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Modifier les informations de contact dans un logiciel externe

Il est souvent souhaitable de modifier simultanément certaines données d’une longue série de contacts dans une liste séparée, comme dans Excel, par exemple. Cela peut être pratique pour modifier les adresses d’un ensemble de personnes, pour compléter des données personnalisées, pour corriger des étiquettes, etcetera. À cet effet, vous pouvez exporter les contacts de Yesplan, modifier ensuite le fichier exporté dans un logiciel externe (par exemple dans Excel) et réimporter enfin le fichier modifié dans Yesplan, mettant à jour automatiquement les contacts modifiés.

La marche à suivre est exposée ci-dessous.

Remarque

Il n’est pas possible de modifier simultanément des personnes, des organisations et des liens dans le même fichier. Si vous souhaitez modifier à la fois des personnes et des organisations, par exemple, vous devrez utiliser deux fichiers : un premier pour les personnes et un autre pour les organisations.

1re étape : Exporter les contacts de Yesplan§

Pour chaque type de contact que vous souhaitez modifier – personnes, organisations ou liens – vous devrez disposer d’un fichier au format adéquat afin de pouvoir le réimporter dans Yesplan par la suite. Vous pouvez produire un tel fichier via la fenêtre de recherche générale de Yesplan, qui vous permet d’exporter les résultats d’une requête.

Pour consulter les contacts d’un type déterminé, utilisez une requête qui restitue les contacts de ce type déterminé.

Voici quelques exemples :

  • pour exporter toutes les personnes résidant en Belgique, nous utilisons la requête person:country:BE
  • pour exporter toutes les organisations, nous utilisons la requête organisation:*:*
  • pour exporter tous les liens de contact de l’organisation Yesplan, nous utilisons la requête contactlink:name:Yesplan

Pour en savoir davantage sur les possibilités, consultez le mode d’emploi du langage de requête.

Après avoir obtenu les résultats de recherche souhaités, sélectionnez un encodage approprié (UTF-8, MS-DOS ou Mac, en fonction de votre plate-forme de travail) en bas de la fenêtre de recherche, cliquez sur « Exporter… » et sélectionnez « Exporter tous les contacts ». Yesplan préparera ensuite un fichier CSV contenant les contacts sélectionnés ; dès que celui-ci est prêt (l’opération dure quelques secondes), vous pouvez télécharger le fichier.

2e étape : Modifier les contacts§

Ouvrez le fichier CSV téléchargé au cours de la 1re étape sur votre ordinateur, dans un logiciel capable de lire ce type de fichiers, tel qu’Excel, par exemple. Cela peut être fait dans Excel, par exemple. Modifiez ou complétez les informations de contact et enregistrez le fichier modifié.

Attention

La première ligne du fichier CSV contient les noms des champs du fichier, les titres des colonnes. Il est important de ne pas modifier ces titres de colonnes, faute de quoi Yesplan ne pourra plus interpréter le fichier. Toutes les autres lignes du fichier contiennent les informations des contacts, à raison d’une ligne par contact.

Le fichier CSV de la 1re étape contient aussi des champs ayant pour titre de colonne per_id, org_id et lnk_id. Ces colonnes contiennent les numéros d’identification du contact dans Yesplan. Il est important de ne pas modifier les valeurs de ces champs, faute de quoi Yesplan ne pourra plus interpréter le fichier correctement.

Avant de pouvoir mettre à jour les contacts dans Yesplan, il est indispensable de supprimer toutes les colonnes qui ne correspondent pas au type de contact que vous êtes en train de modifier.

Astuce

Lors de l’ouverture d’un fichier CSV, Excel essaiera automatiquement d’interpréter les données. Par exemple, un champ contenant uniquement des chiffres sera considéré comme un nombre et Excel supprimera ensuite les zéros au début de ce « nombre ». Cela peut créer un problème, par exemple pour les numéros de téléphone (par exemple : « 0456… » devient « 456… »).

Pour contourner ce problème, il est recommandé de ne pas « ouvrir » le fichier CSV avec Excel, mais de l’« importer » dans Excel. Ouvrez un nouveau fichier dans Excel et sélectionnez « Importer » dans le menu « Fichier ». Suivez l’assistant et, à l’étape qui permet de configurer le type de données par colonne, sélectionnez le type « texte » pour les colonnes concernées. Par la suite, ces combinaisons de chiffres ne seront pas considérées comme des nombres et conserveront les zéros éventuels au début.

3e étape : Supprimer les colonnes inutiles§

Lors de l’exportation des informations de contact à partir de Yesplan, plusieurs champs complémentaires sont exportés pour ajouter du contexte supplémentaire aux informations obtenues. Pour les liens d’un contact, par exemple, il est très utile d’obtenir aussi les informations de la personne et de l’organisation associées. Cela signifie toutefois que vous trouverez dans le fichier CSV des champs qui ne font pas partie des informations de base du type de contact (personnes, organisations ou liens) que vous avez recherché à l’aide de votre requête.

