Les modèles pour événements

Voici un aperçu des modèles pour événements, que vous ne pouvez ajouter qu’à l’onglet « Rapports » de la fenêtre d’information des événements.

Astuce

Les dataviews vous permettent de consulter toutes sortes d’informations de Yesplan :

• Liste d’événements simples
• Liste de groupes d’événements
• Ressources d’un groupe de ressources
• Aperçu des ressources réservées
• Aperçu des ressources réservées avec événements
• Contact par étiquette
• Contacts des organisations par étiquette

Fiche de production

• Une fiche de production (appelée aussi « call sheet » ou feuille de route) est un aperçu des détails d’un événement ou d’un groupe d’événements. Elle est imprimée, puis utilisée par les collaborateurs sur le terrain pour consulter rapidement les informations de contact, les réservations des ressources, les horaires etc. Consulter un exemple.
• Ce rapport ne fonctionne que si les champs personnalisés correspondants sont présents dans l’installation. Voilà pourquoi nous ne le proposons pas sous la forme d’un fichier à télécharger.

Astuce

Si vous souhaitez plus de renseignements concernant ce rapport, contactez votre Customer Success Manager. Cette personne vous aidera à adapter votre installation à la fiche de production ou à adapter la fiche de production à vos besoins.

Offre de prix

• Ce modèle vous permet de créer une offre de prix pour la location des salles. Il contient notamment un aperçu des horaires, des ressources, des lieux, des collaborateurs, ainsi que de leurs prix. Consulter un exemple.
• Ce rapport ne fonctionne que si les champs personnalisés correspondants sont présents dans l’installation. Voilà pourquoi nous ne le proposons pas sous la forme d’un fichier à télécharger.

Astuce

Si vous souhaitez plus de renseignements concernant ce rapport, contactez votre Customer Success Manager. Cette personne vous aidera à adapter votre installation à l’offre de prix ou à adapter l’offre de prix à vos besoins.

Prix de vente des ressources réservées

Un tableau des ressources réservées par événement ou par groupe d’événements et, par ressource, le nombre, le prix de vente, le taux de TVA etc.

Structure :

• Les lignes représentent des ressources réservées, regroupées par groupe de ressources, par événement et par groupe d’événements.
• les colonnes représentent les différents aspects du prix de vente : totaux pour le nombre réservé, unité de prix, prix de vente hors TVA, taux de TVA, montant de la TVA et prix TVA comprise.
• Les cellules contiennent des valeurs pour les prix de vente.

Remarque

• Si vous redéfinissez le prix à un niveau donné, le prix défini aux niveaux sous-jacents n’apparaîtra pas.
• Les ressources ad hoc sont affichées accompagnées d’une lettre A blanche sur fond vert, les placeholders d’une lettre P blanche sur fond rouge et les ressources externes d’une lettre E blanche sur fond orange.

Paramètre	Description
Afficher les valeurs réelles	Décidez d’afficher les valeurs réelles dans le document. « Oui » : Les cellules contiennent les valeurs réelles. « Non » : Les cellules contiennent les valeurs planifiées.
Afficher les détails de l’ensemble	Décidez d’afficher les ressources individuelles d’un ensemble dans le document. « Oui » : les ressources individuelles d’un ensemble figurent dans le document. « Non » : L’ensemble seul est affiché, sans les ressources individuelles qui composent cet ensemble.
Afficher seulement les ressources facturables	Décidez quelles ressources sont affichées dans le document. « Oui » : seules les ressources marquées « facturables » sont affichées. « Non » : Toutes les ressources réservées sont affichées, sans tenir compte du champ « Facturable ».

Événements d’un groupe

Un tableau des événements appartenant à un groupe d’événements, par date et par lieu.

Structure :

• Les lignes représentent les jours.
• Les colonnes représentent les lieux.
• Les cellules représentent des événements avec leur heure de début affichée et leur heure de fin affichée.

Paramètre	Description
Titre	Le titre affiché dans le document.
Statuts (*)	Filtrez les événements du groupe en fonction de leur statut.
Profils (*)	Filtrez les événements du groupe en fonction de leur profil.
Ordre	Définissez l’ordre des lieux dans le document. Ils se présentent sous forme de colonnes.
Annulé	Sélectionnez les statuts que vous utilisez pour les événements annulés. Les événements qui ont l’un de ces statuts sont affichés barrés dans le document.
Afficher les indisponibilités	Décidez d’afficher les indisponibilités dans le document.

(*) Laissez ce paramètre vierge si vous ne souhaitez pas filtrer en fonction de cette propriété.