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Calendrier des événements

Le calendrier des événements présente un aperçu des lieux, des dates et des événements. Voici les possibilités et les éléments du calendrier.

Lieux§

Vous pouvez déterminer vous-même les lieux visibles, ainsi que leur ordre. Ce réglage n’influence donc pas l’affichage du calendrier chez les autres utilisateurs. Il s’agit d’un réglage personnel défini par chaque utilisateur.

Les actions suivantes sont possibles :

  • Afficher ou masquer un lieu.
  • Modifier l’ordre des lieux visibles.
  • Enregistrer comme un ensemble les lieux visibles (y compris l’ordre).
  • Masquer tous les lieux et afficher un autre ensemble.
  • Afficher momentanément des lieux supplémentaires, où des événements sont programmés.
  • Afficher momentanément des lieux supplémentaires, où des événements d’un groupe d’événements partiellement visible sont programmés.
  • Masquer à nouveau les lieux momentanément visibles.

Yesplan enregistre automatiquement les lieux visibles à la déconnexion et les affichera à nouveau à la prochaine connexion.

Modifier l’affichage des lieux§

Pour afficher un lieu, cliquez sur l’icône « + » à côté de la colonne à l’extrême droite. Vous pouvez alors sélectionner le lieu souhaité dans le menu déroulant.

Pour masquer un lieu, cliquez sur l’icône « - » dans l’en-tête de la colonne. Pour faire apparaître l’icône, positionnez le curseur sur l’en-tête.

Pour modifier l’ordre des lieux, faites glisser l’ensemble de la colonne, en sélectionnant l’en-tête (avec le nom du lieu).

Ensembles de lieux§

Vous pouvez enregistrer comme un ensemble une série de lieux visibles et leur ordre. Les ensembles enregistrés sont personnels et vous permettent de passer d’un lieu souvent consulté à l’autre dans le calendrier.

Pour créer un ensemble, allez dans le menu qui vous permet aussi d’ajouter un lieu aux lieux visibles (via l’icône « + » à côté de la colonne à l’extrême droite). Donnez à l’ensemble un nom de façon à pouvoir le retrouver plus rapidement. En cliquant sur un ensemble enregistré dans le menu déroulant, vous masquez les lieux actuellement visibles. Seuls les lieux de l’ensemble seront alors affichés.

Votre administrateur Yesplan peut aussi configurer un ensemble des lieux par défaut :

  • En se connectant pour la première fois à Yesplan, les nouveaux utilisateurs verront dans le calendrier des événements tous les lieux de l’ensemble par défaut dont leur équipe est le propriétaire.
  • Vous pouvez aussi appeler l’ensemble par défaut dans le calendrier via l’icône « + » > « Ouvrir ensemble » > « Ensemble par défaut ».

Astuce

Consultez la section Gestion des lieux pour en savoir plus sur l’ensemble par défaut.

Lieux masqués§

Outre le lieu affiché à l’extrême droite, Yesplan indique, par date, si des événements sont programmés dans les lieux invisibles pour l’utilisateur. En cliquant sur la cellule de cette colonne supplémentaire, vous pourrez visualiser tous les lieux où des événements sont programmés. Ces lieux sont momentanément visibles ; ces préférences ne sont pas enregistrées à la déconnexion.

Astuce

Vous pouvez masquer à nouveau les lieux momentanément visibles en cliquant sur une icône de l’affichage du calendrier (affichage large, compact ou restreint).

Sans lieu défini§

Une colonne spéciale « Sans lieu défini » peut être affichée dans le calendrier des événements. C’est ici qu’apparaissent les événements sans lieu défini. Dans cette colonne, vous pouvez également créer des événements sans lieu défini. La colonne peut également être déplacée entre les autres lieux.

Dates§

Styles de date personnalisés§

Certaines dates – telles que les jours fériés, vacances scolaires, périodes de pointe, congés, etc. – peuvent avoir un statut spécial dans le calendrier. Yesplan vous permet de marquer ces dates spéciales en créant des styles de date personnalisés. Dans la colonne de gauche du calendrier, ces dates sont indiquées par une couleur de bordure et de texte spécifique, ainsi que par une description.

Remarque

Par défaut, seuls les administrateurs peuvent adapter les styles de date personnalisés. Vous pouvez modifier cette restriction dans les préférences système afin de permettre à tout utilisateur d’adapter les styles de date personnalisés dans le calendrier. N’oubliez pas qu’il est également possible d’utiliser les styles de date personnalisés dans les contrats du Teamplanner pour indiquer les jours où l’on n’est pas supposé travailler (jours fériés, etc.).

