Utilisateurs

Le tableau de l’écran « Utilisateurs » permet aux administrateurs de modifier les données d’identification des utilisateurs, de répartir les utilisateurs en groupes d’utilisateurs et de définir les droits d’accès et privilèges applicables à chaque utilisateur.

Au-dessus du tableau, vous pouvez voir plusieurs actions :

Afficher les utilisateurs : Ce menu déroulant vous permet de filtrer par statut de l’utilisateur dans la colonne « Dernière connexion ». Si le tableau contient plus de 75 utilisateurs, des boutons permettant de naviguer dans la liste alphabétique des utilisateurs sont affichés ici.
Ajouter un utilisateur… : Cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouvel utilisateur. Consultez Ajouter des utilisateurs pour en savoir plus.
Envoyer des invitations… : Cliquez sur ce bouton pour envoyer tous les utilisateurs qui ont le statut « Pas encore invité ».

Le tableau lui-même vous permet de modifier les propriétés des utilisateurs. Reportez-vous à la Gestion des utilisateurs pour en savoir plus.

Remarque

Chaque installation de Yesplan comprend un utilisateur « Yesplan Support ». Cet utilisateur dispose de privilèges d’administrateur et ne peut pas être supprimé.

L’utilisateur « Yesplan Support » n’est utilisé que pour fournir une assistance ou une aide en cas de problème. L’accès à votre installation avec cet utilisateur est soumis à des conditions strictes.

L’utilisateur « Yesplan Support » n’apparaît pas dans le tableau des utilisateurs, mais il apparaît dans les paramètres d’accès. Les actions de l’utilisateur « Yesplan Support » apparaissent – comme pour tous les autres utilisateurs – dans l’historique, le fichier journal et l’aperçu de l’audit.

Ajouter des utilisateurs§

Ajoutez des utilisateurs en cliquant sur « Ajouter un utilisateur… » au-dessus de la liste des utilisateurs. L’écran qui s’affiche vous permet de créer l’utilisateur en plusieurs étapes.

Ajouter un utilisateur§

La première étape ajoute l’utilisateur dans Yesplan. Vous devez compléter les données suivantes à cet effet:

Nom : Le nom de l’utilisateur. Nous recommandons de compléter le prénom et le nom de famille, le nom étant aussi utilisé pour la création du collaborateur associé et du contact associé.
E-mail : Complétez une adresse e-mail unique dans la liste des utilisateurs.
Collaborateur/contact associé : Si vous ajoutez un utilisateur, Yesplan l’associera par défaut à un nouveau collaborateur et un nouveau contact. Toutefois, si la valeur du champ « Nom » est déjà utilisée pour un collaborateur, vous pouvez associer le nouvel utilisateur à un collaborateur existant.

Remarque

Dans Yesplan, vous pouvez vous connecter de plusieurs manières :
- Vous pouvez vous connecter en utilisant un mot de passe, combiné avec votre adresse e-mail (ou votre nom d’utilisateur).
- Vous pouvez utiliser l’authentification unique en associant un compte externe (un compte Google ou Microsoft, par exemple) à votre profil Yesplan.
Même quand l’authentification par mot de passe est autorisée, nous recommandons de créer des utilisateurs sans nom d’utilisateur. Utilisez toujours une adresse e-mail unique. En effet, les utilisateurs n’oublient jamais leur adresse e-mail, mais oublient régulièrement leur nom d’utilisateur.
Un utilisateur est toujours associé à un collaborateur (ressource humaine) qui, à son tour, peut être associé à un contact de type « Personne ». En ajoutant un nouvel utilisateur, vous créez aussi automatiquement une nouvelle ressource et un nouveau contact. Consultez Contacts, collaborateurs et utilisateurs pour en savoir plus.
Lors de la saisie des valeurs dans les champs, Yesplan vérifie si ces valeurs sont déjà utilisées pour des utilisateurs actifs ou suspendus.

Configurer les droits§

La deuxième étape vous permet de configurer les droits d’accès de l’utilisateur. Dans Yesplan, les droits d’accès d’un utilisateur sont définis par le biais des groupes d’utilisateurs auxquels il appartient et des modèles de droits d’accès qui lui sont appliqués. Consultez Attribuer des groupes d’utilisateurs et des modèles pour en savoir plus.

