Commander des rapports

Lors de la création ou de la modification d’un rapport, il est important pour nous de pouvoir communiquer clairement quant à son contenu et à sa mise en page. En outre, nous devons être en mesure de tester chaque rapport de manière approfondie afin de prévenir les problèmes. Si vous préparez bien votre commande de rapports, la création du rapport proprement dite sera moins coûteuse (notamment en temps).

Afin de traiter au mieux votre commande, nous vous prions donc de bien vouloir nous fournir les informations suivantes :

des données d’essai : utilisez à cet effet un événement Yesplan du passé ;
un exemple : pour montrer à quoi ressemble le résultat final ;
la maquette : une description technique du rapport avec keywords, paramètres, etc.

Nous détaillerons chacun de ces points ci-dessous. Nous ne serons pas en mesure de planifier votre demande avant d’avoir reçu tous les détails.

Avant votre commande§

Avant d’introduire votre commande, veuillez vérifier rapidement s’il existe déjà un rapport standard qui peut servir de base. Consultez à cet effet les Modèles généraux et les Modèles pour événements.

Peut-être pouvez-vous déjà élaborer le rapport vous-même à l’aide d’un dataview ? Pour en savoir plus sur les dataviews

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter votre Customer Success Manager ou support@yesplan.be pour que nous puissions vous venir en aide.

Données d’essai§

La création de données d’essai est indispensable afin de pouvoir tester la présentation correcte de toutes les données au cours de la création du rapport. Sans données d’essai, notre Reporting Engineer ne verra qu’une feuille blanche : il ne sera donc pas en mesure de vérifier si le rapport fonctionne correctement.

Attention

Les données d’essai devront continuer d’exister (y compris après la livraison du rapport).
Utilisez donc de préférence un événement (ou une période) du passé lointain pour les données d’essai.

Nous utiliserons aussi les données d’essai pour résoudre d’éventuels futurs problèmes avec le rapport ou si vous souhaitez commander des modifications ultérieures. Si les données d’essai ont été supprimées, nous pourrons détecter moins facilement les problèmes et vous devrez à nouveau créer les données d’essai vous-même. Créez donc les données d’essai de Yesplan dans un passé lointain, de sorte qu’elles ne puissent pas être supprimées accidentellement et qu’elles ne risquent pas d’entrer en conflit avec un planning actuel ou futur.

Rapports sur les événements§

Si vous commandez un rapport sur les événements, veillez à fournir les données d’essai suivantes dans Yesplan :

De préférence un événement groupé : vérifiez que les données d’essai se situent au bon niveau.
Pour cet événement, vous complétez tous les champs de données personnalisées utilisés dans le rapport. Nous ne pourrons pas tester le rapport si certains champs restent vierges.
Si vous souhaitez un rapport contenant des ressources, créez les réservations de ressources requises dans différents groupes de ressources pour cet événement.
Si le rapport contient des réservations de contacts, réservez des contacts pour cet événement.
Complétez l’événement en ajoutant toutes les autres données figurant dans le rapport commandé (p. ex. les horaires, les étiquettes, les prix, etc.).
Si certains champs de données personnalisées ne sont visibles que sous certaines conditions (p. ex. un profil déterminé), veillez à compléter également ces champs de données personnalisées et à pouvoir adapter les conditions aux données d’essai.

Rapports de synthèse§

S’il s’agit de rapports de synthèse, procédez comme suit :

Dans Yesplan, complétez, pour plusieurs événements, tous les champs de données personnalisées que vous utilisez dans le rapport. Nous ne pourrons pas tester le rapport si certains champs restent vierges.
Fournissez plusieurs événements dans des lieux différents et avec une diversité de statuts et de profils.
Si certains champs de données personnalisées ne sont visibles que sous certaines conditions (p. ex. un profil déterminé), veillez à compléter également ces champs de données personnalisées et à pouvoir adapter les conditions aux données d’essai.

Images§

Si le rapport contient des images, gardez à l’esprit les remarques suivantes :

Fournissez toujours des images au format JPG ou PNG et en couleurs RGB.
Les images doivent convenir pour le web et ne peuvent donc pas dépasser 300 kb par image.
Chargez les images dans Yesplan. Vous pouvez utiliser les images des ressources ou des contacts dans les rapports. Renvoyez dans ce cas vers l’URL de l’image concernée.

