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Mise à jour des définitions de prix par lots

Les définitions de prix des ressources peuvent être mises à jour à l’aide d’un fichier CSV. En combinaison avec la possibilité d’exporter des données de Yesplan, cela vous permet de mettre à jour les définitions de prix à l’aide d’un autre logiciel (par exemple Excel) et de les réimporter ensuite dans Yesplan.

Il est possible également de planifier la mise à jour des définitions de prix à une date ultérieure.

Par défaut, la mise à jour des définitions de prix n’aura pas d’impact sur les prix utilisés pour les événements existants. Les nouveaux prix ne seront appliqués qu’aux réservations que vous créerez après la mise à jour des prix. Si vous souhaitez modifier aussi les prix de ressources qui sont déjà réservées pour un événement futur, vous pouvez utiliser l’option « Mettre à jour aussi les réservations pour des événements à partir d’une date future ».

Création du fichier d’importation§

Le fichier d’importation doit être un fichier CSV contenant une ligne pour chaque définition de prix que vous souhaitez mettre à jour. Si vous souhaitez modifier trois définitions de prix pour la même ressource, par exemple, votre fichier doit donc contenir trois lignes : une pour chaque définition de prix.

Le fichier CSV doit contenir les colonnes suivantes :

  • resource_id : le Yesplan ID de la ressource.

  • resource_name : le nom de la ressource.

    Le nom est informatif ; lors de la mise à jour, un avertissement s’affichera si la ressource avec le Yesplan ID donné porte un autre nom, mais pour le reste, ce champ est ignoré.

  • costmodel_name : le nom de la définition de prix, exactement comme il figure dans Yesplan.

  • costmodel_sellingprice_amount : le nouveau montant du prix de vente de la définition de prix, par exemple « 99 » ou « 99.00 » ou « 99,00 ».

  • costmodel_sellingprice_vat : soit « Incl. VAT » (si le nouveau montant du prix de vente est mentionné TVA comprise), soit « Excl. VAT » (si le nouveau montant du prix de vente est mentionné hors TVA).

  • costmodel_cost_amount : le nouveau montant du coût de la définition de prix, par exemple « 99 » ou « 99.00 » ou « 99,00 ».

  • costmodel_sellingprice_vat : soit « Incl. VAT » (si le nouveau montant du coût est mentionné TVA comprise), soit « Excl. VAT » (si le nouveau montant du coût est mentionné hors TVA).

  • costmodel_vat : le nouveau pourcentage de la TVA pour la définition de prix, par exemple « 21 » ou « 21.00 » ou « 21,00 ».

Le fichier CSV peut en outre contenir les colonnes suivantes ; si elles sont absentes, les champs correspondants ne seront pas modifiés:

  • costmodel_sellingprice_customcalculationquantity : Le nombre d’unités considéré comme base du calcul adapté du prix de vente. Pour un prix exprimé ‘par heure’, l’unité est la minute, pour un prix exprimé ‘par jour’, l’unité est l’heure, pour un prix exprimé ‘par semaine’ ou ‘par mois’, l’unité est la journée.

    Par exemple : pour un prix exprimé ‘par heure’, vous pouvez indiquer qu’il doit être calculé sur base de chaque quart d’heure entamé (plutôt que la configuration par défaut : sur base de chaque heure entamée). À cet effet, vous devez introduire « 15 » ici, soit le nombre de minutes.

  • costmodel_sellingprice_customcalculationminimum : Le nombre minimum d’unités que nous porterons en compte lors du calcul du prix de vente.

    Par exemple : pour un prix exprimé ‘par heure’, vous pouvez indiquer qu’il doit être calculé sur base de chaque quart d’heure entamé, mais avec un minimum de 3 heures. À cet effet, vous devez introduire « 3 » ici, soit le nombre d’heures. Attention : le nombre minimal d’unités à porter en compte ne peut pas être inférieur à la base de calcul (costmodel_sellingprice_customcalculationquantity).

  • costmodel_cost_customcalculationquantity : Le nombre d’unités considéré comme base du calcul adapté du coût. Pour un prix exprimé ‘par heure’, l’unité est la minute, pour un prix exprimé ‘par jour’, l’unité est l’heure, pour un prix exprimé ‘par semaine’ ou ‘par mois’, l’unité est la journée.

    Par exemple : pour un prix exprimé ‘par heure’, vous pouvez indiquer qu’il doit être calculé sur base de chaque quart d’heure entamé (plutôt que la configuration par défaut : sur base de chaque heure entamée). À cet effet, vous devez introduire « 15 » ici, soit le nombre de minutes.

  • costmodel_cost_customcalculationminimum : Le nombre minimum d’unités que nous porterons en compte lors du calcul du coût.