Configurez les droits en complétant les champs suivants:

Groupes d’utilisateurs : Assignez un utilisateur à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs.
Groupe d’utilisateurs principal : Il s’agit du groupe d’utilisateurs auquel l’utilisateur appartient en premier lieu. Au sein de Yesplan, ce concept est important pour définir les droits d’accès et pour filtrer les éléments appartenant à ce groupe principal de l’utilisateur.
Modèles des droits d’accès : C’est ici que vous pouvez définir quels modèles de droits d’accès s’appliquent à l’utilisateur. Si vous sélectionnez plusieurs modèles, les droits d’accès cumulés de tous les modèles sélectionnés seront d’application.
Administrateur : Si vous sélectionnez ce champ, l’utilisateur en question pourra se connecter en tant qu’administrateur et avoir accès aux paramètres du système.

Astuce

Cliquez sur l’icône « – » pour supprimer un groupe ou un modèle ajouté.
Cliquez sur le bouton « Passer » pour configurer les droits d’accès plus tard. Vous passerez du même coup l’étape qui vous permet d’inviter l’utilisateur.

Inviter un utilisateur§

La dernière étape vous permet d’inviter l’utilisateur dans Yesplan :

L’utilisateur recevra un e-mail à l’adresse que vous avez saisie sous Ajouter un utilisateur.
Cet e-mail contiendra un lien qui permettra à l’utilisateur de créer un compte.

Astuce

Cliquez sur le bouton « Passer » pour inviter l’utilisateur plus tard.

Gestion des utilisateurs§

Données relatives aux utilisateurs§

Les premières colonnes de la liste d’utilisateurs affichent les données utilisées pour identifier l’utilisateur dans Yesplan :

Nom : Le nom complet de l’utilisateur, tel qu’il figurera dans Yesplan. Double-cliquez sur le nom pour le modifier.
E-mail : L’adresse e-mail de l’utilisateur. Pour éviter que plusieurs utilisateurs n’utilisent une adresse e-mail identique, Yesplan affiche un point d’exclamation à côté de l’adresse si celle-ci n’est pas unique. Double-cliquez sur l’adresse e-mail pour la modifier.

Attention

Utilisez une adresse e-mail valide, qui doit être unique dans la liste des utilisateurs.

Yesplan utilisera cette adresse e-mail pour l’envoi d’invitations et de notifications. Les utilisateurs peuvent utiliser leur adresse e-mail pour se connecter. Ils en auront besoin également pour configurer un nouveau mot de passe s’ils ont oublié l’ancien ou en cas de modification des modes d’authentification autorisés.

Authentification : Cette colonne affiche une liste de tous les modes d’authentification créés pour un utilisateur donné. Les modes d’authentification actuellement désactivés sont signalés comme tels.

Pour consulter un aperçu détaillé, cliquez sur « Afficher les paramètres d’authentification ». Dans cet aperçu, un administrateur peut modifier et supprimer le mot de passe et supprimer les comptes associés pour l’authentification unique.

Remarque

Dans Yesplan, vous pouvez vous connecter de plusieurs manières :
- Vous pouvez vous connecter en utilisant un mot de passe, combiné avec votre adresse e-mail (ou votre nom d’utilisateur).
- Vous pouvez utiliser l’authentification unique en associant un compte externe (un compte Google ou Microsoft, par exemple) à votre profil Yesplan.
Yesplan n’acceptera que les mots de passe suffisamment forts. Yesplan utilise l’outil zxcvbn pour évaluer la fiabilité du mot de passe :
- site internet de zxcvbn ;
- présentation à propos de zxcvbn.
Yesplan utilise votre adresse e-mail ou votre nom d’utilisateur pour créer automatiquement votre identifiant primaire.

Dernière connexion : Cette colonne affiche la date et l’heure de la dernière connexion de l’utilisateur. Si l’utilisateur ne s’est jamais connecté auparavant, cette colonne montre si l’utilisateur a déjà été invité. Voici les différents statuts :
- Pas encore invité : l’utilisateur a été ajouté à Yesplan, mais n’a pas encore reçu d’invitation à créer un compte et à se connecter ou doit recevoir une nouvelle invitation en raison des modifications des modes d’authentification. Cliquez sur « Inviter » pour inviter l’utilisateur.
- Invité, mais ne s’est pas encore connecté : l’utilisateur a été invité, mais ne s’est jamais connecté. Cliquez sur « Inviter à nouveau » pour envoyer une nouvelle invitation par e-mail.
- Jamais connecté : L’utilisateur ne s’est jamais connecté et aucune adresse e-mail n’a été enregistrée pour l’utilisateur ; celui-ci ne peut donc pas être invité.

Remarque

Si certains utilisateurs ne peuvent plus se connecter après une modification des modes d’authentification autorisés, vous devrez les inviter à nouveau.

Par exemple, si la connexion par authentification unique est désormais le seul mode de connexion autorisé, vous devrez inviter à nouveau les utilisateurs qui n’avaient configuré qu’un mot de passe auparavant, afin qu’ils puissent associer un compte pour l’authentification unique.

