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Publication des grilles horaires

Depuis la version 26 de Yesplan, vous pouvez publier des grilles horaires depuis le Teamplanner. Voici un aperçu des avantages et des étapes à parcourir pour activer cette fonction.

Avantages§

Le Teamplanner permettait déjà d’établir un planning avant l’introduction de la publication des grilles horaires. Vos collaborateurs avaient toutefois accès au Teamplanner en permanence et étaient informés de chaque modification via le flux iCalendar, même si le planning n’était pas encore définitif. Il était possible de créer des grilles horaires à l’aide des rapports, mais il était alors difficile de communiquer les changements de dernière minute dans ces grilles horaires.

La publication des grilles horaires offre donc plusieurs avantages :

  • Le planning d’une équipe est établi sous la forme d’un brouillon. C’est le planificateur des grilles horaires qui décide de l’opportunité et du moment de la publication d’une grille horaire. Cela signifie que les collaborateurs verront la grille horaire à partir d’une certaine date et pas avant.
  • Les grilles horaires sont communiquées via le flux iCalendar et la nouvelle Appli Yesplan, optimisée pour les navigateurs sur smartphone, tablette et ordinateur portable/de bureau. Les collaborateurs peuvent y consulter leurs horaires publiés, afficher les événements de leur horaire et recevoir des notifications pour rester informés des modifications.
  • Vous pouvez configurer les notifications par e-mail.
  • Vous décidez vous-même pour quelles équipes les grilles horaires sont publiées.
  • Les compteurs du Teamplanner ont été adaptés à la nouvelle situation : vous pouvez choisir de prendre en compte ou, au contraire, d’ignorer les grilles horaires non publiées.
  • L’icône du Teamplanner dans le menu de navigation peut être masqué par le biais des modèles des droits d’accès. Cela vous permet, par exemple, de limiter l’accès au Teamplanner aux seuls planificateurs des grilles. Pour consulter les grilles, les autres collaborateurs peuvent utiliser le flux iCalendar, ainsi que l’Appli Yesplan, spécialement développée à cet effet.

Attention

Pour l’instant, il reste impossible d’introduire les heures réellement prestées via l’Appli Yesplan. Vous avez donc toujours besoin du Teamplanner à cet effet.

1re étape : les équipes (option)§

Nous conseillons de créer des équipes pour le Teamplanner. Habituellement, les équipes correspondent aux différents services au sein de votre organisation. Cela vous permet d’assigner facilement des planificateurs des horaires à chaque équipe (techniciens, horeca, etc.). Vous pouvez aussi structurer les équipes et utiliser des équipes subordonnées.

Cela vous semble trop complexe ? Dans ce cas, ne créez pas d’équipes et assignez un planificateur des horaires à l’ensemble de l’organisation. Celui-ci pourra ensuite publier les grilles horaires de tous les collaborateurs dans le Teamplanner.

Astuce

Vous pouvez créer des équipes via « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Équipes » - Consultez la section Gestion des équipes pour en savoir plus.

2e étape : activer la publication des grilles horaires§

Activez la publication des grilles horaires via « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Publication des horaires ». Après avoir activé cette fonction, vous pourrez :

  • Nouveau dans v27 décider pour chaque équipe si la publication des grilles horaires est active,
  • assigner des planificateurs des horaires.

3e étape : les planificateurs des grilles horaires§

Si vous assignez un planificateur des grilles horaires à une équipe, celui-ci pourra publier les grilles horaires de tous les collaborateurs de cette équipe, ainsi que des équipes subordonnées (si la publication des grilles horaires a été activée pour ces équipes).

Une équipe n’a pas de planificateur des grilles horaires et la publication des horaires est activée pour cette équipe ? Dans ce cas, Yesplan publiera automatiquement les grilles horaires pour les sept prochains jours chaque dimanche soir.

Astuce

  • Vous pouvez assigner des planificateurs des horaires via « Paramètres du système » > « Teamplanner » > « Publication d’horaires ».
  • Consultez la section Planificateurs des (grilles) horaires pour en savoir plus.

4e étape : l’Appli Yesplan§

Si vous êtes un planificateur des grilles horaires, vous pourrez désormais publier des grilles horaires depuis le Teamplanner. Consultez le mode d’emploi de la publication des grilles horaires pour apprendre comment procéder.

Une fois que vous maîtrisez le sujet, vous pourrez communiquer à vos collaborateurs que les grilles horaires sont disponibles dans l’Appli Yesplan, qui a été optimisée pour les navigateurs sur smartphone, tablette et ordinateur portable/de bureau.

Astuce

Consultez la section L’Appli Yesplan pour en savoir plus.

5e étape : la visibilité du Teamplanner (option)§

Le planificateur des grilles horaires publie désormais les grilles horaires et les collaborateurs les consultent dans l’Appli Yesplan. Vous pouvez maintenant décider de limiter l’accès au Teamplanner aux seuls planificateurs des grilles horaires.

  • Accédez à « Paramètres du système » > « Utilisateurs » > « Modèles des droits d’accès ».
  • Parcourez chaque modèle et décochez la case à cocher à côté de « Teamplanner » dans la colonne « Permis de consulter » si vous le souhaitez.

Attention

  • La visibilité du Teamplanner a été ajoutée à chaque modèle des droits d’accès et y est cochée par défaut. N’oubliez donc pas de passer en revue tous les modèles.
  • Pour pouvoir être assigné planificateur des grilles horaires, un collaborateur doit être en mesure de voir le Teamplanner.
  • Pour l’instant, il reste impossible d’introduire les heures réellement prestées via l’Appli Yesplan. Vous avez donc toujours besoin du Teamplanner à cet effet.

6e étape : intégrations (option)§

Si vous utilisez une intégration pour afficher les grilles horaires des collaborateurs, n’oubliez pas que cette intégration ne connaît pas encore le concept de « publication ». Afin de faire fonctionner correctement ces intégrations, vos appels à l’API REST doivent donc filtrer les réservations via l’attribut unpublished.