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Gestion

Avant de pouvoir réserver des contacts, vous devez évidemment être en mesure de les créer et de les gérer. Voici un aperçu de toutes les possibilités.

Création d’une personne§

Vous pouvez créer une nouvelle personne en cliquant sur l’élément du menu « Nouvelle personne… » de l’élément « Contacts » du menu de navigation.

L’onglet « Contact » de la fenêtre d’information affichée vous permet de compléter directement les données de base de la personne. Il s’agit des données personnelles de cette personne : nom, titre, adresse, langue et autres informations de contact correspondantes (telles que l’adresse e-mail, le numéro de téléphone…), et ainsi de suite. Vous pouvez également ajouter une image à cette personne.

Remarque

Dans Yesplan, un administrateur peut créer et compléter librement les titres des personnes (tels que Monsieur, Madame, Mademoiselle, etc.) dans les paramètres du système sous l’onglet « Contacts ».

Vous pouvez désigner un titre par défaut au choix. Ce choix sera ensuite complété automatiquement lors de la création d’une nouvelle personne. Du reste, le choix d’un titre « par défaut » est optionnel. Si aucun titre « par défaut » n’a été désigné, ce champ restera simplement vierge lors de la création d’une nouvelle personne.

Lors de la création d’une personne, il est possible de créer en même temps un collaborateur associé, soit une ressource.

Vous pouvez choisir aussi, en option, d’associer la personne à un collaborateur existant, à condition que le nom corresponde. En cas d’association à un collaborateur existant qui était déjà, à son tour, associé à un autre contact, l’association avec l’ancien contact sera rompue par la nouvelle association.

Attention

Si cette nouvelle association avec le collaborateur est ensuite supprimée, l’association avec l’ancien contact ne sera pas rétablie. Il faudra la rétablir manuellement.

En cas d’association d’un contact à un collaborateur qui est à son tour associé à un utilisateur, cette association est maintenue et le contact se trouve donc également associé à l’utilisateur (via le collaborateur). La suppression d’un contact associé à un utilisateur ne supprimera pas l’association entre le collaborateur et l’utilisateur.

Une petite icône identifie également les contacts associés dans la fenêtre de recherche de contacts, ainsi que dans la fenêtre d’information du contact. Les contacts associés à un utilisateur (et donc, par la même occasion, à un collaborateur) sont identifiés par une petite icône noire, qui représente un utilisateur ; les contacts associés uniquement à un collaborateur sont identifiés par la lettre H dans un cercle vert (H comme ressource « Humaine »).

Remarque

Un administrateur Yesplan peut configurer plusieurs paramètres supplémentaires concernant les contacts. Ainsi, en plus des nom et prénom, il est possible de paramétrer l’utilisation d’initiales et de particules (comme il est d’usage aux Pays-Bas). Dans le mode d’emploi des paramètres du système, vous trouverez plus d’informations sur les différentes préférences.

Création d’une organisation§

Pour créer une nouvelle organisation, cliquez sur l’élément du menu « Nouvelle organisation… » de l’élément « Contacts » du menu de navigation.

L’onglet « Contact » de la fenêtre d’information affichée vous permet de compléter directement les données de base de l’organisation. Il s’agit des données de l’organisation proprement dite : nom, forme juridique, adresse, numéro de TVA et autres informations de contact générales correspondantes (telles que l’adresse e-mail, le numéro de téléphone…), etc. Vous pouvez également ajouter une image à cette organisation.

Remarque

Dans Yesplan, un administrateur peut créer et compléter librement les formes juridiques des organisations (telles que SA, SPRL, ASBL, etc.) dans les paramètres du système, sous l’onglet « Contacts ».

Vous pouvez désigner une forme juridique par défaut au choix. Ce choix sera ensuite complété automatiquement lors de la création d’une nouvelle organisation. Du reste, le choix d’une forme juridique « par défaut » est optionnel. Si aucune forme juridique « par défaut » n’a été désignée, ce champ restera simplement vierge lors de la création d’une nouvelle organisation.

Adresses multiples pour les contacts§

Vous pouvez enregistrer plusieurs adresses pour le même contact – une personne ou une organisation. Il existe plusieurs types d’adresse, par exemple « Adresse postale » ou « Adresse de facturation ». Un administrateur Yesplan détermine les types d’adresse disponibles (voir mode d’emploi des paramètres du système, chapitre Gestion des types d’adresse).

Chaque contact possède au moins une adresse (du type de votre choix). Il est possible d’ajouter une seule adresse de chaque type à un contact, mais ce n’est pas obligatoire.

Une des adresses de chaque contact sera toujours marquée comme étant « par défaut » : il s’agit de l’adresse par défaut de ce contact. Si le contact n’a qu’une seule adresse, celle-ci est automatiquement considérée comme l’adresse par défaut.

En plus de consulter l’adresse par défaut d’un contact, le langage de requête permet aussi d’utiliser des keywords spécifiques pour tous les types d’adresse possibles pour un contact. Vous en apprendrez davantage dans le mode d’emploi sur le langage de requête, au chapitre Consultation des adresses des contacts.