Voilà pourquoi ces utilisateurs sont affichés aussi lorsque vous filtrez la liste en sélectionnant « Pas encore invité » dans le menu déroulant « Afficher les utilisateurs » au-dessus du tableau des utilisateurs.

Identifiant primaire§

Attention

Ce point est d’application uniquement si vous utilisez un mot de passe pour vous connecter à Yesplan.

Pour chaque utilisateur du nom d’utilisateur ou de l’adresse e-mail, Yesplan crée un identifiant primaire, que les utilisateurs pourront toujours utiliser pour se connecter :

Si l’utilisateur possède seulement une adresse e-mail, c’est son adresse e-mail qui sera son identifiant primaire.
Si l’utilisateur possède un nom d’utilisateur et une adresse e-mail, son nom d’utilisateur sera son identifiant primaire.
L’identifiant primaire est unique :
- Si l’adresse e-mail est l’identifiant primaire d’un utilisateur, cet utilisateur est le seul à pouvoir se connecter au moyen de cette adresse e-mail, même si cette adresse est également utilisée par d’autres utilisateurs.
- Il est impossible de rétablir un utilisateur suspendu si celui-ci a le même identifiant primaire qu’un utilisateur actif.

Les utilisateurs peuvent se connecter en utilisant leur nom d’utilisateur ou leur adresse e-mail, combinés avec leur mot de passe.

Votre nom d’utilisateur est unique par définition. Vous pourrez donc toujours l’utiliser pour vous connecter ou pour réinitialiser votre mot de passe.
Votre adresse e-mail n’est pas obligatoirement unique. Vous pourrez seulement l’utiliser pour vous connecter ou pour réinitialiser votre mot de passe si elle est unique dans la liste des utilisateurs ou si elle constitue votre identifiant primaire.
L’utilisation des majuscules est ignorée quand vous utilisez votre adresse e-mail pour demander un nouveau mot de passe ou pour vous connecter :
- L’adresse e-mail « Violet.Trudeau@yesplan.be » sera donc interprétée comme « violet.trudeau@yesplan.be », à condition que l’adresse e-mail en minuscules soit unique dans la liste des utilisateurs.
- L’adresse e-mail avec majuscules « Violet.Trudeau@yesplan.be » sera toutefois enregistrée dans Yesplan avec ses majuscules. Les majuscules seront ignorées uniquement lors de la demande d’un nouveau mot de passe ou lors d’une connexion.

Astuce

Pour simplifier la gestion des utilisateurs, nous recommandons d’assigner aux utilisateurs uniquement une adresse e-mail et pas de nom d’utilisateur :

L’adresse e-mail sera dans ce cas automatiquement l’identifiant primaire.
Les utilisateurs retiennent facilement leur adresse e-mail, tandis que les noms d’utilisateur peuvent présenter de nombreuses variantes.
Vous aurez de toute manière besoin d’une adresse e-mail pour réinitialiser votre mot de passe.
L’adresse e-mail sera ensuite la seule manière de se connecter ou de configurer un nouveau mot de passe.

Attribuer des groupes d’utilisateurs et des modèles§

Dans Yesplan, les droits d’accès d’un utilisateur sont définis par le biais des groupes d’utilisateurs auxquels il appartient et des modèles de droits d’accès qui lui sont appliqués. Vous trouverez tous les détails à ce sujet dans le mode d’emploi des droits d’accès.

La liste des utilisateurs vous permet de définir les groupes d’utilisateurs et les modèles qui s’appliquent à chaque utilisateur :

Groupes d’utilisateurs : Dans cette colonne, vous pouvez assigner un utilisateur à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs. La création et la modification des groupes d’utilisateurs sera décrite plus loin dans le présent mode d’emploi.
Groupe d’utilisateurs principal : Il s’agit du groupe d’utilisateurs auquel l’utilisateur appartient en premier lieu. Au sein de Yesplan, ce concept est important pour définir les droits d’accès et pour filtrer les éléments appartenant à ce groupe principal de l’utilisateur.

Vous pouvez, par exemple, configurer pour un utilisateur les droits d’accès que celui-ci distribue aux autres utilisateurs appartenant au même groupe principal (pour plus d’informations, consultez le mode d’emploi des droits d’accès). Lors du filtrage des éléments de Yesplan (si le filtre « Mon groupe » est activé dans les préférences système), les éléments ne seront affichés que si l’utilisateur actuel fait partie du groupe principal du propriétaire de l’objet.

