associer à nouveau est de créer un nouvel utilisateur.