Une date peut être marquée par un ou plusieurs styles de date personnalisés. À cet effet, cliquez sur le nom des styles de date personnalisés déjà paramétrés dans la colonne des dates du calendrier ou – si aucun style de date personnalisé n’a encore été paramétré – cliquez sur « Jour habituel » (cette option apparaît dès que le curseur passe sur la cellule de la date). Ensuite, une liste des styles de date personnalisés disponibles s’affiche. Cochez ou décochez les styles de date personnalisés pour sélectionner les styles de date qui seront appliqués à la date. La modification d’un style de date personnalisé est toujours visible pour tous les utilisateurs et pas seulement pour vous-même.

Les styles de date personnalisés disponibles, ainsi que les couleurs correspondantes, sont paramétrés par un administrateur Yesplan (voir Gestion des dates personnalisées). Notez qu’un administrateur peut également associer un style de date personnalisé à un fichier iCalendar (contenant, par exemple, les jours fériés légaux). Les styles de date personnalisés qui ont été ajoutés de cette manière ne peuvent pas être décochés dans le calendrier pour la date concernée. Il reste cependant possible de cocher d’autres styles de date personnalisés pour cette date.

Date de travail§

Le calendrier s’ouvre par défaut à la date d’aujourd’hui. Vous pouvez toutefois configurer le calendrier de manière à l’ouvrir à la « date de travail », soit la dernière date à laquelle vous avez travaillé dans Yesplan.

La date de travail est configurée chaque fois que vous sélectionnez un événement dans le calendrier, que vous changez de date à l’aide du sélecteur de date ou que vous sélectionnez une date ou une réservation dans le Teamplanner. Cela vous aide à continuer de travailler autour de la même date à différents endroits dans Yesplan. Par exemple, si vous passez du calendrier des événements à l’affichage par jour du Teamplanner, vous constaterez que cet affichage par jour s’ouvre à la date de travail.

Vous trouverez ce paramètre d’ouverture du calendrier des événements à la date de travail dans les « Paramètres de l’utilisateur » dans l’onglet « Préférences de l’utilisateur ». Dans « Date à l’ouverture du calendrier », choisissez l’option « dernière date de travail utilisée » dans le menu des préférences. Cliquez ensuite sur « Enregistrer » en-dessous de la liste pour sauvegarder ce changement.

Événements§

Tous les événements peuvent être affichés dans une cellule du calendrier. Pour chaque événement, les données suivantes seront affichées :

  • Nom
  • Statut (couleur d’arrière-plan de la cellule)
  • Profil (couleur du bord de la cellule)
  • Heure de début et de fin (si encodées dans l’horaire)
  • Groupe d’événements auquel appartient l’événement (le cas échéant, ne s’affiche pas dans l’affichage restreint, voir Affichages du calendrier)
  • Rang dans l’ordre des options (si le statut est du type « option »)
  • Une icône jaune avec un point d’interrogation ou d’exclamation peut apparaître dans le coin supérieur gauche de l’événement :

    • Point d’interrogation : l’événement contient des placeholders réservés qui n’ont pas encore été remplacés, consultez la section Réservation des placeholders pour en savoir plus.
    • Point d’exclamation : l’événement contient un conflit, consultez la section Conflits pour en savoir plus. Le point d’exclamation apparaît également lorsque d’autres placeholders réservés doivent encore être attribués sur ce conflit.

Ordre des options§

Les événements qui ont un statut de type « option » sont triés sur base du moment de la réservation de l’événement dans Yesplan. Cet ordre est explicité par la numérotation de ces événements dans le calendrier (le nombre dans le point jaune à côté de l’événement) et permet de savoir ultérieurement quelle option a été la première inscrite au calendrier. Notez que les « options » ne sont donc pas triées en fonction de l’heure de début de la représentation. Elles sont en outre affichées dans une section distincte sous les événements « confirmés » de cette journée.

La définition du « moment de la réservation de l’événement » peut être paramétrée dans les préférences système : soit vous utilisez le moment de la première apparition de l’événement dans le calendrier, soit le moment de la réservation de l’événement dans le lieu. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans le mode d’emploi des paramètres du système, sous le titre Ordre de tri des événements avec le type de statut « option ».

Événements verrouillés§

Les événements verrouillés sont des événements dont la date, le lieu et le nom ne peuvent pas être modifiés et qui ne peuvent pas être supprimés. Un événement est verrouillé s’il présente un statut du type « verrouillé ». Vous utiliserez généralement ce statut pour les événements confirmés.

Les utilisateurs qui disposent des droits nécessaires pour déverrouiller des événements peuvent encore modifier le nom, le lieu ou la date de ces événements après avoir cliqué sur le cadenas pour les déverrouiller. Ces utilisateurs peuvent également supprimer l’événement après l’avoir déverrouillé, à condition de disposer des droits d’accès supplémentaires requis à cet effet.

