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Mise à jour des définitions de prix par lots

Pour modifier un grand nombre de définitions de prix de ressources à la fois, vous pouvez les exporter dans un fichier CSV, les modifier dans ce fichier, puis les réimporter.

Avant de commencer§

Avant d’exécuter les étapes ci-dessous, il est important de garder à l’esprit les points suivants :

  • Vous pouvez seulement mettre à jour des définitions de prix existantes. Vous ne pouvez ni supprimer, ni ajouter aucune définition de prix.
  • Ces étapes ne permettent pas de modifier les prix de ressources ad hoc.
  • Vous ne pouvez pas mettre à jour les prix de vente ou les coûts qui varient en fonction des périodes journalières.
  • Par défaut, les modifications portent seulement sur le prix des ressources proprement dites et ne concernent pas les prix des ressourcces réservées.
  • Si vous souhaitez malgré tout modifier les prix des ressources réservées pour des événements, vous devez le signaler lors de l’importation.

Que pouvez-vous modifier ?§

Le fichier d’exportation des ressources contient de nombreuses colonnes, mais celles-ci ne sont pas toutes pertinentes à l’importation. Votre fichier d’importation doit contenir certaines colonnes obligatoires, tandis que d’autres sont facultatives. Voici une liste.

Colonnes obligatoires§

Les colonnes suivantes sont obligatoires :

  • resource_id : Le Yesplan ID de la ressource.

  • resource_name : Le nom de la ressource. Le nom est informatif. Lors de l’importation, un avertissement s’affichera si le nom d’une ressource identifiée par un Yesplan ID donné est différent, mais pour le reste ce champ est ignoré.

  • costmodel_name : Le nom de la définition de prix, exactement comme il figure dans Yesplan.

  • costmodel_sellingprice_amount : Le montant du prix de vente de la définition de prix. Par exemple, un montant de « 99 » peut être saisi comme 99, 99.00 ou 99,00.

  • costmodel_sellingprice_vat : Le fait que le montant du prix de vente est mentionné TVA comprise ou hors TVA. Utilisez ici Incl. VAT ou Excl. VAT.

  • costmodel_cost_amount : Le montant du coût de la définition de prix. Par exemple, un montant de « 99 » peut être saisi comme 99, 99.00 ou 99,00.

  • costmodel_cost_vat : Le fait que le montant du coût est mentionné TVA comprise ou hors TVA. Utilisez ici Incl. VAT ou Excl. VAT.

  • costmodel_vat: Le montant du coût de la définition de prix. Par exemple, un pourcentage de « 21 » peut être saisi comme 21, 21.00 ou 21,00.

Colonnes facultatives§

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes facultatives au fichier d’importation :

  • Leur absence de votre fichier d’importation n’empêchera pas l’importation de celui-ci.
  • Si vous ne complétez aucune valeur dans ces colonnes, la valeur existante ne sera pas modifiée dans Yesplan.

Remarque

Yesplan signalera l’absence des colonnes ou des valeurs dans un avertissement lors de la vérification du fichier, mais vous pouvez ignorer celui-ci.

Il s’agit des colonnes suivantes :

  • costmodel_sellingprice_customcalculationquantity : Le nombre d’unités considéré comme base du calcul personnalisé du prix de vente :

    • Pour un prix par heure, l’unité est la minute.
    • Pour un prix par jour, l’unité est l’heure.
    • Pour un prix par semaine ou par mois, l’unité est le jour.

    Par exemple : pour un prix par heure, vous pouvez indiquer qu’il doit être calculé sur base de chaque quart d’heure entamé (plutôt que la configuration par défaut : sur base de chaque heure entamée). À cet effet, vous devez introduire « 15 » ici, soit le nombre de minutes.

  • costmodel_sellingprice_customcalculationminimum : Le nombre minimum d’unités que nous porterons en compte lors du calcul du prix de vente.

    Par exemple : pour un prix par jour, vous pouvez indiquer qu’il doit être calculé sur base de chaque heure entamée, mais avec un minimum de 3 heures. À cet effet, vous devez introduire « 3 » ici, soit le nombre d’heures. Attention : le nombre minimal d’unités à porter en compte ne peut pas être inférieur à la base de calcul (soit la valeur de « costmodel_sellingprice_customcalculationquantity »).

  • costmodel_cost_customcalculationquantity : Le nombre d’unités considéré comme base du calcul personnalisé du coût :

    • Pour un prix par heure, l’unité est la minute.
    • Pour un prix par jour, l’unité est l’heure.
    • Pour un prix par semaine ou par mois, l’unité est le jour.