Ajout de liens§

Le lien du contact représente la fonction d’une personne au sein d’une organisation.

Vous pouvez ajouter les liens à partir des personnes ou des organisations. L’endroit où vous ajoutez le lien importe peu, ces liens étant toujours symétriques : si Bart est vendeur au Theaterlampenshop, vous pourrez voir cette fonction dans les liens de Bart, ainsi que dans les liens du Theaterlampenshop.

Notez qu’une personne ne peut être liée qu’à une organisation et vice versa. Il est impossible de lier une personne à une autre personne ou une organisation à une autre organisation.

Créez un lien dans l’onglet « Liens » de la personne (ou de l’organisation), en cliquant sur « Ajouter un lien » en bas de la liste. Cherchez ensuite l’organisation (ou la personne) à laquelle le contact doit être relié. Si celle-ci n’existe pas encore, vous pouvez la créer directement. Si elle existe, vous pouvez la sélectionner dans la liste des suggestions.

Ensuite, vous pouvez compléter les informations de contact de la personne au sein de l’organisation : sa fonction dans l’organisation, son département, les coordonnées en fonction de l’organisation (telles qu’adresse e-mail, numéro de téléphone…) etc.

Vous pouvez également ajouter des liens aux personnes et aux organisations dans la fenêtre de recherche de contacts.

Remarque

Vous pouvez aussi configurer l’un des liens du contact comme lien par défaut pour cette personne ou cette organisation. Ce lien par défaut est utilisé surtout dans certains rapports, tels que l’offre de prix, et pour l’exportation de contacts depuis la fenêtre de recherche globale. Le fichier d’exportation contiendra des colonnes avec les données du lien par défaut pour chaque personne et chaque organisation.

Ajout d’étiquettes§

Vous pouvez directement ajouter une ou plusieurs étiquettes à la personne ou à l’organisation. À cet effet, ouvrez l’onglet « Contact » de la fenêtre d’information du contact.

En fonction des paramètres, vous pouvez sélectionner les étiquettes dans la liste des suggestions et/ou compléter vos propres étiquettes dans le champ de saisie affiché. La liste éventuellement affichée s’affinera au cours de la saisie.

Remarque

Un administrateur Yesplan peut configurer les étiquettes possibles dans les paramètres du système, sous l’onglet « Contacts ».

Vous pouvez aussi ajouter des étiquettes spécifiques au lien, c’est-à-dire à la personne au sein de l’organisation. À cet effet, retrouvez le lien concerné dans l’onglet « Liens » de la fenêtre d’information du contact et procédez de la même manière que pour les personnes et les organisations.

Si l’étiquette a été ajoutée au bon endroit (la personne, l’organisation ou le lien), elle permet de rechercher spécifiquement les informations adéquates du contact.

Par exemple :

  • La personne Jan porte l’étiquette « bénévole ».
  • Dans sa fonction de comptable au sein de l’organisation Acme, Jan porte l’étiquette « consultant ».
  • L’organisation Acme porte l’étiquette « partenaire ».

Le chapitre sur le langage de requête contient une présentation détaillée des requêtes spécifiques possibles pour retrouver des personnes, des organisations, les liens entre les deux, les réservations de contacts ou des combinaisons de ces différents éléments.

Doublons§

Lors de la création ou de la modification d’une personne ou d’une organisation, le système vérifie si celle-ci n’a pas déjà été créée auparavant. Un algorithme calcule le degré de ressemblance avec les contacts existants. Si la ressemblance est frappante, les deux contacts sont identifiés comme étant des doublons potentiels : une mention apparaît alors dans l’onglet « Contact ». Les doublons sont en outre marqués d’une petite icône dans la fenêtre de recherche de contacts et dans les listes des suggestions des champs de contact : la lettre D dans un cercle rouge apparaît à côté de leur nom.

Tous les doublons potentiels apparaissent dans l’onglet « Doublons », où vous pouvez fusionner les deux doublons ou indiquer qu’il ne s’agit pas de doublons.

Cliquez sur « Fusionner » pour ouvrir une fenêtre affichant deux colonnes, qui indiquent les différences entre les deux.

  • Pour chaque champ, vous pouvez cocher la valeur que vous souhaitez conserver après la fusion.
  • La fusion des données entraînera également la fusion des réservations des deux contacts.
  • Tous les liens de ces deux contacts seront maintenus après la fusion.

La fusion des champs de données personnalisées se déroule comme suit :

  • tous les champs de données personnalisées complétés du contact par lequel vous avez commencé (sous l’onglet « Doublons ») sont conservés.
  • les champs de données personnalisées vierges du contact par lequel vous avez commencé sont remplacés par les champs de données personnalisées complétés du doublon..

Remarque

Si l’un des deux contacts est associé à un collaborateur (ou à un utilisateur), la fusion des contacts n’est possible que dans un seul sens. Il faut toujours partir du contact qui est associé. L’association est conservée après la fusion.

