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Exemples

Vous souhaitez créer des dataviews, mais vous ne savez pas par où commencer ? Ne vous inquiétez pas, voici quelques exemples.

Astuce

Vous pouvez convertir les conditions des filtres en paramètres, afin de faciliter le filtrage des données par d’autres utilisateurs.

Pour chaque exemple de dataview, vous y trouverez :

  • À quelle fin il peut être utilisé
  • des informations détaillées :

    • le scope
    • les colonnes (qui représentent des champs)
    • le filtre.

Attention

Certains dataviews utilisent des champ de données personnalisées et sont basés sur des processus spécifiques. Contactez votre Customer Success Manager si vous avez besoin d’aide pour comprendre et mettre en œuvre les processus.

Événements§

Liste d’événements simples§

Ce dataview présente une liste de tous les événements dans des lieux donnés, au cours de la période sélectionnée, et correspondant à des profils et des statuts déterminés.

  • Scope : Événements
  • Colonnes :

    • Date
    • Lieu
    • Nom
    • Groupe d’événements parent principal
    • Heure de début affichée
    • Heure de fin affichée
    • Profil
    • Statut
    • Étiquettes
  • Filtre :

    • « Date » égale ou ultérieure au …
    • AND « Date » égale ou antérieure au …
    • AND
      • « Lieu » est « Théâtre »
      • OR « Lieu » est « Blackbox »
    • AND
      • « Statut » est « Confirmé »
      • OR « Statut » est « Clôturé »
    • AND
      • « Profil » est « Représentation »
      • OR « Profil » est « Location commerciale de salle »

Astuce

Le filtre contient plusieurs conditions concernant le lieu, le statut et le profil. Pour ces colonnes, vous pouvez :

  • affiner le filtre en ajoutant une condition avec l’opérateur « OR » au niveau adéquat
  • simplifier le filtre en supprimant une condition avec l’opérateur « OR ».

Événements annulés§

Quels événements ont été annulés et pour quelle raison ? Ce dataview vous permet de le vérifier pour une période déterminée.

  • Scope : Événements
  • Colonnes :

    • Nom
    • Date
    • Heure de début affichée
    • Lieu
    • Prix > Total net planifié
    • Motif d’annulation : champ de données personnalisées (« champ de saisie »)
    • Statut
    • Profil
  • Filtre :

    • Paramètre : « Date » égale ou ultérieure au …
    • Paramètre : AND « Date » égale ou antérieure au …
    • AND « Statut » est « Annulé »

Attention

Pour bien utiliser ce dataview, vous avez besoin des éléments suivants :

  • un statut d’événement « Annulé »
  • un champ de données personnalisées pour le motif de l’annulation

Événements sans fiche technique§

Le directeur technique et le directeur de production doivent veiller à ce que chaque représentation confirmée dispose d’une fiche technique (« rider »). Ce dataview dresse la liste de tous les événements sans rider au cours d’une période déterminée. Le dataview montre aussi le directeur de production chargé de l’événement, ainsi que les infos de contact de la personne externe qui est en mesure de procurer le rider.

Astuce

Le dataview est organisé de manière à vous permettre d’ouvrir la fenêtre d’information des événements à partir du dataview et d’ajouter le rider manquant. L’événement concerné disparaîtra du dataview lors de la fermeture de la fenêtre d’information. Autrement dit : ce dataview est en réalité une liste de tâches.

  • Scope : Événements
  • Colonnes :

    • Nom
    • Groupe d’événements parent principal
    • Date
    • Lieu
    • Rider technique : champ de données personnalisées (« Champ de pièce jointe »)
    • Directeur de production : champ de données personnalisées (« Champ de contact »)
    • Contact technique : champ de données personnalisées (« Champ de contact »)
    • Contact technique > Contact > Numéros de téléphone
    • Contact technique > Contact > Adresses e-mail
    • Statut
    • Profil
  • Filtre :

    • Paramètre : « Date » égale ou ultérieure au …
    • Paramètre : AND « Date » égale ou antérieure au …
    • AND « Statut » est « Confirmé »
    • AND « Profil » est « Représentation »
    • AND « Rider technique » est vide

Attention

Pour ce dataview, vous avez besoin des éléments suivants :

  • des riders techniques sous forme de données personnalisées dans Yesplan ;
  • le directeur de production interne sous forme de donnée personnalisée ;
  • la personne de contact technique externe sous forme de donnée personnalisée.