Les événements verrouillés sont indiqués par un cadenas gris. Dans le calendrier, ce cadenas apparaîtra si vous positionnez le curseur sur l’événement en question. Dans la fenêtre d’information de l’événement, le cadenas apparaît à côté du nom, de la date et du lieu. Par ailleurs, ces cadenas sont aussi visibles dans les affichages en arbre des groupes d’événements.

Les groupes d’événements contenant un ou plusieurs événements avec un statut de type « verrouillé » sont également protégés. Le nom d’un tel groupe ne peut pas être modifié (à moins de déverrouiller le cadenas). Vous ne pouvez pas non plus supprimer entièrement un groupe contenant un ou plusieurs événements verrouillés. Il reste toutefois possible de déplacer ou de supprimer simplement les événements appartenant à ce groupe sans avoir le statut verrouillé.

Remarque

Un événement verrouillé en raison des heures réelles ajoutées à une ou plusieurs réservations de ressources est protégé contre la modification du nom, de la date et du lieu ou contre la suppression. Le seul moyen de déverrouiller un tel événement est de supprimer à nouveau les heures réelles.

Le nom d’un groupe d’événements qui contient des événements verrouillés en raison de leurs heures réelles sera également protégé. Vous pourrez cependant déverrouiller simplement le cadenas du groupe d’événements si vous disposez des droits d’accès requis.

Indisponibilités§

Outre l’affichage des événements, les lieux sont également indiqués dans le calendrier comme indisponibles au moyen de cellules rouges. L’indisponibilité des lieux est gérée de la même façon que l’indisponibilité des ressources (voir mode d’emploi des ressources). Dans le calendrier, vous pouvez en outre ajouter une description, par exemple pour indiquer les motifs pour lesquels le lieu n’est pas disponible ce jour-là.

En cliquant sur le symbole « horloge » d’une indisponibilité, vous ouvrez la fenêtre d’information du lieu. Vous pouvez y indiquer les heures de l’indisponibilité (voir mode d’emploi des ressources).

Fenêtre de détail de l’événement§

Dans la fenêtre de détail d’un événement, vous pouvez visualiser une série de caractéristiques de base : nom, date, lieu, statut, profil et étiquettes. Ces caractéristiques de base peuvent également être adaptées dans la fenêtre de détail si vous disposez des droits d’accès adéquats. Attention : il n’est pas possible de modifier simplement le nom, la date ou le lieu si l’événement a été verrouillé ; ces champs sont alors protégés par un cadenas qu’il faut préalablement déverrouiller (action nécessitant d’avoir les droits d’accès adéquats).

Pour afficher la fenêtre de détail, maintenez brièvement le curseur au-dessus de l’icône d’information (« i ») dans le coin supérieur droit de la cellule de l’événement, dans le calendrier. Cette fenêtre disparaît automatiquement lorsque vous retirez le curseur de l’icône d’information ou de la fenêtre de détail. Si vous faites glisser la fenêtre de détail, celle-ci restera affichée et vous devrez la refermer vous-même.

Si l’événement fait partie d’une production, le nom, le statut et le profil de la production apparaîtront également dans la fenêtre de détail. Notez que la mention « s.o. » (sans objet) s’affiche en regard du statut ou du profil de la production lorsque tous les événements de la production n’ont pas le même statut ou le même profil. Lorsque vous modifiez ici le profil ou le statut de la production, vous modifiez également le profil et le statut de tous les événements appartenant à cette production.

Si l’événement fait partie d’un groupe d’événements, la structure des événements s’affichera également (sous la forme d’une arborescence).

Horaire des évènements§

Dans le calendrier, l’horaire d’un événement s’affiche lorsque vous cliquez sur l’icône « horloge » dans la cellule de l’événement (une fenêtre de détail s’ouvre alors). Vous pouvez également visualiser l’horaire dans l’onglet « Horaires » de la fenêtre d’information de l’événement.

Lorsque vous ouvrez l’horaire dans le calendrier, une fenêtre de détail de l’horaire s’ouvre. Celle-ci se comporte comme la fenêtre de détail de l’événement ; elle se fermera automatiquement dès que vous retirez le curseur de la fenêtre. Toutefois, si vous faites glisser la fenêtre ou apportez une modification aux horaires, la fenêtre restera affichée jusqu’au moment où vous la renfermez.

