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Concepts

Avant de vous mettre au travail avec les événements, il est utile de passer en revue les principaux concepts. En voici un aperçu.

Événements§

Dans Yesplan, un événement est une réservation d’un lieu à une date donnée. Chaque événement a un horaire et des réservations de ressources, tâches, contacts, pièces jointes (documents, illustrations…) spécifiques, ainsi que ses propres données supplémentaires (les « données personnalisées », voir plus loin). Un événement qui se déroule sur plusieurs jours ou dans plusieurs lieux, est composé dans Yesplan comme un groupe d’événements.

Un événement dont l’horaire est vide dure toujours une journée complète (24 heures). Un événement dont l’horaire est rempli court du premier au dernier point horaire.

Groupes d’événements§

Un groupe d’événements constitue un ensemble d’événements distincts. Ce groupement permet de programmer une activité qui se déroule dans plusieurs lieux ou sur plusieurs journées et de bien mettre en évidence le lien entre les événements. Par exemple, un festival organisé dans différents lieux et sur plusieurs jours, ou une représentation théâtrale qui se répète chaque semaine pendant toute une saison. Dans Yesplan, ce type d’événements est regroupé en un groupe d’événements.

Un groupe d’événements a ses propres pièces jointes, contacts et données personnalisées, qui apparaissent automatiquement pour les événements appartenant au groupe d’événements. En outre, la fenêtre d’information du groupe d’événements permet d’ajouter au groupe d’événements les horaires et les réservations de ressources communs aux différents événements. Elle vous permet également de les consulter.

Structures des événements§

Plusieurs groupes d’événements peuvent à leur tour être regroupés pour former d’autres groupes d’événements. Vous pouvez ainsi composer des groupes d’événements complexes, structurés sous la forme d’une arborescence (comme dans un arbre généalogique). Ce type de regroupement s’avère surtout pratique pour structurer des événements plus conséquents.

Données personnalisées§

Les événements et les groupes d’événements (mais aussi les ressources, les contacts, les réservations de ressources et les réservations de contacts) peuvent être détaillés au moyen de champs configurés par un administrateur Yesplan. Les champs de texte, les champs numériques, les champs de date, les menus déroulants, les cases à cocher, les champs de contact et les champs de ressources ne sont que quelques exemples de champs pouvant être ajoutés. Ces champs sont ordonnés et affichés dans des onglets distincts de la fenêtre d’information de l’événement. Ces onglets sont configurés par un administrateur.

Astuce

Nouveauté dans la v27 Vous souhaitez retrouver facilement le keyword des champs de données personnalisées dans une fenêtre d’information ? Appuyez alors simultanément sur les touches CTRL-ALT (Windows) ou CTRL-Option (macOS) : l’étiquette du champ sera remplacée par le keyword. Vous souhaitez copier le keyword ? Cliquez alors sur l’étiquette tout en maintenant enfoncées les mêmes touches.

Les champs de données personnalisées que vous remplissez pour un groupe d’événements s’affichent automatiquement pour les événements (ou groupes d’événements) qui font partie de ce groupe d’événements. Les événements héritent des données personnalisées du groupe d’événements :

  • Lorsqu’un événement est supprimé du groupe d’événements, il n’en héritera plus les données, lesquelles seront donc supprimées de l’événement.
  • Vous pouvez aussi écraser les champs de données personnalisées héritées par un événement. Dans ce cas, les données héritées du groupe d’événements seront ignorées pour cet événement.
  • Cette procédure vous permet de remplir les données communes pour tout un groupe d’événements et d’établir des exceptions par événement.

Production§

Un événement ou groupe d’événements peut être marqué comme une production. Vous pouvez ainsi présenter plus clairement un événement ou un groupe d’événements comme un ensemble conceptuel au sein d’une structure d’événements plus étendue.

La façon dont les productions sont configurées influence également le calcul du prix. Les formules de réduction pour les réservations de ressources s’appliquent à la totalité de la production dont elles relèvent (voir ressources).