Location commerciale : offre de prix et estimation financière§

L’équipe des ventes a parfois besoin d’un aperçu de tous les événements impliquant la location commerciale d’une salle pour une période déterminée. Ce dataview présente la liste de ces événements, accompagnés des offres de prix signées, des preuves de paiement de l’acompte et des prix planifiés.

  • Scope : Événements
  • Colonnes :

    • Nom
    • Date
    • Offre de prix : champ de données personnalisées (« Champ de pièce jointe »)
    • Acompte : champ de données personnalisées (« Champ de pièce jointe »)
    • Prix > Coût planifié
    • Prix > Total brut planifié
    • Prix > Marge bénéficiaire planifiée
    • Statut
    • Profil
  • Filtre :

    • Paramètre : « Date » égale ou ultérieure au …
    • Paramètre : AND « Date » égale ou antérieure au …
    • AND « Statut » est « Confirmé »
    • AND « Profil » est « Location commerciale de salle »

Attention

Pour ce dataview, vous avez besoin des éléments suivants :

  • l’offre de prix signée sous forme de champ de données personnalisées
  • la preuve de l’acompte sous forme de champ de données personnalisées

Rapport des événements§

Ce dataview présente un aperçu de tous les événements avec leurs rapports. Certains établissements demandent à leurs collaborateurs de compléter les incidents dans un rapport afin d’assurer le suivi des problèmes éventuels pour les collaborateurs techniques, le bar, la caisse, etc.

  • Scope : Événements
  • Colonnes :

    • Nom
    • Date
    • Heure de début affichée
    • Lieu
    • Rapport technique : champ de données personnalisées (« Champ de texte »)
    • Rapport caisse : champ de données personnalisées (« Champ de texte »)
    • Rapport horeca : champ de données personnalisées (« Champ de texte »)
  • Filtre :

    • Paramètre : « Date » égale ou ultérieure au …
    • Paramètre : AND « Date » égale ou antérieure au …
    • AND
      • « Rapport technique » a une valeur
      • OR « Rapport caisse » a une valeur
      • OR « Rapport catering » a une valeur

Attention

Pour ce dataview, vous avez besoin de champs de données personnalisées pour les différents rapports. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi filtrer par statut particulier afin d’afficher uniquement les événements clôturés.

Publication des billets§

Dans certains pays (par exemple les Pays-Bas), les billets pour la prochaine saison sont souvent annoncés à une date déterminée. Cela demande beaucoup de travail et ce dataview essaie de faciliter un peu cette tâche. Le dataview dresse la liste de tous les événements confirmés qui sont prêts à être téléversés vers l’intégration de billetterie, mais qui n’ont pas encore été envoyés. Vous pouvez ensuite ouvrir la fenêtre d’information de l’événement et envoyer celui-ci à l’intégration. L’événement disparaîtra automatiquement du dataview lors de la fermeture de la fenêtre d’information.

Astuce

Ce processus sera encore simplifié si vous configurez la fenêtre d’information de manière à l’ouvrir automatiquement à l’onglet adéquat (par exemple « Billetterie »). Utilisez à cet effet le paramètre suivant : « Paramètres de l’utilisateur » > « Préférences de l’utilisateur » > « Toujours ouvrir la fenêtre d’information de l’événement à l’onglet »

  • Scope : Événements
  • Colonnes :

    • Nom
    • Date
    • Heure de début affichée
    • Lieu
    • Publié : vous retrouvez souvent ce champ de données personnalisées (« Touche de publication ») sous :

      • Intégrations > Billetterie > Publier
      • Intégrations > Publier > Publier
      • Intégrations > Envoyer à la billetterie > Publier
    • Prêt pour la publication : champ de données personnalisées (« Champ oui/non »)

    • Statut
  • Filtre :

    • Paramètre : « Date » égale ou ultérieure au …
    • Paramètre : AND « Date » égale ou antérieure au …
    • AND « Prêt pour la publication » est « Oui »
    • AND « Publié » contient « Éteint »
    • AND « Statut » est « Confirmé »

Astuce

Si vous souhaitez obtenir un aperçu de tous les événements qui ont déjà été envoyés à l’intégration de billetterie, vous pouvez changer la valeur de « Publié » en « Actif ».

Groupes d’événements et événements§

Liste de groupes d’événements§

Ce dataview présente une liste de tous les événements dans des lieux donnés, au cours de la période sélectionnée, et correspondant à des profils et des statuts déterminés. Cette variante montre tous les groupes d’événements parents principaux, ainsi que les événements n’appartenant à aucun groupe.