    Par exemple : pour un prix exprimé ‘par heure’, vous pouvez indiquer qu’il doit être calculé sur base de chaque quart d’heure entamé, mais avec un minimum de 3 heures. À cet effet, vous devez introduire « 3 » ici, soit le nombre d’heures. Attention : le nombre minimal d’unités à porter en compte ne peut pas être inférieur à la base de calcul (costmodel_cost_customcalculationquantity).

Une exportation des ressources de Yesplan au format CSV contient également les colonnes ci-dessus. Cela permet de procéder de la manière suivante : vous exportez les ressources de Yesplan dans un fichier CSV, vous modifiez ce fichier dans un autre logiciel, tel qu’Excel, et vous utilisez enfin le fichier modifié pour mettre à jour les définitions de prix dans Yesplan. Attention, l’exportation des ressources à partir de Yesplan contient aussi d’autres colonnes ! Avant de pouvoir utiliser le fichier pour mettre à jour les définitions de prix, vous devez supprimer les colonnes superflues. Cette procédure est similaire à celle utilisée pour la mise à jour des contacts et est décrite de manière détaillée au chapitre Modifier les informations de contact dans un logiciel externe.

Attention

Toutes les définitions de prix peuvent être mises à jour via le fichier, sauf les prix de vente ou les coûts qui varient d’une partie de la journée à l’autre. En outre, il est possible uniquement de mettre à jour les définitions de prix existantes ; il n’est pas possible de supprimer des définitions de prix ou d’en ajouter de nouvelles.

Mise à jour dans Yesplan§

Vous pouvez mettre à jour des définitions de prix dans Yesplan – à l’aide du fichier CSV – via le volet « Ressources » de l’onglet « Importations » des paramètres du système. Sélectionnez « Mettre à jour les définitions de prix des ressources » dans le menu déroulant en haut et vérifiez les paramètres suivants :

  • Encodage : Le character encoding (codage des caractères ou codage du texte) du fichier CSV. Yesplan prend en charge trois codages : “CSV (UTF-8)”, “MS-DOS CSV (Latin1)” et “Macintosh CSV (MacRoman)”. Il est important de choisir l’encodage adéquat pour garantir la lecture correcte des caractères spéciaux (tels que é, è, ç, ø…). Si ces caractères sont affichés incorrectement dans Yesplan après l’importation, il est préférable de relancer l’importation avec l’encodage correct.
  • Sélectionner fichier : Sélectionnez le fichier CSV contenant les définitions de prix modifiées dans votre ordinateur.

Dès que vous choisissez un fichier, celui-ci est automatiquement vérifié, notamment pour contrôler la présence des tous les champs nécessaires. L’icône à côté du nom du fichier indique si ce contrôle est encore en cours et, au terme de celui-ci, si le fichier peut être utilisé ou non. Si l’icône est rouge et affiche une petite croix, le fichier ne peut pas être utilisé, par exemple parce que certaines colonnes sont manquantes. Si l’icône est verte et affiche un petit « √ », le fichier peut être utilisé. Notez qu’une icône verte n’empêche pas l’apparition d’avertissements relatifs au contenu, par exemple lorsque certaines lignes ne correspondent pas à une ressource existante. Ces avertissements sont affichés dans les paramètres, sous le titre « Résultat de la vérification du fichier ». Il est recommandé d’examiner ces résultats avant d’exécuter ou de planifier effectivement la mise à jour.

Vous pouvez appliquer la mise à jour immédiatement ou planifier sa mise en œuvre à une date ultérieure. En cliquant sur « Planifier pour plus tard », vous pourrez choisir une date à laquelle les définitions de prix seront mises à jour ; cette opération aura lieu la nuit. Il ne peut y avoir qu’une seule mise à jour planifiée simultanée. Si une mise à jour est planifiée, il n’est pas possible non plus d’exécuter immédiatement d’autres mises à jour des définitions de prix. La mise à jour planifiée peut toutefois être supprimée à tout instant. Vous pouvez aussi télécharger le fichier CSV associé à la mise à jour planifiée, par exemple en guise de sauvegarde (back-up) avant de supprimer la mise à jour planifiée dans Yesplan.

Par défaut, la mise à jour des définitions de prix n’aura pas d’impact sur les prix utilisés pour les événements existants. Les nouveaux prix ne seront appliqués qu’aux réservations que vous créerez après la mise à jour des prix.

Si vous souhaitez modifier aussi les prix de ressources qui sont déjà réservées pour des événements futurs, vous pouvez utiliser l’option « Mettre à jour aussi les réservations pour des événements à partir d’une date future ». En cochant cette option, vous pouvez introduire une date ; ensuite, les prix modifiés seront aussi appliqués à tous les événements programmés à partir de cette date. Cette date doit toujours être une date future et ultérieure à la date éventuellement prévue pour la mise à jour planifiée.