    Par exemple : pour un prix par heure, vous pouvez indiquer qu’il doit être calculé sur base de chaque quart d’heure entamé (plutôt que la configuration par défaut : sur base de chaque heure entamée). À cet effet, vous devez introduire « 15 » ici, soit le nombre de minutes.

  • costmodel_cost_customcalculationminimum : Le nombre minimum d’unités que nous porterons en compte lors du calcul du coût.

    Par exemple : pour un prix par jour, vous pouvez indiquer qu’il doit être calculé sur base de chaque heure entamée, mais avec un minimum de 3 heures. À cet effet, vous devez introduire « 3 » ici, soit le nombre d’heures. Attention : le nombre minimal d’unités à porter en compte ne peut pas être inférieur à la base de calcul (soit la valeur de « costmodel_cost_customcalculationquantity »).

Exportez les ressources§

Vous pouvez facilement exporter des ressources à l’aide de la fonction de recherche de Yesplan.

Attention

Si vous exécutez cette exportation en tant qu’utilisateur ordinaire, le fichier risque de contenir des cellules avec la valeur « --- » parce que vous n’avez pas le droit de consulter les prix concernés.

Voilà pourquoi nous conseillons de toujours exporter les ressources en tant qu’administrateur.

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur.
  2. Dans Yesplan, cliquez sur l’élément « Rechercher » du menu de navigation.
  3. Exécutez la requête suivante dans la fenêtre de recherche : resource:name:*. Elle affichera toutes vos ressources dans les résultats de la recherche.
  4. En bas à droite, sélectionnez le système d’exploitation que vous utilisez : « MS-DOS » ou « Mac ».
  5. Cliquez sur le bouton « Exporter » > « Exporter toutes les ressources ».
  6. Cliquez sur le bouton « Exporter » > « Télécharger toutes les ressources » dès que votre fichier d’exportation est disponible.
  7. Engeristrez le fichier.

Astuce

Si vous le souhaitez, vous pouvez filtrer directement les ressources ici à l’aide de la requête. Cela vous évitera de devoir le faire lors de l’étape suivante. Consultez Langage de requête pour en savoir plus.

Copiez les ressources pertinentes dans un nouveau fichier§

Vous avez maintenant exporté toutes les ressources dans un fichier CSV, mais vous ne souhaitez probablement modifier qu’un nombre limité de ressources. Nous vous conseillons donc de copier les ressources pertinentes dans un nouveau fichier, qui fera office de fichier d’importation.

Astuce

Ne conservez pas les modifications dans le fichier téléchargé : vous pourrez l’utiliser comme une sauvegarde.

Filtres§

La méthode la plus simple pour limiter le nombre de ressources dans Excel est d’utiliser un filtre. Supposons que vous souhaitez modifier uniquement les définitions de prix soumises à un taux de TVA de 6 % .

  1. Utilisez Excel pour ouvrir le fichier que vous venez de télécharger.
  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet « Données », puis sur « Filtrer ». Consultez aussi la page Filtrer les données d’une plage ou d’un tableau du Support Office.
  3. Dans la première ligne du tableau, cherchez la cellule pertinente contenant le terme « costmodel_vat » et cliquez sur la flèche dans cette cellule.
  4. Dans la fenêtre du filtre, cochez uniquement la case à côté de  « 6.0 », puis fermez la fenêtre.

Vérifiez l’exactitude des données filtrées. Vous pouvez utiliser à cet effet le nom (« resource_name »), le type (« resource_type »), le groupe (« resource_group ») etc.

Copier§

Après avoir filtré correctement les ressources, vous pouvez copier les colonnes pertinentes dans un nouveau fichier.

Astuce

Consultez la section Que pouvez-vous modifier ? ci-dessus pour en savoir plus sur les colonnes et les valeurs qu’elles peuvent contenir.

Le fichier d’importation doit contenir les colonnes suivantes :

- resource_id
- resource_name
- costmodel_name
- costmodel_sellingprice_amount
- costmodel_sellingprice_vat
- costmodel_cost_amount
- costmodel_cost_vat
- costmodel_vat

Le fichier d’importation peut aussi contenir les colonnes suivantes :

- costmodel_sellingprice_customcalculationquantity
- costmodel_sellingprice_customcalculationminimum
- costmodel_cost_customcalculationquantity
- costmodel_cost_customcalculationminimum

Effectuez les étapes suivantes pour copier les colonnes :