  • Scope : Événements et groupes
  • Colonnes :

    • Type
    • Date
    • Lieux
    • Nom
    • Heure de début affichée
    • Heure de fin affichée
    • Profil
    • Statut
    • Étiquettes
    • Groupe d’événements parent principal
  • Filtre :

    • « Date » égale ou ultérieure au …
    • AND « Date » égale ou antérieure au …
    • AND « Groupe d’événements parent principal » est vide
    • AND
      • « Statut » est « Confirmé »
      • OR « Statut » est « Clôturé »
    • AND
      • « Profil » est « Location commerciale de salle »
      • OR « Profil » est « Représentation »
    • AND « Lieux » contient exactement « Théâtre »
    • AND « Lieux » contient exactement « Foyer »

Astuce

Le filtre contient plusieurs conditions concernant le lieu, le statut et le profil. Pour ces colonnes, vous pouvez :

  • affiner le filtre en ajoutant une condition avec l’opérateur « OR » au niveau adéquat
  • simplifier le filtre en supprimant une condition avec l’opérateur « OR ».

Chiffres financiers été§

L’équipe des ventes ou le comptable souhaiteront peut-être un aperçu des résultats financiers d’une période déterminée (un trimestre, la saison estivale, etc.). Ce dataview dresse la liste de tous les événements avec leur coût planifié/réel, leur total net planifié/réel et leur marge de profit planifiée/réelle, ainsi que les prix par groupe de ressources.

  • Scope : Événements et groupes
  • Colonnes :

    • Type
    • Nom
    • Date
    • Prix > Coût planifié
    • Prix > Coût
    • Prix > Total net planifié
    • Prix > Total net
    • Prix > Marge bénéficiaire planifiée
    • Prix > Marge bénéficiaire
    • Prix par groupe de ressources > Lieu
    • Prix par groupe de ressources > Catering
    • Groupe d’événements parent principal
  • Filtre :

    • Paramètre : « Date » égale ou ultérieure au …
    • Paramètre : AND « Date » égale ou antérieure au …
    • AND « Groupe d’événements parent principal » est vide

Attention

Dans certains installations de Yesplan, les événements sont des représentations distinctes de la même pièce, par exemple dix représentations du « Roi Lear ». Ces événements sont rassemblés dans un groupe d’événements unique. Le dataview affiche uniquement les résultats du groupe d’événements parent principal (c’est-à-dire pour l’ensemble des dix représentations), ainsi que pour les événements qui ne font pas partie d’un groupe.

Voilà pourquoi le filtre est défini de manière à afficher seulement les groupes d’événements parents principaux : il s’agit des groupes et événements qui ne relèvent d’aucun groupe parent.

Ressources§

Ressources d’un groupe de ressources§

Ce dataview présente une liste des prix et des réductions pour toutes les ressources d’un groupe de ressources sélectionné.

  • Scope : Ressources
  • Colonnes :

    • Type
    • Groupe de ressources > Nom
    • Nom
    • Description
    • Nombre de ressources
    • Définition de prix par défaut > Prix de vente > Prix de base
    • Définition de prix par défaut > Coût > Prix de base
    • Définition de prix par défaut > Prix d’achat
    • Définition de prix par défaut > Réduction sur la durée
    • Définition de prix par défaut > Réduction sur la quantité
    • Loué
    • Définition de prix par défaut > Facturable ?
  • Filtre :

    • « Groupe de ressources > Nom » contient …

Remarque

Vous pouvez convertir la condition avec « Groupe de ressources > Nom » en paramètre, mais n’oubliez pas que la valeur doit être complétée et ne peut pas être sélectionnée dans un menu déroulant.

Réservations des ressources§

Aperçu des ressources réservées§

Ce dataview présente un aperçu de toutes les ressources réservées pendant une période sélectionnée, avec leur horaire. Il existe des variantes de ce dataview, qui affichent uniquement les collaborateurs ou les placeholders. Vous pouvez configurer ce paramètre via le filtre.