Certains points horaires de l’horaire peuvent être des éléments distincts (par exemple : « Portes » à 20 heures). Ils peuvent cependant aussi indiquer le début et la fin d’une même sous-activité (par exemple : « Soundcheck » de 16 à 18 heures). Les points horaires dont les heures de début et de fin sont indiquées sont reliés entre eux et sont affichés dans l’horaire, accompagnés respectivement de « (start) » et de « (stop) » à côté de leur description (par exemple « 16:00 Soundcheck (start) » et « 18:00 Soundcheck (stop) »).

Heures relatives§

Vous pouvez introduire les heures de l’horaire comme des heures absolues (par exemple ouverture des portes à 20 h 30), mais vous pouvez aussi les définir relativement les unes aux autres (par exemple ouverture des portes une demi-heure avant la représentation). Notez que vous pouvez également définir l’heure de fin relativement à l’heure de début en indiquant la durée (par exemple la représentation commence à 21 h 00 et dure 45 minutes).

Les exemples ci-dessous font comprendre clairement la différence entre un horaire à heures absolues et un horaire à heures relatives.

Exemple d’un horaire comportant uniquement des heures absolues :

  • 20:30, Portes
  • 21:00–21:45, Concert 1re partie
  • 21:45–22:00, Entracte
  • 22:00-22:45, Concert 2e partie
  • 23:00-00:30, Démontage

Si « Concert 1re partie » commence une demi-heure plus tard (soit à 21 h 30), vous devrez modifier toutes les heures de l’horaire ci-dessus pour les adapter à la nouvelle situation. Pour éviter cela, vous pouvez aussi définir ce même horaire en fonction des relations entre les heures :

  • une demi-heure avant « Concert 1re partie », Portes
  • 21:00, Concert 1re partie – durée : 45 minutes
  • consécutivement à « Concert 1re partie », Entracte – durée : 15 minutes
  • consécutivement à « Entracte », Concert 2e partie – durée : 45 minutes
  • 15 minutes après « Concert 2e partie », Démontage – durée : 1 heure et 30 minutes

Si, dans cet horaire, nous modifions l’heure de début de « Concert 1re partie » pour la fixer à 21 h 30, toutes les heures qui s’y rapportent seront automatiquement adaptées en même temps.

Remarque

Dans l’horaire, les heures sont toujours affichées comme des heures absolues, même si elles ont été encodées comme des durées ou si elles dépendent d’une autre heure. Lors de la modification (ou de l’inspection) des horaires, les relations définies sont à nouveau affichées et peuvent être modifiées comme telles.

Ajouter et modifier des points horaires§

Pour ajouter un point horaire, cliquez sur « Ajouter point horaire ». Vous pouvez modifier un point horaire existant en cliquant sur « Modifier » (cette commande apparaît lorsque le curseur se trouve sur la ligne du point horaire), en double-cliquant sur l’heure ou en double-cliquant sur la description du point horaire. Ces commandes ouvrent un formulaire qui vous permet de compléter et de modifier les données requises.

Les heures et les durées peuvent être introduites aux formats hh:mm, hh ou hhmm. Par exemple, pour 8 heures du soir, vous pouvez saisir : 20, 20:00 ou 2000. Pour 20 heures 30, introduisez 20:30 ou 2030. Il est également possible d’introduire une durée au format mm' en utilisant ' pour les minutes. Par exemple, une durée de 90 minutes peut être saisie comme 1:30, 01:30, 0130 ou 90'.

Attention

Les modifications dans ce formulaire ne sont pas effectives immédiatement, mais ne sont enregistrées que lorsque vous cliquez sur le bouton « OK » ou lorsque vous appuyez sur ENTER.

Le formulaire contient les champs suivants :

  • Sélecteur de date : Sélectionnez la date pour l’heure de début.

    L’horaire n’est pas limité au seul jour de l’événement. Il est possible également d’ajouter des heures à la veille ou au lendemain de l’événement. Pour modifier la date, cliquez sur les flèches à gauche ou à droite de la date.

Remarque

Dans le calendrier, l’événement sera affiché uniquement à la date d’origine de l’événement. Si l’horaire de l’événement comporte des points horaires appartenant à une autre date que le jour calendrier de l’événement, cet événement ne sera pas affiché dans le calendrier à ces autres dates. Toutefois, un conflit apparaîtra si l’événement dépasse la ligne de changement de jour décalé.

  • Début : Définir l’heure de début du point horaire.

    Vous pouvez introduire ici une heure absolue (par exemple 20:00) ou définir un lien avec un autre point horaire dans l’horaire. Si l’heure relative est modifié, ce point horaire sera déplacé en même temps.

    Généralement, vous introduirez des heures (absolues) à la date de l’événement. Il est possible également d’ajouter des heures à la veille ou au lendemain de l’événement. À cet effet, utilisez le sélecteur de date affiché au-dessus du champ « Début » (voir « Sélecteur de date » ci-dessus).