  1. Sélectionnez les colonnes obligatoires (ainsi que les colonnes facultatives éventuelles si vous souhaitez modifier les champs correspondants). Pour sélectionner les colonnes, cliquez sur la lettre en haut de chaque colonne (par exemple, le « A » au-dessus de « resource_id ») tout en maintenant enfoncée la touche Ctrl (Windows) ouCmd (macOS). Consultez la page Sélectionner le contenu de cellules dans Excel du Support Office.
  2. Copiez les données :
    • Utilisez la combinaison de touches Ctrl+C (Windows) ou Cmd+C (macOS).
    • Ou cliquez sur « Modifier » > « Copier » dans le menu.
  3. Créez un nouveau fichier :
    • Utilisez la combinaison de touches Ctrl+N (Windows) ou Cmd+N (macOS).
    • Ou cliquez sur « Fichier » > « Nouveau » dans le menu.
  4. Collez les données dans le nouveau fichier :
    • Utilisez la combinaison de touches Ctrl+V (Windows) ou Cmd+V (macOS).
    • Ou cliquez sur « Modifier » > « Coller » dans le menu.
  5. Enregistrez le nouveau fichier au format CSV et donnez-lui un nom identifiable :
    • Utilisez la combinaison de touches Ctrl+S (Windows) ou Cmd+S (macOS).
    • Ou cliquez sur « Fichier » > « Enregistrer » dans le menu.
    • Le format de fichier doit être « délimité par des virgules (.csv) ».
  6. Fermez le fichier que vous venez de télécharger, sans enregistrer vos modifications. Il pourra faire office de copie de sauvegarde.

Modifiez les prix§

Après avoir créé le fichier d’importation, vous pouvez modifier les prix :

  • Pour en savoir plus sur les colonnes et les valeurs souhaitées, consultez la section Que pouvez-vous modifier ? ci-dessus.
  • Enregistrez le fichier après avoir effectué les modifications souhaitées.

Importez le fichier dans Yesplan§

Vous pouvez maintenant importer le fichier dans Yesplan.

  1. Dans Yesplan, accédez à « Paramètres du système » > « Importations » > « Ressources ».
  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez « Mettre à jour les définitions de prix des ressources ».
  3. Dans le menu déroulant à côté de « Encodage », sélectionnez celui de votre système d’exploitation : « Latin1 » pour Windows ou « MacRoman » pour macOS.
  4. Sélectionnez votre fichier d’importation.

Messages d’erreur§

Après la sélection, Yesplan vérifiera le fichier et affichera les alertes ou erreurs éventuelles. Vous ne pourrez importer le fichier qu’après avoir éliminé toutes les erreurs:

  • Si le nom de fichier est précédé d’une icône rouge affichant une petite croix, Dans ce cas, vous ne pouvez pas importer le fichier, par exemple parce que certaines colonnes sont manquantes.
  • Si l’icône est verte et affiche un petit « ✓ », Vous pouvez ensuite importer le fichier. Cliquez sur « Mettre à jour maintenant » ou « Planifier pour plus tard ».
  • Les alertes s’affichent sous l’en-tête « Résultats de la vérification du fichier ».

Astuce

Même si l’icône affichée à côté du nom de fichier est verte, nous vous conseillons d’examiner les alertes avant d’effectuer ou de planifier effectivement la mise à jour.

Modifier les ressources réservées§

Par défaut, la mise à jour des définitions de prix n’aura pas d’impact sur les prix des événements existants.

Si toutefois vous souhaitez modifier aussi les prix de ressources qui sont déjà réservées pour des événements futurs, vous pouvez utiliser l’option « Mettre à jour aussi les réservations pour des événements à partir d’une date future » :

  1. Sélectionnez l’option.
  2. Introduisez une date. Cette date doit être une date future et ultérieure à la date éventuellement prévue pour la mise à jour planifiée.

Remarque

Si vous modifiez le taux de TVA pour une ressource et vous répercutez les modifications sur les réservations pour des événements futurs :

  • Le taux de TVA changera pour la définition de prix appliquée.
  • Le taux de TVA ne changera pas pour un prix modifié.

Consultez la section Redéfinition du prix de vente pour un exemple concret.

Planifier§

Si vous souhaitez planifier la mise à jour des prix à une date future, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur « Planifier pour plus tard ».
  2. Sélectionnez la date à laquelle les définitions de prix devront être mises à jour. Yesplan effectuera la modification pendant la nuit.

Attention

  • Vous ne pouvez planifier qu’une seule mise à jour à la fois.
  • Si une mise à jour est planifiée, il n’est pas possible non plus d’exécuter immédiatement d’autres mises à jour des définitions de prix.
  • Vous pouvez supprimer les mises à jour planifiées à tout instant.
  • Vous pouvez télécharger le fichier CSV associé à la mise à jour planifiée, par exemple en guise de sauvegarde (backup), avant de supprimer la mise à jour planifiée dans Yesplan.