Le résultat de la requête person:country:BE, par exemple, est une liste contenant uniquement les personnes qui répondent à ces conditions, mais le fichier CSV exporté contient aussi, pour chacune de ces personnes, des champs contenant les informations du lien par défaut et de l’organisation de ce lien (s’il existe un lien par défaut).

Ces champs (colonnes) complémentaires sont utiles dans un fichier d’exportation, mais sont inutiles lors de la réimportation du fichier dans Yesplan. Avant de pouvoir mettre à jour les contacts dans Yesplan, nous devrons supprimer manuellement ces colonnes inutiles. Si vous ne le faites pas, le fichier sera refusé lors de l’importation dans Yesplan.

Voici les champs à supprimer pour chaque type :

  • Modification de personnes

    • Supprimez toutes les colonnes dont le titre de colonne commence par org_ ou lnk_ (y compris org_id et lnk_id)
    • Attention, ne supprimez pas la colonne HR
  • Modification d’organisations

    • Supprimez toutes les colonnes dont le titre de colonne commence par per_ ou lnk_ (y compris per_id et lnk_id)
    • Supprimez la colonne HR
  • Modification de liens de contact

    • Supprimez toutes les colonnes dont le titre de colonne commence par per_ ou org_ (y compris per_id et org_id)
    • Supprimez la colonne HR

Enregistrez le fichier – avec vos modifications et sans les colonnes inutiles – au format CSV.

Attention

Yesplan s’attend à un fichier CSV lors de l’importation, plutôt qu’à un fichier Excel. Vous devez d’abord exporter au format CSV la feuille de calcul qui contient les contacts. Dans Excel, vous pouvez le faire en choisissant l’option « Enregistrer sous » du menu « Fichier » et en sélectionnant ensuite le format « CSV ».

4e étape : Mettre à jour des contacts dans Yesplan§

Vous pouvez mettre à jour des contacts dans Yesplan via le volet « Contacts » de l’onglet « Importations » des paramètres du système. Vous y trouverez un formulaire permettant d’envoyer le fichier CSV. Vous devez y compléter les paramètres suivants :

  • Encodage : Le character encoding (codage des caractères ou codage du texte) du fichier CSV utilisé pour l’importation. Yesplan prend en charge trois codages : “CSV (UTF-8)”, “MS-DOS CSV (Latin1)” et “Macintosh CSV (MacRoman)”. Il est important de choisir l’encodage adéquat pour garantir la lecture correcte des caractères spéciaux (tels que é, è, ç, ø…). Si ces caractères sont affichés incorrectement dans Yesplan après la mise à jour, il est préférable de relancer l’importation avec l’encodage correct.
  • Importer comme utilisateur : L’utilisateur Yesplan qui sera le propriétaire des contacts importés.
  • Sélectionner fichier : Sélectionnez le fichier CSV contenant les contacts modifiés dans votre ordinateur. Sélectionnez ensuite dans le menu déroulant « Sélectionner type d’importation » l’option correspondant au type de contacts que vous souhaitez modifier – « Mettre à jour des personnes », « Mettre à jour des organisations » ou « Mettre à jour des liens » – et cliquez sur « Ajouter ». Notez que Yesplan importera les contacts en tâche de fond. Vous ne verrez donc pas immédiatement le résultat de la mise à jour.

Après la mise à jour des contacts, le résultat sera affiché dans une liste (dans la colonne de droite). Cette liste présente les possibilités suivantes :

  • Afficher les résultats : consulter les détails et les éventuels avertissements ou messages d’erreur concernant l’importation.
  • Annuler : supprimer toutes les modifications des contacts. Seules seront rétablies à la valeur antérieure à la mise à jour les modifications que vous aviez apportées dans le fichier CSV. En raison de l’impact important que peut avoir cette opération, vous devrez confirmer la commande.
  • Supprimer de l’historique : supprimer la ligne de la liste d’importations. Cela est possible uniquement pour les importations qui n’ont ajouté aucun contact. Notez par ailleurs que Yesplan supprimera automatiquement d’anciennes importations de la liste à intervalles réguliers.

Attention

Yesplan détectera automatiquement les doublons pour les contacts importés. Ce calcul pouvant s’avérer plutôt intensif, il sera effectué la nuit, pour éviter de gêner le fonctionnement optimal de Yesplan. Après une importation pour laquelle les doublons n’ont pas encore été détectés, la colonne « Résultats » affichera la mention « Calcul des doublons prévu pour cette nuit ». Après la détection des doublons, il n’y aura plus aucune mention.

Après une importation réussie, le nombre de contacts importés est affiché, ainsi que certains avertissements éventuels. Les avertissements affichent les informations qui n’ont pas pu être importées en raison d’une erreur dans le fichier. Le cas échéant, vous pouvez modifier le fichier et l’importer à nouveau. Attention : n’oubliez pas de cliquer d’abord sur « Annuler » à côté de l’importation ratée dans l’historique, afin de pouvoir recommencer à zéro.

Certaines erreurs empêchent totalement d’exécuter l’importation (par exemple parce que des champs obligatoires sont manquants). Consultez la liste des avertissements et apportez les modifications requises au fichier.