Remarque

Par défaut, Yesplan partira du principe que vous complétez des heures qui tombent à la date de l’événement. Notez que la ligne de changement de jour décalé est prise en compte ici. Cela signifie que Yesplan considérera les heures entre minuit et la ligne de changement de jour décalé comme faisant partie de la date de l’événement. Avantage : en complétant une heure de ce type, vous ne devez pas d’abord modifier la date ; Yesplan le fera automatiquement à votre place.

Par exemple : un événement aura lieu le 14 février de 20 à 22 heures. Si je souhaite ajouter à l’horaire un point horaire qui tombe après minuit, par exemple à 1 heure, il suffit de compléter simplement 01:00 dans le champ « Début ». Yesplan interprétera cette heure comme « 1 heure pendant la nuit du 14 au 15 février » (c’est-à-dire, en réalité, le 15 février à 1 heure). Je ne dois donc pas d’abord modifier la date.

Pour signaler que vous êtes en train de compléter un point horaire à la date suivante, la date (dans le « sélecteur de date » au-dessus du champ « Début ») passera automatiquement au 15 février.

Notez que Yesplan interprétera également la date souhaitée comme « la date de l’événement » si vous déplacez le point horaire vers une heure avant minuit. Si, dans l’exemple ci-dessus, vous changez l’heure de 01:00 à 22:00, la date sera également modifiée automatiquement pour passer à la date de l’événement, soit le 14 février.

En revanche, si vous souhaitez ajouter un point horaire à 22 heures le 15 février, vous devrez d’abord sélectionner manuellement la date suivante dans le « sélecteur de date » au-dessus du champ « Début » (en cliquant sur la flèche à droite de la date affichée). Similairement, si vous souhaitez ajouter un point horaire à 1 heure le 14 février, vous devrez d’abord sélectionner manuellement la date précédente dans le « sélecteur de date » au-dessus du champ « Début » (en cliquant sur la flèche à droite de la date affichée).

Dès que vous aurez modifié la date manuellement dans le « sélecteur de date » au-dessus du champ « Début » (en cliquant sur l’une des flèches), Yesplan n’adaptera plus la date automatiquement à votre place lorsque vous introduisez une heure de début.

Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver la modification automatique de la date pour les heures entre minuit et la ligne de changement de jour décalé. À cet effet, réglez sur false le paramètre de l’utilisateur « Utiliser la ligne de changement de jour décalée dans l’horaire » dans les « Paramètres de l’utilisateur » de l’onglet « Préférences personnelles ».

Pour établir un lien avec un autre point horaire, cliquez sur la « flèche » à côté du champ. Dans le menu déroulant qui apparaît, vous pouvez ensuite sélectionner le point horaire souhaité. Notez que ce menu déroulant sera disponible uniquement s’il existe déjà un autre point horaire dans l’horaire. En établissant un lien avec un autre point horaire, vous pouvez y ajouter du temps additionnel (par exemple, « le démontage commencera 15 minutes après le concert »). La marche à suivre est décrite de manière détaillée à la fonction « Ajouter temps complémentaire » ci-dessous.

S’il existe un lien d’un autre point horaire dans l’horaire vers cette heure de début, la commande « Afficher les liens » apparaît. Un clic sur cette commande ouvre une liste de tous les points horaires reliés à cette heure de début.

  • Ajouter temps complémentaire (apparaît uniquement pour les heures de début relatives) : Configurez un temps complémentaire par rapport à un autre point horaire.

    En établissant un lien avec un autre point horaire, vous pouvez y ajouter un temps additionnel déterminé. Par exemple, « le démontage commencera 15 minutes après le concert » ou « les portes s’ouvriront une heure avant le début de la représentation ». Le temps complémentaire définit à combien de temps avant ou après l’heure à laquelle il se rapporte vous souhaitez faire commencer ce point horaire.

    Par exemple, pour indiquer que le démontage commence un quart d’heure après la fin du concert, sélectionnez d’abord le point horaire avec lequel vous souhaitez établir un lien dans le menu déroulant (en l’occurrence « Concert (stop) »). Ensuite, cliquez sur « Ajouter temps complémentaire » et complétez le temps additionnel souhaité (+0:15).

    Pour indiquer que les portes s’ouvrent une heure avant la représentation, sélectionnez le point horaire avec lequel vous souhaitez établir un lien dans le menu déroulant (en l’occurrence « Représentation (start) »). Ensuite, cliquez sur « Ajouter temps complémentaire » et complétez le temps complémentaire (négatif) souhaité (-01:00).

    Le temps complémentaire est limité à 24 heures avant ou après l’heure à, laquelle il se rapporte.