Un groupe d’utilisateurs pouvant appartenir à un autre groupe d’utilisateurs dans Yesplan, les administrateurs ne voient pas seulement dans le menu déroulant du groupe principal les groupes d’utilisateurs dont fait partie directement un utilisateur, mais aussi tous les groupes d’utilisateurs parents auxquels appartiennent les groupes d’utilisateur de l’utilisateur.
Modèles des droits d’accès : C’est ici que l’administrateur peut définir quels modèles de droits d’accès s’appliquent à l’utilisateur. Si vous sélectionnez plusieurs modèles, les droits d’accès cumulés de tous les modèles sélectionnés seront d’application.

Dans la dernière colonne de la liste des utilisateurs, l’administrateur peut consulter un aperçu des droits d’accès d’un utilisateur en cliquant sur « Afficher les paramètres d’accès ».

Créer un administrateur§

Pour modifier les paramètres, créer des utilisateurs etc., un utilisateur a besoin des privilèges d’administrateur. Yesplan prend en charge deux types d’administrateurs :

Administrateur : Ces utilisateurs ont accès aux paramètres du système et ont toujours le droit de consulter les éléments des autres utilisateurs. La case à cocher de la colonne « Administrateur » vous permet de transformer un utilisateur en administrateur.
Administrateur de groupe d’utilisateurs : Ces utilisateurs ont des droits d’administrateur limités. Ils peuvent gérer les utilisateurs d’un ou plusieurs groupes d’utilisateurs et ont accès aux paramètres des lieux appartenant à ces groupes d’utilisateurs. La colonne « Administrateur de groupe d’utilisateurs » permet d’ajouter les groupes d’utilisateurs qu’un utilisateur doit être en mesure d’administrer.

Remarque

Les utilisateurs qui sont administrateurs généraux peuvent administrer tous les groupes d’utilisateurs. Il n’est donc pas possible de désigner ces utilisateurs comme administrateurs d’un groupe d’utilisateurs spécifique.

Supprimer des utilisateurs§

Vous pouvez supprimer complètement un utilisateur de Yesplan en deux étapes :

suspendre ;
transférer les propriétés et supprimer.

Suspendre un utilisateur§

Pour suspendre un utilisateur, cliquez sur « Suspendre l’utilisateur » dans la dernière colonne de la liste des utilisateurs. Les utilisateurs suspendus ne disparaissent pas immédiatement du système de manière définitive, mais se retrouvent dans une liste des utilisateurs suspendus. Cette opération a plusieurs conséquences :

L’utilisateur en question ne peut plus se connecter.
L’utilisateur, la ressource associée et le contact associé s’affichent dans Yesplan avec l’icône représentant un utilisateur et un signal d’interdiction pour signaler que l’utilisateur (associé) a été suspendu.

Icône	Signification
	Contact/Ressource associé à un utilisateur actif
	Contact/Ressource associé à un utilisateur suspendu

Les autres aspects de l’utilisateur ne changent pas :

Vous pouvez continuer de réserver et modifier la ressource associée et le contact associé.
Toutes les réservations de la ressource associée et du contact associé sont conservées.
La propriété d’éléments (événements, contacts, ressources, etc.) et les droits d’accès correspondants sont conservés.
Les liens de l’utilisateur avec le contact et la ressource sont conservés.

Transférer les propriétés et supprimer§

Pour atteindre la liste des utilisateurs suspendus, cliquez sur « Paramètres du système » > « Utilisateurs » > « Utilisateurs suspendus ». Vous y trouverez un tableau, avec trois actions dans la dernière colonne :

Afficher les paramètres d’accès : Ici, vous pouvez consulter les droits d’accès de l’utilisateur suspendu.
Rétablir l’utilisateur : En cliquant ici, vous annulez la suspension de l’utilisateur, de sorte qu’il puisse à nouveau se connecter à Yesplan.
Transférer la propriété et supprimer définitivement : Chaque élément de Yesplan appartient à un propriétaire. Avant de pouvoir supprimer définitivement un utilisateur suspendu de Yesplan, tous les éléments appartenant à cet utilisateur (événements, contacts, ressources, etc.) doivent avoir été transférés à un utilisateur actif. Cliquez sur cette option pour afficher une liste des utilisateurs auxquels vous pouvez attribuer ces éléments. Dès que vous sélectionnez un utilisateur dans cette liste et vous cliquez sur « Appliquer », l’utilisateur suspendu sera définitivement supprimé.

Remarque

La ressource associée et le contact associé à un utilisateur supprimé, ainsi que leurs réservations, sont conservés. Yesplan supprime toutefois le lien entre les utilisateurs supprimés et les ressources/contacts associés.
Vous ne pouvez pas associer la ressource et le contact d’un utilisateur supprimé à un utilisateur existant. Le seul moyen de les associer à nouveau est de créer un nouvel utilisateur.