Un groupe d’événements peut inclure plusieurs productions. Toutefois, chaque événement ou groupe d’événements ne pourra appartenir qu’à une seule production.

Statut et profil§

Chaque événement a exactement un statut et un profil. Le statut indique la phase du processus de planification dans laquelle se trouve l’événement (par exemple : option, confirmé, fermé, annulé…). Le profil indique le type d’événement (par exemple : événement culturel, location, concert…). Le statut et le profil sont indiqués par des couleurs dans le calendrier (voir plus loin).

Les statuts et profils possibles, ainsi que les couleurs, peuvent être entièrement configurés par un administrateur Yesplan.

Le statut et le profil d’un événement influencent les droits d’utilisateur, la gestion des options et les prix :

  • Les droits d’utilisateur peuvent varier selon le statut dans lequel se trouve un événement. Ils dépendront de la façon dont ils sont configurés par un administrateur.
  • Pour chaque statut, un administrateur peut configurer quels utilisateurs ont le droit de l’assigner.
  • Le statut d’un événement détermine si les temps prestés et des nombres réels peuvent être attribués aux réservations des ressources.
  • Les événements ayant le statut « option » sont classés sur base de l’heure de la réservation de l’événement (voir Ordre des options).
  • Les définitions de prix des ressources réservées pour un événement peuvent être automatiquement sélectionnées sur base du profil de l’événement.
  • Le statut et le profil peuvent déterminer quels sont les champs de données personnalisées applicables à l’événement en question.

Horaire§

Chaque événement a un horaire. Ceci est une série de points horaires, assortis de brèves descriptions, qui indiquent le déroulement de l’événement. Certains points horaires de l’horaire peuvent être des éléments distincts (par exemple : ouverture des portes à 20 heures). Ils peuvent cependant aussi indiquer le début et la fin d’une même sous-activité (par exemple : soundcheck de 16 à 18 heures).

Vous pouvez introduire les heures dans l’horaire comme des heures absolues (par exemple démontage à 22 heures), mais vous pouvez aussi les définir relativement les unes aux autres (par exemple le démontage commence une heure après la fin de la représentation).

Les descriptions dans l’horaire peuvent être librement complétées par les utilisateurs ou définies par un administrateur Yesplan (voir Étiquettes et descriptions). Les heures affichées de début et de fin de l’événement (généralement les horaires destinés au public) pourront également être indiquées dans l’horaire ; ces heures s’afficheront alors dans le calendrier des événements.

Un événement dont l’horaire est vide dure toujours une journée complète (24 heures). Un événement dont l’horaire est rempli court du premier au dernier point horaire.

Ligne de changement de jour décalé§

Un jour commence à 00:00 et se termine à 24:00. Ce schéma peut être modifié dans Yesplan. Des événements peuvent en effet commencer avant minuit et continuer pendant plusieurs heures après. L’affichage fragmenté de tels événements sur deux jours calendrier ne serait pas pratique. C’est pour cette raison que Yesplan travaille toujours avec une ligne de changement de jour décalé. Cela signifie que l’heure à partir de laquelle un événement est considéré comme appartenant à la journée suivante n’est pas fixée à minuit, mais à une heure plus tardive.

Si la ligne de changement de jour est décalée à 7 heures, par exemple, Yesplan considérera et affichera comme appartenant à la même journée les événements se déroulant entre 7 heures du matin et 7 heures le lendemain matin. Un événement qui commence à 20 heures et se termine le lendemain matin à 5 heures sera donc affiché sur un seul jour.

Notez qu’il n’est pas possible de modifier simplement la ligne de changement de jour d’une installation existante. Ce paramètre est configuré au moment de l’installation de Yesplan ; il n’est pas indiqué de modifier la ligne de changement de jour quand vous utilisez déjà couramment Yesplan. Le paramètre du système « ligne de changement de jour » est affiché, mais vous ne pouvez pas le modifier.