    Vous pouvez ensuite supprimer les temps complémentaires ajoutés en cliquant sur « Supprimer temps complémentaire ».

Remarque

Les heures et les durées peuvent être introduites aux formats hh:mm, hh ou hhmm. Par exemple, pour 8 heures du soir, vous pouvez saisir : 20, 20:00 ou 2000. Pour 20 heures 30, introduisez 20:30 ou 2030. Il est également possible d’introduire une durée au format mm' en utilisant ' pour les minutes. Par exemple, une durée de 90 minutes peut être saisie comme 1:30, 01:30, 0130 ou 90'.

Le « temps complémentaire » (associé à une heure de début) peut être ajouté ou déduit. Si vous voulez déduire la durée, ajoutez un - à la durée, par exemple : -02:30. Vous pouvez ajouter un + pour montrer que le temps doit être ajouté, mais ce signe est optionnel. En effet, toute durée introduite sans signe + ou - sera toujours considérée comme +.

  • Fin : Définir l’heure de fin du point horaire.

    L’heure de fin est optionnelle, vous ne devez pas obligatoirement compléter une valeur ici.

    L’heure de fin peut être une heure absolue (par exemple 22:00) ou elle peut être exprimée relativement à l’heure de début en indiquant la durée (par exemple, le démontage commence à 22 heures et dure 2,5 heures, soit 2:30). Une heure de fin de ce type se déplacera automatiquement dès que l’heure de début est modifiée.

    S’il existe un lien d’un autre point horaire dans l’horaire vers cette heure de fin, la commande « Afficher les liens » apparaît. Un clic sur cette commande ouvre une liste de tous les points horaires qui se rapportent à cette heure de fin.

Remarque

Par défaut, le champ est préparé pour la saisie d’heures absolues. C’est ce qu’indiquent l’icône « horloge » et l’indicateur avec un « bouton » vers le haut à côté du champ. En cliquant sur l’horloge, vous pouvez modifier le champ en vue d’introduire une durée. C’est ce qu’indiquent l’icône « réveil » et l’indicateur avec un « bouton » vers le bas à côté du champ. En cliquant sur le réveil, vous pouvez modifier le champ pour revenir à la saisie d’heures absolues.

Vous pouvez basculer entre les deux positions autant de fois que nécessaire. Si le champ contient une valeur, l’heure de fin passera automatiquement de l’heure absolue à la durée correcte et inversement.

Par exemple, pour indiquer que le démontage dure 2,5 heures, cliquez d’abord sur l’icône « horloge », si nécessaire, puis complétez la durée souhaitée : 2:30.

Les heures et les durées peuvent être introduites aux formats hh:mm, hh ou hhmm. Par exemple, pour 8 heures du soir, vous pouvez saisir : 20, 20:00 ou 2000. Pour 20 heures 30, introduisez 20:30 ou 2030. Il est également possible d’introduire une durée au format mm' en utilisant ' pour les minutes. Par exemple, une durée de 90 minutes peut être saisie comme 1:30, 01:30, 0130 ou 90'.

Vous pouvez ajouter un + à la durée et saisir +2:30, par exemple, mais ce signe est optionnel.

L’heure de fin est toujours supposée tomber plus tard que l’heure de début. La durée est limitée à 24 heures et l’heure absolue peut tomber au plus tard 24 heures après l’heure de début.

Si vous avez choisi une heure de début relative, il est impossible d’introduire une heure de fin absolue. Dans ce cas, vous devrez toujours introduire l’heure de fin sous la forme d’une durée.

Pour supprimer une heure de fin, cliquez sur « Supprimer l’heure de fin ».

  • Description : Ajouter une description du point horaire.

    Les descriptions dans l’horaire peuvent être librement complétées par les utilisateurs ou définies par un administrateur Yesplan (voir Étiquettes et descriptions). Les descriptions existantes correspondant aux lettres saisies apparaissent dans la liste de suggestions.

  • Supprimer : Supprimer la totalité du point horaire.

    Cliquez sur le bouton « Supprimer » pour supprimer la totalité du point horaire dans l’horaire. Notez qu’il est impossible de supprimer certains points horaires et qu’il est également possible de supprimer certaines heures individuelles (voir Supprimer des points horaires).

Définir les heures de début et de fin affichées§

Les heures affichées de début et de fin de l’événement (généralement les horaires destinés au public) pourront être indiquées dans l’horaire ; ces heures s’afficheront alors dans le calendrier des événements. Vous pouvez indiquer ces heures en cliquant dans l’horaire, en regard du point horaire souhaité (à l’extrémité droite de la ligne), sur la puce de gauche ou de droite (pour la faire apparaître en rouge). La puce rouge dans la première colonne se rapporte à l’heure de début affichée dans le calendrier, celle qui apparaît dans la deuxième colonne se rapporte à l’heure de fin.