Communiquer les données d’essai§

Au moment de votre commande, veuillez indiquer la période dans laquelle nous pouvons retrouver les événements contenant les données d’essai. S’il s’agit d’un seul événement, communiquez son Yesplan ID que vous trouvez en bas de l’onglet « Info » de la fenêtre d’information de cet événement.

Exemple et maquette§

L’exemple et la maquette peuvent être considérés comme un accord entre vous et Yesplan sur ce qui sera créé. Plus l’exemple et la maquette fournis sont concrets et précis, plus rapide (et moins coûteuse) sera la création du rapport. Les points à améliorer seront détectés plus rapidement et il sera plus simple de communiquer à propos de points concrets (visuels ou autres).

Exemple§

Le document exemple est une représentation réaliste de ce à quoi ressemblera le rapport définitif :

Créez au moins un exemple détaillé et complet. Celui-ci contiendra les couleurs exactes, le texte correct, le véritable logo, des données réalistes, le format de date correct, etc.
Dans vos rapports, vous pouvez faire appel à certaines conditions. Par exemple : la couleur d’un élément peut changer en fonction du profil. Veillez à ce que votre exemple représente bien ces différentes conditions ou, si nécessaire, créez plusieurs exemples pertinents pour montrer les variations.
Le Reporting Engineer pourra ensuite utiliser l’exemple pour vérifier que son projet répond à vos souhaits.
Si vous utilisez une charte graphique interne pour la mise en page de votre communication, envoyez-la également. Cela nous permettra, par exemple, d’utiliser les codes de couleur adéquats.

Attention

Gardez à l’esprit que, dans le rapport, nous ne pourrons pas reproduire au millimètre près l’espace blanc de votre document exemple. Pour la mise en page, nous ne pourrons donc pas toujours réaliser une copie identique.

Maquette§

La maquette est un double conceptuel du document exemple. Pour chaque bout de texte ou d’image du document exemple, la maquette contient des informations supplémentaires quant à son origine, le moment de son apparition, son type, etc. La maquette contient donc une description des données utilisées dans le rapport.

Cela aidera le Reporting Engineer à ajouter au rapport les informations correctes au bon endroit et au bon format. Même si certaines choses peuvent vous paraître évidentes, elles ne le sont pas forcément pour une personne qui ne connaît pas le fonctionnement interne de votre organisation.

Votre Customer Success Manager établira cette maquette en collaboration avec vous. Le guide ci-dessous pourra vous aider lors de la préparation :

Essayez d’abord quelques rapports standard sur votre installation, pour connaître leur fonctionnement et comprendre l’influence des paramètres, par exemple. Consultez les sections Modèles généraux, Modèles pour événements et Utiliser des rapports pour en savoir plus.
Imitez le plan du document exemple dans Microsoft Excel.
Dans ce document Excel, précisez pour chaque élément visuel du document exemple ce qu’il est et d’où il vient :
- Décrivez chaque élément, même si certains éléments n’apparaîtront pas simultanément. Pour une offre de prix, par exemple, il est possible que deux espaces ne seront jamais loués en même temps. La maquette devra néanmoins décrire les sections de chacun de ces deux espaces, sinon notre Reporting Engineer ne saura pas comment les mettre en forme.
- Si l’élément est un texte invariable qui ne changera jamais et figurera toujours dans le rapport, indiquez-le clairement.
- Si l’élément concerne des données personnalisées, introduisez le keyword de ces données personnalisées (sans espaces) dans une seule cellule, pour que notre Reporting Engineer puisse le copier facilement. Ajoutez des informations complémentaires dans une cellule adjacente : où peut-on trouver les données personnalisées (événement, groupe d’événements, réservation d’un contact pour un événement, etc.), de quel type s’agit-il (« Champ oui/non », « Champ de date », « Champ de texte », « Organisation » ou « Personne », etc.), quel est le format d’affichage en cas de dates ou d’heures…
- S’agit-il d’une image de Yesplan ? Où peut-on trouver l’image ? Nous recommandons d’ajouter votre logo en pièce jointe au contact de votre organisation.
- Le contenu d’un rapport est-il soumis à certaines conditions, par exemple une couleur différente pour chaque profil ? Dans ce cas, décrivez-les correctement dans la maquette.
- Qu’arrive-t-il dans le rapport lorsqu’un champ est vierge, par exemple lorsque vous souhaitez utiliser l’adresse d’un client dans le rapport, alors que ce client n’a pas été réservé pour l’événement ?
- Vous pouvez saisir des paramètres lors de la génération de rapports. Indiquez quelles données de votre rapport sont influencées par ces paramètres.
- Prenez en compte la croissance des données. Par exemple, votre document exemple ne contient que deux horaires, mais qu’arrivera-t-il lorsqu’il y en aura quinze ?