  • Scope : Réservation des ressources
  • Colonnes :

    • Début planifié
    • Fin planifiée
    • Événement
    • Nombre
    • Ressource
    • Rôle
    • Groupe de ressources > Nom
    • Ressource > Est un placeholder ?
    • Ressource > Externe
    • Ressource > Type
  • Filtre :

    • « Début planifié » égal ou ultérieur au …
    • AND « Fin planifiée » égale ou antérieure au …
    • AND « Rôle » est …
    • AND « Groupe de ressources > Nom » contient …
    • AND « Ressource > Type » est …
    • AND « Ressource > Est un placeholder ? » est …

Astuce

N’oubliez pas que la valeur de « Groupe de ressources > Nom » doit être complétée et ne peut pas être sélectionnée dans un menu déroulant.

Aperçu des ressources réservées avec événements§

Ce dataview présente un aperçu des ressources réservées dans un rôle ou groupe particulier (optionnel), pendant une période sélectionnée. Il contient aussi des informations succinctes des événements pour lesquels ils ont été réservés.

  • Scope : Réservation des ressources
  • Colonnes :

    • Début planifié
    • Fin planifiée
    • Événement
    • Événement > Lieu
    • Événement > Statut
    • Événement > Profil
    • Événement > Étiquettes
    • Nombre
    • Groupe de ressources > Nom
    • Rôle
    • Ressource
    • Ressource > Est un placeholder ?
    • Ressource > Externe
    • Ressource > Type
  • Filtre :

    • « Début planifié » égal ou ultérieur au …
    • AND « Fin planifiée » égale ou antérieure au …
    • AND « Rôle » est …
    • AND « Groupe de ressources > Nom » contient …
    • AND « Ressource > Type » est …
    • AND « Ressource > Est un placeholder ? » est …

Astuce

N’oubliez pas que la valeur de « Groupe de ressources > Nom » doit être complétée et ne peut pas être sélectionnée dans un menu déroulant.

Réservation des ressources par groupe§

Il peut être pratique de disposer d’une liste de toutes les ressources réservées au cours d’une période déterminée. Il peut être intéressant également de les filtrer et de n’afficher que les ressources appartenant à un groupe de ressources spécifique.

  • Scope : Réservation des ressources
  • Colonnes :

    • Ressource
    • Groupe de ressources > Nom
    • Événement
    • Début planifié
    • Fin planifiée
  • Filtre :

    • Paramètre : « Début planifié » égal ou ultérieur au…
    • Paramètre : AND « Fin planifiée » égale ou antérieure au…
    • Paramètre : AND « Groupe de ressources » contient…

Attention

Pour le paramètre « Groupe de ressources », vous devez compléter le nom du groupe de ressources dans un champ de texte.

Riders Violet§

Violet Trudeau est une technicienne. Ce dataview montre tous les événements pour lesquels elle est réservée au cours d’une période déterminée, ainsi que son rôle (par exemple Ingénieur du son ou Éclairagiste). Pour chaque événement, le dataview affiche aussi le plan d’éclairage et le rider technique. Cela permet à Violet de disposer d’un aperçu pratique de tous ses événements au cours d’une période déterminée, associés à leurs spécifications techniques.

  • Scope : Réservation des ressources
  • Colonnes :

    • Ressource
    • Événement
    • Événement > Date
    • Rôle
    • Rider technique : champ de données personnalisées (« Champ de pièce jointe »)
    • Plan d’éclairage : champ de données personnalisées (« Champ de pièce jointe »)
  • Filtre :

    • « Ressource » est « Violet Trudeau »
    • Paramètre : AND « Événement > Date » égale ou ultérieure au…
    • Paramètre : AND « Événement > Date » égale ou antérieure au…

Attention

Pour ce dataview, vous devez ajouter les plans d’éclairage et les riders techniques en tant que données personnalisées.

Placeholders en suspens§

Lorsque vous organisez une représentation, le directeur technique doit remplacer tous les placeholders par du matériel technique et des ressources réelles. Les événements pour lesquels des placeholders restent en suspens sont indiqués dans le calendrier par un point d’interrogation, mais ils risquent de rester inaperçus.

Ce dataview dresse la liste de tous les placeholders en suspens au cours d’une période déterminée, ainsi que les événements auxquels ils ont été attribués. Le dataview contient également le rider technique, ainsi que le plan d’éclairage, afin de faciliter les recherches. Dès qu’un placeholder a été remplacé, il disparaîtra automatiquement du dataview.