Heures de début et de fin§

Yesplan définit en outre pour chaque événement les heures de début et de fin utilisées, par exemple, pour les réservations des ressources. Ces heures de début et de fin (calculées) ne sont pas les mêmes que les heures de début et de fin affichées : ces deux concepts sont indépendants l’un de l’autre.

Ci-dessous, nous décrivons comment Yesplan calcule les heures de début et de fin. Supposons un événement qui a lieu le 7 avril et une ligne de changement de jour décalé fixée à 7 h 00.

  • Si l’horaire ne contient aucun point horaire :
    • L’heure de début de l’événement correspond à la ligne de changement de jour décalé à la date de l’événement : 7 h 00 le 7 avril.
    • L’heure de fin de l’événement correspond à la ligne de changement de jour décalé le lendemain de la date de l’événement : 7 h 00 le 8 avril.
  • Si l’horaire contient plusieurs points horaires :
    • L’heure de début de l’événement correspond à l’heure de début du premier point horaire.
    • L’heure de fin de l’événement correspond à l’heure de fin du dernier point horaire. Si ce point horaire ne contient aucune heure de fin, Yesplan utilisera l’heure de début du dernier point horaire.
  • Si l’horaire contient un seul point horaire, avec une heure de début et une heure de fin :
    • L’heure de début de l’événement correspond à l’heure de début de ce point horaire.
    • L’heure de fin de l’événement correspond à l’heure de fin de ce point horaire.
  • Si l’horaire contient un seul point horaire, avec une heure de début, mais sans heure de fin :
    • L’heure de début de l’événement correspond à l’heure de début de ce point horaire.
    • L’heure de fin de l’événement correspond à la ligne de changement de jour décalé le lendemain de la date de l’événement : 7 h 00 le 8 avril.
  • Si l’horaire contient un seul point horaire, qui a seulement une heure de début, et si ce point horaire tombe après la ligne de changement de jour décalé le lendemain de la date de l’événement (7 h 00 le 8 avril) :
    • L’heure de début de l’événement correspond à la ligne de changement de jour décalé le lendemain de la date de l’événement (7 h 00 le 8 avril).
    • L’heure de fin de l’événement correspond à l’heure de début de ce point horaire.

Attention

Nous déconseillons fortement d’appliquer ce dernier scénario dans la pratique, car il prête facilement à confusion :

  • L’heure de début du point horaire sera automatiquement l’heure de début affichée de l’événement.
  • L’heure de début de ce point horaire sera en même temps aussi l’heure de fin (calculée) de l’événement.

Supprimer des points horaires§

Il existe deux méthodes pour supprimer des points horaires :

  1. Positionnez le curseur sur un point horaire, cliquez sur « Modifier » et ensuite sur « Supprimer ». Cette opération supprime la totalité du point horaire, y compris ses heures de début et de fin.
  2. Positionnez le curseur sur l’heure de début ou de fin d’un point horaire et cliquez sur l’icône « - » à sa droite. Cette opération ne supprime que l’heure de début ou de fin concernée.

Remarque

Il n’est pas toujours possible de supprimer les points horaires. Dans ce cas, le clic sur « Modifier » fera apparaître un cadenas à l’écran, accompagné du texte « Pour quelle raison ceci est verrouillée ? » Cliquez sur ce lien pour obtenir plus d’explications.

  • Si le point horaire est utilisé dans une réservation : Il est verrouillé et un cadenas gris est affiché. Vous ne pouvez pas supprimer le point horaire proprement dit, mais vous pouvez modifier ses heures et sa description. Si vous voulez le supprimer entièrement malgré tout, vous devez d’abord modifier la réservation.

    Par exemple, si Violet est réservée pour le point horaire « Soundcheck » de 17 h 30 à 18 h 30, le point horaire « Soundcheck » ne pourra pas être supprimé, mais il peut être modifié en « Montage » de 17 h 00 à 18 h 00.

  • Si le point horaire est utilisé dans une réservation et cette réservation contient des heures réelles : Il est verrouillé et un cadenas bleu est affiché. Vous ne pouvez ni supprimer le point horaire, ni modifier les heures, mais vous pouvez toujours modifier sa description.

    Par exemple, si Violet est réservée pour le point horaire « Soundcheck » de 17 h 30 à 18 h 30 et des heures réelles ont été ajoutées à cette réservation, vous pourrez seulement changer la description en « Montage ».