Les contacts marqués comme n’étant « pas de doublon » sont conservés ; vous pouvez les retrouver plus tard en cliquant sur « Afficher les contacts marqués comme « pas de doublon » et les fusionner à ce moment-là.

Astuce

  • Les doublons potentiels peuvent disparaître également suite à la suppression des ressemblances entre les deux contacts. Par exemple, si vous modifiez le nom de manière à rendre la ressemblance moins frappante, l’algorithme des doublons ne considérera plus ce contact comme un doublon potentiel.
  • Vous pouvez aussi rechercher les doublons à l’aide du langage de requête. Le chapitre sur le langage de requête présente une description détaillée des possibilités spécifiques des requêtes pour la recherche de doublons de contacts.

Supprimer des contacts§

Il est possible de supprimer un contact. Ce contact n’apparaîtra plus dans les résultats des recherches et les listes de suggestions. Les réservations éventuelles de ce contact, par exemple pour des événements, resteront intactes. Il sera toujours possible de cliquer sur la réservation d’un contact supprimé pour afficher ce contact. En revanche, il ne sera plus possible de modifier les informations de ce contact, mais seulement de les consulter.

Vous pouvez aussi effacer définitivement un contact.

Pour supprimer un contact, utilisez la fenêtre de recherche de contacts. Recherchez le contact concerné et sélectionnez ensuite « Supprimer » dans le menu contextuel (le menu affiché par un clic droit). Notez qu’il est possible de sélectionner plusieurs éléments simultanément en cliquant sur ces éléments en maintenant enfoncée la touche CTRL (Windows) ou CMD (macOS).

Effacer définitivement des contacts§

Il est possible d’effacer définitivement un contact. Cette opération élimine définitivement toutes les données à caractère personnel du contact, ainsi que de toutes ses réservations. Les renvois au contact concerné sont aussi supprimés de la liste des mises à jour que vous pouvez consulter via le menu de navigation. L’effacement définitif est possible uniquement pour les personnes, pas pour les organisations. En supprimant la personne, vous supprimez aussi tous les liens correspondants. Cette opération ne peut pas être annulée.

Cela vous permet, par exemple, à la demande d’un client, de supprimer définitivement les données de celui-ci de votre base de données Yesplan.

Pour effacer définitivement un contact, utilisez la fenêtre de recherche de contacts. Recherchez la personne concernée et sélectionnez ensuite « Effacer définitivement » dans le menu contextuel (le menu affiché par un clic droit). Notez qu’il est possible de sélectionner plusieurs éléments simultanément en cliquant sur ces éléments en maintenant enfoncée la touche CTRL (Windows) ou CMD (macOS). Une confirmation supplémentaire est demandée parce que cette commande ne pourra pas être annulée, il ne sera pas possible de récupérer les données supprimées par la suite.

Un contact qui a déjà été supprimé n’apparaîtra plus dans la fenêtre de recherche de contacts. Le contact peut toutefois encore figurer dans la base de données, par exemple s’il a été réservé pour un événement. Il est possible d’effacer définitivement ce contact via l’une de ses réservations.

  • Recherchez des réservations de la personne que vous souhaitez effacer définitivement via la fenêtre de recherche générale au moyen de la requête contactbooking:ofcontact:{nom de la personne}.
  • Ouvrez les réservations du contact à partir de la liste des résultats, puis ouvrez le contact proprement dit (tout en bas de la fenêtre).
  • Dans le premier onglet de la fenêtre d’information du contact supprimé apparaît un bouton rouge « Effacer définitivement ».

Exportation de contacts§

Il existe deux méthodes pour exporter des contacts :

  • Dans la fenêtre de recherche de contacts, vous pouvez télécharger un fichier Excel avec le contenu des résultats de recherche. Le fichier reprendra les mêmes colonnes, dans l’ordre affiché dans la fenêtre de recherche au moment de l’exportation. Bien entendu, seuls les résultats correspondant à la requête sont exportés. En outre, l’ordre des lignes du fichier d’exportation est basé sur le tri sélectionné dans la fenêtre de recherche. C’est donc cette option qui convient le mieux pour obtenir une liste de contacts contenant les champs que vous souhaitez.

    Notez que les trois premières colonnes spéciales (celles avec la case à cocher, avec la flèche pour les liens du contact et avec les icônes) ne sont pas exportées. Si vous souhaitez que le type de contact (personne, organisation ou lien) figure dans le fichier d’exportation, vous devez inclure la colonne « Type de contact » à la fenêtre de recherche.

  • Via la fenêtre de recherche générale, vous pouvez télécharger un fichier CSV au format prédéfini, destiné à mettre à jour ou à importer des contacts dans Yesplan.

Importation de contacts§

Les contacts peuvent être importés par un administrateur Yesplan. Le chapitre sur les paramètres du système contient une présentation détaillée concernant l’importation de contacts.