Si vous construisez clairement la maquette, le Reporting Engineer pourra travailler plus vite. Mais vous pourrez aussi réagir plus facilement au projet proposé et vos collègues comprendront mieux le rapport en demandant une modification à leur tour. Cela vous permet également de gagner du temps à l’avenir.

Astuce

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à en parler à votre Customer Success Manager. Ils vous aideront volontiers.

Keywords§

Les keywords des champs de données personnalisées sont uniques et vous permettent d’afficher le contenu de ces champs dans des rapports.

Astuce

Vous pouvez retrouver facilement le keyword des champs de données personnalisées dans une fenêtre d’information en appuyant simultanément sur les touches Ctrl+Alt (Windows) ou Ctrl+Option (macOS). L’étiquette du champ sera remplacée par le keyword.
Si vous souhaitez copier le keyword, cliquez sur l’étiquette tout en maintenant enfoncées les mêmes touches.

Les keywords sont configurés automatiquement lors de la création des champs de données personnalisées, mais vous pouvez les redéfinir ou choisir votre propre keyword : consultez la section Keywords pour en savoir plus.

Attention

Dès que vous avez utilisé un keyword dans un rapport, vous ne pouvez plus redéfinir ce keyword dans les paramètres du système. Si vous le faites malgré tout, le champ de données personnalisées concerné n’apparaîtra plus dans ce rapport.

Bref : fixez des règles claires concernant la gestion des keywords au sein de votre organisation afin d’éviter les problèmes dans les rapports.

Commande§

Avez-vous recueilli toutes les informations ? Vous pourrez alors introduire votre commande auprès de support@yesplan.be. Nous vérifierons ensuite si votre commande est complète et nous vous demanderons peut-être de clarifier certains points. Votre commande sera mise en file d’attente dès qu’elle contient toutes les informations requises et que nous n’avons plus d’autres questions :

Nous passons en revue cette file d’attente une fois par semaine et inscrivons ensuite les commandes de rapports au planning.
Dès que votre commande est inscrite au planning, vous recevrez un message avec une estimation. Concrètement, nous vous signalons pendant quelle semaine nous pensons pouvoir livrer le rapport.
Gardez toutefois à l’esprit que la livraison ne correspond pas toujours exactement au planning. Nous ferons de notre mieux pour respecter la date prévue. Si la livraison s’écarte beaucoup de la date planifiée, nous vous en informerons à temps.

Lors de la livraison, il vous sera demandé de contrôler le rapport. Vous pourrez communiquer votre feed-back éventuel en répondant à ce message.

Attention

Veillez à ce que toutes les informations soient présentes en cas de modification (données d’essai, Yesplan ID correspondant, maquette, exemple).
Nous considérons le rapport comme livré après trois semaines sans feed-back.

Que faire si le rapport livré ne répond pas aux exigences ?§

Un rapport ne fonctionne pas comme souhaité, ne se présente pas comme prévu ou vous n’arrivez pas à le faire fonctionner ? Là encore, il est important de nous faire parvenir votre feed-back à l’adresse support@yesplan.be :

Utilisez à cet effet la conversation par e-mail relative à votre commande de rapport initiale. Utilisez donc la conversation contenant le numéro de ticket de Zendesk. Cela nous permet de retrouver facilement le contexte de la commande et de vous aider plus rapidement.
Expliquez le plus clairement possible pourquoi vos attentes ne sont pas rencontrées. Utilisez des exemples.
N’utilisez pas d’échanges d’e-mail avec Yesplan concernant d’autres rapports ou sujets lorsque vous souhaitez communiquer du feed-back.

Si le rapport n’a pas été construit comme indiqué dans la maquette et la description, nous traiterons et nous livrerons à nouveau les modifications en priorité. Si vous avez de nouvelles exigences qui ne figuraient pas dans la maquette d’origine, nous inscrirons ces exigences au planning conformément à la procédure exposée ci-dessus pour les nouvelles commandes. Voilà pourquoi il est important de fournir la maquette la plus détaillée et la plus correcte possible.

Bien entendu, vous pourrez toujours demander de modifier des rapports existants plus tard. Dans ce cas, suivez toujours la procédure décrite ci-dessus.