Vous pouvez supprimer un point horaire relatif, mais l’heure qui s’y rapporte sera convertie en heure absolue, ce qui risque de faire disparaître la cohérence de l’horaire. Voilà pourquoi Yesplan demande une confirmation lorsque vous essayez de supprimer un point horaire relatif auquel se rapporte un autre point horaire dans cet horaire.

Par exemple, dans l’horaire relatif suivant :

  • 14:00, Réception – durée : 2 heures
  • une demi-heure après la « Réception », Rangement

Si vous supprimez le point horaire « Réception (stop) », l’horaire sera ramené à des heures absolues :

  • 14:00, Réception
  • 16:30, Rangement

Modes d’affichage du calendrier§

L’affichage par défaut vous montre tous les événements par date et par lieu. Si vous choisissez un affichage limité dans le coin supérieur gauche du calendrier, un seul événement par cellule sera affiché et les autres resteront masqués sous cet événement. Vous pouvez choisir quel élément reste visible :

  • En cliquant sur l’icône « empilement » en bas à droite de l’événement : la puce rouge indique quel événement est visible.
  • En cliquant sur la puce rouge de l’événement souhaité.

En outre, vous pouvez choisir dans le coin supérieur gauche du calendrier entre l’affichage restreint, moyen ou large des événements. Dans l’affichage restreint, le nom du groupe d’événements auquel appartient un événement n’apparaît pas.

Filtres§

Le filtre vous permet de limiter le nombre d’événements visibles dans le calendrier en fonction du statut, du profil et de l’étiquette, et vous pouvez cacher les indisponibilités. Lorsqu’un calendrier s’affiche en mode filtré, l’icône filtre en haut à gauche devient rouge.

Pour créer un filtre, cliquez sur l’icône filtre en haut à gauche et ensuite sur « Ajouter un filtre ». Choisissez l’option souhaitée dans le menu déroulant. Vous pouvez ensuite ajouter un filtre en cliquant à nouveau sur « Ajouter un filtre ». Si les options vous conviennent, cliquez sur « Appliquer modification ». À présent, seuls s’affichent les événements qui ont le statut, le profil ou l’étiquette sélectionné.

Pour supprimer le filtre, cliquez sur l’icône filtre; le calendrier affichera à nouveau tous les événements.

Les paramètres du filtre sont enregistrés, même après la déconnexion. Vous pouvez revenir sur le dernier filtre utilisé en cliquant une nouvelle fois sur l’icône filtre. Les options éventuellement modifiées seront celles du nouveau filtre enregistré.

Vous pouvez naviguer d’une date à l’autre du calendrier de différentes façons :

  • En utilisant le sélecteur de date (en haut à gauche) pour rouvrir le calendrier à une date spécifique.
  • En cliquant sur les flèches de navigation (en haut ou en bas de la colonne de date) pour faire apparaître une série de semaines supplémentaires avant ou après les semaines actuellement visibles.
  • En faisant défiler la barre de navigation suffisamment vers le bas pour afficher automatiquement dans votre calendrier les quelques semaines suivantes. (S’il n’y a pas de barre de navigation, vous pouvez cliquer sur la flèche de navigation en-dessous de la ligne de date.)
  • Les groupes d’événements dont les événements ne sont pas tous visibles s’affichent avec des « petites languettes bleues » lorsque vous positionnez le curseur sur la cellule. Le chiffre qui apparaît dans la languette indique le nombre d’événements de ce groupe d’événements qui ont lieu avant ou après (dans le temps). Lorsque vous cliquez sur la languette, le calendrier des événements s’affichera sur l’événement suivant de ce groupe d’événements .

Conflits§

Yesplan ne vous empêche pas de sur-réserver un lieu et vous permet également d’affecter à un événement un nombre de ressources supérieur à celles disponibles. Yesplan vous le signalera toutefois par l’affichage d’un conflit en regard de l’événement. Un événement assorti d’un conflit est un événement pour lequel le planning ne sera probablement pas correct, selon les données disponibles dans Yesplan. Un conflit mentionne aussi toujours les informations justifiant l’affichage d’un problème de planning.

Vous pouvez décider d’ignorer un conflit et de le masquer (en cliquant sur « Masquer le conflit » en regard du conflit concerné).

À partir de la barre de navigation en bas de l’écran, vous pouvez ouvrir une fenêtre reprenant la liste de tous les conflits pour les événements futurs. Il suffit pour cela de cliquer sur « Conflits » dans le menu de navigation. Dans cette fenêtre, vous pouvez aussi consulter tous les conflits masqués (en cliquant sur le bouton « Afficher les conflits masqués ») et, au besoin, afficher à nouveau un conflit masqué (en cliquant sur la puce à droite de la ligne d’un conflit).