Astuce

Ce processus sera encore simplifié si vous configurez la fenêtre d’information de manière à l’ouvrir automatiquement à l’onglet adéquat (par exemple « Ressources »). Utilisez à cet effet le paramètre suivant : « Paramètres de l’utilisateur » > « Préférences de l’utilisateur » > « Toujours ouvrir la fenêtre d’information de l’événement à l’onglet »

  • Scope : Réservation des ressources
  • Colonnes :

    • Ressource
    • Événement
    • Début planifié
    • Fin planifiée
    • Ressource > Est un placeholder ?
    • Rider technique : champ de données personnalisées (« Champ de pièce jointe »)
    • Plan d’éclairage : champ de données personnalisées (« Champ de pièce jointe »)
    • Événement > Profil
  • Filtre :

    • Paramètre : « Début planifié » égal ou ultérieur au…
    • Paramètre : AND « Fin planifiée » égale ou antérieure au…
    • AND « Événement > Profil » est « Représentation »
    • AND « Ressource > Est un placeholder ? » est « Oui »

Attention

Pour ce dataview, vous devez ajouter les plans d’éclairage et les riders techniques en tant que données personnalisées.

Contacts§

Contact par étiquette§

Dans Yesplan, chaque contact peut porter une ou plusieurs étiquettes.

  • Scope : Contacts
  • Colonnes :

    • Nom
    • Rue (adresse par défaut)
    • Code postal (adresse par défaut)
    • Commune (adresse par défaut)
    • Pays (adresse par défaut)
    • Adresses e-mail
    • Numéros de téléphone
    • Numéros de téléphone mobile
    • Étiquettes
    • Type
  • Filtre :

    • « Type » est …
    • AND
      • « Étiquettes » contient exactement …
      • OR « Étiquettes » contient exactement …

Astuce

Le filtre contient plusieurs conditions concernant les étiquettes. Pour cette colonne, vous pouvez :

  • affiner le filtre en ajoutant une condition avec l’opérateur « OR » au niveau adéquat
  • simplifier le filtre en supprimant une condition avec l’opérateur « OR ».

Contacts des organisations par étiquette§

Dans Yesplan, vous pouvez assigner des étiquettes à des organisations, mais aussi aux contacts d’une organisation. Ce dataview retrouvera toutes les organisations avec une étiquette déterminée, ainsi que les contacts correspondants. Ceux-ci sont représentés côte-à-côte dans un tableau, qui vous présente rapidement une vue d’ensemble de tous les contacts au sein d’une organisation.

  • Scope : Contacts

  • Colonnes :

    • Organisation
    • Organisation > Adresses e-mail
    • Organisation > Numéros de téléphone
    • Organisation > Adresses de site internet
    • Organisation > Code postal (adresse par défaut)
    • Organisation > Commune (adresse par défaut)
    • Organisation > Pays (adresse par défaut)
    • Organisation > Code de langue
    • Organisation > Étiquettes
    • Prénom
    • Nom de famille
    • Nom
    • Code de langue
    • Adresses e-mail
    • Numéros de téléphone
    • Numéros de téléphone mobile
    • Étiquettes
    • Type
  • Filtre :

    • « Type » est « Lien »
    • AND
      • « Organisation > Étiquettes » contient exactement …
      • OR « Organisation > Étiquettes » contient exactement …
    • AND
      • « Étiquettes » contient exactement …
      • OR « Étiquettes » contient exactement …

Astuce

Le filtre contient plusieurs conditions concernant les étiquettes. Pour cette colonne, vous pouvez :

  • affiner le filtre en ajoutant une condition avec l’opérateur « OR » au niveau adéquat
  • simplifier le filtre en supprimant une condition avec l’opérateur « OR ».

Liens sans e-mail§

Les coordonnées de vos contacts doivent être en ordre. Ce dataview affiche tous les liens qui n’ont pas d’adresse e-mail.

  • Scope : Contacts
  • Colonnes :

    • Type
    • Nom
    • Adresses e-mail
  • Filtre :

    • « Adresses e-mail » est vide
    • AND « Type » est « Lien »

Conflits§

Conflits dans le futur§

Nous conseillons souvent à nos clients d’éviter les conflits dans le futur, parce que ceux-ci risquent d’entraîner des réservations doubles, des salles indisponibles, etc. Ce dataview dresse la liste de tous les conflits dans le futur, avec leur type et leur description. Vous pouvez cliquer sur les événements, les ressources et les réservations des ressources dans ce dataview pour ouvrir leur fenêtre d’information et résoudre les conflits.

  • Scope : Conflits dans le futur
  • Colonnes :

    • Date
    • Type
    • Est masqué ?
    • Description
    • Événement
    • Ressource
    • Réservation des ressources