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Réservations

Vous pouvez réserver des contacts pour des événements, par exemple comme personne de contact ou comme coordinateur d’un spectacle.

Réservation de contacts pour des événements§

Vous pouvez réserver des contacts pour des événements. À cet effet, utilisez l’onglet « Contact » de l’événement ou les champs de données personnalisées du type de contact (les champs de contact), qui peuvent être ajoutés à un onglet au choix. Les contacts ajoutés via l’onglet « Contact » sont présentés dans une liste distincte et offrent plusieurs possibilités particulières (voir [Onglet des contacts de l’événement][251] ci-dessous).

Notez que, contrairement aux réservations de collaborateurs, les réservations de contacts ne contiennent ni horaires ni prix.

En réservant des contacts, vous pouvez choisir une personne, une organisation ou un lien en effectuant une recherche par nom. Au besoin, vous pouvez aussi créer directement une nouvelle personne ou une nouvelle organisation.

L’ajout d’un contact qui a déjà un ou plusieurs liens fait apparaître une option supplémentaire : « Modifier ». Celle-ci vous permet de sélectionner rapidement un autre lien pour ce contact. Si le lien d’un contact a été réservé, il vous permet aussi de passer directement à la personne ou à l’organisation.

Rôle du contact§

Vous pouvez aussi ajouter un rôle à la réservation du contact. Ces rôles sont optionnels, purement informatifs, et peuvent être utilisés (en plus du lien) pour indiquer ce que la personne est supposée faire. La liste des rôles de tous les contacts réservés n’est pas conservée et vous ne pouvez pas les utiliser comme critère de recherche. Les rôles des réservations de contacts sont donc très différents des rôles des ressources : les possibilités des rôles des ressources sont plus nombreuses, notamment en matière d’administration et de recherche.

Onglet des contacts de l’événement§

Les contacts ajoutés à partir de l’onglet « Contacts » de la fenêtre d’information d’un événement sont présentés dans une liste séparée. Cette liste est indépendante des contacts réservés à partir des données personnalisées de cet événement ; les contacts réservés à partir des données personnalisées ne figurent pas dans la liste de l’onglet « Contacts ».

Remarque

La liste des contacts ajoutés à partir de l’onglet « Contacts » de la fenêtre d’information d’un événement peut être consultée par le biais de l’API, mais pas à l’aide du langage de requête. La liste des contacts réservés pour un événement à partir des données personnalisées peut être retrouvée par le biais de l’API et à l’aide du langage de requête.

Mais les contacts ajoutés à la liste à partir de l’onglet « Contacts » ont une autre particularité : ils vous permettent de voir si un contact a été ajouté à un groupe d’événements ou à l’événement proprement dit. En consultant le groupe d’événements, vous ne verrez que les contacts de ce groupe. Mais en consultant l’événement, vous verrez les contacts de l’événement en plus de ceux du groupe d’événements parent.

Ceux-ci sont présentés séparément, vous permettant ainsi de savoir à tout moment à quel élément le contact a été ajouté : à l’événement proprement dit ou au groupe d’événements.

Vous pouvez en outre trier dans l’ordre de votre choix les contacts ajoutés à partir de l’onglet « Contacts » de la fenêtre d’information d’un événement. Pour trier les contacts, glissez-les vers la position souhaitée. Vous ne pourrez toutefois glisser les contacts qu’au sein de leur propre liste. Vous ne pouvez pas classer un contact ajouté à un groupe d’événements dans la liste des contacts ajoutés à l’événement proprement dit. Notez que l’ordre défini ici sera respecté lors de la consultation de ces contacts par le biais de l’API Web (/event/{id}/contactbookings).

Réservation de contacts pour des ressources ou des contacts§

Vous pouvez aussi réserver des contacts pour des ressources. La méthode utilisée est la même que lors des réservations pour des événements. Les ressources ont leur propre onglet « Contacts », à l’instar des événements, mais les réservations de ressources n’en ont pas. Les deux offrent toutefois la possibilité d’utiliser des champs de contact comme champs de données personnalisées dans des onglets distincts.

Notez que les contacts peuvent également être réservés pour des contacts et des réservations de contacts, mais uniquement par le biais des données personnalisées. La méthode utilisée est la même que lors des réservations pour des événements ou des ressources.

Vous pouvez aussi rechercher les réservations des contacts à l’aide du langage de requête. Le chapitre sur le langage de requête présente une description détaillée des possibilités spécifiques des [requêtes pour la recherche de réservations de contacts][252].

Remarque

Lors de la recherche de réservations de contacts pour une ressource, un contact ou un événement, le système affiche aussi les réservations ajoutées pour ces éléments par le biais des données personnalisées.

Aperçu des réservations du contact§

Toutes les réservations d’un contact sont affichées dans la fenêtre d’information du contact, sous l’onglet « Réservations ». Lors de l’ouverture de l’onglet, la liste par défaut affiche uniquement les réservations de ce contact pour des événements. Par défaut, les réservations sont d’ailleurs triées par date de l’événement (le plus récent en haut). La recherche peut également être limitée dans le temps (avant, après ou entre deux dates données).

Vous pouvez aussi rechercher les contacts réservés pour des ressources ou des contacts (en modifiant le filtre). Vous pouvez en outre trier les résultats par nom ou par date de création de la réservation. Il est possible de trier les réservations pour l’événement par date de l’événement ou par date de réservation du contact (en cochant « Trier les événements par date de réservation du contact »).

Remarque

Pour afficher cet onglet, vous devez en avoir les [capacités][18]. Ceux-ci peuvent être paramétrés par un administrateur Yesplan.

Vous pouvez aussi rechercher les réservations des contacts à l’aide du langage de requête. Le chapitre sur le langage de requête présente une description détaillée des possibilités spécifiques de [requêtes pour la recherche de réservations de contacts][252].

Remarque

Lors de la recherche de réservations de contacts pour une ressource, un contact ou un événement, le système affiche aussi les réservations ajoutées pour ces éléments par le biais des données personnalisées.